JP2005199498A - 無線機能により文書回覧管理をなすクリップ及びシステム - Google Patents

Abstract

【目的】文書回覧の確実な実行を実現するクリップ及び文書回覧管理システムを提供する。
【構成】本発明によるクリップは、複数の回覧先の各々に回覧されるべき文書を担持するクリップであり、該回覧先の各々に対応する複数の情報端末から無線信号を受信する受信部と、該複数の情報端末の各々に対応して未回覧又は回覧済みの何れかの状態を表す回覧状況データを保持する記憶部と、該無線信号に含まれる回覧済み情報を検知した場合に、該情報端末毎に対応する回覧状況データを回覧済みの状態に更新する制御部とを含む。本発明による回覧文書管理システムは、複数の回覧文書に対応して複数のクリップと複数の情報端末とを含み、該複数の回覧文書の回覧状況を管理する。
【選択図】図１

Description

本発明は、回覧先の各々に回覧されるべき文書を担持するクリップと、これを用いて該回覧文書の文書回覧管理をなすシステムとに関する。

組織内においては何らかの文書を多数の組織構成員に順次回し読みさせるすなわち回覧することが行われる。かかる文書回覧は効率的になされるのことが望ましい。文書回覧の効率化を目的として、例えば、書類を挟む働きと共に回付先表示を可能とするクリップと、かかるクリップの所在を無線技術を用いて追跡するシステムとの構成が開示されている（特許文献１参照）。
特許公開２００２−３６７６８号公報

しかし、かかる従来の構成は、組織内の各場所に固定されたアンテナと文書を挟んだクリップとが無線到達距離内にあることを以て、そのアンテナ近傍の人間が当該文書を回覧したはずであるとする蓋然性に基づく認識により回覧状況を把握するものである。従って、場合によっては回覧すべき人を飛ばしてしまうとか、更には回覧漏れがあるにもかかわらずに回覧終了としてしまうという問題あった。

本発明の目的は、文書回覧の確実な実行を実現するクリップ及び文書回覧管理システムを提供することである。

本発明によるクリップは、複数の回覧先の各々に回覧されるべき文書を担持するクリップであって、該回覧先の各々に対応する複数の情報端末から無線信号を受信する受信部と、該複数の情報端末の各々に対応して未回覧又は回覧済みの何れかの状態を表す回覧状況データを保持する記憶部と、該無線信号に含まれる回覧済み情報を検知した場合に、該情報端末毎に対応する回覧状況データを回覧済みの状態に更新する制御部とを含むことを特徴とする。

本発明による文書回覧管理システムは、複数の回覧先の各々に回覧されるべき少なくとも１つの文書を担持する少なくとも１つのクリップと、該回覧先の各々に対応する複数の情報端末とを含む文書回覧管理システムであり、該クリップは、該複数の情報端末から無線信号を受信する受信部と、該複数の情報端末の各々に対応して未回覧又は回覧済みの何れかの状態を表す回覧状況データを保持する記憶部と、該無線信号に含まれる回覧済み情報を検知した場合に、該情報端末毎に対応する回覧状況データを回覧済みの状態に更新する制御部とを含み、該複数の情報端末の各々は、該クリップが担う文書の回覧済み情報を該クリップに無線信号により送信する送信手段とを含むことを特徴とする。

本発明によるクリップ及び文書回覧管理システムによれば、回覧文書を挟む等の方法により担うクリップが回覧先の情報と共にその回覧状況を保持し、一方、情報端末のユーザは、該クリップに自己が回覧した旨の回覧済み情報を送信してその回覧状況を更新することができる。これにより、文書回覧の確実な実行を実現することができる。

本発明の実施例について添付の図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の実施例であり、回覧文書を担持するクリップ３０と複数の情報端末１０ａ乃至１０ｄとを含む文書回覧管理システムの構成を示している。ここで、複数の情報端末（以下端末と称する）１０ａ乃至１０ｄがネットワーク４０に接続される。ネットワーク４０は、ＬＡＮ等のデータ通信ネットワークである。複数の情報端末１０ａ乃至１０ｄの各々は、汎用的なＰＣであり、1台毎に無線アンテナを装備し、オフィス等の施設において分散配置され、複数のユーザにより個別に利用されることを想定している。クリップ３０は、回覧されるべき文書２０（以下、回覧文書２０）に、例えば、該文書を担持することにより付着されるリップであり、無線タグ（例えば、ＲＦＩＤ）の如き無線機能と、該無線機能を介して情報を読込及び書込自在の記憶機能とを有する。本実施例においては４台の情報端末１０ａ乃至１０ｄが示されているが、本発明はかかる数に限定されない。また、複数の情報端末１０ａ乃至１０ｄの何れか又は全てが携帯情報端末或いは携帯電話であっても良い。

