JP2006085404A - 情報処理装置 - Google Patents

Abstract

【課題】予めサーバに登録した画像データや文書データに対して紙のキー文書のほか、電子データから成る電子キー文書によってもアクセスできるようにすること。
【解決手段】本発明は、画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶部１と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段（複合機５）とを備える情報処理装置である。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像データや文書データを識別情報と対応付けして記憶しておき、この識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書に基づき画像データや文書データの管理を行う情報処理装置に関する。

従来、文書を印刷する際に、印刷対象とした印刷画像データを文書識別子と関連付けて文書記憶部に記憶し、印刷画像データにこの文書識別子をコード化した情報をつけて印刷することで文書管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。

この技術では、コード化された印刷文書を複写機等のスキャナで読み取った際、その印刷文書のコピーを行うのではなく、印刷文書からコード化されたデータを解析して、文書識別子を抽出し、文書識別子と関連付けられた印刷画像データを文書記憶部から読み出して印刷する。これにより、複写原稿から更なる複写を行う場合でも最初の印刷画像データを読み出して印刷できるため、画質劣化を抑制できるメリットがある。

特開２００１−１０３２００号公報

しかしながら、上記従来技術では、文書記憶部に記憶した画像データにアクセスするためには、文書識別子がコード化された文書を一度印刷する必要がある。また、特許文献１では、紙の管理用文書以外のアクセス手段について記載されている。これは、パーソナルコンピュータ等から文書を登録した場合には、パーソナルコンピュータの内部に文書識別子と登録時につけた文書名をテーブルで管理し、このテーブルの文書名を検索して、対応する文書識別子を得て、これを複合機の文書記憶部に送ることで文書記憶部に記憶した文書にアクセスしている。

しかし、この方式では、文書登録したパーソナルコンピュータのみからしか登録文書にアクセスできないという問題や、登録文書の特定を文書名による検索でしかできないといった問題が生じる。このように、従来技術では、文書記憶部に記憶した画像データを文書管理システムとして捉え、記憶されている画像データを複数のユーザで利用できるシステム構成になっていない。

本発明はこのような課題を解決するために成されたものである。すなわち、本発明は、画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成手段と、キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段とを備える情報処理装置である。

このような本発明では、画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する際、この識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成しているため、この電子データから成る電子キー文書を用いて記憶手段に記憶された画像データもしくは文書データにアクセスすることができる。この電子キー文書は文書データを電子データにしたものから成るため、画面上では文書データと同様なフォームで表示され、また電子データであるために容易に転送可能となる。

したがって、本発明によれば、識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書を電子データにして電子キー文書を生成するため、キー文書の転送が容易となり、印刷したキー文書を持ち歩くことなく、またこの電子キー文書を用いて特定の端末以外からでもアクセスして記憶手段に記憶された画像データや文書データを容易に取り出すことが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を図に基づき説明する。本実施形態に係る情報処理装置は、画像データや文書データを識別情報（文書ＩＤ）と対応付けして記憶しておき、この文書ＩＤを含むコード情報が付加されたキー文書に基づき画像データや文書データの管理を行うものである。特に、本実施形態では、キー文書として用紙に印刷されるもののほか、キー文書を電子データにした電子キー文書を生成し、この電子キー文書によって画像データや文書データにアクセスできる点に特徴がある。

図１は、本実施形態に係る情報処理装置で電子文書を登録する際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で電子文書を登録するための構成としては、電子文書等を格納するハードディスク等の記憶部１と、電子文書と対応させた文書ＩＤを生成する文書ＩＤ生成部２と、文書ＩＤを含むコード情報を生成するコード生成部３と、コード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、紙のキー文書を印刷する出力部（ここではコピー、ファクシミリ、プリンタ等の複数機能を有する複合機５）を用いる。

電子文書はパーソナルコンピュータ等のクライアント端末で実行されるアプリケーションソフトウェアで生成される文書データ（以下の説明で「文書データ」には画像データも含まれるものとする。）であり、例えばＷｏｒｄやＥｘｃｅｌ、Ｐｏｗｅｒｐｏｉｎｔ（いずれもマイクロソフト社の商標）、テキストデータからなる。

