JP2008065711A - 業務効率化評価方法および業務効率化評価プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】現状業務設計書情報と理想業務設計書情報の２つを入力情報とし、１度にそれぞれ設計書情報の分析、および２つの設計書間の比較評価を行い、結果を１件に纏めて出力することにより、財務的コスト面だけではなく、さらに多角的な分析／評価を効率的に提供することができる業務効率化評価方法を提供する。
【解決手段】現状業務設計書１０１と理想業務設計書１０２を使用し、その各設計書のフォーマットを定義した設計書テンプレート情報保持領域１０５のテンプレート情報を参照することにより、設計書に設定されている必要な業務情報を抽出し、評価分析に関する各定義情報を保持する定義情報保持領域１０６の定義ファイルを参照し、抽出された設計書情報について、業務毎、データ毎、関連リソース毎に作業数、ファイル数の変化と電子化比率、コスト、作業時間を解析、比較、評価する。
【選択図】図１

Description

本発明は、コンピュータを用いて業務の効率化を評価する際の業務効率化評価方法に関し、特に、業務情報の読込み方法と業務効率化解析方法に関するものである。

従来、顧客の現状業務体制を見直し、顧客に効率化された業務体制を提案する際に、一般的に業務体制を図式化した設計書を用いて説明することが多いが、設計書を元に提案業務体制の効率度を多角的視点から定量的に説明することができず、また顧客側も客観的に、効率的に提案の利点を把握することが難しかった。

従来の業務プロセス評価方法としは、例えば、特開２００３−３０８４２１号公報（特許文献１）に示すような現状業務を可視的／定量的／定性的に把握できる業務プロセス可視化方法が提案されている。

これは、業務フローを作成する機能と、業務プロセスを評価する機能と、業務コストに関するトランザクション情報を保持し、トランザクション情報を参照し、各業務毎の業務コストを設計書に表示し、各業務についてどれだけのコスト（必要経費）がかかっているかを算出するシステムである。
特開２００３−３０８４２１号公報

従来の業務プロセス評価方法では、業務評価の方法はコストの算出に限られており、他観点からの業務評価が行われない。例えば、コストが削減されたと評価された業務プロセスに関して、実は作業時間が異常に増えてしまっていたり、ある部署について可能な作業量を超えるような非現実的な業務体制の設計が行われていたとしても、気付くことができない。

よって顧客から、業務別、組織別、データ別と多角的な観点から分析できること、且つ、最終的なコストだけではなく、具体的な作業時間や電子化による効率度も提示するよう求められた。

また、従来の業務プロセス評価方法では、入力情報となる１つの設計書に対して出力される評価結果は当該設計書に対する分析結果のみであった。複数の設計書情報を評価するには、業務評価システムにおいて設計書１件ずつ分析を行い、それぞれの結果をユーザ側で比較評価するという手間があった。

そこで、本発明の目的は、コンピュータによる業務効率化を評価するシステムにおいて、現状業務設計書情報と理想業務設計書情報の２つを入力情報とし、１度にそれぞれ設計書情報の分析、および２つの設計書間の比較評価を行い、結果を１件に纏めて出力することにより、財務的コスト面だけではなく、さらに多角的な分析／評価を効率的に提供することができる業務効率化評価方法を提供することにある。

本願において開示される発明のうち、代表的なものの概要を簡単に説明すれば、次のとおりである。

本発明による業務効率化評価方法は、組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価するコンピュータを用いた業務効率化評価システムの業務効率化評価方法であって、現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、現状業務モデル設計書および理想業務モデル設計書を標準化するためのテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、その評価結果を出力するものである。

また、本発明による業務効率化評価方法は、組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価するコンピュータを用いた業務効率化評価システムの業務効率化評価方法であって、現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、入力情報となる設計書の図面情報のテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、現状業務モデル設計書による現状モデルと理想業務モデル設計書による理想モデルの比較を行い、業務解析にあたって使用する各業務特有の定義情報に基づいて、理想業務モデル設計書の理想業務モデルを採用した際の業務効率化度数を算出し、この算出した業務効率化度数を評価結果として出力するものである。

