JP2008107923A - 電子文書管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】サーバ、クライアントからなる文書管理システムにおいて、ユーザが、自己が作成した電子文書をサーバに送信後、さらに当該電子文書の内容を編集、更新する場合の無駄な手間を省く。
【解決手段】サーバ１は、送受信部１６を用いて、この登録要求と電子文書を受信すると、制御部１１でこの電子文書にユニークなＩＤを付与し、この電子文書をＩＤ等の属性情報とともに外部記憶装置１３に記憶させる（Ｓ２３）。次に、サーバ１は、クライアント２に電子文書に付与したＩＤを、送受信部１６を用いて通知する（Ｓ２４）。次に、クライアント２は、送受信部２６を用いて、サーバ１からＩＤを受信すると、制御部２１で登録要求をした電子文書にこのＩＤを関連付けて外部記憶装置２３に記憶させる（Ｓ２５）。
【選択図】図６

Description

本発明は、電子文書の作成、編集等を行うクライアントと、このクライアントに接続されているサーバからなる電子文書管理システムに関するものである。

サーバに記憶されている電子文書をクライアント（装置）で取得し、取得した電子文書の内容をクライアントで更新後、更新内容をサーバに記憶されている、更新前の電子文書に反映させるには、サーバにおいて更新内容を反映させる電子文書を特定することが必要となる。

そこで、サーバに記憶されている電子文書を一義的に特定するためのＩＤをサーバが電子文書に付与する技術が提案されている。
特開２００３−３３７８１３号公報

しかしながら、ユーザがクライアントを使用し、作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合がある。この場合、ユーザが使用するクライアントには自己が作成した同一内容の電子文書が既に記憶されているにもかかわらず、この電子文書には上記電子文書を一義的に特定するためのＩＤが付与されていないため、このＩＤが付与された同一内容の電子文書をサーバから取得しなければ、サーバに記憶されている電子文書に更新内容を反映させることはできなかった。そのため、ユーザは、自己が作成した同一内容の電子文書が、自己が使用するクライアントに記憶されているにもかかわらず、この電子文書の内容を更新するためには、サーバに記憶されたＩＤが付与された電子文書を取得する必要があり、無駄な手間がかかっていた。

そこで本発明は、電子文書に一義的に特定するためのＩＤを付与し、このＩＤが付与された同一内容の電子文書を取得し、記憶されている電子文書に更新内容を反映させる電子管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１記載の電子文書管理システムは、サーバとクライアントからなる電子文書管理システムにおいて、前記サーバは、前記クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段と、前記ＩＤを前記クライアントに通知するＩＤ通知手段と、前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有し、前記クライアントは、前記新規作成した電子文書、また、前記更新文書をサーバに送信する送信手段と、サーバから通知された前記ＩＤを前記送信手段により送信した前記新規作成した電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項２記載のサーバは、クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段と、前記ＩＤをクライアントに通知するＩＤ通知手段と、前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項３記載のクライアントは、新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段と、前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるＩＤを前記サーバから受信する受信手段と、前記受信手段で受信した前記ＩＤを前記電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段と、を有することを特徴とする。

また、請求項４記載のプログラムは、コンピュータをクライアントから受信したクライアントが新規作成した電子文書を記憶する記憶手段、前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段、前記ＩＤをクライアントに通知するＩＤ通知手段、クライアントが前記電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段、前記更新文書のＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段として機能させるためのプログラムであることを特徴とする。

また、請求項５記載のプログラムは、コンピュータを新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段、前記サーバから前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるＩＤを受信する受信手段、前記受信手段で受信した前記ＩＤを前記電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段として機能させるためのプログラムであることを特徴とする。

本発明により、ユーザがクライアントを使用し作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合にユーザに余計な手間をかけることのない好適な電子文書管理システム、サーバ、クライアントおよびプログラムを提供することが可能となる。

以下に、本発明を実施するための最良の形態を図面に基づいて説明する。なお、以下の説明はこの発明における最良の形態の例であって、特許請求の範囲を限定するものではない。

図１は、本実施形態における電子文書管理システムのシステム構成を示す図である。

図１中、サーバ１はクライアントが共有する電子文書を管理する機能を持つサーバである。なお、図１では、サーバが単数の場合のシステム構成を示しているが、サーバを複数備えることも可能である。

クライアント２はサーバ１に通信網３を介して接続されるクライアント装置であり、それぞれ電子文書の作成、内容の更新、また、この電子文書をサーバ１に送信する機能等を持つ。なお、図１では、クライアントが２台の場合のシステム構成を示しているが、クライアントを２台以上備えることも可能であり、また、一台のみ備えることも可能である。

