JP2005346199A - 情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末 - Google Patents

情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末 Download PDF

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Abstract

【課題】入力の手間を省き、入力忘れを防ぐ情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末を提供する。
【解決手段】スケジュールのタイトルを入力する入力部30と、スケジュールのタイトルを関連付けた関連テーブルを記憶する記憶部40と、画面表示する表示部20と、イベント別ToDoテーブルの作成を制御する制御部10から成り、制御部10は、データ管理部1と関連テーブル検索部2とソート部3とToDoリスト作成部4とテーブル更新部5とスケジュール作成部6とから構成される。
【選択図】図1

Description

本発明は、入力の手間を省き、入力忘れを防ぐ情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末に関する。
携帯情報端末(PDA)はスケジュール帳、アドレス帳、電子メールなどの各種アプリケーションを実行でき、かつ小型で可搬性に富むものである。このような従来のPDAに見られるようなスケジュール管理アプリケーション(スケジュール帳)において、スケジュール上での仕事の項目とそれを具体的に実行するための詳細なサブワークの管理とは、直接リンクしていなかった。例えば、スケジュール帳の表示部に「会議」と表示されても、この会議に付随して発生する「会議の準備」や「議事録の作成」などについては表示されない。なお、ここでは「会議」などのスケジュール上での予定事項をイベントと呼ぶ。従って、これらそれぞれの仕事を遂行する上での具体的なアクションアイテム(実施すべき事項)に関しては、スケジュール帳アプリケーションとは別にToDo管理アプリケーションと呼ばれる、アクションアイテムを管理する為のアプリケーションが必要であり、ユーザは各イベント毎に、実行すべきアクションアイテムを考えあるいは思い出しながら別途にアクションアイテムリスト(ToDoリスト)を最初から作成するという手間が、毎回生じていた。この場合、リスト作成時に入力忘れが生じ、スケジュールに影響が出るなどの問題があった。例えば「会議の準備」を入力し忘れた為に会議が出来ないという事があった。スケジュール管理アプリケーションに関しては、特許文献1に記載されているような、スケジュールの入力画面から顧客データのような情報を表示させる方法がある。
特開平11−53437号公報
本発明は、このような問題を解決するためになされたものであり、その目的は、入力の手間を省き、入力忘れを防ぐ情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末を提供することである。
本発明の情報編集装置は、スケジュール上の予定事項の名称であるイベント名を入力する入力部と、
スケジュール上の予定事項の名称として予め備えられたイベント候補名と、スケジュールを遂行する上での実施すべき事項の名称である実施事項名と、を関連付けた関連テーブルを記憶する記憶部と、
前記入力部により入力された前記イベント名と、前記関連テーブルに記憶された前記イベント候補名と、を比較するテーブル検索部と、
前記テーブル検索部によって前記比較した結果、前記イベント名とイベント候補名とが一致した場合には、該一致したイベント候補名に関連付けられた前記実施事項名を抽出し、該抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて記憶する実施事項テーブルを作成するテーブル更新部からなることを特徴とする。
このようにすることにより、本発明である情報編集装置が、ユーザが入力したイベント名から、該イベント名に関連する実施事項名と該実施事項に対応した実施期限とを表したテーブルを作成するので、ユーザはイベントに関連する実施事項や実施期限を思い出さなくてもよい。
前記情報編集装置において、前記実施事項名が抽出された回数をカウントし、該抽出された回数を前記関連テーブルに記憶された前記実施事項名に対応して記憶する実施事項名カウント手段を備え、

