JP2006185420A - 文書管理システム及びその制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ネットワーク接続された入出力デバイスを示す指標を、入力されたジョブに設定された内容どおりに処理が可能なデバイスとそうでないデバイスとを操作者に一目瞭然にわかるように区別して表示する文書管理システム及び制御方法の提供。
【解決手段】ネットワークに接続された複数の装置が有する処理機能ごとのアイコンを画面上に表示し、文書管理システムで管理している複数の情報を一覧表示する。ユーザの選択操作に基づいて一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する。次いで、選択された情報に対して設定されている設定内容を取得し、表示されている複数の装置の各処理機能が、取得された設定内容に従って選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する。設定内容にしたがって情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない処理機能とを識別できるように、判定結果に基づいてるアイコンの表示形態を変更する。
【選択図】 図２

Description

本発明は、ネットワークに接続された複数の文書入出力装置と接続可能であって、選択した文書入出力装置で文書を印刷させる文書管理システム及びその制御方法に関する。

従来から、ネットワーク上で接続可能な、スキャナやプリンタ等の複数の入出力デバイス（文書入出力装置）を文書管理システム上の１つのウィンドウにアイコン等の指標を列挙して表示する文書管理システムが知られている。当該文書管理システムでは、表示されたアイコンのクリック操作等により、当該システムのデータベースに登録されている文書の入出力処理を行ことが可能である。尚、本願発明の従来技術として、例えば、特開平８−２０２６０７号公報（特許文献１）が挙げられる。
特開平８−２０２６０７号公報

しかしながら、上述したような従来の文書管理システムでは、それらの複数の文書入出力装置がネットワーク上に接続されているか否かや、データの授受が可能であるか否か程度しか判断することはできなかった。すなわち、従来の文書管理システムでは、当該印刷ジョブ文書に保持されている印刷設定通りに印刷することができるデバイスであるか否かをアイコンの表示だけでは判断することができなかった。これは、データベースに登録され、何らかの印刷設定がされている印刷ジョブ文書を印刷する場合であっても同じであった。そのため、操作者は、まず印刷ジョブ文書に保持されている印刷設定を確認し、次いでその印刷設定で印刷可能な能力を有するデバイスであるかどうかをデバイス毎に確認しなければならず、煩雑な作業を要するという問題があった。

本発明は、このような事情を考慮してなされたものであり、次のような文書管理システム及びその制御方法を提供することを目的とする。すなわち、例えば、ネットワーク上に接続された入出力デバイスに関して機能別のアイコンを表示する際に、処理対象の文書を当該設定内容（印刷設定）で処理が可能なデバイスとそうでないデバイスとを操作者に一目瞭然にわかるように区別して表示する。

上記課題を解決するために、例えば、本発明の文書管理システムは、ネットワークに接続された複数の装置が有する処理機能に対応するアイコンを画面上に表示して、管理している複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択して処理させる文書管理システムであって、
前記複数の装置それぞれが有する処理機能ごとのアイコンを画面上に表示するアイコン表示手段と、
前記文書管理システムで管理している複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択手段と、
前記選択手段で選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得手段と、
前記表示手段で表示されている複数の装置の各処理機能が、前記第１の取得手段により取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定手段と、
前記設定内容にしたがって当該情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない装置の処理機能とを識別できるように、前記判定手段による判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更手段とを備える。

≪実施例１≫
以下、図面を参照して、本発明の一実施形態に係る文書管理システムについて詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態に係る文書管理システムを備えるネットワーク環境全体の構成例を説明するためのブロック図である。図１に示す文書管理システムを含むネットワーク環境において、１００、１０１、１０２は画像入出力装置（デジタル複合機）である。尚、本実施形態では、それぞれの画像入出力装置は互いに異なる機能を有しているものとする。例えば、カラー処理機能の有無、フィニッシング構成の有無等はそれぞれの画像入出力装置によって異なっている。

また、図１において、１０３、１０４は画像出力装置（プリンタ）であり、同様にそれぞれの画像出力装置は異なる機能を有している。尚、これらの画像入出力装置１００〜１０２、画像出力装置１０３、１０４は、ＬＡＮ１０１０等のネットワークを介して互いに接続されている。また、ＬＡＮ１０１０には、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）１１０、１１１が接続されており、本実施形態では当該ＰＣ１１０又はＰＣ１１１を用いて、以下で説明する文書管理システムが動作するものとする。

尚、本実施形態においては、１台のＰＣ上で文書管理システムを構築するが、それ以外にも、文書サーバとそれを利用するクライアントとして、クライアント・サーバ型の文書管理システムを構築することも可能である。

図２は、ＰＣ１１０上で動作する文書管理システムの構成を説明するためのブロック図である。尚、図２に示す文書管理システムにおいて、図１に示すネットワーク環境と同一のものには同一の符号を付す。

