JP2005062930A

JP2005062930A - 会議システム

Info

Publication number: JP2005062930A
Application number: JP2003207014A
Authority: JP
Inventors: Kenichi Koto; 研一古籐; Hiroshi Makita; 宏牧田; Kimiharu Okada; 公治岡田; Hideaki Ikuta; 英明生田
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2003-08-11
Filing date: 2003-08-11
Publication date: 2005-03-10

Abstract

【課題】一般にレビュー会議などの意思決定会議では、議題となる項目に対して、解決策などの議論が始まるとあっという間に１０分くらいは経過してしまう。議論の
内容は往々にして、一人二人での議論で解決する内容であり、全員で議論する必要が無いことが多い。議論しているメンバはその議論に集中するため、議論を別の場に設けようというような考えを持つ余裕はなく、延々と議論を続け、その結果、用意していた議題が最後まで議論出来なくなるか、会議が長引いてしまうことが多い。
【解決手段】一定時間経過したら、議論中断を推奨するアラームを出す。アラームを出すまでの時間は、議論の残り時間と残り議題数および、議題の内容による重み付け、最低議論時間により決定する。議論の状態に応じて、議論時間延長する機能も設ける。
【選択図】図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、会議の電子化を図るもしくは会議の進行を補助するいわゆる会議システムに関するものである。この中でも特に、成果物を作成（製造）するために行うレビュー会議の進行を補助する技術に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来、会議の進行を補助するものとしては、以下のものがある。会議時に、発言者の発言時間が長くなりすぎないように制御するものがある（特許文献１参照）。この従来技術においては、次の発言のリクエストが発生した場合、現在の発言者端末に対し、次の発言がある旨の表示を行い、現在発言者に終了を促すものである。
【０００３】
【特許文献１】
特開平７−２２６９２９号公報
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上記発明では、発言一つの制御は出来るが、会議全体の進行制御には対応できない。一般にレビュー会議などの意思決定会議では、議題となる項目に対して、解決策などの議論が始まるとあっという間に１０分くらいは経過してしまう。議論の内容は往々にして、一人二人での議論で解決する内容であり、全員で議論する必要が無いことが多い。議論しているメンバはその議論に集中するため、議論を別の場に設けようというような考えを持つ余裕はなく、延々と議論を続け、その結果、用意していた議題が最後まで議論出来なくなるか、会議が長引いてしまうことが多い。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上述の問題を解決するため、議論中、一定時間を経過すると、議論中断を推奨するアラームを表示する。これにより、議論を中断し、会議後に関係者のみの打合せを設けるか、そのまま続けるかの判断を会議参加者が考えるきっかけを設ける。アラームを出すまでの時間は、残り時間と残り議題数、議題の内容による重み付け、最低議論時間により決定する。そして議題毎に議論時間をモニタし、時間が経過したらアラームを出す。また、議論がもう少しで終わりそうな場合など状況により延長できるよう、延長機能を備える。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施の形態について、図面を用いて説明する。
【０００７】
まず、「Ａ．本発明の実施の形態におけるシステムの利用形態」を説明する。
本実施の形態によるレビューの大きな流れを図１に示す。製作者は、成果物が完成すると、レビュー者に成果物及び関連資料を配布する（ステップ１０１）。レビュー者は、成果物を受け取るとレビュー会議に先立ち事前チェックを行い、指摘事項一覧を製作者に送る（ステップ１０２）。製作者はレビュー者各々からの指摘事項一覧を確認し、不明点や誤解点が無いかをレビュー者に確認し、指摘の重複を排除する。さらに、指摘に現象や原因など属性付けする（ステップ１０３）。
その後レビュー会議を実施する（ステップ１０４）。
【０００８】
製作者による指摘事項整理（ステップ１０３）の詳細な流れを図１５に示す。指摘事項整理１５では、製作者はまず、レビュー者から返送された指摘項目の確認を行う（ステップ１５０１）。そこで、指摘内容が理解できる物か、また、レビュー者が間違ったとらえ方をしていないかどうかを判断し（ステップ１５０２）理解可能であれば重複指摘項目の整理（ステップ１５０３）を行う。そうでなければ、指摘者に内容を問い合わせ確認する（ステップ１５０４）。重複指摘の整理が終われば指摘種類の分類を行う（ステップ１５０５）。指摘種類の分類例を図１２に示す。分類は、表現の問題や、説明の問題、考え方の違い、改善提案、その他などの分類である。その後、指摘項目個々に対し議論が必須かどうかの分類を行う（ステップ１５０６）。
【０００９】
