JP2007164389A - 緊急業務連絡システム - Google Patents

Abstract

【課題】 この発明の課題は、複数の連絡相手に対して、緊急に業務連絡などの連絡を通知する緊急業務連絡システムにおいて、連絡相手側のプレゼンスに応じて最適な連絡内容および連絡手段を使用して、連絡をすることができる緊急業務連絡システムを提供することにある。
【解決手段】 緊急業務連絡を受信し、受信した内容に対する返信を送信元へ返すことができる連絡受信手段と、複数の連絡受信手段に対し、緊急業務連絡を同時送信することが可能で、その送信が連絡受信手段に送達されたこと、およびその連絡内容を受信者が視聴したことを確認することができる連絡送信手段とを備え、前記連絡送信手段は、緊急業務連絡の送信先である連絡相手のプレゼンスにより、緊急業務連絡の内容および連絡受信手段を変更することができる構成とする。
【選択図】 図１

Description

この発明は、緊急に複数の相手に対して、業務連絡を通知するための緊急業務連絡システムに関し、連絡相手のプレゼンスに応じて、連絡内容や連絡受信手段を変更して確実に業務連絡を通知することができ、さらに、連絡を受けた連絡相手の状態が変わり、連絡への返信内容が変わった場合にも対応することができる緊急業務連絡システムを実現するものである。

災害が発生した場合や、業務上の問題が発生した場合のように、緊急に複数の相手に対して連絡を通知したい場合があるが、電話を使用して一人一人に連絡をしていたのでは、非常に効率が悪く、迅速に連絡をとることができない。

近年においては、携帯電話やパーソナルコンピュータなどの電子メールを利用できる環境が普及しており、電子メールの一斉同時送信などにより複数人に対し迅速に連絡をとるようなことも行われている。

単に電子メールの一斉同時送信などによる一方的な連絡では、実際に受信者がその電子メールを視聴し、実際に連絡内容が伝わったかどうか判断できないので、送信メールに対する返信を返すようにすることが考えられるが、このような方法では、送信者が全員から返信が返ってくるまで、誰が返信してきたかを監視していなければならず、また、返信が返ってこない者に対しては、送信者が再度未返信者に対し業務連絡の電子メールを送信するなどの対応が必要であった。

このような問題を解決するために、登録されている連絡相手に自動的に連絡を同時送信し、その返信を監視して、未返信者に対し再度連絡を送信するような連絡支援システムが考案されている（特許文献１、特許文献２を参照）。

しかし、このような連絡支援システムでは、連絡相手のプレゼンス（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）に応じて連絡内容や連絡手段を選択することができず、個別に適切な情報を伝えられなかったり、連絡に使用している利用機器が適切でなく、即座に連絡を通知することができなかったりする場合があった。

また、一旦連絡を受信した受信者が、送信者に対して応答を返信したとき、その後の事情の変化で返信内容を変更して再度返信し直したい場合があるが、従来の連絡支援システムではそのような状況の変化を考慮しておらず、変更内容を送信者に確実に伝達し、しかもその変更が送信者に伝わったことを受信者が確認できる手段がなかった。

特開２００３−３０３２５３号公報 特開２００４−４８０９４号公報

前記のごとく、従来の技術では次のような問題点がある。

緊急の業務連絡などを、複数の連絡相手に迅速に連絡しなければならないような場合、近年の携帯電話やパーソナルコンピュータなどの電子的な通知手段（電子メールなど）を扱える端末の普及により、電子メールの一斉同時送信などにより連絡を通知することが行われるようになっている。

しかし、電子メールの一斉同時送信のような一方的な連絡では、実際に連絡相手に連絡内容が伝わったかどうか確認できないので、連絡の送信者は、連絡相手に返信を要求するようにすることが考えられるが、このような方法では全員から返信が返ってくるのを送信者が常に監視し、未返信者に対しては新たに連絡を送信し直すなどの対応が必要となり不便である。

