JP2006106892A - 進捗管理システムおよび方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】
文書ファイルに貼付されたコメントデータの管理と、該コメントデータに対する処理の進捗状況とを一元して管理するようにした進捗管理システムおよび方法およびプログラムを提供する。
【解決手段】
文書管理装置１０において管理される文書ファイルからコメントデータ抽出部２２によってコメントデータを抽出して、該抽出したコメントデータをコメントデータ管理部２４において管理する。このコメントデータから進捗を管理するコメントデータを進捗管理コメントデータ選択部３３によって選択し、該選択したコメントデータの進捗状況を進捗管理部４４で管理する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、進捗管理システムおよび方法およびプログラムに係わり、詳しくは、文書ファイルに貼付されたコメントデータの管理と、該コメントデータに対する処理の進捗状況とを一元して管理するようにした進捗管理システムおよび方法およびプログラムに関する。

企業等において作成される文書は、複数の人間によって分担執筆されることが多く、執筆者が部門を跨る場合も少なくない。また、執筆された文書も、各担当者間で相互にレビューされるものが多い。

従来、このようにして執筆作成された文書のレビュー作業を支援するシステムは種々提案されており、例えば、特許文献１の「文書作成方式、文書レビュー支援方式及び情報処理方式」や特許文献２の「文書管理装置」が開示されている。

この特許文献１の発明は、レビュー依頼、レビュー、コメント処理の三つのモードを基本とし、レビュースケジュールに基づいて進捗管理機能と、実作業に即したコメントタイプの提供により、効果的なレビュー処理を実現するという技術について言及されている。

また、特許文献２の発明は、複数のレビューメンバが距離的に離散されていても効率的な査読作業を行うことができ、しかもレビューメンバ間のコミュニケーションやコメントデータのアクセス管理を容易にするという技術について言及されている。

また、この種の技術に関連して、複数のユーザによって同一のものを評価してその結果を共有する技術や、工程の進捗管理を一括して行える技術として、例えば、特許文献３の「共同評価方法」や、特許文献４の「工程管理装置」が開示されている。

この特許文献３の発明は、複数の評価者が評価対象の評価を共同で実施し、その共同評価によって得た結果を共有するため、各評価者は、精度の高い評価対象の評価が行えるという技術について言及されている。

また、特許文献４の発明は、生産設備から必要なデータをリアルタイムに収集し、条件テーブルに設定された条件に従って多数個取りを考慮した生産量の集計、稼働状態の表示、警報の表示、およびチョコ停止の表示などし、生産設備の工程管理や制御を一元管理して簡易なシステムで自動化するという技術について言及されている。
特開平０５−２２５１９４号 特開平０６−２７４４９３号 特開２００２−２５９２９１号 特開平０６−３２５０４８号

しかしながら、上記特許文献１の発明は、レビュー支援機能を有しレビューに関する進捗管理が行えるものであり、またコメントに関する進捗管理を行うものであるが、これは、文書に貼付されたコメントがレビュアーによって確認されたか等のコメントの状況管理を行うものであり、コメントが貼付されたことにより発生した課題、すなわち、コメントに対する処理の進捗状況を管理できるものではなかった。

また、上記特許文献２の発明は、コメントとそれに対する回答との相関関係の管理などが行えるものであり、上記特許文献３の発明は、評価対象に対する評価コメントの共有を行えるものであるが、上記特許文献１同様にコメントに対する処理の進捗状況を管理できるものではなかった。

一方、上記特許文献４の発明は、進捗状況等を管理し作業効率を向上させるものであるが、あくまで生産性の向上を目指したものであり、例えば、文書ファイルに貼付されたコメント等には考慮されていない。

ところで従来、レビュープロセスにおいて、電子文書を利用して文書にコメントを付けてレビューを行う方法は種々提案されていた。しかし、実際の業務においては、レビューによって文書にコメントをつけたり、質疑応答を行ったりしても、そこで決定されたことや検討課題になったものはレビューが終わるとともに、進捗管理されないか別の仕組みで管理されることとなっていた。また、レビュープロセス自身の進捗管理（レビュー開始→コメントを付ける→回答など）は、行われたとしても、レビューが終わってからの実施事項の管理は全く行われていなかった。よってレビューとは別に管理される実施項目と、文書に付けられたコメント（内容や位置、前後の脈略を含む）が、分離して管理されるので事実データを参照しながらの進捗管理が困難であった。

