JP2007208347A - ネットワークファクシミリ装置及びその制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】 送信してはならない文書を、実際に文書を送信する前に確認できるネットワークファクシミリ装置及びその制御方法を提供すること。
【解決手段】 送信用文書が送信先に送付される前に、当該文書データを画像データにデータ変換手段１０３にて変換し、保存する。電子メール作成手段１０５は、読み出された前記保存された画像データおよび通信データを送信するための電子メールを作成する。前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力する。通信許可判定手段１０７は、前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出する。通信制御手段１３０，１４０が通信許可判定手段１０７からの送信許可情報を受けた場合のみ、前記送信用文書のファクシミリ送信が開始される。
【選択図】 図１

Description

本発明は、インターネット又はローカルエリアネットワークに接続し、インターネット又はローカルエリアネットワークを介して画像データを送受信する機能と、ファクシミリ装置機能を備えたネットワークファクシミリ装置、その制御方法、制御プログラム、記録媒体に関する。

紙に印刷された文書をファクシミリ装置を使用して送付する状況で、送信済みの文書がファクシミリ装置から文書の管理者に対して電子メールなどの手段により通知されることにより、文書の管理者がその電子メールを確認することで、誰がどのような文書を送付したのかを確認することが可能であった。

しかし、従来の方法では、どのような文書が送信されたのかを知ることができるのは既に文書が送信された後になってしまうため、その文書が外部に送信してはならないものであったとしても、送信前には何の確認もされず、その結果、機密情報が外部に流出し、事後に情報の流出が明らかになる、という問題が存在していた。

なお、従来技術として以下の特許文献１及び特許文献２を参照されたい。

特開２０００−１９６７９３号公報 特開２００２−２７１９５号公報

従来は、ファクシミリ使用者が文書を送信した後で、送信済みの文書が文書の管理者に対して電子メールなどの手段により通知され、その電子メールにより、誰がどのような文書を送信したかを確認することができた。しかし、この場合は、既に送信した文書についての管理ができるだけのものであるため、外部に送信してはならない文書が送信されたかどうかについては、実際に文書が送信された後で確認するしかなかった。このため、送信者の善意・悪意によらず、機密情報が外部に流出し、事後に情報の流出が明らかになる、という問題が存在していた。

そこで本発明は、送信してはならない文書を、実際に文書を送信する前に確認できるネットワークファクシミリ装置、その制御方法、制御プログラム、記録媒体を提供することを目的とする。

本発明は、ファクシミリ使用者が文書をファクシミリ装置を使用して送付する際に、実際に文書が送信先に送付される前に、文書を管理する管理者により、その該当文書が送信されても良いものかを事前に確認できるようにし、送信しようとする文書はパーソナルコンピュータで扱える画像ファイルとして文書の管理者に対して送信され、送信しようとする文書が送信されても良いものであれば、文書の管理者がパスワードを入力することにより文書が送信先に送付されることを特徴とする。なお、使用者はファクシミリを送信する通常の操作をするだけで良い。

本発明は、以下のような上記課題を解決するための具体的手段を採用している。

本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、
ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定する管理者情報設定手段（１０１）と、
前記管理者情報設定手段（１０１）により設定された管理者情報を記憶する管理者情報記憶手段（１０２）と、
紙に印刷された送信用文書データを読み取るスキャナ部（１１０）と、
読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するデータ変換手段（１０３）と、
通信情報を作成し、保存する通信情報作成手段（１０４）と、
前記保存された画像データ及び前記通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段（１０５）と、
前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うデータ通信管理手段（１０６）と、
前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力する入力手段と、
前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出する通信許可判定手段（１０７）を有し、
通信制御手段（１３０，１４０）が前記通信許可判定手段からの送信許可情報を受けた場合のみ、前記指定された送信文書のファクシミリ送信が開始されることを特徴とする。

