JP2008077224A - ドキュメント管理システム、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法、及び、プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ドキュメント管理システムにおいて、容量を無駄に使用しないように、有効期限を過ぎた電子ファイルを一定期間保存し、必要に応じてユーザに提供する。
【解決手段】ドキュメント管理サーバ２０は、有効期限が設定された電子ファイルを格納し、有効期限が過ぎた電子ファイルを第２格納サーバ４０に移動する。第２格納サーバ４０では、有効期限が過ぎた電子ファイルを一定期間圧縮して保存し、情報端末１０の要求があれば、保存している電子ファイルを提供する。
【選択図】図１

Description

本発明は、電子文書を管理するために好適なドキュメント管理システム、ドキュメント管理サーバ、ドキュメント管理方法、及び、プログラムに関する。

近年、様々な装置に格納されている電子ファイルを一括管理するためのドキュメント管理サーバが提案され、実用化されている。

例えば、特許文献１には、情報端末装置とドキュメント管理サーバとがネットワークを介して接続された構成のドキュメント管理システムが開示されている。このドキュメント管理システムによれば、ユーザは、情報端末装置を操作して、その情報端末装置に与えられた権限の範囲内で、電子ファイルを管理（参照、表示、印刷、登録、削除）することができる。

このようなドキュメント管理システムでは、膨大な数の電子ファイルを管理する。そこで、不要な電子ファイルがドキュメント管理サーバの容量を無駄に使用しないように、格納されている電子ファイル毎に有効期限を設定し、有効期限を過ぎるとその有効期限をもつ電子ファイルを削除していた。

しかし、有効期限を過ぎた電子ファイルを削除してしまうと、それ以降に、その電子ファイルがユーザにとって必要になった場合、不都合である。
特開２００３−２１６４６７号公報

本発明は、上記問題点に鑑みてなされたもので、ユーザに不都合を与えないように有効期限を過ぎた電子ファイルを管理するドキュメント管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、本発明の第１の観点に係るドキュメント管理システムは、
情報端末と第１サーバと第２サーバとから構成されるドキュメント管理システムであって、
前記情報端末は、
電子ファイルの有効期限を設定し、当該有効期限が設定された電子ファイルを送信する送信手段を備え、
前記第１サーバは、
前記送信手段により送信された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段と、
前記第１の保存手段により保存された電子ファイルの有効期限に基づいて当該電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを前記第２サーバに移動する移動手段と、を備え、
前記第２サーバは、
前記移動手段により移動した電子ファイルを第２の状態で保存する第２の保存手段と、
前記情報端末から、ユーザのログイン情報を取得する取得手段と、
前記取得手段により取得したログイン情報に対応していて、前記第２の保存手段により保存されている電子ファイルのリストを生成し、前記情報端末に送信する第１の送信手段と、を備え、
前記情報端末は、
前記第１の送信手段により送信された電子ファイルのリストを受信し、表示する表示手段を、備える、
ことを特徴とする。

例えば、前記情報端末は、前記表示手段により表示された電子ファイルのリストに基づいてユーザが選択した電子ファイルの送信することを前記第２サーバに要求する要求手段を備え、
前記第２サーバは、前記要求手段に応答して前記ユーザが選択した電子ファイルを前記情報端末に送信する第２の送信手段を備える、
ことを特徴としてもよい。

例えば、前記第２サーバは、前記第２の保存手段により保存されている電子ファイルを、一定期間保存された後に削除する削除手段を備える、
ことを特徴としてもよい。

例えば、前記第２サーバの前記取得手段は、前記第１サーバを介して前記情報端末からユーザのログイン情報を取得し、
前記第２サーバの前記第１の送信手段は、前記第１サーバを介して生成した電子ファイルのリストを前記情報端末に送信し、
前記情報端末の前記要求手段は、ユーザが選択した電子ファイルを送信することを前記第２サーバに前記第１サーバを介して要求し、
前記第２サーバの前記第２の送信手段は、ユーザが選択した電子ファイルを前記情報端末に前記第１サーバを介して送信する、
ことを特徴としてもよい。

