JP2007066288A - データ処理装置、データ処理システム、データ処理方法及びデータ処理プログラム - Google Patents
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Abstract
【課題】記憶媒体に保存された有効期限が過ぎたデータの利用を防ぐことができるデータ処理装置を提供する。
【解決手段】データ処理装置101において、リムーバブルメディア検知部201が利用可能となった着脱可能なリムーバブルメディアを検知し、有効期限取得部203が当該リムーバブルメディアに保存されたデジタルデータの有効期限を当該デジタルデータに埋め込まれた情報から取得し、現在日時取得部204が現在の日時情報を取得し、有効期限判定部202が有効期限取得部203によって得られた有効期限と現在日時取得部204によって得られた現在日時を比較して、デジタルデータが有効期限を過ぎているか否かを判定し、有効期限判定部202によりデジタルデータが有効期限を過ぎていると判定された場合には、警告部205が有効期限を過ぎたデータがリムーバブルメディアに保存されていることを警告する。
【選択図】図2
【解決手段】データ処理装置101において、リムーバブルメディア検知部201が利用可能となった着脱可能なリムーバブルメディアを検知し、有効期限取得部203が当該リムーバブルメディアに保存されたデジタルデータの有効期限を当該デジタルデータに埋め込まれた情報から取得し、現在日時取得部204が現在の日時情報を取得し、有効期限判定部202が有効期限取得部203によって得られた有効期限と現在日時取得部204によって得られた現在日時を比較して、デジタルデータが有効期限を過ぎているか否かを判定し、有効期限判定部202によりデジタルデータが有効期限を過ぎていると判定された場合には、警告部205が有効期限を過ぎたデータがリムーバブルメディアに保存されていることを警告する。
【選択図】図2
Description
本発明は、データの作成から廃棄までのサイクルを管理するデータ処理装置、データ処理システム、データ処理方法及びデータ処理プログラムに関する。
ISO15489では、文書の作成から廃棄までのサイクルにおいて、一貫した文書の記録管理が必要とされている。その記録管理の内容の一つとして、文書データ(以下、文書とする)の廃棄(削除)を保証することが重要視されている。
文書の廃棄を管理する装置として、文書の保存期限をデータ記憶部内で記憶し、デバイス起動時にそのデータ記憶部に記憶された文書の保存期限をチェックした上で期限切れの文書を破棄する文書管理装置が知られている(特許文献1参照)。ここで、データ記憶部は、ハードディスク(HDD)やリムーバブルメディアを利用することができる。また、上記文書管理装置では、文書の保存期限が過ぎたことが文書の配布先に通知される。
上記文書管理装置は、文書の有効期限を管理するレコードマネジメントサーバと組み合わせることによって、様々なデバイスに保存された文書のライフサイクルを管理することが可能である。レコードマネジメントサーバは文書の有効期限とその文書の配布先を管理し、有効期限を過ぎたタイミングで文書廃棄の処理を実行する。
特開平8−320819号公報
しかしながら、上述したレコードマネジメントサーバを用いる文書管理方法では、リムーバブルメディアを用いると有効期限を経過した文書を利用できてしまうという問題がある。具体的には、まず、有効期限が経過する前の文書をリムーバブルメディアに保存する。次に、有効期限が経過した後に、チェック処理の完了した文書管理装置に当該リムーバブルメディアを接続して当該文書を読み出す。この状況下では、有効期限が経過した後であるにもかかわらず、当該文書を文書管理装置上で利用することができてしまうため、問題であった。リムーバブルメディアの多くは、データを読み取る装置が起動してから接続することが一般的である。そのため、悪意を持たないユーザであっても、意識せずに有効期限が経過した文書を利用してしまう場合があり、課題となっている。
本発明の目的は、上記課題に鑑み、着脱可能な記憶媒体に保存された有効期限が過ぎたデータの利用を防ぐことができるデータ処理装置、データ処理システム、データ処理方法及びデータ処理プログラムを提供することにある。
上記目的を達成するため、請求項1のデータ処理装置は、着脱可能な当該記憶媒体に記憶されたデータを読み取り可能な読取手段と、前記読取手段が読み取った当該記憶媒体に記憶されたデータの有効期限を取得する有効期限取得手段と、前記有効期限取得手段によって得られた有効期限に基づいて前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定手段とを備えることを特徴とする。
請求項12のデータ処理システムは、データ処理装置と、前記データ処理装置とネットワークを介して通信可能な管理サーバとを備えるデータ処理システムにおいて、前記データ処理装置は、着脱可能な記憶媒体に記憶されたデータを読み取り可能な読取手段と、前記管理サーバへ前記読取手段が読み取ったデータが有効期限を過ぎているか否かの情報を要求する要求手段と、前記管理サーバから前記データが有効か否かの情報を受信する受信手段と、前記受信手段により受信された前記データが有効か否かの情報に応じて、前記データが有効期限を過ぎているか否かを決定する決定手段とを備え、前記管理サーバは、前記要求手段による要求を受信したことに応じて当該データが有効期限を過ぎているか否かをチェックする有効期限チェック手段と、前記有効期限チェック手段によるチェック結果を前記データ処理装置に送信する送信手段とを備えることを特徴とするデータ処理システム。
請求項19のデータ処理方法は、利用可能となった着脱可能な記憶媒体を検知する記憶媒体検知工程と、当該記憶媒体に保存されたデータの有効期限を当該データに埋め込まれた情報から取得する有効期限取得工程と、現在の日時情報を取得する現在日時取得工程と、前記有効期限取得工程によって得られた有効期限と前記現在日時取得工程によって得られた現在日時とを比較して、前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定工程と、前記有効期限判定工程により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合には、有効期限を過ぎたデータが前記記憶媒体に保存されていることを警告する警告工程とを備えることを特徴とする。
