JP2004318786A - 予測型自動秘書システム - Google Patents

Abstract

【課題】外出先でユーザーが本当に必要とする情報を自動的に送信して、ユーザーが行動パターンの選択を行えるようにする。
【構成】入力されたスケジュールに対して、自動認識したユーザーの現在位置において行うべき行動パターンを複数提示することを特徴とする自動秘書システム。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【産業上の利用分野】
本発明は予測型自動秘書システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】特開２００２−３５２０４６「電子秘書装置および電子秘書システム」では、被管理者の予定遂行の状況を管理者が容易に把握し、被管理者の予定遂行をサポートできる電子秘書装置および電子秘書システムを提供するという課題に対して、被管理者の予定を登録するスケジュール帳データベースと、予定連絡時刻になったならば前記スケジュール帳データベースに登録された前記予定を前記被管理者に直接または通信メディアを介して連絡する予定連絡手段と、前記予定連絡手段が行った連絡に対する前記被管理者の応答結果について前記被管理者を管理する管理者に直接または通信メディアを介して通知する応答通知手段とを具備することを特徴とする電子秘書装置技術を開示している。特開２００２−３２８９９４、「著名人とそのファンを仲介するシステム、およびコンピュータプログラム」では、低廉なコストでマネージャー、秘書やプロダクション会社の機能を果たすことができ、ファンがそのスポーツ選手等とのコンタクトを気楽にはかることができ、もってスポーツ選手等とそのファンとのコニュニケーションの促進を可能とし、さらにはスポーツ選手等のビジネスチャンスを拡大することができる仲介システムを提供することを目的として、インターネットを介して著名人とそのファンを仲介するシステムであって、前記著名人に関する情報の発信に利用される複数のウエブサイトと、前記ウエブサイトに共有される複数のプログラムを備えた少なくともひとつのプログラムサーバーと、前記プログラムサーバーにアクセス可能なシステム管理コンピュータとを備え、前記プログラムサーバーは、前記著名人と前記ファンとのコミュニケーションツールおよび前記著名人のセールスプロモーションツールとして機能することを特徴とする仲介システム技術を開示している。特開２００２−３１２５４４、「ネットワークを用いたセクレタリサービス方法」では、日付の決定しているアクションを自己管理することなく確実に実行可能とするセクレタリシステムを実現するという目標に対して、ユーザー端末とアクション指示手段と接続されたセクレタリサーバにおいて、ユーザー端末からのアクションに関する日の登録を受け付けた後、日の検出を行い、アクション指示手段に対してアクションを指示する。ここで、アクションとはプレゼント等を意味し、日とは誕生日や結婚記念日等を意味する。このように、セクレタリサーバに誕生日や記念日を登録しておき、アクション指示手段である発送手段に対して発送指示を行う。このようにセクレタリサーバが個人の秘書として機能し、指示アクション指示手段としての黒子に処理を行わせることで、いわば「秘書と黒子」の連携による個人支援システムが構築できるという技術を開示している。特開２００２−２１５８５５、「Ｗｅｂ上で動作する個人情報の管理システム及び加工システム」では、ユーザーが利用する場所とか時間に制約がなく取得を希望する個人情報を容易に取得可能とし、かつ、Ｗｅｂ上で管理された個人情報を目的に応じて最適な形態に加工することによって利用の拡大をはかったＷｅｂ上で動作する個人情報の管理システム及び加工システムの提供を目的として、Ｗｅｂブラウザが動作する電子機器と個人情報管理システムとをインターネット通信網により接続し、この個人情報管理システム内に配置されたＷＷＷサーバに個人情報データベースを配備したことにより、ユーザーが場所と時間を問わず任意の電子機器から個人情報管理システムにアクセスして、保管された個人情報を取得することを特徴とするＷｅｂ上で動作する個人情報の管理システム技術を開示している。