JP2008107923A - 電子文書管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラム - Google Patents

電子文書管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラム Download PDF

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Abstract

【課題】サーバ、クライアントからなる文書管理システムにおいて、ユーザが、自己が作成した電子文書をサーバに送信後、さらに当該電子文書の内容を編集、更新する場合の無駄な手間を省く。
【解決手段】サーバ1は、送受信部16を用いて、この登録要求と電子文書を受信すると、制御部11でこの電子文書にユニークなIDを付与し、この電子文書をID等の属性情報とともに外部記憶装置13に記憶させる(S23)。次に、サーバ1は、クライアント2に電子文書に付与したIDを、送受信部16を用いて通知する(S24)。次に、クライアント2は、送受信部26を用いて、サーバ1からIDを受信すると、制御部21で登録要求をした電子文書にこのIDを関連付けて外部記憶装置23に記憶させる(S25)。
【選択図】図6

Description

本発明は、電子文書の作成、編集等を行うクライアントと、このクライアントに接続されているサーバからなる電子文書管理システムに関するものである。
サーバに記憶されている電子文書をクライアント(装置)で取得し、取得した電子文書の内容をクライアントで更新後、更新内容をサーバに記憶されている、更新前の電子文書に反映させるには、サーバにおいて更新内容を反映させる電子文書を特定することが必要となる。
そこで、サーバに記憶されている電子文書を一義的に特定するためのIDをサーバが電子文書に付与する技術が提案されている。
特開2003−337813号公報
しかしながら、ユーザがクライアントを使用し、作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合がある。この場合、ユーザが使用するクライアントには自己が作成した同一内容の電子文書が既に記憶されているにもかかわらず、この電子文書には上記電子文書を一義的に特定するためのIDが付与されていないため、このIDが付与された同一内容の電子文書をサーバから取得しなければ、サーバに記憶されている電子文書に更新内容を反映させることはできなかった。そのため、ユーザは、自己が作成した同一内容の電子文書が、自己が使用するクライアントに記憶されているにもかかわらず、この電子文書の内容を更新するためには、サーバに記憶されたIDが付与された電子文書を取得する必要があり、無駄な手間がかかっていた。
そこで本発明は、電子文書に一義的に特定するためのIDを付与し、このIDが付与された同一内容の電子文書を取得し、記憶されている電子文書に更新内容を反映させる電子管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するため、請求項1記載の電子文書管理システムは、サーバとクライアントからなる電子文書管理システムにおいて、前記サーバは、前記クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段と、前記IDを前記クライアントに通知するID通知手段と、前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有し、前記クライアントは、前記新規作成した電子文書、また、前記更新文書をサーバに送信する送信手段と、サーバから通知された前記IDを前記送信手段により送信した前記新規作成した電子文書に関連付けるID関連付け手段と、を有することを特徴とする。
また、請求項2記載のサーバは、クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段と、前記IDをクライアントに通知するID通知手段と、前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有することを特徴とする。
また、請求項3記載のクライアントは、新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段と、前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるIDを前記サーバから受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記IDを前記電子文書に関連付けるID関連付け手段と、を有することを特徴とする。
また、請求項4記載のプログラムは、コンピュータをクライアントから受信したクライアントが新規作成した電子文書を記憶する記憶手段、前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段、前記IDをクライアントに通知するID通知手段、クライアントが前記電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段、前記更新文書のIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段として機能させるためのプログラムであることを特徴とする。
また、請求項5記載のプログラムは、コンピュータを新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段、前記サーバから前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるIDを受信する受信手段、前記受信手段で受信した前記IDを前記電子文書に関連付けるID関連付け手段として機能させるためのプログラムであることを特徴とする。
本発明により、ユーザがクライアントを使用し作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合にユーザに余計な手間をかけることのない好適な電子文書管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラムを提供することが可能となる。
以下に、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。なお、以下の説明はこの発明における最良の形態の例であって、特許請求の範囲を限定するものではない。