請求項20のデータ処理プログラムは、コンピュータで実行されるデータ処理プログラムであって、利用可能となった着脱可能な記憶媒体を検知する記憶媒体検知モジュールと、当該記憶媒体に保存されたデータの有効期限を当該データに埋め込まれた情報から取得する有効期限取得モジュールと、現在の日時情報を取得する現在日時取得モジュールと、前記有効期限取得モジュールによって得られた有効期限と前記現在日時取得モジュールによって得られた現在日時とを比較して、前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定モジュールと、前記有効期限判定モジュールにより前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合には、有効期限を過ぎたデータが前記記憶媒体に保存されていることを警告する警告モジュールとを備えることを特徴とする。
本願発明によれば、利用可能となった着脱可能な記憶媒体が検知され、当該記憶媒体に保存されたデータの有効期限が当該データに埋め込まれた情報から取得され、現在の日時情報が取得され、取得された有効期限と現在日時とが比較されて、前記記憶媒体に保存されたデータが有効期限を過ぎているか否かが判定され、有効期限を過ぎていると判定された場合には、有効期限を過ぎたデータが前記記憶媒体に保存されていることが警告される。これにより、リムーバブルな記憶媒体に保存された有効期限が過ぎたデータの利用を防ぐことができる。
以下、本発明の実施の形態について、図面を参照して詳細に説明する。
図1は、本発明の第1の実施の形態に係るデータ処理装置のハードウェア構成を示すブロック図である。
本発明の第1の実施の形態に係るデータ処理装置は、複合機101である。
複合機101は、CPU102、メインメモリ103、リムーバブルメディアリーダライタ104、タッチパネルディスプレイ106、補助記憶装置105、印刷装置108及び送受信装置109を備えている。これらは内部バス110を介して互いに接続されている。送受信装置109はネットワーク111を介して管理サーバ112と接続されている。
CPU102は、主にプログラムの実行を行う。メインメモリ103は、RAMやROMから構成され、プログラムやデータの格納場所として利用されたり、CPU102がプログラムを実行する際の作業領域として用いたり、複合機101が各種画像処理を実行する際の作業領域として用いたりする。
リムーバブルメディアリーダライタ104は、リムーバブルメディア1内のデータを読み取り可能なドライブであって、複合機101に内蔵されている。例として、MO(Magneto-Optical)ディスク、FD(フロッピー(登録商標)ディスク)、ZIPディスク、CD(Compact Disk)、DVD(Digital Versatile Disk)、SD(Secure Digital)メモリカード、メモリスティック、CF(Compact Flash)を読み込み可能なドライブが挙げられる。もちろん、リムーバブルハードディスクなど、他のリムーバブルメディアでも構わない。
タッチパネルディスプレイ106は、液晶タッチパネルによって構成されており、通常のディスプレイと同様に所望の画像を表示することができる。また、ユーザが画面に触れることで、複合機101を操作することができる。
本実施の形態では、表示部と操作部をタッチパネルディスプレイ106によって提供しているが、両者を別々に提供しても良い。すなわち、通常のディスプレイとは別に、マウスやキーボードに代表されるユーザインタフェース手段を提供する構成であっても良い。
補助記憶装置105は、ハードディスクドライブやRAMドライブ等の大容量記憶装置から構成され、大容量データの保管、プログラムの実行コードの保持を行う。補助記憶装置105は、前記メインメモリ103に記憶されるデータと比較して、より長時間保持する必要があるデータを記憶する。
印刷装置108は、トナーを利用して複合機で処理された画像データ、文書データ、PDL(ページ記述言語)に基づく印刷データ、FAX受信データ、電子メールデータ(以下、これらをデジタルデータという)に基づく画像を紙媒体に印刷する。インクによる印刷を行う構成であってもよい。
送受信装置109は、FAXデータ、電子メールなどのデジタルデータの送受信を行う。また、外部のクライアントPCなどから印刷ジョブ等を受け付け、ネットワークプリンタとしても動作する。
内部バス110は、これらの装置間でデジタルデータをやり取りするために用いられる。ネットワーク111は、複合機101と管理サーバ112とを接続し、両者の間での通信を可能とする。管理サーバ112は、複合機101からの要求を受けて、文書のタイムスタンプを提供するサーバである。タイムスタンプについては、後述する。
また、複合機101はリムーバブルメディアリーダライタ104を内蔵するが、複合機が有する不図示のUSB(Universal Serial Bus)やIEEE1394等の汎用インタフェースによってリムーバブルメディアリーダライタ104を外部接続するようにしてもよい。また、物理的にリムーバブルメディアリーダ、ライタを設けなくても、複合機が有する不図示のUSBインタフェースにUSBメモリを接続するようにする形態でも良い。また、リムーバブルメディアと複合機101とのインタフェースは上述のような物理的に接触して接続するものでなく、無線を用いて非接触で接続するものでも良い。
図2は、複合機101の機能ブロック図である。同図において、矢印は、機能の呼び出し等の依存関係を示している。
リムーバブルメディア検知部201は、リムーバブルメディアリーダライタ104に対応するリムーバブルメディア1が挿入されているか否かを検知する。
リムーバブルメディア検知部201は、リムーバブルメディア1が挿入されるまで定期的にメディアの有無をリムーバブルメディアリーダライタ104に問い合わせる方法や、タッチパネルディスプレイ106上でユーザからの指示を受け付け、そのタイミングでのみリムーバブルメディアリーダライタ104にリムーバブルメディア1の有無を問い合わせる方法であっても良い。
リムーバブルメディア検知部201がリムーバブルメディア1の挿入を検知すると、アクセス禁止部206に制御が移される。
アクセス禁止部206は、他のプログラムがリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータにアクセスすることを禁止する。具体的には、複合機101のオペレーティングシステム(OS)が保持するファイルシステムに組み込まず、アクセス禁止部206が保持する独自のファイルシステムによってリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータにアクセスする方法によって他のプログラムからのアクセスを禁止する。