また、本発明による業務効率化評価プログラムは、組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価する業務効率化評価システムの業務効率化評価プログラムであって、評価のために業務効率化評価システム内のコンピュータを、現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、現状業務モデル設計書および理想業務モデル設計書を標準化するためのテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、その評価結果を出力する手段として機能させるものである。

また、本発明による業務効率化評価プログラムは、組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価する業務効率化評価システムの業務効率化評価プログラムであって、評価のために業務効率化評価システム内のコンピュータを、現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、入力情報となる設計書の図面情報のテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、現状業務モデル設計書による現状モデルと理想業務モデル設計書による理想モデルの比較を行い、業務解析にあたって使用する各業務特有の定義情報に基づいて、理想業務モデル設計書の理想業務モデルを採用した際の業務効率化度数を算出し、この算出した業務効率化度数を評価結果として出力する手段として機能させるものである。

具体的には、本発明では、評価対象となる業務体制を図式化した設計書を外部入力情報とする。ここでの設計書は業務体制が図式化されたフローチャートやＵＭＬ（Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｏｄｅｌｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ）といったものを想定しており、システムの搭載された端末ないしは別端末上で図面作成ソフトを使用して作成し、図面作成ソフトの機能を利用し、設計書上の各オブジェクトに必要な情報を設定する。

設計書上に設定された内容を読み込むために、対応する設計書フォーマット情報を定義するテンプレート情報記憶部を備える。

設計書のフォーマットの構成要素として少なくとも設計書ＩＤ、設計書名、設計書上オブジェクトのＩＤ、および、オブジェクトの属性として少なくともオブジェクト名、属性の名称、属性のＩＤ、各オブジェクト特有の属性情報を含む設計書情報を定義する。

解析対象となる設計書に対応した設計書フォーマット情報を定義し、そのテンプレート情報を元に、設計書情報取得部によって現状業務設計書と理想業務設計書上に設定されたオブジェクト情報（業務情報、作業情報、関連組織情報、データ情報）とその属性情報が抽出され、業務解析のしやすいファイル形式（ここでは、ＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルを想定）で保存される。

これにより、設計書上の複数データが標準化された中間ファイル形式で一元的に保持でき、この中間ファイルを使用することによって分析処理をより迅速に、効率的に行うことができる。

また、本発明では、解析対象業務に関する各組織の必要人数、１人あたりの単価を含む業務特有の定義情報を記憶する定義情報記憶部を備え、業務特有の情報が設定された定義情報を参照することによって、抽出された現状業務設計書情報および理想業務設計書情報について業務解析が行われる。

ここでは、定義情報の参照の目的は業務特有となる組織の人数、単価を参照することによって人件費の算出が行えることにある。行いたい分析に対応して定義内容を設定することにより、より多角的な分析ができる。

また、本発明では、業務解析の方法として業務別解析機能、データ別解析機能、関連リソース別解析機能を有し、業務毎、データ毎、関連リソース（業務関連組織、人）毎にオブジェクトの発生件数作業数（機械作業数、手作業数）、ファイル数（電子ファイル、紙ファイル）、作業時間が解析、集計される。

さらに、効率化度数制御部によって必要な業務定義情報を参照することで、解析結果について人件費の算出と現状業務設計書情報と理想業務設計書情報の比較が行われ、発生件数の削減の割合（（現状業務情報解析結果−理想業務情報解析結果）／現状業務情報解析結果））を効率度として算出される。

また、設計書情報に関する作業、ファイル情報に関しては、発生件数だけではなく、機械（電子）か手作業（紙）かで効率化が図れるため、効率化度数制御部によって（電子化（機械化）された作業（ファイル）数／現状業務設計情報における総件数）という計算が行われ、その現状業務設計情報と理想業務設計情報の差異を効率化度数として採用する。解析結果に効率化度数を含め、結果出力部によって業務効率化評価結果が出力される。

本願において開示される発明のうち、代表的なものによって得られる効果を簡単に説明すれば以下のとおりである。

本発明によれば、設計書のフォーマットを定義したテンプレート情報を参照し設計書情報を読み込み、分析形態に対応した各定義情報を定義ファイルに設定させることで、コスト分析だけではなく、各業務、各データ、各部署レベルでの業務状態、作業期間の評価を効率的に行うことができる。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて詳細に説明する。なお、実施の形態を説明するための全図において、同一の部材には原則として同一の符号を付し、その繰り返しの説明は省略する。

