JP2006072421A - ドキュメント管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 利便性を向上できるドキュメント管理プログラムを提供する。
【解決手段】 ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、コンピュータに、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れさせ、登録先情報が入力された場合に、参照情報が入力されているか否かにより、参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得させ、登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録させる。また、参照情報が入力されていなければ、登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録させる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ドキュメントをディレクトリ等で分類管理するドキュメント管理プログラムに関する。

近年、ネットワークを介してドキュメントを提供するサーバ装置が開発されている。このようなサーバ装置では、ドキュメントの登録処理を容易にするため、例えば登録対象となるドキュメントごとに、登録先のディレクトリと、タイトルと、登録対象となるドキュメントの参照情報（取得元を表すＵＲＬ（Uniform Resource Locators）や、パス名など）と、を関連づけたテーブルデータをサーバ装置に送信し、サーバ装置がこのテーブルデータに基づいてドキュメントを取得し、登録管理する方法が採用されているものがある（特許文献１）。

具体的にサーバ装置は、テーブルデータを参照しながら、参照情報に基づいてドキュメントを取得し、当該取得したドキュメントを、上記テーブルデータにおいて関連づけられている登録先ディレクトリに、関連づけられているタイトルをファイル名として格納する。
特開２０００−１４８７８６号公報

しかしながら、上記従来のサーバ装置では、ディレクトリの作成指示などは別途、サーバ装置自体を操作して行う必要があるなど利便性が低い。また、テーブルデータに誤りがある場合や、その一部が省略されたときには処理ができなくなってしまう。

本発明は上記実情に鑑みて為されたもので、利便性を向上できるドキュメント管理プログラムを提供することを、その目的の一つとする。

上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、コンピュータに、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる受入手順と、前記受入手順にて、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録手順と、を実行させることを特徴としている。

また、上記従来例の問題点を解決するための本発明は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持しているコンピュータに、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入手順と、前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手順と、前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する手順と、前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手順と、を実行させることを特徴としている。

ここで、ドキュメント管理プログラムはさらに、登録先となる登録先分類を表す登録先情報と、登録対象となる登録対象分類の参照情報と、の入力を受け入れる手順と、前記受け入れた登録先情報によって特定される登録先分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手順と、前記登録対象分類を、前記登録先分類に関連づけて登録する手順と、前記登録対象分類に、当該分類の種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手順と、をコンピュータに実行させてもよい。

さらに、本発明の一態様は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる受入手段と、前記受入手順にて、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録手段と、を含むことを特徴としている。

さらに、本発明の別の態様は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持する手段と、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入手段と、前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手段と、前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する手段と、前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手段と、を含むことを特徴としている。

さらに本発明の別の態様は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、コンピュータに、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる工程と、当該工程において、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録工程と、を実行させることを特徴としている。

さらに、本発明の別の態様は、ドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持しているコンピュータに、登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入工程と、前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する工程と、前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する工程と、前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する工程と、を実行させることを特徴としている。

本発明の実施の形態について図面を参照しながら説明する。本発明の実施の形態にかかるドキュメント管理装置１は、図１に示すように、制御部１１と、記憶部１２と、ストレージ部１３と、通信部１４とを含んで構成される。また、このドキュメント管理装置１は、ネットワークを介してクライアント側装置２や、サーバ装置３に接続されている。

制御部１１は、ＣＰＵ等によって構成でき、記憶部１２に格納されているプログラムに従って動作する。本実施の形態の制御部１１は、プログラムに従い、ドキュメントの登録処理を実行する。この処理の具体的な内容については、後に詳しく述べる。

記憶部１２は、ＲＡＭやＲＯＭ等の記憶素子、乃至はハードディスク等の記憶デバイスを含んで構成されている。この記憶部１２は、制御部１１によって実行されるプログラムを保持する、コンピュータ可読な記録媒体として動作する。また、この記憶部１２は、制御部１１の処理の際に必要となる種々のデータを保持するワークメモリとしても動作する。

ストレージ部１３は、ハードディスク等を含んで構成される記憶装置であり、記憶部１２から入力される指示に従ってドキュメントを保持する。本実施の形態では、このストレージ部１３には、ファイルシステムが構築されており、いわゆる階層ディレクトリ構造が設定されているものとする。このようなファイルシステムの例は、例えばＵＦＳ（Unix（登録商標） File System）等、多くの例があるので、その詳細な説明を省略する。また本実施の形態では、登録対象の登録先となる分類（ディレクトリ）ごとに、登録対象の種別を特定する種別情報を関連づけて保持しておいてもよい。具体的には、図２に示すように、ディレクトリを特定する情報（ディレクトリのフルパス名でよい）と、当該ディレクトリ内に格納するべきドキュメントの、少なくとも一つの種別情報（対象種別情報）とを関連付けてディレクトリデータベースとして格納しておく。

