JP2005032100A - 会議室予約システム - Google Patents

Abstract

【課題】 会議室および設備の予約を可能とする。
【解決手段】 利用者端末１１０を操作して管理サーバ１００に接続し、利用したい会議室および設備と、利用時間、利用メンバ等を登録し、個人認証情報を入力すると、管理サーバ１００は、利用者情報ＤＢ１０２の利用者情報に基づいて、利用者の認証を行い、利用者が適正な利用者であるとき、予約情報ＤＢ１０３の予約情報に基づいてその会議室が予約可能であるか否かを確認し、可能であれば予約処理を行う。予約日当日、管理サーバ１００は、利用者の認証を行い、適正な利用者であるとき、会議室端末は会議室の施錠を解除するとともに、設備を使用可能な状態にする。
【選択図】図１

Description

本発明は、会議室予約システムに関し、特に、会議室の管理および予約を行う会議室予約システムに関する。

従来の会議室予約システムは、会議室の施錠に焦点を置いているため、ネットワーク接続等の情報セキュリティは考慮されていなかった。そのため、次のような問題点があった。第１の問題点は、対象が会議室施錠に限られるということである。その理由は、システムの主眼が会議室の施錠のみに絞られており、会議室内の設備管理に対応できないからである。第２の問題点は、会議室端末からは、予約処理が実施できないことである。その理由は、予約処理とその確認のみが考慮されているからである。
特開２００２−１２３５８８号公報

解決しようとする問題点は、会議室の予約は可能であるが、会議室内の設備の使用については予約することができない点である。

請求項１に記載の会議室予約システムは、会議室の予約処理を行うサーバと、サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、サーバにネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムであって、利用者端末は、利用者の識別情報と、会議室および会議室の設備を指定する情報を入力する入力手段と、入力手段によって入力された情報をネットワークを介してサーバに送信する送信手段と、サーバからの通知情報を表示する表示手段とを備え、サーバは、利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報が登録される利用者情報データベースと、識別情報に基づいて利用者を認証する認証手段と、利用者からの情報に基づいて会議室および会議室の設備を予約する予約手段と、予約手段によって予約された会議室および会議室の設備を示す予約情報が登録される予約情報データベースとを備え、会議室の端末は、予約情報に基づいて会議室および会議室の設備の使用を許可し、会議室および会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可手段を備えることを特徴とする。
また、各会議室の利用状況を示す利用状況情報を登録する利用状況データベースと、会議室の端末から会議室の利用要求があったとき、会議室の利用状況を確認する確認手段とをさらに備え、使用許可手段は、確認手段による確認結果に応じて、会議室および会議室の設備の使用を許可するようにすることができる。
また、使用許可手段は、会議室の施錠を解除するようにすることができる。
また、設備がネットワークであるとき、使用許可手段は、設備の使用を不許可とするときは、ネットワークを介して情報が会議室の外に出ないようにガードするようにすることができる。
請求項５に記載の会議室予約方法は、会議室の予約処理を行うサーバと、サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、サーバにネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムにおける会議室予約方法であって、利用者端末は、利用者の識別情報と、会議室および会議室の設備を指定する情報を入力する入力ステップと、入力ステップにおいて入力された情報をネットワークを介してサーバに送信する送信ステップと、サーバからの通知情報を表示する表示ステップとを備え、サーバは、利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報を利用者情報データベースに登録する利用者情報登録ステップと、識別情報に基づいて利用者を認証する認証ステップと、利用者からの情報に基づいて会議室および会議室の設備を予約する予約ステップと、予約ステップにおいて予約された会議室および会議室の設備を示す予約情報を予約情報データベースに登録する予約情報登録ステップとを備え、会議室の端末は、予約情報に基づいて会議室および会議室の設備の使用を許可し、会議室および会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可ステップを備えることを特徴とする。
また、各会議室の利用状況を示す利用状況情報を利用状況データベースに登録する利用状況登録ステップと、会議室の端末から会議室の利用要求があったとき、会議室の利用状況を確認する確認ステップとをさらに備え、使用許可ステップにおいては、確認ステップにおける確認結果に応じて、会議室および会議室の設備の使用を許可するようにすることができる。
請求項７に記載の会議室予約プログラムは、会議室の予約処理を行うサーバと、サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、サーバにネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムを制御する会議室予約プログラムであって、利用者端末に、利用者の識別情報と、会議室および会議室の設備を指定する情報を入力する入力ステップと、入力ステップにおいて入力された情報をネットワークを介してサーバに送信する送信ステップと、サーバからの通知情報を表示する表示ステップとを実行させ、サーバに、利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報を利用者情報データベースに登録する利用者情報登録ステップと、識別情報に基づいて利用者を認証する認証ステップと、利用者からの情報に基づいて会議室および会議室の設備を予約する予約ステップと、予約ステップにおいて予約された会議室および会議室の設備を示す予約情報を予約情報データベースに登録する予約情報登録ステップとを実行させ、会議室の端末に、予約情報に基づいて会議室および会議室の設備の使用を許可し、会議室および会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可ステップを実行させることを特徴とする。