図１〜図８により、本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの構成について説明する。図１は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの構成を示す構成図、図２および図３は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムに入力される設計書の一例を示す図であり、図２は現状業務設計書の一例を示し、図３は理想業務設計書の一例を示している。

図４および図５は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムのテンプレート情報の設定の一例を示す図、図６および図７は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの業務設計書情報の一例を示す図であり、図６は現状業務設計書情報の一例を示し、図７は理想業務設計書情報の一例を示している。

図８は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの定義情報の設定の一例を示す図である。

図１において、業務効率化評価システム１００は、設計書テンプレート情報を保持する設計書テンプレート情報保持領域１０５を有するテンプレート情報記憶部１１１、定義情報を保持する定義情報保持領域１０６を有する定義情報記憶部１１２、データ入力部１１０、設計書情報取得部１１３、業務別解析機能１１４、データ別解析機能１１５、関連リソース別解析機能１１６、効率化度数制御部１１７、結果出力部１１８から構成されている。

また、解析対象となる現状業務設計書１０１と理想業務設計書１０２が外部入力情報となっている。

現状業務設計書１０１および理想業務設計書１０２の各設計書は、それぞれ図２および図３に示されるようにフローチャートやＵＭＬ（Ｕｎｉｆｉｅｄ Ｍｏｄｅｌｉｎｇ Ｌａｎｇｕａｇｅ）といったものを想定しており、システムの搭載された端末ないしは別端末上で図面作成ソフトを使用して作成されたものであり、通常顧客に提案をする際に使用するような設計書となる。

本実施の形態の業務効率化評価システム１００で業務解析を行うためには、入力となる現状業務設計書１０１および理想業務設計書１０２の設計書に関して、図面作成ソフトの機能を利用し、設計書上の各オブジェクトに必要な属性情報を設定しておく必要がある。

この現状業務設計書１０１および理想業務設計書１０２の設計書のオブジェクト情報や属性情報を含む設計書フォーマットの定義は、入力装置１０９から設計書のテンプレート情報を登録するデータ入力部１１０を介しテンプレート情報記憶部１１１の設計書テンプレート情報保持領域１０５に保持させることができる。

このテンプレート情報の設定例を図４および図５に示す。設計書情報取得部１１３が設計書テンプレート情報保持領域１０５にある設計書テンプレート情報を元に、現状業務設計書１０１および理想業務設計書１０２の設計書に設定されている設計書情報を抽出し、それぞれ現状業務設計書情報１０３と理想業務設計書情報１０４として、解析を行いやすいファイル形式で変換出力する。

この現状業務設計書情報１０３と理想業務設計書情報１０４を元に業務別解析機能１１４、データ別解析機能１１５、関連リソース別解析機能１１６の少なくとも１つの解析機能を介し業務解析を行う。

業務別解析機能１１４は業務毎に作業数（機械作業数、手作業数）、ファイル数（電子ファイル数、紙ファイル数）、データ数（電子データ数、紙データ数）のカウントと、業務全体でかかる作業日数の集計を行う。

データ別解析機能１１５はデータ毎に通過作業数（機械作業数、手作業数）、通過ファイル数（電子ファイル数、紙ファイル数）のカウントと、データ毎にかかる作業日数の集計を行う。

関連リソース別解析機能１１６は作業者（作業組織）毎に作業数（機械作業数、手作業数）、ファイル数（電子ファイル数、紙ファイル数）、データ数（電子データ数、紙データ数）のカウントと、作業者（作業組織）毎にかかる作業日数の集計を行う。

また、業務効率化評価システム１００は業務に関連する組織の人数、人件費の単価等業務特有の情報を定義するために入力装置１０９、データ入力部１１０および定義情報記憶部１１２を備える。

効率化度数制御部１１７では、定義情報保持領域１０６を参照し、現状業務設計書情報１０３と理想業務設計書情報１０４の解析結果の作業日数に作業組織の人数と単価を乗じ、人件費を算出する。