このような問題を解決するため、登録されている連絡相手に連絡を自動的に送信し、連絡相手からの返信を監視し、未返信者には自動的に再度連絡を送信するような連絡支援システムが考案されている。

しかし、従来の連絡支援システムでは、連絡相手のプレゼンス（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）に応じて適切な連絡内容や連絡手段を選択することができず、確実に適切な内容の情報を通知することができない場合があった。

また、連絡を受信した連絡相手が一旦は応答を返信した後、状況が変化し、応答内容を変更して再度返信したいような場合、従来の連絡支援システムではそのような状況を考慮しておらず、変更内容を送信者に確実に伝達し、しかもその変更が送信者に伝わったことを受信者が確認できる手段がなかった。

この発明の課題は、複数の連絡相手に対して、緊急に業務連絡などの連絡を通知する緊急業務連絡システムにおいて、連絡相手側のプレゼンスに応じて最適な連絡内容および連絡手段を使用して連絡を行い、また、連絡を受けた連絡相手の状況が変化し、応答内容が変更となった場合にも、確実に連絡の送信者にその変更内容が伝達されたことを確認することができる緊急業務連絡システムを提供することにある。

前記の問題点を解決するために、この発明では次に示す手段を取った。

緊急業務連絡を受信し、受信した内容に対する返信を送信元へ返すことができる連絡受信手段と、複数の連絡受信手段に対し、緊急業務連絡を同時送信することが可能で、その送信が連絡受信手段に送達されたこと、およびその連絡内容を受信者が視聴したことを確認することができる連絡送信手段とを備え、前記連絡送信手段は、緊急業務連絡の送信先である連絡相手のプレゼンスにより、緊急業務連絡の内容および連絡受信手段を変更することができる構成とする。

前記連絡受信手段により一度返信した内容を後から変更した内容で再返信することが可能で、前記連絡送信手段は、この内容が変更された再返信を受信し、変更内容を確認したことをその返信元である連絡受信手段に通知することができる構成とする。

この発明により、以下に示すような効果が期待できる。

緊急の業務連絡などを複数の連絡相手に対して迅速に伝達したい場合、最近の携帯電話やパーソナルコンピュータなどの電子的な通信手段の普及を背景として、これらを利用して、電子的（電子メールなど）に複数の連絡相手に連絡内容を一斉同時送信することが行われている。

このように、単に連絡内容を複数の連絡相手に一斉同時送信しただけでは、連絡が確実に伝達されたか確認することができなかったため、連絡相手からの返信を監視し、返信を返さない相手に対しては自動的に再度連絡を送信するような連絡支援システムが考案されている。

しかし、従来の連絡システムでは、あらかじめ決められた連絡手段に対して、同様な内容の連絡を一斉同時送信するだけであり、連絡相手側のプレゼンス（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）に応じて、適切な連絡内容や連絡手段を選択することができず、緊急の事態に適切に対応することができない場合があった。

また、連絡を受信した受信者が一旦その内容を確認し、その時点での最良と思われる返信を返した後に、受信者側の状況が変化し、別の内容で送信者に対し返信を返したいと思うような場合も想定されるが、従来の連絡システムではこのような状況を考慮しておらず、変更した返信内容を別の手段で送信者に通知しなければならなかったり、再返信してもその変更内容を送信者が見逃したりする場合があった。

本発明を利用することにより、連絡相手側のプレゼンス（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）に応じて、適切な連絡内容や連絡手段を選択して連絡することができ、確実に連絡内容を伝達することができ、緊急の事態に適切に対応することができる。

また、連絡を受信した側の状況が変化したような場合にも、再度送信者側に内容を変更して返信し直すことができ、その変更が送信者に確実に伝わったことを受信者が確認することもできるようになる。

