JP2006318296A

JP2006318296A - アドレス帳管理装置及びアドレス帳管理プログラム

Info

Publication number: JP2006318296A
Application number: JP2005141585A
Authority: JP
Inventors: Yasushi Tsukamoto; 康史塚本
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2005-05-13
Filing date: 2005-05-13
Publication date: 2006-11-24

Abstract

【課題】複数の装置内に記憶されているアドレス帳情報を共有するアドレス帳管理装置を提供する。
【解決手段】アドレス帳情報を記憶するアドレス帳記憶手段と、アドレス帳記憶手段に記憶されるアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器の電子メールアドレスを記憶しておく機器アドレス記憶手段と、アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報の更新が行われた際に、機器アドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを送信する送信手段と、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを他の機器から受信した場合に、該アドレス更新情報に基づいてアドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報を更新する更新手段とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の装置内に記憶されているアドレス帳情報を共有するアドレス帳管理装置及びアドレス帳管理プログラムに関する。

従来から電話帳のメモリ量の減少と保守の容易化を図るために、電話帳記憶部に記憶するＦＡＸの送信宛先情報を、個人別またはグループ別に登録可能とした複合機が知られている（例えば、特許文献１参照）。また、ネットワーク上のパーソナルコンピュータの個人アドレス帳をＭＦＰやＦＡＸに容易に取得でき、個人アドレス帳データの登録作業に伴う利用者の負担を軽減することができる個人アドレス帳共有システムが知られている（例えば、特許文献２参照）。
特開２０００−０７８３４３号公報特開２００２−０４１２５０号公報

ところで、複数の機器間において、共通するアドレス帳情報を更新する作業は、特定の管理者が行う必要があるため、アドレス帳情報を更新する度に管理者へ連絡して更新作業を実施してもらう必要があり、全ての機器内のアドレス帳情報の更新作業を迅速に行うことができないという問題がある。
一方、共通するアドレス帳情報を１つの記憶媒体に記憶しておき、この記憶媒体に記憶されている情報を複数の機器で共有すれば、１つの記憶媒体に記憶されている情報のみに対して更新作業を行えば良いが、機器のそれぞれが遠隔地に設置されており、各機器間をネットワークで接続されているような場合には、アドレス帳情報を参照する度に、ネットワークの負荷が高くなるとともに、アドレス帳情報が記憶された記憶媒体に故障等の不具合が発生した場合などに、全ての機器が使用できなくなってしまうという問題もある。

本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、複数の機器のそれぞれに記憶されているアドレス帳情報のうち、複数の機器間で共通するアドレス帳情報について自動更新することができるアドレス帳管理装置及びアドレス帳管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明は、アドレス帳情報を記憶するアドレス帳記憶手段と、前記アドレス帳記憶手段に記憶されるアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器の電子メールアドレスを記憶しておく機器アドレス記憶手段と、前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報の更新が行われた際に、前記機器アドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを送信する送信手段と、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを他の機器から受信した場合に、該アドレス更新情報に基づいて前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報を更新する更新手段とを備えたことを特徴とする。

本発明は、アドレス帳情報を記憶するアドレス帳記憶手段と、前記アドレス帳記憶手段に記憶されるアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器の電子メールアドレスを記憶しておく機器アドレス記憶手段とを備えたアドレス帳管理装置上で動作するアドレス帳管理プログラムであって、前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報の更新が行われた際に、前記機器アドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを送信する送信処理と、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを他の機器から受信した場合に、受信したアドレス更新情報に基づいて前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報を更新する更新処理とをコンピュータに行わせることを特徴とする。

本発明によれば、記憶されているアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器を特定する情報を記憶しておき、アドレス帳情報が更新された時点で更新するべき他の機器内のアドレス帳情報を自動的に更新するようにしたため、複数の機器間において共通するアドレス帳情報の更新作業を人手に頼ることなく迅速に行うことができるという効果が得られる。また、複数の機器のそれぞれにアドレス帳情報を記憶しているため、１つの機器において故障等が発生してもアドレス帳情報が使用できなくなってしまうことを防止することができるという効果も得られる。

