JP2008097420A

JP2008097420A - 情報管理システムおよび情報管理方法

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Publication number: JP2008097420A
Application number: JP2006279967A
Authority: JP
Inventors: Akira Kubota; 章久保田; Hirokazu Hamada; 浩和浜田
Original assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Current assignee: Chugoku Electric Power Co Inc
Priority date: 2006-10-13
Filing date: 2006-10-13
Publication date: 2008-04-24
Anticipated expiration: 2026-10-13
Also published as: JP4731443B2

Abstract

【課題】個人情報などの特定情報の流出を未然に防ぐことを可能にする情報管理システムおよび情報管理方法を提供する。
【解決手段】ファイルに対する操作を行うユーザ端末２₁〜２_mと、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作がユーザ端末で生じた場合に、この操作を表す操作情報を管理する管理サーバ１とを備える情報管理システムであり、管理サーバ１は、特定情報に関連する言葉を表す文字データを記憶するデータベース１１を備え、ユーザ端末２₁〜２_mは、ファイルに対して操作が行われたとき、管理サーバ１のデータベース１１が記憶する文字データを基にして、特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断し、特定情報を含むファイルの操作情報を管理サーバ１に送る処理部２Ａ、２次記憶装置２Ｂ、メインメモリ２Ｃおよび通信部２Ｇを備える。
【選択図】図１

Description

この発明は、データ化された文書情報などに対する操作情報を管理する情報管理システムおよび情報管理方法に関する。

コンピュータの文書作成アプリケーションで作成された文書情報には、個人の氏名、住所や連絡先などの個人情報が含まれることがある。こうした個人情報はデータ化されているので、個人情報の複写が容易であり、複写された個人情報が漏洩することがある。この場合には、個人情報の漏洩源を特定して、漏洩内容や漏洩規模の特定を可能にする技術がある（例えば、特許文献１参照。）。こうした技術により、情報流出で生じた被害状況の把握が容易になる。
特開２００６−１１７３８号公報

ところで、個人情報がインターネット上などに一度流出すると、その流出範囲が急速に拡大して被害が大きくなる。このために、個人情報の流出を食い止めることが最適である。しかし、上述した技術によれば、漏洩内容や漏洩規模を特定して情報流出による被害を把握することにはできるが、情報の流出を未然に防ぐことはできない。

この発明の目的は、前記の課題を解決し、個人情報などの特定情報の流出を未然に防ぐことを可能にする情報管理システムおよび情報管理方法を提供することにある。

前記の課題を解決するために、請求項１の発明は、ファイルに対する操作を行うユーザ端末と、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作が前記ユーザ端末で生じた場合に、この操作を表す操作情報を管理する管理サーバとを備える情報管理システムであって、前記管理サーバは、前記特定情報に関連する言葉を表す文字データを記憶する記憶手段を備え、前記ユーザ端末は、前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断し、前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記管理サーバに送る処理手段を備えることを特徴とする情報管理システムである。

請求項１の発明では、管理サーバの記憶手段が特定情報に関連する文字データをあらかじめ記憶している。通常、記憶手段が記憶する文字データは複数である。こうした状態のときに、ユーザ端末でファイルに対する操作が生じると、このユーザ端末は、管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断する。そして、特定情報を含むファイルに対する操作があると、処理手段はこのファイルの操作情報を管理サーバに送る。

請求項２の発明は、請求項１に記載の情報管理システムにおいて、前記管理サーバの記憶手段は、前記ユーザ端末の識別情報および前記ユーザ端末の使用者の識別情報の少なくとも一方に対して、ファイルの操作の可否を利用モードとして記憶し、前記ユーザ端末の処理手段は、ファイルに対して操作が行われた場合にこのファイルに前記特定情報に関連する文字データがあるとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する利用モードに応じてファイルを開くかどうかを判断することを特徴とする。

請求項３の発明は、請求項１または２に記載の情報管理システムにおいて、前記操作情報は、前記特定情報を含むファイルを開いて参照したことを示すメッセージ、前記特定情報を含むファイルを新規保存したことを示すメッセージ、前記特定情報を含むファイルを更新したことを示すメッセージ、および前記特定情報を含むファイルを印刷したことを示すメッセージであることを特徴とする。

