JP2007058684A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 画像形成を指示したユーザが他のユーザによる指示で作成された文書を誤って持出したり、自らの指示で作成した文書の一部の持ち出しを忘れたりすることがないように管理できる文書管理システムを提供する。
【解決手段】 複写機１では、画像を形成するときに、ＲＦＩＤタグに記憶されている用紙ＩＤ番号と、予め設定されているユーザＩＤ番号とを出力し、管理サーバ３は、ユーザＩＤ番号と用紙ＩＤ番号とを対応付けてテーブルに記憶し、無線携帯端末装置７はユーザ６が画像の形成された文書を持出して領域外に出たときに、複写機１から複写機ＩＤ番号を受信しなくなったことに応じて、ユーザ６が領域外に出たことを判別し、ユーザ６が所持している文書の無線タグから用紙ＩＤ番号を取得し、その用紙ＩＤ番号および予め設定されているユーザＩＤ番号と、管理サーバ３から与えられる用紙ＩＤ番号およびユーザＩＤ番号との一致を判別して、そのユーザ６の指示で作成された文書であるか否かを管理する。
【選択図】 図１

Description

この発明は、文書管理システムに関し、特に、画像形成した文書の持ち出しを管理できる文書管理システムに関する。

ＩＣチップとアンテナとを内部に埋め込み、通信機能を備えた無線タグ（ＲＦＩＤ：Ｒａｄｉｏ Ｆｒｅｑｕｅｎｃｙ ＩＤｅｎｔｉｆｉｃａｔｉｏｎ）は、ＩＣチップに多量の情報を記録でき、無線にて情報を非接触で送受信できるとともに、偽造が困難なためにセキュリティにも優れているという特徴がある。

このような無線タグを埋め込んだ用紙を用いて、作成された情報のセキュリティ管理を行う文書管理システムが特開２００５−３５０９５号公報（特許文献１）に記載されている。この文書管理システムは、複数枚数からなる印刷物を作成する際に、１頁にのみ無線タグを埋め込んだ用紙を使用して印刷するとともに、埋め込まれた無線タグと印刷した文書とを対応付けて記憶しておき、この文書を複製するときは、読み出した無線タグの内容と、先に記憶した無線タグとが同一かを判断して、複製の禁止や配布先を管理している。
特開２００５−３５０９５号公報（段落番号００１９、図７）

特許文献１に記載されている文書管理システムは、文書の複製禁止や配布先を管理できるが、文書を複製する装置から許可されていない人間が他人の複製した文書を間違えて持ち出したり、あるいは故意に持ち出したりすることまでを管理することができない。

そこで、この発明の目的は、画像形成を指示したユーザが他のユーザによる指示で作成された文書を誤って持出したり、自らの指示で作成した文書の一部の持ち出しを忘れたりすることがないように管理できる文書管理システムを提供することである。

この発明は、画像形成装置によって画像を形成したときに、画像を形成した文書を、携帯端末装置を所持するユーザが持ち出すのを管理装置で管理する文書管理システムであって、画像形成装置は、画像形成を指示するユーザを識別するユーザ識別情報を入力するための識別情報入力手段と、画像が形成される用紙を識別するための用紙識別情報を予め記憶する無線タグを組み込んだ用紙に画像を形成する画像形成手段と、画像形成した文書の用紙に組み込まれた無線タグから用紙識別情報を読取ってユーザ識別情報とともに管理装置に出力する第１の識別情報出力手段とを備え、管理装置は、第１の識別情報出力手段から出力されたユーザ識別情報と用紙識別情報とを対応付けて記憶するテーブルと、携帯端末装置からの要求に応じて、画像形成を指示したユーザのユーザ識別情報と、対応する用紙識別情報をテーブルから抽出して携帯端末装置に出力する第２の識別情報出力手段とを備え、携帯端末装置は、ユーザの指示により画像形成された文書を画像形成装置から持出したときに、その文書の無線タグから用紙識別情報を取得し、第２の識別情報出力手段から出力された用紙識別情報とユーザ識別情報との一致，不一致を判別する判別手段と、判別手段が不一致を判別したことに応じて警報を発する警報手段とを備える。