この発明は、次に示す実施の形態を取った。

緊急業務連絡を受信し、受信した内容に対する返信を送信元へ返すことができる連絡受信手段と、複数の連絡受信手段に対し、緊急業務連絡を同時送信することが可能で、その送信が連絡受信手段に送達されたこと、およびその連絡内容を受信者が視聴したことを確認することができる連絡送信手段とを備え、前記連絡送信手段は、緊急業務連絡の送信先である連絡相手のプレゼンスにより、緊急業務連絡の内容および連絡受信手段を変更することができる構成とする。

これにより、緊急の業務連絡などを複数の連絡相手である受信者に、一斉に同時通知することができ、また、その連絡内容や連絡受信手段（携帯電話、パーソナルコンピュータなど）も受信者のプレゼンスに応じて最適なものを選択し、緊急連絡を送信することができるので、適切な連絡を確実に迅速に行うことができるようになる。

前記連絡受信手段により一度返信した内容を後から変更した内容で再返信することが可能で、前記連絡送信手段は、この内容が変更された再返信を受信し、変更内容を確認したことをその返信元である連絡受信手段に通知することができる構成とする。

これにより、緊急連絡を受信し、その時点で適切と思われる返信を返した連絡相手である受信者は、その後の状況の変化により、前回返信した内容を変更して連絡に対して応答したい場合でも、内容を変更して再返信することができ、しかも、その変更内容が連絡の送信者に確実に伝わったことを確認することができるようになる。

この発明による代表的な実施例を図によって説明する。なお、以下において、同じ箇所は同一の符号を付してあり、詳細な説明を省略することがある。

図１は本発明の実施例を示す。

図に示す、連絡送信手段１は、具体的にはＣＰＵ、メモリ、ハードディスク装置、通信装置などを備えたサーバ装置などが想定され、連絡受信手段２としては、携帯電話やパーソナルコンピュータなどが該当する。

連絡送信手段１と連絡受信手段２は、図１に示すように、公衆回線または、社内ネットワークなどを通じて互いに通信しあうことができるようになっている。

何らかの事象が発生、例えば、業務システムサーバの故障により業務システムがシステムダウンしたような場合、緊急業務連絡を送信しようとする緊急業務連絡システムの連絡送信者は、業務連絡入力部６より、業務連絡内容および、連絡先情報（宛先リスト）を入力する。

入力された業務連絡内容は、業務連絡の共通部であるメッセージと連絡相手のプレゼンス（所在、所属、役職）によって連絡内容の違うファイルとして業務連絡登録部７に格納されるようにしている。

具体的には、共通部のメッセージとして「業務システムサーバのハードウェア障害のため、業務システムがダウンしました」というメッセージと、連絡相手のプレゼンス（所在、所属、役職）によって違ってくる、例えば「サーバールームへ来て下さい」、「対策会議を行います。ＸＸ会議室へ来て下さい」といった個別の連絡内容をファイルとして業務連絡登録部７に格納されるようにしている。

連絡方法決定部４は、図２に示すような宛先情報を管理している宛先情報管理部３より、業務連絡登録部７に格納された連絡先情報に指定された宛先リスト（組織・グループ・個人ＩＤ）に対応する、連絡相手（個人）を決定する。

また、連絡方法決定部４は、プレゼンス情報管理部５および宛先情報管理部３より、宛先リストで決定された連絡相手（個人）に対応するプレゼンス情報（所在、作業状態、利用機器）を取得し、その連絡相手（個人）に対する、その時点で最適な連絡手段および連絡先（連絡受信手段２）を決定する。

具体的には、宛先リストにＡさん、Ｂさん、Ｃさんが指定されていたようなとき、例えばＡさんの場合、図３に示すように、連絡方法決定部４は、プレゼンス情報管理部５からＡさんの所在、作業状態、利用機器の情報を取得し、Ａさんが社内に居て、自席で作業中であることを判断し、さらに宛先情報管理部３の利用機器情報から会社ＰＣ（パーソナルコンピュータ）または会社ＴＥＬ（社内電話）のいずれかが使用できることを検出する。

