JP2005092364A - ワークフロー実行支援装置 - Google Patents

Abstract

【課題】 事業所毎にワークフローの態様などが異なっていても、それに対応できるようにし、各処理段階の伝票や伝票処理の状況を容易に確認または把握できるようにする。
【解決手段】 ワークフロー実行支援装置は、複数のワークフローと各ワークフローについての伝票処理の流れとを予め記憶させておくワークフロー記憶部Ｍ１と、各伝票に記入されるデータと各伝票の処理段階とが記憶される伝票記憶部Ｍ２と、各業務と各伝票処理とに対する各人の権限が記憶される権限記憶部Ｍ３とを有している。ディスプレイ２４によって各処理段階にある伝票と各伝票に記入されるデータとを確認することが可能になっている。伝票処理はキーボード２３により選択されたワークフローに基づきキーボード２３による操作に従って実行される。キーボード２３による操作は権限記憶部Ｍ３に記憶された権限に応じて制限される。
【選択図】 図２

Description

この発明は、官公庁や法人などの事業所において、事業所の構成員（以下、単に「社員」という。）が、予め決められた業務の流れ（以下、「ワークフロー」という。）」に従って個々の業務を遂行するのを支援するためのワークフロー実行支装置に関し、特にこの発明は、会計処理のように、伝票処理を伴うワークフローの実行をコンピュータを利用した電子化システム上で支援するためのワークフロー実行支援装置に関する。

従来、官公庁や法人などの事業所では、一般に、決裁を前提とする伝票処理を伴った各種のワークフローが導入されている。例えば、ある部署の社員が物品を購入したり、サービスを受けたりする際には、その部署の担当者は、決められた書式の伝票（例えば、「物品購入伺」、「委託契約伺」など）に所定の事項を記入したうえで、これを決裁に廻し、その決裁が降りて始めて物品の購入などの手続きに入るようになっている。

例えば、前記の「物品購入伺」に決裁が降りたとき、担当者は１以上の業者に見積の作成と提出とを依頼し、いずれかの業者を最終契約業者に選んで契約金額の確定を行っている。この契約に際して、担当者は「契約伺」などの伝票に契約したい業者名や金額など、所定の事項を記入してこれを決裁に廻し、その決裁が降りて始めて業者との契約を交わすようになっている。

つぎに、発注した物品の納入があると、担当者は「支払依頼書」などの伝票に所定の事項を記入してこれを経理部署へ廻し、一方、経理部署の担当者は伝票チェックを行った上で、業者への支払いを行う。この支払いに請求行為を必要とする場合は、担当者は「請求伺」のような伝票に所定の事項を記入してこれを決裁に廻し、その決裁が降りた後に前記の「支払依頼書」を経理部署へ廻すことになる。

しかしながら、上記したワークフローでは、各業務の伝票処理が手作業で行われているため、作業効率が悪く、起票から発注や納品、さらには支払に至るまでに多くの時間がかかるという問題がある。また、起票者はその伝票について決裁があったかどうかなどを容易に確認することができない。さらに、経理部署では起票状況や伝票処理の状況を容易に把握することができない、という問題もある。
そこで、この種のワークフローの実行をコンピュータを利用した電子化システムにより支援することも可能であるが、事業所毎にワークフローの態様や各業務の各伝票処理に対する各社員の権限などが異なるため、事業所毎にプログラムを作成する必要がある。

この発明は、上記問題に着目してなされたもので、事業所毎にワークフローの態様や伝票処理に対する各社員の権限が異なっていても、その都度プログラムを作成する方法によらずに対応でき、各処理段階の伝票や伝票処理の状況を容易に確認または把握することができるワークフロー実行支援装置を提供することを目的とする。

この発明によるワークフロー実行支援装置は、伝票処理を伴うワークフローの実行をコンピュータを利用した電子化システムにより支援するためのものであって、複数のワークフローと各ワークフローについての伝票処理の流れとを予め記憶させておく第１の記憶手段と、各伝票に記入されるデータと各伝票の処理段階とが記憶される第２の記憶手段と、 各業務と各伝票処理とに対する各人の権限が記憶される第３の記憶手段と、ワークフローとワークフローにおける業務と各処理段階の伝票とを選択する操作と伝票に記入されるデータとその伝票の処理段階とを入力する操作とを行うための操作手段と、各処理段階にある伝票と各伝票に記入されるデータとを画面上で確認することが可能な表示手段と、前記操作手段により選択されたワークフローに基づき前記操作手段による操作に従って伝票処理を実行するとともに、第３の記憶手段に記憶された権限に応じて前記操作手段による操作を制限する制御手段とを備えて成るものである。