レビュー会議（ステップ１０４）の詳細な流れを図２に示す。ステップ１０３で整理した指摘事項を一つ議題にあげる（ステップ２０１）。議題にあげた時点で、会議進行装置は、議論時間を計算してタイマをセットし、計時を開始する（ステップ２０２）。議題としてあげた指摘事項に対し、会議の参加者間で質疑応答を行う（ステップ２０３）。指摘事項に関して対応策や方針などの決着がつけば次の指摘項目に進む。また、決着がつかなければ質疑応答を繰り返す（ステップ２０４）。質疑応答を繰り返している段階で、残り時間が少なくなってきた時に、時間切れ予告を行う（ステップ２０５）。その後、時間切れになった場合（ステップ２０６）は、延長するかどうかを判断する（ステップ２０７）。
【００１０】
延長しない場合は、指摘項目に対する議論方針を決定し（ステップ２０８）、次の議論に移る。延長する場合は、会議進行装置が「延長」ボタンの時間に応じ、延長用のタイマをセットし（ステップ２０９）質疑応答を繰り返す。指摘項目の議論が全て完了するまで、会議を繰り返す（ステップ２１０）。
【００１１】
本実施の形態を使用したレビュー会議の具体的イメージを図３に示す。レビュー会議の参加者の一例としては、司会進行役の議長３０１、レビュー成果物を作成した製作者３０２、レビューを行うレビュー者群３０３、議論の内容を記録する書記３０４がある。会議は会議室３０４に集まって行われる。議題は進行支援装置３０５で管理され、たとえば、プロジェクタ３０６にてスクリーン３０７に投影され参加者で議論する。
【００１２】
議論時に参照する画面例を図４に示す。議論の最初に指摘項目を議題に乗せる。その指摘項目は指摘項目欄４０１に表示される。レビュー対象資料欄４０２には、指摘に関する内容、例えば、成果物の指摘箇所が表示され、何についての物か参照しながら議論する。議論した内容は、書記が、会議進行装置に入力し、議論結果欄４０３に反映される。Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ欄には、指摘項目の進捗（数及び時間）や現在の発言者、会議残り時間、終了予定時刻という状態を表示し、時間の意識を持たせるようにする。議論終了状態を議論結果が収束したら「次の指摘へ」ボタン４０６をクリックして、次の指摘項目を議題として投入する。ただし以降の対応方針の有無確認として「議論結果」欄が空白だと次の議題には移れない。前の指摘に戻したい場合は、「前の指摘へ」ボタン４０５で前の指摘に戻る。議論モードラジオボタン４０７は、残り時間が少なくなった場合などに使用する。会議時、基本は指摘全件の議論を基本とするが、会議が後に延ばせない場合には、あらかじめ設定しておいた議論の必須状態により必須でないものを議題にあげないようにする。アラーム時間も必須項目の物のみを対象とし、計算する。
【００１３】
議論中にその指摘項目の持ち時間が一定時間以下になった場合、あと何分ですというアラーム（図１６、１６０１）が音声で出力される。これは、音声でなくとも、画面を表示して知らせても良い。
【００１４】
議論中にその指摘項目の持ち時間が無くなった場合、図５の時間切れアラームが表示される。議長など、会議を制御する役割の人が、続けて議論すべきか、別の場所に議論を移すか判断し、議論を打ち切る場合、議論を続けて用場合は「延長」ボタン５０１をクリックしさらに議論を続ける。終了する場合は「閉じる」ボタンをクリックし、図４の４０３（議論結果）に、対応方針（「別途打合せを誰々と設ける」や「検討しなおして再議論」など）を入力して終了する。
【００１５】
議論中に新規に指摘項目が出たら「指摘新規登録」ボタン４０８をクリックして新規に指摘を登録する。登録画面を図１４に示す。指摘項目１４０１には、新規に指摘された内容を入力する。資料名１４０２には、指摘対象とする資料名を選択し、場所１４０３には、指摘場所としてページ数および、行数を入力する。
【００１６】
指摘者１４０４は、指摘者を選択する。指摘種類１４０５は、指摘の種類を選択する。議論必須ラジオボタン１４０６は、議論の必須か否かを選択する。全て入力後、「登録」ボタン１４０７をクリックすると、指摘項目が登録される。「キャンセル」ボタン１４０８は、「新規指摘事項登録」画面に入力された内容を全て破棄し、画面を閉じる。
【００１７】
次に、本実施の形態の「Ｂ．システム構成」について説明する。
本実施の形態の会議進行装置構成を図６に示す。会議進行装置６０１は、指摘事項の管理、指摘事項、成果物、その指摘場所の表示、会議進捗状況などを表示する装置である。会議情報ＤＢ６０２は、成果物や指摘事項、会議時間や参加者など、レビュー会議に必要な情報を保持しておく記憶装置である。上記、「Ａ．本実施の形態におけるシステムの利用形態」では、会議室にて関係者が顔を揃えて議論する使い方を例としてあげたが、たとえば、テレビ会議のようなネットワーク経由でのオンライン会議にて使用してもよい。オンライン会議の場合、ネットワーク６０３（有線、無線を問わず）に接続された会議進行装置群６０４と画面を共有し、レビュー会議を行う。
【００１８】
図７に、会議進行装置６０１の構成を示す。演算処理装置７０１は、主記憶装置７０２にあらかじめ保存されているプログラムやデータを用いて情報処理を行う。外部記憶装置７０３は、たとえば磁気ディスクや光ディスクなどの装置でプログラムや仕掛情報などのデータの格納および参照を行う。表示装置７０４は、ＣＲＴ（陰極線管）や液晶表示装置、プロジェクタなどを含む情報を表示する情報表示装置である。表示装置は複数あってもかまわない。音声出力装置７０５は、たとえば、スピーカやヘッドフォンであり、音声や音楽という情報を出力する。入力装置７０６は、例えば、キーボード、マウス、タブレット、タッチパネル、マイクなどのコンピュータへ指示を行うときの装置である。印字装置７０７は、ラインプリンタやインクジェットプリンタ、レーザービームプリンタなどの文字や図形を出力する装置である。ネットワーク接続装置７０８はネットワークを介して他の機器との通信を行うインターフェースである。