ここで、図２に示すように、宛先情報管理部３で管理されているＡさんの会社での利用機器の優先順の高いのは、利用機器としては会社ＰＣであり、連絡手段としてはＩＰメッセージであり、連絡先は１０．２０．３０．１２３（ＩＰアドレス）であることが分かる。

Ｂさんの場合も同様に、連絡方法決定部４はプレゼンス情報管理部５で管理されているＢさんのプレゼンス情報である所在、作業状態、利用機器の情報と宛先情報管理部３で管理されているその所在のときの利用機器で優先順の高い連絡手段および連絡先を決定する。

なお、図３に示すように、プレゼンス情報には発信回数も含まれており、後述する連絡内容の再送信の回数をカウントしておき、この回数に応じて連絡手段および連絡先を変更するように構成しても良い。

また、連絡方法決定部４は、プレゼンス情報管理部５より、宛先リストで決定された連絡相手（個人）に対応するプレゼンス情報（所在、所属、役職）を取得し、連絡相手（個人）に対する、その時点で最適な連絡内容を決定する。

具体的には、図４に示すように、連絡方法決定部４は、プレゼンス情報管理部５からＡさんの所在、所属、役職の情報を取得し、Ａさんが社内に居て、所属がシステム部であり、役職が課長であることを識別し、前述したように業務連絡入力部６より入力された連絡相手のプレゼンス（所在、所属、役職）によって連絡内容の違うファイルとして業務連絡登録部７に格納された個別のメッセージの中から、Ａさんのプレゼンスに対応する連絡内容、ここでは「サーバールームへ来て下さい」という指示内容と、これに対する１〜３の応答内容を連絡内容として決定する。

以上のように連絡方法決定部４で決定された、宛先リストに載せられた連絡相手（個人）の各人ごとの最適な連絡手段、連絡先および連絡内容は、図５に示すように、個別の連絡内容（指示内容）の格納先情報であるファイルパスＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）と連絡識別ＩＤを付加して業務連絡登録部７に格納される。

業務連絡発信部８は、連絡方法決定部４で決定され、図５に示すように業務連絡登録部７に登録された連絡内容を、共通部のメッセージと各人ごとへの指示内容である個別の連絡内容の格納先情報（ファイルパスＵＲＬ）をあわせて、各人に対して一斉に発信する。

業務連絡発信部８は、一定時間応答がない連絡相手（個人）に対する連絡の再発信のタイミングを監視するために、業務連絡応答管理部９に、図６に示すように、連絡相手（個人）および連絡識別ＩＤごとに連絡発信時間を記録する。

この連絡を連絡受信手段２により受信した連絡相手（個人）は、共通部の連絡メッセージを確認するとともに、各人ごとへの指示内容である個別の連絡内容を格納したファイルの内容を確認するため、連絡してきたファイルパスＵＲＬを携帯電話やパーソナルコンピュータなどのブラウザ機能を使用して指定し、ファイルの参照を要求する。

この要求を受けた連絡送信手段１は、業務連絡登録部７に格納されている各人ごとへの指示内容である個別の業務連絡メッセージを含んだ、指定されたファイルパスのファイルを提供する。

業務連絡応答管理部９は、何らかの連絡受信手段２（携帯電話やパーソナルコンピュータなど）により、業務連絡メッセージファイルが取得された場合、ファイルを取得した連絡受信手段２の識別情報とその時間を、図６に示すように、連絡受信手段識別情報と送達確認時間として、連絡相手（個人）および連絡識別ＩＤごとに業務連絡応答管理部９に記録する。

業務連絡応答管理部９は、連絡相手（個人）が連絡受信手段２を使用して、連絡内容に対して応答を返した場合、その応答内容と時間を、図６に示すように、視聴応答内容（補足も含む）と視聴応答時間として、連絡相手（個人）および連絡識別ＩＤごとに業務連絡応答管理部９に記録する。

