JP2007067875A - 情報処理システムおよび情報共有方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ある装置で作成したジョブ記録（設定情報）を、装置間の能力や機能の差異を反映して利用可能に共有できる情報処理システムを提供する。
【解決手段】各装置１０ａ、１０ｂの装置情報を管理装置５０の装置情報記憶手段５７に記憶しておくと共に、各装置１０ａ、１０ｂで作成したジョブ記録をその作成者のユーザＩＤと作成元装置の装置情報とに関連付けて設定情報記憶手段５８に記憶する。いずれかの装置からユーザＩＤを指定して管理装置に問い合わせすると、管理装置はそのユーザＩＤに対応するジョブ記録を設定情報記憶手段５８から抽出し、各ジョブ記録に関連付けられた装置情報と問い合わせ元装置の装置情報との差異点を特定し、この差異点に基づいてジョブ記録を加工し、問い合わせ元装置に送信して表示させる。たとえば、ジョブ記録の内、問い合わせ元装置で使用できない機能をマスクする。
【選択図】図２

Description

本発明は、ユーザが作成した設定情報を複数の装置で共有できる情報処理システム等に係わり、特に、能力や機能の異なる装置間で設定情報を共有するための技術に関する。

デジタル複写機などの装置では、原稿を拡大して複写したり、複数枚の原稿を縮小して１枚の用紙にレイアウトしたりするなど各種の設定をユーザが行なうことができる。このような設定を毎回行なう労力を軽減するために、何度も使用する設定の内容を設定情報として登録しておき、これを呼び出して再利用できる機能が多くの装置に搭載されている。

また、複写機やファクシミリ装置は複数の人で共用される場合が多いので、操作パネルの表示形式や使用可能な機能などをユーザに応じて変更できるように構成したものもある。たとえば、以下の特許文献１に示す装置では、視力や習熟度などを個人情報としてサーバに登録しておき、このサーバに接続された装置を使用するに際してユーザ認証し、認証されたユーザの個人情報をサーバからダウンロードして操作パネルの表示形式などを自動変更するようになっている。

特開２００３−１８９０２１号公報

従来の装置では、ユーザ毎の設定情報などは、これを作成した装置のメモリに登録されており、作成元の装置でしか利用することができなかった。このため、普段と異なる部署の装置を使用する場合には、改めてジョブの設定操作を一からやり直さなくてはならず不便だった。

特許文献１に記載の装置では、サーバに個人情報を登録しておき、ユーザ認証を経てそのユーザの情報を装置側にダウンロードして利用しているが、サーバへの登録内容が個人の視力や習熟度などであり、ジョブの動作条件などを規定する設定情報を対象とするものではなかった。

仮に、ジョブの設定情報をサーバに登録してこれを装置側から呼び出すように構成したとしても、呼び出し側の装置の機種によって能力や機能が異なるので、サーバから呼び出した設定情報を装置側でそのまま利用できない場合が生じてしまう。たとえば、両面印刷機能を備えた装置Ａで作成した該両面印刷機能を利用するジョブの設定情報は、両面印刷機能の無い装置Ｂでは利用できず、設定情報を単にサーバで共有しただけでは、機種間の差異を踏まえた利用環境を提供することはできない。

本発明は、上記の問題を解決しようとするものであり、ある装置で作成した設定情報を、装置間における能力や機能の差異を反映して利用可能に共有することのできる情報処理システムおよび情報処理装置、管理装置、情報共有方法を提供することを目的としている。

上記の目的は以下に示す各項の発明により達成される。

（１）第１、第２の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
第１の情報処理装置は、
該情報処理装置の第１の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成された第１の設定情報を前記管理装置に送信する設定情報送信手段を備え、
前記管理装置は、
第１の情報処理装置から受信した前記第１の装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
第１の情報処理装置から受信した前記第１の設定情報を前記装置情報記憶手段が記憶している第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて記憶する設定情報記憶手段と
を有し、
第２の情報処理装置は、
該情報処理装置の第２の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
前記設定情報記憶手段に保存されている前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段と
を備え、
前記管理装置は、さらに、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶してある第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、第２の情報処理装置の前記第２の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて、前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記第２の情報処理装置に送信する情報送信手段と
を備え、
前記第２の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、第１の情報処理装置と第２の情報処理装置の装置情報をそれぞれ管理装置に記憶しておく、もしくは第２の装置情報については問い合わせ時などに入手すると共に、第１の情報処理装置で作成した設定情報を第１の情報処理装置の装置情報と関連付けて管理装置に記憶する。第２の情報処理装置から設定情報に係わる問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、第１の情報処理装置で作成された各設定情報について、その設定情報を利用するに際しての、第１の情報処理装置の装置情報と第２の情報処理装置の装置情報との差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを第２の情報処理装置に送信する。第２の情報処理装置は、管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。

すなわち、第１の情報処理装置で作成した設定情報を、第１の情報処理装置と第２の情報処理装置との能力や機能の差異を反映した上で、第２の情報処理装置で利用することができる。

装置情報とは、装置に固有の属性情報であり、各種能力・機能の有無やその種類などの条件が含まれる。たとえば、能力、機能、オプション装置の有無、ファームウェアのバージョン、各設定項目の装置としてのデフォルト値などが該当する。

設定情報とは、ユーザが設定可能な各種設定項目に対する設定値を示す情報であり、たとえば、あるジョブを実行する際の動作条件を規定する設定値の集合体に名前を付けた「ジョブ記録」などが該当する。デジタル複写機を例にすると、ジョブの種類（ファクシミリ送信や原稿コピー、印刷など）、両面印刷の有無、穴あけ／折り／綴じなどの後処理の有無や内容などを示す設定値の集合体がジョブ記録になる。

設定情報に対する加工は、設定情報記憶手段に記憶されているものを直接加工するのではなく、オリジナルはそのままにして設定情報記憶手段から読み出したものが加工される。

本発明では、たとえば、第１の情報処理装置の装置情報が両面印刷機能の有効を示し、第２の情報処理装置の装置情報が両面印刷機能の無効を示している場合に、第１の情報処理装置で作成された設定情報が両面印刷機能を使用しているときは、両面印刷機能を利用しないように設定情報を加工したり、両面印刷機能が設定されているがそれを利用できないことが分かる情報を付加したりする加工が設定情報に施される。これにより第２の情報処理装置は、管理装置から呼び出した設定情報の表示画面において、両面印刷の機能を消去したり、グレーアウトさせたりすることができる。

（２）第１、第２の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
第１の情報処理装置は、
該情報処理装置の第１の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成されたユーザ別の第１の設定情報と、該第１の設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを関連付けて前記管理装置に送信する設定情報送信手段と
を備え、
前記管理装置は、
第１の情報処理装置から受信した前記第１の装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
第１の情報処理装置から受信した前記第１の設定情報と前記ユーザＩＤとを前記装置情報記憶手段が記憶している第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて記憶する設定情報記憶手段と
を有し、
第２の情報処理装置は、
該情報処理装置の第２の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
ユーザＩＤを含む、前記設定情報記憶手段に保存されている前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段と
を備え、
前記管理装置は、さらに、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれる前記ユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記第１の設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された前記第１の設定情報について、前記装置情報記憶手段に記憶してある第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、第２の情報処理装置の前記第２の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記第２の情報処理装置に送信する情報送信手段と
を備え、
前記第２の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、第１の情報処理装置と第２の情報処理装置の装置情報をそれぞれ管理装置に記憶しておく、もしくは第２の装置情報については問い合わせ時などに入手すると共に、第１の情報処理装置で作成した設定情報とその作成者のユーザＩＤとを第１の情報処理装置の装置情報に関連付けて管理装置に記憶する。すなわち、設定情報はユーザＩＤ別に管理される。第２の情報処理装置から、ユーザＩＤを含む問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、そのユーザＩＤに対応する各設定情報について、その設定情報を利用するに際しての、第１の情報処理装置の装置情報と第２の情報処理装置の装置情報との差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを第２の情報処理装置に送信する。第２の情報処理装置は、管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。このように、各ユーザは自分が第１の情報処理装置で作成した設定情報を、第１の情報処理装置と第２の情報処理装置との能力や機能の差異を反映した上で、第２の情報処理装置で利用することができる。