アクセス禁止部206は、リムーバブルメディア検知部201から制御が移されるとともにリムーバブルメディア1に割り当てられたドライブへのアクセス権限を一時的に変更することにより、ユーザの指示に基づいて動作するプログラムからのアクセスを禁止する。もしくは、ユーザがタッチパネルディスプレイ106上での操作を行うことができないように、全てのGUIコンポーネントを無効化するか、タッチパネルディスプレイ106にその全面を覆うダイアログを表示することによって、リムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータをユーザが利用できないようにさせる方法であっても良い。或いは、タッチパネルディスプレイ106上の操作のうち、リムーバブルメディア1へのアクセスを伴う操作のために割り付けられたキー入力の受付のみを無効化するようにしても良い。
アクセス禁止部206によって、リムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータへのアクセスが禁止されたら、その状態を保ったまま有効期限判定部202に制御が移される。
有効期限判定部202は、前記リムーバブルメディアリーダライタ104に挿入されたリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータのファイルの中から、有効期限のチェックが行われていないファイルを検索する。そして、リムーバブルメディア1の中に保存されたデジタルデータが、予め定められた有効期限内であるか又は有効期限を過ぎているかを判定する。
有効期限判定部202は、有効期限取得部203と、現在日時取得部204によって実現される。有効期限取得部203は、例えばユーザからの指示に該当するデジタルデータの有効期限を取得し、現在日時取得部204は、現在の正確な日時を取得する。
有効期限判定部202は、有効期限取得部203により取得された有効期限と現在日時取得部204により取得された現在の正確な日時とを比較する。そして、前者が後者より時系列上で後ろにあれば有効期限を過ぎておらず、前者が後者より時系列上で前にあれば有効期限を過ぎていると判定する。有効期限判定部202によって有効期限を過ぎていると判定されると、警告部205に制御が移される。
有効期限取得部203は、前記有効期限判定部202に指示されたデジタルデータに定められた有効期限を取得する。
有効期限取得部203を説明するために、まずデジタルデータに作成された日時と有効期限の情報を持たせる方法について説明する。
デジタルデータを作成した複合機101は、例えば、デジタルデータのハッシュ値等の画像特徴量と、有効期限とを管理サーバ112に送信する。この有効期限は、ユーザからの指示や管理者によって予め定められた値である。ここで、ハッシュ値は、元の任意の長さのデジタルデータからハッシュ関数によって生成される短い固定長(128ビットや160 ビットなど)の値である。ハッシュ関数としては、MD5(Message Digest 5)やSHA−1(Secure Hash Algorithm 1)が用いられる。
管理サーバ112では、受信したハッシュ値等の画像特徴量と有効期限、更に現在の日時の情報をまとめ、管理サーバ112が保持する秘密鍵によって暗号化する。
こうして得られたデジタルデータをタイムスタンプトークンという。このタイムスタンプトークンが複合機101に返信され、複合機101はタイムスタンプトークンをデジタルデータに埋め込む。
以上のようにして、有効期限の情報を含んだデジタルデータが作成される。なお、有効期限の情報は、不図示のタイムスタンプサーバ側で生成する方法や、別の情報端末によって管理されている情報を取得する方法でも構わない。
次に、複合機101で行なわれる、上述のような方法でデジタルデータに埋め込んだ情報から、有効期限の情報を取得する方法について説明する。
まず、有効期限を取得する対象となるデジタルデータから、埋め込まれたタイムスタンプトークンを取得する。タイムスタンプトークンは暗号化された状態であるため、管理サーバ112が公開する検証用の公開鍵を用いて復号化する。管理サーバ112の公開鍵は予め入手しておき、補助記憶装置105などに記憶しておけばよい。すると、復号化されたデータの中にある有効期限の情報を取得することができる。
次に、図2の現在日時取得部204は、カレンダ情報から現在の日時を取得する。現在日時取得部204は、不図示のバッテリ等のバックアップ電源からの電源供給により、電源をオフにしても動作しつづけるカレンダ情報を発生する機構を備えている。また、現在日時取得部204はネットワーク111を通じて不図示のNTP(Network Time Protocol)サーバ等の外部装置から正確な日時情報を取得してもよい。
警告部205は、前記タッチパネルディスプレイ106上で、ユーザに有効期限を過ぎたデジタルデータが存在することを警告する。警告部205による警告が終了すると、アクセス禁止部206へアクセス禁止の解除を要求する。
図3はタッチパネルディスプレイ106における警告表示の一例を示す図である。
警告を表示するダイアログ301には、警告内容を説明する警告メッセージ302、警告されているファイル名303、ファイルのパス304、有効期限305、警告された時点でファイルを削除するための削除ボタン306、後で警告されたファイルを削除するためのボタン307が含まれる。
この警告を表示することによって、有効期限を過ぎたデジタルデータが検出されたことを示し、具体的にどのパスにおかれたどのファイルかを説明する。更に、有効期限が切れたデジタルデータを削除指示するボタンを警告画面上に設けることにより、ユーザビリティの高いシステムとなる。
削除ボタン306が押下されると、ダイアログ301に表示された全てのファイルが削除される。この際、アクセス禁止部206の働きは維持されたままであるが、前述の構成を取っている場合、該ファイルの削除を行うことは可能である。例えば、アクセス禁止部206が独自のファイルシステムを保持する構成の場合、本システムはそのファイルシステムを利用してファイルにアクセスできるため、該ファイルの削除が可能となる。該ファイルの削除が完了し、有効期限のチェックがされていないデジタルデータがなければ、アクセス禁止部206の作用は停止し、ユーザはリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータへアクセス可能となる。