本発明の第２の観点に係るドキュメント管理サーバは、
外部コンピュータと通信可能なドキュメント管理サーバであって、
有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段と、
前記第１の保存手段により保存された電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段と、
前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動手段と、を備える、
ことを特徴とする。

本発明の第３の観点に係るドキュメント管理方法は、
外部コンピュータと通信可能なドキュメント管理サーバのドキュメント管理方法であって、
有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存ステップと、
前記第１の保存ステップで保存された電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別ステップと、
前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動ステップと、を備える、
ことを特徴とする。

本発明の第４の観点に係るプログラムは、コンピュータを、
有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段、
前記第１の保存手段により保存されている電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段、
前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動手段、
として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、ドキュメント管理システムにおいて、ユーザに不都合を与えないように有効期限を過ぎた電子ファイルを管理できる。

以下、本発明の実施形態に係るドキュメント管理システム１００について説明する。このドキュメント管理システム１００は、図１に示すように、情報端末１０と、ドキュメント管理サーバ２０と、ネットワーク３０と、第２格納サーバ４０と、から構成される。

このドキュメント管理システム１００は、ドキュメント管理サーバ２０が情報端末１０と、情報のやり取りを行うことにより、電子化されたドキュメントや電子ファイルを管理するシステムである。本システムを使用することにより、例えば企業、官公庁などの多数の従業員を有する団体は、効率的にドキュメントを管理することができる。また、それらの団体の従業員は管理されたドキュメントを利用することができる。

ここで、本発明の実施形態に係る情報端末１０を説明する。情報端末１０は、自身が生成した電子ファイル、または、外部から取り込んだ電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に送信し、ドキュメント管理サーバ２０への当該電子ファイルの登録を要求する。

情報端末１０は、図２に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）１３と、ＨＤＤ（Hard Disk Drive）１４と、操作部１５と、通信部１６と、表示部１７と、から構成される。

ＣＰＵ１１は、情報端末１０の全体の動作を制御する。また、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１４等にあらかじめインストールされた所定のアプリケーションを起動して、電子ファイルに関する処理を実行する。尚、詳細については、後述する。

ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１が情報端末１０全体を制御するためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。例えば、ＲＯＭ１２は、ＣＰＵ１１がドキュメント管理サーバ２０に所定の電子ファイルを送信するために制御するプログラム等が格納されている。

ＲＡＭ１３は、ＣＰＵ１１が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。

ＨＤＤ１４は、ＣＰＵ１１が所定の動作をするために必要なデータ等を格納する。例えば、ＨＤＤ１４は、情報端末１０が電子ファイルに対する各種の動作を実行するための所定のアプリケーションプログラムが格納されている。そして、ＣＰＵ１１は、ＨＤＤ１４に格納された当該所定のアプリケーションプログラムを用いて電子ファイルに対する各種の動作を実行することができる。なお、本実施形態では、上記所定のアプリケーションプログラムはＨＤＤ１４に格納されるが、ＲＯＭ１２に格納されてもよい。

操作部１５は、キーボードやマウス等から構成される。ユーザは、操作部１５を操作して情報端末１０に対して必要な情報を入力することができる。

通信部１６は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデム等から構成され、他装置との間でデータの送受信を行う。通信部１６は、ネットワーク３０との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行う。

表示部１７は、操作に必要な情報や電子ファイルを表示するＬＣＤ（Liquid Crystal Display）や有機ＥＬ（Electroluminescence）等の表示装置を含む。

次に、本発明の実施形態に係るドキュメント管理サーバ２０を説明する。ドキュメント管理サーバ２０は、情報端末１０から受信した電子ファイルの管理を行う。

ドキュメント管理サーバ２０は、図３に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）２１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）２２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）２３と、ファイル格納部２４と、通信部２５と、管理情報格納部２６と、から構成される。

ＣＰＵ２１は、ドキュメント管理サーバ２０全体を制御する。
ＣＰＵ２１の詳細な動作については後述する。

ＲＯＭ２２は、ＣＰＵ２１がドキュメント管理サーバ２０全体を制御するためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。