（３）複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
前記各情報処理装置は、
該情報処理装置の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成された設定情報を前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
前記管理装置は、
前記情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
前記情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報を該設定情報を送信した情報処理装置の装置情報毎に記憶する設定情報記憶手段と、
前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶された前記装置情報と、前記問い合わせの元となる情報処理装置の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
前記問い合わせ元の情報処理装置の表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、システムに属する各情報処理装置の装置情報を管理装置に記憶しておくと共に、各情報処理装置で作成した設定情報をその作成元の情報処理装置の装置情報と関連付けて管理装置に記憶する。いずれかの情報処理装置から設定情報に係わる問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、装置情報記憶手段から読み出した各設定情報について、その作成元の情報処理装置の装置情報と問い合わせ元の情報処理装置の装置情報との、当該設定情報を利用するに際しての差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを問い合わせ元の情報処理装置に送信する。問い合わせ元の情報処理装置は管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。すなわち、いずれかの情報処理装置で作成した設定情報を、その作成元の装置と利用先の装置（問い合わせ元の装置）との能力や機能の差異を反映した上で利用できるようにシステム内の各情報処理装置で共有することができる。

（４）複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
前記各情報処理装置は、
該情報処理装置の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成されたユーザ別の設定情報と、該設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを関連付けて前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
ユーザＩＤを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
前記管理装置は、
前記情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
前記情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記ユーザＩＤとを前記設定情報を送信した情報処理装置の装置情報毎に記憶する設定情報記憶手段と、
前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれるユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された設定情報について、該設定情報に関連付けされた前記装置情報と、前記問い合わせ元の情報処理装置の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせを表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、システムに属する各情報処理装置の装置情報を管理装置に記憶しておくと共に、各情報処理装置で作成した設定情報をその作成者のユーザＩＤと共に、該作成元の情報処理装置の装置情報と関連付けて管理装置に記憶する。いずれかの情報処理装置からユーザＩＤを含む問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、記憶している中からそのユーザＩＤに対する設定情報を抽出し、抽出した各設定情報について、その作成元の情報処理装置の装置情報と問い合わせ元の情報処理装置の装置情報との、当該設定情報を利用するに際しての差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを、問い合わせ元の情報処理装置に送信する。問い合わせ元の情報処理装置は、管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。すなわち、各ユーザは自分がいずれかの情報処理装置で作成した設定情報を、その作成元の装置と利用先の装置との能力や機能の差異を反映した上で、システム内のどの情報処理装置からでも利用することができる。

（５）複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
前記各情報処理装置は、
該情報処理装置の装置ＩＤと装置情報とを前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成された設定情報と、該情報処理装置の装置ＩＤとを前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
装置ＩＤを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
前記管理装置は、
情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置ＩＤと前記装置情報とを関連付けて記憶する装置情報記憶手段と、
情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記装置ＩＤとを関連付けて記憶する設定情報記憶手段と、
前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶された前記装置ＩＤに対応する前記装置情報と、前記問い合わせに含まれる装置ＩＤに対応する装置情報との差異点を特定すると共に、この差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、システムに属する各情報処理装置の装置情報をその装置を特定可能な識別情報である装置ＩＤと関連付けて管理装置に記憶しておくと共に、各情報処理装置で作成した設定情報をその作成元の情報処理装置の装置ＩＤと関連付けて管理装置に記憶する。これにより、装置ＩＤをキーにして各設定情報はその作成元の情報処理装置の装置情報と関連付けされる。

いずれかの情報処理装置から装置ＩＤを含む問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、装置情報記憶手段から読み出した各設定情報について、その設定情報に関連付けされた装置ＩＤに対応する装置情報（作成元装置の装置情報）と問い合わせに含まれていた装置ＩＤに対応する装置情報（問い合わせ元装置の装置情報）との、当該設定情報を利用するに際しての差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを問い合わせ元の情報処理装置に送信する。問い合わせ元の情報処理装置は管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。すなわち、いずれかの情報処理装置で作成した設定情報を、その作成元の装置と利用先の装置との能力や機能の差異を反映した上で利用可能に、システム内の各情報処理装置で共有することができる。

装置ＩＤは、装置固有の番号などのほか、該装置に割り当てられたネットワーク上の固有アドレス（たとえば、ＭＡＣアドレス）などでもよい。

（６）複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
前記各情報処理装置は、
該情報処理装置の装置ＩＤと装置情報とを前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
該情報処理装置で作成されたユーザ別の設定情報と、該設定情報を作成したユーザのユーザＩＤと該情報処理装置の装置ＩＤとを前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
装置ＩＤとユーザＩＤとを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
前記管理装置は、
情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置ＩＤと前記装置情報とを関連付けて記憶する装置情報記憶手段と、
情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記ユーザＩＤと前記装置ＩＤとを関連付けて記憶する設定情報記憶手段と、
前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれるユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された設定情報について、該設定情報に関連付けされた前記装置ＩＤに対応する前記装置情報と、前記問い合わせに含まれる装置ＩＤに対応する装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
ことを特徴とする情報処理システム。

上記発明によれば、システムに属する各情報処理装置の装置情報をその装置ＩＤと関連付けて管理装置に記憶しておくと共に、各情報処理装置で作成した設定情報とその作成者のユーザＩＤとをその作成元の情報処理装置の装置ＩＤに関連付けて管理装置に記憶する。これにより、装置ＩＤをキーにして各設定情報はその作成元の情報処理装置の装置情報と関連付けされる。

いずれかの情報処理装置から装置ＩＤとユーザＩＤとを含む問い合わせを管理装置に行なうと、管理装置は、記憶している中からそのユーザＩＤに対する設定情報を抽出し、抽出した各設定情報について、その設定情報に関連付けされた装置ＩＤに対応する装置情報（作成元装置の装置情報）と問い合わせに含まれていた装置ＩＤに対応する装置情報（問い合わせ元装置の装置情報）との、当該設定情報を利用するに際しての差異点を特定し、この差異点に基づいて設定情報に加工を加えたものを問い合わせ元の情報処理装置に送信する。問い合わせ元の情報処理装置は管理装置から受信した設定情報に基づく表示を行なう。すなわち、各ユーザは自分がいずれかの情報処理装置で作成した設定情報を、その作成元の装置と利用先の装置との能力や機能の差異を反映した上で、システム内のどの情報処理装置からでも利用することができる。

（７）前記情報処理装置は、ユーザ認証情報を入手する認証情報入手手段を備え、
前記問い合わせ手段は、前記認証情報入手手段で入手したユーザ認証情報を前記問い合わせに含めて前記管理装置に送信し、
前記管理装置は、前記問い合わせに含まれるユーザ認証情報に基づいてユーザ認証する認証手段を備え、ユーザ認証に成功したとき前記問い合わせに応答する
ことを特徴とする（２）、（４）、（６）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、管理装置でユーザ別に管理している設定情報の呼び出しに際してユーザ認証が行なわれ、認証に成功した場合にだけ該装置からの利用が可能になる。各ユーザの作成した設定情報の他人による無断使用が防止される。