そこで、本発明は上記実情に鑑みてなされたものであり、文書ファイルに貼付されたコメントデータの管理と、該コメントデータに対する処理の進捗状況とを一元して管理するようにした進捗管理システムおよび方法およびプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１の発明は、文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理する進捗管理システムであって、前記文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理するコメントデータ管理手段と、前記コメントデータ管理手段で管理されるコメントデータを記憶するコメントデータ記憶手段と、前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを作成する進捗管理データ作成手段と、前記進捗管理データ作成手段で作成された進捗管理データを記憶する進捗管理データ記憶手段と、前記進捗管理データ記憶手段に記憶された進捗管理データにより進捗管理を行う進捗管理手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、前記コメントデータ管理手段は、前記コメントデータ記憶手段に前記コメントデータを管理するためのコメント管理データを作成し、該コメント管理データによりコメントデータの管理を行うことを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを選択する進捗管理コメントデータ選択手段を更に具備し、前記進捗管理手段は、前記進捗管理コメントデータ選択手段によって選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、請求項１の発明において、前記進捗管理手段は、コメントデータの進捗状況を受付、処理中、却下、承認待、承認済、完了等を含む各段階により管理する進捗段階管理手段と、前記進捗段階管理手段により管理された各段階の進捗率を計算する進捗率計算手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、請求項１の発明において、前記文書ファイルからコメントデータを抽出するコメントデータ抽出手段を更に具備し、前記コメントデータ管理手段は、前記コメントデータ抽出手段で抽出されたコメントデータの管理を行うことを特徴とする。

また、請求項６の発明は、請求項５の発明において、複数ユーザで共有する文書ファイルを管理する文書管理手段を更に具備し、前記コメントデータ抽出手段は、前記文書管理手段で管理される文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、仕事単位でメッセージや仕事に関する情報を管理するタスク管理手段を更に具備し、前記コメントデータ抽出手段は、前記タスク管理手段で管理される該仕事単位と対応する前記文書管理手段で管理される文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出することを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項１の発明において、前記コメントデータ管理手段は、前記コメントデータ記憶手段に記憶するコメントデータを該コメントデータ抽出元文書ファイルと関連付けて管理することを特徴とする。

また、請求項９の発明は、請求項１の発明において、前記コメントデータ管理手段は、前記コメントデータと該データの相関する前後関係を保持するデータを作成し、前記進捗管理データ作成手段は、前記前後関係を保持するデータに基づいて表示用進捗管理データを作成する表示用データ作成手段を具備することを特徴とする。

また、請求項１０の発明は、請求項９の発明において、前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータに対して評価情報を関連付けて登録する評価情報登録手段と、前記評価情報登録手段によって登録された評価情報の統計データを集計する評価情報集計手段とを更に具備し、前記表示用データ作成手段は、前記評価情報を表示するための表示用評価データを作成することを特徴とする。

また、請求項１１の発明は、文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理する進捗管理方法であって、前記文書ファイルに貼付されたコメントデータをコメントデータ管理手段で管理し、前記コメントデータ管理手段で管理されるコメントデータをコメントデータ記憶手段で記憶し、前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを進捗管理コメントデータ選択手段で選択し、前記進捗管理コメントデータ選択手段で選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを進捗管理データ作成手段で作成し、前記進捗管理データ作成手段で作成された進捗管理データを進捗管理データ記憶手段で記憶し、前記進捗管理データ記憶手段に記憶された進捗管理データにより進捗管理手段で進捗管理を行うことを特徴とする。

また、請求項１２の発明は、文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況の管理をコンピュータにより実行させる進捗管理プログラムであって、前記文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理するコメントデータ管理ステップと、前記コメントデータ管理ステップで管理されるコメントデータを記憶するコメントデータ記憶ステップと、前記コメントデータ記憶ステップで記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを選択する進捗管理コメントデータ選択ステップと、前記進捗管理コメントデータ選択ステップで選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを作成する進捗管理データ作成ステップと、前記進捗管理データ作成ステップで作成された進捗管理データを記憶する進捗管理データ記憶ステップと、前記進捗管理データ記憶ステップに記憶された進捗管理データにより進捗管理を行う進捗管理ステップとを含むことを特徴とする。

本発明によれば、文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理し、該管理されたコメントデータから進捗を管理するコメントデータを選択し、該選択したコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するように構成したため、文書ファイルに貼付されたコメントデータの管理と、該コメントデータに対する処理の進捗状況とを一元して管理できるので、従来軽視されがちだったコメントデータの価値を高めるとともに、コメントデータを有効に利用することができる。さらに、実態との関連付けを明確にして進捗管理することができる。

以下、この発明に係わる進捗管理システムおよび方法およびプログラムの実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わる進捗管理システムの全体構成を示すブロック図の一例である。

この進捗管理システムは、大きく分けて、コメントデータ管理グループと、進捗管理グループとに分けられ、双方のグループは統合管理装置３０によって連携されることでコメントデータの進捗を一元して管理することができる。なお、進捗管理システムを構成する各グループ間若しくはグループ内に配設される装置は相互通信可能にＬＡＮ（Local Area Network）などで構成されたネットワークを介してそれぞれ接続されている。この他、ネットワークには、ユーザが扱うパーソナルコンピュータ（以下、クライアント端末という）などが適宜接続されており、このクライアント端末から進捗管理システムにアクセスすることで、コメントデータの進捗状況に関する登録、変更、削除、参照等の処理が行える。