請求項４の発明は、ファイルに対する操作を行うユーザ端末と、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作が前記ユーザ端末で生じた場合に、この操作を表す操作情報を管理する管理サーバとを用いる情報管理方法であって、前記特定情報に関連する言葉を表す文字データを前記管理サーバに記憶し、前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを前記ユーザ端末が判断し、前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記ユーザ端末が前記管理サーバに送ることを特徴とする情報管理方法である。

請求項５の発明は、請求項４に記載の情報管理方法において、前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断し、前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記管理サーバに送る処理を、アドオンプログラムとして前記ユーザ端末に組み込むことを特徴とする。

請求項１および請求項４の発明によれば、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作情報を管理サーバが受け取るので、操作情報の一括管理が管理サーバにより可能となる。この結果、特定情報に対する利用状況を基にして、特定情報の流出を未然に防ぐことを可能にする。

請求項２の発明によれば、ファイルに対して操作が行われた場合にこのファイルに特定情報に関連する文字データがあるとき、利用モードに応じてファイルを開くので、あらかじめ登録されたユーザ端末や使用者が特定情報を含むファイルを開くことを禁止することができる。この結果、特定情報の流出を確実に防ぐことを可能にする。

請求項３の発明によれば、個人情報を含むファイルを開いて参照したことを示すメッセージ、個人情報を含むファイルを新規保存したことを示すメッセージ、個人情報を含むファイルを更新したことを示すメッセージ、および個人情報を含むファイルを印刷したことを示すメッセージを操作情報とするので、ファイルに対してどのような操作が行われたかを、管理サーバで確実に把握することを可能にする。

請求項５の発明によれば、ユーザ端末の処理をアドオンプログラムとして前記ユーザ端末に組み込むので処理の変更等が極めて容易である。

次に、この発明の実施の形態について、図面を用いて詳しく説明する。

（実施の形態１）
この実施の形態による情報管理システムを図１に示す。図１の情報管理システムは、ローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１０１に接続されている管理サーバ１およびユーザ端末２₁〜２_mを備え、個人情報を含むファイルに対する各種の操作を表す操作情報を、ユーザ端末２₁〜２_mとユーザ端末の使用者とに関する情報により管理するものである。

ユーザ端末２₁〜２_mは、図２に示すように、処理部２Ａ、２次記憶装置２Ｂ、メインメモリ２Ｃ、表示部２Ｄ、入力部２Ｅ、出力部２Ｆ、および通信部２Ｇをそれぞれ備えている。

各ユーザ端末の２次記憶装置２Ｂは、各種プログラムやデータを記憶するハードディスクのような記憶装置であり、図３に示すように、オフィスソフトをオフィスソフト記憶領域２Ｂ₁に記憶し、アドオンプログラムをアドオンプログラム記憶領域２Ｂ₂に記憶している。オフィスソフトは文書作成や表計算などのアプリケーションをセットにしたプログラムであり、アドオンプログラムはオフィスソフトに組み込まれて用いられる。また、２次記憶装置２Ｂは、オフィスソフトとは別のプログラムを使用者の必要に応じて各種プログラム記憶領域２Ｂ₃に記憶し、オフィスソフトで利用されるファイルなどをデータ記憶領域２Ｂ₄に記憶する。

メインメモリ２Ｃは、処理部２Ａが実行するプログラムや、プログラム実行の際に必要とする各種のデータを一時的に記憶する。表示部２Ｄは、液晶ディスプレイのような表示装置であり、処理部２Ａの制御によって、例えばオフィスソフトの起動後には文書データなどを表示する。入力部２Ｅは、ユーザ端末の使用者によって操作されるキーボードやマウスなどの入力装置であり、入力部２Ｅには各種の指示や文字などが入力される。出力部２Ｆは、プリンタなどの印字装置であり、処理部２Ａの制御によって、文書データを印字する。通信部２Ｇは、処理部２Ａの制御によって、ローカルエリアネットワーク１０１を経て管理サーバ１や別のユーザ端末と通信を行う。

処理部２Ａは、２次記憶装置２Ｂに保存されている各種のプログラムを実行する。処理部２Ａは、使用者によりユーザ端末の電源がオンにされたとき、ユーザＩＤ（ｉｄｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）やパスワードなどの、この使用者を識別するためのユーザ情報を入力する入力画面を、表示部２Ｄを制御して表示する。この後、処理部２Ａは、使用者が入力したユーザ情報を入力部２Ｅから受け取ると、このユーザ情報をメインメモリ２Ｃに保存する。

