JP2005078438A - プロジェクト管理システム - Google Patents
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Abstract
【解決手段】 ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するプロジェクト管理システムであって、制御部14がプロジェクトのメンバーに関し、各メンバーの所属との関係で定められる識別情報を取得し、識別情報間で予め定められている、それぞれの相違を定める値に基づき、所定の演算ルールに従って、取得した各メンバーの所属のばらつき度を演算し、この演算されたばらつき度を、プロジェクトの評価値の演算処理に供するプロジェクト管理システムである。
【選択図】 図1
Description
知的創造をモデルにあてはめて解析する手法の研究には、多くのものがある。ここでは、その一つを利用してプロジェクトの評価を行う例について説明する。
本発明の実施の形態に係るプロジェクト管理システムは、図1にその一例を示すように、サーバ1と、各ユーザが利用する複数のクライアント装置2とを含んで構成され、これらは互いにネットワークを介して接続されている。またサーバ1は、ユーザデータベース11と、ドキュメントデータベース12と、ログデータベース13と、制御部14と、記憶部15と、通信部16とを含んで構成される。なお、この例ではクライアント装置2は、一般的なパーソナルコンピュータで構わない。
本実施の形態では、このサーバ1を管理するユーザ(以下、マネージャと呼ぶ)を含め、各ユーザからの指示は、サーバ1に対してネットワークを介して、それぞれのユーザのクライアント装置2から送信される。制御部14は、ネットワークを介して受信されるクライアント装置2からのログイン要求に応答して、ユーザを認証する処理を行い、ユーザが認証された後に、当該ユーザからの指示に応じて、次に説明する各処理に関する指示を受け付けるようになる。
またここではユーザに関連する情報として、ユーザID、パスワード、ユーザが関係するプロジェクト、所属識別情報といった情報を利用する例を示しているが、ユーザ情報としては、この他にユーザのプロファイル、すなわち、個人の専門領域や経歴に関する情報や、当該ユーザが作成したものなど、当該ユーザに関係付けられたドキュメントに基づく当該ユーザにまつわるキーワード情報などをさらに含んでもよい。
また制御部14は、ドキュメントを管理する処理を行い、ドキュメントのアップロード及びダウンロード指示を処理する。本実施の形態では、各ドキュメントはいずれかのプロジェクトに関連づけられて、ドキュメントデータベース12に格納されている。つまり、ユーザはドキュメントをアップロードする際には、ドキュメントを指定する情報と、当該ドキュメントをどのプロジェクトに対してアップロードするかを特定する情報(プロジェクト指定情報)とを、アップロード指示としてサーバ1に送信することになる。
さらに制御部14は、ドキュメントだけでなく、ユーザが生成した文字列や画像等を含むデータを、仮想的なアイディアシートとして管理する。具体的には、このアイディアシートに含める情報のアップロード及びダウンロード指示を処理する。本実施の形態では、各アイディアシートはいずれかのプロジェクトに関連づけられて、ドキュメントとともに、ドキュメントデータベース12に格納される。つまり、ユーザはアイディアシートをアップロードする際には、アイディアシートに含めるデータと、当該アイディアシートをどのプロジェクトに対してアップロードするかを特定する情報(プロジェクト指定情報)とを、アップロード指示としてサーバ1に送信することになる。
制御部14は、ユーザ間のコミュニケーションを実現する処理も行っている。この処理としては例えば電子メールの送受信処理(SMTPサーバやPOPサーバ等を利用すればよい)や、掲示板(ウエブサーバとCGIプログラムの組み合わせでもよいし、NNTP(Net-News Transfer Protocol)を用いたものであってもよい)、チャット(インスタント・メッセージングのサービス)により、メッセージや、ドキュメント、映像・音声などのストリームデータ、その他の情報を複数のユーザ間で送受する処理を行っている。
制御部14は、上記各処理に関する履歴情報をログデータベース13に記録する。本実施の形態においては、既に説明したように、プロジェクトごとに、コミュニケーション履歴情報と、ドキュメント履歴情報と、アクセス履歴情報と、をそれぞれ区別して記録可能となるようにログデータベース13が構成されており、制御部14は、それぞれに区別して履歴情報を記録することになる。以下、各履歴情報についてそれらを記録する処理を例を挙げて説明する。
まず、コミュニケーション履歴情報は、ユーザ間のコミュニケーションが行われた日時と、その内容に関する情報とを関連づけたものであり、具体的には既に説明したように、電子メールであれば、送信元ユーザと送信先ユーザとのそれぞれのユーザIDや、送信日時等(ヘッダ情報から抽出できる)と、電子メールの本文の情報(添付ファイルの情報を含む)とを含んだ情報である。制御部14は、このコミュニケーション履歴情報を、ログデータベース13のコミュニケーション履歴情報を格納する領域に記録する。この際、制御部14は、当該コミュニケーション履歴情報を、送信元ユーザと、送信先ユーザとのそれぞれが属しているプロジェクトにそれぞれ関連づけて格納してもよい。この場合、重複したコミュニケーション履歴情報を格納することがないよう、例えばコミュニケーション履歴情報のそれぞれに固有の識別子を関連づけてプロジェクトごとに格納してもよい(同一プロジェクト内で同一識別子のコミュニケーション履歴情報が格納されないようにする)。