この発明の上記した構成において、「伝票の処理段階」とは、一般的には、伝票を起こして所定のデータを記入する段階、伝票入力を終えて起票の登録を行う段階、伝票に記入したデータを確定してその伝票に対する決裁を求める段階、決裁が降りた伝票を保管するか決裁が降りなかった伝票を廃棄する段階などを指す。

また、この発明の上記した構成において、「第１の記憶手段」はＲＯＭのような読み出し専用のメモリであり、「第２の記憶手段」や「第３の記憶手段」はＲＡＭやハードディスクのような読み書きが可能なメモリである。「操作手段」はキーボードやマウスなどで構成される。「表示手段」はＣＲＴや液晶のようなディスプレイで構成される。「制御手段」はプログラムされたコンピュータによって実現されるもので、ＣＰＵとプログラムやデータが記憶されるメモリとで構成される。

前記のコンピュータを利用した電子化システムは、例えば、各人が操作する端末をクライアントとするクライアント・サーバーシステムによって構築されるもので、具体的にはＬＡＮ上に各人が直接操作する複数の端末とサーバとを配置した構成のものである。

この発明の一実施態様においては、前記表示手段の画面には、ワークフローは所定の概念の第１のアイコンで表示され、ワークフローにおける業務は第１のアイコンより下位概念の第２のアイコンで表示され、業務における伝票の処理段階は第２のアイコンより下位概念の第３のアイコンで表示されるようになっており、これによりワークフローと、ワークフローにおける業務と、業務における伝票の処理段階とを区別して分かるようになっている。

第１〜第３の各アイコンには種々の実施形態があるが、その一実施形態として、前記表示手段の画面には、ワークフローはキャビネットを表すアイコンで表示され、ワークフローにおける業務は引出しを表すアイコンで表示され、業務における伝票の処理段階はフォルダーを表すアイコンで表示されるようになっている。この実施態様によると、ワークフローの選択はキャビネットを選択することで実現される。業務の選択は引出しを選択することで実現される。伝票の処理段階はフォルダーを選択することで実現される。

この発明の好ましい実施態様においては、前記表示手段の画面には、伝票が存在する伝票の処理段階と伝票が存在しない伝票の処理段階とが区別して明示されるようになっている。

また、この発明の好ましい一実施態様においては、前記第３の記憶手段は、各業務の各伝票処理に対する権限と組織内の部署および役職と個人とを対応付ける権限テーブルを記憶しており、個人が特定されたとき、前記権限テーブルが参照されてその個人の各業務の各伝票処理に対する権限が読み出される。

好ましい一実施態様においては、前記制御手段は、権限のない業務または伝票処理について前記表示手段に該当する業務および伝票処理の段階を表示させないことにより前記操作手段による操作を制限するが、他の好ましい一実施態様においては、前記制御手段は、権限のない伝票処理について前記表示手段に該当する伝票処理を実行するためのツールを表示させないことにより前記操作手段による操作を制限する。

上記した構成のワークフロー実行支援装置において、事業所の構成員は、設定された権限に応じた伝票処理を表示手段の画面を見ながら操作手段を操作して実行する。各伝票に記入されるデータと各伝票の処理段階とは第２の記憶手段に記憶されているので、起票者は電子化システム上で起票した伝票について決裁があったかどうかを確認できる。また、経理部署では電子化システム上で起票状況や伝票処理の状況を把握できる。

この発明によると、伝票処理を伴うワークフローをコンピュータを利用した電子化システムを利用して実行するので、伝票処理の効率を向上できる。また、各伝票がどの処理段階にあるかを容易に確認できるとともに、起票状況や伝票処理の状況を容易に把握できる。また、複数のワークフローを予め記憶手段に記憶させてあるので、事業所毎にワークフローの態様や各業務の各伝票処理に対する各社員の権限が異なっていても、その都度プログラムを作成する方法によらずに容易に対応できるという効果がある。