コメントデータ管理グループは、文書管理装置１０およびタスク管理装置１１と、それら管理装置で管理される文書ファイル等に貼付されたコメントデータを管理するコメントデータ管理装置２０とを具備して構成される。

文書管理装置１０は、付箋（コメントデータ）が貼付された文書ファイルを管理する役割を果たし、主としてレビューなどを経た結果、レビュアー若しくはレビューメンバなどに指摘された事項がコメントデータとして貼付された文書ファイルを管理している。

タスク管理装置１１は、タスク単位でメッセージや仕事に関する情報を管理する役割を果たし、例えば、プロジェクト毎に進捗状況を示す管理ファイルなどが作成された場合、この管理装置に保存されることとなる。また、文書管理装置１０において管理される文書ファイルの中には、このタスク管理装置１１によってタスク毎にまとめて管理されているものもある。

コメントデータ管理装置２０は、上述した文書管理装置１０において管理される文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理する装置であり、各種処理機能部として、ネットワークなどを介して他装置との通信を行うためのインターフェース装置であるコメントデータ管理通信部２１と、文書管理装置１０において管理される文書ファイルからコメントデータを抽出するコメントデータ抽出部２２と、上記コメントデータ抽出部２２によって抽出されたコメントデータ等を記憶する記憶装置であるコメントデータ記憶部２３と、上記コメントデータ記憶部２３に記憶されるコメントデータ等の管理を行うコメントデータ管理部２４とを具備して構成される。

コメントデータ抽出部２２は、文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出し、該抽出したコメントデータをコメントデータ記憶部２３に格納する。また、先に述べた通り、文書管理装置１０において管理される文書ファイルの中には、タスク管理装置１１において、タスク毎に管理されているものがある。この場合、コメントデータ抽出部２２は、タスク管理装置１１で管理されるタスク情報を参照して、文書管理装置１０で管理される文書ファイルの中から、該タスクと対応する文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出する。この他、複数の文書ファイルを格納するフォルダ単位で抽出するようにしてもよい。

コメントデータ管理部２４は、コメントデータ記憶部２３において、コメントデータ抽出元文書と該コメントデータとを関連付けて管理する。具体的には、コメントデータ抽出部２２によってコメントデータ抽出処理がなされ、その旨の通知を受けると、詳細は後述するが、コメント情報テーブル２３ａと、文書情報テーブル２３ｂと、ビットマップコメント情報テーブル２３ｃとを作成し、これらテーブルを用いてコメントデータに関する情報全般を管理する。また、後述する統合管理装置３０からのコメントデータ問合せ要求等を受信した場合は、当該問合せに対応する所定のデータを返送する。以上がコメントデータ管理グループの概略構成を示す各機能ブロックの説明である。

ここで、図２および図３を参照しながら、コメントデータ記憶部２３に記憶されるテーブルについて説明する。

図２は、コメント情報テーブル２３ａのテーブルレイアウトの一例が示されている。

コメント情報テーブル２３ａは、コメントデータに関する情報全般を管理しており、コメントデータ各々を識別する「コメントＩＤ」に対応して、当該コメントが所在する文書ファイルの識別情報である「文書ＩＤ」と、当該コメントが文書ファイル内のどのページに所在するかを示す「ページ数」と、当該コメントがテキストであるかビットマップであるかの情報を示す「コメントタイプ」と、当該コメントの内容を示す「コメント内容」と、当該コメントの従属先コメントＩＤを示す「親ＩＤ」と、当該コメントに従属するコメントＩＤを示す「子ＩＤ」と、当該コメント作成者の氏名を示す「コメント作成者」と、当該コメント作成日時を示す「コメント日時」と、当該コメントを進捗管理する際の識別情報である「進捗管理ＩＤ」と、当該コメントに対する評価情報である「コメント評価情報」とを含む各種データを記憶している。

「文書ＩＤ」は、文書管理装置１０において管理される文書ファイルに対して割り当てられた識別情報であり、後述する文書情報テーブル２３ｂで実際の文書名と関連付けられることとなる。

「コメントタイプ」は、当該コメントがビットマップ形式で作成されているか、テキスト形式で作成されているかを示す情報であり、ここにビットマップが設定されているコメントデータに対しては「コメント内容」にビットマップファイル識別ＩＤが設定されることとなる。同図で言うと、「コメントタイプ」にビットマップが設定されている「コメントＩＤ」”Ｉ３”と”Ｉ４”に対応する「コメント内容」に、それぞれビットマップ識別ＩＤが設定されている。このビットマップ識別ＩＤは、後述するビットマップコメント情報テーブル２３ｃで当該コメント内容と関連付けられる。

「親ＩＤ」および「子ＩＤ」は、コメントデータそれぞれの相関関係を示すものである。同図で言うと、「コメントＩＤ」”Ｉ６”は、「親ＩＤ」に設定される通り「コメントＩＤ」”Ｉ２”に従属するコメントデータであり、「コメント内容」”現在はキャンペーン実施中ですので、キャンペーン価格でお願いします。”に対する返信内容にあたる「コメント内容」”キャンペーン期間はいつまでですか？”旨の内容が設定されている。