さらに、業務別解析機能１１４、データ別解析機能１１５、関連リソース別解析機能１１６の解析結果と人件費結果について現状業務体制解析結果と理想業務体制解析結果を比較し、効率化度数を算出し業務効率化評価結果情報１０７が作成される。さらに結果出力部１１８によって、業務効率化評価結果１０８が出力される。

図２に現状業務設計書１０１の一例を示す。当該設計書はシステムの搭載された端末ないしは別端末上で作成、出力される。ここでは、データフロー図を設計書の一例としている。

該業務に関するデータの流れを示しており、作業者（作業組織）、作業内容（手作業、機械作業）、使用ファイル（紙、電子）、データの内容と流れが図式化されている。オブジェクトによっては当該設計書を作成する際に図表作成ソフトの機能を使い属性情報が設定できる（例えば、「試験回答」作業の属性として「作業日数」が設定でき、試験解答にかかる日数（１日）が設定できる）。これら設計書特有のフォーマット情報は設計書テンプレート情報保持領域１０５に定義されている必要がある。

図３に理想業務設計書１０２の一例を示す。当該設計書はシステムの搭載された端末ないしは別端末上で作成、出力される。ここでは、データフロー図を設計書の一例としている。現状業務設計書１０１と同じ業務に関して、現状業務体制を改善した場合の業務体制を図式化したものである。現状業務設計書１０１と比較するため、現状業務設計書１０１と設計書フォーマットは同じにすることが前提となる。

図４、図５に設計書テンプレート情報保持領域１０５に格納される設計書テンプレート情報の一例を示す。設計書情報取得部１１３は現状業務設計書１０１および理想業務設計書１０２の業務設計書情報を読み込む際、対応する設計書のフォーマット情報を設計書テンプレート情報保持領域１０５から参照する。

例えば、図２のデータフロー図を現状業務設計書１０１、図３のデータフロー図を理想業務設計書１０２として業務解析を行う場合、図４のＨ１０１に定義されているデータフロー図に関するテンプレート情報（Ｈ１０２にあるようにＧｙｏｕｍｕ、Ｏｐｅｒａｔｉｏｎ、Ｏｐｅｒａｔｏｒ、ＤａｔａＦｌｏｗ、Ｆｉｌｅ等、該当設計書で使用されるオブジェクトの種類が定義）を参照し、さらに、各オブジェクトに関して図５のＨ２０１に定義されるようなオブジェクト毎の属性情報も参照する。

図６に、設計書テンプレート情報保持領域１０５の設計書テンプレート情報を参照し、設計書情報取得部１１３が現状業務設計書１０１を元に出力した現状業務設計書情報１０３の一例を示す。

ここではＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルでの出力を想定している。図２に示す現状業務設計書１０１上の情報を、図４および図５のテンプレート情報を参照し、解析がしやすいファイル形式に変換出力し、現状業務設計書１０１上で設定されている作業名やデータ名等の設計書情報が保持される。

設計書情報、業務情報が抽出転記されたデータを図６の４０１で示し、図６の４０２では設計書上の作業者（作業組織）情報（作業者名、ＩＤ）、図６の４０３で設計書上に発生するファイル情報（ファイル名、ＩＤ、電子／紙情報）、図６の４０４で設計書上に発生する作業情報（作業名、ＩＤ、機械化／手作業情報、作業時間、作業者ＩＤ）、図６の４０５でデータ情報（データ名、ＩＤ、始点情報、終点情報、伝達時間）が抽出出力された例を示す。

図７に、設計書テンプレート情報保持領域１０５の設計書テンプレート情報を参照し、設計書情報取得部１１３が理想業務設計書１０２を元に出力した理想業務設計書情報１０４の一例を示す。

現状業務設計書情報１０３と同様の形態にするため、ここではＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）ファイルでの出力を想定している。図３に示す理想業務設計書１０２上の情報を、図４および図５のテンプレート情報を参照し、解析がしやすいファイル形式に変換出力し、理想業務設計書１０２上で設定されている作業名やデータ名等の設計書情報が保持される。