好ましくは、画像形成装置は、予め定められた領域内で、その画像形成装置を識別する装置識別情報を出力する装置識別情報出力手段を含み、携帯端末装置の判別手段は、装置識別情報出力手段から出力されている装置識別情報を受信しなくなったことに応じて、ユーザが領域内から出たことを判別する。

好ましくは、画像形成装置は、領域内に複数設けられており、装置識別情報出力手段は、対応する画像形成装置を識別する装置識別情報を携帯端末装置に出力し、携帯端末装置は、装置識別情報を受信して、ユーザ識別情報とともに管理装置に出力し、テーブルは、複数の画像形成装置のそれぞれに対応して設けられており、第２の識別情報出力手段は、携帯端末装置から出力された装置識別情報とユーザ識別情報に応じて、装置識別情報に対応する用紙識別情報と対応するユーザ識別情報とをテーブルから抽出して携帯端末装置に出力する。

好ましくは、画像形成装置の第１の識別情報出力手段は、複数の用紙にそれぞれ画像を形成するつど、各用紙識別情報に対応してユーザ識別情報を前記管理装置に出力し、管理装置のテーブルは、第１の識別情報出力手段から出力されたユーザ識別情報と各用紙識別情報とを対応させて記憶し、携帯端末装置の判別手段は、画像形成された複数の文書のうちの一部のみをユーザが領域外に持ち出したとき、無線タグから取得した用紙識別情報およびユーザ識別情報と、管理装置の識別情報出力手段から出力された用紙識別情報とユーザ識別情報とが一致していないことを判別する。

好ましくは、管理装置は、画像形成装置内に含まれる。

この発明によれば、用紙に埋め込んだ無線タグを用いて、用紙識別情報とユーザ識別情報とを関連付けて管理することで、画像形成装置からの画像形成を指示したユーザの情報と、そのユーザが所持する携帯端末装置からの情報とを比較することで、画像形成を指示したユーザが他のユーザによる指示で作成された文書を誤って持出したり、自らの指示で作成した文書の一部の持ち出しを忘れたりすることがないように文書を管理できる。

図１はこの発明の一実施形態における文書管理システムを示す概念図である。画像形成装置の一例の複写機１は、その複写機１を示す装置識別情報を複写機認識領域２内で出力している。複写機認識領域２は、ユーザ６が指示することで作成された文書と、異なる他人が指示することで作成された文書とを持ってこの複写機認識領域２内から出るとき、あるいはユーザが指示することで作成された文書をすべて持たず一部を残してこの複写機認識領域２内から出たときに、警報を発して文書の管理をするために設定されている。

画像形成装置としての複写機１はＬＡＮ回線４を介して管理装置としての管理サーバ３に接続されている。また、管理サーバ３には、ＬＡＮ回線４を介して無線ＬＡＮ基地局５が接続されている。無線ＬＡＮ基地局５は、ユーザ６が所持している無線携帯端末装置７との間で情報の送受信を行う。

なお、管理サーバ３は複写機１を複数台設けた場合に各複写機１を管理する必要があるために設けられており、複写機１が１台しか設けていない場合は、管理サーバ３の機能を複写機１に内蔵させてもよい。

図２は図１に示した複写機と管理サーバと無線携帯端末装置のブロック図である。複写機１は、第１の識別情報出力手段としてのＣＰＵ１１と、読取部１２と、ＲＯＭ１３と、ＲＡＭ１４と、ＲＦＩＤ読取部１５と、印刷エンジン制御部１６と、ＬＡＮインタフェース１７と、画像形成手段としての印刷部１８とを含む。ＣＰＵ１１はＲＯＭ１３に記憶されているプログラムに基づいて、複写機１の全体の動作を制御し、読取部１２は原稿の画像を読取り、ＲＡＭ１４は読取られた画像データを記憶する。

