JP2006309284A

JP2006309284A - 電子付箋検索システム

Info

Publication number: JP2006309284A
Application number: JP2005127306A
Authority: JP
Inventors: Seiichiro Mitsuya; 征一郎光谷
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2005-04-26
Filing date: 2005-04-26
Publication date: 2006-11-09

Abstract

【課題】従来技術では、データを検索する際は無条件にファイル名、キーワード検索をして、個々に登録したファイルを検索し、そのデータのファイルを表示する。そのため、検索したファイルのデータ量が多い場合は開いたファイルのどこに必要なデータがあるかをたまに忘れてしまうなど、ファイルのデータを開いた後でもキーワード検索をするなど手間が掛かり、参照したいファイルの必要なデータ(位置情報を基にした)を表示されることができない。
【解決手段】電子付箋検索システムでは、ネットワークに接続された利用者ＰＣから参照したいデータの位置情報とそのデータに関するコメントを登録できる機能とそれらのデータに関する登録情報を履歴一覧に生成する機能を持ち合わせることで、登録したデータの指定した箇所から表示される機能を有し、上記課題を解決して、文書検索の効率化を図る。
【選択図】図１

Description

本発明は電子文書に付箋情報を残す機能(装置)を有することで、利用者の文書検索の効率を向上させる方法に関するものである。

従来は、付箋のような情報を残す技術が特許文献１に示すような方法として開示されている。特許文献１では、コメントをつけるための１つ以上のテンプレートを有し、当該テンプレートを用いてコメントを入力し、文書データベース内に当該コメントと文書を関連付けて格納する方法が開示されている。

特開平９−６２６６５号公報

上記従来技術では、文書検索においてそのデータに関する情報のコメントを共有し、そのデータを評価することで、文書検索の効率化を図るものであった。そのため、検索したい電子データは入力されたコメント検索とキーワード検索することで電子データのファイルを開く手段しかなく、電子データの参照したい箇所を示した位置情報から容易に表示できないという問題があった。また、登録されている文書は共有データベース又はＷＷＷサーバに保存され、利用者ＰＣに保存されたデータは検索できないという問題があった。

ネットワークに接続された利用者ＰＣから参照したいデータの位置情報とそのデータに関するコメントを登録できる機能とそれらのデータに関する登録情報を履歴一覧に生成する機能を持つことで、登録したデータの指定した箇所から表示されることによって、上記課題を解決する。また、利用者ＰＣのデータ記録部もデータ検索の対象を加えることで上記課題も解決する。

あとで参照したいデータの位置情報とコメントを履歴一覧に登録することで、参照したい履歴一覧の表示ボタンを押すことで、参照したいデータの登録された位置情報から表示されることにより、検索に要する時間が大幅に短縮することが図れる。

以下、本発明は実施例を図面に基づいて詳細に説明する。図１は、本発明における一実施例である電子付箋検索システムの構成を示したものである。本実施例はネットワーク１０７で接続された利用者ＰＣ１０１、サーバ１０８、サーバ１１０で実現されており、利用者ＰＣ１０１には電子付箋登録部１０２、電子付箋検索部１０３、利用者ＰＣローカルデータベース１０４、電子付箋一覧記録部１０５、データ記録部１０６が割り当てられ、サーバ１０８にはＷＷＷ(ＷｏｒｌｄＷｉｄｅＷｅｂ)サーバ１０９が割り当てられ、サーバ１１０にはデータベース１１１が割り当てられている。

図２は、本システムを取り扱う、データ登録の画面操作の流れであり、図３を用いて以下に説明する。

図３は、本システムを取り扱うデータ登録のユーザ操作フローを示した一例である。データ登録の手順としては、先ず利用者ＰＣ１０１から電子データ２０１を開く(ステップ３０１)、参照したいデータ２０２を確認(ステップ３０２)し、そのデータの箇所の範囲２０３を指定する(ステップ３０３)。参照したいデータ２０２の指定した箇所２０３を表示したまま右クリックでテキストメニュ２０４を表示させる(ステップ３０４)。表示されたテキストメニュ２０４(ステップ３０５)から「電子付箋に登録」２０５を選択し、ボタンを押せば(ステップ３０６)、「コメント追記」の有り無しを確認する(ステップ３０７)テストメニュ２０７が表示される(ステップ３０８)。

コメント無しの場合は「コメント無し」２０９を選択し(ステップ３１４)、「登録」２１０ボタンを押し、登録情報２１３に表示された参照したいデータ２０２の指定した箇所２０３の位置情報を確認し、「登録」２１４を選択し、ボタンを押す(ステップ３１５)。

コメント有りの場合は「コメント有り」２０８を選択しボタンを押すと(ステップ３０９)、コメント入力画面２１１(メモ帳のようなもの)表示される(ステップ３１０)。コメント入力画面２１１が表示されたら、そのデータに関するコメントを入力する(ステップ３１１)。コメント入力後、コメントに誤りなければ「コメント登録」２１２を選択し、ボタンを押すと(ステップ３１２)、参照したいデータ２０２の指定した箇所２０３の位置情報とコメント入力画面２１１に入力したコメントが登録情報画面２１３に表示された(ステップ３１５)、位置情報とコメントを確認する(ステップ３１６)。