さらに、前記通信許可判定手段から送信許可情報が送出されなかった場合、前記送信文書に対応する画像データが画像データ保存領域から削除される。

さらに、前記送信文書の管理者情報は、当該管理者のメールアドレス、前記送信許可パスワード認証情報である。

さらに、前記画像ファイルのファイル形式がパーソナルコンピュータで扱える形式である。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置は、
ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定する管理者情報設定手段（２０１）と、
前記管理者情報設定手段（２０１）により設定された管理者情報を記憶する管理者情報記憶手段（２０２）と、
紙に印刷された送信用文書データを読み取るスキャナ部（２１０）と、
読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するデータ変換手段（２０３）と、
通信情報を作成し、保存する通信情報作成手段（２０４）と、
前記保存された画像データ及び通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段（２０５）と、
前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うデータ通信管理手段（２０６）と、
前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力する入力手段（２６０）と、
前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出する通信許可判定手段（２０７）と、
あらかじめ記憶されたファクシミリ装置使用者の使用者ＩＤ及びパスワードを含む使用者識別情報と送られてきた使用者情報とを照合し、当該使用者に前記送信文書の送信を許可するか否かを判断して文書送信許可有無情報及び当該使用者の電子メールからなる認証情報を送出する認証サーバ（２９０）と、
前記使用者によって入力された前記使用者識別情報を前記認証サーバに送信し、前記認証サーバからの認証情報を受けて保存する認証手段（２０８）を有し、
通信制御手段（２３０，２４０）が前記通信許可判定手段からの送信許可情報を受けた場合及び前記認証手段が文書送信許可有情報を受けた場合にのみ、前記指定された送信文書のファクシミリ送信が開始されることを特徴とする。

さらに、前記認証情報は送信許可有無情報、使用者の電子メールアドレス、所属するグループ名である。

さらに、前記入力手段に入力される送信許可情報は管理者コンピュータを介して入力される。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置の制御方法は、
ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
前記設定された管理者情報を記憶するステップと、
紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
通信情報を作成し、保存するステップと、
前記保存された画像データ及び前記通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップを有し、
前記送信許可情報を受けた場合に、前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップを有することを特徴とする。

また、本発明に係るネットワークファクシミリ装置の制御方法は、
ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
設定された管理者情報を記憶するステップと、
紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
通信情報を作成し、保存するステップと、
前記保存された画像データ及び通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップと、
あらかじめ記憶されたファクシミリ装置使用者の使用者ＩＤ及びパスワードを含む使用者識別情報と送られてきた使用者情報を照合し、当該使用者に送信文書の送信を許可するか否かを判断して文書送信許可有無情報及び当該使用者の電子メールからなる認証情報を送出するステップと、
前記使用者によって入力された前記使用者識別情報を前記認証サーバに送信し、前記認証サーバからの認証情報を受けて保存するステップと、
前記送信許可情報及び前記文書送信許可有情報を受けた場合に前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップを有することを特徴とする。

本発明によれば、送信しようとした文書の画像ファイルをパーソナルコンピュータで管理できるため送信しようとした文書がどの文書かすぐにわかることができる。

さらに本発明によれば、送信しようとした文書の画像ファイルを電子メールで受信できるため送信しようとした文書が送信しても良いものか判断できる。

さらに本発明によれば、文書の管理者が送信許可の操作をしなければ、装置から文書が送信されることはないため、送信しようとした文書が送信に適さなければ、送信しないようにできる。

また、本発明によれば、使用者の認証を行い、認証の結果、使用者の文書送信許可有無情報を取得するように構成されているため、使用者によっては、文書の管理者の手を煩わせることなく、文書の送信をすることができる。

さらに本発明によれば、使用者に文書送信許可がない場合には文書の管理者に対して電子メールが送信されるが、このとき送信される通信情報には使用者のユーザ識別ＩＤ・メールアドレスが記載されるため、文書送信許可がない使用者の誰が、どのような文書を送信しようとしているかを知ることができる。

さらに本発明によれば、使用者に文書送信許可がある場合にも文書の管理者に対して電子メールが送信されるが、このとき送信される通信情報には使用者のユーザ識別ＩＤ・メールアドレスが記載されるため、文書送信許可がある使用者の誰が、どのような文書を送信したのかを知ることができる。

また、本発明によれば、ネットワーク制御部３４０により遠隔管理手段３０８を使用することができるため、文書の管理者は文書送信の度にファクシミリ装置のところに行って操作部から入力作業をする必要は無く、電子メールを受信したパーソナルコンピュータを使用して文書の送信をすることができる。

次に、本発明の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成について図面を参照して詳細に説明する。図１を参照すると、本発明の第１の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置は、ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部１００と、紙に印刷された文書を読み取るためのスキャナ部１１０と、ファクシミリ装置で受信したデータや、通信管理レポートなどを印刷するプリンタ部１２０と、電話回線による通信を制御する通信制御部１３０と、ＬＡＮやインターネットなどのネットワークによる通信を制御するネットワーク制御部１４０と、ファクシミリ装置の情報を画面表示する表示部１５０と、ファクシミリ装置の操作に使用する操作部１６０と、電子メールの送受信に使用されるメールサーバ１７０と、電子メールを受信するパーソナルコンピュータ１８０とを含んで構成されている。

ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部１００は、管理者情報設定手段１０１と、管理者情報記憶手段１０２と、データ変換手段１０３と、通信情報作成手段１０４と、電子メール作成手段１０５と、データ通信管理手段１０６と、通信許可判定手段１０７とを有する。

これらの手段はそれぞれ以下のように動作する。管理者情報設定手段１０１は、操作部１６０を使用して、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名を入力して設定する手段である。

管理者情報記憶手段１０２は、管理者情報設定手段１０１により設定した内容を記憶する手段である。データ変換手段１０３は、スキャナ部１１０で読み取ったデータをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換する。通信情報作成手段１０４は、日時・送付先・通信回線・送信文書名、送信文書番号等の情報を作成する。

電子メール作成手段１０５は、文書の送信情報を通知するメールアドレスに対して、データ変換手段１０３により変換された画像ファイルと、通信情報作成手段１０４により作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する。データ通信管理手段１０６は、通信制御部１３０とネットワーク制御部１４０を使用する送受信の管理を行う。通信許可判定手段１０７は、文書の管理者が操作部１６０を使用してパスワードを入力したときに、文書に対して送信するか否かの判定を行う。

次に、図１及び図２のフローチャート及び図３のフローチャートを参照して本発明の第１の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の動作について詳細に説明する。

まず、ファクシミリ装置の管理者は、操作部１６０を使用して、文書を管理するグループ毎に、文書の管理者の情報を管理者情報設定手段１０１により設定する。文書の管理者の情報として、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名が含まれる。この文書の管理者の情報は管理者情報記憶手段１０２により記憶される。

使用者は、送付したい文書の印刷された用紙をスキャナ部１１０にセットし、操作部１６０で自身の所属するグループ名を選択し、宛先情報などを入力して、送信操作を行う（ステップＡ１）。装置では、選択されたグループに対応する文書の管理者のメールアドレスが登録されているかどうかを判断する（ステップＡ２）。登録されているのであれば、データ変換手段１０３により、送信データをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換して、保存する（ステップＡ３）。

次に、通信情報作成手段１０４により、日時・送付先・通信回線・送信文書名・送信文書番号等の情報を作成する（ステップＡ４）。次に、電子メール作成手段１０５により、ステップＡ２で取得されたメールアドレスに対して、ステップＡ３で作成された画像ファイルと、ステップＡ４で作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する（ステップＡ５）。具体的には前記画像ファイルと前記通信情報をメールに添付する。

最後に、データ通信管理手段１０６により、ステップＡ５で作成された前記画像ファイルと前記通信情報が添付された電子メールを、ネットワーク制御部１４０を使用してメールサーバに対して送信する（ステップＡ６）。ここで、登録されているメールアドレスは文書の管理者のアドレスであるので、データ通信管理手段１０６により送信された電子メールは、文書の管理者が受信することになる。文書の管理者は、送信しようとしている文書の内容・送付先を確認し、送信しても良いものであれば、操作部１６０を使用してグループ名・パスワードを入力し（ステップＢ１）、パスワードが認証を通れば（ステップＢ２）、該当する送信文書番号の文書を選択し（ステップＢ３）、対象文書に対して送信許可を与えることで（ステップＢ４）、装置は文書の送信処理を行う（ステップＢ５）。また、送信してはならない文書であった場合には、対象文書を削除することで（ステップＢ６）、装置から文書は送信されない。

次に、本発明の第２の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成について図面を参照して詳細に説明する。

図４を参照すると、本発明の第２の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置は、ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部２００と、紙に印刷された文書を読み取るためのスキャナ部２１０と、ファクシミリ装置で受信したデータや、通信管理レポートなどを印刷するプリンタ部２２０と、電話回線による通信を制御する通信制御部２３０と、ＬＡＮやインターネットなどのネットワークによる通信を制御するネットワーク制御部２４０と、ファクシミリ装置の情報を画面表示する表示部２５０と、ファクシミリ装置の操作に使用する操作部２６０と、電子メールの送受信に使用されるメールサーバ２７０と、電子メールを受信するパーソナルコンピュータ２８０と、ファクシミリ装置使用者の認証を行う認証サーバ２９０とを含んで構成されている。