図２に示すように、文書管理システム２００において、２００１はユーザインタフェース部である。ユーザ（操作者）は、ユーザインタフェース部２００１を介して画像入出力装置１００〜１０３等との接続や、データベース２００９への文書の登録、或いは登録された文書の印刷等の操作を行う。ユーザインタフェース部２００１から操作された情報はコマンド制御部２００２で解析され、適切な処理が行われる。また、コマンド制御部２００２は、必要であれば、サーバとの通信を行うためのコマンドを作成する。

さらに、図２において、２００３は画像処理制御部であり、本文書管理システムを入出力する文書画像に対して、用途に応じてＴＩＦＦやビットマップ等の画像形式変換処理や、圧縮伸長処理等を行う。さらにまた、２００４は文書管理制御部であり、文書管理に関するすべての処理を制御する。さらにまた、２００５はデータベース制御部であり、以下のような各データベースにそれぞれ保存するデータを作成、保存する処理の制御を行う。例えば、データベース２００９に存在する文書画像データそのものを保存するボリュームデータベース、文書の名前や作成日付、コメント、或いは印刷ジョブ文書における印刷体裁情報を保存する属性管理データベースがある。また、例えば、登録された文書からテキストデータを抽出して、インデックス情報にしたデータが保存される全文検索データベースがある。

さらにまた、２００６は印刷処理制御部であり、印刷する文書の形式に応じた印刷処理をするための制御を行う。さらにまた、２００７はデバイス制御部であり、画像入出力装置１００〜１０２、及び画像出力装置１０３、１０４との間で情報の入出力を行う。そして、２００８はネットワーク制御部であり、ＬＡＮ１０１０に接続して他装置との間で情報の入出力を行う。

次に、文書管理システムにネットワーク上に接続されたデバイスを登録する処理と、印刷ジョブ文書の選択時に、登録されたデバイスのアイコン等の指標の表示を変更する処理について順に説明する。

＜デバイス登録処理＞
図３は、本実施形態における文書管理システムにおけるデバイス登録処理を説明するためのフローチャートである。尚、本処理は、ＰＣ１１０のＲＯＭ内等に記憶されたプログラムに基づいてＣＰＵによる制御によって行われる。

まず、ユーザは、ユーザインタフェース部２００１を用いて、ネットワーク（ＬＡＮ１０１０）上に接続されている画像入出力装置等のデバイスを文書管理システム２００上で利用可能にするために、当該デバイスの登録指示を行う（ステップＳ３０１）。この指示により、登録する画像入出力装置がネットワーク上に存在するかどうかの情報の入力と、登録するデバイスで扱うジョブの種類を指定するモードとなる。

例えば、ネットワーク上に存在する様々なデバイスから所望の画像入出力装置を検出する情報として、画像入出力装置に予め設定されている固有情報であるＩＰアドレスのようなユニークな情報が利用可能である。また、ジョブの種類としては、例えば文書画像をデータベースに登録するためのスキャンジョブ、データベースの文書をプリンタドライバを使って印刷するプリントジョブ、或いは、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブ等がある。ステップＳ３０１において、操作者は、これらの情報を入力し、登録の実行の指示を行う。

次に、ステップＳ３０１のデバイス登録指示により、デバイス制御部２００７は、指定された情報に基づきネットワーク制御部２００８を経由して、ネットワークに接続されたデバイスに画像入出力装置であるか否かの問い合わせを行う（ステップＳ３０２）。そこで、画像入出力装置は、文書管理システムからの問い合わせ要求を受信すると、画像入出力装置が存在することをネットワークを経由して送信する。

すなわち、画像入出力装置が存在する場合（Ｙｅｓ）は、画像入出力装置から送信されてきた送信情報をデバイス制御部２００７が受信し後述するステップＳ３０３の処理を行う。一方、所定時間内に画像入出力装置からの返信がない場合、すなわち画像入出力装置が存在しない場合（Ｎｏ）は、本デバイス登録処理を終了する。

ステップＳ３０３では、デバイス制御部２００７は、画像入出力装置がサポートしているジョブの種類の情報の取得要求を行う。そして、取得要求を受け取った画像入出力装置が自身がサポートしているジョブの種類を返信することにより、文書管理システムは画像入出力装置がサポートしているジョブの種類を取得する。

次いで、デバイス制御部２００７は、受信したサポートしているジョブの種類の情報が、デバイス登録指示時に指定したジョブの種類を含んでいるか否かを判定する（ステップＳ３０４）。その結果、指定したジョブの種類を含んでいる場合（Ｙｅｓ）はステップＳ３０５に進む。一方、指定したジョブの種類を含んでいない場合（Ｎｏ）は本デバイス登録処理を終了する。

ステップＳ３０５では、サポートがあり登録可能な画像入出力装置であると判断された場合に、データベース制御部２００４が、当該画像入出力装置のアイコンを、登録可能なデバイスのアイコンが列挙表示されたウィンドウに新しいアイコンとして表示する。尚、この時表示されるアイコンは、デバイス登録指示時に指定したジョブの種類に応じて、それぞれ異なるアイコンを表示するようにする。尚、本実施形態では、装置の種類に応じた指標として簡易図形であるアイコンを用いるが、それ以外にも文字や記号で表現するようにしてもよい。