登録情報画面２１３に表示されたデータに誤りがある場合は再度ステップ３０３に戻り、登録操作をやり直す。

登録情報画面２１３に表示されたデータに誤りがない場合は、「登録」２１４を選択しボタンを押す（ステップ３１７）。

利用者ＰＣ１０１の電子付箋一覧記憶部１０５に登録情報画面２１３の情報が登録され、電子付箋履歴一覧２１５が生成される(ステップ３１８)。

図４は、本システムを取り扱う、データ参照の画面操作の流れであり、図５を用いて以下に説明する。

図５は本システムを取り扱うデータ参照のユーザ操作フローを示した一例である。

データ参照の手順としては、利用者ＰＣ１０１の電子付箋一覧記録部１０５に生成された電子付箋履歴一覧表２１５のファイルを選択し(ステップ５０１)、開く(ステップ５０２)と電子付箋履歴一覧表２１５に登録された位置情報とコメント情報の一覧が表示される(ステップ５０３)。

参照したいデータの登録履歴がある場合は、参照したいデータの登録履歴にある再表示４０１ボタンを押す(ステップ５０４)。

参照したいデータの登録履歴がない場合は、検索ボタン４０２を選択し、ボタンと押す(ステップ５０５)。検索画面４０３が表示されたら(ステップ５０６)、検索画面４０３にキーワード(４０４)を入力し(ステップ５０７)、検索開始４０５を選択し、ボタンを押すと(ステップ５０８)、検索結果一覧４０６が表示される(ステップ５０９)。

参照したデータの履歴一覧がない場合はステップ５０５へ戻り、再検索をおこなう。

参照したデータの登録履歴がある場合はステップ５０３の参照したいデータの登録履歴がある場合の順序に従い、ステップ５０４へ進み参照したいデータの登録履歴の再表示ボタン４０１を押す。表示ボタン４０１が押されたら、参照したい電子データ２０２が登録された位置情報２０３から表示される。

図６は本システムにおけるデータ登録の機能フローを示した一例である。データ登録の機能フローとしては、ステップ３１２、ステップ３１４をおこなうことで、現在当該ファイルを開いているアプリケーションから、当該ファイルの格納場所情報とファイル名を取得し、また、参照したい電子データ２０２の選択されている範囲２０３の情報とコメント入力画面２１１に入力したコメントを取得(ステップ６０１)し、ステップ６０１で取得したデータを確認画面２１３に出力する(ステップ６０２)。確認画面２１３で出力されたデータはステップ３１７をおこなうことで位置情報とコメントの登録処理(ステップ６０３)がおこなわれ、電子付箋履歴一覧記録部１０５に登録される。

図７は本システムにおけるデータ参照の機能フローを示した一例である。データ参照の機能フローとしては、ステップ５０１、ステップ５０２をおこなうことで電子付箋履歴一覧表２１５を開き、履歴一覧に参照したいデータがなければ、検索画面４０３が出力される(ステップ７０１)。検索画面４０３が表示されたら、ステップ５０５〜５０９をおこない、ステップ５０４を得て参照したいデータ２０２の検索処理(ステップ７０２)が走り、検索結果一覧４０６が出力され、その履歴一覧にある再表示ボタン４０１を押すことで、位置情報に基づくデータの出力処理(ステップ７０３)がおこなわれる。

図８は本システムにおける電子付箋履歴一覧表２１５の一例を示である。ステップ３１８で登録された電子データ２０２の指定箇所(位置情報)２０３は電子付箋履歴一覧表２１５の通りに登録される。電子付箋履歴一覧表２１５は日付８０１、データの位置情報８０２、再表示ボタン８０９、コメントの有無８１０、コメント８１１とに大きく分けて示している。データの位置情報８０２についてはステップ５０３で登録履歴が表示された際に容易に検索できるように、フォルダ名/ＵＲＬ名８０３、ファイル名等８０４、指定したページ８０５、指定した行数８０６、指定した図８０７、データの種類８０８の一覧を示したものである。

本発明の電子付箋検索システムの構成図。本発明の電子付箋検索システムの画面操作フロー登録編。本発明のデータ登録のユーザ操作フロー。本発明の電子付箋検索システムの画面操作フロー参照編。本発明のデータ参照のユーザ操作フロー。本発明のデータ登録の機能フロー。本発明のデータ参照の機能フロー。本発明の電子付箋履歴一覧表。

符号の説明

１０１…利用者ＰＣ、１０２…電子付箋登録部、１０３…電子付箋検索部、１０４…電子付箋の履歴一覧表等を保存するためのローカルデータベース、１０５…電子付箋一覧表記録部、１０６…ローカルな電子データの記録部、１０７…ネットワーク、１０８…ＷＷＷ(ＷｏｒｌｄＷｉｄｅＷｅｂ)サーバの機能が割り当てられたサーバ、１０９…ＷＷＷ(ＷｏｒｌｄＷｉｄｅＷｅｂ)サーバ、１１０…データベースサーバの機能が割り当てられたサーバ、１１１…ネットワークを介して利用されるデータベースサーバ。

Claims

電子データの検索システムにおいて、利用者が指定した電子データの位置情報を取得する手段と、当該電子データに関するコメントの入力を受け付ける手段と、前記電子データの位置情報と前記当該電子データに関するコメントとを関連付けて電子付箋履歴一覧表に登録する手段と、前記電子付箋履歴一覧表を検索する手段と、前記電子付箋履歴一覧表から、利用者が指定した電子データを、登録された位置情報を基に表示する手段とを備えたことを特徴とした電子付箋検索システム。
前記電子データの位置情報は、電子データが存在するファイルの格納場所情報と、ファイル内における電子データの選択範囲情報とで構成されることを特徴とした請求項１に記載の電子付箋検索システム。