業務連絡発信部８は、業務連絡応答管理部９より、図６の送達確認時間および視聴応答時間に業務連絡発信後、一定時間経過しても記録のない者を未応答者として判断し、その連絡相手（個人）および、その連絡識別ＩＤを取得し、業務連絡登録部７に登録された連絡内容を再度その未応答者に対して送信する。

再送信後、業務連絡発信部８は、プレゼンス情報管理部５で管理しているプレゼンス情報の未応答者の発信回数をカウントアップする。この時、一定回数以上発信済みの連絡相手については、再送信を行わず、その旨を業務連絡監視部１０に出力するような構成にしてもよい。

業務連絡監視部１０にはディスプレイなどが備えられ、上記の出力結果としてディスプレイ上にメッセージ表示などが行われ、連絡送信者は連絡が取れない者が誰なのか容易に確認できるようになっている。

連絡送信者は、その後の状況の変化に対応して適宜業務連絡入力部６より、業務連絡内容および、連絡先情報（宛先リスト）を再度入力し、上記で説明した連絡の送信から視聴応答の確認までの処理を繰り返すことで、最適な連絡手段、連絡先、連絡内容を自動的に決定し、迅速で確実な業務連絡処理を実行していくことができるようになっている。

なお、連絡送信者は、連絡送信から応答までの間、業務連絡監視部１０から要求することで、送達確認未完了の連絡相手、視聴応答未完了の連絡相手、視聴応答完了済みの連絡相手（特定の応答内容の連絡相手のみでもよい）の情報を業務連絡応答管理部９より取得し、ディスプレイ上などに一覧表示し確認することもできるし、一定時間間隔ごと、または連絡相手からの状況更新のタイミングで業務連絡応答管理部９内の情報の一部または全部を業務連絡監視部１０のディスプレイ上などに出力することで、連絡状況の監視を行うこともできる。

ここまでの説明で、本発明の緊急業務連絡システムの基本となる連絡の送受信の処理の説明を行ってきたが、ここで本発明の技術的な特徴となる連絡相手のプレゼンス（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）情報の管理を行っているプレゼンス情報管理部５の詳細について説明する。

プレゼンス情報管理部５は、図７に示すように、プレゼンス情報入力部５ａ、プレゼンス情報取得部５ｂ、プレゼンス情報登録部５ｃから構成されている。

連絡相手のプレゼンス情報のうち、所属、役職、利用機器、所在、作業状態などはプレゼンス情報入力部５ａから入力され、プレゼンス情報登録部５ｃに格納される。

なお、連絡相手のプレゼンス情報のうち、所在（位置情報）に関しては、連絡相手の連絡受信手段２がＧＰＳ（Ｇｌｏｂａｌ Ｐｏｓｉｔｉｏｎｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）を利用して、自分の居る位置を検出できるような携帯端末の場合には、プレゼンス情報取得部５ｂが連絡受信手段２から送信された所在（位置情報）を受信して取得し、プレゼンス情報登録部５ｃに格納するようにすることもできる。

また、業務連絡発信部８は、業務連絡に対する連絡受信手段２からの応答状態を監視することにより、業務連絡の再発信を行うことができ、プレゼンス情報登録部５ｃに格納されているプレゼンス情報のうちの発信回数をカウントする。

このようなプレゼンス情報の格納処理により、プレゼンス情報登録部５ｃには、図８に示すように、連絡相手各人のプレゼンス情報（所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数など）が登録されることとなる。

なお、ここでは具体的な実施例として、プレゼンス情報に所在、作業状態、利用機器、所属、役職、発信回数を使用したが、この他にも連絡相手への連絡内容や連絡受信手段を適切に選択する判断材料となる情報はプレゼンス情報に含まれる。