電子文書の登録を行うには、先ず、パーソナルコンピュータ等のクライアント端末で電子文書からリポジトリ文書を生成する。リポジトリ文書は画面表示と印刷レイアウトとが対応した文書データであり、ＰＤＦ（アドビ社）やＸＤＷ（ゼロックス社）等の形式から成るものである。リポジトリ文書はコード情報が埋め込まれたキー文書を生成する際、データの取り扱いが容易となるため、電子文書の登録もこのリポジトリ文書の形式として取り扱うのが好ましい。

リポジトリ文書を生成した後は、クライアント端末からサーバとなる情報処理装置にリポジトリ文書を例えばネットワーク経由で転送する。情報処理装置はネットワーク経由で転送されたリポジトリ文書を図示しない情報入力部で受け取り、文書ＩＤ生成部２でクライアント端末から転送されたリポジトリ文書に対応した文書ＩＤを付与する。文書ＩＤと、これに対応したリポジトリ文書はオリジナル文書テーブルとして記憶部１に記憶される。

次いで、生成した文書ＩＤを含むコード情報をコード生成部３で生成する。コード情報としては、２次元バーコードのように可視的なものでも、画像や背景に埋め込まれる不可視的なものであってもよい。コード生成部３でコード情報を生成した後は、このコード情報が電子キー文書生成部４に送られる。そして、ここでコード情報が付加されたキー文書の電子データ、すなわち電子キー文書が生成される。

生成された電子キー文書は、登録対象となる電子文書を転送してきたクライアント端末に図示しない送信手段によって送られる。また、複合機５に電子キー文書の電子データに基づくプリント用データが送られ、用紙にキー文書を印刷出力することで紙のキー文書が生成される。なお、この紙のキー文書は必要に応じて印刷されてばよく、電子キー文書のみで管理する場合には印刷しなくてもよい。

このような各構成の処理によって、クライアント端末で生成した電子文書を記憶部１に登録し、この電子文書に対応した電子キー文書を得ることが可能となる。

ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、クライアント端末で文書データwork1.docを作成し、これを登録対象とした場合、文書データwork1.docをリポジトリ文書work1.xdwに変換する。そして、このリポジトリ文書work1.xdwをサーバに転送すると、サーバの文書ＩＤ生成部２で文書ＩＤwork1_idを付与し、この文書ＩＤwork1_idと対応付けてリポジトリ文書work1.xdwをrepo1.xdwとしてオリジナル文書テーブルに登録する。また、このrepo1.xdwを記憶部１に格納する。

次に、文書ＩＤwork1_idを含むコード情報をコード生成部３で生成し、このコード情報が付与された電子キー文書repokey1.xdwを電子キー文書生成部４で生成する。電子キー文書repokey1.xdwはクライアント端末に転送される。また、必要に応じて電子キー文書repokey1.xdwを複合機５に送り、紙のキー文書として印刷出力する。

図２は、本実施形態に係る情報処理装置で紙の文書を登録する際の構成を説明する模式図である。図１では、クライアント端末で作成した電子文書を記憶部１に登録する例を示したが、図２では、用紙に印刷された紙文書を文書データとして登録する例を示している。

本実施形態の情報処理装置で紙文書を登録するための構成としては、文書データ等を格納するハードディスク等の記憶部１と、文書データと対応させた文書ＩＤを生成する文書ＩＤ生成部２と、文書ＩＤを含むコード情報を生成するコード生成部３と、コード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成部４と、紙のキー文書を印刷する出力部（ここではコピー、ファクシミリ、プリンタ等の複数機能を有する複合機５）を用いる。

紙文書はクライアント端末で実行されるアプリケーションソフトウェアで生成された文書や画像データを用紙に印刷したものである。紙文書の登録を行うには、先ず、複合機５のスキャナで紙文書の読み込みを行う。そして、読み取って得たラスタデータをリポジトリ文書として例えばＸＤＷの形式に変換する。

リポジトリ文書を生成した後は、情報処理装置の文書ＩＤ生成部２でリポジトリ文書に対応した文書ＩＤを付与する。文書ＩＤと、これに対応したリポジトリ文書はオリジナル文書テーブルとして記憶部１に記憶される。