「進捗管理ＩＤ」は、後述する進捗情報テーブル４３ａで当該コメントの進捗状況と関連付けられる。すなわち、この「進捗管理ＩＤ」によってコメントデータと該コメントデータの進捗状況を一元して管理できることとなる。

また、「進捗管理ＩＤ」にデータ（進捗管理ＩＤ）が設定されているコメントデータだけが進捗管理される。すなわち、コメント情報テーブル２３ａに格納されるコメントデータ全てを進捗管理するのではなく、コメントデータから進捗管理が必要なもののみを選択して進捗管理することができる。同図で言うと、「コメントＩＤ」”Ｉ１”と、”Ｉ２”と、”Ｉ８”と、”Ｉ９”と、”Ｉ１０”とが進捗管理されることとなる。

「コメント評価情報」は、当該コメントの内容を評価した情報である。具体的には、当該コメントに示された内容がどのくらい有用な情報であるのかを、コメント作成者以外の第三者が評価して設定するデータである。同図で言うと、進捗管理対象のコメントデータに対してコメント評価がされており、この場合、３段階に分けてコメントデータの有用性を評価している。

上述したように本発明においては、コメントデータ管理部２４でコメントデータに基づいてコメント情報テーブル２３ａを作成し、該テーブルを用いてコメントデータを管理するため、テーブル操作によって種々のコメントデータに関する情報をユーザに提供することができる。

図３は、文書情報テーブル２３ｂおよびビットマップコメント情報テーブル２３ｃのテーブルレイアウトの一例が示されている。

文書情報テーブル２３ｂは、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「文書ＩＤ」に対応した実際の文書名を「文書（ファイル）名」で管理している。

また、ビットマップコメント情報テーブル２３ｃは、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「ビットマップ識別ＩＤ」に対応したビットマップファイルで作成されたコメントデータを示す「ビットマップファイル名」を管理している。例えば、文書ファイル等からスキャナ等を使って読み込んだ場合、コメントデータがビットマップ形式で作成されることとなり、そういったコメントデータが、このビットマップコメント情報テーブル２３ｃにより管理されることとなる。

図１に戻り、進捗管理グループは、上述したコメントデータ管理グループにおいて管理されるコメントデータの進捗を管理する進捗管理装置４０を具備して構成される。

進捗管理装置４０は、各種処理機能部として、ネットワークなどを介して他装置との通信を行うためのインターフェース装置である進捗管理通信部４１と、コメントデータ管理装置２０で管理されるコメントデータを進捗管理するためのデータを作成する進捗管理データ作成部４２と、上記進捗管理データ作成部４２で作成された進捗管理データ等を記憶する記憶装置である進捗管理データ記憶部４３と、上記進捗管理データ記憶部４３に記憶される進捗管理データの管理を行う進捗管理部４４とを具備して構成される。

進捗管理データ作成部４２は、コメントデータを進捗管理するために、詳細は後述するが、進捗情報テーブル４３ａを作成し、進捗管理データ記憶部４３へ格納する。また、内部に各種処理機能部として、表示用データ作成部４２ａを具備する。

この表示用データ作成部４２ａは、上記進捗情報テーブル４３ａの作成とともに、統合管理装置３０を介してコメントデータ管理装置２０よりコメントデータを受け付けて、かかるコメントデータに基づいてＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）などで記述した表示用データの作成を行う。このとき、コメントデータ管理装置２０より受け付けるコメントデータの中には、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「親ＩＤ」と「子ＩＤ」とが含まれており、表示用データ作成部４２ａは、このデータに基づいてコメントデータそれぞれの相関する前後関係に従って表示用データを作成する。作成された表示用データは、後述する統合管理装置３０へと連携される。この表示用データは、クライアント端末に備わるｗｅｂ（World Wide Web）ブラウザからのアクセスに際して、コメントデータの進捗状況を、該ｗｅｂブラウザ上に表示するためのものである。

進捗管理データ記憶部４３は、上述した進捗管理データ作成部４２により作成される進捗情報テーブル４３ａを記憶する。また、詳細は後述するが、予めステータス情報テーブル４３ｂを記憶している。

進捗管理部４４は、進捗管理データ記憶部４３において、上述したテーブルを用いてコメントデータ管理装置２０で管理されるコメントデータの進捗状況を管理する。具体的には、進捗管理データ作成部４２によって進捗情報テーブル４３ａが作成されると、進捗管理部４４は、このテーブルを用いてコメントデータの進捗管理を行う。また、後述する統合管理装置３０からの進捗状況問合せ要求等を受信した場合は、当該問合せに対応する所定のデータを返送する。

また、進捗管理部４４は内部に各種処理機能部として、コメントデータの進捗状況を受付、処理中、却下、承認待、承認済、完了等を含む各段階により管理する進捗段階管理部４４ａと、各段階の進捗率を計算する進捗率計算部４４ｂとを具備する。以上が進捗管理グループの概略構成を示す各機能ブロックの説明である。以上が進捗管理グループの概略構成を示す各機能ブロックの説明である。