（８）前記ユーザ認証情報は、前記情報処理装置本体の操作パネル上で入力されたパスワード、前記情報処理装置本体へ差し込まれたＩＤカードから得られた認証情報、前記情報処理装置で入手された生態情報のいずれか１つまたは２以上の組み合わせである
ことを特徴とする（７）に記載の情報処理システム。

なお、ユーザ認証方法はこれらに限定されない。たとえば、携帯電話や認証情報入りのＲＦＩＤタグを用いた非接触による認証方法などでもよい。

（９）前記装置情報は、各情報処理装置に固有の属性情報である
ことを特徴とする（１）乃至（８）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

ここで、情報処理装置の固有の属性情報とは、装置の機能、能力のほか、各種設定項目における装置のデフォルト値なども含む。

（１０）前記加工手段による加工は、加工の有無および／または加工内容を識別するための情報を設定情報に付加することを含み、
前記情報処理装置の表示手段は、前記情報送信手段から受信した設定情報に対する加工の有無および／または加工内容を識別可能に表示する
ことを特徴とする（１）乃至（９）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、問い合わせに応じて管理装置から送られてくる設定情報に対する加工の有無や加工の内容が問い合わせ元の情報処理装置で識別可能になる。たとえば、加工前の設定情報では利用されていた機能のうち装置間の差異点により利用しなくなった機能をグレーアウト表示したりする。

（１１）前記管理装置は、前記加工手段で加工後の設定情報を、この設定情報の問い合わせに係わるユーザＩＤとその問い合わせ元の情報処理装置の装置情報とに関連付けて、または問い合わせ元の情報処理装置の装置情報に関連付けて前記設定情報記憶手段に追加記憶する
ことを特徴とする（１）乃至（１０）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、加工後の設定情報が、問い合わせ元の装置で新規に作成された設定情報として追加記憶される。すなわち、加工後の設定情報は問い合わせ元の情報処理装置の装置情報に関連付けて登録される。

（１２）前記装置情報記憶手段に記憶されている装置情報は、情報処理装置からの再送信によって更新される
ことを特徴とする（１）乃至（１１）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、装置情報は情報処理装置からの再送信によって更新される。情報処理装置の装置構成や装置状態などは、一部の機能が故障したとかオプション機能を追加したなどにより変化するので、適宜、情報処理装置からの再送信によって更新される。好ましくは最新の状態が管理装置に記憶されるように装置情報の再送信を行なうとよい。

（１３）前記加工手段は、設定情報の作成元の情報処理装置で前記設定情報に基づく処理を実行した場合の結果と、問い合わせ元の情報処理装置で実行した場合の結果との差異が少なくなるように前記設定情報を加工する
ことを特徴とする（１）乃至（１２）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、設定情報の作成元と利用先（問い合わせ元）とで装置情報に差異があっても、設定情報に基づく処理結果がなるべく作成元と相違しないように、設定情報が加工される。これにより、装置間に機能や能力の相違があっても作成時の設定情報を他の装置から最大限に利用することができる。

（１４）前記加工手段は、設定情報を利用するに際して該設定情報の作成元の情報処理装置で使用していた機能が、前記差異点により問い合わせ元の情報処理装置で使用不可となる場合に、その使用不可となる機能の代替機能を問い合わせ元の情報処理装置が有する場合は、その代替機能を利用するように前記設定情報を加工する
ことを特徴とする（１）乃至（１３）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

上記発明によれば、設定情報の作成元の情報処理装置で使用していた機能が、差異点により問い合わせ元の情報処理装置で使用不可となる場合には、その使用不可となった機能の代替機能が問い合わせ元の情報処理装置にあれば、それが利用される。これにより、同一でなくても類似の処理結果が確保される。たとえば、書類をステープルで綴じる機能のうち「縦綴じ」ができない場合に「横綴じ」を採用するなどである。各機能とその代替機構との関係を予め管理装置に登録しておくとよい。

（１５）前記設定情報は、ジョブの動作条件を規定する設定値で構成されたジョブ記録である
ことを特徴とする（１）乃至（１４）のいずれか１つに記載の情報処理システム。

（１６）（１）乃至（１５）のいずれか１つに記載の情報処理システムにおける情報処理装置。

（１７）（１）１乃至（１５）のいずれか１つに記載の情報処理システムにおける管理装置。

（１８）前記管理装置は、第２の情報処理装置から受信した第２の装置情報を記憶し、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、前記記憶してある第２の装置情報に基づいて差異点を特定する
ことを特徴とする（１）または（２）に記載の情報処理システム。
（１９）
第１の情報処理装置の第１の装置情報を管理装置に登録するステップと、
第１の情報処理装置で作成された第１の設定情報とこの設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて前記管理装置に登録するステップと、
前記管理装置が、第２の情報処理装置の第２の装置情報を入手するステップと、
第２の情報処理装置から、ユーザＩＤに基づいて、前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なうステップと、
前記問い合わせを受けた管理装置で、該問い合わせで指定されたユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けて登録されている設定情報を抽出するステップと、
前記抽出された設定情報について、前記第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、前記第２の情報処理装置の第２の装置情報との差異点を特定するステップと、
前記差異点に基づいて、前記抽出された設定情報に加工を加えた表示を行なうステップと
を有する
ことを特徴とする情報共有方法。

本発明に係わる情報処理システム、情報処理装置、管理装置および情報共有方法によれば、装置間で機能や能力の差異があっても、いずれかの装置で作成した設定情報をシステム内の各装置で利用可能に共有することができる。

特に、ユーザ別に設定情報を管理するものでは、各ユーザは自分がいずれかの情報処理装置で作成した設定情報を、その作成元の装置と利用先の装置との能力や機能の差異を反映した上で、システム内の他の情報処理装置で利用することができる。

以下、図面に基づき本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本実施の形態に係わる情報処理システム５のシステム構成の一例を示している。情報処理システム５は、複数の情報処理装置１０と、管理装置５０とから構成される。情報処理システム５と各情報処理装置１０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワーク２を介して通信可能に接続されている。ここでは、情報処理装置として第１、第２の情報処理装置１０ａ、１０ｂ（以後、情報処理装置を、単に、装置とも呼ぶ。）が接続されている場合を例にする。また、本実施の形態では、情報処理装置１０を、原稿を複写するコピー機能や、印刷データに従って印刷するプリンタ機能、ファクシミリ機能などを備えたデジタル複合機とし、管理装置５０をネットワーク上のサーバとして構成した場合を例に説明する。

第１の情報処理装置１０ａと第２の情報処理装置１０ｂとは、その能力や機能に若干の違いがある。たとえば、出力用紙に穴をあけたり、ステープルで綴じたりする後処理装置の機能や両面印刷機能の有無などの点で相違している。

図２は、情報処理システム５を構成する情報処理装置１０ａ、１０ｂおよび管理装置５０の機能構成を示している。第１の情報処理装置１０ａと第２の情報処理装置１０ｂとは上記した若干の違いがあるほかは同一構成なので、ここでは代表として第１の情報処理装置１０ａを説明し、第２の情報処理装置１０ｂの説明は省略する。第１の情報処理装置１０ａは、制御部１１と、通信部１２と、操作部１３と、表示部１４と、認証情報入手手段１５と、画像読取部１６と、記憶部１７と、画像形成部１８と、オプション装置１９とを備えている。