本発明の会議室予約システムによれば、会議利用者が会議室だけでなく会議室内の設備の利用についても予め予約することができる。従って、セキュリティを考慮した会議室の管理、および設備の管理を行うことができ、設備利用に伴う情報等の管理も行うことができる。また、会議室を柔軟に予約することができる。

本発明は、会議室管理を行う管理サーバと各会議室端末をネットワークを介して接続した会議室管理システムにおいて、セキュリティを考慮して会議室の管理を行うとともに、会議室内の設備も同時に管理するものである。
各会議室においては、会議室の利用者の入退場の管理が、磁気カード、アカウント、パスワード等により行われ、セキィリティが考慮されている。それと同時に、会議室で使用できる社内ネットワーク接続、社外ネットワーク接続などの設備に関して、きめの細かい管理を行うことことができるようになっている。

図１は、本発明の会議室予約システムの第１の実施例の構成を示している。同図に示すように、本実施例は、利用者端末１１０，１１１，１１２と、管理サーバ１００と、会議室端末１２０，１２１，１２２とから構成され、利用者端末１１０，１１１，１１２と管理サーバ１００とはネットワーク２００を介して接続され、管理サーバ１００と会議室端末１２０，１２１，１２２とはネットワーク２０１を介して接続されている。会議室端末１２０，１２１，１２２はそれぞれ各会議室のドア付近に設置されている。

管理サーバ１００は、会議室管理部１０１と、利用者情報（利用者の氏名や部署等の情報と個人識別情報からなる）が登録される利用者情報データベース１０２と、予約情報が登録される予約情報データベース１０３と、利用状況が登録される利用状況データベース１０４と、上記各種データベースに対する操作履歴等の履歴情報が登録される履歴情報データベース１０５とを備え、会議室管理部１０１は、会議室の予約受付、予約状況、利用状況、利用履歴を管理する。

各利用者は、各自が保有する利用者端末１１０，１１１，１１２から管理サーバ１００に接続し、予約状況を確認の上、会議室使用のための登録を行う。即ち、予約情報を登録して会議室の利用要求を行う。登録に際しては、会議室の利用時間（利用開始時刻および終了時刻）、利用メンバ、利用設備等の予約情報を登録する。また、利用者は管理サーバ１００に予め自身の利用者情報、例えば、利用者の氏名と利用者の個人認証情報（アカウント、パスワード、利用者が所持する個人認証用磁気カードに記録されている情報）とを互いに関連付けて登録しておく。

利用者が管理サーバ１００に登録した予約情報は、必要に応じて、利用者を含め、関係者からの閲覧が可能となる。利用者は、会議の利用開始時刻において、例えば、会議室に設置された会議室端末１２０にて、利用者によって入力された個人認証情報（アカウント、パスワード）、あるいは個人認証用磁気カードに記録された情報により、会議室利用者であることを確認する。

会議室端末１２０は、管理サーバ１００と個人認証情報のやり取りを行い、上記利用者が適正な利用者であると判断することができた場合、その会議室端末１２０が設置されている会議室の施錠を解き、利用者の入場を許可する。