後で警告されたファイルを削除するためのボタン307は、ダイアログ301に表示された全てのファイルを未確認のまま削除することに不安を覚える場合などにユーザが選択する。後で警告されたファイルを削除するためのボタン307が押下され、有効期限のチェックがされていないデジタルデータがなければ、アクセス禁止部206の作用は停止する。このとき、ユーザはリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータへアクセス可能となるため、ファイルを削除してよいかユーザなりのチェックを行うことが可能となる。
図4は、リムーバブルメディア1に含まれるデジタルデータの有効期限のチェック処理を示すフローチャートである。
まず、リムーバブルメディア検知部201が、リムーバブルメディア1がリムーバブルメディアリーダライタ104に挿入されたことを検知する(ステップS401)。ここでは、リムーバブルメディア1の挿入が検知されるまでこれ以後のステップは実行されない。
ステップS401でリムーバブルメディア1の挿入が検知されると、アクセス禁止部206がリムーバブルメディア1への他のプログラムからのアクセスを禁止する(ステップS406)。
次いで、有効期限判定部202がリムーバブルメディア1に保存されたファイルの中から、チェック開始処理のフローチャートが開始されてから有効期限のチェックが行われていないファイルを検索する(ステップS402)。
ステップS402の検索の結果、有効期限のチェックが行われていないファイルがない場合には、ステップ405の警告表示が終了するのを待ってアクセス禁止部206の作用を停止してユーザがリムーバブルメディアにアクセスできる状態にしてから本処理を終了する。一方、有効期限のチェックが行われていないファイルがある場合には、有効期限取得部203が当該ファイルの有効期限を取得するとともに、日時取得部204が現在の正確な日時を取得する(ステップS403)。
次いで、有効期限判定部202は、有効期限取得部203により取得された有効期限と現在日時取得部204により取得された現在の正確な日時とを比較し、有効期限を過ぎているか否かを判定する(ステップS404)。
ステップS404の判定の結果、有効期限を過ぎていない場合には、ステップS402に戻る。一方、有効期限を過ぎている場合には、有効期限を過ぎていると判定されたファイルの情報をタッチパネルディスプレイ106に示し、警告を表示して(ステップS405)、ステップS402に戻る。警告の表示は図3に示したとおりである。初めてステップ405が実行される場合、ダイアログ全体が新しく表示される。一方、ステップ405の実行が2度目以降の場合には、既に表示済みのダイアログの中に、新しくファイルの情報が追加表示される。また、リムーバブルメディア内のすべてのデジタルデータに対して有効期限チェックを行なってから、有効期限が過ぎているデジタルデータに関する情報をまとめて抽出して図3のような警告表示を出すようにしても良い。
以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、リムーバブルメディア検知部201が利用可能となった着脱可能なリムーバブルメディア1を検知し、アクセス禁止部206がリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータへのアクセスを禁止し、有効期限取得部203が当該リムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータの有効期限を当該デジタルデータに埋め込まれた情報から取得し、現在日時取得部204が現在の日時情報を取得し、有効期限判定部202が有効期限取得部203によって得られた有効期限と現在日時取得部204によって得られた現在日時を比較して、デジタルデータが有効期限を過ぎているか否かを判定し、有効期限判定部202によりデジタルデータが有効期限を過ぎていると判定された場合には、警告部205が有効期限を過ぎたデータがリムーバブルメディア1に保存されていることを警告する。これにより、リムーバブルメディアに保存された有効期限が過ぎたデータの利用を防ぐことができる。
複合機101は、有効期限判定部202によりファイルが有効期限を過ぎていると判定された場合には、リムーバブルメディア1が自身に保存されているファイル(デジタルデータ)を削除できるメディアであるか否かを判別する判別部(不図示)と、リムーバブルメディア1が自身に保存されているファイルを削除できるメディアである場合には、有効期限を過ぎているファイルを削除する削除部(不図示)を備えていてもよい。これにより、リムーバブルメディア1がファイル(デジタルデータ)を削除できるメディアである場合に、確実に有効期限を過ぎているファイルを削除することができる。
また、リムーバブルメディア1が例えばUSBメモリである場合、ユーザが予め前記USBメモリに用意された実行ファイルを実行指示した上でパスワード入力することによって、USBメモリのパーティションが切り替わる場合がある。これはセキュリティを高めるためのUSBメモリ側の工夫である。この場合、複合機101にパーティション変更検知部(不図示)を設け、パーティションが切り替えられたことを検知するとともに前記アクセス禁止部によって前記USBメモリに保存されたデジタルデータへのアクセスを禁止する方法をとっても良い。これにより、ユーザが指示するまでアクセス不可能な領域に保存されたデジタルデータについても有効期限のチェックを行うことができるようになる上、有効期限を過ぎたデジタルデータが利用されることを防止できる。
また、リムーバブルメディア1を物理的にロックするか、又はリムーバブルメディア1を取り出すためのイジェクトボタン(不図示)を無効化するリムーバブルメディア取外禁止部を備えるようにしてもよい。これにより、有効期限が過ぎた文書が複製されたり利用されたりすることを防ぐことができる。
また、タッチパネルディスプレイ106で、有効期限が過ぎたデジタルデータのファイル名(識別情報)等の属性情報を不可視に設定してもよい。これにより、有効期限が過ぎた文書のファイル名は表示されなくなり、有効期限が過ぎた文書が複製されたり利用されたりすることを防ぐことができる。
以下、本発明の第2の実施の形態について説明する。
本実施の形態では、管理サーバ112でデジタルデータの有効期限をチェックする点で第1の実施の形態と異なる。
図5は、第2の実施の形態に係る複合機101及び管理サーバ112の機能ブロック図である。