設計書情報、業務情報が抽出転記されたデータを図７の５０１で示し、図７の５０２では設計書上の作業者（作業組織）情報（作業者名、ＩＤ）、図７の５０３で設計書上に発生するファイル情報（ファイル名、ＩＤ、電子／紙情報）、図７の５０４で設計書上に発生する作業情報（作業名、ＩＤ、機械化／手作業情報、作業時間、作業者ＩＤ）、図７の５０５でデータ情報（データ名、ＩＤ、始点情報、終点情報、伝達時間）が抽出出力された例を示す。

図８に定義情報記憶部１１２の定義情報保持領域１０６に格納される定義情報の設定の一例を示す。ここでは、ＸＭＬ（ｅＸｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）形式のファイルを使用し、関連部署について必要な人数やそれぞれの単価等、業務に特化した情報を定義する。

例えば、試験実施業務に関して総務部では必要人数が２名、単価が５０万となっており（図８の６０１）、教育部に関しては必要人数が４名、単価が３０万となっている（図８の６０２）。これらの情報を元に、１１７の効率化度数制御部で人件費の算出が行われる。

次に、図９〜図１１により、本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの出力結果の一例について説明する。図９〜図１１は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの出力結果の一例を示す図であり、図９は業務別解析機能を介した業務効率化評価結果の一例を示し、図１０はデータ別解析機能を介した業務効率化評価結果の一例を示し、図１１は関連リソース別解析機能を介した業務効率化評価結果の一例を示している。

図９の７０１では業務別解析機能１１４で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４から、項目毎に該当業務に設定されているオブジェクトの件数をカウントした結果が表示される。

例えば、業務別分析の場合、図６に示す現状業務設計書情報１０３の業務ＩＤ（４０１、ここでは”ＡｓＩｓ−０００１”）と、図７に示す理想業務設計書情報１０４上の業務ＩＤ（５０１、ここでは”ＴｏＢｅ−０００１”）をキーとして、各項目に対するレコード数をカウントする。

図９の７０２では、業務別解析機能１１４で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４で設定されていた作業日数を加算した結果が表示される。

図９の７０３では業務別解析機能１１４の解析結果と図８に示す定義情報保持領域１０６の定義情報を元に効率化度数制御部１１７が人件費を算出した結果が表示される。

図９の７０４では業務別解析機能１１４の解析結果と人件費結果について現状業務体制と理想業務体制とを比較し、効率化度数を算出した結果が表示される。

図１０の８０１ではデータ別解析機能１１５で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４から該当オブジェクトの件数をカウントした結果が表示される。

例えば、データ別分析の場合、図６に示す現状業務設計書情報１０３のデータＩＤ（４０５、ここでは”ＤＦ−ＸＸＸＸ”）と、図７に示す理想業務設計書情報１０４上のデータＩＤ（５０５、ここでは”ＤＦ−ＸＸＸＸ”）をキーとして、各項目に関連するレコード数をカウントする。

図１０の８０２ではデータ別解析機能１１５で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４で設定されていた作業日数を加算した結果がデータ毎に表示される。

図１０の８０３ではデータ別解析機能１１５の解析結果と図８に示す定義情報保持領域１０６の定義情報を元に効率化度数制御部１１７が人件費を算出した結果が表示される。

図１０の８０４ではデータ別解析機能１１５の解析結果と人件費結果について現状業務体制と理想業務体制とを比較し、効率化度数を算出した結果が表示される。

図１１の９０１では関連リソース別解析機能１１６で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４から該当オブジェクトの件数をカウントした結果が表示される。

例えば、関連リソース別分析の場合、図６に示す現状業務設計書情報１０３の作業者ＩＤ（４０２、ここでは”ＯＰＲ−ＸＸＸＸ”）と、図７に示す理想業務設計書情報１０４上の作業者ＩＤ（５０２、ここでは”ＯＰＲ−ＸＸＸＸ”）をキーとして、各項目に関連するレコード数をカウントする。

図１１の９０２では関連リソース別解析機能１１６で現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４で設定されていた作業日数を加算した結果がリソース毎に表示される。

図１１の９０３では関連リソース別解析機能１１６の解析結果と図８に示す定義情報保持領域１０６の定義情報を元に１１７の効率化度数制御部が人件費を算出した結果が表示される。