また、会議室端末１２０は、同時に、事前に申請してあった会議室内の設備について、利用許可／不許可を判断する。例えば、ネットワーク２０１の使用が不許可であれば、利用者が例えば携帯型のコンピュータを用いて物理的にネットワーク２０１に接続しても、情報が会議室外に出ないようなガード処理をかける。具体的には、ネットワーク２０１を介して管理サーバ１００に接続したり、インターネットに接続したりすることができないようにする。これにより、入退場だけでなく、情報そのものにセキュリティをかけることが可能となる。

次に、図２乃至図４のフローチャートを参照して、本実施例の動作について詳細に説明する。図２は、利用者情報を登録する手順を示すフローチャートであり、図３は、会議室予約を行う手順を示すフローチャートであり、図４は、会議室を利用するときの手順を示すフローチャートである。

最初に、図２のフローチャートを参照して利用者情報を登録する手順について説明する。まず、ステップＳ１１において、利用者は、利用者端末１１０によりネットワーク２００経由で管理サーバ１００に接続し、利用者端末１１０より自身の利用者情報（個人認証情報を含む）を入力し、管理サーバ１００にネットワーク２００を介して送信する。即ち、利用者の氏名と、個人認証用磁気カードに記録された情報、或いは利用者によって入力されたアカウント、パスワード等の利用者自身を認証できる個人認証情報を互いに関連付けて利用者情報として送信する。

ステップＳ１２において、管理サーバ１００は、ネットワーク２００を介して送信されてきた利用者情報を、利用者情報データベース１０２に登録する。その後、管理サーバ１００は、利用者端末１１０に対してネットワーク２００を介して利用者情報の登録が成功した旨を通知する。

ステップＳ１３においては、利用者端末１１０の画面に利用者情報の登録が成功したことを示す情報が表示されるので、利用者による確認が行われた後、処理を終了する。

次に、図３のフローチャートを参照して、会議室を予約する場合の手順について説明する。会議室を予約する場合、ステップＳ２１において、利用者は、利用者端末１１０よりネットワーク２００経由で管理サーバ１００に接続し、利用したい会議室の情報と利用者情報とを管理サーバ１００に送信する。

ステップＳ２２において、管理サーバ１００は、利用者端末１１０より送信されてきた利用者情報と同一の利用者情報が、利用者情報データベース１０２に登録済みであるか否かを検証する。その結果、利用者端末１１０より送信されてきた利用者情報と一致する利用者情報が利用者情報データベース１０２に登録済みである場合、ステップＳ２３における会議室の予約処理を開始する。

ステップＳ２３においては、予約情報データベース１０３に記憶されている予約情報を照会の上、指定された会議室に空きがあるか否かを確認する。その結果、空きがない場合、予約処理を中止し、その旨を利用者端末１１０に通知する。一方、空きがある場合、指定された会議室の予約を行い、利用者に会議室の予約が成功した旨を通知する。

ステップＳ２１においては、会議室の予約の他に、さらに、使用したい会議室設備を指定する情報も併せて管理サーバ１００に送信し、管理サーバ１００は、ステップＳ２２において利用者の権限を確認し、利用者の権限に応じて会議室設備の使用可／使用不可を決定し、使用可と決定した場合、ステップＳ２３において予約確認後に利用可能であればその旨を登録し、利用者端末１１０に通知する。

ステップＳ２４においては、利用者端末１１０の画面に、管理サーバ１００より通知された情報が表示され、利用者による予約確認が行われ、処理を終了する。

会議室の予約情報は、管理サーバ１００の予約情報データベース１０３に登録されるが、この予約情報は関係者に公開され、例えば他の利用者端末１１１や利用者端末１１２からの照会が可能になる。

次に、図４のフローチャートを参照して、会議室を利用する手順について説明する。まず、ステップＳ３１において、会議の当日、利用者は会議室端末１２０からネットワーク２０１経由で管理サーバ１００に接続し、利用者自身の予約を確認する。この時、個人認証用磁気カードに記録された情報、或いは利用者によって入力されたアカウント、パスワード等の個人認証情報を管理サーバ１００にネットワーク２０１経由で送信することにより、利用者の照合作業を行う。

