JP2008129814A - 文書管理方法、文書管理システム、プログラム及び記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】文書管理において、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができるようにする。
【解決手段】レンディションをもつ文書を管理できる文書管理システムにおいて、利用者からのレンディション追加指示を受けたドキュメント管理部１１からのメッセージを受け、インデックス管理部１２は必要に応じて１つまたは２つのインデックスを生成することにより１つのドキュメントを構成しているセクション列をそのインデックスで分割して当該１つのレンディションに対応したセクション列を生成する。このとき、インデックス管理部１２の指示でレンディション管理部１３が当該レンディションのコンテンツを生成し、インデックス管理部１２はそのレンディションコンテンツを当該セクション列の直前の当該インデックスに登録する。
【選択図】図２

Description

本発明は、パーソナルコンピュータなど情報処理装置や専用の文書管理装置を用いて実現される文書管理システムに係り、特に、レンディション管理技術に関する。

従来の文書管理システムでは複数の電子ファイルを１つの文書として扱うことが行なわれている。その場合、１つの文書を構成している個々の電子ファイルはセクションと呼ばれている。また、文書とセクションはそれぞれについての書誌情報をもつことができる。この書誌情報はプロパティと呼ばれている（図１０参照）。

このような文書を管理する文書管理システムでは、管理対象の文書に関連電子ファイルを関連付けることができる。例えば１枚のＪＰＥＧ画像データからなる文書に、この画像原稿を読み取り、文字認識を行なって抽出したテキストデータなどを関連付ける。このような関連付けられた電子ファイルはレンディションと呼ばれている。なお、レンディションはこのように文書に関連付けたものだけでなく、セクションに関連付けたものも可能である（図１１参照）。
以上述べたような従来の文書管理システムにおける文書の構成概念を図１２に示す。

なお、特許文献１に示された関連した従来技術は関連文書添付技術に係り、関連添付文書抽出部が元の文書に添付する関連文書を抽出し、関連添付文書一覧表示部が抽出された添付文書の一覧を表示して利用者に提示する。続いて、バージョン対応文書統合部が利用者の指示に基づいて利用者に提示されたなかの１つまたは複数の添付文書を元の文書に統合し、バージョンアップされた１つの文書とする。
特開２００６−９２０７４号公報

しかしながら、従来技術では、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができなかった。例えば図４に示した例で、セクションＳ１からＳ３に渡った部分に関連するレンディションＲを セクションＳ１〜Ｓ３にまたがって関連付けることが従来技術では提示されていない。
本発明は、このような従来技術の問題を解決しようとするものであり、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができるレンディション管理技術を提供することを目的とする。

請求項１記載の方法は、文書の構成要素としてレンディションをもつ文書管理方法において、１つのドキュメントを構成しているセクション列をインデックスで分割することにより成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加する構成とする。
請求項２記載の方法は、請求項１記載の文書管理方法において、前記インデックスがそれぞれ対応するレンディションのそれぞれの管理情報を有する構成とする。
請求項３記載の方法は、請求項１または２記載の文書管理方法において、前記ドキュメントを構成しているセクション列の前端または後端に、ドキュメント全体に係るインデックスを置く構成とする。

請求項４記載の方法は、文書の構成要素としてレンディションをもつ文書管理方法において、１つのドキュメントを構成している複数のセクションのなかから１つまたは複数のセクションを抽出して成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加する構成とする。
請求項５記載の方法は、請求項４記載の文書管理方法において、前記複数のレンディションのそれぞれの管理情報をそれぞれ内部にもつ複数のポケットを備える。
請求項６記載の文書管理システムは、構成要素としてレンディションをもつ文書を管理できる文書管理システムにおいて、１つのドキュメントを構成しているセクション列をインデックスで分割することにより成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加するとともに、前記インデックスに、対応するレンディションのそれぞれの管理情報をもたせた文書管理を行なう文書管理手段を備える。