ＲＡＭ２３は、ＣＰＵ２１が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。

ファイル格納部２４は、ハードディスク装置などから構成され、ドキュメント管理サーバ２０が管理する電子ファイル（文書、表、図など）をフォルダに収容して、格納する。例えば、ドキュメント管理サーバ２０は、情報端末１０に登録するように要求された電子ファイルをファイル格納部２４に格納する。

通信部２５は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、他装置との間でデータの送受信を行う。通信部１６は、ネットワーク３０との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行う。

管理情報格納部２６は、ハードディスク装置などから構成され、このドキュメント管理サーバ２０の管理情報を格納する。例えば、有効期限管理情報、ユーザ個人情報などを格納する。

有効期限管理情報は、ユーザが情報端末１０を介して設定した電子ファイル毎の有効期限を管理するための情報である。ＣＰＵ２１は、定期的にこの情報をチェックし、有効期限を過ぎた電子ファイルに対して所定の処理を行う。

図５に示される表は、有効期限管理情報の一例である。左欄からファイル番号、ファイル名、ファイル形式、電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に登録した日、ユーザが設定した電子ファイルの有効期限、電子ファイルのアクセス権等が記載されている。

ユーザ個人情報は、ドキュメント管理システム１００を使用するユーザに関する情報である。ユーザ個人情報には、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、連絡先、使用履歴情報などが、含まれている。

本発明の実施形態に係る第２格納サーバ４０を説明する。第２格納サーバ４０は、有効期限を過ぎた電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０より受信し、一定期間圧縮して保存する。また、情報端末１０の要求に応じて、保存している電子ファイルを情報端末１０に送信する。

第２格納サーバ４０は、図４に示すように、ＣＰＵ（Central Processing Unit）４１と、ＲＯＭ（Read Only Memory）４２と、ＲＡＭ（Random Access Memory）４３と、ファイル格納部４４と、通信部４５と、管理情報格納部４６と、から構成される。

ＣＰＵ４１は、第２格納サーバ４０全体を制御する。ＣＰＵ４１の詳細な動作については後述する。

ＲＯＭ４２は、ＣＰＵ４１が第２格納サーバ４０全体を制御するためのプログラム等を格納する不揮発性メモリである。

ＲＡＭ４３は、ＣＰＵ４１が行う処理に必要なデータ（例えば、電子ファイルのデータ等）を一時的に格納する揮発性メモリである。

ファイル格納部４４は、ハードディスク装置などから構成され、ドキュメント管理サーバ２０から受信した電子ファイル（文書、表、図など）を圧縮して、一定期間格納する。

通信部４５は、ＮＩＣ（Network Interface Card）やモデムから構成され、他装置との間でデータの送受信を行う。通信部４５は、ネットワーク３０との間で、ＴＣＰ／ＩＰプロトコルに基づく通信を行う。

管理情報格納部４６は、ハードディスク装置などから構成され、この第２格納サーバ４０の管理情報を格納する。例えば、保管期限管理情報やユーザ個人情報などを格納する。

保管期限管理情報は、電子ファイル毎の保管期限を管理するための情報である。ＣＰＵ２１は、定期的にこの情報をチェックし、一定期間圧縮して保管した電子ファイルを削除する。

図６に示す表は、保管期限管理情報の一例である。左欄から、ファイル番号、ファイル名、ファイル形式、電子ファイルが第２格納サーバに格納された日、電子ファイルを第２格納サーバで保管する期間、電子ファイルのアクセス権等が記載されている。

ユーザ個人情報は、ドキュメント管理システム１００を使用するユーザに関する情報である。ユーザ個人情報には、ユーザＩＤ（ユーザ識別情報）、パスワード、氏名、所属団体、ニックネーム、請求先、連絡先、使用履歴情報などが、含まれている。

次に、本発明の実施形態に係る動作について図５〜８を参照しながら説明する。

始めに、ドキュメント管理サーバ２０と情報端末１０との間で行われる処理について説明する。情報端末１０は、電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に登録するときに、その電子ファイルの有効期限を設定し、設定した有効期限情報と共に電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に送信する。ドキュメント管理サーバ２０では、電子ファイルと設定された有効期限情報とを受信し、格納する。そして、情報端末１０に登録結果を送信する。