図１に示される構成を詳細に説明する前に本発明のより良い理解を与えるために本実施例における基本的な運用について説明する。

回覧文書２０は、回覧前に回覧開始ユーザによりクリップ３０が付与される。回覧開始ユーザの端末（図の例では情報端末１０ａ）において、回覧文書２０に関する回覧文書管理情報が情報端末１０ａに登録される。一方、クリップ３０には回覧路文書２０の識別子を含む管理情報及びクリップ３０自体の識別子を含む管理情報がクリップ管理情報として記憶される。

その後、人の手により回覧文書２０が回覧に供される。この際に、回覧先のユーザが利用する端末（図の例では情報端末１０ｂ）は、装備されたアンテナによりクリップを検出し、検出されたクリップに記録されているクリップ管理情報を読み出し、回覧先リスト等の回覧に必要な情報を端末の表示装置により表示する。その表示画面に対して、ユーザは、回覧文書を閲覧をなした上で回覧済または回覧終了の入力を行う。この際に、情報端末１０ｂから、回覧文書２０の登録をなした回覧開始ユーザの情報端末１０ａに向けて回覧通知情報を送信する。

回覧開始ユーザの端末１０ａは、他端末からの回覧通知情報を受信すると、表示部に回覧状況を表示し、端末内の記憶部に記録されているその文書の回覧文書管理情報を更新する。また回覧を開始したユーザの端末１０ａは、ユーザ（例えば、図１の端末１０ｄ）から任意の文書の回覧状況の検索指示があると、端末１０ａ内の記憶部から該当情報を取り出して端末１０dの表示部に情報を表示せしめる。

図２は、図１に示されるクリップ３０の電子的な機能の構成を示している。クリップ３０は、アンテナ３１と制御部３２と記憶部３３とを含み、無線記憶装置として所謂ＲＦＩＤ（Radio Frequency IDentification system）と呼ばれる無線タグやＩＣチップにより１チップにより実現され得る。クリップ３０は、バッテリーは持たず電源は電磁誘導によりアンテナ３１を介して外部から供給される。記憶部３３は、読み書き可能な不揮発性メモリであり、クリップ管理情報６１を保持する。クリップ管理情報６１では、回覧先のエントリ毎すなわち端末毎に未回覧又は回覧済の如き回覧状況の情報を保持する。制御部３２は、アンテナ３１を介した外部からの指令に応じて、クリップ管理情報６１の読込、書込又は更新の制御を記憶部３３に対してなす。クリップ３０を、無線タグの技術を用いて実現した場合、例えば、１３．５６ＭＨｚの周波数帯域を用いて約５０ｍｍ程度の到達距離を達成できる。クリップ３０は、アンテナ３１と制御部３２とにより無線装置としての送信部及び受信部を構成する。

図３は、図１に示される端末の各々に共通する機能構成を示している。端末１０ａ乃至１０ｃの各々は、汎用的なＰＣにより実現される。その機能構成は、図示されるように、通信制御部１１と、アンテナ１２と、記憶部１３と、制御部１４と、表示部１５と、入力部１６とからなり、これらは共通バスを介して相互に接続される。

アンテナ１２は、制御部１４と協働して受信手段及び送信手段を提供してクリップ３０との間の無線通信を実現する。クリップ３０を無線タグの技術を用いて実現した場合には、アンテナ１２は無線タグに対するリーダ／ライタの機能を提供する。通信制御部１１は、ネットワーク４０（図１参照）を介して情報端末１０ａ乃至１０ｃ間で、例えばＬＡＮにより相互に通信可能とする機能を提供する。通信制御部１１は、文書回覧の際の回覧通知情報６３をその文書の回覧を開始した端末宛に送信し、自身がその文書の回覧を開始した端末であれば、他の端末から回覧通知情報６３を受信する。

制御部１４は、通常のＣＰＵにより実現され得る。制御部１４は、通常のコンピュータ実行を制御すると共に、回覧文書管理機能を動作せしめる。記憶部１３は、通常のコンピュータメモリとして機能すると共に、文書の数に応じて複数の回覧文書管理情報６１を保持する。表示部１５及び入力部１６は、通常のコンピュータのディスプレイ装置及びキーボード装置より実現される。これにより、端末の操作者すなわちユーザによるクリップ管理情報６１、回覧文書管理情報６２の表示及び更新指示を可能とする。