請求項７記載の文書管理システムは、請求項６記載の文書管理システムにおいて、プロパティ情報を前記インデックスに関連付けて管理するプロパティ管理手段を備える。
請求項８記載の文書管理システムは、構成要素としてレンディションをもつ文書を管理できる文書管理システムにおいて、１つのドキュメントを構成している複数のセクションのなかから１つまたは複数のセクションを抽出して成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加するとともに、複数のポケットをもたせ、個々のレンディションの管理情報をそれぞれのポケットにもたせる文書管理を行なう文書管理手段を備える。
請求項９記載の文書管理システムは、請求項８記載の文書管理システムにおいて、プロパティ情報を前記ポケットに関連付けて管理するプロパティ管理手段を備える。

請求項１０記載の文書管理システムは、請求項７または９記載の文書管理システムにおいて、前記プロパティ情報を入力して設定するプロパティ設定手段を備える。
請求項１１記載のプログラムは、情報処理装置上で実行されるプログラムにおいて、請求項６乃至１０のいずれか１項に記載の文書管理を実行させるようにプログラミングされている構成とする。
請求項１２記載の記録媒体は、プログラムを記録した記録媒体において、請求項１１記載のプログラムを記録する。

本発明によれば、１つのドキュメントを構成しているセクション列をインデックスで分割することにより成る複数のセクション群のそれぞれがそれぞれに対応したレンディションをもつことができるので、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができる。
また、それぞれのセクション群が１つのドキュメントを構成している複数のセクションのなかから１つまたは複数のセクションを抽出して成り、且つ該セクション群のそれぞれがそれぞれに対応したレンディションをもつことができるので、どのような組み合わせの複数のセクションに対しても１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができる。

以下、図面を参照して本発明の実施形態を詳細に説明する。但し、この実施形態に記載される構成要素、種類、組み合わせ、形状、その相対位置などは特定的な記載がない限りこの説明の範囲をそれのみに限定する主旨ではなく、単なる説明例に過ぎない。

図１は本発明の一実施形態として情報処理装置であるパーソナルコンピュータのハードウェアの概略構成を示すブロック図である。図示したように、このパーソナルコンピュータは、プログラムに従って動作するＣＰＵ１、基本的なプログラムが書き込まれているＲＯＭ２、プログラムやデータを一時的に記憶するＲＡＭ３、プログラムやデータを保存しておくハードディスク記憶装置（以下、ＨＤＤと称する）４、そのＨＤＤ４に対するデータの読み書きなどを制御するＨＤＤ制御部（ＨＤＣ）５、キーボードやマウスなどを有してデータを入力したり指示情報を入力したりする入力装置６、その入力装置６により入力されたデータや利用者へのメッセージ、読み出されたテキストや画像などを表示する表示装置７、これら入力装置６および表示装置７を制御する入出力インタフェース部８、データ通信網を介して行なわれる他のパーソナルコンピュータやサーバなどとの通信を制御するネットワークインタフェース部９、着脱可能な記録媒体に対する読み書きを行なう記録媒体駆動装置（ＭＤＤ）１０などを備えている。

この実施形態では、このようなハードウェアと、ＨＤＤ４からＲＡＭ３に読み出された文書管理プログラムとにより文書管理システムを構成している。以下、本発明の各実施形態を説明する。
図２はこの第１の実施形態の文書管理システムを構成する各管理部（点線枠で示す）、および各文書要素（実線枠で示す）の構成とその関係を示す構成図である。図２において、ドキュメント（文書）は所属の文書構成要素として複数のセクションとインデックスをもつ。実際の文書管理システム上では、ドキュメントはフォルダなど複数の電子ファイルを保存できるものに置き換えられる。１つのセクションは、電子ファイル１個に相当する概念であり、文書管理システム上でも電子ファイル１個に相当するもので置き換えることができる。

インデックスはレンディションを管理する概念で、例えばセクション列の冒頭と、途中のセクション間（すべてのセクション間またはそのうちのいくつかのセクション間）に置かれる。したがって、インデックスの数はセクションの数を超えない。また、最後のセクションの後にもインデックスを追加し（セクション列の冒頭に追加してもよい）、このインデックスには、ドキュメント全体に関連するレンディションを関連付ける（図３参照）。なお、インデックスは、ドキュメントと同様、フォルダなど複数の電子ファイルを保存できるものに置き換えられる。