ここで、図４および図５を参照しながら、進捗管理データ記憶部４３に記憶されるテーブルについて説明する。

図４は、進捗情報テーブル４３ａのテーブルレイアウトの一例が示されている。

進捗情報テーブル４３ａは、コメントデータ管理装置２０で管理するコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータに対する進捗管理情報全般を管理している。先に述べた通り、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「進捗管理ＩＤ」にデータが設定されているコメントデータに対する進捗管理データを管理している。

進捗情報テーブル４３ａは、コメントデータを進捗管理する際の識別情報である「進捗管理ＩＤ」に対応して、当該コメントの進捗度を示す「進捗度」と、当該コメントの進捗状況を各段階で示す識別情報である「状態セットＩＤ」および「状態ＮＯ」と、当該コメントの進捗を管理する担当者を示す「担当者」と、当該コメントの完了予定日時を示す「納期」と、当該コメントの進捗状況が更新された日時を示す「状態変更日時」と、上記進捗状況を更新した変更者を示す「状態変更者」とを含む各種データを記憶している。

「状態セットＩＤ」および「状態ＮＯ」は、上述した進捗段階管理部４４ａによって管理されるものであり、後述するステータス情報テーブル４３ｂで状態名と関連付けられることとなる。

「進捗度」は、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「コメント日時」（開始日）と進捗情報テーブル４３ａの「納期」（終了日）と、「状態セットＩＤ」および「状態ＮＯ」が示すコメントデータの進捗状況を加味して、自動計算されるものである。具体的には、進捗段階管理部４４ａによって管理される「状態セットＩＤ」および「状態ＮＯ」が示す進捗状況の各段階における進捗率を、進捗率計算部４４ｂにおいて計算した結果が「進捗度」に設定されることとなる。なお、ユーザが進捗率を％で入力するようにしてもよい。

図５は、ステータス情報テーブル４３ｂのテーブルレイアウトの一例が示されている。

ステータス情報テーブル４３ｂは、上記図４で説明した進捗情報テーブル４３ａの「状態セットＩＤ」と「状態ＮＯ」に対応して「状態名」を管理している。例えば、「状態セットＩＤ」が”Ｊ１００１”である場合、「状態ＮＯ」と「状態名」には、１：受付、２：承認、３：承認待、４：承認済、５：処理中、６：却下、７：完了が設定されており、「状態セットＩＤ」が”Ｊ１００２”である場合、「状態ＮＯ」と「状態名」には、１：見積もり、２：発注、３：検収が設定されている。すなわち、実施事項のタイプ毎に「状態セットＩＤ」が設けられており、その実施事項内における状態を「状態ＮＯ」と「状態名」によって分けている。このように、状態遷移を管理するための状態の数や順番、呼び名を１つのグループにして管理し、実施事項により最適な状態や、状態遷移の管理ができる。

図１に戻り、上述したコメントデータ管理グループと進捗管理グループとを統合して管理する統合管理装置３０は、各種処理機能部として、ネットワークなどを介して他装置との通信を行うためのインターフェース装置である統合管理通信部３１と、統合管理装置３０を統括制御する統合制御部３２と、進捗対象のコメントデータを選択する進捗管理コメントデータ選択部３３と、上述した進捗管理装置４０で作成された表示用データ等を記憶する記憶装置である統合データ記憶部３４と、コメントデータに対する評価情報を登録する評価情報登録部３５と、コメントデータに対する評価情報の統計データを集計する評価情報集計部３６とを具備して構成される。

統合管理制御部３２は、統合データ記憶部３４において記憶される表示用データの管理等を行い、クライアント端末からのアクセスに際して、統合データ記憶部３２において記憶される表示用データの応答を行う。この応答によりクライアント端末の画面には、詳細は後述するが、コメントデータの詳細な進捗状況を確認できる画面が表示されることとなる。

進捗管理コメントデータ選択部３３は、コメントデータ管理部２４で管理されるコメントデータの内、進捗管理するコメントデータを選択する処理部である。具体的には、上記図２のコメント情報テーブル２３ａで説明した進捗管理ＩＤを生成し、該生成した進捗管理ＩＤをコメントデータ管理装置２０および進捗管理装置４０へと送信する。この進捗管理ＩＤの受信とともに、コメントデータ管理部２４は、コメント情報テーブル２３ａの該当するコメントデータと対応する「進捗管理ＩＤ」に該受信した値を設定する。一方、進捗管理装置４０は、進捗管理ＩＤの受信とともに、当該コメントの進捗管理を行うために、進捗管理データ作成部４２で進捗管理データを作成する。

進捗管理を行うコメントデータを選択する場合、図６に示すようなコメントデータ選択一覧画面をクライアント端末に表示後、ユーザが進捗管理を所望するコメントデータに併設されるチェックボックスを選択する。その選択結果を受けて、進捗管理コメントデータ選択部３３によって当該コメントを進捗管理対象として上述した処理を行う。この他、コメントデータ抽出部２２により抽出されたコメントデータを全て進捗管理するようにしてもよいし、コメントデータのタイプにより自動的に選択してもよい。