【００１９】
図８〜図１１、図１３に会議情報ＤＢ６０２のデータ構造を示す。
図８、図９は会議に関するデータ構造である。会議データ構造８は、会議名８０１、開始予定時刻８０２、終了予定時刻８０３、会議場所８０４の情報を持つ。参加者データ構造９は、会議名９０１、参加者９０２の情報を持つ。会議名８０１と会議名９０１は対応付いており、一つの会議に複数の人数が参加するため、一つの会議レコードに対し複数の参加者レコードを作成する。
【００２０】
図１０は事前チェックを行った結果が格納される指摘データ構造である。指摘データ構造１０は、会議名１００１、資料名１００２、指摘項目１００３、場所１００４、指摘区分１００５、指摘者１００６、議論必須フラグ１００７の情報を持つ。会議名８０１と会議名１００１は対応付いており、一つの会議レコードに対し複数の指摘データレコードを作成する。
【００２１】
図１１は指摘の種類に関するデータ構造である。指摘種類データ構造１１は、指摘区分１１０１、指摘種類１１０２、内容１１０３、重み付け１１０４、再定義論時間１１０５の情報を持つ。指摘区分１００５と指摘区分１１０１を対応付けている。
【００２２】
指摘種類の一例を図１２に示す。区分１２０１には、区分を特定する記号を入れ、指摘種類１２０２には、種類名が入れる。内容１２０３には、詳しい内容を入れ、重み付け１２０４には、議論時間の長さを決める重み付けの値を入れる。重み付けの値は、指摘の種類によって設定する。重み付けの考え方の例としては、誤字脱字程度なら議論の余地はないので時間は必要ないが、考え方が違う場合は議論時間が多く必要になる、というようなことがある。最低議論時間１２０５は、最低このくらいは無いと議論できないという時間を設定する。これは、残り時間に対し、議論項目が多く残っていた場合、単純計算したときに議論実施不可能な時間に設定されることを防ぐためである。
【００２３】
図１３は議論データ構造である。会議名１３０１、指摘事項１３０２、結論１３０３、完了フラグ１３０４、議論時間１３０５の情報を持つ。
【００２４】
次に、本実施の形態における「Ｃ．処理の説明」を説明する。
まず、図２のタイマセット２０２の処理について図１７にて詳しく説明する。まず、会議の残り時間を取得する（ステップ１７０１）。次に、残りの議論の量を取得する（ステップ１７０２）。これは、残りの議論個々の指摘種類に対応する重み付けを指摘種類データ構造（図１１）より取得し、積算してゆく処理である。
【００２５】
次に議論の単位時間を計算する（ステップ１７０３）。その後、指摘項目個々の重みを考慮して議論時間を計算する（ステップ１７０４）。次に、指摘項目個々の、議論時間が少なすぎないかをチェックする（ステップ１７０５）。これは、指摘種類データ構造（図１１）の最短議論時間と比較し、最短議論時間を下回っていれば、最短議論時間をその項目の議論時間としてセットする。次に、セットした議論時間を合計して残り議論時間を計算する（ステップ１７０６）。残り議論時間は、現在時刻と加算され、Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ欄（４０４）の終了予定時刻欄に表示される。次に、議題に挙がる指摘項目の時間をタイマにセットし（ステップ１７０７）計時を開始する（ステップ１７０８）。計時の状態を、Ｉｎｆｏｒｍａｔｉｏｎ欄（４０４）の本指摘の残議論時間に表示する。
【００２６】
図２の時間切れ予告２０５の処理について図１８にてさらに詳しく説明する。最初に、予告時間を取得する（ステップ１８０１）。予告時間は、議論時間が残り３０％になったところとする。この数値は、３０％に限定されない。また、％で設定するのでなく、残り時間何分など（絶対）時間で設定してもよい。さらに、この残り時間を利用者が適当な時間（％）で設定できるようにしてもよい。
【００２７】
次に議論開始からの経過時間を取得する（ステップ１８０３）。その後、残議論時間が予告時間以下になったかどうかをモニタリングし（ステップ１８０３）、残り時間が予告時間を下回った場合、予告済みかどうかを確認し（ステップ１８０４）、予告していなければ時間切れ予告を行う（ステップ１８０５）。
【００２８】
【発明の効果】
本発明によれば、会議の進行をより効率よく制御することが可能になる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一形態である、レビュー全体の流れを表すフローチャートである。
【図２】本発明の一形態である、レビュー会議の流れを示すフローチャートである。
【図３】本発明の一形態である、レビュー実施方法の実施形態図である。
【図４】レビュー会議時の議論画面例を示す説明図である。
【図５】時間切れアラームの画面例を示す説明図である。
【図６】本発明の一形態である仕掛表示装置の構成図である。
【図７】本発明の一形態である仕掛表示装置のハードウエア構成図である。
【図８】会議情報を格納するデータ構造である。
【図９】会議参加者を格納するデータ構造である。
【図１０】指摘項目を格納するデータ構造である。
【図１１】指摘種類を格納するデータ構造である。
【図１２】指摘種類の一例を示す説明図である。
【図１３】議論データを格納するデータ構造である。
【図１４】新規指摘事項をシステムに登録するときの画面例を示す説明図である。
【図１５】製作者による指摘事項整理の流れを示すフローチャートである。
【図１６】時間切れ予告を行う例を示す説明図である。
【図１７】議論時間のタイマをセットする処理を示すフローチャートである。
【図１８】時間切れ予告処理を示すフローチャートである。
【符号の説明】
３０１…議長、３０２…製作者、３０３…レビュー者群、３０４…書記