図2の複合機101の機能ブロック図と同一の構成については、同一の番号を付し、その説明を省略する。
複合機101の印刷部501は、リムーバブルメディア1に保存された様々なフォーマットのデジタルデータを印刷装置108によって紙媒体に印刷する。デジタルデータのフォーマットは、テキストデータで構成されたファイルや、PDFファイル、ビットマップファイル、Tiffファイル、JPEGファイル、PNGファイルに代表される画像データのファイル、Microsoft社(C)のWord、Excel、PowerPoint等に代表されるアプリケーション依存、或いは非依存のファイル等が想定される。また、上記以外に、複合機101で用いられる独自フォーマットの画像データでもよいものとする。
送信部502は、リムーバブルメディア1に保存された様々なフォーマットのデジタルデータを送受信装置109によってネットワーク上の情報端末に送信する。
プレビュー部503は、リムーバブルメディア1に保存された様々なフォーマットのデジタルデータをタッチパネルディスプレイ106上に表示する。
有効期限判定部504は、印刷部501、送信部502又はプレビュー部503の処理対象として指示されたデジタルデータのハッシュ値をハッシュ値取得部505によって取得し、そのハッシュ値を有効期限問い合わせ部506によって管理サーバ112に送り、管理サーバ112からの回答に基づいて有効期限の判定結果を取得する。
ハッシュ値取得部505は、デジタルデータのハッシュ値を計算する。デジタルデータが画像データの場合、ハッシュ値の代わりに他の手法により得られる画像特徴量を用いてもよい。
有効期限問い合わせ部506は、デジタルデータのハッシュ値を管理サーバ112に送信し、送信したハッシュ値を持つデジタルデータの有効期限が既に経過しているか否かの応答を管理サーバ112から受信する。
管理サーバ112の受信部511は、有効期限問い合わせ部506からデジタルデータのハッシュ値を受信する。
有効期限チェック部512は、前記受信部511で受信したデジタルデータのハッシュ値から、デジタルデータの有効期限が既に経過しているか否かを判定する。
管理サーバ112では、作成されたデジタルデータの全てのハッシュ値、作成日及び有効期限を管理するためのデータベース514を保持している。そのデータベース514内に、受信部511で受信したデジタルデータのハッシュ値があるか否かを検索し、デジタルデータのハッシュ値がデータベース514内にある場合には、当該デジタルデータの有効期限と現在の日時を比較することで有効期限内であるかをチェックする。現在の日時は、現在日時取得部510から取得する。
返信部513は、有効期限チェック部512によって得られた結果を受信部511で受信したデータの送り元(即ち、有効期限問い合わせ部506)に返信する。
本実施の形態では、データベース514には全てのデジタルデータに関する情報が保存されている。データベース514の処理を高速化させるために、データベース514とは異なる、予め有効期限を過ぎたデジタルデータのハッシュ値だけを格納したデータベースを別途用意してもよい。また、リムーバブルメディア1によって外部に持ち出された可能性のあるデジタルデータのハッシュ値だけを格納したデータベースを別途用意してもよい。
図6は、複合機101で実行される、リムーバブルメディア1に含まれるデジタルデータの有効期限のチェック処理を示すフローチャートである。
印刷部501、送信部502又はプレビュー部503のいずれかがリムーバブルメディア1に保存されたデジタルデータに対して所定の処理を実行する指示が、タッチパネルディスプレイ106から入力されると(ステップS601)、リムーバブルメディア検知部201がリムーバブルメディア1を検知する(ステップS602)。
ステップS601、S602の処理は、実際には順序が逆になることもある。処理の実行が指示された後に処理対象を特定する場合、ステップS601、S602の順序で実行される。また、リムーバブルメディア1のディレクトリ構造を参照しながら処理対象のデジタルデータを特定した後に処理の実行を指示する場合、ステップ602、S601の順序で実行される。
ステップS602の検知の結果、リムーバブルメディア1が検知されなかった場合、ステップ601で指示された処理をキャンセルし、本処理を終了する。
ステップS602の検知の結果、リムーバブルメディア1が検知された場合、ハッシュ値取得部505が処理対象のデジタルデータのハッシュ値を全て取得する(ステップS603)。処理対象となるデジタルデータは1つとは限らないので、ここでは処理対象となるデジタルデータの全てのハッシュ値を取得する。或いは、有効期限管理を行なうデジタルデータのファイルの種類を予め決めておき、有効期限管理対象のファイルのハッシュ値のみを取得するようにしても良い。例えば、ファイル名の拡張子を用いてファイルの種類を特定するようなオペレーティングシステムの場合、デジタルデータとして、JPEGファイルのみを有効期限管理対照と決めた場合、拡張子が.jpg、或いは.jpegのファイルからハッシュ値を取得する。また、ファイルの属性情報にファイルの種類を記述するようなオペレーティングシステムの場合、属性情報を参照してJPEGファイルを特定すればよい。もちろん、有効期限管理対象とするデジタルデータのファイルの種類を複数としてもよい。
次いで、有効期限問い合わせ部506が管理サーバ112にハッシュ値のリストを送信し(ステップS604)、管理サーバ112からの回答を受信する(ステップS605)。有効期限判定部504は、有効期限問い合わせ部506がステップS605で受信した回答を参照し、処理対象となるデジタルデータの全てが有効期限を過ぎていないか否かを判別する(ステップS606)。
ステップS606の判別の結果、処理対象となるデジタルデータの全てが有効期限を過ぎていない場合には、本処理を終了する。その後、印刷部501、送信部502又はプレビュー部503のいずれかが、有効期限を過ぎていない全てのデジタルデータに対して処理を実行する。
ステップS606の判別の結果、処理対象となるデジタルデータの中に有効期限を過ぎているデジタルデータがある場合には、警告部205が有効期限を過ぎたデジタルデータの情報をタッチパネルディスプレイ106に示し、警告を表示する(ステップS607)。そして本処理を終了する。警告の表示は図3に示したとおりである。また、警告表示後の複合機101の処理は第1の実施の形態で示したものと同様である。
ステップS607で、処理対象となるデジタルデータの中で有効期限を過ぎていないデジタルデータは、警告表示の対象とならず、本処理の終了後に、印刷部501、送信部502又はプレビュー部503のいずれかによって所定の処理が実行される。