図７に示す情報端末１０とドキュメント管理サーバ２０との間で行われる処理を示すシーケンス図を説明する。

先ず、ＣＰＵ１１が操作部１５を介してユーザによる登録する電子ファイルの選択を受信する（ステップＳ１０１）。

次に、ＣＰＵ１１は、その電子ファイルの有効期限の設定を受け付ける（ステップＳ１０２）。

ＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ２０に電子ファイルとその有効期限情報を送信する（ステップＳ１０３）。

ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、電子ファイルとその有効期限情報を受信する（ステップＳ１０４）。

ＣＰＵ２１は、受信した電子ファイルをファイル格納部２４に格納し、受信した有効期限情報を管理情報格納部２６に格納する（ステップＳ１０５）。

ＣＰＵ２１は、電子ファイルをファイル格納部２４に格納した旨の通知（以下、登録結果）を情報端末１０に対して送信する（ステップＳ１０６）。

情報端末１０のＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ２０より登録結果を受信する（ステップＳ１０７）。

ＣＰＵ１１は、登録結果を表示部１７に表示する（ステップＳ１０８）。

この様にして、情報端末１０は、電子ファイルをドキュメント管理サーバ２０に登録し、それと共に電子ファイルの有効期限を設定する。

次に、ドキュメント管理サーバ２０が行うファイル移動処理を説明する。ドキュメント管理サーバ２０は、自身が格納している電子ファイルをその有効期限に基づいて、第２格納サーバに移動させるか否かを判別する。

図８に示すファイル移動処理のフローチャートを説明する。ファイル移動処理は定期的な割り込み処理で行われる。

先ず、ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、ファイル格納部２４に電子ファイルが格納されているか否かを判別する（ステップＳ２０１）。

ファイル格納部２４に電子ファイルが格納されていないと判別した場合（ステップＳ２０１；Ｎｏ）、ＣＰＵ２１は、処理を終了する。

ファイル格納部２４に電子ファイルが格納されていると判別した場合（ステップＳ２０１；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ２１は、管理情報格納部２６より、ドキュメント管理サーバ２０が格納している全ての電子ファイルの有効期限管理情報を取得する（ステップＳ２０２）。

ＣＰＵ２１は、有効期限管理情報を参照して、有効期限外の電子ファイルが存在するか否かを判別する（ステップＳ２０３）。

有効期限外の電子ファイルが存在すると判別した場合には（ステップＳ２０３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ２１は、有効期限外の電子ファイルを圧縮して、第２格納サーバ４０に送信して（ステップＳ２０４）、処理を終了する。

有効期限外の電子ファイルが存在しないと判別した場合には（ステップＳ２０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ２１は、処理を終了する。

この様にして、ドキュメント管理サーバ２０は、電子ファイルの有効期限外の電子ファイルを第２格納サーバ４０に圧縮して格納することにより、ドキュメント管理サーバ２０自身の容量を無駄に使わずに済む。

次に、第２格納サーバ４０が行う電子ファイル削除処理について説明する。第２格納サーバ４０は、一定期間以上格納している電子ファイルを削除する。

図９に示す電子ファイル削除処理のフローチャートを説明する。電子ファイル削除処理は定期的な割り込み処理で行われる。

先ず、第２格納サーバ４０のＣＰＵ４１は、ファイル格納部４４に電子ファイルが格納されているか否かを判別する（ステップＳ３０１）。

ファイル格納部４４に電子ファイルが格納されていないと判別した場合（ステップＳ３０１；Ｎｏ）、ＣＰＵ４１は、処理を終了する。

ファイル格納部４４に電子ファイルが格納されていると判別した場合（ステップＳ３０１；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ４１は、管理情報格納部４６より、第２格納サーバ４０が格納している全ての電子ファイルの保管期限管理情報を取得する（ステップＳ３０２）。