前記抽出された回数に基づいて前記実施事項テーブルに記憶される実施事項名を並べ替える並べ替え部を有することを特徴とする。
前記情報編集装置において、前記テーブル検索部が行う前記イベント名と前記イベント候補名との比較は、部分一致検索であることを特徴とする。
前記情報編集装置は表示部を備え、
前記抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて表示することを特徴とする。
このようにすることにより、情報編集装置がユーザが入力したイベント名に関する実施事項名を検索し、該実施事項名と対応する実施期限とを表示するので、ユーザは入力したイベント名に関する実施事項名と対応する実施期限を確認することができ、ToDoアプリケーションに入力する際の入力作業が簡易になり入力忘れも防ぐことができる。
本発明の情報端末は、前記情報編集装置を備えたことを特徴とする。
本発明の別の態様としての情報編集方法は、スケジュール上の予定事項の名称であるイベント名を入力するステップと、
スケジュール上の予定事項の名称として予め備えられたイベント候補名と、スケジュールを遂行する上での実施すべき事項の名称である実施事項名と、を関連付けた関連テーブルを記憶するステップと、
前記入力ステップで入力された前記イベント名と、前記関連テーブルに記憶された前記イベント候補名と、を比較するステップと、
前記比較するステップで比較した結果、前記イベント名とイベント候補名とが一致した場合には、該一致したイベント候補名に関連付けられた前記実施事項名を抽出し、該抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて記憶するステップからなることを特徴とする。
本発明の情報編集装置とその方法およびそれを組み込んだ情報端末によれば、情報の作成又は編集における入力の手間を省き、入力忘れを防ぎ、スケジュールの円滑な遂行が可能となる。
本発明による、情報編集装置の実施の形態について図を用いて説明する。図6は、本発明の情報編集装置のハードウエアブロック図である。本情報編集装置100は、制御部10、表示部20、入力部30、記憶部40を含み所謂コンピュータにより構成されている。制御部10はCPU(中央情報処理装置)を中心に構成されており、情報編集装置100の各部を制御する。記憶部40は、RAM、ROM、EEPROM等を含んで構成された記憶手段でありメモリーカードなども含んでよい。この記憶部40に記憶された各種プログラムを制御部10が実行し情報編集装置100の機能が実現される。特に本情報編集装置100では記憶部40に、ToDo管理アプリケーションを実行するためのToDo管理プログラムが記憶されており、制御部10がこのプログラムを実行することにより本発明の情報編集装置が実現される。
入力部30はキーボード、タッチパネル、各種入力ボタンなどを含む情報編集装置100に対する入力手段である。表示部20はCRT、LCDを含む所謂ディスプレイ装置である。本情報編集装置100はパーソナルコンピュータ、携帯情報端末、携帯電話機などに搭載された各種コンピュータで実現される。
以下、情報編集装置100を携帯情報端末により実現する例を説明する。この場合には、入力部30はタッチパネルやボタンが用いられ、表示部20はLCDディスプレイが用いられる。本実施形態では記憶場40にアプリケーション実行用の各プログラムや各種データが記憶されており、スケジュール管理プログラム、ToDo管理プログラムのほかアドレス帳、電子メールプログラム、メモ帳などの各種プログラムとこれらプログラムが使用するスケジュールデータ、ToDoデータ、アドレスデータ、電子メールデータ、メモ帳データが記憶されている。ユーザはタッチパネル上に表示された各アプリケーションを表すアイコンをペンなどでタッチ(タップ操作)することにより所望のアプリケーションを起動したり、アプリケーション上で必要な表示項目を呼び出して表示することができる。