以上のような構成および処理の流れにより、連絡送信者は連絡相手に業務連絡を行うのであるが、業務連絡発信部８から発信されてきた業務連絡メッセージを受信し、その内容を視聴確認し、一旦その時点で最良と思われる応答を行った連絡相手が、その後の状況の変化により、再度別の内容で応答を連絡送信者に返したい場合がある。

このような場合、連絡相手である業務連絡メッセージ受信者は、図９に示すように、連絡受信手段２を使用して別の内容の視聴応答を入力し、連絡送信手段１の業務連絡応答管理部９に送信する。

この視聴応答を受信した業務連絡応答管理部９では、再度入力された視聴応答内容を、連絡相手（個人）および連絡識別ＩＤごとに業務連絡応答登録部９ａに格納する。

この際、図１０に示すように、前回の応答内容とは別情報として格納することで、連絡相手の状況変化の履歴を残すようにしても良い。

再度の視聴応答を受けた業務連絡応答管理部９は、再応答があったことを業務連絡監視部１０に通知し、業務連絡監視部１０ではディスプレイ上に再応答があったことを表示して連絡送信者に知らせるようにする。

再度の視聴応答があったことを知った連絡送信者は、業務連絡応答登録部９ａに格納された応答内容に対して、応答受理連絡入力部９ｂより応答の受理連絡を入力することができる。

業務連絡応答管理部９では、応答受理連絡入力部９ｂで入力された、応答受理連絡内容および業務連絡応答登録部９ａの連絡受信手段識別情報を応答受理連絡登録部９ｃに図１１に示すように格納する。

業務連絡応答管理部９の応答受理連絡発信部９ｄは、応答受理連絡登録部９ｃに格納された応答受理連絡内容を、連絡受信手段識別情報に設定されている連絡受信手段２に対して発信する。

これにより、連絡受信者は、変更した視聴応答内容を連絡送信者に確実に伝わったことを確認することができる。

本発明の全体構成図である。 宛先情報管理部の管理内容である。 最適な連絡手段、連絡先の決定処理の説明図である。 最適な連絡内容の決定処理の説明図である。 業務連絡登録部の登録内容説明図である。 業務連絡応答管理部の管理情報説明図である。 プレゼンス情報管理部の詳細構成図である。 プレゼンス情報登録部の登録内容の説明図である。 連絡相手からの再応答と応答受理連絡処理の説明図である。 業務連絡応答登録部の登録情報説明図である。 応答受理連絡登録部の登録内容説明図である。

符号の説明

１：連絡送信手段
２：連絡受信手段
３：宛先情報管理部
４：連絡方法決定部
５：プレゼンス情報管理部
５ａ：プレゼンス情報入力部
５ｂ：プレゼンス情報取得部
５ｃ：プレゼンス情報登録部
６：業務連絡入力部
７：業務連絡登録部
８：業務連絡発信部
９：業務連絡応答管理部
９ａ：業務連絡応答登録部
９ｂ：応答受理連絡入力部
９ｃ：応答受理連絡登録部
９ｄ：応答受理連絡発信部
１０：業務連絡監視部

Claims (2)

1. 緊急業務連絡システムにおいて、
   緊急業務連絡を受信し、受信した内容に対する返信を送信元へ返すことができる連絡受信手段と、
   複数の連絡受信手段に対し、緊急業務連絡を同時送信することが可能で、その送信が連絡受信手段に送達されたこと、およびその連絡内容を受信者が視聴したことを確認することができる連絡送信手段とを備え、
   前記連絡送信手段は、緊急業務連絡の送信先である連絡相手のプレゼンスにより、緊急業務連絡の内容および連絡受信手段を変更する、
   ことを特徴とする緊急業務連絡システム。
2. 緊急業務連絡システムにおいて、
   前記連絡受信手段により一度返信した内容を後から変更した内容で再返信することが可能で、
   前記連絡送信手段は、この内容が変更された再返信を受信し、変更内容を確認したことをその返信元である連絡受信手段に通知することができる、
   ことを特徴とする請求項１に記載の緊急業務連絡システム。
   

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