次に、ステップＳ３２において、管理サーバ１００は、会議室端末１２０からネットワーク２０１経由で送信されてきた個人認証用磁気カードに記録された情報、或いは利用者によって入力されたアカウント、パスワード等の個人認証情報に基づいて、利用者が適正な利用者であるか否かを確認し、適正な利用者であることが確認された場合、ステップＳ３３において、会議室が予約済みであるか否かを確認する。その結果、会議室が予約済であれば、この利用者は会議室利用が可能であると判断し、会議室端末１２０にネットワーク２０１を介して施錠解除の指示、および設備利用可能の指示を送る。

ステップＳ３４においては、会議室端末１２０は、管理サーバ１００からの指示に従い、会議室端末１２０が設置された会議室の施錠を解除するとともに、ステップＳ３５において、会議室内のネットワーク２０１等の設備を使用可能な状態にする。これにより、利用者は会議室を使用可能になる。

次に、本発明の第２の実施例について図１および図５のフローチャートを参照して説明する。図５は、会議室を変更するときの手順を示すフローチャートである。第２の実施例の構成は、図１に示した第１の実施例の構成と同一であるとする。

ここでは、例えば、会議室スペースに行ったが、会議メンバが急遽増えたため、入りきらない等により、会議室の変更が発生した場合を想定する。この場合、隣接する会議室群の中で空いている会議室があれば、利用したいという要望が発生する。

この場合、まず、ステップＳ４１において、例えば、空いていると思われる他の会議室端末１２１から管理サーバ１００にネットワーク２０１を介して接続し、予約済みの他の会議室をこの会議室に変更して利用が可能であるかどうかを確認する。

管理サーバ１００は、まず、ステップＳ４２において、会議室端末１２１から送信されてきた個人認証情報に基づいて、この利用者が適正な利用者であるか否かを確認する。この利用者が適正な利用者であることを確認した上で、ステップＳ４３において、会議室端末１２１が設置された会議室の利用状況を照合し、この会議室が空いているかどうか確認する。その結果、予め利用者が予定していた会議条件でこの会議室が利用可能であれば、会議室端末１２１に対してこの会議室を利用可能とするよう指示する。会議室の設備の利用が予約されている場合には設備も利用可能とするよう指示する。

ステップＳ４４においては、会議室端末１２１は、会議室の利用を許可する処理を行い（会議室端末１２１が設置されている会議室の施錠を解除し）、ステップＳ４５において、会議室の設備の利用を可能にする処理を行う（例えば、ネットワーク２０１への接続を可能にする）。これにより、利用者は、セキュリティを保ちながら、急な会議室変更に対応することが可能になる。その後、本処理を終了する。

なお、上記各実施例においては、ネットワーク２００とネットワーク２０１を区別して記載したが、同一のネットワークとしてもよい。また、ネットワーク２００，２０１はローカルエリアネットワークとしてもよいし、インターネット等の外部に接続されたネットワークとしてもよい。

また、上記各実施例の構成及び動作は例であって、本発明の趣旨を逸脱しない範囲で適宜変更することができることは言うまでもない。

本発明の会議室予約システムの第１の実施例の構成を示す図である。 利用者情報を登録するときの手順を示すフローチャートである。 会議室を予約するときの手順を示すフローチャートである。 会議室を利用するときの手順を示すフローチャートである。 会議室を変更するときの手順を示すフローチャートである。

符号の説明

１００ 管理サーバ
１０１ 会議室管理部
１０２ 利用者情報データベース（ＤＢ）
１０３ 予約情報データベース（ＤＢ）
１０４ 利用状況データベース（ＤＢ）
１０５ 履歴情報データベース（ＤＢ）
１１０，１１１，１１２ 利用者端末
１２０，１２１，１２２ 会議室端末
２００，２０１ ネットワーク

Claims (7)