次いで、生成した文書ＩＤを含むコード情報をコード生成部３で生成する。コード情報としては、２次元バーコードのように可視的なものでも、画像や背景に埋め込まれる不可視的なものであってもよい。コード生成部３でコード情報を生成した後は、このコード情報が電子キー文書生成部４に送られる。そして、ここでコード情報が付加されたキー文書の電子データ、すなわち電子キー文書が生成される。

生成された電子キー文書は、登録対象となる電子文書を転送してきたクライアント端末に図示しない送信手段によって送られる。また、複合機５に電子キー文書の電子データに基づくプリント用データが送られ、用紙にキー文書を印刷出力することで紙のキー文書が生成される。なお、この紙のキー文書は必要に応じて印刷されてばよく、電子キー文書のみで管理する場合には印刷しなくてもよい。

このような各構成の処理によって、スキャナで読み込んだ紙文書を記憶部１に登録し、この文書データに対応した電子キー文書を得ることが可能となる。

ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、複合機５のスキャナで紙文書を読み込んでラスタデータWork1.jpgを作成し、これをリポジトリ文書work1.xdwに変換する。そして、このリポジトリ文書work1.xdwと対応する文書ＩＤwork1_idを文書ＩＤ生成部２で付与し、この文書ＩＤwork1_idと対応付けてリポジトリ文書work1.xdwをrepo1.xdwとしてオリジナル文書テーブルに登録する。また、このrepo1.xdwを記憶部１に格納する。

次に、文書ＩＤwork1_idを含むコード情報をコード生成部３で生成し、このコード情報が付与された電子キー文書repokey1.xdwを電子キー文書生成部４で生成する。電子キー文書repokey1.xdwは記憶部１に記憶され、クライアント端末から読み出したり、予め設定された転送先のクライアント端末に転送される。また、必要に応じて電子キー文書repokey1.xdwを複合機５に送り、紙のキー文書として印刷出力する。

図３は、本実施形態に係る情報処理装置で紙のキー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で文書データにアクセスするための構成としては、画像入力部であるスキャナと、画像出力部であるプリンタとを備える例えば複合機５と、文書データが登録されたサーバ（図１に示す記憶部１）とを用いる。

紙のキー文書を利用して文書データにアクセスするには、先ず、紙のキー文書を複合機５のスキャナで読み込む。複合機５もしくはサーバには紙のキー文書から読み取ったデータからコード情報を抽出し、コード情報から文書ＩＤを取得する識別情報取得部１１が設けられている。なお、図３の例ではサーバに設けられている。識別情報取得部１１で文書ＩＤを取得した後は、この文書ＩＤと対応する文書データの参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出し、その参照情報より登録済みの文書データを記憶部１から読み出す。文書ＩＤから文書データを抽出するのはサーバに設けられたデータ抽出部１２が行う。

データ抽出部１２で抽出された文書データは複合機５に転送され、画像出力部であるプリンタから用紙に印刷出力される。このような各構成の処理によって、紙のキー文書からサーバに記憶された文書データにアクセスして印刷出力できるようになる。

ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、紙のキー文書（文書Ａ用のキー文書）には文書ＩＤである「01」が付与されている。このキー文書をスキャナで読み取ると、識別情報取得部１１で文書ＩＤである「01」が抽出される。次いで、文書ＩＤ「01」に対応する文書参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出す。オリジナル文書テーブルには文書ＩＤと対応した文書名もしくはその文書の格納先アドレスが記録されている。データ抽出部１２は、この文書名もしくは格納先アドレスによって文書ＩＤ「01」と対応した文書Ａのデータを記憶部１から読み出し、複合機５に転送する。複合機５は転送された文書Ａのデータをプリンタで用紙に印刷出力する。これにより、紙のキー文書から文書Ａにアクセスして用紙に出力できる。

図４は、本実施形態に係る情報処理装置で電子キー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。本実施形態の情報処理装置で文書データにアクセスするための構成としては、画像出力部であるプリンタを備える例えば複合機５と、文書データが登録されたサーバ（記憶部１）とを用いる。