図４は、登録されたデバイスをアイコンとして列挙表示したウィンドウ画面の一例を示す図である。図４において、（ａ）は文書入出力装置１０２の登録前のアイコンの様子を示すウィンドウ４００が表示されており、登録前の段階で既に７つのデバイスが登録されていることを示す。（ａ）において、アイコン４００１、４００２、４００３は、スキャンジョブのサポートしているデバイスとして文書入出力装置１００、１０１、１０２が登録されていることを示す。また、アイコン４００４、４００５は、プリンタドライバからのプリントジョブをサポートしているデバイスとして画像出力装置１０３、１０４が登録されていることを示す。

また、アイコン４００６、４００７は、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスとして画像入出力装置１００、１０１が登録されていることを示す。一方、図４（ｂ）は、文書入出力装置１０２を新規のアイコン４００８として登録した後のウィンドウ４００を示している。これにより、本実施形態に係る文書管理システム上で、画像入出力装置１０２に対しても文書印刷ジョブを投入することが可能になる。

＜デバイスアイコン表示変更処理＞
図５は、本実施形態における文書管理システムにおけるデバイスアイコン表示変更処理の全体の流れを説明するためのフローチャートである。尚、本処理は、ＰＣ１１０のＲＯＭ内等に記憶されているプログラムに基づいてＣＰＵによる制御で行われる。

まず、文書管理システムのデータベースに登録されている文書の中からユーザによって文書が選択されると、当該選択された文書の印刷設定を取得する処理を行う（ステップＳ５０１）。次いで、登録されているデバイスの能力を取得する処理を行う（ステップＳ５０２）。そして、取得した文書の印刷設定、及び取得したデバイスの能力に基づいて、デバイスのアイコンの表示を変更するかどうかのデバイス能力判定処理を行う（ステップＳ５０３）。なお、ステップＳ５０１で選択された文書が印刷設定されていない文書であった場合は、ステップＳ５０２及びＳ５０３の処理は実行されない。以下では、それぞれの処理の詳細について説明する。

図６は、印刷設定取得処理（ステップＳ５０１）の詳細を説明するためのフローチャートである。まず、操作者による選択操作に基づいて、文書管理システムのデータベース２００９に登録されている文書から、印刷を行う文書を選択する（ステップＳ６０１）。例えば、まず、文書管理システムのユーザインタフェース部２００１には、データベース２００９に登録されている文書の文書情報がリスト表示される。尚、文書情報のリストだけではなく、当該文書のサムネイル画像を一覧表示するようにしてもよい。文書情報としては、例えば、文書名や文書のサイズ、ページ数等があり、１行を１文書とするリストの項目として表示する。

そして、表示されたリストやサムネイル画像から、操作者が、所望の文書をマウス等のポインティングデバイス等で指定することにより選択が行われる。ここで、選択されたリスト上の行又はサムネイル画像は、強調表示や反転表示等の表示形態が変化する。これによって、操作者等は、その文書が選択された状態であることを理解することができる。

また、本実施形態における文書管理システムでは、複数の文書形式の文書をデータベースに登録、管理することが可能である。例えば、スキャナ等の外部入力装置により読み取られた文書データをイメージ文書として登録し、コンピュータ上で動作する任意のアプリケーションで作成された文書データをコード文書として登録する。さらに、マルチファンクションのデジタル複写機で蓄積されている文書をネットワーク上で取得し、データベースに登録することも可能である。

デジタル複写機は、読み取り装置（スキャナ）から読み取られたスキャンデータをスキャン文書として蓄積している。また、デジタル複写機は、ホストコンピュータにおいてプリンタドライバ等を用いて作成されて出力（保存）されてきた印刷データを印刷ジョブ文書（印刷設定を有する文書）として蓄積している。これらの文書に対して、スキャン文書はイメージ文書として、印刷ジョブ文書は印刷ジョブ文書として、文書管理システムのデータベース２００９に登録し、複数の文書形式の文書を一元的に管理する。

ステップＳ６０１で文書が選択された後、選択された文書が印刷設定に関する情報を保存しているかどうかを判定する（ステップＳ６０２）。その結果、印刷設定を保存している文書、すなわち印刷ジョブ文書が選択された場合（Ｙｅｓ）はステップＳ６０３に進む。一方、印刷設定がない、すなわち印刷設定を保存していない文書が選択された場合（Ｎｏ）は本処理を終了する。

ステップＳ６０３では、印刷ジョブ文書が選択された場合に、データベース２００９より選択した文書の印刷設定情報が取得される。尚、データベース２００９には、例えば、両面、製本といった印刷方法やパンチやステイプルといった排紙方法等の印刷設定情報がバイナリデータ等で登録されている。

次いで、文書管理システムは、データベース２００９より取得した印刷設定情報に基づいて、各印刷設定情報が設定されているかどうか判別し、設定されている情報についてリストの形態でメモリ等に保存する（ステップＳ６０４）。