制御部１１は、情報処理装置１０ａの動作全体を統括制御する機能を果たし、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭなどを主要部として構成されている。通信部１２は、ネットワーク２を通じて管理装置５０やその他の外部端末と各種の情報を送受信する機能を果たす。操作部１３は、ユーザから各種の設定操作や指示操作などを受け付ける機能を果たし、スイッチやタッチパネルなどで構成される。表示部１４は、ユーザに装置の動作状態や設定状態、各種の案内情報などを表示する機能を果たし、液晶ディスプレイなどで構成される。

認証情報入手手段１５は、ユーザ認証に係わる情報を入手する機能を果たす。たとえば、認証情報入りのＩＤカードの読取装置や、静脈認証などの生態認証に係わる生態情報を取り込む装置などで構成される。通信部１２から入力されるパスワードでユーザ認証する場合には操作部１３が認証情報入手手段１５としての機能を果たす。このほか、携帯電話や認証情報入りのＲＦＩＤタグからユーザ認証に係わる情報を入手してもよい。ユーザ認証情報は、情報処理装置本体の操作パネル上で入力されたパスワード、前記情報処理装置本体へ差し込まれたＩＤカードから得られた認証情報、前記情報処理装置で入手された生態情報のいずれか１つだけではなく、これら２つ以上の組み合わせであってもよい。

画像読取部１６は、原稿画像を読み取る機能を果たす。記憶部１７は、画像読取部１６で読み取った画像のデータを保存するほか、ユーザが設定した各種の設定情報や各設定項目に係わる装置のデフォルト値などを記憶する機能を果たす。画像読取部１６は不揮発メモリやＨＤＤ（ハードディスク装置）などで構成される。

画像形成部１８は、用紙上に画像を形成して出力する機能を果たす。ここでは、電子写真方式を使用したプリントエンジンとして構成されている。オプション装置１９は、画像形成部１８が出力する用紙にパンチ穴をあけたり、用紙を二つ折りや三つ折りに折ったり、ステープルで綴じたりするなどの後処理装置などで構成される。このほか、オプション装置１９は用紙のスタッカや大容量の給紙装置、冊子を作る際の表紙の挿入装置などでもよい。

制御部１１は、装置情報送信手段２１と、設定情報送信手段２２と、問い合わせ手段２３と、表示制御手段２４としての機能を備えている。装置情報送信手段２１は当該情報処理装置１０ａの装置情報を管理装置５０に送信する機能を果たす。

装置情報とは、装置に固有の属性情報であり、各種能力・機能の有無やその種類などの条件が含まれる。たとえば、装置のＩＰ（Internet Protocol）アドレスやＭＡＣ（Media Access Control）アドレスなどのネットワーク情報、当該装置のＲＯＭのバージョンなどのファームウェア情報、両面機能や後処理装置などのオプション機能情報、装置単位に登録されたデフォルト設定値などの設定情報全般が含まれる。

装置情報送信手段２１は、装置情報と当該情報処理装置１０ａの装置ＩＤとを関連付けて管理装置５０に送信し、管理装置５０は、これら装置情報と装置ＩＤとを関連付けて記憶するようになっている。装置ＩＤは、その装置を特定可能な識別情報であり、装置固有の番号を使用している。このほか、該装置に割り当てられたネットワーク上の固有アドレス（たとえば、ＭＡＣアドレス）などでもよい。

設定情報送信手段２２は、当該情報処理装置１０ａでユーザが作成した設定情報を管理装置５０に送信する機能を果たす。設定情報は、ユーザが設定可能な各種設定項目の設定値を示す情報である。ここでは、ジョブを実行する際の動作条件を規定する設定値の集合であるジョブ記録が設定情報であるとして説明を進める。ジョブ記録は、ジョブの種類（ファクシミリ送信やコピー、印刷など）、両面印刷の有無、穴あけ／折り／綴じなどの後処理の有無や内容などを示す設定値などで構成される。

ジョブ記録はユーザ別に管理され、各ユーザは独自のジョブ記録を所定の上限数までいくつでも登録することができる。多数のジョブ記録の中から目的のものを見出せるように各ジョブ記録には任意の名前を付けることができる。ジョブ記録を登録しておけば、登録済みのジョブ記録を呼び出すことで、そのジョブ記録が示す設定内容を自動的に設定して再現することができる。

設定情報送信手段２２は、ジョブ記録と、このジョブ記録を作成したユーザのユーザＩＤと、当該情報処理装置１０ａの装置ＩＤ（当該ジョブ記録の作成元装置の装置ＩＤ）とを関連付けて管理装置５０に送信するようになっている。管理装置５０は、ジョブ記録をその作成元装置の装置ＩＤと関連付けた上でユーザＩＤ別に記憶するようになっている。なお、ジョブ記録は、管理装置５０に送信するほか当該情報処理装置１０ａの記憶部１７にも記憶される。

問い合わせ手段２３は、管理装置５０に記憶されているジョブ記録（設定情報）を呼び出すための問い合わせを管理装置５０に対して行なう機能を果たす。ここでは、問い合わせ元の情報処理装置１０ａの装置ＩＤとユーザＩＤとを含む問い合わせを管理装置５０に対して行なうことで、該ユーザＩＤに対応するジョブ記録を呼び出すようになっている。なお、以後、問い合わせ元の情報処理装置を問い合わせ元装置または利用先装置とも呼ぶ。

表示制御手段２４は、問い合わせ手段２３で行なった問い合わせに応じて管理装置５０から入手したジョブ記録に基づく表示を表示部１４で行なう機能を果たす。

管理装置５０は、通信部５１と、制御部５３と、認証情報記憶手段５６と、装置情報記憶手段５７と、設定情報記憶手段５８とを備えている。通信部５１は、情報送信手段５２の機能を含み、制御部５３は認証手段５４と加工手段５５としての機能を含む。

通信部５１はネットワーク２を介して各情報処理装置１０ａ、１０ｂと通信する機能を果たす。制御部５３は、当該管理装置５０の動作を統括制御する機能を果たす。制御部５３の認証手段５４は、情報処理装置１０ａ、１０ｂからのアクセスに対してその装置自体のアクセス権を確認する装置認証や、ユーザのアクセス権を確認するユーザ認証を行なう機能を果たす。認証情報記憶手段５６は、認証手段５４がユーザ認証や装置認証を行なう際に参照する認証情報を記憶したデータベースである。

装置情報記憶手段５７は、各情報処理装置１０ａ、１０ｂの装置情報送信手段２１から受信した装置情報をこれと共に受信した装置ＩＤと関連付けて記憶するデータベースである。

設定情報記憶手段５８は情報処理装置１０ａ、１０ｂの設定情報送信手段２２から受信したジョブ記録（設定情報）をこれと共に受信したユーザＩＤおよび装置ＩＤに対応付けて記憶するデータベースである。すなわち、ジョブ記録はその作成者のユーザＩＤと作成元装置の装置ＩＤとに関連付けて装置情報記憶手段５７に記憶される。装置情報記憶手段５７に記憶されている装置情報と設定情報記憶手段５８に記憶されているジョブ設定情報とは、装置ＩＤをキーにして関連付けされる。

制御部５３の加工手段５５は、各情報処理装置１０ａ、１０ｂからの問い合わせに応じて、該当するユーザのジョブ記録を設定情報記憶手段５８から抽出し、そのジョブ記録の作成元装置の装置情報と問い合わせ元装置の装置情報とを対比して差異点を特定すると共に、この差異点に基づいてジョブ記録を加工する機能を果たす。通信部５１の情報送信手段５２は、問い合わせに対する応答、すなわち、必要な加工の施されたジョブ記録を問い合わせ元の情報処理装置１０ａ、１０ｂに送信する機能を果たす。