ＣＰＵ４１は、保管期限管理情報を参照して、保管期限外の電子ファイルが存在するか否かを判別する（ステップＳ３０３）。

保管期限外の電子ファイルが存在すると判別した場合には（ステップＳ３０３；Ｙｅｓ）、ＣＰＵ４１は、保管期限外の電子ファイルを削除して（ステップＳ３０４）、処理を終了する。

保管期限外の電子ファイルが存在しないと判別した場合には（ステップＳ３０３；Ｎｏ）、ＣＰＵ４１は、処理を終了する。

この様にして、全く使用されていない電子ファイルを効率的に削除することができる。

次に、情報端末１０と第２格納サーバ４０との間で行われる処理を説明する。第２格納サーバ４０は、情報端末１０の要求に応答して、格納している有効期限外の電子ファイルの内でユーザにアクセス権のある電子ファイルのリストを送信する。情報端末１０は、そのリストに基づいてユーザが選択した電子ファイルを第２格納サーバ４０に要求し、第２格納サーバ４０は、その要求に応答してユーザが選択した電子ファイルを送信する。

図７に示す情報端末１０と第２格納サーバ４０との間で行われる処理のシーケンス図を説明する。

先ず、情報端末１０のＣＰＵ１１が、操作部１５を介してユーザによる第２格納サーバ４０に格納されている電子ファイルのリストの要求を受信する（ステップＳ４０１）。

次に、ＣＰＵ１１は、ユーザを認識するログイン情報を第２格納サーバ４０に送信する（ステップＳ４０２）。ここで、ログイン情報とは、ドキュメント管理システム１００を使用するユーザのユーザＩＤとそれに対応するパスワードである。

第２格納サーバ４０のＣＰＵ４１は、情報端末１０より送信されたログイン情報を受信する（ステップＳ４０３）。

ＣＰＵ４１は、ファイル格納部４４に格納していて、且つ、受信したログイン情報により特定されるユーザにアクセス権がある電子ファイルのリストを生成する（ステップＳ４０４）。

ＣＰＵ４１は、生成した電子ファイルのリストを情報端末１０に送信する（ステップＳ４０５）。

情報端末１０のＣＰＵ１１は、第２格納サーバ４０より送信された電子ファイルのリストを受信する（ステップＳ４０６）。

ＣＰＵ１１は、受信した電子ファイルのリストを表示部１７に表示する（ステップＳ４０７）。

表示された電子ファイルのリストに基づくユーザによる電子ファイルの選択をＣＰＵ１１が受信する（ステップＳ４０８）。

ＣＰＵ１１は、ユーザが選択した電子ファイルを送信することを第２格納サーバ４０に要求する（ステップＳ４０９）。

第２格納サーバ４０のＣＰＵ４１は、情報端末１０よりユーザが選択した電子ファイルの要求を受信する（ステップＳ４１０）。

ＣＰＵ４１は、ユーザが選択した電子ファイルを送信する（ステップＳ４１１）。

情報端末１０のＣＰＵ１１は、ユーザが選択した電子ファイルを受信する（ステップＳ４１２）。

この様にして、ユーザは第２格納サーバ４０に一定期間格納されている有効期限外の電子ファイルを取得することができる。

これらの一連の処理によって、ドキュメント管理サーバ２０は、ファイル格納部２４の容量を無駄に使用することが避けられる。また、有効期限を過ぎた電子ファイルを第２格納サーバ４０に保存し、情報端末１０の要求に応じて利用可能にすることによって、有効期限外の電子ファイルでも一定期間利用することができる。

なお、本発明は上記実施形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。

上記実施形態では、図１０のシーケンス図が示す処理のように、有効期限を過ぎた電子ファイルのリストを取得し、そのリストに基づいて電子ファイルを取得する際に、情報端末１０と第２格納サーバ４０との間のみで行われた。しかし、情報端末１０と第２格納サーバ４０との間にドキュメント管理サーバ２０を介して処理を行うようにしてもよい。