認証サーバ２９０は、ファクシミリ装置の使用者を限定する目的で用いられ、それぞれの使用者に対応する情報を管理する。使用者に対応する情報としては、ユーザ識別ＩＤ・パスワード・文書送信許可有無情報・使用者のメールアドレス・所属するグループ名が含まれる。

ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部２００は、管理者情報設定手段２０１と、管理者情報記憶手段２０２と、データ変換手段２０３と、通信情報作成手段２０４と、電子メール作成手段２０５と、データ通信管理手段２０６と、通信許可判定手段２０７と、認証手段２０８を有して構成される。

上記した各手段はそれぞれ以下のように動作する。管理者情報設定手段２０１は、操作部２６０を使用して、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名を入力して設定する。

管理者情報記憶手段２０２は、管理者情報設定手段２０１により設定した内容を記憶する手段である。データ変換手段２０３は、スキャナ部２１０で読み取ったデータをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換する。

通信情報作成手段２０４は、日時・送付先・通信回線・送信文書名、送信文書番号、送信者の文書送信許可有無情報等の情報を作成する。電子メール作成手段２０５は、文書の送信情報を通知するメールアドレスに対して、データ変換手段２０３により変換された画像ファイルと、通信情報作成手段２０４により作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する。

データ通信管理手段２０６は、通信制御部２３０とネットワーク制御部２４０を使用する送受信の管理を行う。通信許可判定手段２０７は、文書の管理者が操作部２６０を使用してパスワードを入力したときに、文書に対して送信するか否かの判定を行う。

認証手段２０８は、使用者がファクシミリ装置使用開始時に入力するユーザ識別ＩＤ・パスワードをネットワーク制御部２４０を使用して認証サーバ２９０に送信し、認証された場合に、文書送信許可有無情報と使用者のメールアドレスと所属するグループ名を取得する。

次に、図４及び図５のフローチャート及び図６のフローチャート及び図７のフローチャートを参照して本発明の第２の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の動作について詳細に説明する。

まず、ファクシミリ装置の管理者は、操作部２６０を使用して、文書を管理するグループ毎に、文書の管理者の情報を管理者情報設定手段２０１により設定する。文書の管理者の情報として、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名が含まれる。この文書の管理者の情報は管理者情報記憶手段２０２により記憶される。

次に、使用者は、ファクシミリ装置の使用開始時に、操作部２６０からユーザ識別ＩＤ・パスワードを入力する（図５のステップＣ１）。そうすると、認証手段２０８により、認証サーバ２９０を使用した認証が行われる（ステップＣ２）。認証の結果が成功であったか判断し（ステップＣ３）、成功であれば認証サーバ２９０から文書送信許可有無情報と使用者のメールアドレスと所属するグループ名を取得する（ステップＣ４）。

次に、送付したい文書の印刷された用紙をスキャナ部２１０にセットし、操作部２６０で宛先情報などを入力し、送信操作を行う（ステップＤ１）。装置では、まず、使用者に文書送信許可があるかどうか判断する（ステップＤ２）。使用者に文書送信許可があれば、文書の送信処理を行い（ステップＤ３）、送信許可が無ければ送信しない。

次に、認証手段２０８により取得されたグループに対応する文書の管理者のメールアドレスが登録されているかどうか判断する（ステップＤ４）。登録されているのであれば、データ変換手段２０３により、送信データをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換して、保存する（ステップＤ５）。

次に、通信情報作成手段２０４により、使用者のユーザ識別ＩＤ・メールアドレス・日時・送付先・通信回線・送信文書名・送信文書番号、送信者の文書送信許可有無情報等の情報を作成する（ステップＤ６）。次に、電子メール作成手段２０５により、ステップＤ４で取得されたメールアドレスに対して、ステップＤ５で作成された画像ファイルと、ステップＤ６で作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する（ステップＤ７）。具体的には前記画像ファイルと前記通信情報をメールに添付する。

最後に、データ通信管理手段２０６により、ステップＤ７で作成された前記画像ファイルと前記通信情報が添付された電子メールを、ネットワーク制御部２４０を使用してメールサーバに対して送信する（ステップＤ８）。ここで、登録されているメールアドレスは文書の管理者のアドレスであるので、データ通信管理手段２０６により送信された電子メールは、文書の管理者が受信することになる。