印刷部１８は用紙トレイ１９を内蔵しており、用紙トレイ１９内には用紙識別情報としての用紙ＩＤ番号と、ユーザ識別情報としてのユーザＩＤ番号を記憶するＲＦＩＤチップ２０を埋め込んだ用紙２１が収納されている。また、印刷部１８には複写機１の固有の番号である装置識別情報としての複写機ＩＤ番号を記憶して出力する装置識別情報出力手段としてのＲＦＩＤチップ２２が設けられている。

ＲＦＩＤ読取部１５は、図示しないがアンテナを有していて、無線でＲＦＩＤチップ２０，２２に記憶されているデータを読取る。印刷エンジン制御部１６は印刷部１８による印刷動作を制御する。ＬＡＮインタフェース１７はＬＡＮ回線４を介して管理サーバ３との間で通信を行う。

管理サーバ３は第２の識別情報出力手段としてのＣＰＵ３１と、ＬＡＮインタフェース３２と、テーブル３３とを含む。ＣＰＵ３１は複写機１からＬＡＮ回線４を介して与えられる複写機ＩＤ番号と、用紙ＩＤ番号と、ユーザＩＤ番号とをテーブル３３に書き込む。管理サーバ３はテーブル３３により、ユーザ６が自分の出力物である文書と違う文書を持ち出したとき、あるいは自分の出力物である文書をすべて持ち出したかの管理を行う。

無線携帯端末装置７は、送受信部７１と、判別手段としてのＣＰＵ７２と、警報手段としての警報器７３とを含む。送受信部７１は無線ＬＡＮ基地局５との間で通信を行う。ＣＰＵ７２には、予めユーザ６を特定するユーザＩＤ番号が設定されている。そして、ＣＰＵ７２は、ユーザ６が複写機１でコピーされた文書を持出して複写機１から離れ、ＲＦＩＤチップ２２から複写機ＩＤ番号を受信しなくなったときに、ユーザ６が複写機認識領域２から出たことを判別するとともに、ユーザ６が持ち出したその文書のＲＦＩＤチップ２０から用紙ＩＤ番号を取得し、管理サーバ３から出力される持出し可能な文書を示す用紙ＩＤ番号との一致を判別する。また、予め設定されているユーザＩＤ番号と、管理サーバ３から出力されるユーザＩＤ番号との一致を判別する。そして、ＣＰＵ７２は不一致であることを判別したときには、警報器７３から警報音を報知させる。なお、警報音に代えて警報表示を行うようにしてもよい。

図３〜図５はこの発明の一実施形態における文書管理システムの動作を説明するためのフローチャートであり、図３は複写機の印刷動作を示し、図４は無線携帯端末装置の動作を示し、図５は管理サーバの動作を示す。

次に、図１〜図５を参照して、この発明の一実施形態の文書管理システムの動作について説明する。図３に示すステップ（図示ではＳＰと略称する）ＳＰ１において、ユーザ確認を行う。ユーザ確認は、複写機１でコピーを行う際に、ユーザ６が複写機１の図示しない識別情報入力手段としての操作部を操作してユーザ認識のためのモードを選択し、パスワードを入力してＣＰＵ１１がそのパスワードを認識してもよく、あるいはユーザ６が所持している無線携帯端末装置７からパスワードを入力し、そのパスワードを無線基地局５で受信して複写機１に転送し、複写機１で認識するようにしてもよい。ユーザ確認のために入力されたパスワードはユーザＩＤ番号となる。

なお、パスワードを認識したときに、複写機１の印刷部１８に内蔵されているＲＦＩＤ２２から、無線携帯端末装置７で受信可能なように複写機ＩＤ番号が無線で送信される。この複写機ＩＤ番号の送信は、パスワードを認識したときに送信するだけでなく、コピースタートキーが操作されたとき、あるいは印刷が完了したときに送信するようにしてもよい。