通信部１４は、ネットワークカードであり、制御部１１から入力される指示に従って、クライアント側装置２やサーバ装置３に対してデータや要求を送信する。また、この通信部１４は、ネットワークを介してクライアント側装置２やサーバ装置３から要求やデータを受け入れて制御部１１に出力する。

クライアント側装置２は、一般的なパーソナルコンピュータを用いて実現できる。本実施の形態では、このクライアント側装置２が、ドキュメントの登録要求を送信する。また、このクライアント側装置２は、ドキュメント管理装置１に登録されているドキュメントを要求する指示を送信し、ドキュメント管理装置１からドキュメント等のデータを受け入れてダウンロードし、または表示・印刷・転送する等の処理を行う。

サーバ装置３は、例えばＨＴＴＰ（Hyper Text Transfer Protocol）サーバとして動作するものである。このサーバ装置３は、図示しないストレージ部を備え、ドキュメントを保持している。なお、ここではクライアント側装置２とは別の装置として図示しているが、サーバ装置３は、さらに、クライアント側装置２と同様の動作を行ってもよい。

ここでドキュメント管理装置１の制御部１１による処理の具体的な内容について説明する。本実施の形態の制御部１１は、記憶部１２に格納されているプログラムに従って、ドキュメントを登録する処理を実行する。この処理においては、図３に示すように、登録対象ごとのエントリー（Ｅ）を少なくとも一つ含む登録設定情報を、制御部１１が受け入れる。

各エントリーは、登録対象に関する情報として、図３に示すように、登録先となる分類（ディレクトリ）を表す登録先情報と、登録対象の種別を表す種別情報（オブジェクトタイプ）と、登録対象の名称を表す登録タイトルと、ドキュメントの参照情報（ＵＲＬ（Uniform Resource Locators）など）とを含む。

この登録設定情報は、例えばＣＳＶ（カンマ区切りファイル）によって記述されたデータとして、クライアント側装置２からネットワークを介して受信されるようにしてもよい。また、この設定登録情報を記入した用紙を、図示しないスキャナ等で読み取って取得してもよい。

本実施の形態では、この設定登録情報のうち、登録先情報と種別情報と参照情報とのうち、どの情報が設定されているかによって登録処理が異なる。

すなわち、制御部１１は、図４に示すように、受け入れた登録設定情報に含まれるエントリーを順次、注目エントリーとして選択していく（Ｓ１）。そして制御部１１は、注目エントリーにおいて登録先情報と、種別情報と、登録タイトルと、参照情報とのうち、設定されている情報を特定する設定状態情報を生成する（Ｓ２）。

ここで登録先情報は、ストレージ部１３内に設定された分類を特定する情報（ＵＲＬやパス名）であり、種別情報は、ドキュメントや分類（ディレクトリ）の種別（ドキュメントの内容に応じて利用者が自由に定め得る情報であって、例えば「契約書」、「キャビネット」等の文字列）を表すものである。また、参照情報は、例えばサーバ装置３に格納されているドキュメントを特定するＵＲＬなどである。

制御部１１は、参照情報が設定されているか否かに応じて分岐し（Ｓ３）、参照情報が設定されている場合は、当該参照情報を読出して、当該参照情報によって特定される格納場所にアクセスしてドキュメントを取得する（Ｓ４）。そして当該取得したドキュメントを格納する処理を行う（Ｓ５）。この処理Ｓ５の具体的な内容については後述する。

制御部１１は、注目エントリーとして選択されていないエントリーがあるか否かを調べ（Ｓ６）、注目エントリーとして選択されていないエントリーがあれば（Ｙｅｓならば）、処理Ｓ１に戻って処理を続ける。

また、処理Ｓ６において注目エントリーとして選択されていないエントリーがなければ（Ｎｏならば）、処理を終了する。

制御部１１は、処理Ｓ３において参照情報が設定されていない場合、細分類を生成する処理を開始する（Ｓ７）。この処理Ｓ７における分類生成処理の具体的な内容についても後に説明する。制御部１１は、細分類を生成する処理を行った後、処理Ｓ６に移行して処理を続ける。