電子キー文書を利用して文書データにアクセスするには、先ず、電子キー文書から文書ＩＤを取得する処理を行う。この処理は識別情報取得部１１が行う。識別情報取得部１１はクライアント端末にあっても、サーバに設けられていてもいずれでもよい。クライアント端末に設けられている場合には、例えばプリンタドライバの機能として設けられている。図４ではサーバに設けられている場合を示している。

識別情報取得部１１で文書ＩＤを取得した後は、この文書ＩＤと対応する文書データの参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出し、その参照情報より登録済みの文書データを記憶部１から読み出す。文書ＩＤから文書データを抽出するのはサーバに設けられたデータ抽出部１２が行う。

データ抽出部１２で抽出された文書データは複合機５に転送され、画像出力部であるプリンタから用紙に印刷出力される。このような各構成の処理によって、電子キー文書からサーバに記憶された文書データにアクセスして印刷出力できるようになる。

ここで、具体的なファイルを例に説明する。先ず、電子キー文書（文書Ａ用の電子キー文書）には文書ＩＤである「01N」が付与されている。この電子キー文書を識別情報取得部１１で解析し、文書ＩＤである「01N」を抽出する。次いで、文書ＩＤ「01N」に対応する文書参照情報をオリジナル文書テーブルから読み出す。オリジナル文書テーブルには文書ＩＤと対応した文書名もしくはその文書の格納先アドレスが記録されている。データ抽出部１２は、この文書名もしくは格納先アドレスによって文書ＩＤ「01N」と対応した文書Ａのデータを記憶部１から読み出し、複合機５に転送する。複合機５は転送された文書Ａのデータをプリンタで用紙に印刷出力する。これにより、紙のキー文書から文書Ａにアクセスして用紙に出力できる。

上記説明した情報処理装置の構成のうち、文書ＩＤ生成部２、コード生成部３および電子キー文書生成部４はクライアント端末側のソフトウェア（例えば、プリンタドライバ）に組み込んで実現しても、複合機５側の組み込んで実現してもよい。

本実施形態に係る情報処理装置で電子文書を登録する際の構成を説明する模式図である。 本実施形態に係る情報処理装置で紙の文書を登録する際の構成を説明する模式図である。 本実施形態に係る情報処理装置で紙のキー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。 本実施形態に係る情報処理装置で電子キー文書を用いて文書データにアクセスする際の構成を説明する模式図である。

符号の説明

１…記憶部、２…文書ＩＤ生成部、３…コード生成部、４…電子キー文書生成部、５…複合機、１１…識別情報取得部、１２…データ抽出部

Claims (7)

1. 画像データもしくは文書データを識別情報と対応させて記憶する記憶手段と、
   前記識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成手段と、
   前記キー文書を必要に応じて用紙に印刷出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記電子キー文書生成手段で生成された前記電子キー文書を所定の宛先に送信する送信手段を備える
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 原稿から前記画像データを取り込む画像入力手段を備える
   ことを特徴とする請求項１または２記載の情報処理装置。
4. ネットワークを介して外部の端末から前記文書データを受け取る情報入力手段を備える
   ことを特徴とする請求項１記載から３のうちいずれか１項に記載の情報処理装置。
5. 前記用紙に印刷されたキー文書から読み取った前記コード情報もしくは前記キー文書の電子データから読み取った前記コード情報に基づき前記識別情報を取得し、その識別情報に対応する前記画像データもしくは前記文書データを前記記憶手段から読み出す抽出手段を備える
   ことを特徴とする請求項１から４のうちいずれか１項に記載の情報処理装置。
6. 画像データもしくは文書データと対応して識別情報を付与する識別情報付与手段と、
   前記識別情報を含むコード情報が付加されたキー文書の電子データから成る電子キー文書を生成する電子キー文書生成手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
7. 外部の端末から電子キー文書を受け取って、その電子キー文書から識別情報を取得する識別情報取得手段と、
   前記識別情報取得手段で取得した識別情報に基づき、その識別情報と対応して記憶手段に記憶されている画像データもしくは文書データを抽出するデータ抽出手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
   

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