さらに、Ｗｅｂブラウザが動作する電子機器と個人情報管理システムサービスセンタ及び個人情報管理システムとをインターネット通信網により接続し、該電子機器に個人秘書代行用サーバのオペレータとの連絡手段を配備して、該連絡手段を介したユーザの指示に基づいてオペレータがユーザ側の電子機器のＷｅｂブラウザを代行操作することにより、個人情報管理システム内に配置されたＷＷＷサーバの個人情報データベースに保管された個人情報を取得することを特徴とするＷｅｂ上で動作する個人情報の管理システムという技術も開示している。特開２００２−１４９９２６、「ＭＹウエッブ秘書」では、すべての人に秘書ソフトを利用してもらうために、操作性をシンプルにし、重要ソフトのため不具合の発生しない安定したソフトが必要になるという課題を解決することを目的として、ＰＣ，プロバイダ、ポータルサイト、イントラネット内の個人秘書ソフトは音声入力、音声出力機能を有し、特定の銀行、証券、旅行社、デパート、新聞、出版社などと専用回線、専用パスワード、で結びついて（契約されている）いて、本人の指示により秘書ソフトを通じ自動的に銀行の残高、株の動向売買、チケットの手配、などを人間の秘書が行動する様に契約（特定）企業と所定（専用回線）の方法で商取引を行い、本人の携帯電話に音声ソフトで連絡、確認する。申請する秘書ソフトはＰＣが２４時間稼動する必要からプロバイダ内のソフトとして稼動するか、イントラネット内のＰＣで運用する技術を開示している。
【０００３】
【特許文献１】特開２００２−３５２０４６
【特許文献２】特開２００２−３２８９９４
【特許文献３】特開２００２−３１２５４４
【特許文献４】特開２００２−２１５８５５
【特許文献５】特開２００２−１４９９２６、
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】従来の電子秘書システムでは予め登録しておいた住所情報やスケジュール通知などのサービスを行うが、利用者の現在位置に基づいた秘書業務や刻々と変化する状況に対応した秘書業務をおこなうシステムは、存在せず、不便であった。
【０００５】
【課題を解決するための手段】本発明の自動秘書システムは、第１に、入力されたスケジュールに対して、自動認識したユーザーの現在位置において行うべき行動パターンを複数提示することを特徴とし、
第２に、第１の特徴に加えて、前記行動パターンを実施するための付帯情報を提示することを、
第３に、第１または第２の特徴に加えて、前記ユーザーが客先に提出する見積書情報の提示が含まれることを、
第４に、第３の特徴に加えて、前記見積書に関する問い合わせ先または関連情報またはその両方を提示することを、
第５に、第３または第４の特徴に加えて、前記ユーザーが客先に到着する時刻を予測してその到着時刻までに前記見積書を作成することを特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】本発明において、第１に、入力されたスケジュールに対して、自動認識したユーザーの現在位置において行うべき行動パターンを複数提示する特徴を備える場合には、前記ユーザーの現在位置を前記ユーザーが携帯しているＧＰＳ位置検出機能と通信機能とを備えた携帯端末等からの情報で電子秘書システムが自動的に認識して、その場で行動すべき最も適切な行動パターンをいくつか提示する。行動パターンの例としては、最寄り駅まで徒歩で歩いて公共機関を利用して訪問先に移動する、そこから数メートル先の交差点まで歩いてタクシーを拾って訪問先に移動する、近くのレストランで食事を済ませてから目的地に向かう、事務所にまず電話する、等が挙げられる。
第２に、第１の特徴に加えて、前記行動パターンを実施するための付帯情報を提示する特徴を備える場合には、行動パターンの中から１つの行動パターンを選択するための情報として、周辺情報を提示する。例えば、電車の時刻表や電車の込み具合、交通渋滞情報や、これから数時間の気候、ユーザーの事務所の状況、判断をする際に問い合わせを行う相手の連絡先、その相手が現在連絡が付く状態かどうか、といった内容である。