ドキュメント履歴情報は、ドキュメントやアイディアシートのアップロード、ダウンロード等に関する記録であり、例えばアップロードの指示があったときには、制御部14は、当該ドキュメントやアイディアシートのアップロード日時の情報(図示しないカレンダから取得する)と、対象となったドキュメントやアイディアシートを特定する情報と、当該ドキュメントやアイディアシートをアップロード指示したユーザのユーザIDとを含む記録を、ドキュメント履歴情報やアイディアシート履歴情報として生成する。そして、当該ユーザIDに関連づけられているプロジェクトを識別する情報(プロジェクトID)に、当該生成したドキュメント履歴情報やアイディアシート履歴情報を関連づけて、ログデータベース13のドキュメント履歴情報を格納する領域に記録する。
アクセス履歴情報は、既に述べたように、あるプロジェクトに関係しているユーザが、別のプロジェクトに関係しているドキュメントをダウンロードした場合などに生成される。具体的に制御部14は、そうしたダウンロードの指示について、当該ダウンロードの対象となったドキュメントに関連づけられているプロジェクトIDを取得し、ダウンロード指示のあった日時と、ダウンロードの対象となったドキュメントを特定する情報とを含んだアクセス履歴情報を生成し、上記取得したプロジェクトIDに関連づけて、ログデータベース13のアクセス履歴情報を格納する領域に記録する。
さらにこうして記録されたログデータベース13内のコミュニケーション履歴情報と、ドキュメント履歴情報と、アクセス履歴情報との少なくとも一部には、その履歴情報の重要度を示す重要度情報を関連づけて記録してもよい。ここで重要度情報は、例えば重要度を数値で表したものであり、重要度情報が関連づけられていない履歴情報を重要度「0」として、重要度を5段階などの評価で表現してもよい。
また、制御部14は、プロジェクトの評価値を生成して提示する処理を行う。本実施の形態の制御部14は、既に述べたように、(1)共同化、(2)表出化、(3)内面化、(4)連結化の4段階を繰り返しながら知的創造が行われるというモデルを前提にプロジェクトの活動を評価するものであり、具体的には、各段階ごとの評価値と、各段階間の遷移時間に基づく評価値とを生成する。以下、これらを分けて説明することにする。
共同化の段階は、メンバー間相互の暗黙知を共有させて、メンバー個々の暗黙知の質・量を増大させるところであり、従って相互に類似の暗黙知を有するメンバーではなく、異なった暗黙知を有するメンバー間で交流が行われることが質的に要求される。本実施の形態のシステムでは、経験則に従い、所属(営業と技術など)や専門性が異なれば知識やスキルにばらつきが現れることに配慮して、メンバーの所属や専門性のばらつきに基づいて共同化の段階に関するプロジェクトの評価を行う。
表出化の段階は、暗黙知が形式知へと転換する過程であるので、ユーザ間の対話や討議の質及び量(すなわち、作り出したアイディアの質と量)を評価することになる。
連結化の段階では、アイディアシートのように、含めるデータを指定すればアップロードが行われるといったような、簡便な方法でアップロード可能な情報ではなく、一旦ユーザ側で推敲されるなどドキュメントという形で各アイディア同士が連結し、個々の形式知から新たな形式知が生み出されることとなる。
内面化の段階では、創出された形式知を個々のメンバーが吸収し、新たな暗黙知を蓄積することになる。従って、このプロジェクトにおいて得た知識を他のシーンで利用できたかや、知識がどの程度自分のものとして実践理解できたか等を、アンケート取得する。ここで、アンケートは、例えばプロジェクトに関連づけてシステムにアップロードされたドキュメントのビューア(ドキュメントの内容を表示する画面)に含めて、あるいは、当該画面に関連づけて(ポップアップするなどして)表示してもよい。
また制御部14は、プロジェクトが各段階にあった時間の統計値を演算し、当該演算した統計値に基づいてプロジェクトの評価値とする。この評価値は、プロジェクトの総合力を評価する指標となる。
さらにその他の評価として、ユーザなどからのアンケートを取得してもよい。具体的には、ユーザがプロジェクトでどれだけ満足しているか、あるいは、当該プロジェクトのユーザの顧客からの当該プロジェクトに関するアンケートを取得して、そのアンケートの集計結果をプロジェクトの評価値とする。
本実施の形態の制御部14は、そして、これら「共同化」、「表出化」、「連結化」、「内面化」の各段階の評価値と、総合の評価値(段階ごとに費やされた時間等によって求められる評価値)を、5軸のレーダーチャートとして提示してもよい。これによりユーザは、どの段階の知識創造に課題があるかを容易に認識できるようになる。
このように本実施の形態のプロジェクト管理システムによると、各ユーザの所属の情報を保持し、また、プロジェクトごとに、各プロジェクトに属するユーザをメンバーとして管理し、メンバー間又はプロジェクトのメンバー外のユーザとの間でのチャットや電子メールといったコミュニケーションを仲介し、当該プロジェクトにおいて生成されるアイディアシートやドキュメントを蓄積管理する。また、これらのコミュニケーションや、作成されたアイディアシートやドキュメントに関する履歴の情報(行われた日時や登録された日時を含む)を保持する。