図３は、認証情報記憶手段５６および装置情報記憶手段５７、設定情報記憶手段５８の登録内容の一例と、データ間の関連付け状態とを示している。認証情報記憶手段５６（認証情報登録エリア）には、情報処理システム５にアクセス可能な情報処理装置毎に、その装置ＩＤと装置認証用の認証情報（認証用ＩＤとパスワード）とが対応付けて登録してある。図中の「装置Ａ」、「装置Ｂ」などが装置ＩＤに該当する。また、認証情報記憶手段５６には、情報処理システム５にアクセス可能なユーザ（グループまたは個人）毎に、そのユーザＩＤとユーザ認証用の認証情報（認証用ＩＤとパスワード）とが対応付けて登録してある。図中の「グループ１」、「グループ２」や「ユーザ１」、「ユーザ２」がユーザＩＤに該当する。

装置情報記憶手段５７には、装置ＩＤと連付けて装置情報が記憶されている。装置情報にはネットワーク情報、オプション情報、ファームウェア情報などがある。

設定情報記憶手段５８には、「グループ１」や「ユーザ１」などのユーザＩＤ別に分類されてジョブ記録が登録されている。ジョブ記録は各ユーザＩＤの中でさらに分類されると共に、それぞれのジョブ記録には固有の名前が付してある。たとえば、「ユーザ１」のジョブ記録は、「ＣＳＲＣ関連の印刷モード」や「勤怠関連データの印刷モード」などに分類されている。また、各ジョブ記録は「仕様書」、「提案書」、「日報」、「出勤簿」などの名前で登録されている。

各ジョブ記録には、「両面印刷」の有無や「２ｉｎ１」設定の有無、ステープル処理の有無など各種の設定情報が登録されている。各ジョブ記録は、そのジョブ記録の作成元装置の装置ＩＤに関連付けてある。ここでは、ジョブ記録の一部に作成元装置の装置ＩＤを含めることで、ジョブ記録と装置ＩＤとを関連付けている。各ジョブ記録は、図中の矢印ａ、矢印ｂに示すように、装置ＩＤをキーとして装置情報記憶手段５７の装置情報と関連付けされている。なお、「２ｉｎ１」とは２枚の各原稿を縮小して１枚の用紙にレイアウトする機能である。

次に、情報処理システム５の動作を説明する。

図４は、管理装置５０が、情報処理装置１０から受信した装置情報やジョブ記録を記憶する情報登録処理の流れを示している。ここでは、ユーザが作成したジョブ記録を管理装置５０に送信して登録する際に、その時の装置情報を同時に送信して、管理装置５０に記憶されている装置情報を最新のものに更新するようになっている。

まず、ユーザが各種の設定操作を行なってジョブを投入してそのジョブを実行する（ステップＳ１０１）。このとき、ユーザは該ジョブに対する設定内容を自己のジョブ記録として適当な名前を付けて登録することができ、その登録操作を行なうと（ステップＳ１０２）、管理装置５０に対して情報登録要求が送信される（ステップＳ１０３）。

該情報登録要求には、当該情報処理装置１０の装置ＩＤ、装置認証用ＩＤとそのパスワード、当該ユーザのユーザＩＤとパスワード、今回登録するジョブ記録の内容と、当該装置の装置情報とが含まれる。

管理装置５０は、情報処理装置１０から情報登録要求を受けると、該受信した情報登録要求に含まれている装置認証用ＩＤとパスワードとを認証情報記憶手段５６に記憶されている装置認証用の認証情報と照合して、該情報登録要求の送信元装置のアクセス権を認証する（ステップＳ１１１）。さらに、情報処理装置１０から受信した情報登録要求に含まれているユーザＩＤとパスワードとを、認証情報記憶手段５６に記憶されているユーザ認証用の認証情報と照合して、該ユーザＩＤに係わるユーザのアクセス権を認証する（ステップＳ１１２）。

これらの認証に成功した場合は、今回の情報登録要求に含まれている装置情報と装置ＩＤとを関連付けて装置情報記憶手段５７に登録すると共に（ステップＳ１１３）、該情報登録要求に含まれているユーザＩＤとジョブ記録と装置ＩＤとを関連付けて設定情報記憶手段５８に登録して（ステップＳ１１４）、処理を終了する（エンド）。なお、装置認証およびユーザ認証のいずれか一方でも認証に成功しない場合は、情報登録要求は拒否される。

上記のような情報登録処理が各情報処理装置１０ａ、１０ｂで行なわれることにより、情報処理システム５内の各装置の装置情報や各ユーザのジョブ記録が管理装置５０に登録される。

なお、装置情報の管理装置５０への登録は、ジョブ記録と共に行なう必要はなく、適宜のタイミングで行なってもよい。たとえば、情報処理装置１０の電源投入時、オプション装置の追加削除、デフォルト値の変更など何らかの装置情報が変化したときに行なってもよい。また、ジョブ記録は、ジョブの実行とは関係なく作成されてもよい。また、作成時は自装置の記憶部１７へのローカル登録のみとし、別途の操作により管理装置５０へ送信して登録するようにしてもよい。たとえば、既に作成済みのジョブ記録のうち、情報処理システム５で共有する必要のあるものだけをユーザが選択して管理装置５０に送信可能な構成にしてもよい。

図５は、ジョブ記録の問い合わせに係わる情報処理装置１０側の動作を示している。情報処理装置１０は、ネットワーク２を介して管理装置５０に接続し（ステップＳ１２１）、装置認証を受け（ステップＳ１２２）、さらにユーザがログインする際に入手したユーザ認証情報を管理装置５０に送信してユーザ認証を受ける（ステップＳ１２３）。すなわち、ユーザのログインを契機にし、ジョブ記録に係わる問い合わせが管理装置５０に対して行なわれる。この問い合わせに付随してログイン中のユーザのユーザＩＤや装置ＩＤが管理装置５０に通知される。

情報処理装置１０は、この問い合わせに応じて管理装置５０からジョブ記録やその他の関連情報をダウンロードし（ステップＳ１２４）、該情報を表示部１４に表示する（ステップＳ１２５）。

図６は、ジョブ記録に係わる問い合わせを受けた管理装置５０の動作を示している。管理装置５０は、先の問い合わせを受けるに際して、問い合わせ元装置のアクセス権限を確認する装置認証を行ない（ステップＳ１３１）、さらに、問い合わせに係わるユーザのアクセス権限をユーザ認証で確認する（ステップＳ１３２）。

上記の認証に成功すると、認証されたユーザＩＤに関連付けて設定情報記憶手段５８に登録されているジョブ記録をアクセス可能にし、たとえば、登録順にその中の１つを抽出する（ステップＳ１３３）。そして、この抽出したジョブ記録に関連付けされている装置ＩＤに対応する装置情報と、現在ログイン中の装置、すなわち、問い合わせ元装置の装置ＩＤに対応する装置情報とを装置情報記憶手段５７から取得して、これらの差異点を特定する（ステップＳ１３４）。ここでの差異点は、ＩＰアドレスやＭＡＣアドレスのネットワーク情報などは含まれず、当該ジョブ記録を実行するに際して影響を与える機能や能力に係わる差異点である。たとえば、後処理装置の機能や両面印刷の機能などに係わる差異である。