図2は表示部20におけるスケジュールアプリケーションの表示画面である。スケジュールアプリケーションはスケジュール管理プログラムにより実行され、年次、または月次で表示されたカレンダーから所望の日またはイベントを選んでタップ操作によって指定することで、図2aのように該当する日時に予定されている会議などのイベントや前記選択されたイベントがそれぞれイベントごとに表示される。この場合は、3月26日の会議を選択しタップしたものである。図2bは図2aに表示された3月26日に予定されている会議に関するイベント別ToDoリストをスケジュール画面上に重ねて表示した様子を示したものである。これは図2aの表示画面における、「ToDo一覧」アイコンをタップ操作することにより表示される。図3は記憶部40に格納されている、スケジュールとアクションアイテム(ToDo)の関連を表すスケジュールToDo関連テーブルである。図3に示されるスケジュールToDo関連テーブルにおける「スケジュールタイトル」はスケジュール上の予定事項であり、予定事項名称の候補として予めスケジュールToDo関連テーブルに備えられている。図4は表示部20における全ToDoリストの表示画面である。ToDoアプリケーションはToDo管理プログラムにより実行され該アプリケーションが起動すると、全ToDoリストが表示される。この全ToDoリストは、例えば処理すべき事項の期限が現時点に近いものを一番上にして、期限が離れる順に下に表示される。
図1は情報編集装置100の機能ブロック図である。これら機能は記憶部40に記憶されている各種プログラムのうちのスケジュール管理プログラムを制御部10が実行することにより実現される。データ管理部1は制御部10に含まれるもので、入力部30に入力されたスケジュールアプリケーションやToDoアプリケーション用の各種データ(予定事項の名称、日時、場所等)を各機能ブロックに引き渡したり、記憶部40から各データを抽出して各機能ブロックに引き渡したりする。あるいは各機能ブロックが処理をしたデータを受け取り、所定の機能ブロックに引き渡したり、記憶部40に格納する。スケジュール作成部6はデータ管理部1からスケジュールに関するデータを受け取り図7に示されるスケジュールテーブルを作成する。ここで「タイトル」はスケジュール上の予定事項の名称を示す。表示部20はこのスケジュールテーブルをもとに図2aに示されるスケジュールアプリケーションの画面を表示する。ToDoリスト作成部4は全ToDoリストを作成する。表示部20はこのテーブルをもとに図2bのイベント別ToDoリストを作成する。デーブル検索部2はデータ管理部1より受け取ったスケジュールタイトル文字列とスケジュールToDo関連テーブルのスケジュールタイトルの文字列が部分一致するか判定する。テーブル更新部5はスケジュールToDo関連テーブルを更新する。ソート部3はスケジュールToDo関連テーブルの「選択回数」列に記載されている数字に従いイベント別ToDoリストの表示順を並べ替える。
以下図1を用いて機能ブロック別の動作を説明する。ユーザが入力部30からスケジュールアプリケーションを起動する指示をすると制御部10内のプログラム実行部(図示せず)が記憶部40にあるスケジュールプログラムを読み出し実行する。ユーザは入力部30においてスケジュールアプリケーション上で新規スケジュールを入力することを入力部30から「新規スケジュール」等のアイコンをタップすることにより指示する。ユーザが指示をするとスケジュールタイトル(予定事項の名称)、日付、時間、場所等のイベントを特定するデータを入力する画面が表示部20に表示される。このときイベントのIDに当たるイベント番号がデータ管理部1から付与されスケジュール作成部6に送られる。スケジュール作成部6は新規スケジュールとしてスケジュールテーブルに前記付与されたイベント番号を追加する。
ユーザが前記イベントを特定するデータを入力すると表示部20にはスケジュールタイトル、日付、時間、場所等のデータがセットされ図2aに示すスケジュール画面が表示される。この画面において「ToDo一覧」ボタンをユーザがタップすることによりデータ管理部1が、前記セットされたイベントを特定するデータのうち一つまたは複数を関連テーブル検索部2へ送信する。さらにデータ管理部1は記憶部40から図3に示されるスケジュールToDo関連テーブルを読み出し、関連テーブル検索部2へ送信する。関連テーブル検索部2は、入力部30からデータ管理部1経由で送られたスケジュールタイトルの文字列がスケジュールToDo関連テーブルのスケジュールタイトル列にあるスケジュールタイトルと部分一致するかどうか検索を行う。検索は、スケジュールToDo関連テーブルの一番最初の行から順に検索を行う。