処理部２Ａはユーザ端末に関する各種の制御を行う。例えば、処理部２Ａは、入力部２Ｅからの指示によりオフィスソフトを起動する際に、アドオンプログラムを実行する。処理部２Ａは、アドオンプログラムを実行すると、個人情報を含むファイルを管理するファイル情報管理処理を行う。ファイル情報管理処理は、起動処理、検索処理、保存処理、参照処理、および印刷処理から成る。処理部２Ａは、起動処理により、管理サーバ１のデータベース１１が保持するチェックテーブルにより、アドオンプログラムが保持しているチェックテーブルの更新などを行う。

また、処理部２Ａは、アドオンプログラムによる起動処理の際に、使用者が操作したファイルが管理対象かどうかを、利用モードによって判断する。利用モードは、管理サーバ１のデータベース１１の利用モードテーブルに記録されている。利用モードは、ユーザ端末２₁〜２_mまたは使用者が管理対象かどうかを表している。

オフィスソフトが使用されてファイルが作成されているとき、処理部２Ａは、アドオンプログラムの検索処理により、ファイルの文書データに個人情報が含まれるかどうかを、チェックテーブルを用いて随時に、例えば言葉が入力部２Ｅに入力される毎に検出する。チェックテーブルは、個人情報に関する言葉を表す文字データを一覧にしたものである。チェックテーブルの文字データと一致するものがファイルの文書データに含まれていると、処理部２Ａはファイルのプロパティに個人情報フラグを書き込む。

オフィスソフトが使用されて、作成されたファイルが新規に保存されるとき、または、作成されたファイルが更新されるとき、処理部２Ａは、アドオンプログラムの保存処理により、ファイルのプロパティをチェックし、プロパティに個人情報フラグがあると、個人情報を含むファイルを新規保存したことを示すメッセージである新規保存トラップ、または、個人情報を含むファイルを更新したことを示すメッセージである更新トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信すると共に、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する。ＩＰアドレスはローカルエリアネットワーク１０１を経由して管理サーバ１や他のユーザ端末とデータの送受信をするために、自端末に割り当てられたアドレスである。

オフィスソフトのファイルが使用者の指示で開かれて表示部２Ｄに表示されるとき、処理部２Ａは、アドオンプログラムの参照処理によって、ファイルのプロパティをチェックする。そして、プロパティに個人情報フラグがあると、個人情報を含むファイルを開いて参照したことを示すメッセージである参照トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信すると共に、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する。

オフィスソフトのファイルが使用者の指示によって出力部２Ｆで印刷されるとき、処理部２Ａは、アドオンプログラムの印刷処理によって、ファイルのプロパティをチェックする。そして、プロパティに個人情報フラグがあると、個人情報を含むファイルを印刷したことを示すメッセージである印刷トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信すると共に、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する。

このように、処理部２Ａは、個人情報を含むファイルに対する操作、つまり、ファイルを開くことによるファイルの参照、ファイルの新規保存、ファイルの更新、ファイルの印刷を行うと、ファイルの操作を表す操作情報つまりトラップと、使用者やユーザ端末に関する付加情報とを管理サーバ１に送信する。

管理サーバ１は、ローカルエリアネットワーク１０１を経由してユーザ端末２₁〜２_mとデータの通信を行う通信機能を持つ。管理サーバ１は、個人情報を含むファイルなどを管理するものであり、ファイルなどの管理に必要とするチェックテーブルとログ情報と利用モードテーブルとをデータベース１１に記憶している。

チェックテーブルは、先に述べたように、個人情報に関係する単語や語句などの言葉を表す文字データを一覧にしたものである。このチェックテーブルの一例を図４に示す。このチェックテーブルは、「名前」、「氏名」、「姓名」などの個人を特定する文字データや、「住所」、「現在地」、「番地」などの個人の居場所を特定する文字データなどのように、個人情報に関する文字データの一覧である。チェックテーブルについては、管理サーバ１の管理者が常に最新の状態を保つように管理している。