ここで、図１１に示す情報端末１０とドキュメント管理サーバ２０と第２格納サーバ４０との間で行われる処理のシーケンス図を説明する。

先ず、情報端末１０のＣＰＵ１１が、操作部１５を介してユーザによる第２格納サーバ４０に格納されている電子ファイルのリストの要求を受信する（ステップＳ５０１）。

次に、ＣＰＵ１１は、ユーザを認識するログイン情報をドキュメント管理サーバ２０に送信する（ステップＳ５０２）。

ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、情報端末１０より送信されたログイン情報を受信し、受信したログイン情報を第２格納サーバ４０に送信する（ステップＳ５０３）。

第２格納サーバ４０のＣＰＵ４１は、ドキュメント管理サーバ２０より送信されたログイン情報を受信する（ステップＳ５０４）。

ＣＰＵ４１は、ファイル格納部４４に格納していて、且つ、受信したログイン情報が特定するユーザがアクセス権を持つ電子ファイルのリストを生成する（ステップＳ５０５）。

ＣＰＵ４１は、生成した電子ファイルのリストをドキュメント管理サーバ２０に送信する（ステップＳ５０６）。

ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は電子ファイルのリストを受信し、受信した電子ファイルのリストを情報端末１０に送信する（ステップＳ５０７）。

情報端末１０のＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ２０より送信された電子ファイルのリストを受信する（ステップＳ５０８）。

ＣＰＵ１１は、受信した電子ファイルのリストを表示部１７に表示する（ステップＳ５０９）。

表示された電子ファイルのリストに基づくユーザによる電子ファイルの選択をＣＰＵ１１が受信する（ステップＳ５１０）。

ＣＰＵ１１は、ユーザが選択した電子ファイルを送信することをドキュメント管理サーバ２０に要求する（ステップＳ５１１）。

ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、情報端末１０よりユーザが選択した電子ファイルの要求を受信し、その電子ファイルを第２格納サーバ４０に送信するように要求する（ステップＳ５１２）。

第２格納サーバ４０のＣＰＵ４１は、ドキュメント管理サーバ２０よりユーザが選択した電子ファイルの要求を受信する（ステップＳ５１３）。

ＣＰＵ４１は、ユーザが選択した電子ファイルを送信する（ステップＳ５１４）。

ドキュメント管理サーバ２０のＣＰＵ２１は、ユーザが選択した電子ファイルを受信し、受信した電子ファイルを情報端末１０に送信する（ステップＳ５１５）。

情報端末１０のＣＰＵ１１は、ドキュメント管理サーバ２０よりユーザが選択した電子ファイルを受信する（ステップＳ５１６）。

この様にすることによって、ドキュメント管理サーバ２０において有効期限内の電子ファイルと有効期限外の電子ファイルとを一括して管理することができる。

また、他の応用例として有効期限の前後で電子ファイルのアクセス権限を変更するようにしてもよい。例えば、有効期限前はユーザ全員が閲覧可能であった電子ファイルを、有効期限後はシステム管理者のみが閲覧可能になるようにしてもよい。

また、有効期限の前後で電子ファイルを編集できる権限を変更するようにしてもよい。例えば、有効期限前は閲覧や上書きや削除ができた電子ファイルを、有効期限後は閲覧のみができるようにしてもよい。

また、電子ファイルの有効期限の前後で当該電子ファイルのアクセスに伴うドキュメント管理システム１００の使用料金の単価を変更するようにしてもよい。例えば、電子ファイルの有効期限後は当該電子ファイルのアクセスに伴うドキュメント管理システム１００の使用料金の単価を上げてもよい。

また、電子ファイルの有効期限が切れる前に、ユーザに、電子ファイルの有効期限が切れる旨の通知をしてもよい。例えば、電子ファイルの有効期限が切れる一ヶ月前、一週間前、前日に、電子ファイルの有効期限が近づいている旨をメールで通知したり、メニュー画面上で表示して通知したりしてもよい。

本発明の実施形態に係るドキュメント管理システムの構成を示す図である。 情報端末の構成を示す図である。 ドキュメント管理サーバの構成を示す図である。 第２格納サーバの構成を示す図である。 有効期限管理情報の一例である。 保管期限管理情報の一例である。 ドキュメント管理サーバと情報端末との間で行われる処理を説明するためのシーケンス図である。 ファイル移動処理を説明するためのフローチャートである。 電子ファイル削除処理を説明するためのフローチャートである。 第２格納サーバと情報端末との間で行われる処理を説明するためのシーケンス図である。 図１０で示す処理の応用例で、第２格納サーバとドキュメント管理サーバと情報端末との間で行われる処理を説明するためのシーケンス図である。