図3の例では、入力されたスケジュールタイトル「販売会議」に対し、スケジュールToDo関連テーブルのスケジュールタイトル列にある「会議」が部分一致するので「会議」行に対応する「ToDoタイトル列」と「期限」である「報告書作成」「1440」、「会議室準備」「−30」、「議事録作成」「2880」の6項目が抽出されデータ管理部1経由でテーブル更新部5に送られる。なお、スケジュールToDo関連テーブルはスケジュールタイトル毎に「ToDoタイトル」、各ToDoの実施期限である「期限」、ToDoタイトルの「選択回数」などが示されたものであり、「期限」は各アクションアイテムごとに必要な所要時間を考慮して設定する。なお、これらはデフォルトで作成されてもいいしユーザが各ToDoごとに作成しても良い。
また、データ管理部1は前記「ToDo一覧」ボタンをユーザがタップした際に入力部30にセットされた前記イベントを特定するデータをテーブル更新部5にも送る。テーブル更新部5は、これらデータを基に図8に示すイベント別ToDoテーブルを作成する。このイベント別ToDoテーブルのイベント行のタイトル列、日付列、時間列には、対応する前記イベントを特定するデータが入力される。更にNo.列にはデータ管理部1がスケジュール作成部6に送ったイベント番号が入力される。また関連テーブル検索部2で抽出された「報告書作成」、「会議室準備」、「議事録作成」の3項目がToDo行に入力される。更に、テーブル更新部5は各ToDoの実施期限として、スケジュールToDo関連テーブルから前記ToDoに対応する「期限」と前記イベントを特定するデータのうちの「時間」の和を計算し、計算した結果の日付と時間がToDo行の各ToDoごとに入力される。この例では、イベントを特定するデータである、日付「2004年3月26日」、時間「10:00〜11:00」に対し、報告書作成期限は1440分を足した3月27日10:00、会議室準備はー30分を足した3月26日9:30、議事録作成は2880分足した3月28日10:00となる。
表示部20は作成されたイベント別ToDoテーブルをもとに図2bに示すイベント別ToDoリストを表示する。この際、ソート部3がイベント別ToDoテーブルのToDo行をスケジュールToDo関連テーブルの4列目の選択回数値の降順に並べ替える。この並べ替えが終了すると、表示部20は図2bのイベント別ToDoリストを画面に表示させる。イベント別ToDoリストのToDoタイトル毎に表示されるチェックボックスは、ToDoを設定するかどうかのチェックボックスであり、表示時点においては、デフォルトでオンとなっている。ToDoタイトルは、スケジュールToDo関連テーブルのToDoタイトルがそのまま用いられる。時間は、図8のイベント別ToDoテーブルのToDo毎の時間が表示される。この時間は各アクションアイテムの実施期限を示している。このイベント別ToDoリスト表示画面でOKボタンがタップされると、関連テーブル更新部5は作成したイベント別ToDoテーブルをデータ管理部1へ送り、データ管理部1は記憶部40へ送り保存する。また、テーブル更新部5は、スケジュールToDo関連テーブルをデータ管理部1経由で読み出し、イベント別ToDoリスト表示画面上のToDoタイトルについては前記検索により抽出されたと判断し、対応するスケジュールToDo関連テーブルの「選択回数」を1つ増す処理を行い、スケジュールToDo関連テーブルを記憶部40へ保存する。この際チェックボックスにチェックがあるものだけの選択回数を増やすこととしてもよい。
ToDoリスト作成部4はイベント別ToDoリスト表示画面でOKがタップされると、全てのイベント別ToDoテーブルから各レコードを抽出した全ToDoテーブル(図示せず)を日時でソートし、記憶部40に保存する。この動作によりイベント別ToDoリストは閉じる。図2aに示すスケジュール画面で、「確定」がタップされることによりスケジュール作成部6はユーザが入力した前記イベントを特定するデータであるスケジュールタイトル、日付、時間、場所等のデータをスケジュールテーブルの該当するイベント番号行に入力し、このスケジュールテーブルをデータ管理部1経由で記憶部40に送り保存する。このタップ操作により図2aのスケジュール画面は閉じ、月次または週間スケジュールが表示される。