図７は、デバイス能力取得処理（ステップＳ５０２）の詳細を説明するためのフローチャートである。

まず、文書管理システムは、既に登録済みのデバイス数を取得し、登録デバイス数カウンタの値として代入する（ステップＳ７０１）。尚、登録デバイス数は、新規デバイスの登録時にカウントアップされ、本システム内のメモリ等に保持されている。次いで、登録デバイス数カウンタが０より大きい、すなわちＳ７０３〜Ｓ７０７の処理を行っていないデバイスが存在するか否かを判定する（ステップＳ７０２）。その結果、登録デバイス数カウンタが０よりも大きい場合（Ｙｅｓ）はステップＳ７０３に進み、登録デバイス数カウンタが０以下、すなわち対象デバイスがない場合（Ｎｏ）は本処理を終了する。

ステップＳ７０３では、未処理の登録デバイスを順に選択する。そして、選択した登録デバイスの種類をチェックして、プリントデバイスであるか否かを判定する（ステップＳ７０４）。尚、デバイスの種類としては、スキャンジョブをサポートしているデバイス、データベースの文書をプリンタドライバを使って印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスがある。或いは、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイス等がある。

ここで、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスの場合（Ｙｅｓ）はステップＳ７０５の処理を行い、それ以外のデバイスである場合（Ｎｏ）はステップＳ７０７の処理を実行する。

登録デバイスが既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスの場合に、ステップＳ７０５で当該デバイスの能力を取得する。具体的には、デバイス制御部２００７は、ネットワーク制御部２００８を経由して、各印刷設定の機能を有しているか否かの問い合わせを行う。そして、画像入出力装置（デバイス）は、当該問い合わせ要求を受信すると、その機能の有無に関する情報をネットワークを経由して文書管理システムに送信する。

文書管理システムは、デバイスより取得した機能の有無に基づいて、能力がある機能についてデバイス毎にリストの形態でメモリに保存する（ステップＳ７０６）。そして、次の登録デバイスを選択して上記処理を実行させるため、登録デバイス数カウンタをデクリメント（−１）して、ステップＳ７０２の処理に戻る。

図８は、デバイス能力判定処理（ステップＳ５０３）を示すフローチャートである。

文書管理システムでは、ステップＳ５０２のデバイス能力取得処理により取得した最初のデバイスの能力に関する情報を取得する（ステップＳ８０１）。次いで、ステップＳ５０１の印刷設定取得処理により取得した最初の印刷設定情報を取得する（ステップＳ８０２）。

そして、ステップＳ８０２で取得した印刷設定情報が、ステップＳ８０１で取得したデバイスの能力情報に含まれているか否か、すなわちデバイスがその印刷設定の機能を有しているか否かをチェックする（ステップＳ８０３）。その結果、デバイスに印刷設定の機能がある場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８０４に進み、当該機能がない場合（Ｎｏ）はステップＳ８０７の処理を実行する。

ステップＳ８０４では、次の印刷設定がメモリ上に記憶したリストに存在するか否かを判定する。その結果、次の印刷設定が存在する場合（Ｙｅｓ）はステップＳ８０５に進み、次の印刷設定が存在しない場合（Ｎｏ）はステップＳ８０６に進む。

ステップＳ８０５では次の印刷設定を取得し、ステップＳ８０３の処理に戻る。一方、ステップＳ８０６では、Ｓ５０１で取得された文書に保持されている全ての印刷設定に対する機能を全て有するデバイスであると判断され、そのデバイスを示すアイコンの表示形態を変更する。

ステップＳ８０７では、次のデバイスがメモリ上に記憶したリストに存在するか否かを判定する。その結果、次のデバイスが存在する場合（Ｙｅｓ）は、次のデバイスの能力の有無情報を取得し（ステップＳ８０８）、ステップＳ８０２の処理に戻る。一方、次のデバイスが存在しない場合（Ｎｏ）は、本処理を終了する。

本実施形態では、以上の処理により、ユーザが印刷ジョブ文書を選択した際、当該印刷ジョブ文書に設定されている印刷設定を判定し、当該印刷設定に対応する機能を有するデバイスをユーザが識別できるように、アイコン表示を変更する処理が行われる。

ユーザは、印刷ジョブ文書を選択した時点で、その印刷ジョブ文書に保持されている印刷設定で印刷可能なデバイスを、印刷指示を行う前に識別できるようになる。したがって、当該識別表示されたデバイスに対して当該印刷ジョブ文書の印刷指示を行うだけで、当該印刷ジョブ文書に設定されている印刷設定で印刷することができ、ユーザにとって利便性が高まる。なお、印刷ジョブ文書の印刷指示は、一覧表示されている文書の中からステップＳ６０１で選択された印刷ジョブ文書を、前記識別表示されているデバイスの中の所望のデバイスにドラッグ・アンド・ドロップする操作などによって行われる。また、当該識別表示されたデバイス以外のデバイスに対して印刷指示がなされてしまった場合は、当該印刷設定での印刷ができないことを警告表示するようにすれば更に利便性が高まる。