図7は、複合機101がチェック処理を実行するときに、管理サーバ112が実行する処理を示すフローチャートである。
受信部511が複合機101の有効期限問い合わせ部506からハッシュ値のリストを受信する(ステップS701)。
有効期限チェック部512が、データベース514内から、ステップS701で受信したハッシュ値に合致するデジタルデータの情報(具体的にはデジタルデータの有効期限)を検索し、現在日時取得部204で取得した現在の日時と検索により得られた有効期限とを比較することで、有効期限を過ぎたデジタルデータのハッシュ値であるか否かを判別する(ステップS702)。ここでは、上記リストに掲載されている全てのハッシュ値に対して判別が行われる。
ステップS702の判別の結果、有効期限を過ぎたデジタルデータのハッシュ値が1つでもある場合には、返信部513が有効期限が過ぎたデジタルデータのハッシュ値のリストを有効期限問い合わせ部506に返信し(ステップS703)、本処理を終了する。ここでは、返信部513がハッシュ値のリストを有効期限問い合わせ部506に返信しているが、別の方法として、ハッシュ値毎に予めIDを付けておき、有効期限が過ぎたデジタルデータのハッシュ値に対応するIDのみを返信するようにしてもよい。
ステップS702の判別の結果、有効期限を過ぎたデジタルデータのハッシュ値が1つもない場合には、返信部513は有効期限を過ぎたデジタルデータが存在しなかった回答を有効期限問い合わせ部506に返信し(ステップS704)、本処理を終了する。
また、ステップS702で、複合機101から受信したハッシュ値に合致するデジタルデータが見つからなかった場合には、その旨複合機101に返信するようにしても良いし、管理サーバが所定の管理者に電子メールなどで通知を行なうようにしてもよい。
更に、図7において、デジタルデータの有効期限が切れたか否かを判断するのは管理サーバ112が行なっているが、他の方法も考えられる。例えば、管理サーバ112は複合機101から受信したハッシュ値に基づいて当該デジタルデータの有効期限を返送し、複合機101は、受信した有効期限に基づいて当該データの有効期限が切れたか否かを判断してもよい。
以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、データ処理装置101のリムーバブルメディア検知部201は利用可能となった着脱可能なリムーバブルメディア1を検知し、ハッシュ値取得部505がリムーバブルメディア1に保存されているデジタルデータのハッシュ値を取得し、有効期限問い合わせ部506が管理サーバ112にデジタルデータのハッシュ値を送って、当該デジタルデータの有効期限を問い合わせる。
一方、管理サーバ112の受信部511は有効期限問い合わせ部506によって送信されたハッシュ値を受信し、現在日時取得部510は現在の時間情報を取得し、有効期限チェック部512はハッシュ値に対応するデジタルデータの有効期限と現在日時取得部510によって得られた現在日時とを比較して、当該デジタルデータが有効期限を過ぎているか否かをチェックし、返信部513は有効期限チェック部512によるチェック結果を問い合わせ結果としてデータ処理装置101に返信する。
そして、データ処理装置101の有効期限問い合わせ部506は管理サーバ112からデジタルデータの有効期限の問い合わせ結果を受信し、有効期限判定部504はその問い合わせ結果に応じて、前記デジタルデータが有効期限を過ぎているか否かを判定し、そのデジタルデータが有効期限を過ぎていると判定された場合には、警告部205は有効期限を過ぎたデジタルデータがリムーバブルメディア1に保存されていることを警告する。
以上の構成により、リムーバブルメディア1に保存された有効期限が過ぎたデジタルデータの利用を防ぐことができる。
なお、管理サーバ112の管理外のデジタルデータは無視するか、又は管理サーバ112の管理外のデジタルデータがリムーバブルメディア1内に保存されていることをタッチパネルディスプレイ106に示し、警告表示をする。
以下、本発明の第3の実施の形態について説明する。
第3の実施の形態は、有効期限を過ぎたデジタルデータを自動的に削除する点で、上記第2の実施の形態と異なる。
図8は、第3の実施の形態に係る複合機101及び管理サーバ112の機能ブロック図である。
図8は、図5の機能ブロック図と比べて、複合機101が削除部507を備えている点で異なる。削除部507は、リムーバブルメディア1が、そこに保存されているデジタルデータを削除できるメディアであるかをチェックすると共に、デジタルデータを削除できるメディアに保存されている有効期限が過ぎたデジタルデータを削除する。
図9は、複合機101で実行される、リムーバブルメディア1に含まれるデジタルデータの有効期限のチェック処理を示すフローチャートである。
図6のチェック処理と同一の工程については、同一のステップ番号を付し、その説明は省略する。
以下、図6のチェック処理と異なるステップS901〜S903の工程について説明する。
ステップS606の判別の結果、処理対象となるデジタルデータの中に有効期限を過ぎているデジタルデータがある場合には、削除部507が、リムーバブルメディア1が、そこに保存されているデジタルデータを削除できるメディアであるか否かをチェックする(ステップS901)。ここで、デジタルデータを削除できないメディアの例として、CDやDVDのように書き込み不可なメディアが挙げられる。または、CD−RやDVD+R、DVD−Rのように書き込み処理が行なわれた後、ファイナライズ処理がなされ追加記憶不可な状態になったメディアが挙げられる。更には、書き込み可能なフラッシュメモリを用いたメモリカードやUSBメモリにおいても、物理的なライトプロテクトを用いて書き込み不可にしたものもデジタルデータを削除できないメディアの例として挙げられる。
ステップS901のチェックの結果、デジタルデータを削除できるメディアである場合には、削除部507がリムーバブルメディア1に保存されている有効期限が過ぎているデジタルデータを削除し(ステップS902)、ステップS903に進む。
ステップS901のチェックの結果、デジタルデータを削除できないメディアである場合には、直接ステップS903に進む。
最後に、警告部205が、削除済みのデジタルデータと削除できなかったデジタルデータについての情報をタッチパネルディスプレイ106に示し、警告を表示して(ステップS903)、本処理を終了する。