ログ情報は、ユーザ端末２₁〜２_mから受信した、ファイルの操作を表す操作情報と使用者やユーザ端末に関する付加情報とを基にして形成される。このログ情報の一例を図５に示す。このログ情報は、ユーザ端末２₁〜２_mから受信した操作情報と付加情報とを一組にして、ファイルの利用状況を表すログとしたものであり、操作されたファイル名、ファイルが操作された日付けおよび時刻、ファイルの操作で使用されたユーザ端末情報、ユーザ端末を用いた使用者のユーザ情報、トラップを記録したトラップ情報などを含む。こうしたログを蓄積したログ情報により、ファイルを操作した使用者などの特定が後日可能になる。

利用モードテーブルは、使用者がユーザ端末を用いてファイルの操作を行った場合、ユーザ端末または使用者が管理対象かどうかをあらかじめ記憶している。この利用モードテーブルを図６に示す。この利用モードテーブルは、使用者つまりこの実施の形態では使用者を特定するユーザＩＤが管理対象である場合には、フラグを「１」とした利用モードを記憶し、管理対象外である場合にはフラグを「０」とした利用モードを記憶する。また、ユーザ端末が管理対象である場合、つまり、この実施の形態ではユーザ端末を特定する端末番号またはＩＰアドレスが管理対象である場合には、フラグを「１」とした利用モードを記憶し、管理対象外である場合にはフラグを「０」とした利用モードを記憶する。

次に、この実施の形態による情報管理システムを用いた情報管理方法について、使用者が例えばユーザ端末２₁を使用する場合を例として説明する。使用者がユーザ端末２₁を使用するために、図７のフローチャートに示すように、ユーザ端末２₁の電源をオンにする（ステップＳ１）。これにより、処理部２Ａが表示部２Ｄに入力画面を表示し、入力部２Ｅを操作して使用者がユーザ情報を入力する。ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、ユーザ情報を受け取ると、このユーザ情報をメインメモリ２Ｃに保存する（ステップＳ２）。この後、使用者が入力部２Ｅのマウスなどでオフィスソフトを選択すると、ユーザ端末２₁の処理部２Ａは２次記憶装置２Ｂからアドオンプログラムが組み込まれているオフィスソフトを読み出して、メインメモリ２Ｃに保存してオフィスソフトを起動する（ステップＳ３）。

オフィスソフトの起動によりアドオンプログラムが立ち上がり、処理部２Ａは起動処理を行う。つまり、処理部２Ａは、ネットワーク（ＮＷ）に通信部２Ｇが接続されているかどうか、つまり、この実施の形態では通信部２Ｇにローカルエリアネットワーク１０１が接続されているかどうかを判断し（ステップＳ４）、もし、ローカルエリアネットワーク１０１が接続されていなければ、オフィスソフトを終了する（ステップＳ５）。また、ローカルエリアネットワーク１０１が接続されていると判断すると、処理部２Ａは、メインメモリ２Ｃに保存されているユーザ情報を読み出し、このユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報とを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信し、さらに、管理サーバ１に対して、利用モードの送信を要求するモード要求を出す（ステップＳ６）。

管理サーバ１は、ユーザ端末２₁からユーザ情報、付加情報、およびモード要求を受信すると、付加情報のユーザ情報などに対応する利用モードを、データベース１１の利用モードテーブル（図６）から読み出し（ステップＳ７）、この利用モードをユーザ端末２₁に送信する（ステップＳ８）。

ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、通信部２Ｇの受信した利用モードをメインメモリ２Ｃに保存し（ステップＳ９）、この利用モードを基にして自端末が管理対象かどうかを判断する（ステップＳ１０）。利用モードが管理対象を表すものでなければ、処理部２Ａはオフィスソフトを通常動作させる（ステップＳ１１）。一方、ステップＳ１０で利用モードが管理対象を表すものである場合、処理部２Ａは、オフィスソフトを動作させると共に、アドオンプログラムにより通信部２Ｇを制御して、オフィスソフトが保持しているチェックテーブルの送信およびバージョンチェックを含むチェックテーブル要求を出す（ステップＳ１２）。