図４は、クリップ管理情報６１、回覧文書管理情報６２及び回覧通知情報６３の内容を表形式にて説明している。

表１は、クリップ管理情報６１を説明している。クリップ管理情報６１は、「クリップ識別子」と、「回覧状態」と、「文書識別子」と、「端末識別子」と、「回覧先リスト」とからなる複数の項目を含む。ここで、「クリップ識別子」は、各クリップに一意な値が予め設定され、端末による変更を不可とする。「回覧状態」は、回覧中または回覧終了を示している。「文書識別子」は、クリップに対応する回覧中の文書の識別子である。「端末識別子」は、回覧文書を登録した端末の識別子である。「回覧先リスト」は、文書の回覧先の端末の識別子と回覧状況（未回覧または回覧済み情報）を示す情報から構成される。尚、「回覧先リスト」は、また、回覧先が複数の場合に、端末の識別子と回覧状況を示す情報との２つのデータを1組として複数項目保持される。

表２は、回覧文書管理情報６２を説明している。回覧文書管理情報６２は、「クリップ識別子」と、「回覧開始日時」と、「回覧状態」と、「回覧先リスト」と、「文書情報」とからなる複数の項目からなる。ここで、「クリップ識別子」は、回覧文書に添付したクリップの識別子である。「回覧開始日時」は、回覧文書を登録した日時である。「回覧状態」は、回覧中または回覧終了を示している。「回覧先リスト」は、文書の回覧先の端末の識別子と回覧状況（未回覧または回覧済）を示す情報から構成され、回覧先が複数の場合は上記の２つのデータを1組として複数項目保持される。「文書情報」は、文書識別番号、文書名、概要等の情報を含む。

表３は、回覧通知情報６３を説明している。回覧通知情報６３は、「クリップ識別子」と、「回覧状態」と、「送信先端末識別子」と、「送信元端末識別子」とからなる複数の項目を含む。「クリップ識別子」は、回覧文書に添付したクリップの識別子である。「回覧状態」は、回覧中または回覧終了を示している。「送信先端末識別子」は、本通知情報の送信先の端末識別子である。「送信元端末識別子」は、本通知情報の送信元の端末識別子である。

図５は、端末における回覧文書管理方法を実現する処理手順を示している。該処理手順について図１及び図２の構成要素を適宜参照して説明する。

端末１０ａ乃至１０ｄの各々は、「ユーザからの回覧文書登録指示」と、「ユーザからの回覧文書調査指示」と、「アンテナから新規クリップ検出」と、「他端末からの回覧情報受信」との各々の場合に分かれるイベントにより処理分岐する（ステップＳ１）。

第１に、イベントが「ユーザからの回覧文書登録指示」である場合の処理手順について説明する。先ず、端末（例えば端末１０ａ）は、回覧文書登録画面を表示し、クリップ管理情報６１の入力待ちを行う（ステップＳ１１）。次に、アンテナから検出されているクリップ識別子と入力されたクリップ識別子が一致するか否かを判定する（ステップＳ１２）。一致しない場合には、該当文書無しのメッセージを画面表示する（ステップＳ１３）。一方、一致する場合には、入力されたクリップ管理情報６１をクリップの記憶部３３に書き込む。（ステップＳ１４）。次に、入力されたクリップ管理情報６１を端末の記憶部１３に書き込む（ステップＳ１５）。

第２に、イベントが「ユーザからの回覧文書調査指示」である場合の処理手順について説明する。先ず、当該回覧文書を登録した端末（例えば端末１０ａ）は、回覧文書調査画面を表示し、クリップ識別子の入力待ちを行う（ステップＳ２１）。次に、入力されたクリップ識別子と一致するクリップ識別子を持ち、回覧状態が回覧中の回覧文書管理情報６２を記憶部１３内から検索する（ステップＳ２２）。次に、一致する回覧文書が有るか否かを判定する（ステップＳ２３）。もし一致しない場合には、該当文書無しのメッセージを画面表示する（ステップＳ２４）。一方、一致する場合には、該当文書の回覧文書管理情報６２を画面表示する（ステップＳ２５）。