文書の管理者は、その電子メールの内容から、送信者の文書送信許可有無情報を確認する（ステップＥ１）。送信者に文書送信許可が無ければ、送信しようとしている文書の内容・送付先を確認し、送信しても良いものであれば、操作部２６０を使用してグループ名・パスワードを入力し（ステップＥ２）、パスワードが認証を通れば（ステップＥ３）、該当する送信文書番号の文書を選択し（ステップＥ４）、対象文書に対して送信許可を与えることで（ステップＥ５）、装置は文書の送信処理を行う（ステップＥ６）。

また、送信してはならない文書であった場合には、対象文書を削除することで（ステップＥ７）、装置から文書は送信されない。また、ステップＤ８において送信された電子メール本文には、使用者のメールアドレスが含まれているので、文書の管理者は、そのメールアドレスから誰が文書を送信しようとしているのかを把握することができ、また、そのメールアドレスに対して電子メール送信することで、文書送信の目的を確認することが可能である。

ここで、ステップＤ３において文書の送信処理が行われた場合にも、ステップＤ８により文書の管理者に対してメールが送信されるようになっている。これは、文書の管理者は、送信者に文書送信許可が無い場合に文書を送信するだけでなく、送信許可のある送信者が送った文書についても、装置から送信した文書として管理するためである。

次に、本発明の第３の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成について図面を参照して詳細に説明する。

図８を参照すると、本発明の第３の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置は、ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部３００と、紙に印刷された文書を読み取るためのスキャナ部３１０と、ファクシミリ装置で受信したデータや、通信管理レポートなどを印刷するプリンタ部３２０と、電話回線による通信を制御する通信制御部３３０と、ＬＡＮやインターネットなどのネットワークによる通信を制御するネットワーク制御部３４０と、ファクシミリ装置の情報を画面表示する表示部３５０と、ファクシミリ装置の操作に使用する操作部３６０と、電子メールの送受信に使用されるメールサーバ３７０と、電子メールを受信するパーソナルコンピュータ３８０とを含んで構成されている。

ファクシミリ装置の動作の制御を行うファクシミリ制御部３００は、管理者情報設定手段３０１と、管理者情報記憶手段３０２と、データ変換手段３０３と、通信情報作成手段３０４と、電子メール作成手段３０５と、データ通信管理手段３０６と、通信許可判定手段３０７と、遠隔管理手段３０８を有する。

上記した各手段はそれぞれ以下のように動作する。管理者情報設定手段３０１は、操作部３６０を使用して、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名を入力して設定する手段である。管理者情報記憶手段３０２は、管理者情報設定手段３０１により設定した内容を記憶する手段である。

データ変換手段３０３は、スキャナ部３１０で読み取ったデータをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換する。通信情報作成手段３０４は、日時・送付先・通信回線・送信文書名、送信文書番号、送信者の文書送信許可有無情報等の情報を作成する。

電子メール作成手段３０５は、文書の送信情報を通知するメールアドレスに対して、データ変換手段３０３により変換された画像ファイルと、通信情報作成手段３０４により作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する。データ通信管理手段３０６は、通信制御部３３０とネットワーク制御部３４０を使用する送受信の管理を行う。

通信許可判定手段３０７は、文書の管理者が操作部３６０を使用してパスワードを入力したときに、文書に対して送信するか否かの判定を行う。

遠隔管理手段３０８は、ネットワーク制御部３４０を使用して、文書の管理者がパーソナルコンピュータ３８０を使用してファクシミリ装置の操作ができるようにするための管理を行う。

次に、図８及び図９のフローチャート及び図１０のフローチャートを参照して本発明の第３の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の動作について詳細に説明する。

まず、ファクシミリ装置の管理者は、操作部３６０を使用して、文書を管理するグループ毎に、文書の管理者の情報を管理者情報設定手段３０１により設定する。文書の管理者の情報として、文書の管理者のメールアドレス、装置から文書を送信するためのパスワード、管理対象とするグループ名が含まれる。この文書の管理者の情報は管理者情報記憶手段３０２により記憶される。

上記した第１の実施の形態と同様に、使用者は、送付したい文書の印刷された用紙をスキャナ部３１０にセットし、操作部３６０で自身の所属するグループ名を選択し、宛先情報などを入力して、送信操作を行う（ステップＦ１）。装置では、選択されたグループに対応する文書の管理者のメールアドレスが登録されているかどうかを判断する（ステップＦ２）。登録されているのであれば、データ変換手段３０３により、送信データをパーソナルコンピュータのアプリケーションで読むことができる画像ファイル形式に変換して、保存する（ステップＦ３）。次に、通信情報作成手段３０４により、日時・送付先・通信回線・送信文書名・送信文書番号等の情報を作成する（ステップＦ４）。次に、電子メール作成手段３０５により、ステップＦ２で取得されたメールアドレスに対して、ステップＦ３で作成された画像ファイルと、ステップＦ４で作成された通信情報を送付するための電子メールを作成する（ステップＦ５）。具体的には前記画像ファイルと前記通信情報をメールに添付する。