管理サーバ１は、ユーザ端末２₁からチェックテーブル要求を受信すると、チェックテーブル要求が表すバージョンと、データベース１１に保持されているチェックテーブル（図４）のバージョンとを比較し、チェックテーブル要求が表すバージョンが最新バージョンであれば、バージョンが最新であることを示すバージョン情報応答を送信し、また、最新バージョンでなければ、データベース１１からチェックテーブルを読み出し（ステップＳ１３）、このチェックテーブルをユーザ端末２₁に送信する（ステップＳ１４）。

ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、通信部２Ｇの受信したチェックテーブルにより、前回読み込んだチェックテーブルを更新する（ステップＳ１５）。なお、２つのチェックテーブルが同じであることを示すバージョン情報応答を通信部２Ｇが受信すると、アドオンプログラムが保持しているチェックテーブルをそのままとして、ステップＳ１５の更新を終了する。ステップＳ１５が終了すると、処理部２Ａはオフィスソフトを使用可能にし（ステップＳ１６）、ファイルの新規作成やファイルの参照を可能にする。

使用者が表示部２Ｄを見ながら入力部２Ｅを操作してファイルを新規作成すると、処理部２Ａは、アドオンプログラムの検索処理により、ファイルの文書データに個人情報が含まれるかどうかを、チェックテーブルを用いて検出する。このとき、チェックテーブルの文字データと一致するものがファイルの文書データに含まれていると、処理部２Ａはファイルのプロパティに個人情報フラグを書き込む。こうして、処理部２Ａはアドオンプログラムによる検索処理を行う。

使用者がファイルを開いてファイルを参照すると、処理部２Ａはアドオンプログラムにより図８のフローチャートに示す参照処理を行う。つまり、処理部２Ａは、入力部２Ｅで指定されたファイルを２次記憶装置２Ｂから読み込んでメインメモリ２Ｃに保存する（ステップＳ２１）。この後、処理部２Ａは、読み込んだファイルのプロパティをチェックし（ステップＳ２２）、個人情報フラグの有無をチェックして個人情報があるかどうかを判断する（ステップＳ２３）。個人情報があると、処理部２Ａは、個人情報を含むファイルを開いたことを示す参照トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信する。同時に、処理部２Ａは、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する（ステップＳ２４）。

管理サーバ１は、ユーザ端末２₁から参照トラップとユーザ情報と付加情報とを受信すると、これらの情報を一組にしてログを生成し、このログをデータベース１１のログ情報（図５）に記録する（ステップＳ２５）。一方、ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、ステップＳ２３で個人情報がない場合、または、ステップＳ２３で参照トラップなどを送信した後、入力部２Ｅで指定されたファイルを２次記憶装置２Ｂから読み出して表示部２Ｄに表示し（ステップＳ２６）、アドオンプログラムによる参照処理を終了する。

使用者が新規ファイルを保存するとき、また、参照したファイルを更新するとき、処理部２Ａはアドオンプログラムによる保存処理を行う。つまり、図９に示すように、使用者がファイルの新規保存または更新を入力部２Ｅに入力すると、処理部２Ａは、このファイルのプロパティをチェックし（ステップＳ３１）、個人情報フラグの有無により個人情報があるかどうかを判断する（ステップＳ３２）。ファイルに個人情報があると、処理部２Ａは、個人情報を含むファイルの新規保存を示す新規保存トラップ、または、個人情報を含むファイルの更新を示す更新トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信する。同時に、処理部２Ａは、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する（ステップＳ３３）。

管理サーバ１は、ユーザ端末２₁から新規保存トラップまたは更新トラップとユーザ情報と付加情報とを受信すると、これらの情報を一組にしてログを生成し、このログをデータベース１１のログ情報（図５）に記録する（ステップＳ３４）。ステップＳ３２で個人情報がない場合、または、ステップＳ３２でトラップを送信した後、ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、入力部２Ｅで指定されたファイルを２次記憶装置２Ｂのデータ記憶領域２Ｂ₄（図３）に保存し（ステップＳ３５）、アドオンプログラムによる保存処理を終了する。