レンディションは、電子ファイル１個に相当する概念であるが、セクションがオリジナルのデータであるのに対し、レンディションは１個または複数個のセクションのデータを別の形式に置き換えている。例えばオリジナルのデータ内に画像データ（ビットマップデータ）化された文字列を含む場合、その文字列の文字認識を行なうことによりその文字列をテキストデータ化したものがレンディクションである。図４に示したように、この実施形態では、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができる。つまり、レンディションは複数のセクションがインデックスで分割されて成る１つまたは連続する複数のセクションに対応したものであり、例えば図４に示した例では、１つのレンディションＲを セクションＳ１〜Ｓ３から成るセクション列に対応付けている。
プロパティは書誌情報を扱う概念である。プロパティの情報は、例えばＸＭＬの形式に変換し、それぞれのコンテンツは関連付けられているドキュメントやセクションなどの存在する場所に同時に保管され、そのコンテンツへのポインタ（参照情報）を対応するインデックス内にもつ。

また、この実施形態では、図２に示したように、ドキュメントを管理するドキュメント管理部１１、インデックスを管理するインデックス管理部１２、レンディションを管理するレンディション管理部１３を文書管理システム内に備える。なお、この実施形態では、請求項記載の文書管理手段が、ドキュメント管理部１１、インデックス管理部１２およびレンディション管理部１３により実現され、プロパティ管理手段がインデックス管理部１２により実現され、プロパティ設定手段が、入力装置６、表示装置７、入出力インタフェース部８、および文書管理システム内のユーザインタフェース部により実現される。

図５に、この実施形態の処理シーケンスを示す。これは、レンディションを追加する処理シーケンスである。なお、このシーケンスは文書管理システムの各部を構成しているプログラムに従って実行される。以下、このシーケンスを説明する。
まず、文書管理システム内のユーザインタフェース部が、入力装置６によった利用者からの指示を受け、ドキュメント管理部１１に対してレンディション識別符号およびそれと関連付ける１つまたは複数のセクション番号を伴った「レンディション追加」メッセージを渡す（ステップ１）。そうすると、ドキュメント管理部１１はインデックス管理部１２に対して、そのようなセクション構成のインデックスの有無を確認する「存在確認」メッセージを発する。これにより、インデックス管理部１２はそのようなインデックスの有無を調べ、あればそのインデックス識別符号などをドキュメント管理部１１に渡す。

それに対して、そのようなインデックスが登録されていなければ、インデックス管理部１２はその旨をドキュメント管理部１１に通知する。これにより、ドキュメント管理部１１はインデックス管理部１２に「インデックス生成」メッセージを発し（ステップ２）、インデックス管理部１２は新規にインデックスを生成する。例えばこれまでにインデックスもレンディションも登録されていない状態のときに、図４に示されたようなセクションＳ１からセクションＳ４までの４つのセクションからなるドキュメントの、セクションＳ１〜Ｓ３に対応したレンディションＲを生成する場合では、インデックスは例えばセクションＳ１の冒頭と、セクションＳ３，Ｓ４間の２箇所に生成する。なお、この例で、レンディションＲの登録後、新たなレンディションの生成・登録が可能なのはセクションＳ４のみを対象にしたものだけで、このレンディションを追加する際にはそのレンディションをセクションＳ３，Ｓ４間のインデックスに登録するので、新たなインデックスの生成は不要である。

続いて、ドキュメント管理部１１はインデックス管理部１２に対してレンディションコンテンツの生成とインデックスへの登録を指示する（ステップ３）。これにより、インデックス管理部１２はレンディション管理部１３に対してそのレンディションコンテンツの生成を指示し（ステップ４）、レンディション管理部１３は追加するレンディションコンテンツを生成する。一方、インデックス管理部１２はそのレンディションコンテンツをレンディションに対応したセクション列の直前のインデックスに登録する（ステップ５）。例えば図４に示した例で、レンディションＲを登録する場合であれば、セクションＳ１の直前にあるインデックスにレンディション識別符号とその関連セクション番号を書き込む。

次に、利用者がプロパティを登録する場合について説明する。
まず、ユーザインタフェース部が、入力装置６によった利用者からの指示を受け、ドキュメント管理部１１に対して例えばセクション番号を伴った「インデックス取得」メッセージを渡す（ステップ１１）。そうすると、ドキュメント管理部１１はインデックス管理部１２に対して該当インデックスの存在確認を行ない（ステップ１２）、インデックス管理部１２から「存在する」という応答があったならば、インデックス管理部１２に「インデックス取得」メッセージを発する（ステップ１３）。そして、そのインデックスの識別符号を取得し、ユーザインタフェース部に返す。
一方、インデックス管理部１２から「存在しない」という応答があった場合にはユーザインタフェース部に「ｎｕｌｌ」を返す。