図１は、この発明の一実施例であるワークフロー実行支援装置の全体構成を示す。
図示例のワークフロー実行支援装置は、会計処理についてのワークフローの実行をコンピュータを利用した電子化システムにより支援するためのもので、官公庁や法人などの事業所に導入されている。この実施例では、各社員が操作する端末をクライアントとするクライアント・サーバーシステムによって構築されており、ＬＡＮ１上にサーバ３と各社員が直接操作する複数の端末２とを配置して構成されている。

各端末２には主として伝票処理のための各種の入出力機能を持たせ、一方、サーバ３には主としてデータ処理機能や蓄積すべきデータやプログラムを記憶させる機能を持たせている。
前記サーバ３は、図２に示すように、制御、演算の主体であるＣＰＵ３０と、ＲＯＭやＲＡＭを含むメモリ３１と、各端末２と通信するための送受信部３１とでデータ処理機能部を構成しており、蓄積すべきデータやプログラムはワークフロー記憶部Ｍ１、伝票記憶部Ｍ２、および権限記憶部Ｍ３などに記憶させている。

ワークフロー記憶部Ｍ１は、予算関連、収入処理、支出処理などの各種の会計処理について、複数のワークフローを記憶させるためのもので、各ワークフローについて業務毎の伝票処理の流れが記憶させてある。なお、ワークフロー記憶部Ｍ１には、予め記憶させたワークフローの他に、後で新たに追加したワークフローを記憶させることも可能である。
伝票記憶部Ｍ２には、各ワークフローについて業務毎に各伝票に記入されるデータと、各伝票が現在どの処理段階にあるかが記憶されるようになっている。この実施例では、詳細は後述するが、処理段階毎のファイルを用意しておき、伝票の処理段階に応じて該当するファイルにその伝票に記入されるデータを記憶させることにより伝票に記入されるデータとその伝票の処理段階とを記憶させるようにする。
権限記憶部Ｍ３には、各業務の各伝票処理に対する権限と組織内の部署および役職と社員とを対応付ける権限テーブルＴＢ（図３参照）が記憶される。図示の権限テーブルＴＢの詳細は後述する。

各端末２は、制御、演算の主体であるＣＰＵ２０とＲＯＭやＲＡＭを含むメモリ２１とを含んでいる。ＣＰＵ２０はメモリ２１に記憶されたプログラムに従って入出力動作を制御して伝票処理を実行する。各端末２はサーバ３と通信するために送受信部２２を含み、さらに、キーボード２３、ディスプレイ２４、プリンタ２５などを備えている。
前記キーボード２３は、ワークフローを選択したり、ワークフローにおける業務を選択したり、各処理段階の伝票を選択したり、伝票に記入するデータとその伝票の処理段階を入力したりするのに用いられる他、会計処理システムの管理者が前記した権限を設定するときにも用いられる。なお、キーボード２３は、図示していないが、主として選択などの操作に用いられるマウスを含むものである。

前記ディスプレイ２４は、ワークフローの実行に際しては、その画面に選択したワークフローや選択した業務を表示したり、各処理段階にある伝票のリストや各伝票に記入されたデータを表示したりする。
この実施例では、ワークフローは、図４に示すように、キャビネットを表すアイコン４１〜４５で表示される。ワークフローにおける業務は、図５に示すように、引出しを表すアイコン５１〜５５で表示される。業務における伝票の処理段階は、図６に示すように、フォルダーなどを表すアイコン６１〜６６で表示される。また、伝票が存在している伝票の処理段階は、伝票がはさまったフォルダーを表すアイコン（図示例では６３のアイコン）で表示される。
なお、ディスプレイ２４の画面は、伝票にデータを記入するときには、該当する伝票の雛形が表示され、また、権限の設定を行うときには、権限設定のための入力画面が表示されることは勿論である。

前記プリンタ２５は、一般にディスプレイ２４の画面に表示されたデータなどを印字するのに用いられるが、伝票に記入したデータを確定して決裁を受けようとするときは、伝票１０を印刷して出力した後、これを決裁に廻すことになる。