図1は、本実施形態における電子文書管理システムのシステム構成を示す図である。
図1中、サーバ1はクライアントが共有する電子文書を管理する機能を持つサーバである。なお、図1では、サーバが単数の場合のシステム構成を示しているが、サーバを複数備えることも可能である。
クライアント2はサーバ1に通信網3を介して接続されるクライアント装置であり、それぞれ電子文書の作成、内容の更新、また、この電子文書をサーバ1に送信する機能等を持つ。なお、図1では、クライアントが2台の場合のシステム構成を示しているが、クライアントを2台以上備えることも可能であり、また、一台のみ備えることも可能である。
通信網3は、LAN、公衆回線、インターネット等サーバとクライアント間の情報伝達が可能な通信網である。
図1に示すサーバ1は、図2に示すように、制御部11、主記憶部12、外部記憶部13、入力部14、表示部15及び送受信部16から構成される。主記憶部12、外部記憶部13、入力部14、表示部15及び送受信部16はいずれも内部バス10を介して制御部11に接続されている。
制御部11はCPU(Central Processing Unit)等から構成され、外部記憶部13に記憶されているプログラムに従って、クライアントから受信した電子文書にIDを付与し、外部記憶部13に格納する等の処理を行う。また、制御部11は、上記IDを送受信部14を用いて、クライアントに送信する等の処理を行う。
主記憶部12はRAM(Random-Access Memory)等から構成され、制御部11の作業領域として用いられる。
外部記憶部13は、フラッシュメモリ、ハードディスク、DVD(Digital Versatile
Disc)、DVD−RAM(Digital Versatile Disc Random-Access Memory)、DVD−RW(Digital Versatile Disc Rewritable)等の不揮発性メモリから構成され、前記処理を制御部11に行わせるためのプログラムを予め記憶し、また、制御部11の指示に従って、このプログラムやそのほか電子装置が用いるデータを制御部11に供給し、制御部11から供給されたデータを記憶する。
入力部14はキーボード及びマウス等のポインティングデバイス等と、キーボード及びポインティングデバイス等を内部バス10に接続するインターフェース装置から構成されている。サーバ1の管理者が入力部14を用いて、サーバ1を操作することで、電子文書の属性情報の設定等がされる。
表示部15は、CRT(Cathode Ray Tube)またはLCD(Liquid Crystal Display)
等から構成される。
送受信部16は、モデム又は網終端装置等と接続するシリアルインタフェース又はL
AN(Local Area Network)インターフェース等から構成されている。サーバ1は、送受信部14を用いて、通信網3に接続し、クライアントから送信された電子文書の受信やクライアントへのIDの通知等を行う。
クライアント2は、図3に示すように、制御部21、主記憶部22、外部記憶部23、入力部24、表示部25及び送受信部26から構成される。主記憶部22、外部記憶部23、入力部24、表示部25及び送受信部26はいずれも内部バス20を介して制御部21に接続されている。
制御部21はCPU(Central Processing Unit)等から構成され、外部記憶部23に記憶されているプログラムに従って、作成された電子文書をサーバに送信する等の処理を行う。また、サーバから通知されたIDを、送信した電子文書に関連付ける処理を行う。
主記憶部22はRAM(Random-Access Memory)等から構成され、制御部21の作業領域として用いられる。
外部記憶部23は、フラッシュメモリ、ハードディスク、DVD(Digital Versatile Disc)、DVD−RAM(Digital Versatile Disc Random-Access Memory)、DVD−RW(Digital Versatile Disc Rewritable)等の不揮発性メモリから構成され、前記処理を制御部21に行わせるためのプログラムを予め記憶し、また、制御部21の指示に従って、このプログラムやそのほか電子装置が用いるデータを制御部21に供給し、制御部21から供給されたデータを記憶する。
入力部24はキーボード及びマウス等のポインティングデバイス等と、キーボード及びポインティングデバイス等を内部バス20に接続するインターフェース装置から構成されている。ユーザが入力部24を用いて、クライアント2を操作することで、電子文書の作成、電子文書の更新等がされる。
表示部25は、CRT(Cathode Ray Tube)またはLCD(Liquid Crystal Display)
等から構成され、作成された電子文書等を表示する。
送受信部26は、モデム又は網終端装置等と接続するシリアルインタフェース又はL
AN(Local Area Network)インターフェース等から構成されている。クライアント2は、送受信部26を用いて、通信網3に接続し、サーバへ電子文書の送信、サーバからのID通知の受信等を行う。
図4は、サーバ1の外部記憶部13に記憶される電子文書の属性情報を示す図である。図4に示すように属性情報は、電子文書を特定するID31、その電子文書の最終更新日時32、その電子文書の作成者33、その電子文書のアクセス権限者34、その電子文書の更新権限者35、以上の項目からなる。なお、属性情報として、例えば、電子文書の作成日時等の項目を含んでもよい。
ID31は、電子文書を特定するためのユニークなIDであり、サーバ1がクライアント2から電子文書を受信するときにサーバ1により付与される。
最終更新日時32は、その電子文書が更新される毎に更新される日時情報であり、サーバ1がクライアント2から更新された電子文書を受信し、更新内容をサーバの外部記憶部に記憶された電子文書に反映させた日時が設定される。
作成者33には、その電子文書の作成者の情報が設定される。
電子文書のアクセス権限者34は、サーバ1の外部記憶部13に記憶された電子文書をクライアント2から閲覧できる者の情報であり、クライアント2が電子文書をサーバ1に送信する際、または、電子文書が外部記憶装置13に記憶された後、ユーザが、サーバ1の入力部14またはクライアント2の入力部24を用いて設定する。