作成元装置と問い合わせ元装置との間に当該ジョブ記録を利用するに際しての差異点がなければ（ステップＳ１３５；Ｎ）、設定情報記憶手段５８から読み出した当該ジョブ記録をそのままダウンロード対象にエントリする（ステップＳ１３８）。一方、差異点があるときは（ステップＳ１３５；Ｙ）、当該ジョブ記録を問い合わせ元装置で利用するために加工し（ステップＳ１３６）、加工後のジョブ記録を、当該ユーザが問い合わせ元装置で作成した新たなジョブ記録として設定情報記憶手段５８に追加保存する（ステップＳ１３７）。そして、この追加保存した加工後のジョブ記録をダウンロード対象にエントリする（ステップＳ１３８）。

上記ステップＳ１３３からＳ１３８までの処理を、認証されたユーザＩＤに関連付けされているすべてのジョブ記録に対して実行するまで繰り返し行ない（ステップＳ１３９；Ｎ）、該ユーザのすべてのジョブ記録に対して上記の処理が完了すると（ステップＳ１３９；Ｙ）、ダウンロード対象にエントリされたすべてのジョブ記録を問い合わせ元装置にダウンロードして（ステップＳ１４０）処理を終了する（エンド）。

上記処理において、装置情報に差異点がある場合にジョブ記録に施す加工には以下のようなものがある。
（１）ジョブ記録で指定されている機能が問い合わせ元装置にない場合は、その機能をオフにする。
（２）ジョブ記録で指定されている機能が問い合わせ元装置にない場合は、問い合わせ元装置で利用可能な代替機能に変更する。

たとえば、上記（１）の例として、作成元が装置Ｂのジョブ記録「提案書」を装置Ａで利用する場合に、このジョブ記録「提案書」で「両面印刷」と「２in１」の機能とが設定され、このうち「両面印刷」の機能が装置Ａにないものとする。この場合は、装置Ａで利用できない「両面印刷」の設定をオフにし、「２in１」のみを利用するようにジョブ記録が加工される。そして、装置Ａを作成元装置としたジョブ記録「提案書」（作成元：装置Ａ、２in１）を新規作成して設定情報記憶手段５８に追加保存する。

また、上記（２）の例としては、ジョブ記録で「ステープル」の機能が指定されているが、問い合わせ元の装置Ａに「ステープル」機能がなく、「パンチ穴」機能がある場合に、「ステープル」を「パンチ穴」に置き換えるようにジョブ記録を加工する場合がある。

このほか、加工は、ジョブ記録の作成元の情報処理装置でそのジョブ記録に基づいてジョブを実行した場合の結果と、問い合わせ元の情報処理装置で実行した場合の結果との差異が少なくなるように行なうとよい。

さらに、加工の有無および／または加工の内容を識別するための情報をジョブ記録に付加することも加工の一部に含まれる。たとえば、「両面印刷」の機能をオフした場合に、「両面機能」をオフにしたことを識別可能にする情報をジョブ記録に付加する。

次に、ジョブ記録で指定された機能を問い合わせ元装置が有する場合でも、作成元と問い合わせ元の装置情報の違いによって動作内容が相違してくる場合について説明する。

図７は、ウォータマークを付加する機能（ＷＭ機能）は装置Ａ、装置Ｂ共に備えているが、使用可能なウォータマークの種類や、装置のデフォルト値として設定されているウォータマークの種類が装置間で異なる場合を示している。

図７（ａ）において、装置Ａは１番から３番のウォータマークを備えており、１番は「見本」、２番は「マル秘」、３番は「シークレット」の文字列になっている。また、２番の「マル秘」が装置Ａでデフォルト使用するウォータマーク（図中、太枠表示）に設定されている。一方、装置Ｂは１番と２番のウォータマークのみ備えており、１番は「マル秘」、２番は「シークレット」であり、２番の「シークレット」が装置Ｂのデフォルトに設定されている。

ジョブ記録に「ウォータマーク：オン」の指定があるだけでは、デフォルトのウォータマークが使用されるので、該ジョブ記録を装置Ａで実行すると「マル秘」のウォータマークが使用され、同じジョブ記録を装置Ｂで実行すると「シークレット」のウォータマークが使用される。このような場合でも、装置情報として、どのようなウォータマークを有し、デフォルトが何番になっているかなどの情報を登録しておけば、装置Ａと装置Ｂとの装置情報を比較することでその差異が判明し、適切な加工を加えることが可能になる。

この例では、装置Ａでデフォルト使用される２番の「マル秘」と同じウォータマークを装置Ｂでは１番に備えているので、元のジョブ記録６０に対して、加工後のジョブ記録６１には１番のウォータマークを使用する旨の設定情報６２を付加してある。これにより、加工後のジョブ記録を装置Ｂで実行すれば「マル秘」がウォータマークとして使用され、作成元の装置Ａと同じ結果を得ることができる。

図７（ｂ）では、装置Ａ、装置Ｂの有するウォータマークの種類は同図（ａ）の場合と同一であるが、デフォルト設定されたウォータマークが、装置Ａでは１番の「見本」に、装置Ｂでは２番の「シークレット」になっている。この場合、装置Ａでデフォルト設定されている１番の「見本」と同じ内容のウォータマークは装置Ｂに存在しない。そこで、この場合、加工後のジョブ記録６７には、加工前のジョブ記録６５に対して、使用するウォータマークが不特定である旨の設定情報６７を付加してある。「不特定」の情報を付加することで、装置Ｂのデフォルトのウォータマークが自動的に使用されることがなくなり、ユーザは装置Ｂにおいて何らかの対応をとることができる。

なお、「不特定」とする場合には、作成元の装置Ａで「見本」のウォータマークが使用されていたことを示す情報をジョブ記録に付加して装置Ｂにダウンロードするとよい。これにより、作成元の装置Ａでは「見本」のウォータマークが使用されていたことを通知してその対応策を装置Ｂのユーザに選択させることができる。また、「見本」に類似する「サンプル」などのウォータマークがあれば、これで代替させるような加工を加えてもよい。この場合、類似関係にあるものを予め登録しておくとよい。

このように、ジョブ記録で指定された機能の有無に装置間で差はないが、その機能を実現する際の条件が装置間で相違する場合には、ジョブ記録の実行結果に装置間で違いの生じることが、作成元装置と問い合わせ元装置との装置情報を対比して初めて判明するので、本発明のように、装置間で装置情報を対比してその差異点を特定する機能が特に有効に作用する。

図８は、ダウンロードしたジョブ記録を表示するジョブ記録リスト画面７０の一例を示している。ジョブ記録リスト画面７０の上部にある「ユーザ表示欄」７１には、ジョブ記録の作成者のユーザ名が表示される。ジョブ記録リスト画面７０の中央のリスト表示エリア７２には、ダウンロードされた複数のジョブ記録がリスト表示される。リストの１行には１つのジョブ記録が表示されており、各行の表示項目は左から「Ｎｏ」、「分類」、「名称」、「作成元」、「設定内容」になっている。

ユーザは、画面右のスクロールバー７３を操作してジョブ記録の表示範囲を変更できる。また、画面はタッチパネルになっており、リスト表示エリア７２に表示されている任意の１行に触れることでジョブ記録を選択することができる。図７では、Ｎo.００３のジョブ記録が選択されている。選択されたジョブ記録に関する詳細な加工内容は、「ユーザ表示欄」７１の下方にある「変更情報欄」７４に表示される。

この例のリストは、「両面印刷」機能を使用できない装置Ｂで表示されたものであり、作成元が装置ＡであるＮo.００３のジョブ記録では「両面あり」の表示７５がグレーアウトされている。グレーアウト表示により、作成元の装置Ａでその機能を使用していたが装置Ｂでは使用できないこと、すなわち、機能オフの加工が施されていることをユーザは識別することができる。また、「変更情報欄」７４にはその旨が「両面機能をオフにしました」というメッセージで表示してある。