図10は、デジタルデータを削除した際の警告表示の一例を示す図であり、図11は、デジタルデータを削除できなかった際の警告表示の一例を示す図である。
図10のダイアログ1001及び図11のダイアログ1101は、図3のダイアログ301と比べて、警告メッセージ302の内容がそれぞれ警告メッセージ1002、警告メッセージ1102の内容に代わっている。さらに、図3の削除ボタン306及びボタン307が図10のOKボタン1003や図11のOKボタン1103に置き換わっている。
例えば、複合機101に複数のリムーバブルメディア1が接続されている場合に、一部のデジタルデータを削除できずに、その他のデジタルデータを削除できることがある。この場合には、図10,11の警告表示を一つのダイアログにまとめるか、順番に表示する。
ここで、有効期限が過ぎているデジタルデータがリムーバブルメディア1に保存されている場合に、ユーザが意図的にリムーバブルメディア1を複合機101から取り出してしまうと、有効期限を過ぎたデジタルデータが削除されずに残る。そこで、上記図9のステップS901〜S903の工程の間は、リムーバブルメディア1を物理的にロックするか、又はリムーバブルメディア1を取り出すためのイジェクトボタン(不図示)を無効化するリムーバブルメディア取外禁止部を備えるようにしてもよい。これにより、有効期限が過ぎた文書が複製されたり利用されたりすることを防ぐことができる。
また、タッチパネルディスプレイ106で、有効期限が過ぎたデジタルデータのファイル名(識別情報)を不可視に設定してもよい。これにより、有効期限が過ぎた文書のファイル名は表示されなくなり、有効期限が過ぎた文書が複製されたり利用されたりすることを防ぐことができる。
また、本実施の形態では、デジタルデータを削除できない場合に、ユーザに警告を行うのみであったが、例えば、管理者にリムーバブルメディア1の識別情報、ユーザ情報、ファイルの識別情報、利用された複合機101の識別情報、利用日時などの情報を送信したり、管理サーバ112にロギングするようにしてもよい。
また、第2の実施形態でも説明したように、デジタルデータの有効期限切れの判断を複合機101で行なうようにしてもよい。
また、ステップS901での、リムーバブルメディアがデータ削除可能か否かの判断は、S602のリムーバブルメディアを検知した時点で行なうようにしてもよい。
また、図3の削除ボタン306に基づいてのリムーバブルメディア内の有効期限を過ぎたデジタルデータの削除や、図9のステップS902における有効期限を過ぎたデジタルデータの削除においては、以下のようなデータ削除を行なってもよい。すなわち、リムーバブルメディアに記憶されたデジタルデータをFAT(File Allocation Table)で管理する場合には、単にFAT上の管理データのみを削除する論理的なデータ削除ではなく、デジタルデータそのものを物理消去する。これにより、有効期限を過ぎたデジタルデータをより確実に消去することで更にセキュリティがより向上する。
更に、ステップS901〜S903の処理を第1の実施の形態に適用しても良い。この場合、図4のステップS404で有効期限が過ぎている場合にはリムーバブルメディアがデータ削除可能か否かを判定して、データ削除可能ならデータ削除を実行し、データ削除不可なら警告表示する。
以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、第2の実施の形態と同様の効果を奏することができ、さらに有効期限が過ぎたデジタルデータを自動的に削除することができる。
また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD−RAM、DVD−RW、DVD+RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。
101 画像処理装置
112 管理サーバ
201 リムーバブルメディア検知部
202 有効期限判定部
203 有効期限取得部
204 現在日時取得部
205 警告部
112 管理サーバ
201 リムーバブルメディア検知部
202 有効期限判定部
203 有効期限取得部
204 現在日時取得部
205 警告部
Claims (20)
- 着脱可能な記憶媒体に記憶されたデータを読み取り可能な読取手段と、
前記読取手段が読み取った当該記憶媒体に記憶されたデータの有効期限を取得する有効期限取得手段と、
前記有効期限取得手段によって得られた有効期限に基づいて前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定手段と
を備えることを特徴とするデータ処理装置。 - 更に、現在の日時情報を取得する現在日時取得手段を有し、
前記有効期限判定手段は、前記有効期限取得手段が前記データに付加された情報から取得した有効期限と、前記現在日時取得手段によって得られた現在日時との比較に基づいて前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定することを特徴とする請求項1に記載のデータ処理装置。 - 前記読取手段が読み取った前記記憶媒体に記憶されたデータに付加された情報はタイムスタンプ情報であることを特徴とする請求項2に記載のデータ処理装置。
- 前記有効期限判定手段による判定が完了するまで、前記記憶媒体に記憶されたデータへの他アプリケーションからのアクセスを禁止するアクセス禁止手段を持つことを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
- 前記有効期限判定手段により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合には、警告する警告手段を有することを特徴とする請求項1乃至4のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
- 前記警告手段は有効期限を過ぎたデータの一覧を操作画面に表示し、前記一覧表示されたデータに対する削除指示を受け付けることを特徴とする請求項5に記載のデータ処理装置。
- 前記有効期限判定手段により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合には、当該データを前記着脱可能な記憶媒体から削除することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