このように本実施の形態によると、参照情報の有無に応じて、参照情報が設定されている場合は当該参照情報であるＵＲＬによって特定される格納場所からドキュメントを取得し、当該取得したドキュメントを登録する。また、参照情報が設定されていない場合は、サブディレクトリを生成して登録する指示であると判断して処理を行う。

次に、処理Ｓ５におけるドキュメントの格納処理について説明する。このドキュメント格納処理では、制御部１１は、図５に示すように、登録先情報が設定されているか否かを判断する（Ｓ１１）。そして登録先情報が設定されていれば（Ｙｅｓならば）、処理Ｓ４で取得したドキュメントを登録先情報によって特定される分類（ディレクトリ）内に格納する（Ｓ１２）。このとき、注目エントリーの種別情報が設定されていれば、当該設定されている種別情報を取得する。そして登録先の分類に関連づけられている対象種別情報を参照し、取得した種別情報が対象種別情報に含まれているか否かを調べる。ここで取得した種別情報が対象種別情報に含まれていれば、取得した種別情報をドキュメントに関連付けて登録する。この種別情報の登録は、種別情報データベースとしてドキュメントとは別にストレージ部１３に保持させることによって実現してもよい。

また、取得した種別情報が対象種別情報に含まれていない場合や、注目エントリーに種別情報が設定されていないときには、対象種別情報に含まれる種別情報をドキュメントに関連付けて登録する。

さらに、ドキュメントを格納する際に、注目エントリーに登録タイトルの情報が設定されていれば、当該登録タイトルの情報をドキュメントに関連付けて格納する。登録タイトルの情報が設定されていない場合は、ランダムにタイトルを生成してもよいし、エラーとして報知してもよい。ここでエラーの報知は、例えばクライアント側装置２から登録設定情報を送信した場合は、当該登録設定情報の送信元であるクライアント側装置２に対してエラーを表す電子メール等を送信することによって行われる。

また、処理Ｓ１１において、登録先情報が設定されていない場合は（Ｎｏの場合）、エラーとして報知してもよい（Ｓ１３）。また、登録先情報が設定されていない場合であっても、種別情報が設定されていれば、制御部１１が当該種別情報に基づいて登録先のディレクトリを選択するようにしてもよい。具体的にこの場合は、制御部１１は、ディレクトリデータベースを参照して、注目エントリーに設定されている種別情報に対応するディレクトリを選択する。なお、注目エントリーに設定されている種別情報に対応するディレクトリがディレクトリデータベースから複数見いだされた場合には、そのうちの一つを所定のルールに基づいて（例えばランダムに、又は予めディレクトリごとに設定された優先順位に基づいて優先順位が最も高いディレクトリに）決定する。

次に、処理Ｓ７における分類生成処理について説明する。この処理Ｓ７では、登録先情報が設定されているか否かを判断する。そして登録先情報が設定されていなければ、エラーとして報知する。

また、登録先情報が設定されていれば、新規のサブディレクトリ（細分類）を、当該登録先情報によって特定される分類（ディレクトリ）内に生成する。このとき、注目エントリーの種別情報が設定されていれば、当該設定されている種別情報を設定種別情報として取得する。そして登録先情報で特定される分類に関連づけられている対象種別情報を参照し、取得した設定種別情報が対象種別情報に含まれているか否かを調べる。ここで設定種別情報が対象種別情報に含まれていれば、当該設定種別情報を、生成した細分類に関連付けて登録する。この種別情報の登録は、ドキュメントの場合と同様に、種別情報データベースとして、別途ストレージ部１３に保持させることによって実現してもよい。

また、設定種別情報が対象種別情報に含まれていない場合や、注目エントリーに設定種別情報が設定されていないときには、対象種別情報に含まれる種別情報を、生成した細分類に関連付けて登録する。

さらに、細分類を生成する際に、注目エントリーに登録タイトルの情報が設定されていれば、当該登録タイトルの情報を当該細分類に関連付けて（つまり、当該細分類の名称として）格納する。登録タイトルの情報が設定されていない場合は、ランダムにタイトルを生成してもよいし、エラーとして報知してもよい。