符号の説明

１０ 情報端末
１１ ＣＰＵ
１２ ＲＯＭ
１３ ＲＡＭ
１４ ＨＤＤ
１５ 操作部
１６ 通信部
１７ 表示部
２０ ドキュメント管理サーバ
２１ ＣＰＵ
２２ ＲＯＭ
２３ ＲＡＭ
２４ ファイル格納部
２５ 通信部
２６ 管理情報格納部
３０ ネットワーク
４０ 第２格納サーバ
４１ ＣＰＵ
４２ ＲＯＭ
４３ ＲＡＭ
４４ ファイル格納部
４５ 通信部
４６ 管理情報格納部

Claims (7)

1. 情報端末と第１サーバと第２サーバとから構成されるドキュメント管理システムであって、
   前記情報端末は、
   電子ファイルの有効期限を設定し、当該有効期限が設定された電子ファイルを送信する送信手段を備え、
   前記第１サーバは、
   前記送信手段により送信された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段と、
   前記第１の保存手段により保存された電子ファイルの有効期限に基づいて当該電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段と、
   前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを前記第２サーバに移動する移動手段と、を備え、
   前記第２サーバは、
   前記移動手段により移動した電子ファイルを第２の状態で保存する第２の保存手段と、
   前記情報端末から、ユーザのログイン情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得したログイン情報に対応していて、前記第２の保存手段により保存されている電子ファイルのリストを生成し、前記情報端末に送信する第１の送信手段と、を備え、
   前記情報端末は、
   前記第１の送信手段により送信された電子ファイルのリストを受信し、表示する表示手段を、備える、
   ことを特徴とするドキュメント管理システム。
2. 前記情報端末は、前記表示手段により表示された電子ファイルのリストに基づいてユーザが選択した電子ファイルの送信することを前記第２サーバに要求する要求手段を備え、
   前記第２サーバは、前記要求手段に応答して前記ユーザが選択した電子ファイルを前記情報端末に送信する第２の送信手段を備える、
   ことを特徴とする請求項１に記載のドキュメント管理システム。
3. 前記第２サーバは、前記第２の保存手段により保存されている電子ファイルを、一定期間保存された後に削除する削除手段を備える、
   ことを特徴とする請求項１及び２に記載のドキュメント管理システム。
4. 前記第２サーバの前記取得手段は、前記第１サーバを介して前記情報端末からユーザのログイン情報を取得し、
   前記第２サーバの前記第１の送信手段は、前記第１サーバを介して生成した電子ファイルのリストを前記情報端末に送信し、
   前記情報端末の前記要求手段は、ユーザが選択した電子ファイルを送信することを前記第２サーバに前記第１サーバを介して要求し、
   前記第２サーバの前記第２の送信手段は、ユーザが選択した電子ファイルを前記情報端末に前記第１サーバを介して送信する、
   ことを特徴とする請求項１乃至３の何れか一項に記載のドキュメント管理システム。
5. 外部コンピュータと通信可能なドキュメント管理サーバであって、
   有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段と、
   前記第１の保存手段により保存された電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段と、
   前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動手段と、を備える、
   ことを特徴とするドキュメント管理サーバ。
6. 外部コンピュータと通信可能なドキュメント管理サーバのドキュメント管理方法であって、
   有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存ステップと、
   前記第１の保存ステップで保存された電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別ステップと、
   前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動ステップと、を備える、
   ことを特徴とするドキュメント管理方法。
7. コンピュータを、
   有効期限が設定された電子ファイルを第１の状態で保存する第１の保存手段、
   前記第１の保存手段により保存されている電子ファイルの有効期限に基づいて電子ファイルが期限外であるか否かを判別する判別手段、
   前記判別手段により期限外であると判別された電子ファイルを外部コンピュータに移動する移動手段、
   として機能させることを特徴とするプログラム。

Images