以下、本発明の一実施形態によるアドレス帳管理装置を図面を参照して説明する。ここでは、本発明によるアドレス帳管理装置が画像形成装置に備えている場合を例にして説明する。図１は同実施形態の画像形成装置の構成を示すブロック図である。この図において、符号１は、画像形成装置の処理動作を統括して制御する制御部である。符号２は、テンキー、ファンクションキー、タッチパネル等から構成する入力部である。符号３は、液晶のディスプレイ等から構成する表示部である。符号４は、他の画像形成装置に対して、機器登録を依頼する機器登録依頼部である。符号５は、新たな機器を設置した場合に、設置された機器の登録を行う機器登録部である。符号６は、機器登録部５によって登録された機器の電子メールアドレスと機器を識別するための機器識別子とを関係付けて記憶する機器アドレス記憶部である。符号７は、宛先を識別する宛先識別子と送信先アドレスとを関係付けて記憶するアドレス帳記憶部である。符号８は、アドレス帳記憶部７に記憶されているアドレスの新規登録、修正、削除等を行うアドレス登録部である。

符号９は、アドレス帳記憶部７に記憶されている情報に変化が発生した場合に、他の画像形成装置に対して、アドレス帳に登録されている情報の更新を依頼する更新依頼部である。符号１０は、他の画像形成装置からアドレス帳情報の更新依頼を受けた場合に、アドレス帳記憶部７に記憶されているアドレスの更新を行う自動更新部である。符号１１は、アドレス帳記憶部７に記憶されているアドレスに基づいて、情報送信（ＦＡＸ送信や電子メール送信等）の発信処理を行う発信処理部である。符号１２は、ＦＡＸ送信を行うための公衆回線である。符号１３は、ネットワークＮを介して、他の画像形成装置や他のネットワーク機器との間で通信を行う通信部である。

次に、図２を参照して、図１に示す画像形成装置が接続されるネットワークの構成を説明する。図２において、符号Ｍ１は、企業の本社に設置される画像形成装置である。符号Ｍ２は、支社Ａに設置される画像形成装置であり、ネットワークＮ２、ルータＲ１、ネットワークＮ１を介して、本社の画像形成装置Ｍ１と通信が可能である。符号Ｍ３は、支社Ｂに設置される画像形成装置であり、ネットワークＮ３、ルータＲ２、ネットワークＮ１を介して、本社の画像形成装置Ｍ１と通信が可能である。符号Ｍ４は、店舗Ａに設置される画像形成装置であり、ネットワークＮ４、ルータＲ３、ネットワークＮ２を介して、支社Ａの画像形成装置Ｍ２と通信が可能である。符号Ｍ５は、店舗Ｂに設置される画像形成装置であり、ネットワークＮ５、ルータＲ４、ネットワークＮ３を介して、支社Ｂの画像形成装置Ｍ３と通信が可能である。

次に、図３を参照して、図１に示すアドレス帳記憶部７のテーブル構造を説明する。アドレス帳記憶部７は、他の画像形成装置との間で共通して使用する共通アドレスと、自身の画像形成装置内のみで使用する個別アドレスとが記憶される。共通アドレスは、使用者が宛先を識別することが可能な「宛先識別子」に「アドレス」が関係付けられている。この「アドレス」は、電子メールアドレスに限らず、ＦＡＸ番号（電話番号）も含まれ、宛先識別子毎に電子メールまたはＦＡＸ番号が記憶される。「チェックフラグ」は、宛先識別子毎にアドレスが更新されたか否かを示す多値のフラグであり、「０」の場合は変更がないことを示し、「１」の場合、変更がされたことを示し、「２」の場合、削除するアドレスであることを示し、「３」の場合、新たなアドレスを追加したことを示している。このチェックフラグは、共通アドレスのみに付与されるものであり、個別アドレスには付与されない。