ステップＳＰ２において、ユーザからの印刷指示を待つ。印刷指示は、例えばユーザ６によって操作部からコピースタートキーが操作されたか否かを判別することにより行えばよい。印刷指示がなければ、印刷指示が与えられるまで待ち、印刷指示が与えられると、ステップＳＰ３において印刷準備を行う。印刷準備は、印刷部１８の用紙トレイ１９からＲＦＩＤチップ２０を埋め込んだ用紙２１を所定の位置に設定することで行われる。

ステップＳＰ４において、印刷原稿があるか否かを判別し、印刷原稿のあることを判別すると、読取部１２によって原稿を読取り、読取った画像データをＲＡＭ１４に記憶する。そして、ステップＳＰ５において、ＲＡＭ１４に記憶した画像データを読出して印刷部１８で印刷して文書を作成するとともに、ＲＦＩＤ読取部１５によって印刷された文書の用紙２１に埋め込まれているＲＦＩＤチップ２０から用紙ＩＤ番号を読取る。

ステップＳＰ６において、ＣＰＵ１１は読取った用紙ＩＤ番号と、既に入力されているユーザＩＤ番号とを管理サーバ３に伝送し、ステップＳＰ４に戻り、再度原稿があるか否かを判別する。原稿があればステップＳＰ４〜ＳＰ６の処理を繰り返し、読取った原稿の画像を用紙２１に印刷して文書を作成するごとに、その用紙２１の用紙ＩＤ番号とユーザ番号とを管理サーバ３に伝送する。印刷原稿のないことを判別したときには、印刷終了したことを管理サーバ３に出力して一連の処理を終了する。

管理サーバ３は、図５に示すステップＳＰ１８において、複写機１からの情報をＬＡＮ回線４を介して受信したか否かを判別する。印刷が完了したことを示す情報を受信したことを判別すると、ステップＳＰ１９において、複写機１のＲＦＩＤ２２から送信されている複写機ＩＤ番号を認識するとともに、複写機１から受信した情報からユーザＩＤ番号と、用紙ＩＤ番号とを認識する。そして、ステップＳＰ２０において、複写機ＩＤ番号と、ユーザＩＤ番号と、用紙ＩＤ番号の組み合わせをテーブル３３に書込んでリストとして作成し、ステップＳＰ１８に戻る。

複写機１からの情報を受信するごとに、ステップＳＰ１８〜ＳＰ２０の処理を繰り返すことで、作成された各文書に対応して複写機ＩＤ番号と、ユーザＩＤ番号と、用紙ＩＤ番号の組み合わせのリストをテーブル３３に作成する。

ユーザ６は、複写機１による印刷が終了すると、無線携帯端末装置７を持参して、複写機１の場所まで行って印刷された文書を取る。無線携帯端末装置７は、図４に示すステップＳＰ７において、複写機１のＲＦＩＤ２２から信号を受信したか否かを判別し、受信していなければ受信するまで待機する。ＲＦＩＤチップ２２から送信されている信号を受信すると、ステップＳＰ８において、複写機ＩＤ番号を読取る。ステップＳＰ９において、ユーザ６が複写機１で作成された文書を取りに行ったことを管理サーバ３に知らせるために、読取った複写機ＩＤ番号と、ユーザＩＤ番号を管理サーバ３に転送する。ユーザＩＤ番号は、複写機１に設定したパスワードと同じ情報であり、予め無線携帯端末装置７のＣＰＵ７２に設定されている。

管理サーバ３は、ステップＳＰ１８において、複写機１からの情報の受信ではないことを判別すると、ステップＳＰ２１において、無線携帯端末装置７からの情報を受信したことを判別する。この情報はユーザ６が複写機１で作成した文書を取りに行ったことを示すために図４のステップＳＰ９で無線携帯端末装置７から管理サーバ３に向けて転送されたものであり、管理サーバ３は、この情報からステップＳＰ２２において、複写機ＩＤ番号と、ユーザＩＤ番号とを認識する。

ステップＳＰ２３において、該当する複写機ＩＤ番号と、該当するユーザＩＤ番号のテーブルを参照し、ユーザ６が取り出すことの可能な文書の用紙ＩＤ番号のリストを作成する。ステップＳＰ２４において、作成した用紙ＩＤ番号のリストを、無線基地局５を介して無線携帯端末装置７に送信する。そして、ステップＳＰ２５において、対応する用紙ＩＤ番号のリストを削除する。