最後に、データ通信管理手段３０６により、ステップＦ５で作成された前記画像ファイルと前記通信情報が添付された電子メールを、ネットワーク制御部３４０を使用してメールサーバに対して送信する（ステップＦ６）。ここで、登録されているメールアドレスは文書の管理者のアドレスであるので、データ通信管理手段３０６により送信された電子メールは、文書の管理者が受信することになる。

ここで、第３の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置は遠隔管理手段３０８を使用することで文書の送信管理を行う。文書の管理者は、送信しようとしている文書の内容・送付先を確認し、送信しても良いものであれば、パーソナルコンピュータ３８０上のアプリケーションソフトであるＷＥＢブラウザを使用して、遠隔管理手段３０８によりファクシミリ装置と接続する（ステップＧ１）。次に、グループ名・パスワードを入力し（ステップＧ２）、パスワードが認証を通れば（ステップＧ３）、該当する送信文書番号の文書を選択し（ステップＧ４）、対象文書に対して送信許可を与えることで（ステップＧ５）、装置は文書の送信処理を行う（ステップＧ６）。また、送信してはならない文書であった場合には、対象文書を削除することで（ステップＧ７）、装置から文書は送信されない。

また、発明対象としては、上記発信者番号通知制御方法における各ステップをコンピュータに実行させるプログラムも含み、このプログラムはプログラムそのものであってもよいし、このプログラムがコンピュータで読み取り可能な記録媒体に格納されているものであってもよい。

本発明では、この記録媒体として、マイクロコンピュータで処理が行なわれるために必要なメモリ、例えばＲＯＭのようなものそのものがプログラムメディアであってもよいし、また、図示していない外部記憶装置としてプログラム読み取り装置が設けられ、そこに記録媒体を挿入することで読み取り可能なプログラムメディアであってもよい。いずれの場合においても、格納されているプログラムはマイクロコンピュータがアクセスして実行させる構成であってもよいし、あるいはいずれの場合もプログラムを読み出し、読み出されたプログラムは、マイクロコンピュータのプログラム記憶エリアにロードされて、そのプログラムが実行される方式であってもよい。このロード用のプログラムは予め本体装置に格納されているものとする。

ここで、上記プログラムメディアは、本体と分離可能に構成される記録媒体であり、磁気テープやカセットテープ等のテープ系、ＦＤ（フレキシブルディスク）やＨＤ（ハードディスク）等の磁気ディスクやＣＤ−ＲＯＭ／ＭＯ／ＭＤ／ＤＶＤ等の光ディスク系、ＩＣカード（メモリカードを含む）／光カード等のカード系、あるいはマスクＲＯＭ、ＥＰＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ、フラッシュＲＯＭ等による半導体メモリを含めた固定的にプログラムを担持する媒体であってもよい。

また、本発明においては、インターネットを含む通信ネットワークと接続可能なシステム構成であることから、通信ネットワークからプログラムをダウンロードするように流動的にプログラムを担持する媒体であってもよい。なお、このように通信ネットワークからプログラムをダウンロードする場合には、そのダウンロード用プログラムは予め装置本体に格納しておくか、あるいは別の記録媒体からインストールされるものであってもよい。

さらに、本発明では、プログラム自体として、マイクロコンピュータで実行される処理そのものであってもよいし、あるいはインターネットを含む通信ネットワークとアクセスすることで取り込める、あるいは取り込めたものであってもよいし、こちらから送り出すものであってもよい。

また、上記した各実施の形態は、本発明を好適に実施した形態の一例に過ぎず、本発明は、その主旨を逸脱しない限り、種々変形して実施することが可能なものである。例えば、例えば、認証方法について、パスワード認証ではなく、指紋や眼球の奥の虹彩、あるいは声などの身体的特徴によって本人確認を行なうバイオメトリクス認証等でもよい。また、上記第２の実施の形態において、上記第３の実施の形態のような遠隔操作で入力を行うようにしてもよい。