第３に、イベントが「アンテナから新規クリップ検出」である場合の処理手順について説明する。先ず、回覧先の端末（例えば、端末１０ｂ）は、クリップ管理情報６１を読み出す（ステップＳ３１）。次に、回覧状態が回覧中か否かを判定する（ステップＳ３２）。もし回覧中の場合には、回覧先リストの中に自身の端末識別子が含まれるか否か判定する（ステップＳ３３）。もし含まれる場合には、回覧文書検出画面を表示し、入力待ちを行う（ステップＳ３４）。入力結果を判定する（ステップＳ３５）。もし「終了」入力の場合には、クリップ管理情報６１の回覧状態を終了に設定する（ステップＳ３６）。一方、「回覧済み」の入力の場合には、クリップ管理情報６１の回覧先リスト中の自身の端末識別子に関連する回覧状況を回覧済に設定する（ステップＳ３７）。尚、この「回覧済み」の入力は、クリップ３０のアンテナ３１と端末のアンテナ１２とを無線到達距離内に置くことだけで自動的になされるようにしても良い。次に、回覧文書管理情報６２の回覧先リスト中の自身の端末識別子に関連する回覧状態を回覧済に設定する（ステップＳ３８）。次に、回覧通知情報６３を生成して回覧開始元の端末に情報送信する（ステップＳ３９）。ステップＳ３２において、回覧中でない場合、ステップＳ３３において回覧先リストの中に自身の端末識別子が含まれていない場合及びステップＳ３５において「キャンセル」の場合には、ステップＳ１における新たなイベントに従った分岐に戻る。

この処理手順により、回覧先の端末は、アンテナ１２で検出されたクリップ３０から提供されるクリップ管理情報６１を元に表示部１５に文書の回覧状況を示す情報を表示する。回覧先の端末のユーザは、当該クリップ３０に関連付けられた文書に関する回覧履歴および未回覧先を表示部１５から知り得ることができ、次の回覧先の選択や回覧終了の判断をなすことができる。回覧先の端末のユーザは、また、クリップ３０に登録された回覧履歴および未回覧先を含むクリップ管理情報６１を端末の表示部から確認することによりクリップ３０の回覧先リスト上の記録順に依存しない順序で回覧先を決定することができる。

第４に、イベントが「回覧情報受信時」である場合の処理手順について説明する。先ず、端末（例えば端末１０ａ）は、回覧通知情報６３のクリップ識別子と一致するクリップ識別子を持ち、回覧状態が回覧中の回覧文書管理情報６２を記憶部１３内から検索する（ステップＳ４１）。次に、回覧通知受信画面を表示する（ステップＳ４２）。次に、回覧通知情報６３の内容に従って回覧文書管理情報６２を更新して記憶部１３に保存する（ステップＳ４３）。

文書登録者、すなわち回覧開始者は、任意の文書の回覧を開始する時に上記の如くそのの文書に対応する回覧文書管理情報６２を端末の記憶部１３を既に記録している。従って、この処理手順により、回覧開始者の端末が回覧先から回覧済の情報を回覧通知情報６３として受信すると、該当する文書の回覧状況を示す情報を表示部１５に表示する。これにより、回覧開始者は、当該文書に関する回覧状況および未回覧先を知ることができる。

図６は、端末に表示される回覧文書登録画面の例を示している。この画面では、回覧を開始する回覧文書に付すクリップのクリップ識別子及び文書識別子の入力を受け付ける。この画面において、文書名及び文書概要等の文書情報の入力を受け付けるようにしても良い。

図７は、端末に表示される回覧文書調査画面の例を示している。この画面において、現在の回覧の状態を検索するクリップの識別子の入力を受け付ける。

図８は、端末に表示される回覧文書検出画面の例を示している。この画面は、アンテナで検出されたクリップの識別子、回覧状況や履歴を含んだ情報をユーザに通知する。この画面において、当該回覧文書を回覧したユーザは、回覧済み又は回覧終了の入力をなすことができる。

図９は、端末に表示される回覧通知受信画面の例を示している。この画面は、他の端末における回覧状況の事実をクリップの識別子等の情報と共にユーザに知らしめることができる。

以上の実施例において、回覧される文書は、回覧先リスト中に記憶される回覧先に任意の順番で回覧することができる。たとえ、回覧先リスト中の順序とは異なる順番で回覧されたとしても回覧先を脱漏することはない。また、回覧文書管理情報が回覧を開始した端末において回覧履歴として保持されることから、たとえ回覧先が飛ばされた事実があれば容易に発見することが可能である。