評価情報登録部３５は、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「コメント評価情報」に値を登録する処理部である。具体的には、コメント作成者以外の第三者によってクライアント端末から、コメントデータの有用性を評価した情報が入力されると、評価情報登録部３５は、該評価情報をコメントデータ管理装置２０へと送信する。この評価情報の受信とともに、コメントデータ管理部２４は、コメント情報テーブル２３ａの該当するコメントデータと対応する「コメント評価情報」に該受信した値を設定する。

評価情報集計部３６は、上述した評価情報登録部３５によって登録された評価情報の統計データを集計する処理部である。すなわち、上記図２で説明したコメント情報テーブル２３ａの「コメント評価情報」に評価情報が設定されているコメントデータを集計してどのコメント作成者のコメントデータが有用であるかの統計データを作成する。この場合、評価情報集計部３６からコメントデータ管理装置２０へと評価情報の集計依頼が行われ、この集計依頼に基づいてコメントデータ管理部２４がコメント情報テーブル２３ａの「コメント評価情報」を集計して、集計結果を評価情報集計部３６へと返送する。また、進捗管理装置４０の表示用データ作成部４２でこの集計結果に基づいて表示用データが作成されることとなる。以上が統合管理装置３０の概略構成を示す各機能ブロックの説明である。

次に、図７を参照しながら、進捗管理データ作成部４２で作成される表示用データについて説明する。なお、この表示用データは、進捗管理システムにクライアント端末などからアクセスした場合、クライアント端末の画面に表示されるものである。

図７は、進捗管理一覧画面の画面レイアウトの一例が示されている。なお、ここでは、上記図２乃至５で説明したテーブルの設定値に基づいて表示された画面について説明する。

同図に示されるように、文書名、コメント内容、進捗度、状態、担当者、納期、コメント日時、状態変更日時項目に対応して、進捗管理対象のコメントデータに関する情報がそれぞれ表示されている。画面内下側に配設されるスクロールバーを操作することで、この他、状態変更者などの項目も表示されることとなる。

この進捗管理一覧画面は、クライアント端末に備わる入力用デバイス（例えば、マウスやキーボード）などを用いて操作することができ、画面内の「文書１」１０１をマウスなどを用いてクリックした場合、実際の文書ファイルが表示されることとなる。すなわち、文書管理装置１０で管理される文書ファイルが表示される。

また、画面内の１０２をクリックした場合には、文書管理装置１０で管理される文書ファイル内の当該コメントが所在するページが表示される。画面内の「サーバメモリサイズが今月から増えましたので修正してください。」１０３をクリックした場合には、図８に示される画面が表示され、当該コメントの前後に位置するコメントデータを含めたコメントデータ一覧画面を参照することができる。

また、画面内の１０５に示されるように、状態や担当者項目は、リストボックスで選択が可能で簡単な操作で入力することができる。画面内の文書名、コメント内容、進捗度、状態、担当者、納期、コメント日時、状態変更日時をクリックした場合には、それぞれ所定の優先順番に並び替えて表示することができる。例えば、画面内の１０４をクリックした場合、進捗状況の工程が初期段階であることを示す受付状態のコメントから順番にソートして並び替えることができる。

図９は、本発明に係わる進捗管理システムにおける進捗管理処理の流れを示したシーケンスチャート図である。

図９において、文書管理装置１０は、文書ファイル等がユーザによって登録されるまで待機している。ここで、ユーザによって文書管理装置１０に文書ファイルが登録されると、文書管理装置１０からコメントデータ管理装置２０へと文書ファイルが登録された旨の通知が行われる（ステップＳ１０１）。

この通知を受信したコメントデータ管理装置２０は、コメントデータ抽出部２２により文書管理装置１０で管理される文書ファイルからコメントデータを抽出し、該抽出したコメントデータをコメントデータ記憶部２３へと格納する（ステップＳ１０２）。この際、コメントデータ抽出部２２は、コメントデータを抽出した旨をコメントデータ管理部２４に通知する。

この通知とともに、コメントデータ管理部２４は、コメントデータ記憶部２３に格納されるコメントデータに基づいて、コメント情報テーブル２３ａと文書情報テーブル２３ｂとを作成若しくは更新する。抽出したコメントデータにビットマップデータがある場合は、ビットマップコメント情報テーブル２３ｃの作成若しくは更新も行う（ステップＳ１０３）。テーブル作成処理が終了すると、コメントデータ管理部２４は、その旨を統合管理装置３０へと送信する。

統合管理装置３０は、テーブル作成処理が終了した旨を受信すると、当該コメントを進捗管理対象にするか否かを判断する。すなわち、ユーザ操作によって当該コメントを進捗管理するか否かの入力処理がなされる。例えば、上記図６に示すようなコメントデータ選択一覧画面をクライアント端末に表示し、かかる一覧から進捗管理を行うコメントデータを選択する。