図４に示すディスプレイ２４の画面には、画面の左半分２４Ｌに会計処理の種類がツリー構造で表示されるようになっており、この画面上で会計処理の種類を選択することが可能である。図示例では「支出処理」が選択されているので、画面の右半分２４Ｒには、「支出処理」における複数のワークフローがキャビネットを表すアイコン４１〜４５とその説明文字４６とで表示されている。各ワークフローのタイトルや説明文字４６は自由に変更することが可能である。なお、図４には、予め用意された全てのワークフロー（５種類）が示してあるが、実際は事業所において選択したワークフローのうち、端末２を操作する者（以下、「操作者」という。）が実行する権限のあるワークフローのみが表示される。

図示例において、例えば、「伺からの流れ」というワークフローがアイコン４１をクリックすることによって選択されると、図５に示すディスプレイ２４の画面に切り変わり、画面の右半分２４Ｒに、該当するワークフローにおける各業務がその説明文字５６とともに流れに沿って上から下へ表示される。なお、各業務のタイトルや説明文字５６は自由に変更することが可能である。この「伺からの流れ」というワークフローは、まず、「支出伺」という業務において、例えば「物品購入伺」などの伝票を処理することによって事前に概算の予算を確保した後、つぎに、「支出負担行為」という業務において、例えば「契約伺」などの伝票を処理することによって業者と金額とを確定した上で正式に予算を確保するものであり、いずれの業務についても伝票に対する決裁を伴っている。なお、「支出負担行為」または「変更支出負担行為」の次には、「支出決定」という業務が、その次には「精算決定」という業務が、順次実行されることになる。
因みに、「支出負担行為からの流れ」というワークフローは前記の「支出伺」という業務が省略されたものである。なお、図５には、「伺からの流れ」というワークフローについて全ての業務が示してあるが、実際は図７に示すように、操作者が実施する権限のある業務のみが表示される。この図７には、画面から消えている業務、すなわち、操作者が実施する権限のない業務が点線で示してある。

つぎに、図５に示すディスプレイ２４の画面において、「支出伺」という業務がアイコン５１をクリックすることによって選択されると、図６に示すディスプレイ２４の画面に切り変わり、画面の右半分２４Ｒに、該当する業務における伝票の処理段階がその流れに沿って上から下へ表示される。
同図の画面において、「伝票作成」の文字が付された伝票を表したアイコン６１は起票する前の段階を示す。「未登録」の文字が付されたフォルダを表したアイコン６２は伝票を起こして所定のデータを記入している中途の段階を示す。「未確定」の文字が付されたフォルダを表したアイコン６３は伝票入力を終えて起票の登録を行った段階を示す。「未記帳」の文字が付されたフォルダを表したアイコン６４は伝票に記入したデータを確定して印刷した伝票１０を決裁に廻した段階を示す。「記帳済」の文字が付されたフォルダを表したアイコン６５は伝票１０に対する決裁が降りて伝票１０を所定のバインダに綴じた段階を示す。「削除履歴」の文字が付されたゴミ箱を表したアイコン６６は伝票１０に対する決裁が降りずに未決裁が確定した段階を示す。なお、図６には、「支出伺」という業務について伝票の処理段階の全てが示してあるが、実際は図８に示すように、操作者が伝票処理を行うことができる権限のある伝票の処理段階のみが表示される。この図８には、画面から消えている伝票の処理段階、すなわち、伝票処理を行う権限のない伝票の処理段階が点線で示してある。

図６に示す画面において、例えば、「未確定」という伝票の処理段階がアイコン６３をクリックすることによって選択されると、この処理段階にある伝票がリストで表示される。そのリストの中から特定の伝票が選択されると、ディスプレイ２４は図９に示すような伝票の画面に切り変わる。この伝票の表示画面には、操作者に設定された権限で使用できるボタンなどのツール（図中、網点で示す。）のみが表示されており、使用できないツール（図中、かっこで示す。）については画面からは消されている。