次に、図４を参照して、図１に示す機器アドレス記憶部６のテーブル構造を説明する。機器アドレス記憶部６は、使用者が機器（画像形成装置）を識別することが可能な「機器識別子」に「電子メールアドレス」が関係付けられている。機器アドレス記憶部６は、各機器（画像形成装置）からの機器登録依頼に基づいて、「機器識別子」と「電子メールアドレス」を登録するためのものである。

次に、図５を参照して、図２に示す支社Ａの画像形成装置Ｍ２が本社の画像形成装置Ｍ１に対して、機器登録を行う処理動作を説明する。図５は、図２に示す画像形成装置Ｍ２が画像形成装置Ｍ１に対して、機器登録を行う場合の処理動作を示すシーケンス図である。まず使用者は、画像形成装置Ｍ２の入力部２を操作して、機器登録を行う機能選択を行う。これを受けて、制御部１は、機器情報の入力を指示するメッセージを表示部３へ表示する。このメッセージに対して、使用者は、入力部２から機器登録しようとする画像形成装置Ｍ２の（自身の）機器情報を入力する。ここで入力する機器情報は、機器を識別するための機器識別子（ここでは、支社Ａ）と、電子メールアドレス（画像形成装置Ｍ２の電子メールアドレス）である。制御部１は、この入力された機器情報を読み取り（ステップＳ１）、読み取った機器情報を含む登録指示を機器登録依頼部４に対して出力する（ステップＳ２）。

次に、画像形成装置Ｍ２の機器登録依頼部４は、登録指示を受けると、予め決められた画像形成装置（ここでは、本社の画像形成装置Ｍ１）のアドレスに対して、入力部２から入力された機器情報を含む登録依頼を送信する（ステップＳ３）。この登録依頼は、画像形成装置Ｍ１の制御部１が通信部１３を介して受信する。そして、画像形成装置Ｍ１の制御部１は、受信した登録依頼に基づいて、機器登録部５に対して登録指示を出力する（ステップＳ４）。この登録指示には、受信した登録依頼に含まれていた機器情報が含まれる。これを受けて、画像形成装置Ｍ１の機器登録部５は、登録指示に含まれる機器情報（機器識別子と電子メールアドレス）を機器アドレス記憶部６へ登録する。これにより、機器アドレス記憶部６には、機器識別子（支社Ａ）と電子メールアドレス（支社Ａの画像形成装置Ｍ２の電子メールアドレス）が追記されることになる。

次に、図６を参照して、図２に示す本社の画像形成装置Ｍ１に新たなアドレス（電子メールアドレスまたはＦＡＸ番号）が登録された場合に、支社Ａの画像形成装置Ｍ２においてアドレス帳情報を更新する処理動作を説明する。図６は、図２に示す画像形成装置Ｍ１に新たなアドレスが登録された場合に、画像形成装置Ｍ２においてアドレス帳情報を更新する処理動作を示すシーケンス図である。まず、使用者は、画像形成装置Ｍ１の入力部２を操作して、アドレス帳を更新する機能を選択する。これを受けて、制御部１は、更新するアドレス情報を入力すること指示するメッセージを表示部３へ表示する。ここでいう更新とは、新たなアドレスを追加する（これをアドレス新規登録と称する）、既に登録されているアドレスを修正する（これをアドレス修正と称する）、既に登録されているアドレスを削除する（これをアドレス削除と称する）ことのいずれかである。