図９は、本実施形態に係る文書管理システムにおいて印刷ジョブ文書を選択した時のデバイスアイコンを列挙表示したウィンドウの一例を示す図である。例えば、デバイスアイコン９００６、９００７、９００８は、既に印刷設定が保持された文書を印刷するプリントジョブをサポートしているデバイスを示す。更に、デバイスアイコン９００６で示されるデバイスをステイプル機能がないデバイス、デバイスアイコン９００７、９００８で示されるデバイスを、両面印刷機能とステイプル機能があるデバイスであるとする。この場合、選択した印刷ジョブ文書に両面印刷とステイプルの印刷設定がされていれば、デバイスアイコン９００７、９００８の表示態様が変化する。尚、図９においては、アイコンの表示態様を反転表示による表示方法としているが、それ以外にも、色を変更する、アイコンを点滅する等の異なる表示形態とすることも可能である。或いは、逆に、処理設定がされていない装置に対応するアイコン等の指標の表示形態を変更することにより、それらの指標に対応する装置が使用できないことを示すようにしてもよい。

図４及び図９では、デバイスアイコンのウィンドウを文書管理ウィンドウと異なるウィンドウに表示したがこれに限るものではない。図１０や図１１は、文書管理アプリケーションのウィンドウ内にデバイスアイコンの表示領域（１９００３，１１０３）を含む場合の例である。

図１０は、文書管理クライアントで、印刷ジョブ文書が選択されたときの表示画面の例である。図１０の表示画面の左欄１００６には、データベース（キャビネット）と、各データベースに含まれるフォルダ構造とが表示される。表示画面の中央欄１００７には、左欄１００６でユーザにより選択されたフォルダ（またはデータベース）に含まれる文書が表示される。表示画面の右欄１００７には、中央欄１００７でユーザにより選択された文書のプロパティが表示される。また、デバイスアイコン表示領域１００３は、図４や図９で示したように、複数のデバイスアイコンが表示されている。図１０では、“new folder”１００１に含まれる印刷ジョブ文書“test”１００２が選択されている。印刷ジョブ文書“test”１００２は印刷設定されている文書であるので、印刷設定１００５がプロパティに表示されている。更に、選択された印刷ジョブ文書“test”１００２を処理可能なデバイス１００４が識別できるように表示されている。図１０では、ジョブ文書を処理可能なデバイスは、色付きの四角形（例えば、水色の四角形）で囲まれて表示される。

図１１は、“new folder”１１０１に含まれる通常の文書“b&w”１００２が選択されたときの表示画面を示している。この選択された文書は、印刷設定がされていないので、デバイスアイコン表示領域１１０３の表示は変更されていない。

本実施形態においては、複数の印刷設定が設定された印刷ジョブ文書が選択された場合に、全ての設定の機能を有するデバイスのアイコンに対して表示を変更する形態とした。これ以外に、一部の印刷設定の機能を有するデバイスのアイコンに対して表示を変更する形態とすることも可能である。例えば、登録時にある特定の処理機能を有するデバイスのみや特定の種類のデバイスを指定しておき、指定された処理機能を有する装置等だけを登録しておいてもよい。また、上述した実施形態のアイコンは、デバイスの簡易図形を用いていたが、これに限るものではなく、写真や記号や文字などをアイコンとして用いるようにしても構わないし、更に、それらを組み合わせた形でアイコンとしても構わない。

また、上述した実施形態では、ユーザが印刷ジョブ文書（印刷設定が保持されている文書）を選択した場合の例を示したが、印刷ジョブ文書に限るものではない。例えば、印刷設定を保持していない通常の文書が選択された場合は、プリンタドライバを介してのプリントが可能なデバイスを識別できるようにアイコン表示を変更してもよい。また、スキャン設定（読取り解像度など）が保持されているスキャンジョブファイルが選択された場合、当該スキャン設定でのスキャンジョブをサポートしているデバイスを識別できるようにアイコン表示を変更しても良い。その場合、その識別表示されたデバイスの中からユーザ所望のデバイスが選択されると、当該デバイスにおいて当該スキャン設定でのスキャンが行われ、スキャンして得た文書を当該文書管理システム内のデータベースに格納する。

また、本実施例の文書管理システムは、文書管理サーバと文書管理クライアント装置とデータベースサーバとで構成されてもよい。その場合、文書管理クライアントのユーザインタフェース部では、図１０、図１１で示したような表示画面を表示し、ユーザからの指示を受けてコマンド解析し、コマンド指示を文書管理サーバに送る。文書管理サーバは、該文書管理クライアントからの指示に応じてデータベースサーバから文書の情報を取得して、文書管理クライアントに送信する。図６で、文書管理クライアントは、選択した印刷ジョブ文書の印刷設定情報を、文書管理サーバを介して取得する。図７で、文書管理クライアントは、デバイスの能力をデバイスから直接取得してもよいし、文書管理サーバを介して取得するようにしても良い。