無線携帯端末装置７は、管理サーバ３から送信されたユーザ６が取り出すことの可能な文書の用紙ＩＤ番号の一覧をステップＳＰ１０で受信する。ステップＳＰ１１において、複写機ＩＤ番号を受信したか否かを判別し、受信していれば、ステップＳＰ９に戻り、複写機ＩＤ番号とユーザＩＤ番号とを管理サーバ３に転送する。これらの処理は、ユーザ６が複写機認識領域２から離れて、複写機１からの情報が無線端末装置７で受信できなくなるまで、用紙ＩＤ番号を取り続けるためである。すなわち、ユーザ６が複写機１の近くにいる間に印刷が続行しても用紙ＩＤ番号を受け取るようにする。

ユーザ６が複写機認識領域２から離れて、複写機ＩＤ番号を受信しなくなると、ステップＳＰ１２において、作成された文書をユーザ６が手に取ったものと判断し、近くにある用紙２１の用紙ＲＦＩＤ２０から送信されるすべての用紙ＩＤ番号を読取り、ステップＳＰ１３において、その用紙ＩＤ番号と管理サーバ３から予め受け取っている用紙ＩＤ番号の一覧とを比較する。

そして、ステップＳＰ１４において、管理サーバ３から受け取っている用紙ＩＤ番号の一覧に含まれていない用紙ＩＤ番号があれば、他のユーザの指示により画像形成された文書を取ったものと判別し、ステップＳＰ１５において、余分な文書を持っていることを知らせるために警告を発する。ステップＳＰ１６において、管理サーバ３から受け取っている用紙ＩＤ番号の一覧に用紙ＩＤ番号があるにもかかわらず、取得した用紙ＩＤ番号にその用紙ＩＤ番号がない場合は、そのユーザ６が指示して画像形成された文書の取り忘れがあるという警告を発する。

なお、より好ましくは、ステップＳＰ１５における警告と、ステップＳＰ１６における警告とを異なるようにしてもよい。例えば、余分な文書を持っているときは短い警告音を鳴らし、文書のとり忘れがある場合は長めの警告音を鳴らすことで、ユーザが両者の違いを識別しやすくすることなどが考えられる。

上述のごとく、この実施形態によれば、自分の無線携帯端末装置７を所持していれば、複写機１で画像形成された文書を持って複写機認識領域２から離れるときに、ユーザ６が指示したことで作成された文書と異なる他のユーザの指示で作成された文書を持出したとき、あるいはユーザ６が指示したことで作成された文書をすべて持出していないときに、それぞれ警告表示を無線携帯端末装置７で警告音で知らせることができるので、ユーザ６が他人の指示で画像形成した文書を誤って持出したり、自分の指示で画像形成した文書の一部を持出すのを忘れたりすることがなくなる。

また、上述の実施形態では、ユーザ６が複写機認識領域２を出たときに文書の持出しの管理を行うようにしたが、複写機１から文書が取り出されたことを機械的に検知し、文書の持出しを管理するようにしてもよい。

さらに、上述の実施形態では、画像形成装置として複写機１を適用したが、複写機１に限らずプリンタや複合機などであっても適用可能である。この場合、ＬＡＮ回線４を介してパーソナルコンピュータを接続し、パーソナルコンピュータからユーザ識別情報を入力するようにすればよい。

以上、図面を参照してこの発明の実施形態を説明したが、この発明は、図示した実施形態のものに限定されない。図示された実施形態に対して、この発明と同一の範囲内において、あるいは均等の範囲内において、種々の修正や変形を加えることが可能である。