図１１の９０４では関連リソース別解析機能１１６の解析結果と人件費結果について現状業務体制と理想業務体制とを比較し、効率化度数を算出した結果が表示される。

次に、図１２により本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの動作について説明する。図１２は本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの動作を示すフローチャートである。

まず、図２に示す現状業務設計書１０１と図３に示す理想業務設計書１０２を読み込む（ステップ１００１）。

そして、設計書に設定されている設計書ＩＤをキー（ここではＤａｔａＦｌｏｗ）に設計書テンプレート情報保持領域に設定されている図４および図５に示すようなテンプレート情報から対応する設計書とオブジェクト情報を取得し（ステップ１００２）、テンプレート情報を元に設計書上のオブジェクトおよび設定情報を取得し、ＣＳＶ（Ｃｏｍｍａ Ｓｅｐａｒａｔｅｄ Ｖａｌｕｅｓ）で抽出し出力する（ステップ１００３）。

そして、出力された図６に示すような現状業務設計書情報１０３および図７に示すような理想業務設計書情報１０４を比較し評価するために、ＧＵＩ画面が表示され、画面を通して評価者が対象設計書を業務別、データ別、関連リソース別に解析するか指摘することができる（ステップ１００４、ステップ１００６、ステップ１００８）。

業務別解析処理が指定された場合（ステップ１００４）、業務ＩＤをキーとして、他項目の発生件数や設定数値を集計していく。例えば、「試験実施業務」に関して、業務評価を行う場合、現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４のそれぞれについて、図６に示す現状業務設計書情報１０３および図７に示す理想業務設計書情報１０４から業務ＩＤ（４０１の”ＡｓＩｓ−０００１”および５０１の”ＴｏＢｅ−０００１”）をキーとして全手作業数、機械作業数、データ数、電子ファイル数、紙ファイル数をカウントする。

例えば、図６に示す現状業務設計書情報１０３において、「試験実施」業務配下のファイルオブジェクトレコードについて（４０３）、ここではレコードの最終項目が”ＭＮ”であれば紙形式を示し、”ＡＴ”であれば電子形式を示すため、図６の４０３において電子形式のファイルは「試験結果ファイル」の１件であるとカウントされる。

一方、図７に示す理想業務設計書情報１０４の５０３においては電子形式のファイルは「試験結果ファイル」と「合否結果ファイル」の２件であるとカウントされる。

また、作業オブジェクトデータ（４０４、５０４）に設定されている必要日数データおよびデータフローオブジェクト（４０５、５０５）に設定されている必要日数データを参照し、当該業務で必要な日数を算出する（ステップ１００５）。

また、データ別解析処理が指定された場合（ステップ１００６）、データＩＤをキーとして、他項目の発生件数や設定数値を集計していく。例えば、「試験実施業務」に関して、データ別業務評価を行う場合、現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４のそれぞれについて、図６に示す現状業務設計書情報１０３および図７に示す理想業務設計書情報１０４からデータＩＤ（４０５の”ＤＦ−ＸＸＸＸ”および５０５の”ＤＦ−ＸＸＸＸ”）をキーとして手作業数、機械作業数をカウントする。

例えば、図６に示す現状業務設計書情報１０３において、２件の「回答結果」データレコードについて（４０５におけるデータＩＤが”ＤＦ−００１”のデータ）、１件目の回答結果データは始点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００１”、終点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００２”であり、２件目の回答結果データは始点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００２”、終点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００３”であることが読み取れる。

つまり「回答結果」データは計３つの作業を通るとカウントされ、それぞれの作業について該当の作業オブジェクトＩＤ（４０４）を参照し、作業が手作業か機械作業が判定し、それぞれの項目でカウントする。

図６の４０４において作業ＩＤ”ＯＰＮ−０００１””ＯＰＮ−０００２””ＯＰＮ−０００３”について「手動自動情報」が手作業（レコードの４項目目、ここでは”ＭＮ”と設定）設定されているため、全て手作業としてカウントされる。

一方、図７に示す理想業務設計書情報１０４において、２件の「回答結果」データレコードについて（５０５におけるデータＩＤが”ＤＦ−００１”のデータ）、１件目の回答結果データは始点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００１”、終点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００２”であり、２件目の回答結果データは始点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００２”、終点となる作業オブジェクトＩＤが”ＯＰＮ−０００３”であることが読み取れる。