以上説明したように、本発明の文書管理システムによれば、ネットワーク上で接続可能な複数の入出力デバイス（スキャナやプリンタ）を文書管理システム上の１つのウィンドウにアイコン等の表示形態で列挙して表示する。そして、このアイコンの操作により文書管理システムのデータベースに登録されている文書の入出力処理を行うことが可能である。このような文書管理システムにおいて、印刷する文書を選択時に、その文書が保持する印刷設定通りに印刷可能な能力を有するデバイスのアイコンの形態を変更して表示した。これにより、選択した文書を印刷するのに適切なデバイスを視覚的に容易に判別可能とし、印刷処理における煩雑な作業を軽減することができる。

≪実施例２≫
実施例２のデバイス（例えばデジタル複合機１００，１０１，１０２）は、ストレージ（例えばハードディスク）を有するものとする。更に、このストレージ内には、印刷ジョブ文書、及びスキャンして得たイメージ文書などを格納できる格納領域（ボックスと呼ぶ）が含まれる。ただし、このデバイスのボックスに格納することが可能なジョブ文書は、当該ジョブ文書が格納されているデバイスで処理することが可能な文書である。

図１２は、文書管理システムのキャビネットデータベースに加えて、デバイス内のボックスを表示した際の表示画面である。デバイスは複数のボックスを有する。“Color device”内の “28:nakajima”ボックス１２０１が選択されると、当該ボックス１２０１に含まれる文書が中央欄に表示される。更に、中央欄に表示されたボックス１２０１の文書一覧の中から、印刷ジョブ文書１２０２が選択されると、右欄に当該印刷ジョブ文書１２０２のプロパティが表示される。プロパティには、印刷ジョブ文書１２０２に設定されている印刷設定１２０５が表示される。更に、印刷ジョブ文書１２０２が格納されているデバイスを示すデバイスアイコン１２０４が識別できるように表示される（例えば、緑色の四角形で囲まれて表示される）。

また、印刷ジョブ文書１２０２に設定されている印刷設定で印刷処理可能な他のデバイスを検知し、当該検知した他のデバイスアイコン１２０６も識別できるように表示される（例えば、黄色の四角形で囲まれて表示される）。このように、当該印刷ジョブ文書が格納されているデバイスのアイコン１２０４の識別表示と、他のデバイスアイコン１２０６の識別表示は異なる表示形態で表示されるものとする。

図１３は、実施例２におけるデバイス能力判定処理（Ｓ５０３）の詳細を示す図である。ステップＳ１３０１では、ユーザにより選択された文書がデバイスのボックス内に格納された印刷ジョブ文書であるか判定する。

ステップＳ１３０１でボックス内の印刷ジョブ文書であると判定した場合は、ステップＳ１３０２で当該印刷ジョブ文書のボックスを有するデバイスのアイコン１２０４を第１の表示形態に変更する処理を行う。その後、Ｓ１３０２で表示変更されたデバイス以外の他のデバイスを対象にして、ステップＳ１３０３以降の処理に進む。

一方、ステップＳ１３０１でボックス内の印刷ジョブ文書でないと判定した場合は、全てのデバイスを対象にして、ステップＳ１３０３以降の処理に進む。

ステップＳ１３０３からステップＳ１３１０までの処理は、図８のステップＳ８０１からステップＳ８０８までの処理と同様である。ただし、ステップＳ１３０８の表示変更処理は、ステップＳ１３０２の表示変更処理とは異なる第２の表示形態で表示される。

このように第１の表示形態と第２の表示形態とを区別して表示することにより、印刷ジョブ文書が格納されているデバイスとその印刷ジョブ文書を処理可能な他のデバイスとを区別して識別できる。

≪実施例３≫
図１４は、スキャン処理のフローチャートである。図１０のような表示画面において、スキャン設定（解像度、白黒スキャン、カラースキャン、フォーマットなど）がなされているスキャンジョブファイルを、フォルダ内に格納することができるものとする。

ステップＳ１４０１において、スキャンジョブファイルが選択されたか、フォルダが選択されたか判定する。

スキャンジョブファイルが選択された場合は、ステップＳ１４０２において、当該スキャンジョブファイルに設定されているスキャン設定を取得する。ステップＳ１４０３において、当該取得したスキャン設定でスキャン可能なデバイスを判定し、スキャン可能と判定されたデバイスのデバイスアイコンの表示を変更する。当該表示変更されたデバイスアイコンの１つをユーザが選択すると、ステップＳ１４０４において、当該選択されたデバイスアイコンのスキャンデバイスを判定する。ステップＳ１４０５において、当該判定されたスキャンデバイスに対してスキャン指示を送信する。ステップＳ１４０６において、当該スキャンジョブファイルが存在するフォルダと同じフォルダに、スキャンして得たイメージ文書を格納する。