ここで、当該コメントの進捗管理を行う場合、統合管理装置３０の進捗管理コメントデータ選択部３３からコメントデータ管理装置２０および進捗管理装置４０へと、当該コメントを進捗管理する際の識別情報である進捗管理ＩＤを送信する（ステップＳ１０４）。

この進捗管理ＩＤの受信とともに、コメントデータ管理部２４は、コメント情報テーブル２３ａの対応するコメントデータの「進捗管理ＩＤ」に該受信した値を設定し（ステップＳ１０６）、コメント情報テーブル２３ａに設定される当該コメントに関する情報を統合管理装置３０へ送信する。すなわち、進捗管理装置４０で表示用の進捗管理データを作成するためである。

一方、進捗管理ＩＤを受信した進捗管理装置３０では、当該コメントに対する進捗管理を行うために、進捗管理データ作成部４２で進捗情報テーブル４３ａを作成し、該作成したテーブルを進捗管理データ記憶部４３へと格納する（ステップＳ１０８）。なお、ステータス情報テーブル４３ｂは進捗管理データ記憶部４３に予め格納されているものである。

また、統合管理装置３０を介してコメントデータ管理装置２０から表示用データの連携を受けると（ステップＳ１０７）、表示用データ作成部４２ａは、該データに基づいてＨＴＭＬなどで記述した表示用データを作成する（ステップＳ１０９）。すなわち、ユーザはクライアント端末に備わるｗｅｂブラウザからアクセスすることで、進捗管理データの参照等が行える。この表示用データの作成が終了すると、作成した表示用データを統合管理装置３０へと連携する。

進捗管理装置４０から統合管理装置３０へと表示用の進捗管理データが送信されると（ステップＳ１１０）、統合管理装置３０の統合制御部３２は、該受信した表示用データを統合データ記憶部３４へと格納し（ステップＳ１１１）、この進捗管理処理を終了する。

以上説明したように本発明においては、文書管理装置１０において管理される文書ファイルからコメントデータを抽出して、該抽出したコメントデータをコメントデータ記憶部２３に記憶する。このコメントデータから進捗を管理するコメントデータを進捗管理コメントデータ選択部３３によって選択し、該選択したコメントデータの進捗状況を進捗管理部４４で管理するように構成したため、コメントデータの管理と、該コメントデータの進捗状況を一元して管理できるので、従来軽視されがちだったコメントデータの価値を高めるとともに、コメントデータを有効に利用することができる。

なお、この進捗管理システムにおける上記進捗管理処理は、コメントデータ管理装置２０、統合管理装置３０、進捗管理装置４０にそれぞれインストールされた進捗管理プログラムにより実行するように構成することができる。

この他、本発明は、上記および図面に示す実施例に限定することなく、その要旨を変更しない範囲内で適宜変形して実施できるものである。例えば、上記実施例においてはコメントデータ管理装置２０、統合管理装置３０、進捗管理装置４０により進捗管理処理を行う場合を説明したが、これら装置各々でなされる進捗管理処理の全て、あるいは一部を組み合わせて一つあるいは複数の装置に実装し実行するようにしてもよい。

本発明の進捗管理システムおよび方法およびプログラムは、文書ファイルに貼付されたコメントデータの管理と、該コメントデータに対する処理の進捗状況とを一元して管理するため、特に、コメントデータが有効に利用されていない会社、オフィス等において有効利用することができる。

本発明に係わる進捗管理システムの全体構成を示すブロック図の一例である。 コメント情報テーブル２３ａのテーブルレイアウトの一例を示す図である。 文書情報テーブル２３ｂおよびビットマップコメント情報テーブル２３ｃのテーブルレイアウトの一例を示す図である。 進捗情報テーブル４３ａのテーブルレイアウトの一例を示す図である。 ステータス情報テーブル４３ｂのテーブルレイアウトの一例を示す図である。 表示用データの画面レイアウト（コメントデータ選択一覧画面）の一例を示す図である。 表示用データの画面レイアウト（進捗管理一覧画面）の一例を示す図である。 表示用データの画面レイアウト（コメントデータ一覧画面）の一例を示す図である。 本発明に係わる進捗管理システムにおける進捗管理処理の流れを示したシーケンスチャート図である。

符号の説明

１０ 文書管理装置
１１ タスク管理装置
２０ コメントデータ管理装置
２１ コメントデータ管理通信部
２２ コメントデータ抽出部
２３ コメントデータ記憶部
２３ａ コメント情報テーブル
２３ｂ 文書情報テーブル
２３ｃ ビットマップコメント情報テーブル
２４ コメントデータ管理部
３０ 統合管理装置
３１ 統合管理通信部
３２ 統合制御部
３３ 進捗管理コメントデータ選択部
３４ 統合データ記憶部
３５ 評価情報登録部
３６ 評価情報集計部
４０ 進捗管理装置
４１ 進捗管理通信部
４２ 進捗管理データ作成部
４２ａ 表示用データ作成部
４３ 進捗管理データ記憶部
４３ａ 進捗情報テーブル
４３ｂ ステータス情報テーブル
４４ 進捗管理部
４４ａ 進捗段階管理部
４４ｂ 進捗率計算部