通信網３は、ＬＡＮ、公衆回線、インターネット等サーバとクライアント間の情報伝達が可能な通信網である。

図１に示すサーバ１は、図２に示すように、制御部１１、主記憶部１２、外部記憶部１３、入力部１４、表示部１５及び送受信部１６から構成される。主記憶部１２、外部記憶部１３、入力部１４、表示部１５及び送受信部１６はいずれも内部バス１０を介して制御部１１に接続されている。

制御部１１はＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成され、外部記憶部１３に記憶されているプログラムに従って、クライアントから受信した電子文書にＩＤを付与し、外部記憶部１３に格納する等の処理を行う。また、制御部１１は、上記ＩＤを送受信部１４を用いて、クライアントに送信する等の処理を行う。

主記憶部１２はＲＡＭ（Random-Access Memory）等から構成され、制御部１１の作業領域として用いられる。

外部記憶部１３は、フラッシュメモリ、ハードディスク、ＤＶＤ（Digital Versatile
Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ（Digital Versatile Disc Random-Access Memory）、ＤＶＤ−ＲＷ（Digital Versatile Disc Rewritable）等の不揮発性メモリから構成され、前記処理を制御部１１に行わせるためのプログラムを予め記憶し、また、制御部１１の指示に従って、このプログラムやそのほか電子装置が用いるデータを制御部１１に供給し、制御部１１から供給されたデータを記憶する。

入力部１４はキーボード及びマウス等のポインティングデバイス等と、キーボード及びポインティングデバイス等を内部バス１０に接続するインターフェース装置から構成されている。サーバ１の管理者が入力部１４を用いて、サーバ１を操作することで、電子文書の属性情報の設定等がされる。

表示部１５は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）またはＬＣＤ（Liquid Crystal Display）
等から構成される。

送受信部１６は、モデム又は網終端装置等と接続するシリアルインタフェース又はＬ
ＡＮ（Local Area Network）インターフェース等から構成されている。サーバ１は、送受信部１４を用いて、通信網３に接続し、クライアントから送信された電子文書の受信やクライアントへのＩＤの通知等を行う。

クライアント２は、図３に示すように、制御部２１、主記憶部２２、外部記憶部２３、入力部２４、表示部２５及び送受信部２６から構成される。主記憶部２２、外部記憶部２３、入力部２４、表示部２５及び送受信部２６はいずれも内部バス２０を介して制御部２１に接続されている。

制御部２１はＣＰＵ（Central Processing Unit）等から構成され、外部記憶部２３に記憶されているプログラムに従って、作成された電子文書をサーバに送信する等の処理を行う。また、サーバから通知されたＩＤを、送信した電子文書に関連付ける処理を行う。

主記憶部２２はＲＡＭ（Random-Access Memory）等から構成され、制御部２１の作業領域として用いられる。

外部記憶部２３は、フラッシュメモリ、ハードディスク、ＤＶＤ（Digital Versatile Disc）、ＤＶＤ−ＲＡＭ（Digital Versatile Disc Random-Access Memory）、ＤＶＤ−ＲＷ（Digital Versatile Disc Rewritable）等の不揮発性メモリから構成され、前記処理を制御部２１に行わせるためのプログラムを予め記憶し、また、制御部２１の指示に従って、このプログラムやそのほか電子装置が用いるデータを制御部２１に供給し、制御部２１から供給されたデータを記憶する。

入力部２４はキーボード及びマウス等のポインティングデバイス等と、キーボード及びポインティングデバイス等を内部バス２０に接続するインターフェース装置から構成されている。ユーザが入力部２４を用いて、クライアント２を操作することで、電子文書の作成、電子文書の更新等がされる。

表示部２５は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）またはＬＣＤ（Liquid Crystal Display）
等から構成され、作成された電子文書等を表示する。

送受信部２６は、モデム又は網終端装置等と接続するシリアルインタフェース又はＬ
ＡＮ（Local Area Network）インターフェース等から構成されている。クライアント２は、送受信部２６を用いて、通信網３に接続し、サーバへ電子文書の送信、サーバからのＩＤ通知の受信等を行う。

図４は、サーバ１の外部記憶部１３に記憶される電子文書の属性情報を示す図である。図４に示すように属性情報は、電子文書を特定するＩＤ３１、その電子文書の最終更新日時３２、その電子文書の作成者３３、その電子文書のアクセス権限者３４、その電子文書の更新権限者３５、以上の項目からなる。なお、属性情報として、例えば、電子文書の作成日時等の項目を含んでもよい。