ユーザインタフェース部は取得したインデックスに対して、例えばプロパティの登録を行う（ステップ１４）。例えばセクションのプロパティであれば、そのセクションのタイトルや作成日などを書き込む。
このように、この実施形態によれば、１つのレンディションを複数のセクションにまたがって関連付けることができる。また、ドキュメントの区切りのためのインデックスがそれぞれ対応するレンディションの管理情報やセクションなどのプロパティ情報を持つことができるので、文書の管理要素が増えず、したがって、管理が簡潔になる。

図６は第２の実施形態の文書管理システムを構成する各管理部、および各文書要素の構成とその関係を示す構成図である。図２と図６を比較して明らかなように、この実施形態では、第１の実施形態の構成のうちインデックスの部分をポケットに置き換えている。インデックスは所属する複数のセクションの情報をその内部にもつたが、ポケットはレンディションを管理するためのポケット群から成る。インデックスとの違いはセクション数を超える数のポケットをもつことが可能であることである。
また、インデックスは連続したセクションから成るレンディションしか扱えなかったが、ポケットでは図７に示したような連続していないセクションに関連付けたレンディションもそのようなセクションが格納されたポケットを定義することによりポケットに関連付けられる。ドキュメント全体に関連付けられるレンディションは、全セクションを格納するポケットに関連付けられる。ポケットはドキュメントと同様にフォルダなど複数の電子ファイルを保存できるものに置き換えられる。ポケットの概念を示す一例を図８に示す。

また、図６に示したように、この実施形態の文書管理システムは、ドキュメント、ポケット、レンディションと対応付けて、ドキュメント管理部２１、ポケット管理部２２、レンディション管理部２３などを備えている。なお、この実施形態では、請求項記載の文書管理手段が、ドキュメント管理部２１、ポケット管理部２２およびレンディション管理部２３により実現され、プロパティ管理手段がポケット管理部２２により実現され、プロパティ設定手段が、入力装置６、表示装置７、入出力インタフェース部８、および文書管理システム内のユーザインタフェース部により実現される。

図９にこの実施形態の処理シーケンスを示す。なお、このシーケンスは文書管理システムの各部を構成しているプログラムに従って実行される。以下、このシーケンスを説明する。
図９において最初のシーケンスはレンディションを追加する場合で、まずユーザインタフェース部が、利用者からの指示を受け、ドキュメント管理部２１に対して追加レンディションの識別符号およびそれと関連付ける１つまたは複数のセクション番号を伴った「レンディション追加」メッセージを渡す（ステップ２１）。そうすると、ドキュメント管理部２１はポケット管理部２２に対してそのようなセクション構成のポケットの「存在確認」メッセージを発し（ステップ２２）、そのようなポケットが存在していれば、「取得」メッセージを発して（ステップ２３）そのポケットの識別符号などを取得する。それに対して、そのようなポケットが存在しなかった場合には指示されたセクション構成のポケットを新規に登録する。

続いて、ドキュメント管理部２１はポケット管理部２２に対して新規のレンディションコンテンツの生成と対応するポケットへの登録を指示する（ステップ２４）。これにより、ポケット管理部２２はレンディション管理部２３に対して新規のレンディションコンテンツの生成を指示し（ステップ２５）、レンディション管理部２３はレンディションコンテンツを生成する。一方、ポケット管理部２２はそのレンディションを対応するポケットに登録する（ステップ２６）。

プロパティの登録については、図５に示した第１の実施形態の処理と同様であるので説明を省略する。但し、プロパティの情報は、例えばＸＭＬの形式に変換し、それぞれのコンテンツへのポインタは関連付けられているセクションなどの存在するポケット内にもつ。
こうして、この実施形態によれば、どのような組み合わせのセクションに対してもレンディションを関連付けられる。また、レンディションに対応するセクションの組み合わせ定義のためのポケットがそれぞれ対応するレンディションの管理情報やセクションなどのプロパティ情報を持つことができるので、文書の管理要素が増えず、したがって、管理が簡潔になる。