第３に、第１または第２の特徴に加えて、前記ユーザーが客先に提出する見積書情報の提示が含まれる特徴を備える場合には、これから出向く客先に提示する見積書の内容をユーザーが携行する電子携帯端末機器で確認ができるように情報を提供する。見積書は、単なる数字の提示に止まらずに会社としての提案書であるので、その提示を行う者の十分な理解と、客先からの要望に対する対応力が必要となるので、客先に出向く直前の状態で最終確認が行えるようにこの自動秘書システムは情報提供を行う。また、直前だけではなく、必要に応じて見積書情報を必要なユーザーに提供することも含まれる。
第４に、第３の特徴に加えて、前記見積書に関する問い合わせ先または関連情報またはその両方を提示する特徴を備える場合には、上記見積書情報の付帯情報としてユーザーに知らせるべき情報を前記見積書情報と同時に通知する。付帯情報としては、この見積書に対する問い合わせや相談をする窓口の連絡先や、関係者のコメント、関係者が現在、または客先に出向いている時間帯に連絡が付けられるかの情報や、提案内容や価格、納期などの各数値の算出課程、算出根拠などの情報が挙げられる。
第５に、第３または第４の特徴に加えて、前記ユーザーが客先に到着する時刻を予測してその到着時刻までに前記見積書を作成する特徴を備える場合には、前記ユーザーの現在位置およびこれまでの移動軌跡情報を用いて、前記ユーザーが見積書を届けるべき客先に到着する時刻を予測し、到着するまでに見積書が完成するように自動的に手配を行う。
【０００７】
【実施例】本発明実施例１について説明する。図１には営業スタッフが携行する携帯端末１の内容を模式的に描いている。前記営業スタッフは自宅から直接客先に出向いて見積書を提示する予定になっており、客先に出向く１時間前にその客先の近くの喫茶店に立ち寄り、自身の携帯端末で見積書情報のチェックを行っているところである。図１はその状況での前記携帯端末の表示画面２を描いたものである。この携帯端末にはＧＰＳ位置認識機能３が備えられており、自動秘書システム側ではこの営業スタッフが客先近傍の喫茶店に居ることを把握した上でその状況として最適な情報の内容および最適な情報提供手段を選択して情報提供を行う。喫茶店なので音声による応答は困難な反面、文字や図表などの表示は適していると判断して情報提供を行っている。表示画面には見積書４とその付帯情報５が表示されている。見積書の内容は拡大して見たい部分をカーソルで選択すれば拡大でき、付帯情報はそこを選択することでその内容の詳細を読むことができる。カーソルの移動と選択はそれぞれカーソル移動スイッチ６と選択ボタン７で行うこともできるし、タッチパネル機能で選ぶことも出来る。
【０００８】表示内容について具体的に説明する。見積書は客先に送付する書式が忠実に表示されている。この表示内容でミスがないかをチェックできる。たとえば記載内容に誤りがあった場合には、その部分をチェックして、直接訂正内容をメモの形でこの表示画面に書き込めば、見積書作成責任者に自動的にこのメモが送付されて、メモの内容を反映した修正版が作成されて、この画面にも再表示される体制を整えてある。質問があれば問い合わせ先という部分にタッチすると、質問入力用の画面または音声での応対の体制が整えられる。画面表示と音声のどちらにするかは、認識した位置情報で自動的に判断される。見積もりの補足説明については画面上の所定の位置にタッチすると見ることができる。補足説明としては、詳細な解説であったり、値引きの限界など、見積書を提示する際に知っておくべき内容が盛り込まれている。その他に、上司指示や製造部長コメントなども画面で見ることが出来る。
【０００９】本発明の実施例２について説明する。複数の行動パターンを提示する例である。図１に示すものと同様の携帯端末を持った営業マンに対して、自動秘書システム側でこの営業マンが次にとるべき行動をシミュレーションして複数のパターンを提示する。具体的な例を述べる。不動産販売の営業マンが自動車を運転してお客さんに建売物件まで案内している状況の場合、その物件まで通るべきルートについて複数を提示する。例えば、近隣の小学校の前を通るルート、近隣のスーパーマーケットの前を通るルート、最寄の駅の前を通るルートという３つのルートが可能であるという情報を画面に表示する。お客さんが子供の通学先を気にしているようならば近隣の小学校の前を通るようにすべきであり、買い物の便を気にしていればスーパーマーケット、通勤の便を気にしていれば駅の前を通るべきである、営業マンはこの画面を確認しながら、お客さんに希望を伺ってもよいし、お客さん自身が携帯端末を操作して選択していただいてもよい。