使用者が新規ファイルを印刷するとき、処理部２Ａはアドオンプログラムによる印刷処理を行う。つまり、図１０に示すように、使用者がファイルの印刷を入力部２Ｅに入力すると、処理部２Ａは、指定されたファイルのプロパティをチェックし（ステップＳ４１）、個人情報フラグの有無により個人情報があるかどうかを判断する（ステップＳ４２）。ステップＳ４２で個人情報があると、処理部２Ａは、個人情報を含むファイルの印刷を示す印刷トラップを、通信部２Ｇを制御して管理サーバ１に送信する。同時に、処理部２Ａは、メインメモリ２Ｃから読み出した使用者のユーザ情報と、自端末の識別情報である端末番号および自端末のＩＰアドレスとから成る付加情報を管理サーバ１に送信する（ステップＳ４３）。

管理サーバ１は、ユーザ端末２₁から印刷トラップとユーザ情報と付加情報とを受信すると、これらの情報を一組にしてログを生成し、このログをデータベース１１のログ情報（図５）に記録する（ステップＳ４４）。ステップＳ４２で個人情報がない場合、または、ステップＳ４２でトラップを送信した後、ユーザ端末２₁の処理部２Ａは、出力部２Ｆを制御して、指定されたファイルを印刷し（ステップＳ４５）、アドオンプログラムによる印刷処理を終了する。

こうして、この実施の形態により、新規作成したファイルに個人情報が含まれているかどうかを判断して、個人情報が含まれているファイルを開いて参照した場合、ファイルの参照を表すログを管理サーバ１のデータベース１１に記録しておくので、このファイルを操作した使用者またはユーザ端末を後日特定することができる。個人情報が含まれているファイルを新規保存した場合、更新した場合、また印刷した場合も同様である。この結果、管理サーバ１の管理者は、あらかじめデータベース１１に登録されたユーザ端末や使用者による、個人情報を含むファイルの利用状況を把握することを可能にし、個人情報の流出を未然に防ぐことを可能にする。さらに、ユーザ端末は管理サーバ１に対して参照トラップ、新規保存トラップ、更新トラップ、印刷トラップを送るので、個人情報を含むファイルに対してどのような操作が行われたかを、管理サーバ１のデータベース１１のログ情報（図５）から確実に把握することができる。

（実施の形態２）
この実施の形態では、実施の形態１のアドオンプログラムによる参照処理（図８）を図１１のようにしている。なお、図１１では図１０と同一の処理については、同じ参照符号を付けてその説明を省略する。ユーザ端末２₁がステップＳ２３の処理を終えると、処理部２Ａは、先のステップＳ９で保存した利用モードのフラグが「１」であるかどうかにより、ファイルの参照を禁止するかどうかを判断する（ステップＳ２６Ａ）。つまり、利用モードのフラグが「１」であり、ユーザ端末２₁またはその使用者が管理対象である場合に、処理部２Ａはファイルの参照を禁止する。処理部２Ａは、ファイルの参照禁止と判断した場合、個人情報を含み、かつ、指定されたファイルを開かないで（ステップＳ２６Ｂ）、この後、例えば処理をステップＳ２（図７）に戻す。また、ステップＳ２６Ａでユーザ端末２₁またはその使用者が管理対象外である場合に、処理部２Ａは、指定されたファイルを２次記憶装置２Ｂのデータ記憶領域２Ｂ₄から読み出して表示部２Ｄに表示し（ステップＳ２６Ｃ）、アドオンプログラムによる参照処理を終了する。

こうして、この実施の形態により、管理サーバ１のデータベース１１にあらかじめ登録されている管理対象のユーザ端末や使用者が個人情報を含むファイルを開こうと入力部２Ｅを操作しても、ファイルの参照を禁止することができる。この結果、個人情報の流出を確実に防ぐことができる。

（実施の形態３）
この実施の形態では、個人情報を含むファイルを操作したときに、ユーザ端末２₁〜２_mの中の特定のユーザ端末に管理サーバ１が通報する。この特定のユーザ端末は例えば管理責任者によって使用される。この実施の形態では、管理サーバ１は、参照処理（図８）のステップＳ２５、保存処理（図９）のステップＳ３４、および印刷処理（図１０）のステップＳ４４で、ログの記録と同時に特定のユーザ端末にメールなどで、個人情報を含むファイルに対して操作があったことを通知すると共に、ログ情報（図５）に記録したログを特定のユーザ端末に送信する。