ＩＤ３１は、電子文書を特定するためのユニークなＩＤであり、サーバ１がクライアント２から電子文書を受信するときにサーバ１により付与される。

最終更新日時３２は、その電子文書が更新される毎に更新される日時情報であり、サーバ１がクライアント２から更新された電子文書を受信し、更新内容をサーバの外部記憶部に記憶された電子文書に反映させた日時が設定される。

作成者３３には、その電子文書の作成者の情報が設定される。

電子文書のアクセス権限者３４は、サーバ１の外部記憶部１３に記憶された電子文書をクライアント２から閲覧できる者の情報であり、クライアント２が電子文書をサーバ１に送信する際、または、電子文書が外部記憶装置１３に記憶された後、ユーザが、サーバ１の入力部１４またはクライアント２の入力部２４を用いて設定する。

更新権限者３５には、サーバ１の外部記憶部１３に記憶された電子文書を更新できる者の情報であり、アクセス権限者３４と同様、クライアント２が電子文書をサーバ１に送信する際、または、電子文書が外部記憶装置１３に記憶した後、ユーザが、サーバ１の入力部１４またはクライアント２の入力部２４を用いて設定する。

以下、図５乃至図７を用いて、上記実施形態による電子文書管理システムの処理手順を説明する。

図５は、クライアント２がサーバ１に記憶された電子文書をサーバ１から取得する処理の手順を示すフローチャートである。以下、図５に従ってこの動作フローを説明する。

クライアント２は、送受信部２６を用いて、サーバ１に接続後、クライアント２のユーザの認証情報をサーバ１に送信する。サーバ１は、送受信部１６を用いてこの認証情報を受信し、制御部１１でユーザの認証を行う（Ｓ１１）。

認証後、クライアント２は、サーバ１に認証されたユーザがアクセス可能な電子文書の一覧取得要求を送受信部２６を用いて送信する。サーバ１は、一覧取得要求を送受信部１６を用いて受信すると、制御部１１で外部記憶部１３に記憶されている電子文書のうち、このユーザがアクセス権限者として設定されている電子文書の一覧をクライアント２に送受信部１６を用いて提供する。クライアント２はこの一覧を送受信部２６で受信し、表示部２５に表示する（Ｓ１２）。

次に、クライアント２は、この一覧から、ユーザが入力部２４を用いて指定した電子文書の取得要求を、送受信部２６を用いてサーバ１に送信する（Ｓ１３）。

次に、サーバ１は、クライアント２からの電子文書の取得要求を送受信部１６を用いて受信し、指定された電子文書を送受信部１６を用いてクライアントに送信する（Ｓ１４）。

次に、クライアント２は、送受信部２６を用いて電子文書を受信し、制御部２１は、この電子文書を外部記憶装置２３に記憶させる（Ｓ１５）。

ユーザは、自己が作成した同一内容の電子文書が、自己が使用するクライアントに記憶されているにもかかわらず、当該クライアントに記憶されている電子文書にＩＤが付与されていない場合は、この電子文書の内容を更新するために、図５に示す動作フローに従い、サーバに記憶されたＩＤが付与された電子文書を取得しなかればならならず、ユーザに余計な手間を要していた。

図６は、上記余計な手間を省くため、クライアント２が作成した電子文書をサーバ１が記憶する際に、クライアント２の記憶装置２３に記憶された電子文書にサーバ１が付与したＩＤを関連付ける処理の手順を示すフローチャートである。以下、図６に従ってこの動作フローを説明する。

クライアント２は、送受信部２６を用いて、サーバ１に接続後、クライアント２のユーザの認証情報をサーバ１に送信する。サーバ１は、送受信部１６を用いてこの認証情報を受信し、制御部１１でユーザの認証を行う（Ｓ２１）。

次に、クライアント２は、ユーザが入力部２４を用いて作成し、外部記憶部２３に記憶された電子文書の登録要求を、この電子文書とともにサーバ１に送受信部２６を用いて送信する（Ｓ２２）。なお、この登録要求の際にユーザは、入力部２４を用いて、登録する電子文書の属性情報のうち、アクセス権限者３４や更新権限者３５を任意に設定することができる。

次に、サーバ１は、送受信部１６を用いて、この登録要求と電子文書を受信すると、制御部１１でこの電子文書にユニークなＩＤを付与し、この電子文書をＩＤ等の属性情報とともに外部記憶装置１３に記憶させる（Ｓ２３）。

次に、サーバ１は、クライアント２に電子文書に付与したＩＤを、送受信部１６を用いて通知する（Ｓ２４）。

次に、クライアント２は、送受信部２６を用いて、サーバ１からＩＤを受信すると、制御部２１で登録要求をした電子文書にこのＩＤを関連付けて外部記憶装置２３に記憶させる（Ｓ２５）。