Claims

会議の進行の補助を行う会議システムにおいて、
会議出席者が行っている議論の入力を受付ける手段と、
前記議論の内容に関し、所定の議論がなされている時間を計測する手段と、
前記計測された時間が予め定めた時間が経過した場合、議論中断を奨励する出力を行う手段とを有することを特徴とする会議システム。
請求項１に記載の会議システムにおいて、
さらに、前記所定の議論を行うことを許容する時間を記録する手段を有し、
前記出力を行う手段は、前記許容する時間から前記計測された時間を差し引いた時間が一定時間以内となった場合、前記議論中断を奨励する出力を行うことを特徴とする会議システム。
請求項２に記載の会議システムにおいて、
出力する手段は、前記差し引いた時間が、前記許容する時間に対して一定割合になった場合、前記議論中断を奨励する出力を行うことを特徴とする会議システム。
請求項１乃至３のいずれかに記載の会議システムにおいて、
さらに、
議論の重要度を記録する手段と、
前記重要度に応じて、前記予め定める時間を変更する手段を有し、
前記出力を行う手段は、前記重要度に応じた時間に、前記議論中断を奨励する出力を行うことを特徴とする会議システム。
請求項４に記載の会議システムにおいて、
前記出力を行う手段は、議論の重要度に応じて、前記議論中断を奨励する出力の形式を変更することを特徴とする会議システム。