一方、ステップＳ１４０１において、フォルダが選択された場合は、ステップＳ１４０７において、ユーザにより選択されたスキャンデバイスアイコンを判定する。ステップＳ１４０８において、当該スキャンデバイスで設定可能なスキャン設定のうち、所望のスキャン設定をユーザに入力させる。ステップＳ１４０９において、当該入力されたスキャン設定に基づいてスキャンするように、当該スキャンデバイスに対してスキャン指示を送信する。ステップＳ１４１０において、Ｓ１４０１で選択されたフォルダ内に、スキャンして得たイメージ文書を格納する。

上述したように、スキャンジョブファイルに対してもデバイスアイコンの表示変更処理が行われるので、予め設定されたスキャン設定でスキャン可能なデバイスをユーザは容易に判定できる。

≪その他の実施形態≫
以上、実施形態例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給する。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、以下のようなものがある。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、ホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードする。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布する。そして、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他にも、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後にも前述した実施形態の機能が実現される。すなわち、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行うことによっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明によれば、ネットワーク上に接続された入出力デバイスを表示する指標を、入力されたジョブに設定された内容どおりに処理が可能なデバイスとそうでないデバイスとを操作者に一目瞭然にわかるように区別して表示することができる。

本発明の一実施形態に係る文書管理システムを備えるネットワーク環境全体の構成例を説明するためのブロック図である。 ＰＣ１１０上で動作する文書管理システムの構成を説明するためのブロック図である。 本実施形態における文書管理システムにおけるデバイス登録処理を説明するためのフローチャートである。 登録されたデバイスをアイコンとして列挙表示したウィンドウ画面の一例を示す図である。 本実施形態における文書管理システムにおけるデバイスアイコン表示変更処理の全体の流れを説明するためのフローチャートである。 印刷設定取得処理（ステップＳ５０１）の詳細を説明するためのフローチャートである。 デバイス能力取得処理（ステップＳ５０２）の詳細を説明するためのフローチャートである。 デバイス能力判定処理（ステップＳ５０３）を示すフローチャートである。 本実施形態に係る文書管理システムにおいて印刷ジョブ文書を選択した時のデバイスアイコンを列挙表示したウィンドウの一例を示す図である。 データベース内の印刷ジョブ文書が選択されたときに、文書管理プログラムにより表示される画面例である。 データベース内の印刷設定されていない通常の文書が選択されたとき、文書管理プログラムにより表示される画面例である。 デバイス内のボックスに格納されている印刷ジョブ文書が選択されたとき、文書管理プログラムにより表示される画面例である。 実施例２におけるデバイス能力判定処理を示すフローチャートである。 スキャン処理に関するフローチャートである。

符号の説明

１００、１０１、１０２ 画像入出力装置
１０３、１０４ 画像出力装置
１１０、１１１ パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
２００ 文書管理システム
１０１０ ＬＡＮ
２００１ ユーザインターフェース部
２００２ コマンド制御部
２００３ 文書管理制御部
２００４ 画像処理制御
２００５ データベース制御部
２００６ 印刷処理制御部
２００７ デバイス制御部
２００８ ネットワーク制御部
２００９ データベース

Claims (18)