本発明の第１の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成を示したブロック図である。 文書の送信準備から電子メール作成までの一連の処理を説明するフローチャートである。 図２に示した処理終了後、パスワード入力から文書の送信／削除までの一連の処理を説明するフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成を示したブロック図である。 使用者ＩＤ・パスワードの入力から文書送信許可有無情報、使用者メールアドレス取得までの一連の処理を説明するフローチャートである。 図５に示した処理終了後、文書の送信準備から電子メール作成までの一連の処理を説明するフローチャートである。 図６に示した処理終了後、文書送信許可有無の判定処理からパスワード入力を経て文書の送信／削除までの一連の処理を説明するフローチャートである。 本発明の第３の実施の形態に係るネットワークファクシミリ装置の構成を示したブロック図である。 文書の送信準備から電子メール作成までの一連の処理を説明するフローチャートである。 図９に示した処理終了後、遠隔操作によるファクシミリ装置との接続処理から、パスワード入力を経て文書の送信／削除までの一連の処理を説明するフローチャートである。

符号の説明

１００，２００，３００ ファクシミリ制御部
１０１，２０１，３０１ 管理者情報設定手段
１０２，２０２，３０２ 管理者情報記憶手段
１０３，２０３，３０３ データ変換手段
１０４，２０４，３０４ 通信情報作成手段
１０５，２０５，３０５ 電子メール作成手段
１０６，２０６，３０６ データ通信管理手段
１０７，２０７，３０７ 通信許可判定手段
１１０，２１０，３１０ スキャナ部
１２０，２２０，３２０ プリンタ部
１３０，２３０，３３０， 通信制御部
１４０，２４０，３４０ ネットワーク制御部
１５０，２５０，３５０ 表示部
１６０，２６０，３６０ 操作部
１７０，２７０，３７０ メールサーバ
１８０，２８０，３８０ パーソナルコンピュータ
２０８ 認証手段
２９０ 認証サーバ
３０８ 遠隔管理手段

Claims (17)

1. ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定する管理者情報設定手段と、
   前記管理者情報設定手段により設定された管理者情報を記憶する管理者情報記憶手段と、
   紙に印刷された送信用文書データを読み取るスキャナ部と、
   読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するデータ変換手段と、
   通信情報を作成し、保存する通信情報作成手段と、
   前記保存された画像データ及び前記通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段と、
   前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うデータ通信管理手段と、
   前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力する入力手段と、
   前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出する通信許可判定手段を有し、
   通信制御手段が前記通信許可判定手段からの送信許可情報を受けた場合のみ、前記指定された送信文書のファクシミリ送信が開始される
   ことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
2. 前記通信許可判定手段から送信許可情報が送出されなかった場合、前記送信文書に対応する画像データが画像データ保存領域から削除されることを特徴とする請求項１記載のネットワークファクシミリ装置。
3. 前記送信文書の管理者情報は、当該管理者のメールアドレス、前記送信許可パスワード認証情報であることを特徴とする請求項１記載のネットワークファクシミリ装置。
4. 前記画像ファイルのファイル形式がパーソナルコンピュータで扱える形式であることを特徴とする請求項１記載のネットワークファクシミリ装置。
5. ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定する管理者情報設定手段と、
   前記管理者情報設定手段により設定された管理者情報を記憶する管理者情報記憶手段と、
   紙に印刷された送信用文書データを読み取るスキャナ部と、
   読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するデータ変換手段と、
   通信情報を作成し、保存する通信情報作成手段と、
   前記保存された画像データ及び通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成する電子メール作成手段と、
   前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うデータ通信管理手段と、
   前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力する入力手段と、
   前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出する通信許可判定手段と、
   あらかじめ記憶されたファクシミリ装置使用者の使用者ＩＤ及びパスワードを含む使用者識別情報と送られてきた使用者情報とを照合し、当該使用者に前記送信文書の送信を許可するか否かを判断して文書送信許可有無情報及び当該使用者の電子メールからなる認証情報を送出する認証サーバと、
   前記使用者によって入力された前記使用者識別情報を前記認証サーバに送信し、前記認証サーバからの認証情報を受けて保存する認証手段を有し、
   通信制御手段が前記通信許可判定手段からの送信許可情報を受けた場合及び前記認証手段が文書送信許可有情報を受けた場合にのみ、前記指定された送信文書のファクシミリ送信が開始される
   ことを特徴とするネットワークファクシミリ装置。
6. 前記認証情報は送信許可有無情報、使用者の電子メールアドレス、所属するグループ名であることを特徴とする請求項５記載のネットワークファクシミリ装置。
7. 前記入力手段に入力される送信許可情報が管理者コンピュータを介して入力されることを特徴とする請求項１又は５記載のネットワークファクシミリ装置。
8. ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
   前記設定された管理者情報を記憶するステップと、
   紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
   読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
   通信情報を作成し、保存するステップと、
   前記保存された画像データ及び前記通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
   前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
   前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
   前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップを有し、
   前記送信許可情報を受けた場合に、前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップ
   を有することを特徴とするネットワークファクシミリ装置の制御方法。
9. 前記送信許可情報が送出されなかった場合、前記送信文書に対応する画像データを画像データ保存領域から削除するステップを有することを特徴とする請求項８記載のネットワークファクシミリ装置の制御方法。
10. 前記送信文書の管理者情報は、当該管理者のメールアドレス、前記送信許可パスワード認証情報であることを特徴とする請求項８記載のネットワークファクシミリ装置の制御方法。
11. 前記画像ファイルのファイル形式がパーソナルコンピュータで扱える形式であることを特徴とする請求項８記載のネットワークファクシミリ装置の制御方法。
12. ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
    設定された管理者情報を記憶するステップと、
    紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
    読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
    通信情報を作成し、保存するステップと、
    前記保存された画像データ及び通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
    前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
    前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
    前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップと、
    あらかじめ記憶されたファクシミリ装置使用者の使用者ＩＤ及びパスワードを含む使用者識別情報と送られてきた使用者情報を照合し、当該使用者に送信文書の送信を許可するか否かを判断して文書送信許可有無情報及び当該使用者の電子メールからなる認証情報を送出するステップと、
    前記使用者によって入力された前記使用者識別情報を前記認証サーバに送信し、前記認証サーバからの認証情報を受けて保存するステップと、
    前記送信許可情報及び前記文書送信許可有情報を受けた場合に前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップ
    を有することを特徴とするネットワークファクシミリ装置の制御方法。
13. 前記認証情報は送信許可有無情報、使用者の電子メールアドレス、所属するグループ名であることを特徴とする請求項１２記載のネットワークファクシミリ装置の制御方法。
14. 前記入力手段に入力される送信許可情報が管理者コンピュータを介して入力されることを特徴とする請求項８又は１２記載のネットワークファクシミリ装置の制御方法。
15. コンピュータに、
    ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
    前記設定された管理者情報を記憶するステップと、
    紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
    読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
    通信情報を作成し、保存するステップと、
    前記保存された画像データ及び前記通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
    前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
    前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
    前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップを有し、
    前記送信許可情報を受けた場合に、前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップ
    を実行させることを特徴とするプログラム。
16. コンピュータに、
    ファクシミリ装置に対して、あらかじめ送信用文書の管理者の情報を設定するステップと、
    設定された管理者情報を記憶するステップと、
    紙に印刷された送信用文書データを読み取るステップと、
    読み取られた送信用文書データを画像データに変換し、当該画像データを保存するステップと、
    通信情報を作成し、保存するステップと、
    前記保存された画像データ及び通信情報を読み出し、当該読み出された画像データ及び通信情報を管理者用コンピュータに送信するための電子メールを作成するステップと、
    前記管理者用コンピュータに対して前記電子メールの送信を行うステップと、
    前記送信用文書の送信を許可する際に必要な管理者用送信許可パスワード認証情報及び前記送信用文書を指定する情報を、送信許可情報として入力するステップと、
    前記送信許可パスワード認証情報を受けて前記送信文書の送信を許可するか否かパスワード認証を行い、認証された場合には前記送信許可情報を送出するステップと、
    あらかじめ記憶されたファクシミリ装置使用者の使用者ＩＤ及びパスワードを含む使用者識別情報と送られてきた使用者情報を照合し、当該使用者に送信文書の送信を許可するか否かを判断して文書送信許可有無情報及び当該使用者の電子メールからなる認証情報を送出するステップと、
    前記使用者によって入力された前記使用者識別情報を前記認証サーバに送信し、前記認証サーバからの認証情報を受けて保存するステップと、
    前記送信許可情報及び前記文書送信許可有情報を受けた場合に前記指定された送信文書のファクシミリ送信を開始するステップ
    を実行させることを特徴とするプログラム。
17. 請求項１５又は１６に記載のプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読取可能な情報記録媒体（コンパクトディスク、フレキシブルディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ディジタルビデオディスク、磁気テープ、または、半導体メモリを含む。）。
    

Images