尚、本発明における適用において回覧文書とは、複数の人間に回し読み可能且つ可読的文字及び／又は図画が記載されたあらゆる印刷物を含むものとする。

本発明の実施例であり、回覧文書を担持するクリップと複数の端末とを含む文書回覧管理システム全体の構成を示しているブロック図である。 図１に示されるクリップの電子的な機能の構成を示しているブロック図である。 図１に示される端末の各々に共通する機能構成を示しているブロック図である。 クリップ管理情報、回覧文書管理情報及び回覧通知情報の内容を表形式にて説明する図である。 端末における回覧文書管理を実現する処理手順を示しているフローチャートである。 端末に表示される回覧文書登録画面の例を示している画面図である。 端末に表示される回覧文書調査画面の例を示している画面図である。 端末に表示される回覧文書検出画面の例を示している画面図である。 端末に表示される回覧通知受信画面の例を示している画面図である。

符号の説明

１０ａ乃至１０ｃ 端末
１１ 通信制御部
１２ アンテナ
１３ 記憶部
１４ 制御部
１５ 表示部
１６ 入力部
２０ 回覧文書
３０ クリップ
３１ アンテナ
３２ 制御部
３３ 記憶部
４０ ネットワーク
６１ クリップ管理情報
６２ 回覧文書管理情報
６３ 回覧通知情報

Claims (10)

1. 複数の回覧先の各々に回覧されるべき文書を担持するクリップであって、
   前記回覧先の各々に対応する複数の情報端末から無線信号を受信する受信部と、
   前記複数の情報端末の各々に対応して未回覧又は回覧済みの何れかの状態を表す回覧状況データを保持する記憶部と、
   前記無線信号に含まれる回覧済み情報を検知した場合に、前記情報端末毎に対応する回覧状況データを回覧済みの状態に更新する制御部と、
   を含むことを特徴とするクリップ。
2. 前記複数の情報端末のうちの少なくとも１つの識別情報を含む無線信号を前記情報端末に送信することにより、前記複数の回覧先のうちの少なくとも１つを回覧先に限定する送信部を更に含むことを特徴とするクリップ。
3. 前記受信部、前記記憶部及び前記制御部は、１チップからなることを特徴とする請求項１又は２記載のクリップ。
4. 複数の回覧先の各々に回覧されるべき少なくとも１つの文書を担持する少なくとも１つのクリップと、前記回覧先の各々に対応する複数の情報端末と、を含む文書回覧管理システムであって、
   前記クリップは、
   前記複数の情報端末から無線信号を受信する受信部と、
   前記複数の情報端末の各々に対応して未回覧又は回覧済みの何れかの状態を表す回覧状況データを保持する記憶部と、
   前記無線信号に含まれる回覧済み情報を検知した場合に、前記情報端末毎に対応する回覧状況データを回覧済みの状態に更新する制御部と、
   を含み、
   前記複数の情報端末の各々は、
   前記クリップが担う文書の回覧済み情報を前記クリップに無線信号により送信する送信手段と、
   を含むことを特徴とする文書回覧管理システム。
5. 前記クリップは、前記複数の情報端末のうちの少なくとも１つの識別情報を含む無線信号を前記情報端末に送信することにより、前記複数の回覧先のうちの対応する少なくとも１つを回覧先に限定する送信部を更に含み、
   前記情報端末は、前記識別情報を含む無線信号を受信する受信手段を更に含み、前記情報端末の送信手段は、前記識別情報が自己を指定している場合にのみ前記回覧済み情報を送信することを特徴とする請求項４記載の文書回覧管理システム。
6. 前記送信手段は、操作者からの回覧済みの情報入力に応じて前記回覧済み情報を送信することを特徴とする請求項４又は５記載の文書回覧管理システム。
7. 前記送信手段は、前記クリップと無線到達状態にある状態検知に応じて前記回覧済み情報を送信することを特徴とする請求項４又は５記載の文書回覧管理システム。
8. 前記少なくとも１つの文書毎に対応する少なくとも１つの回覧状況データを生成する回覧状況データ生成手段と、
   前記回覧状況データを対応するクリップに送信し、これを前記クリップに保持せしめることにより登録する回覧状況データ登録手段と、
   を更に含むことを特徴とする請求項４又は５記載の文書回覧管理システム。
9. 前記複数の情報端末の各々は、ネットワークに接続されて、前記少なくとも１つの文書の回覧状況データを相互に交換する手段を更に含むことを特徴とする請求項４又は５記載の文書回覧管理システム。
10. 前記受信部、前記記憶部及び前記制御部は１チップからなることを特徴とする請求項４乃至９の何れか１記載の文書回覧管理システム。
    

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