更新権限者35には、サーバ1の外部記憶部13に記憶された電子文書を更新できる者の情報であり、アクセス権限者34と同様、クライアント2が電子文書をサーバ1に送信する際、または、電子文書が外部記憶装置13に記憶した後、ユーザが、サーバ1の入力部14またはクライアント2の入力部24を用いて設定する。
以下、図5乃至図7を用いて、上記実施形態による電子文書管理システムの処理手順を説明する。
図5は、クライアント2がサーバ1に記憶された電子文書をサーバ1から取得する処理の手順を示すフローチャートである。以下、図5に従ってこの動作フローを説明する。
クライアント2は、送受信部26を用いて、サーバ1に接続後、クライアント2のユーザの認証情報をサーバ1に送信する。サーバ1は、送受信部16を用いてこの認証情報を受信し、制御部11でユーザの認証を行う(S11)。
認証後、クライアント2は、サーバ1に認証されたユーザがアクセス可能な電子文書の一覧取得要求を送受信部26を用いて送信する。サーバ1は、一覧取得要求を送受信部16を用いて受信すると、制御部11で外部記憶部13に記憶されている電子文書のうち、このユーザがアクセス権限者として設定されている電子文書の一覧をクライアント2に送受信部16を用いて提供する。クライアント2はこの一覧を送受信部26で受信し、表示部25に表示する(S12)。
次に、クライアント2は、この一覧から、ユーザが入力部24を用いて指定した電子文書の取得要求を、送受信部26を用いてサーバ1に送信する(S13)。
次に、サーバ1は、クライアント2からの電子文書の取得要求を送受信部16を用いて受信し、指定された電子文書を送受信部16を用いてクライアントに送信する(S14)。
次に、クライアント2は、送受信部26を用いて電子文書を受信し、制御部21は、この電子文書を外部記憶装置23に記憶させる(S15)。
ユーザは、自己が作成した同一内容の電子文書が、自己が使用するクライアントに記憶されているにもかかわらず、当該クライアントに記憶されている電子文書にIDが付与されていない場合は、この電子文書の内容を更新するために、図5に示す動作フローに従い、サーバに記憶されたIDが付与された電子文書を取得しなかればならならず、ユーザに余計な手間を要していた。
図6は、上記余計な手間を省くため、クライアント2が作成した電子文書をサーバ1が記憶する際に、クライアント2の記憶装置23に記憶された電子文書にサーバ1が付与したIDを関連付ける処理の手順を示すフローチャートである。以下、図6に従ってこの動作フローを説明する。
クライアント2は、送受信部26を用いて、サーバ1に接続後、クライアント2のユーザの認証情報をサーバ1に送信する。サーバ1は、送受信部16を用いてこの認証情報を受信し、制御部11でユーザの認証を行う(S21)。
次に、クライアント2は、ユーザが入力部24を用いて作成し、外部記憶部23に記憶された電子文書の登録要求を、この電子文書とともにサーバ1に送受信部26を用いて送信する(S22)。なお、この登録要求の際にユーザは、入力部24を用いて、登録する電子文書の属性情報のうち、アクセス権限者34や更新権限者35を任意に設定することができる。
次に、サーバ1は、送受信部16を用いて、この登録要求と電子文書を受信すると、制御部11でこの電子文書にユニークなIDを付与し、この電子文書をID等の属性情報とともに外部記憶装置13に記憶させる(S23)。
次に、サーバ1は、クライアント2に電子文書に付与したIDを、送受信部16を用いて通知する(S24)。
次に、クライアント2は、送受信部26を用いて、サーバ1からIDを受信すると、制御部21で登録要求をした電子文書にこのIDを関連付けて外部記憶装置23に記憶させる(S25)。
以上のとおり、図6に示す動作フローによる処理により、ユーザがクライアント2を使用し、作成した電子文書をサーバ1に記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合であっても、クライアント2の外部記憶装置23に記憶された電子文書にはIDが関連づけられていることから、図5の動作フローに従いサーバ1からIDが付与された電子文書を取得する必要がなく、ユーザの余計な手間を省くことができる。
図7は、クライアント2が更新した内容をサーバ1に記憶されている電子文書に反映させる処理の手順を示すフローチャートである。以下、図7に従ってこの動作フローを説明する。
クライアント2は、送受信部26を用いて、サーバ1に接続後、クライアント2のユーザの認証情報をサーバ1に送信する。送受信部16を用いてこの認証情報を受信したサーバ1は、制御部11でユーザの認証を行う(S31)。
次に、クライアント2は、ユーザが入力部24を用いて指定した、外部記憶部23に記憶され、更新された電子文書の更新要求をこの電子文書とともにサーバ1に送受信部26を用いて送信する(S32)。
次に、サーバ1は、送受信部16を用いて、この更新要求と電子文書を受信すると、制御部11で受信した電子文書のIDから外部記憶装置13に記憶された電子文書を特定し、ユーザがこの電子文書の更新権限者35か否かを判断する(S33)。
次に、更新権限者と判断した場合、サーバ1は、制御部11で上記特定した電子文書を受信した電子文書の内容に置換え、外部記憶装置13に記憶させる(S34)。
一方、更新権限者ではないと判断した場合、サーバ1は、クライアント2に送受信部16を用いてエラー通知を送信し、上記置換えを行わない(S35)。
このようにして、本発明により、ユーザがクライアントを使用し作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集したい場合にユーザに余計な手間をかけることのない好適な文書管理システムを提供することが可能となる。
電子文書管理システムのシステム構成を示す図である。 サーバの機能ブロック図である。 クライアントの機能ブロック図である。 サーバ1の外部記憶部13に記憶される電子文書の属性情報を示す図である。 電子文書の取得処理の手順を示すフローチャートである。 クライアントが作成した電子文書をサーバが記憶する際に、クライアントで管理している電子文書にサーバが受信した電子文書に付与したIDを関連付ける処理の手順を示すフローチャートである。 クライアントが更新した電子文書をサーバで記憶されている電子文書に更新内容を反映させる処理の手順を示すフローチャートである。
符号の説明
1 サーバ
2 クライアント
3 通信網