以上のとおり、図６に示す動作フローによる処理により、ユーザがクライアント２を使用し、作成した電子文書をサーバ１に記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集し、更新したい場合であっても、クライアント２の外部記憶装置２３に記憶された電子文書にはＩＤが関連づけられていることから、図５の動作フローに従いサーバ１からＩＤが付与された電子文書を取得する必要がなく、ユーザの余計な手間を省くことができる。

図７は、クライアント２が更新した内容をサーバ１に記憶されている電子文書に反映させる処理の手順を示すフローチャートである。以下、図７に従ってこの動作フローを説明する。

クライアント２は、送受信部２６を用いて、サーバ１に接続後、クライアント２のユーザの認証情報をサーバ１に送信する。送受信部１６を用いてこの認証情報を受信したサーバ１は、制御部１１でユーザの認証を行う（Ｓ３１）。

次に、クライアント２は、ユーザが入力部２４を用いて指定した、外部記憶部２３に記憶され、更新された電子文書の更新要求をこの電子文書とともにサーバ１に送受信部２６を用いて送信する（Ｓ３２）。

次に、サーバ１は、送受信部１６を用いて、この更新要求と電子文書を受信すると、制御部１１で受信した電子文書のＩＤから外部記憶装置１３に記憶された電子文書を特定し、ユーザがこの電子文書の更新権限者３５か否かを判断する（Ｓ３３）。

次に、更新権限者と判断した場合、サーバ１は、制御部１１で上記特定した電子文書を受信した電子文書の内容に置換え、外部記憶装置１３に記憶させる（Ｓ３４）。

一方、更新権限者ではないと判断した場合、サーバ１は、クライアント２に送受信部１６を用いてエラー通知を送信し、上記置換えを行わない（Ｓ３５）。

このようにして、本発明により、ユーザがクライアントを使用し作成した電子文書をサーバに記憶させた後、記憶させた電子文書を更に編集したい場合にユーザに余計な手間をかけることのない好適な文書管理システムを提供することが可能となる。

電子文書管理システムのシステム構成を示す図である。 サーバの機能ブロック図である。 クライアントの機能ブロック図である。 サーバ１の外部記憶部１３に記憶される電子文書の属性情報を示す図である。 電子文書の取得処理の手順を示すフローチャートである。 クライアントが作成した電子文書をサーバが記憶する際に、クライアントで管理している電子文書にサーバが受信した電子文書に付与したＩＤを関連付ける処理の手順を示すフローチャートである。 クライアントが更新した電子文書をサーバで記憶されている電子文書に更新内容を反映させる処理の手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１ サーバ
２ クライアント
３ 通信網

Claims (5)

1. サーバとクライアントからなる電子文書管理システムにおいて、
   前記サーバは、前記クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、
   前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段と、
   前記ＩＤを前記クライアントに通知するＩＤ通知手段と、
   前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、
   前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有し、
   前記クライアントは、前記新規作成した電子文書、また、前記更新文書をサーバに送信する送信手段と、
   サーバから通知された前記ＩＤを前記送信手段により送信した前記新規作成した電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段と、を有することを特徴とする電子文書管理システム。
2. クライアントが新規作成し、クライアントから受信した電子文書を記憶する記憶手段と、
   前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段と、
   前記ＩＤをクライアントに通知するＩＤ通知手段と、
   前記クライアントが新規作成した電子文書及びこの電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段と、
   前記受信手段が前記更新文書を受信した場合、前記更新文書に付与されているＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段と、を有することを特徴とするサーバ。
3. 新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段と、
   前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるＩＤを前記サーバから受信する受信手段と、
   前記受信手段で受信した前記ＩＤを前記電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段と、を有することを特徴とするクライアント。
4. コンピュータをクライアントから受信したクライアントが新規作成した電子文書を記憶する記憶手段、前記電子文書にユニークなＩＤを付与するＩＤ付与手段、前記ＩＤをクライアントに通知するＩＤ通知手段、クライアントが前記電子文書の内容を更新した更新文書を受信する受信手段、前記更新文書のＩＤを用い、前記記憶手段に記憶されている電子文書を特定し、特定した電子文書を受信した更新文書に置き換える置換手段として機能させるためのプログラム。
5. コンピュータを新規作成した電子文書、また、この電子文書の内容を更新した更新文書をサーバに送信する送信手段、前記サーバから前記送信手段により送信した新規作成した電子文書に関連付けるＩＤを受信する受信手段、前記受信手段で受信した前記ＩＤを前記電子文書に関連付けるＩＤ関連付け手段として機能させるためのプログラム。

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