また、「回答結果」データは計３つの作業を通るとカウントされ、それぞれの作業について該当の作業オブジェクトＩＤ（５０４）を参照し、作業が手作業か機械作業が判定し、それぞれの項目でカウントする。図７の５０４において作業ＩＤ”ＯＰＮ−０００１” ”ＯＰＮ−０００２”については「手動自動情報」（レコードの４項目目）が手作業（ここでは”ＭＮ”と設定）設定されており、”ＯＰＮ−０００３”においては機械作業（ここでは”ＡＴ”と設定）とあるため、手作業作業が２件、機械作業が１件としてカウントされる。

また、作業オブジェクトデータ（４０４、５０４）に設定されている必要日数データおよびデータフローオブジェクト（４０５、５０５）に設定されている必要日数データを参照し、当該業務で必要な日数を算出する（ステップ１００７）。

関連リソース別解析処理が指定された場合（ステップ１００８）、作業者ＩＤをキーとして、他項目の発生件数や設定数値を集計していく。例えば、「試験実施業務」に関して、業務評価を行う場合、現状業務設計書情報１０３および理想業務設計書情報１０４のそれぞれについて、図６に示す現状業務設計書情報１０３および図７に示す理想業務設計書情報１０４から作業者ＩＤ（４０２の”ＯＰＲ−ＸＸＸＸ”および５０２の”ＯＰＲ−ＸＸＸＸ”）をキーとして手作業数、機械作業数をカウントする。

例えば、図６、図７に示す業務設計書情報において、図６の４０４および図７の５０４の各作業オブジェクトレコードの最終項目に「作業者ＩＤ」が設定されており、このＩＤをキーに、各作業者事の作業数をカウントし、レコード（４０４、５０４）の４項目目に設定されている手動／自動情報を元に、データ別業務分析と同様に、それぞれ手作業数、機械作業数としてカウントしていく。

また、作業オブジェクトデータ（４０４、５０４）に設定されている必要日数データおよびデータフローオブジェクト（４０５、５０５）に設定されている必要日数データを参照し、当該業務で必要な日数を算出する（ステップ１００９）。

ここでは、３つの解析パターンを提示するが、ステップ１００３で抽出した設計書情報のデータパターンに応じて分析の基準とするキーを変更することにより他レベルでの解析も可能となる。

次に、人件費の算出のために、図８に示すような業務特有の定義情報（各組織で関与する人数やその単価等を含む）を読み込み（ステップ１０１０）、さらに、効率化度数制御部によって、各解析で集計された数値および定義情報を元に人件費の算出と、効率度の算出を行う（ステップ１０１１）。

例えば、図８に示す定義情報に設定された人件費単価×作業期間×関与人数で人件費を算出し（図９の７０３、図１０の８０３、図１１の９０３）、また、各解析で算出されたオブジェクトの発生件数や作業日数、人件費の数値を現状業務設計情報と理想業務設計情報で比較し、発生件数の削減の割合（（現状業務情報解析結果−理想業務情報解析結果）／現状業務情報解析結果））を効率化度数とし、業務効率化評価結果１０８として、図９の７０４、図１０の８０４、図１１の９０４のように表示される。

例えば、図９について、試験実施業務において作業にかかる所要時間が３５日から１５日と、２０日削減されたことにより、２０（日）／３５（日）により効率化度数が５７％と設定される。

また、作業項目とファイル項目に関しては、機械化されているかどうかが効率化に大きく関わるため、それらについては（電子化（機械化）された作業（ファイル）数／現状業務設計情報における総件数）という計算が行われ、その現状業務設計情報と理想業務設計情報の差異を効率化度数として採用する。

図１０については、データ別にこの解析が行われ、図１１ついては関連リソース別にこの解析が行われ結果が示されている。

このように、一対の業務設計書（現状業務設計書と理想業務設計書）から、業務別、データ別、関連リソース別と多角的な視点から業務効率の評価を行うことができる。効率化度数の計算後、結果出力部によって、各解析の結果である業務効率化評価結果１０８が出力される（ステップ１０１２）。