Claims (5)

  1. サーバとクライアントからなる電子文書管理システムにおいて、
    前記サーバは、前記クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、
    前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段と、
    前記IDを前記クライアントに通知するID通知手段と、
    前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、
    前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有し、
    前記クライアントは、前記新規作成した電子文書、また、前記更新文書をサーバに送信する送信手段と、
    サーバから通知された前記IDを前記送信手段により送信した前記新規作成した電子文書に関連付けるID関連付け手段と、を有することを特徴とする電子文書管理システム。
  2. クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、
    前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段と、
    前記IDをクライアントに通知するID通知手段と、
    前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、
    前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有することを特徴とするサーバ。
  3. 新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段と、
    前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるIDを前記サーバから受信する受信手段と、
    前記受信手段で受信した前記IDを前記電子文書に関連付けるID関連付け手段と、を有することを特徴とするクライアント。
  4. コンピュータをクライアントから受信したクライアントが新規作成した電子文書を記憶する記憶手段、前記電子文書にユニークなIDを付与するID付与手段、前記IDをクライアントに通知するID通知手段、クライアントが前記電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段、前記更新文書のIDを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段として機能させるためのプログラム。
  5. コンピュータを新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段、前記サーバから前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるIDを受信する受信手段、前記受信手段で受信した前記IDを前記電子文書に関連付けるID関連付け手段として機能させるためのプログラム。
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