- 前記有効期限判定手段により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合に、前記記憶媒体が自身に保存されているデータを削除できる記憶媒体であるか否かを判別する判別手段と、
前記記憶媒体が自身に保存されているデータを削除できる記憶媒体である場合には、有効期限を過ぎているデータを削除するデータ削除手段とを備えることを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載のデータ処理装置。 - 前記有効期限判定手段により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合には、当該データの属性情報を不可視属性に設定することを特徴とする請求項1乃至5のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
- 前記有効期限判定手段により前記データが有効期限を過ぎていると判定された場合に、前記記憶媒体の取り外しを禁止する取外禁止手段を備えることを特徴とする請求項1乃至9のいずれか1項に記載のデータ処理装置。
- 前記着脱可能な記憶媒体がユーザの指示に基づいてそれまでと異なるパーティション構成に変わる構成であった場合に、パーティション構成が切り替わったことを検知するパーティション変更検知手段を備え、前記パーティション変更検知手段によってパーティション構成が切り替わってから前記有効期限判定手段による判定が完了するまで、前記アクセス禁止手段によって前記着脱可能な記憶媒体に保存されたデジタルデータへのアクセスを禁止することを特徴とする請求項4に記載のデータ処理装置。
- データ処理装置と、前記データ処理装置とネットワークを介して通信可能な管理サーバとを備えるデータ処理システムにおいて、
前記データ処理装置は、
着脱可能な記憶媒体に記憶されたデータを読み取り可能な読取手段と、
前記管理サーバへ前記読取手段が読み取ったデータが有効期限を過ぎているか否かの情報を要求する要求手段と、
前記管理サーバから前記データが有効か否かの情報を受信する受信手段と、
前記受信手段により受信された前記データが有効か否かの情報に応じて、前記データが有効期限を過ぎているか否かを決定する決定手段と
を備え、
前記管理サーバは、
前記要求手段による要求を受信したことに応じて当該データが有効期限を過ぎているか否かをチェックする有効期限チェック手段と、
前記有効期限チェック手段によるチェック結果を前記データ処理装置に送信する送信手段と
を備えることを特徴とするデータ処理システム。 - 前記要求手段は、前記読取手段が読み取ったデータの特徴量情報を前記管理サーバへ送信することを特徴とする請求項12に記載のデータ処理システム。
- 前記管理サーバは、更に
現在の日時情報を取得する現在日時取得手段を有し、
前記有効期限チェック手段は、前記データ処理装置から受信した特徴量情報に基づいて有効期限が過ぎているか否かをチェックすべきデータを特定し、当該データの有効期限と前記現在日時情報取得手段が取得した現在の日時情報とに基づいて当該データが有効期限を過ぎているか否かをチェックすることを特徴とする請求項13に記載のデータ処理システム。 - 前記送信手段は、前記チェック手段によるチェック結果として有効期限を過ぎているデータの識別情報を前記データ処理装置に送信することを特徴とする請求項12乃至14のいずれか1項に記載のデータ処理システム。
- 前記データ処理装置は、前記記憶媒体が自身に保存されているデータを削除できる記憶媒体であるか否かを判別する判別手段と、前記記憶媒体が自身に保存されているデータを削除できる記憶媒体である場合には、有効期限を過ぎているデータを削除するデータ削除手段とを備えることを特徴とする請求項12乃至15のいずれか1項に記載のデータ処理システム。
- 前記データ処理装置は、前記決定手段により前記データが有効期限を過ぎていると決定された場合に、前記記憶媒体の取り外しを禁止する取外禁止手段を備えることを特徴とする請求項12乃至16のいずれか1項記載のデータ処理システム。
- 前記データ処理装置は、前記記憶媒体に保存されたデータの識別情報を表示する表示手段を備え、
前記決定手段により前記データが有効期限を過ぎていると決定された場合には、前記表示手段は当該有効期限が過ぎているデータの識別情報を不可視にすることを特徴とする請求項12乃至17のいずれか1項記載のデータ処理システム。 - 着脱可能な記憶媒体に記憶されたデータを読み取る読取工程と、
前記読取工程で読み取った当該記憶媒体に記憶されたデータの有効期限を取得する有効期限取得工程と、
前記有効期限取得工程によって得られた有効期限に基づいて前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定工程と
を備えることを特徴とするデータ処理方法。 - コンピュータで実行されるデータ処理プログラムであって、
着脱可能な記憶媒体に記憶されたデータを読み取る読取モジュールと、
前記読取モジュールによって読み取られた当該記憶媒体に保存されたデータの有効期限を取得する有効期限取得モジュールと、
前記有効期限取得モジュールによって得られた有効期限に基づいて前記データが有効期限を過ぎているか否かを判定する有効期限判定モジュールと
を備えることを特徴とするデータ処理プログラム。
Priority Applications (1)
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Applications Claiming Priority (2)
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Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2009099037A (ja) * | 2007-10-18 | 2009-05-07 | Fuji Xerox Co Ltd | 文書管理システムおよびプログラム |
JP4750908B2 (ja) * | 2008-08-22 | 2011-08-17 | パナソニック株式会社 | 記録再生装置 |
CN112541385A (zh) * | 2019-09-20 | 2021-03-23 | 东芝泰格有限公司 | 特征量管理装置及存储介质 |
-
2006
- 2006-02-23 JP JP2006046853A patent/JP2007066288A/ja active Pending
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