1. ネットワークに接続された複数の装置が有する処理機能に対応するアイコンを画面上に表示して、管理している複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択して処理させる文書管理システムであって、
   前記複数の装置それぞれが有する処理機能ごとのアイコンを画面上に表示するアイコン表示手段と、
   前記文書管理システムで管理している複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択手段と、
   前記選択手段で選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得手段と、
   前記表示手段で表示されている複数の装置の各処理機能が、前記第１の取得手段により取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定手段と、
   前記設定内容にしたがって当該情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない装置の処理機能とを識別できるように、前記判定手段による判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更手段と
   を備えることを特徴とする文書管理システム。
2. 前記アイコン表示手段でアイコンとして表示されるべき処理機能の種類を指定する指定手段と、
   前記指定手段で指定された処理機能の種類を有する装置を判別する判別手段と、
   前記判別手段で当該指定された処理機能の種類を有すると判別された装置を登録する登録手段と、を更に有し、
   前記アイコン表示手段では、前記登録手段で登録された装置を当該指定された処理機能の種類ごとのアイコンを用いて表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記複数の情報を保持するデータベースをさらに備え、
   前記選択手段は、前記データベースに保持された前記複数の情報を一覧表示し、当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記選択手段で選択された情報はジョブを示す文書であり、
   前記設定内容は、当該文書に設定されているジョブの内容である
   ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
5. 前記アイコン表示手段によって表示されるアイコンは、前記処理機能の種類に応じて、簡易図形、文字、記号、写真の少なくともいずれかを用いて表現された指標であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
6. 前記選択手段で選択されたユーザ所望の情報が印刷ジョブ文書であった場合、前記第１の取得手段は、当該選択された印刷ジョブ文書が保持している印刷設定内容を取得することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
7. 前記変更手段は、反転表示、色変更、点滅の少なくともいずれかを用いて前記アイコンの表示を変更させることによって、前記設定内容にしたがって当該情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない装置の処理機能とを識別できるように表示させることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
8. 前記変更手段は、前記選択された情報に複数の設定内容が設定されている場合、前記判定手段によりすべての設定内容に従った処理が可能であるか否か判定することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
9. 前記変更手段は、前記選択された情報に複数の設定内容が設定されている場合、前記判定手段により少なくとも１つの設定内容に従った処理が可能であると判定し、前記変更手段は、前記判定手段で可能であると判定された場合に前記アイコンの表示形態を変更することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
10. 前記変更手段が、前記判定手段により前記設定内容にしたがって前記選択された情報の処理が可能でないと判定された装置の処理機能に対応するアイコンの表示形態を変更することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
11. 前記選択手段で選択された前記ユーザ所望の情報がスキャンジョブファイルであった場合、前記第１の取得手段は、当該選択されたスキャンジョブファイルが保持しているスキャン設定内容を取得する
    ことを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
12. 前記選択手段で選択された前記ユーザ所望の情報が前記複数の装置のいずれかに格納されている情報であった場合、前記変更手段は、該情報を格納している装置と、前記設定内容にしたがって該情報の処理が可能なその他の装置と、前記設定内容にしたがって該情報の処理ができない装置とを、それぞれ識別できるように、前記アイコンの表示形態を変更することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
13. ネットワークに接続された複数の装置が有する処理機能に対応するアイコンを画面上に表示して、管理している複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択して処理させる文書管理システムの制御方法であって、
    前記複数の装置それぞれが有する処理機能ごとのアイコンを画面上に表示するアイコン表示ステップと、
    前記文書管理システムで管理している複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択ステップと、
    前記選択ステップで選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得ステップと、
    前記表示ステップで表示されている複数の装置の各処理機能が、前記第１の取得ステップにより取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定ステップと、
    前記設定内容にしたがって当該情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない装置の処理機能とを識別できるように、前記判定ステップによる判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更ステップと
    を備えることを特徴とする制御方法。
14. ネットワークに接続された複数の装置が有する処理機能に対応するアイコンを画面上に表示して、管理している複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択して処理させるようにコンピュータを制御するためのコンピュータプログラムであって、
    前記複数の装置それぞれが有する処理機能ごとのアイコンを画面上に表示するアイコン表示ステップと、
    前記文書管理システムで管理している複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択ステップと、
    前記選択ステップで選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得ステップと、
    前記表示ステップで表示されている複数の装置の各処理機能が、前記第１の取得ステップにより取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定ステップと、
    前記設定内容にしたがって当該情報の処理が可能な装置の処理機能と可能ではない装置の処理機能とを識別できるように、前記判定ステップによる判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更ステップと
    を処理させるようにコンピュータを制御するためのコンピュータプログラム。
15. 請求項１４に記載のコンピュータプログラムを格納したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。
16. 複数の装置と通信し、管理している複数の情報の中から選択されたユーザ所望の情報を処理する文書管理装置であって、
    前記複数の装置のアイコンを画面上に表示するアイコン表示手段と、
    前記複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択手段と、
    前記選択手段で選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得手段と、
    前記複数の装置が、前記第１の取得手段により取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定手段と、
    前記設定内容にしたがって前記情報の処理が可能な装置と可能ではない装置とを識別できるように、前記判定手段による判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更手段と
    を備えることを特徴とする文書管理装置。
17. 複数の装置と通信し、管理している複数の情報の中から選択されたユーザ所望の情報を処理する文書管理装置の制御方法であって、
    前記複数の装置のアイコンを画面上に表示するアイコン表示ステップと、
    前記複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択ステップと、
    前記選択ステップで選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得ステップと、
    前記複数の装置が、前記第１の取得ステップにより取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定ステップと、
    前記設定内容にしたがって前記情報の処理が可能な装置と可能ではない装置とを識別できるように、前記判定ステップによる判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更ステップと
    を備えることを特徴とする文書管理装置の制御方法。
18. 複数の装置と通信し、管理している複数の情報の中から選択されたユーザ所望の情報を処理するように、コンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むコンピュータプログラムであって、
    前記複数の装置のアイコンを画面上に表示するアイコン表示ステップと、
    前記複数の情報を一覧表示し、ユーザの選択操作に基づいて当該一覧表示されている複数の情報の中からユーザ所望の情報を選択する選択ステップと、
    前記選択ステップで選択された情報に対して設定されている設定内容を取得する第１の取得ステップと、
    前記複数の装置が、前記第１の取得ステップにより取得された設定内容にしたがって前記選択された情報を処理することが可能であるか否かを判定する判定ステップと、
    前記設定内容にしたがって前記情報の処理が可能な装置と可能ではない装置とを識別できるように、前記判定ステップによる判定結果に基づいて前記表示されるアイコンの表示形態を変更する変更ステップと
    の各ステップをコンピュータに自動実行させるためのコンピュータプログラム。

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