ところで、イベント別ToDoリスト表示画面上で、新規ToDoがチェックボックスにより選択されている場合は、別途入力画面がポップアップし(表示せず)、ToDoタイトルおよび日程の入力が行われ、確定ボタンがタップされると、関連テーブル更新部5は、このデータを受けてイベント別ToDoテーブルに新規ToDoタイトルを追加すると共に、スケジュールToDo関連テーブルの最終列にそのデータを追加し、選択回数を1とする。またイベント別ToDoリストの時間の変更を行った場合は、スケジュールToDo関連テーブルの期限の変更は行われず、イベント別ToDoテーブルのみに変更した時間が反映される。これは、スケジュールToDo関連テーブルの期限が変更されると以降入力されるToDoの期限が全て変更されることを防ぐことを目的としており、正式に変更する場合は、新規ToDoを作成して更新することとなる。
図1に示される回路構成は、当該機能を実現する手段であれば、どのような回路または装置であってもよく、また機能の一部をソフトウエアで実現することも可能である。さらに機能実現手段を、複数の回路によって実現してもよく、複数の機能を単一の回路で実現してもよい。よく使われると思われるToDoについては、あらかじめ図3のスケジュールToDo関連テーブルに設定しておいてもよく、図4の全ToDoリストの期限表示も、これに限定されるものではない。
図5において、本発明による情報編集方法のシーケンスを説明する。図2aに示される、スケジュール画面上のスケジュールタイトル、日付、時間等が入力されると(ステップ10)、これらのデータのうちタイトルと図3のスケジュールToDo関連テーブルとを照合して検索が開始される(ステップ12)。検索においては、スケジュールタイトルの文字列と関連テーブルの1列目の文字列が、部分的に一致するかを判定する。従って、スケジュールタイトルに販売会議と入力した場合でも、スケジュールToDo関連テーブルのスケジュールタイトルの会議の文字列との部分的な一致により、該当するToDoタイトルを図2bのイベント別ToDoリストに追加される。一致しなければ、次の行の検索を行い、最後の行まで検索を繰り返す(ステップ16)。
ToDo検索が終了し、イベント別ToDoテーブルが作成されると(ステップ14)、作成されたイベント別ToDoリストは、図3のスケジュールToDo関連テーブルの4列目の選択回数値の降順に並べ替えられ(ステップ18)、イベント別ToDoリストの作成が完了する(ステップ20)。この並べ替えが終了すると、図2bに示される編集表示リストが、画面に表示される(ステップ22)。イベント別ToDoリストのチェックボックスは、ToDoを設定するかどうかのチェックボックスであり、表示時点においては、デフォルトでオンとなっている。ToDoタイトルは、スケジュールToDo関連テーブルのToDoタイトルがそのまま用いられる。時間は、図8のイベント別ToDoテーブルのToDo毎の時間が表示される。
このイベント別ToDoリスト表示中にチェックボックスの選択、日程・時刻の変更等を画面上で行うことができ、イベント別ToDoリストの編集を行うことができる(ステップ24)。ユーザがOKボタンをタップすると(ステップ25)新規ToDoが選択されている場合は、イベント別ToDoリストに入力画面がポップアップ(表示せず)し、ToDoタイトルおよび日程の入力が行われ確認ボタンがタップされると、イベント別ToDoテーブルに追加される(ステップ26、28)と共に引き続き、スケジュールToDo関連テーブルの最終列にそのデータが追加される(ステップ30)。
次に、チェックボックスにチェックがあるレコードについては、スケジュールToDo関連テーブルの選択回数を一回増して更新し(ステップ32、34)、スケジュールToDo関連テーブルの更新とイベント別ToDOリストの作成を完了する(ステップ36)。更に全ToDoリストが作成される(ステップ38)。更新されたスケジュールToDo関連テーブルは保存され(ステップ40)、編集作業が終了する。尚全ToDoリストは、ToDoアプリケーションを起動することによって表示することができる。
以上説明したように、スケジュール管理アプリケーションにおいて、イベント入力の際のタイトルを指定することにより、ToDoタイトルが引用されるため、アクションアイテムの編集における入力の手間を省き、入力忘れを防ぐことが可能となる。また利用頻度の多いアクションアイテムをあらかじめタイトル化し、関連テーブルに記載しておくことで、ToDoの抜けを防ぐことができる。さらにToDoリストの更新が終了した時点でこれをファイル化しておくことで、必要に応じ随時読み出してToDoのチェックができるため、手配遅れなどの問題を回避することが可能となる。