この発明の一実施形態における画像形成システムを示す概念図である。 図１に示した複写機と管理サーバと無線携帯端末装置のブロック図である。 複写機の印刷動作を示すフローチャートである。 無線携帯端末装置の動作を示すフローチャートである。 管理サーバの動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 複写機、２ 複写機認識領域、３ 管理サーバ、４ ＬＡＮ回線、５ 無線基地局、６ ユーザ、７ 無線携帯端末装置、１１，３１，７２ ＣＰＵ、１２ 読取部、１３ ＲＯＭ、１４ ＲＡＭ、１５ ＲＦＩＤ読取部、１６ 印刷エンジン制御部、１７，３２ ＬＡＮインタフェース、１８ 印刷部、１９ 用紙トレイ、２０，２２ ＲＦＩＤチップ、２１ 用紙、３１ ＣＰＵ、７１ 送受信部、７３ 警報器。

Claims (5)

1. 画像形成装置によって画像を形成したときに、画像を形成した文書を、携帯端末装置を所持するユーザが持ち出すのを管理装置で管理する文書管理システムであって、
   前記画像形成装置は、
   画像形成を指示するユーザを識別するユーザ識別情報を入力するための識別情報入力手段と、
   画像が形成される用紙を識別するための用紙識別情報を予め記憶する無線タグを組み込んだ用紙に画像を形成する画像形成手段と、
   前記画像形成した文書の用紙に組み込まれた無線タグから前記用紙識別情報を読取って前記入力されたユーザ識別情報とともに前記管理装置に出力する第１の識別情報出力手段とを備え、
   前記管理装置は、
   前記第１の識別情報出力手段から出力された前記ユーザ識別情報と前記用紙識別情報とを対応付けて記憶するテーブルと、
   前記携帯端末装置からの要求に応じて、前記画像形成を指示したユーザのユーザ識別情報と、対応する用紙識別情報を前記テーブルから抽出して前記携帯端末装置に出力する第２の識別情報出力手段とを備え、
   前記携帯端末装置は、
   前記ユーザの指示により画像形成された文書を前記画像形成装置から持出したときに、その文書の無線タグから用紙識別情報を取得し、前記第２の識別情報出力手段から出力された用紙識別情報とユーザ識別情報との一致，不一致を判別する判別手段と、
   前記判別手段が不一致を判別したことに応じて警報を発する警報手段とを備える、文書管理システム。
2. 前記画像形成装置は、予め定められた領域内で、その画像形成装置を識別する装置識別情報を出力する装置識別情報出力手段を含み、
   前記携帯端末装置の判別手段は、前記装置識別情報出力手段から出力されている装置識別情報を受信しなくなったことに応じて、前記ユーザが前記領域内から出たことを判別する、請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記画像形成装置は、前記領域内に複数設けられており、
   前記装置識別情報出力手段は、対応する画像形成装置を識別する装置識別情報を前記携帯端末装置に出力し、
   前記携帯端末装置は、前記装置識別情報を受信して、前記ユーザ識別情報とともに前記管理装置に出力し、
   前記テーブルは、前記複数の画像形成装置のそれぞれに対応して設けられており、
   前記第２の識別情報出力手段は、前記携帯端末装置から出力された装置識別情報とユーザ識別情報に応じて、装置識別情報に対応する用紙識別情報と対応するユーザ識別情報とを前記テーブルから抽出して前記携帯端末装置に出力する、請求項２に記載の文書管理システム。
4. 前記画像形成装置の第１の識別情報出力手段は、複数の用紙にそれぞれ画像を形成するつど、各用紙識別情報に対応して前記ユーザ識別情報を前記管理装置に出力し、
   前記管理装置のテーブルは、前記第１の識別情報出力手段から出力されたユーザ識別情報と各用紙識別情報とを対応させて記憶し、
   前記携帯端末装置の判別手段は、画像形成された複数の文書のうちの一部のみを前記ユーザが前記領域外に持ち出したとき、前記無線タグから取得した用紙識別情報およびユーザ識別情報と、前記管理装置の識別情報出力手段から出力された用紙識別情報とユーザ識別情報とが一致していないことを判別する、請求項２または３に記載の文書管理システム。
5. 前記管理装置は、前記画像形成装置内に含まれる、請求項１から４のいずれかに記載の文書管理システム。
   

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