いずれかのジョブ記録を選択した状態で「ＯＫ」釦７６を操作すると、そのジョブ記録の内容が該装置に設定され、該設定内容でジョブを実行することができる。このほか、使用できなくなった機能に該当する部分を非表示にしたり、アスタリスクなどの特別なマークを付与して表示したり、「両面印刷は使用できません」などの音声ガイドを発したりする方法でもよく、その機能が使用できなくなったことが提示または通知できればよい。

以上のように、各ユーザは自分がいずれかの情報処理装置１０で作成したジョブ記録（設定情報）を、システム内のどの情報処理装置からも利用することができる。ジョブ記録（設定情報）の利用に際しては、その作成元装置と利用先（問い合わせ元）装置との能力や機能の差異が特定され、特定された差異に基づいて、問い合わせ元の装置にてジョブ記録（設定情報）が利用できるような加工がなされる。差異の特定は、管理装置に保存されている作成元装置に関する装置情報と、問い合わせ元の装置の装置情報とを比較することによりなされる。また、加工された場合に、加工の有無や加工内容を認識することもでき、管理装置に保存されているジョブ記録（設定情報）と問い合わせ元の装置にて利用するジョブ記録（設定情報）との違いを認識しながら加工後のジョブ記録を最大限に利用することができる。

また、装置情報とジョブ記録とを装置ＩＤで関連付けた上で別々に記憶しているので、各ジョブ記録に作成元装置の装置情報を埋め込む場合に比べて、管理装置５０の記憶容量を削減することができる。

以上、本発明の実施の形態を図面によって説明してきたが、具体的な構成は実施の形態に示したものに限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲における変更や追加があっても本発明に含まれる。

たとえば、上記の実施の形態では、設定情報としてジョブ記録を例に説明したがその他の種類の設定情報でもよい。たとえば、操作パネルの表示項目・表示形式に係わる設定やファクシミリの送信先などを登録したアドレス帳などでもよい。アドレス帳においては、装置Ａではインターネットファクシミリ機能と公衆電話回線のファクシミリ機能とが使用可能であったが装置Ｂではインターネットファクシミリ機能が使用できない場合、インターネットファクシミリに係わるアドレス部分をグレーアウトしたり消去したりするなどの加工を施せばよい。

また、実施の形態ではユーザ別にジョブ記録を管理するようにしたが、誰でも使用可能なジョブ記録を管理装置に登録して共有可能に構成してもよい。この場合、ジョブ記録の登録や問い合わせに際してユーザＩＤやユーザ認証は必要ない。

実施の形態では装置ＩＤを用いてジョブ記録と装置情報とを関連付けたが、該当する装置情報の格納エリアを示すポインタをジョブ記録に付加するなどによりジョブ記録と装置情報とを関連付けてもよい。実施の形態においては、問い合わせ元となる情報処理装置から送信されたユーザＩＤに基づいて、設定情報記憶手段に記憶されたジョブ記録（設定情報）の内、利用可能なジョブ記録（設定情報）を抽出する例を述べたが、本発明はこれに限られない。例えば、問い合わせ元となる情報処理装置にて入力され、送信された装置ＩＤに基づいて利用可能なジョブ記録（設定情報）を抽出してもよい。また、設定情報記憶手段に記憶されたジョブ記録（設定情報）のすべてを利用可能としてもよい。また、装置情報の比較において、装置情報記憶手段に記憶される全ての装置情報と、問い合わせ元の情報処理装置の装置情報とを比較してもよいし、当該問い合わせ元の情報処理装置から送信される装置ＩＤと関連付けて記憶されている装置情報と比較してもよいし、問い合わせ元の情報処理装置から送信されるユーザＩＤと関連付けて記憶されている装置情報と比較してもよい。

実施の形態では、独立した管理装置５０を設けたが、いずれかの情報処理装置１０が管理装置５０の機能を包含する構成でもよい。また、情報処理装置１０はデジタル複合機に限定されず、各種の設定を要する装置であればよく、複写機、ファクシミリ装置、プリンタのほかコンピュータ装置などでもよい。

本発明の実施の形態に係わる情報処理システムのシステム構成を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係わる情報処理システムを構成する情報処理装置および管理装置の構成を示すブロック図である。 認証情報記憶手段および装置情報記憶手段、設定情報記憶手段の登録内容の一例と、データ間の関連付け状態とを示す説明図である。 本発明の実施の形態に係わる情報処理システムで行なわれる情報登録処理を示す流れ図である。 ジョブ記録を問い合わせる際の情報処理装置の動作を示す流れ図である。 ジョブ記録の問い合わせを受けた管理装置の動作を示す流れ図である。 ウォータマークの差異に基づくジョブ記録の加工内容を例示した説明図である。 情報処理装置の表示部に表示されるジョブ記録リスト画面の一例を示す説明図である。

符号の説明

２…ネットワーク
５…情報処理システム
１０…情報処理装置
１０ａ…第１の情報処理装置
１０ｂ…第２の情報処理装置
１１…制御部
１２…通信部
１３…操作部
１４…表示部
１５…認証情報入手手段
１６…画像読取部
１７…記憶部
１８…画像形成部
１９…オプション装置
２１…装置情報送信手段
２２…設定情報送信手段
２３…問い合わせ手段
２４…表示制御手段
５０…管理装置
５１…通信部
５２…情報送信手段
５３…制御部
５４…認証手段
５５…加工手段
５６…認証情報記憶手段
５７…装置情報記憶手段
５８…設定情報記憶手段
６０…元のジョブ記録
６１…加工後のジョブ記録
６２…加工内容の設定情報
６５…元のジョブ記録
６６…加工後のジョブ記録
６７…加工内容の設定情報
７０…ジョブ記録リスト画面
７１…「ユーザ表示欄」
７２…リスト表示エリア
７３…スクロールバー
７４…「変更情報欄」
７５…「両面あり」の表示
７６…「ＯＫ」釦

Claims (19)