図３は、前記した権限テーブルＴＢの具体例を示している。同図中、Ａ〜Ｆは、権限の種類を示すもので、例えば、権限Ａは自部署の伝票を表示できる権限を示し、また、権限Ｄは他部署の伝票に入力できる権限を示している。
この権限テーブルＴＢの中で組織内の各部署の社員に対する権限Ａ〜Ｆが設定される。図中、○は「権限あり」を示し、×は「権限なし」を示している。例えば、社員の「田中五郎」は総務課の決裁担当者であり、自部署の伝票を確認できる権限と自部署の伝票に入力できる権限とを有しているが、それ以外の権限は認められていない。
キーボード２３を操作して社員の氏名と個人認証のためのパスワードが入力されると、図３の権限テーブルＴＢが参照されて権限が読み出される。その結果、実行する権限のない業務や伝票処理についてはディスプレイ２４の画面に該当するアイコンが表示されないか、または、実行する権限のない伝票処理については伝票処理を実行するためのツールが表示されない。これにより操作者は、設定された権限に基づいてキーボード２３による操作が制限されることになる。

図１０は、操作者が端末２によって伝票処理を実行する場合のＣＰＵ２０による制御の流れを示している。なお、同図中、「ＳＴ」は「ＳＴＥＰ」（ステップ）の略であり、制御の流れにおける手順を示している。
同図のＳＴ１において、まず、ディスプレイ２４にシステムログインメニューが表示されるので、操作者は自己の氏名とパスワードを入力する（ＳＴ２）。氏名およびパスワードが適正であれば、ＳＴ３の判定が「ＹＥＳ」となり、ディスプレイ２４に全ての会計処理のリストが表示される（ＳＴ４）。いずれかの会計処理、例えば「支出処理」が選択されたとすると、ＳＴ５の判定が「ＹＥＳ」であり、支出処理について、事業所において選択したワークフローのうち、操作者が実行する権限のあるワークフローのみがディスプレイ２４に表示される（ＳＴ６）。

つぎに、いずれかのワークフローが選択されると、ＳＴ７の判定が「ＹＥＳ」であり、操作者が実施する権限のある業務のみがディスプレイ２４に表示される（ＳＴ８）。つぎに、いずれかの業務が選択されると、ＳＴ９の判定が「ＹＥＳ」であり、操作者が実行する権限のある伝票の処理段階のみがディスプレイ２４に表示される（ＳＴ１０）。例えば、起票の権限がなければ、図６において、アイコン６１〜６３は表示されない。

つぎに、いずれかの伝票の処理段階が選択されると、ＳＴ１１の判定が「ＹＥＳ」であり、選択された処理段階での伝票処理の権限があるかどうかが判定される（ＳＴ１２）。なお、ここでの伝票処理には、伝票への入力や伝票の修正、さらには伝票の確認も含まれる。もし、権限があれば、ＳＴ１２の判定が「ＹＥＳ」であり、必要なツールが用意された画面が表示され（ＳＴ１３）、つぎの伝票処理（ＳＴ１４）へ移行するが、権限がなければ、ＳＴ１２の判定が「ＮＯ」であり、必要なツールが存在しない画面が表示される（ＳＴ１５）。

図１１は、図１０のＳＴ１４（伝票処理）の詳細を示している。
同図のＳＴ１４−１では、ディスプレイ２４の画面上でどの伝票の処理段階が選択されたかをチェックしている。
もし、「伝票作成」の文字が付された伝票の処理段階が選択されれば、ＳＴ１４−２の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２より伝票の雛形が読み込まれ、起票からの「伝票入力処理」が実行される（ＳＴ１４−７）。もし、「未登録」の文字が付された伝票の処理段階が選択されれば、ＳＴ１４−３の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２の保存ファイルより作成途中の伝票が読み込まれ、伝票入力処理が継続される（ＳＴ１４−８）。

図１２は、図１１のＳＴ１４−７（伝票入力処理）の詳細を示す。
同図のＳＴ１では、現在実行しようとしている伝票処理がワークフローにおける１番目の業務についてのものかどうかが判断される。例えば、「伺からの流れ」というワークフローであって「支出伺」という１番目の業務について「伝票作成」の文字が付された伝票の処理段階が選択された場合は、ＳＴ１判定は「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２より伝票の雛形が読み込まれてディスプレイ２４に表示され（ＳＴ２）、起票からの伝票入力処理が実行される（ＳＴ３）。