【００１０】本発明の実施例３を説明する。営業マンが客先に到着する時刻を予測して見積書をそれまでに完成させる秘書システムの例である。本発明の秘書システムは営業マンから見積もり作成の指示を受けると、指定の日時までにその見積もり書を作成するための段取りを自動的に立てる。例えば、４月２日に前記営業マンが自社の商品Ａについての見積書作成を前記秘書システムに入力する。この入力の際には、客先の所在地および客先への見積もり持参予定日時も入力する。この例では前記営業マンは自身が携行する携帯端末を使って４月３日の午後２時に客先に見積書を持参する予定であると入力した。この携帯端末にはＧＰＳ位置認識機能が搭載されており、前記秘書システムでは、前記携帯端末の現在位置に応じて、見積書作成に必要な前記営業マンへの質問も行うことがある。例えば、前記営業マンが自身のオフィスにいる場合には見積書作成に必要な詳細な条件について質問を実施し、前記営業マンが会議室に居る場合や外出先に居る場合には質問は行わない。見積書を提出する当日は、営業マンが客先に着までの経路や通過時間を予測して、前記営業マンが途中で見積もり書を確認できる場所と時刻、そして、確認した営業マンが記載内容の変更指示をした場合に対応できる限界時刻を予測して、その時刻、場所に前記営業マンが到着すると前記携帯端末に記載内容を表示するとともに、ビープ音で前記営業マンに表示していることを伝える。朝、前記営業マンが起床する時刻（７：００）にまずその時点での見積書を提示する。営業マンはその内容に問題がないかを確認するとともに、補足説明が必要な場合にはその必要な補足説明の要求を前記携帯端末を通じて前記秘書システムに入力しておく。前記秘書システムは求められている内容に応えられる相手のメールアドレスを検索システムで探し出して、返答時刻指定で説明を求める。相手が不在の場合や指定時刻までの返答が難しいとの回答が寄せられた場合には次の候補者に自動的に返答を求める。この例では前記営業マンは見積書を提出する前に別の用件を１つ済ませるスケジュールになっている。前記秘書システムでは、この営業マンが約束の午後２時に客先に到着できるように、行動管理も行う。前記営業マンの所在をＧＰＳで認識してその情報に交通渋滞の状況をリアルタイムに反映させながら、営業マンの行動の指示を行っていく。このようにして午後２時に見積書を提示する。提示の時点での客先からの要求や反応について、前記営業マンはその内容を前記携帯端末に入力する。すると、即答、即変更可能な内容についてはその場で修正した見積書が前記秘書システムによって自動的に作成されて、客先に再提示される。即対応できない内容についてはいつ回答できるかを前記秘書システムが自動的に調査して回答期日を客先に提示する。客先が発注を指示した場合には前記秘書システムから生産現場にその旨の指示を伝達する。
【００１１】
【発明の効果】本発明の予測型自動秘書システムを用いると、携帯端末の携行者はこれから先に自分がとるべき行動についての有効な情報を簡便に得ることができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施例１を示す模式図である。
【符号】１は携帯端末、２は表示画面、３はＧＰＳ位置認識機能、４は見積書、５は付帯情報、６はカーソル移動スイッチ、７は選択ボタンである。

Claims (5)

1. 入力されたスケジュールに対して、自動認識したユーザーの現在位置において行うべき行動パターンを複数提示することを特徴とする自動秘書システム。
2. 請求項１の自動秘書システムにおいて、前記行動パターンを実施するための付帯情報を提示することを特徴とする自動秘書システム。
3. 請求項１または２の自動秘書システムにおいて、前記ユーザーが客先に提出する見積書情報の提示が含まれることを特徴とする自動秘書システム。
4. 請求項３の自動秘書システムにおいて、前記見積書に関する問い合わせ先または関連情報またはその両方を提示することを特徴とする自動秘書システム。
5. 請求項３または４の自動秘書システムにおいて、前記ユーザーが客先に到着する時刻を予測してその到着時刻までに前記見積書を作成することを特徴とする自動秘書システム。

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