以上のように、本実施の形態では、設計書のフォーマットを定義したテンプレート情報を参照し設計書情報を読み込み、分析形態に対応した各定義情報を定義ファイルに設定させることで、コスト分析だけではなく、各業務、各データ、各部署レベルでの業務状態、作業期間の評価を効率的に行うことが可能である。

以上、本発明者によってなされた発明を実施の形態に基づき具体的に説明したが、本発明は前記実施の形態に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

本発明は、コンピュータを用いて業務の効率化を評価する際の業務効率化評価方法に関し、業務の効率化を可視的／定量的／定性的に把握するためのシステムに広く適用可能である。

本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの構成を示す構成図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムに入力される設計書の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムに入力される設計書の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムのテンプレート情報の設定の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムのテンプレート情報の設定の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの業務設計書情報の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの業務設計書情報の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの定義情報の設定の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの出力結果の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの出力結果の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの出力結果の一例を示す図である。 本発明の一実施の形態に係る業務効率化評価方法を適用した業務効率化評価システムの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１００…業務効率化評価システム、１０１…現状業務設計書、１０２…理想業務設計書、１０３…現状業務設計書情報、１０４…理想業務設計書情報、１０５…設計書テンプレート情報保持領域、１０６…定義情報保持領域、１０７…業務効率化評価結果情報、１０８…業務効率化評価結果、１０９…入力装置、１１０…データ入力部、１１１…テンプレート情報記憶部、１１２…定義情報記憶部、１１３…設計書情報取得部、１１４…業務別解析機能、１１５…データ別解析機能、１１６…関連リソース別解析機能、１１７…効率化度数制御部、１１８…結果出力部。

Claims (5)

1. 組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価するコンピュータを用いた業務効率化評価システムの業務効率化評価方法であって、
   現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、前記現状業務モデル設計書および前記理想業務モデル設計書を標準化するためのテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、その評価結果を出力することを特徴とする業務効率化評価方法。
2. 組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価するコンピュータを用いた業務効率化評価システムの業務効率化評価方法であって、
   現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、入力情報となる設計書の図面情報のテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、現状業務モデル設計書による現状モデルと理想業務モデル設計書による理想モデルの比較を行い、業務解析にあたって使用する各業務特有の定義情報に基づいて、前記理想業務モデル設計書の理想業務モデルを採用した際の業務効率化度数を算出し、この算出した業務効率化度数を評価結果として出力することを特徴とする業務効率化評価方法。
3. 請求項１または２記載の業務効率化評価方法において、
   前記データ解析は、前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報を構成する各要素の業務の発生件数、および作業時間を解析、比較する業務別解析、前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報上に記載されているデータ毎の業務効率度を解析するデータ別解析、前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報を構成する各要素の業務に関わる人や組織レベルで業務効率度を分析する関連リソース別解析であることを特徴とする業務効率化評価方法。
4. 組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価する業務効率化評価システムの業務効率化評価プログラムであって、
   前記評価のために前記業務効率化評価システム内のコンピュータを、
   現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、前記現状業務モデル設計書および前記理想業務モデル設計書を標準化するためのテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、その評価結果を出力する手段として機能させることを特徴とする業務効率化評価プログラム。
5. 組織内の業務効率化のために、現状の業務体制と目標とすべき業務体制を比較しその効果を評価する業務効率化評価システムの業務効率化評価プログラムであって、
   前記評価のために前記業務効率化評価システム内のコンピュータを、
   現状の業務体制を図式化した現状業務モデル設計書および目標とすべき業務体制を図式化した理想業務モデル設計書を、入力情報となる設計書の図面情報のテンプレート情報に基づいて読み込み、標準化された中間ファイルとして現状業務モデル設計書情報および理想業務モデル設計書情報を出力し、この出力された前記現状業務モデル設計書情報および前記理想業務モデル設計書情報に基づいて、少なくとも１つ以上のデータ解析を行い、現状業務モデル設計書による現状モデルと理想業務モデル設計書による理想モデルの比較を行い、業務解析にあたって使用する各業務特有の定義情報に基づいて、前記理想業務モデル設計書の理想業務モデルを採用した際の業務効率化度数を算出し、この算出した業務効率化度数を評価結果として出力する手段として機能させることを特徴とする業務効率化評価プログラム。

Images