以上、本発明の一実施形態について説明したが、説明したような文書管理方法に従ってプログラミングしたプログラムを着脱可能な記録媒体に記録し、その記録媒体をこれまで本発明によった文書管理を行なえなかったパーソナルコンピュータなど情報処理装置に装着することにより、または、そのようなプログラムをネットワーク経由でそのような情報処理装置へ転送することにより、そのような情報処理装置においても本発明によった文書管理を行なうことができる。

本発明の一実施形態としてパーソナルコンピュータのハードウェアの概略構成を示すブロック図である。 本発明の第１の実施形態として文書管理システムを構成する管理部および文書要素の構成とその関係を示す構成図である。 本発明の第１の実施形態としてセクションとインデックスの関係を示す説明図である。 本発明の第１の実施形態としてセクションとレンディションの関係を示す説明図である。 本発明の第１の実施形態として処理シーケンスを示すシーケンス図である。 本発明の第２の実施形態として文書管理システムを構成する管理部および文書要素の構成とその関係を示す構成図である。 本発明の第２の実施形態としてセクションとレンディションの関係を示す説明図である。 本発明の第２の実施形態としてセクションとポケットの関係を示す説明図である。 本発明の第２の実施形態として処理シーケンスを示すシーケンス図である。 従来技術の一例として文書要素の構成を示す構成図である。 従来技術の一例として文書要素の構成とその関係を示す構成図である。 従来技術の一例として文書要素の構成を示す他の構成図である。

符号の説明

１ ＣＰＵ
６ 入力装置
７ 表示装置
１１ ドキュメント管理部
１２ インデックス管理部
１３ レンディション管理部
２１ ドキュメント管理部
２２ ポケット管理部
２３ レンディション管理部

Claims (12)

1. 文書の構成要素としてレンディションをもつ文書管理方法において、１つのドキュメントを構成しているセクション列をインデックスで分割することにより成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加することを特徴とする文書管理方法。
2. 請求項１記載の文書管理方法において、前記インデックスがそれぞれ対応するレンディションのそれぞれの管理情報を有することを特徴とする文書管理方法。
3. 請求項１または２記載の文書管理方法において、前記ドキュメントを構成しているセクション列の前端または後端に、ドキュメント全体に係るインデックスを置くことを特徴とする文書管理方法。
4. 文書の構成要素としてレンディションをもつ文書管理方法において、１つのドキュメントを構成している複数のセクションのなかから１つ又は複数のセクションを抽出して成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加することを特徴とする文書管理方法。
5. 請求項４記載の文書管理方法において、前記複数のレンディションのそれぞれの管理情報をそれぞれ内部にもつ複数のポケットを有することを特徴とする文書管理方法。
6. 構成要素としてレンディションをもつ文書を管理できる文書管理システムにおいて、１つのドキュメントを構成しているセクション列をインデックスで分割することにより成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加するとともに、前記インデックスに、対応するレンディションのそれぞれの管理情報をもたせた文書管理を行なう文書管理手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
7. 請求項６記載の文書管理システムにおいて、プロパティ情報を前記インデックスに関連付けて管理するプロパティ管理手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
8. 構成要素としてレンディションをもつ文書を管理できる文書管理システムにおいて、１つのドキュメントを構成している複数のセクションのなかから１つまたは複数のセクションを抽出して成る個々のセクション群に対応付けてレンディションを付加するとともに、複数のポケットをもたせ、個々のレンディションの管理情報をそれぞれのポケットにもたせる文書管理を行なう文書管理手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
9. 請求項８記載の文書管理システムにおいて、プロパティ情報を前記ポケットに関連付けて管理するプロパティ管理手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
10. 請求項７または９記載の文書管理システムにおいて、前記プロパティ情報を入力して設定するプロパティ設定手段を備えたことを特徴とする文書管理システム。
11. 情報処理装置上で実行されるプログラムにおいて、請求項６乃至１０のいずれか１項に記載の文書管理を実行させるようにプログラミングされていることを特徴とするプログラム。
12. プログラムを記録した記録媒体において、請求項１１記載のプログラムを記録したことを特徴とする記録媒体。

Images