1. 第１、第２の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   第１の情報処理装置は、
   該情報処理装置の第１の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成された第１の設定情報を前記管理装置に送信する設定情報送信手段を備え、
   前記管理装置は、
   第１の情報処理装置から受信した前記第１の装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
   第１の情報処理装置から受信した前記第１の設定情報を前記装置情報記憶手段が記憶している第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて記憶する設定情報記憶手段と
   を有し、
   第２の情報処理装置は、
   該情報処理装置の第２の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   前記設定情報記憶手段に保存されている前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段と
   を備え、
   前記管理装置は、さらに、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶してある第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、第２の情報処理装置の前記第２の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて、前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記第２の情報処理装置に送信する情報送信手段と
   を備え、
   前記第２の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
2. 第１、第２の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   第１の情報処理装置は、
   該情報処理装置の第１の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成されたユーザ別の第１の設定情報と、該第１の設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを関連付けて前記管理装置に送信する設定情報送信手段と
   を備え、
   前記管理装置は、
   第１の情報処理装置から受信した前記第１の装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
   第１の情報処理装置から受信した前記第１の設定情報と前記ユーザＩＤとを前記装置情報記憶手段が記憶している第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて記憶する設定情報記憶手段と
   を有し、
   第２の情報処理装置は、
   該情報処理装置の第２の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   ユーザＩＤを含む、前記設定情報記憶手段に保存されている前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段と
   を備え、
   前記管理装置は、さらに、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれる前記ユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記第１の設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された前記第１の設定情報について、前記装置情報記憶手段に記憶してある第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、第２の情報処理装置の前記第２の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記第２の情報処理装置に送信する情報送信手段と
   を備え、
   前記第２の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
3. 複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   前記各情報処理装置は、
   該情報処理装置の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成された設定情報を前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
   前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
   前記管理装置は、
   前記情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
   前記情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報を該設定情報を送信した情報処理装置の装置情報毎に記憶する設定情報記憶手段と、
   前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶された前記装置情報と、前記問い合わせの元となる情報処理装置の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
   前記問い合わせ元の情報処理装置の表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
4. 複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   前記各情報処理装置は、
   該情報処理装置の装置情報を前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成されたユーザ別の設定情報と、該設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを関連付けて前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
   ユーザＩＤを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
   前記管理装置は、
   前記情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置情報を記憶する装置情報記憶手段と、
   前記情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記ユーザＩＤとを前記設定情報を送信した情報処理装置の装置情報毎に記憶する設定情報記憶手段と、
   前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれるユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された設定情報について、該設定情報に関連付けされた前記装置情報と、前記問い合わせ元の情報処理装置の装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
   前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせを表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
5. 複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   前記各情報処理装置は、
   該情報処理装置の装置ＩＤと装置情報とを前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成された設定情報と、該情報処理装置の装置ＩＤとを前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
   装置ＩＤを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
   前記管理装置は、
   情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置ＩＤと前記装置情報とを関連付けて記憶する装置情報記憶手段と、
   情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記装置ＩＤとを関連付けて記憶する設定情報記憶手段と、
   前記問い合わせを受けたとき、前記装置情報記憶手段に記憶された前記装置ＩＤに対応する前記装置情報と、前記問い合わせに含まれる装置ＩＤに対応する装置情報との差異点を特定すると共に、この差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
   前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
6. 複数の情報処理装置と、これらと通信可能な管理装置とを備え、
   前記各情報処理装置は、
   該情報処理装置の装置ＩＤと装置情報とを前記管理装置に送信する装置情報送信手段と、
   該情報処理装置で作成されたユーザ別の設定情報と、該設定情報を作成したユーザのユーザＩＤと該情報処理装置の装置ＩＤとを前記管理装置に送信する設定情報送信手段と、
   装置ＩＤとユーザＩＤとを含む、前記設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なう問い合わせ手段と、
   前記問い合わせの結果を表示する表示手段とを備え、
   前記管理装置は、
   情報処理装置の前記装置情報送信手段から受信した前記装置ＩＤと前記装置情報とを関連付けて記憶する装置情報記憶手段と、
   情報処理装置の前記設定情報送信手段から受信した前記設定情報と前記ユーザＩＤと前記装置ＩＤとを関連付けて記憶する設定情報記憶手段と、
   前記問い合わせを受けたとき、該問い合わせに含まれるユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けされた前記設定情報を前記設定情報記憶手段から抽出し、抽出された設定情報について、該設定情報に関連付けされた前記装置ＩＤに対応する前記装置情報と、前記問い合わせに含まれる装置ＩＤに対応する装置情報との差異点を特定すると共に、該差異点に基づいて前記設定情報を加工する加工手段と、
   前記加工手段で加工された設定情報を前記問い合わせ元の情報処理装置に送信する情報送信手段とを備え、
   前記問い合わせ元の情報処理装置の前記表示手段は、前記情報送信手段から受信した前記設定情報に基づいて前記問い合わせ結果を表示する
   ことを特徴とする情報処理システム。
7. 前記情報処理装置は、ユーザ認証情報を入手する認証情報入手手段を備え、
   前記問い合わせ手段は、前記認証情報入手手段で入手したユーザ認証情報を前記問い合わせに含めて前記管理装置に送信し、
   前記管理装置は、前記問い合わせに含まれるユーザ認証情報に基づいてユーザ認証する認証手段を備え、ユーザ認証に成功したとき前記問い合わせに応答する
   ことを特徴とする請求項２、４、６のいずれか１つに記載の情報処理システム。
8. 前記ユーザ認証情報は、前記情報処理装置本体の操作パネル上で入力されたパスワード、前記情報処理装置本体へ差し込まれたＩＤカードから得られた認証情報、前記情報処理装置で入手された生態情報のいずれか１つまたは２以上の組み合わせである
   ことを特徴とする請求項７に記載の情報処理システム。
9. 前記装置情報は、各情報処理装置に固有の属性情報である
   ことを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１つに記載の情報処理システム。
10. 前記加工手段による加工は、加工の有無および／または加工内容を識別するための情報を設定情報に付加することを含み、
    前記情報処理装置の表示手段は、前記情報送信手段から受信した設定情報に対する加工の有無および／または加工内容を識別可能に表示する
    ことを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１つに記載の情報処理システム。
11. 前記管理装置は、前記加工手段で加工後の設定情報を、この設定情報の問い合わせに係わるユーザＩＤとその問い合わせ元の情報処理装置の装置情報とに関連付けて、または問い合わせ元の情報処理装置の装置情報に関連付けて前記設定情報記憶手段に追加記憶する
    ことを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１つに記載の情報処理システム。
12. 前記装置情報記憶手段に記憶されている装置情報は、情報処理装置からの再送信によって更新される
    ことを特徴とする請求項１乃至１１のいずれか１つに記載の情報処理システム。
13. 前記加工手段は、設定情報の作成元の情報処理装置で前記設定情報に基づく処理を実行した場合の結果と、問い合わせ元の情報処理装置で実行した場合の結果との差異が少なくなるように前記設定情報を加工する
    ことを特徴とする請求項１乃至１２のいずれか１つに記載の情報処理システム。
14. 前記加工手段は、設定情報を利用するに際して該設定情報の作成元の情報処理装置で使用していた機能が、前記差異点により問い合わせ元の情報処理装置で使用不可となる場合に、その使用不可となる機能の代替機能を問い合わせ元の情報処理装置が有する場合は、その代替機能を利用するように前記設定情報を加工する
    ことを特徴とする請求項１乃至１３のいずれか１つに記載の情報処理システム。
15. 前記設定情報は、ジョブの動作条件を規定する設定値で構成されたジョブ記録である
    ことを特徴とする請求項１乃至１４のいずれか１つに記載の情報処理システム。
16. 請求項１乃至１５のいずれか１つに記載の情報処理システムにおける情報処理装置。
17. 請求項１乃至１５のいずれか１つに記載の情報処理システムにおける管理装置。
18. 前記管理装置は、第２の情報処理装置から受信した第２の装置情報を記憶し、第２の情報処理装置から前記問い合わせを受けたとき、前記記憶してある第２の装置情報に基づいて差異点を特定する
    ことを特徴とする請求項１または２に記載の情報処理システム。
19. 第１の情報処理装置の第１の装置情報を管理装置に登録するステップと、
    第１の情報処理装置で作成された第１の設定情報とこの設定情報を作成したユーザのユーザＩＤとを第１の情報処理装置の前記第１の装置情報に関連付けて前記管理装置に登録するステップと、
    前記管理装置が、第２の情報処理装置の第２の装置情報を入手するステップと、
    第２の情報処理装置から、ユーザＩＤに基づいて、前記第１の設定情報に係わる問い合わせを前記管理装置に行なうステップと、
    前記問い合わせを受けた管理装置で、該問い合わせで指定されたユーザＩＤと同じユーザＩＤに関連付けて登録されている設定情報を抽出するステップと、
    前記抽出された設定情報について、前記第１の情報処理装置の前記第１の装置情報と、前記第２の情報処理装置の第２の装置情報との差異点を特定するステップと、
    前記差異点に基づいて、前記抽出された設定情報に加工を加えた表示を行なうステップと
    を有する
    ことを特徴とする情報共有方法。
    

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