ここで、使用者が入力部２から更新するアドレス情報を入力すると、画像形成装置Ｍ１の制御部１は、入力されたアドレス情報を読み取る（ステップＳ１１）。このアドレス情報には、アドレスの更新内容（アドレス新規登録、アドレス修正、アドレス削除のいずれか）を識別することが可能な情報を含む。ここでは、アドレス新規登録の操作が行われたものとする。したがって、入力されたアドレス情報には、更新内容（ここでは、アドレス新規登録）が識別可能な情報と、宛先識別子と、アドレスとが含まれる。制御部１は、更新内容が識別可能な情報に基づいて、アドレス登録部８に対してアドレス登録要求を出力する（ステップＳ１２）。このアドレス登録要求には、入力された宛先識別子とアドレスとが含まれる。また、ステップＳ１２のアドレス登録要求は、更新内容がアドレス修正である場合は、アドレス修正要求となり、更新内容がアドレス削除である場合は、アドレス削除要求となる。アドレス登録部８は、制御部１から要求（アドレス登録要求、アドレス修正要求、アドレス削除要求のいずれか）を受けると、要求に基づいて、アドレスの更新を行う。ここでは、アドレス登録要求であるため、このアドレス登録要求に含まれる宛先識別子とアドレスをアドレス帳記憶部７へ登録する（ステップＳ１３）。このとき、アドレス登録部８は、登録したアドレスのチェックフラグを「３」にセットする。また、アドレス登録部８は、要求がアドレス修正要求であれば、該当する宛先識別子とアドレスをアドレス修正要求に含まれる宛先識別子とアドレスに置き換え、チェックフラグを「１」にセットする。また、アドレス登録部８は、要求がアドレス削除要求であれば、該当するアドレスのチェックフラグを「２」にセットする。アドレス登録部８は、アドレスの更新動作が終了した時点で、制御部１に対して更新終了を通知する。

次に、画像形成装置Ｍ１の制御部１は、更新依頼部９に対して更新依頼指示を出力する（ステップＳ１４）。これを受けて、更新依頼部９は、アドレス帳記憶部７に記憶されているアドレス情報のうち、チェックフラグに「１」、「２」、「３」のいずれかがセットされているアドレス情報（宛先識別子、アドレス、チェックフラグを関係付けた状態の情報）を読み出す（ステップＳ１５）。そして、更新依頼部９は、この読み出したアドレス情報を含むアドレス更新依頼の電子メールを他の画像形成装置（ここでは、画像形成装置Ｍ２）に対して送信する（ステップＳ１６）。このとき、更新依頼部９は、機器アドレス記憶部６を参照して、アドレス更新依頼を送信するべき画像形成装置を特定し、機器アドレス記憶部６に記憶されている電子メールアドレスに対してアドレス更新依頼を送信する。機器アドレス記憶部６に複数の機器が記憶されている場合は、記憶されている回数だけアドレス更新依頼を送信する。

このアドレス更新依頼は、画像形成装置Ｍ２の制御部１が通信部１３を介して受信する。そして、画像形成装置Ｍ２の制御部１は、受信したアドレス更新依頼に基づいて、画像形成装置Ｍ２の自動更新部１０に対して、更新指示を出力する（ステップＳ１７）。この更新指示には、受信したアドレス更新依頼に含まれていたアドレス情報（宛先識別子、アドレス、チェックフラグを関係付けた状態の情報）が含まれる。これを受けて自動更新部１０は、画像形成装置Ｍ２のアドレス帳記憶部７のアドレス情報を更新する（ステップＳ１８）。この更新動作は、受信したアドレス情報に含まれるチェックフラグに基づいて、アドレス新規登録、アドレス修正、アドレス削除が行われる。この更新動作が終了した時点で自動更新部１０は、自身の制御部１に対して、更新が完了したことを通知する（ステップＳ１９）。制御部１は、この更新完了通知を受けると、アドレス更新依頼を送信した画像形成装置（ここでは、画像形成装置Ｍ１）に対して、更新完了通知を送信する（ステップＳ２０）。この更新完了通知は、画像形成装置Ｍ１の通信部１３、制御部１を介してアドレス登録部８が受信する。アドレス登録部８は、アドレス帳記憶部７のチェックフラグを「０」リセットする。これにより、本社の画像形成装置Ｍ１のアドレス帳を更新すると、本社の画像形成装置Ｍ１内に登録されている機器（画像形成装置）のアドレス帳情報が自動更新されることになる。