もし、ワークフローにおける１番目の業務についてのものでないと判断されたとき、例えば、「伺からの流れ」というワークフローであって「支出負担行為」という２番目の業務について「伝票作成」の文字が付された伝票の処理段階が選択された場合は、ＳＴ１の判定は「ＮＯ」であり、つぎに伝票記憶部Ｍ２の１番目の業務についての記帳済ファイルに記帳済の伝票が存在するかどうかが判定される（ＳＴ４）。もし、記帳済の伝票が存在しておれば、ＳＴ４の判定が「ＹＥＳ」であり、前記記帳済ファイルより記帳済の伝票のリストが読み出されてディスプレイ２４に表示される（ＳＴ５）。そのリストから伝票の選択があると、ＳＴ６の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２より２番目の業務についての伝票の雛形が読み込まれてディスプレイ２４に表示され（ＳＴ７）、起票からの伝票入力処理が実行される（ＳＴ３）。もし、前記記帳済ファイルに記帳済の伝票が存在しなければ、ＳＴ４の判定が「ＮＯ」であり、ディスプレイ２４に記帳済の伝票が存在しない旨の表示がなされる（ＳＴ８）。

ＳＴ３の伝票入力処理が完了した後、操作者が登録ボタンをクリックするなどして登録操作を行うと、ＳＴ９の判定が「ＹＥＳ」となり、伝票への記入データは伝票記憶部Ｍ２の登録ファイルに格納される（ＳＴ１０）。もし、操作者が保存ボタンをクリックするなどして保存操作を行うと、ＳＴ１１の判定が「ＹＥＳ」となり、伝票への記入データは伝票記憶部Ｍ２の未登録ファイルに格納される（ＳＴ１２）。上記した登録または保存段階では伝票への記入データは未だ確定されていない。

図１１に戻って、もし、「未確定」の文字が付された伝票の処理段階が選択されれば、ＳＴ１４−４の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２の登録ファイルより登録済の伝票が読み込まれ、図１３に示す伝票確定処理が行われる（ＳＴ１４−９）。

図１３のＳＴ１では、まず、前記登録ファイルより登録済の伝票のリストが読み出されてディスプレイ２４に表示される。つぎにリストから伝票の選択があると、ＳＴ２の判定が「ＹＥＳ」であり、ディスプレイ２４に選択された伝票が表示される（ＳＴ３）。この伝票を見て操作者が確定ボタンをクリックするなどして確定操作を行うと、ＳＴ４の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票への記入データは伝票記憶部Ｍ２の確定ファイルに格納されるともに、プリンタにより伝票１０が印刷される（ＳＴ５，６）。印刷された伝票１０は決裁を受けるために決裁担当者へ廻される。もし、確定操作が行われずに終了操作が行われると、ＳＴ４の判定が「ＮＯ」となり、伝票は未確定のままである。

図１１に戻って、もし、「未記帳」の文字が付された伝票の処理段階が選択されれば、ＳＴ１４−５の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２の確定ファイルより確定済の伝票が読み込まれ、図１４に示す伝票記帳処理が行われる（ＳＴ１４−１０）。この伝票記帳処理は伝票に対して決裁が降りたときに行われるもので、決裁が降りた伝票は所定のバインダに綴じられて保管される。

図１４のＳＴ１では、まず、前記確定ファイルより確定済の伝票のリストが読み出されてディスプレイ２４に表示される。つぎに、リストから伝票の選択があると、ＳＴ２の判定が「ＹＥＳ」であり、ディスプレイ２４に選択された伝票が表示される（ＳＴ３）。この伝票を見て操作者が記帳ボタンをクリックするなどして記帳操作を行うと、ＳＴ４の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票への記入データは伝票記憶部Ｍ２の記帳ファイルに格納される（ＳＴ５）。もし、操作者が廃棄ボタンをクリックするなどして廃棄処理を行うと、ＳＴ４の判定が「ＮＯ」、ＳＴ６の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票への記入データは伝票記憶部Ｍ２の廃棄ファイルに格納される（ＳＴ７）。記帳操作も廃棄操作も行われずに終了操作が行われると、ＳＴ４，６のいずれの判定も「ＮＯ」となり、伝票は確定のままである。