1. 会議室の予約処理を行うサーバと、前記サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、前記サーバに前記ネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムであって、
   前記利用者端末は、
   利用者の識別情報と、前記会議室および前記会議室の設備を指定する情報を入力する入力手段と、
   前記入力手段によって入力された前記情報を前記ネットワークを介して前記サーバに送信する送信手段と、
   前記サーバからの通知情報を表示する表示手段と
   を備え、
   前記サーバは、
   前記利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報が登録される利用者情報データベースと、
   前記識別情報に基づいて前記利用者を認証する認証手段と、
   前記利用者からの前記情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備を予約する予約手段と、
   前記予約手段によって予約された前記会議室および前記会議室の設備を示す予約情報が登録される予約情報データベースと
   を備え、
   前記会議室の端末は、
   前記予約情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備の使用を許可し、前記会議室および前記会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可手段
   を備えることを特徴とする会議室予約システム。
2. 各会議室の利用状況を示す利用状況情報を登録する利用状況データベースと、
   前記会議室の端末から前記会議室の利用要求があったとき、前記会議室の利用状況を確認する確認手段とをさらに備え、
   前記使用許可手段は、前記確認手段による確認結果に応じて、前記会議室および前記会議室の設備の使用を許可する
   ことを特徴とする請求項１に記載の会議室予約システム。
3. 前記使用許可手段は、前記会議室の施錠を解除する
   ことを特徴とする請求項１または２に記載の会議室予約システム。
4. 前記設備がネットワークであるとき、前記使用許可手段は、前記設備の使用を不許可とするときは、前記ネットワークを介して情報が前記会議室の外に出ないようにガードする
   ことを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載の会議室予約システム。
5. 会議室の予約処理を行うサーバと、前記サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、前記サーバに前記ネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムにおける会議室予約方法であって、
   前記利用者端末は、
   利用者の識別情報と、前記会議室および前記会議室の設備を指定する情報を入力する入力ステップと、
   前記入力ステップにおいて入力された前記情報を前記ネットワークを介して前記サーバに送信する送信ステップと、
   前記サーバからの通知情報を表示する表示ステップと
   を備え、
   前記サーバは、
   前記利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報を利用者情報データベースに登録する利用者情報登録ステップと、
   前記識別情報に基づいて前記利用者を認証する認証ステップと、
   前記利用者からの前記情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備を予約する予約ステップと、
   前記予約ステップにおいて予約された前記会議室および前記会議室の設備を示す予約情報を予約情報データベースに登録する予約情報登録ステップと
   を備え、
   前記会議室の端末は、
   前記予約情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備の使用を許可し、前記会議室および前記会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可ステップ
   を備えることを特徴とする会議室予約方法。
6. 各会議室の利用状況を示す利用状況情報を利用状況データベースに登録する利用状況登録ステップと、
   前記会議室の端末から前記会議室の利用要求があったとき、前記会議室の利用状況を確認する確認ステップとをさらに備え、
   前記使用許可ステップにおいては、前記確認ステップにおける確認結果に応じて、前記会議室および前記会議室の設備の使用を許可する
   ことを特徴とする請求項５に記載の会議室予約方法。
7. 会議室の予約処理を行うサーバと、前記サーバにネットワークを介して接続された利用者端末と、前記サーバに前記ネットワークを介して接続された各会議室の端末とからなる会議室予約システムを制御する会議室予約プログラムであって、
   前記利用者端末に、
   利用者の識別情報と、前記会議室および前記会議室の設備を指定する情報を入力する入力ステップと、
   前記入力ステップにおいて入力された前記情報を前記ネットワークを介して前記サーバに送信する送信ステップと、
   前記サーバからの通知情報を表示する表示ステップと
   を実行させ、
   前記サーバに、
   前記利用者端末から送信されてきた利用者の識別情報を利用者情報データベースに登録する利用者情報登録ステップと、
   前記識別情報に基づいて前記利用者を認証する認証ステップと、
   前記利用者からの前記情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備を予約する予約ステップと、
   前記予約ステップにおいて予約された前記会議室および前記会議室の設備を示す予約情報を予約情報データベースに登録する予約情報登録ステップと
   を実行させ、
   前記会議室の端末に、
   前記予約情報に基づいて前記会議室および前記会議室の設備の使用を許可し、前記会議室および前記会議室の設備を使用可能な状態にする使用許可ステップ
   を実行させることを特徴とする会議室予約プログラム。
   

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