なお、前述した説明においては、本社の画像形成装置Ｍ１と支社Ａの画像形成装置Ｍ２との間の処理動作を例にして説明したが、本社の画像形成装置Ｍ１と支社Ｂの画像形成装置Ｍ３との間においても同様の処理動作によってアドレス帳情報の自動更新が可能である。また、支社Ａの画像形成装置Ｍ２内の機器アドレス記憶部６に店舗Ａの画像形成装置Ｍ４のアドレスを登録しておけば、前述した動作と同様の処理動作によって、支社Ａの画像形成装置Ｍ２のアドレス帳情報の更新に合わせて、店舗Ａの画像形成装置Ｍ４のアドレス帳情報の更新を行うことが可能である。これは、支社Ｂの画像形成装置Ｍ３のアドレス帳情報の更新に合わせて、店舗Ｂの画像形成装置Ｍ５のアドレス帳情報の更新も同様の処理動作によって行うことが可能である。したがって、各画像形成装置内にの機器アドレス記憶部６に更新するべき機器のアドレスを定義することにより、自身のアドレス帳情報の更新に合わせて、他の画像形成装置のアドレス帳情報を自動的に更新することが可能となる。すなわち、本社の画像形成装置Ｍ１のアドレス帳情報が更新されると、画像形成装置Ｍ１内に記憶されている機器アドレスに基づいて、支社の画像形成装置のアドレス帳情報を更新することができ、支社の画像形成装置のアドレス帳情報が更新されると、店舗の画像形成装置のアドレス帳情報を更新することが可能となる。

また、図１における各処理部の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することによりアドレス帳管理処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。また、「コンピュータシステム」は、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）を備えたＷＷＷシステムも含むものとする。また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムが送信された場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。

また、上記プログラムは、このプログラムを記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここで、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良い。さらに、前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆる差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

本発明の一実施形態の構成を示すブロック図である。本発明の一実施形態の全体のネットワーク構成を示すブロック図である。図１に示すアドレス帳記憶部７のテーブル構造を示す説明図である。図１に示す機器アドレス記憶部６のテーブル構造を示す説明図である。図１に示す装置の動作を示すシーケンス図である。図１に示す装置の動作を示すシーケンス図である。

符号の説明

１・・・制御部、２・・・入力部、３・・・表示部、４・・・機器登録依頼部、５・・・機器登録部、６・・・機器アドレス記憶部、７・・・アドレス帳記憶部、８・・・アドレス登録部、９・・・更新依頼部、１０・・・自動更新部、１１・・・発信処理部、１２・・・公衆回線、１３・・・通信部、Ｎ・・・ネットワーク

Claims

アドレス帳情報を記憶するアドレス帳記憶手段と、
前記アドレス帳記憶手段に記憶されるアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器の電子メールアドレスを記憶しておく機器アドレス記憶手段と、
前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報の更新が行われた際に、前記機器アドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを送信する送信手段と、
アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを他の機器から受信した場合に、該アドレス更新情報に基づいて前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報を更新する更新手段と
を備えたことを特徴とするアドレス帳管理装置。
アドレス帳情報を記憶するアドレス帳記憶手段と、前記アドレス帳記憶手段に記憶されるアドレス帳情報の更新に合わせてアドレス帳情報を更新するべき他の機器の電子メールアドレスを記憶しておく機器アドレス記憶手段とを備えたアドレス帳管理装置上で動作するアドレス帳管理プログラムであって、
前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報の更新が行われた際に、前記機器アドレス記憶手段に記憶されている電子メールアドレスに対して、アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを送信する送信処理と、
アドレス更新情報を含むアドレス情報更新依頼の電子メールを他の機器から受信した場合に、受信したアドレス更新情報に基づいて前記アドレス帳記憶手段に記憶されているアドレス情報を更新する更新処理と
をコンピュータに行わせることを特徴とするアドレス帳管理プログラム。