さらに、これら処理Ｓ５、Ｓ７において、登録先情報が設定されているにも関わらず、当該登録先情報によって特定される分類（ディレクトリ）が存在しない場合（登録先情報の設定が誤りである場合）は、登録先情報が設定されていない場合と同様に処理してもよいし、予め特定のディレクトリを、デフォルト格納先として記憶部１２等に記憶させておき、登録先情報が設定されていない場合や、誤っている場合などに、注目エントリーによって登録されるべきドキュメントや生成されるべき細分類を、当該デフォルト格納先である特定のディレクトリに格納し、又は生成するようにしてもよい。

本実施の形態によると、登録設定情報に含める情報の種類によって、ドキュメントの登録と分類（ディレクトリ）の登録（生成）となどといったように、登録処理の内容を異ならせることができ、また登録設定情報に誤りがあったり、一部が省略された場合にも処理を行うことができ、利便性を向上できる。

また、本実施の形態の制御部１１は、ウエブサーバとしても動作し、ストレージ部１３に格納したドキュメントの要求をネットワークを介して受け入れると、当該要求に対応するドキュメントをストレージ部１３から読出して、要求元に対して送信する。

ここで要求は、例えば分類（ディレクトリ）及びタイトルを指定して特定のドキュメントを要求することとしてもよい。また、要求に係るドキュメントの指定方法は、これに限られず、ディレクトリを指定して、当該指定したディレクトリ内に含まれるドキュメントの一覧を要求し、当該要求に応じて送信される一覧から要求するドキュメントを選択することで、要求の対象となるドキュメントを指定してもよい。さらに、特定の種別情報に関連するドキュメントの一覧を要求し、当該要求に応じて送信される一覧から要求するドキュメントを選択することで、要求の対象となるドキュメントを指定してもよい。

本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の構成ブロック図である。 ディレクトリデータベースの例を表す説明図である。 登録設定情報の内容例を表す説明図である。 本発明の実施の形態に係るドキュメント管理装置の動作例を表すフローチャート図である。 ドキュメント格納処理の例を表すフローチャート図である。

符号の説明

１ ドキュメント管理装置、２ クライアント側装置、３ サーバ装置、１１ 制御部、１２ 記憶部、１３ ストレージ部、１４ 通信部。

Claims (7)

1. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、コンピュータに、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる受入手順と、
   前記受入手順にて、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、
   参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、
   参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録手順と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
2. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理プログラムであって、
   登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持しているコンピュータに、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入手順と、
   前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手順と、
   前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する手順と、
   前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手順と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
3. 請求項２に記載のドキュメント管理プログラムにおいて、
   登録先となる登録先分類を表す登録先情報と、登録対象となる登録対象分類の参照情報と、の入力を受け入れる手順と、
   前記受け入れた登録先情報によって特定される登録先分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手順と、
   前記登録対象分類を、前記登録先分類に関連づけて登録する手順と、
   前記登録対象分類に、当該分類の種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手順と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント管理プログラム。
4. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる受入手段と、
   前記受入手段にて、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、
   参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、
   参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録手段と、
   を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
5. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理装置であって、
   登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持する手段と、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入手段と、
   前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する手段と、
   前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する手段と、
   前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する手段と、
   を含むことを特徴とするドキュメント管理装置。
6. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、コンピュータに、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象がドキュメントである場合の、当該ドキュメントの取得元を表す参照情報と、の少なくとも一方の入力を受け入れる工程と、
   当該工程において、登録先情報が入力された場合に、前記参照情報が入力されているか否かにより、
   参照情報が入力されていれば、当該参照情報によって特定される取得元からドキュメントを取得して、前記登録先情報によって特定される分類に当該取得したドキュメントを関連づけて登録し、
   参照情報が入力されていなければ、前記登録先情報によって特定される分類内に、登録対象となる細分類を関連づけて登録する登録工程と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。
7. ドキュメントを分類管理するドキュメント管理方法であって、
   登録対象の登録先となる分類ごとに、登録対象の種別を特定する対象種別情報を関連づけて保持しているコンピュータに、
   登録先となる分類を表す登録先情報と、登録対象となるドキュメントの参照情報と、の入力を受け入れる受入工程と、
   前記受け入れた登録先情報によって特定される分類に関連づけて保持されている対象種別情報を取得する工程と、
   前記登録対象となるドキュメントを、前記参照情報を用いて取得し、前記登録先情報によって特定される分類に関連づけて登録する工程と、
   前記ドキュメントに、当該ドキュメントの種別として、前記取得した対象種別情報を関連づけて登録する工程と、
   を実行させることを特徴とするドキュメント管理方法。
   

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