本発明は、デスクトップパソコンあるいは携帯情報端末のほか、携帯電話などあらゆる情報端末におけるスケジュールアプリケーションにおけるアクションアイテム(ToDo)管理に適用できる。
本発明による情報編集装置の機能ブロック図。 表示部におけるスケジュールアプリケーションの表示画面。 スケジュールとアクションアイテム(ToDo)の関連を表すスケジュールToDo関連テーブル。 表示部20における全ToDoリストの表示画面。 本発明の情報編集方法のシーケンスを示すフローチャート。 本発明の情報編集装置のハードウエアブロック図。 スケジュールに関するデータで作成されるスケジュールテーブル。 イベントを特定するデータで作成されるイベント別ToDoテーブル。
符号の説明
1 データ管理部
2 関連テーブル検索部
3 ソート部
4 ToDoリスト作成部
5 テーブル更新部
6 スケジュール作成部
10 制御部
20 表示部
30 入力部
40 記憶部
100 情報編集装置

Claims (6)

  1. スケジュール上の予定事項の名称であるイベント名を入力する入力部と、
    スケジュール上の予定事項の名称として予め備えられたイベント候補名と、スケジュールを遂行する上での実施すべき事項の名称である実施事項名と、を関連付けた関連テーブルを記憶する記憶部と、
    前記入力部により入力された前記イベント名と、前記関連テーブルに記憶された前記イベント候補名と、を比較するテーブル検索部と、
    前記テーブル検索部によって前記比較した結果、前記イベント名とイベント候補名とが一致した場合には、該一致したイベント候補名に関連付けられた前記実施事項名を抽出し、該抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて記憶する実施事項テーブルを作成するテーブル更新部からなる情報編集装置。
  2. 前記実施事項名が抽出された回数をカウントし、該抽出された回数を前記関連テーブルに記憶された前記実施事項名に対応して記憶する実施事項名カウント手段を備え、
    前記抽出された回数に基づいて前記実施事項テーブルに記憶される実施事項名を並べ替える並べ替え部を有することを特徴とする請求項1記載の情報編集装置。
  3. 前記テーブル検索部が行う前記イベント名と前記イベント候補名との比較は、部分一致検索であることを特徴とする請求項1または2に記載の情報編集装置。
  4. 前記情報編集装置は表示部を備え、
    前記抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて表示することを特徴とする請求項1から3いずれかに記載の情報編集装置。
  5. 請求項1から4いずれかに記載の情報編集装置を備えた携帯情報端末。
  6. スケジュール上の予定事項の名称であるイベント名を入力するステップと、
    スケジュール上の予定事項の名称として予め備えられたイベント候補名と、スケジュールを遂行する上での実施すべき事項の名称である実施事項名と、を関連付けた関連テーブルを記憶するステップと、
    前記入力ステップで入力された前記イベント名と、前記関連テーブルに記憶された前記イベント候補名と、を比較するステップと、
    前記比較するステップで比較した結果、前記イベント名とイベント候補名とが一致した場合には、該一致したイベント候補名に関連付けられた前記実施事項名を抽出し、該抽出された実施事項名と、該実施事項名に対応した実施すべき事項の実施期限とを関連付けて記憶するステップからなる情報編集方法。
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* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
US8903869B2 (en) 2008-03-17 2014-12-02 Ricoh Company, Ltd. Object linkage system, object linkage method and recording medium

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