Claims (12)

1. 文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理する進捗管理システムであって、
   前記文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理するコメントデータ管理手段と、
   前記コメントデータ管理手段で管理されるコメントデータを記憶するコメントデータ記憶手段と、
   前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを作成する進捗管理データ作成手段と、
   前記進捗管理データ作成手段で作成された進捗管理データを記憶する進捗管理データ記憶手段と、
   前記進捗管理データ記憶手段に記憶された進捗管理データにより進捗管理を行う進捗管理手段と
   を具備することを特徴とする進捗管理システム。
2. 前記コメントデータ管理手段は、
   前記コメントデータ記憶手段に前記コメントデータを管理するためのコメント管理データを作成し、該コメント管理データによりコメントデータの管理を行う
   ことを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
3. 前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを選択する進捗管理コメントデータ選択手段
   を更に具備し、
   前記進捗管理手段は、
   前記進捗管理コメントデータ選択手段によって選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理する
   ことを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
4. 前記進捗管理手段は、
   コメントデータの進捗状況を受付、処理中、却下、承認待、承認済、完了等を含む各段階により管理する進捗段階管理手段と、
   前記進捗段階管理手段により管理された各段階の進捗率を計算する進捗率計算手段と
   を具備することを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
5. 前記文書ファイルからコメントデータを抽出するコメントデータ抽出手段
   を更に具備し、
   前記コメントデータ管理手段は、
   前記コメントデータ抽出手段で抽出されたコメントデータの管理を行う
   ことを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
6. 複数ユーザで共有する文書ファイルを管理する文書管理手段
   を更に具備し、
   前記コメントデータ抽出手段は、
   前記文書管理手段で管理される文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出する
   ことを特徴とする請求項５記載の進捗管理システム。
7. 仕事単位でメッセージや仕事に関する情報を管理するタスク管理手段
   を更に具備し、
   前記コメントデータ抽出手段は、
   前記タスク管理手段で管理される該仕事単位と対応する前記文書管理手段で管理される文書ファイルに貼付されたコメントデータを抽出する
   ことを特徴とする請求項６記載の進捗管理システム。
8. 前記コメントデータ管理手段は、
   前記コメントデータ記憶手段に記憶するコメントデータを該コメントデータ抽出元文書ファイルと関連付けて管理する
   ことを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
9. 前記コメントデータ管理手段は、
   前記コメントデータと該データの相関する前後関係を保持するデータを作成し、
   前記進捗管理データ作成手段は、
   前記前後関係を保持するデータに基づいて表示用進捗管理データを作成する表示用データ作成手段
   を具備することを特徴とする請求項１記載の進捗管理システム。
10. 前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータに対して評価情報を関連付けて登録する評価情報登録手段と、
    前記評価情報登録手段によって登録された評価情報の統計データを集計する評価情報集計手段と
    を更に具備し、
    前記表示用データ作成手段は、
    前記評価情報を表示するための表示用評価データを作成する
    ことを特徴とする請求項９記載の進捗管理システム。
11. 文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理する進捗管理方法であって、
    前記文書ファイルに貼付されたコメントデータをコメントデータ管理手段で管理し、
    前記コメントデータ管理手段で管理されるコメントデータをコメントデータ記憶手段で記憶し、
    前記コメントデータ記憶手段に記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを進捗管理コメントデータ選択手段で選択し、
    前記進捗管理コメントデータ選択手段で選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを進捗管理データ作成手段で作成し、
    前記進捗管理データ作成手段で作成された進捗管理データを進捗管理データ記憶手段で記憶し、
    前記進捗管理データ記憶手段に記憶された進捗管理データにより進捗管理手段で進捗管理を行う
    ことを特徴とする進捗管理方法。
12. 文書ファイルに貼付されたコメントデータに対する処理の進捗状況の管理をコンピュータにより実行させる進捗管理プログラムであって、
    前記文書ファイルに貼付されたコメントデータを管理するコメントデータ管理ステップと、
    前記コメントデータ管理ステップで管理されるコメントデータを記憶するコメントデータ記憶ステップと、
    前記コメントデータ記憶ステップで記憶されたコメントデータの内、進捗管理を行うコメントデータを選択する進捗管理コメントデータ選択ステップと、
    前記進捗管理コメントデータ選択ステップで選択されたコメントデータに対する処理の進捗状況を管理するための進捗管理データを作成する進捗管理データ作成ステップと、
    前記進捗管理データ作成ステップで作成された進捗管理データを記憶する進捗管理データ記憶ステップと、
    前記進捗管理データ記憶ステップに記憶された進捗管理データにより進捗管理を行う進捗管理ステップと
    を含むことを特徴とする進捗管理プログラム。

Images