こうして、この実施の形態により、個人情報を含むファイルに対して操作があったことを、特定のユーザ端末に通知することができ、個人情報の確実な管理を可能にする。

（実施の形態４）
実施の形態１〜３では個人情報を含むファイルに対する各種の操作を表す操作情報を管理したが、この実施の形態では個人情報の代わりに機密情報に対する各種の操作を表す操作情報などを管理する。例えば機密情報の操作情報を管理する場合、この実施の形態では、図４のチェックテーブルの代わりに、図１２に示すチェックテーブルを用いる。このチェックテーブルは、機密情報に関連する言葉「機密」、「秘密」、「極秘」などを表す文字データや、例えば設計部門では「設計図」、「図面」、「仕様」などを表す文字データのように、機密情報に関する文字データの一覧である。

こうしたチェックテーブルを用いることにより、極めて簡単に情報管理システムの管理対象を個人情報から機密情報に変更することができる。

以上、この発明の各実施の形態を詳述してきたが、具体的な構成はこれら実施の形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計の変更等があっても、この発明に含まれる。例えば、実施の形態３では、ローカルエリアネットワーク１０１に接続されているユーザ端末に対して通報を行ったが、携帯電話などの通信端末に対する通報も可能である。

この発明の実施の形態１による情報管理システムを示す構成図である。ユーザ端末の一例を示す構成図である。２次記憶装置の各記憶領域を示す図である。チェックテーブルの一例を示す図である。ログ情報の一例を示す図である。利用モードテーブルの一例を示す図である。情報管理方法を示すフローチャートである。情報管理方法の参照処理を示すフローチャートである。情報管理方法の保存処理を示すフローチャートである。情報管理方法の印刷処理を示すフローチャートである。実施の形態２による情報管理方法の参照処理を示すフローチャートである。実施の形態４によるチェックテーブルの一例を示す図である。

符号の説明

１管理サーバ
１１データベース（記憶手段）
２₁〜２_m ユーザ端末
２Ａ処理部（処理手段）
２Ｂ２次記憶装置（処理手段）
２Ｃメインメモリ（処理手段）
２Ｄ表示部
２Ｅ入力部
２Ｆ出力部
２Ｇ通信部（処理手段）
１０１ローカルエリアネットワーク

Claims

ファイルに対する操作を行うユーザ端末と、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作が前記ユーザ端末で生じた場合に、この操作を表す操作情報を管理する管理サーバとを備える情報管理システムであって、
前記管理サーバは、前記特定情報に関連する言葉を表す文字データを記憶する記憶手段を備え、
前記ユーザ端末は、前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断し、前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記管理サーバに送る処理手段を備える、
ことを特徴とする情報管理システム。
前記管理サーバの記憶手段は、前記ユーザ端末の識別情報および前記ユーザ端末の使用者の識別情報の少なくとも一方に対して、ファイルの操作の可否を利用モードとして記憶し、
前記ユーザ端末の処理手段は、ファイルに対して操作が行われた場合にこのファイルに前記特定情報に関連する文字データがあるとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する利用モードに応じてファイルを開くかどうかを判断することを特徴とする請求項１に記載の情報管理システム。
前記操作情報は、前記特定情報を含むファイルを開いて参照したことを示すメッセージ、前記特定情報を含むファイルを新規保存したことを示すメッセージ、前記特定情報を含むファイルを更新したことを示すメッセージ、および前記特定情報を含むファイルを印刷したことを示すメッセージであることを特徴とする請求項１または２に記載の情報管理システム。
ファイルに対する操作を行うユーザ端末と、個人情報等の特定情報を含むファイルに対する操作が前記ユーザ端末で生じた場合に、この操作を表す操作情報を管理する管理サーバとを用いる情報管理方法であって、
前記特定情報に関連する言葉を表す文字データを前記管理サーバに記憶し、
前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを前記ユーザ端末が判断し、
前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記ユーザ端末が前記管理サーバに送る、
ことを特徴とする情報管理方法。
前記ファイルに対して操作が行われたとき、前記管理サーバの記憶手段が記憶する文字データを基にして、前記特定情報に関連する文字データがこのファイルにあるかどうかを判断し、前記特定情報を含むファイルの操作情報を前記管理サーバに送る処理を、アドオンプログラムとして前記ユーザ端末に組み込むことを特徴とする請求項４に記載の情報管理方法。