Claims (5)
- ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するプロジェクト管理システムであって、
プロジェクトのメンバーに関し、各メンバーの所属との関係で定められる識別情報を取得する手段と、
前記識別情報間で予め定められている、それぞれの相違を定める値に基づき、所定の演算ルールに従って、前記取得した各メンバーの所属のばらつき度を演算する手段と、
を含み、
前記演算されたばらつき度が、プロジェクトの評価値の演算処理に供されることを特徴とするプロジェクト管理システム。 - ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するプロジェクト管理システムであって、
プロジェクトのメンバーに関し、各専門領域における専門の度合いによって表される専門性ベクトル情報と、それぞれの専門性ベクトル情報の間の距離を定める演算ルールに基づき、所定の演算ルールに従って、前記取得した各メンバーの所属のばらつき度を演算する手段と、
を含み、
前記演算されたばらつき度が、プロジェクトの評価値の演算処理に供されることを特徴とするプロジェクト管理システム。 - ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するプロジェクト管理システムであって、
知的創造を複数の段階に分類する所定のコミュニケーションモデルに基づいて、前記各段階のコミュニケーションの特性を、メンバー間の交流、メンバー間の対話、作成又は入手されたドキュメント、の性状ないし量に基づいて特徴づけるルールを記憶する手段と、
メンバーを含む、複数のユーザが関係するプロジェクトについて、当該ユーザ間のコミュニケーションの発生時点を特定する情報を含むコミュニケーション履歴情報と、当該プロジェクトに関係するドキュメントに関する操作の発生時点を特定する情報を含むドキュメント履歴情報と、当該プロジェクトに関わらないユーザから当該プロジェクトに関係するドキュメントへのアクセスの発生時点を特定する情報を含むアクセス履歴情報と、をそれぞれ記録する記録システムと、
前記記録システムから注目プロジェクトに係る記録を収集する収集手段と、
前記収集手段により収集された記録と、前記記憶されているルールとに基づき、前記記録を、前記コミュニケーションモデルによって規定される段階に分割する手段と、
前記分割して得た各段階について、それぞれに費やした時間を取得し、当該取得した時間に基づいて、プロジェクトの評価値を演算する手段と、
を含むことを特徴とするプロジェクト管理システム。 - ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するプロジェクト管理システムを用い、
プロジェクトのメンバーに関し、各メンバーの所属との関係で定められる識別情報を取得する工程と、
前記識別情報間で予め定められている、それぞれの相違を定める値に基づき、所定の演算ルールに従って、前記取得した各メンバーの所属のばらつき度を演算する工程と、
前記演算されたばらつき度に基づき、プロジェクトの評価値の演算処理を行う工程と、
を含むことを特徴とするプロジェクト管理方法。 - ユーザのグループをプロジェクトとし、当該プロジェクトに属するユーザをメンバーとして、メンバー間で行われるコミュニケーションを支援するコンピュータに、
プロジェクトのメンバーに関し、各メンバーの所属との関係で定められる識別情報を取得する手順と、
前記識別情報間で予め定められている、それぞれの相違を定める値に基づき、所定の演算ルールに従って、前記取得した各メンバーの所属のばらつき度を演算する手順と、
前記演算されたばらつき度に基づき、プロジェクトの評価値の演算処理を行う手順と、
を実行させることを特徴とするプロジェクト管理プログラム。
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JP2010086493A (ja) * | 2008-10-03 | 2010-04-15 | Shimadzu Corp | データ管理システム及びデータ管理システム用プログラム |
US7974866B2 (en) | 2006-07-14 | 2011-07-05 | International Business Machines Corporation | System and method for managing workflow among a plurality of business processes associated respectively with users having access rights to artifacts |
JP2012128882A (ja) * | 2012-03-22 | 2012-07-05 | Hitachi Ltd | 組織コミュニケーション可視化システム |
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2003
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