図１１に戻って、もし、「記帳済」の文字が付された伝票の処理段階が選択されれば、ＳＴ１４−６の判定が「ＹＥＳ」であり、伝票記憶部Ｍ２の記帳ファイルより記帳済の伝票が読み込まれてディスプレイ２４に伝票のリストが表示され、これにより操作者は記帳済の伝票を確認することができる（ＳＴ１４−１１）。もし、「削除履歴」の文字が付された伝票処理が選択されれば、ＳＴ１４−２〜ＳＴ１４−６のいずれの判定も「ＮＯ」となってＳＴ１４−１２へ進み、伝票記憶部Ｍ２の廃棄ファイルより廃棄済の伝票が読み込まれてディスプレイ２４に伝票のリストが表示される。これにより操作者は廃棄済の伝票、すなわち、決裁が降りなかった伝票を確認することができる。

この発明の一実施例であるワークフロー実行支援装置の全体構成を示すブロック図である。 端末の構成とサーバの構成とを示すブロック図である。 権限テーブルの概念を示す説明図である。 全てのワークフローが表示されたディスプレイの表示画面を示す説明図である。 ワークフローの全ての業務が表示されたディスプレイの表示画面を示す説明図である。 全ての伝票の処理段階が表示されたディスプレイの表示画面を示す説明図である。 ディスプレイの表示画面の一例を示す説明図である。 ディスプレイの表示画面の一例を示す説明図である。 ディスプレイの表示画面の一例を示す説明図である。 伝票処理の流れを示すフローチャートである。 図１０のＳＴ１４の詳細を示すフローチャートである。 図１１のＳＴ１４−７の詳細を示すフローチャートである。 図１１のＳＴ１４−９の詳細を示すフローチャートである。 図１１のＳＴ１４−１０の詳細を示すフローチャートである。

符号の説明

１ ＬＡＮ
２ 端末
３ サーバ
２０ ＣＰＵ
２１ メモリ
２３ キーボード
２４ ディスプレイ
Ｍ１ ワークフロー記憶部
Ｍ２ 伝票記憶部
Ｍ３ 権限記憶部

Claims (8)

1. 伝票処理を伴うワークフローの実行をコンピュータを利用した電子化システムにより支援するためのワークフロー実行支援装置であって、
   複数のワークフローと各ワークフローについての伝票処理の流れとを予め記憶させておく第１の記憶手段と、
   各伝票に記入されるデータと各伝票の処理段階とが記憶される第２の記憶手段と、
   各業務と各伝票処理とに対する各人の権限が記憶される第３の記憶手段と、
   ワークフローとワークフローにおける業務と各処理段階の伝票とを選択する操作と伝票に記入されるデータとその伝票の処理段階とを入力する操作とを行うための操作手段と、
   各処理段階にある伝票と各伝票に記入されるデータとを画面上で確認することが可能な表示手段と、
   前記操作手段により選択されたワークフローに基づき前記操作手段による操作に従って伝票処理を実行するとともに、第３の記憶手段に記憶された権限に応じて前記操作手段による操作を制限する制御手段とを備えて成るワークフロー実行支援装置。
2. 前記コンピュータを利用した電子化システムは、各人が操作する端末をクライアントとするクライアント・サーバーシステムによって構築されている請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。
3. 前記表示手段の画面には、ワークフローは所定の概念の第１のアイコンで表示され、ワークフローにおける業務は第１のアイコンより下位概念の第２のアイコンで表示され、業務における伝票の処理段階は第２のアイコンより下位概念の第３のアイコンで表示される請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。
4. 前記表示手段の画面には、ワークフローはキャビネットを表すアイコンで表示され、ワークフローにおける業務は引出しを表すアイコンで表示され、業務における伝票の処理段階はフォルダーを表すアイコンで表示される請求項１または３に記載されたワークフロー実行支援装置。
5. 前記表示手段の画面には、伝票が存在する伝票の処理段階と伝票が存在しない伝票の処理段階とが区別して明示される請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。
6. 前記第３の記憶手段は、各業務の各伝票処理に対する権限と組織内の部署および役職と個人とを対応付ける権限テーブルを記憶しており、個人が特定されたとき、前記権限テーブルが参照されてその個人の各業務の各伝票処理に対する権限が読み出される請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。
7. 前記制御手段は、権限のない業務または伝票処理について前記表示手段に該当する業務および伝票処理の段階を表示させないことにより前記操作手段による操作を制限する請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。
8. 前記制御手段は、権限のない伝票処理について前記表示手段に該当する伝票処理を実行するためのツールを表示させないことにより前記操作手段による操作を制限する請求項１に記載されたワークフロー実行支援装置。

Images