JP2004297497A

JP2004297497A - 自動在席管理システム及び端末装置

Info

Publication number: JP2004297497A
Application number: JP2003087758A
Authority: JP
Inventors: Toshikatsu Tanimura; 敏勝谷村; Makoto Nojima; 誠野嶋
Original assignee: Sanyo Electric Co Ltd; Sanyo Multimedia Tottori Co Ltd
Current assignee: Sanyo Electric Co Ltd
Priority date: 2003-03-27
Filing date: 2003-03-27
Publication date: 2004-10-21

Abstract

【課題】電話をかける前に、相手方が在席か否かを確認できる自動在席管理システムを提供することである。
【解決手段】通信ネットワーク１１上に、ＰＣ１２ａと、ＰＣ１２ａ及び他の端末装置１２ｂ〜１２ｇを管理するサーバ装置１３とが設けられ、ＰＣ１２ａは、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知し、サーバ装置１３は、該通知内容を記憶し、他の端末装置１２ｂ〜１２ｇからユーザの在・不在の問い合わせがあると、通知内容を読み出して他の端末装置１２ｂ〜１２ｇへ送信する。従って、他の端末装置１２ｂ〜１２ｇからＰＣ１２ａのユーザが在席か否かを簡単に確認できる。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ユーザの在・不在を自動的に検知する自動在席管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従業員等の在・不在を一箇所でリアルタイムに把握できるようにするものに、在席表示システムがある。それを自動的に表示させるシステムとして特許文献１が提案されている。
【０００３】
特許文献１は、本人が在席していると椅子に取り付けられた圧力リミットスイッチの作動や机に取り付けられた赤外線式センサにより在席信号が信号線を介して信号処理装置に送られ、在席である旨の情報が在席表示盤に表示され、また、本人が席を外すと、圧力リミットスイッチの作動や赤外線式センサにより不在信号が信号線を介して信号処理装置に送られ、不在である旨の情報が在席表示盤に表示され、本人の入力操作によらず、在・不在入力が自動で行われるものである。
【０００４】
【特許文献１】
特開平７−３７１７１号公報
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、特許文献１では在・不在の情報が秘書室や電話交換室等に設けられた座席表示盤に表示されるため、電話を掛ける前に発信者が相手方の在・不在を確認することはできない。電話をかけて初めてオートアンサー装置で不在を知ることになる。そして、相手方が不在の場合は電子メール等の別の手段で用件を伝えることになり二度手間となる。また、相手方がどのような理由で不在であるのかがわからないので、いつ連絡が取れるのか見当が付かず不便である。
【０００６】
本発明は、上記の問題点に鑑み、電話をかける前に、相手方が在席か否かを確認できる自動在席管理システムを提供することを目的とする。また、この自動在席管理システムを構成する端末装置又はサーバ装置を提供することを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために本発明の自動在席管理システムは、通信ネットワーク上に、複数の端末装置と、該端末装置を管理するサーバ装置とが設けられ、前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記通知内容を読み出して前記他の端末装置へ送信することを特徴とするものである。
【０００８】
この構成により、電話をかける前に、端末装置を利用するユーザの在・不在、つまり相手方が在席か否かを簡単に確認できるようにしている。
【０００９】
また上記の自動在席管理システムにおいて、前記端末装置は、所定時間操作がない場合にユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、その後、操作を検知した場合にユーザの在席を前記サーバ装置に通知する。
【００１０】
このように、ユーザが利用しているＰＣ等の端末装置の操作状況に基づいた在席情報により、他のどの端末装置からでもユーザの在・不在を確認することができる。
【００１１】
また上記の自動在席管理システムにおいて、前記端末装置は、起動状態においては所定時間毎にユーザの在席を前記サーバ装置に通知し、終了する際にはユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、前記サーバ装置は、前記所定時間を過ぎても前記端末装置から通知がない場合、ユーザが不在であるとみなして記憶を更新するようにしてもよい。
【００１２】
このように、所定時間毎に通知することにより、起動時に通信回線の不具合で通知されなかった場合でも、次回の通知で知らせることができ、一方、終了時は所定時間を過ぎて通知がないことからサーバ装置が端末装置の終了を判断することができる。
【００１３】
また上記の自動在席管理システムにおいて、ユーザの在・不在を通知する前記端末装置は、パーソナルコンピュータ、入退出を管理する装置、又は防犯装置を用いることができる。
【００１４】
例えば、入退出を管理する装置としてタイムレコーダを用いる場合、タイムカードを押す操作に連動して出社・退社の状況をリアルタイムに管理することができる。また、防犯装置を家庭に導入すれば、外出先から携帯電話機やＰＤＡを操作してサーバ装置に自宅の在室状況を問い合わせることにより、侵入者を発見できる。
【００１５】
また上記の自動在席管理システムにおいて、前記他の端末装置は、ユーザの不在の通知を受信した場合、音声通信以外の通信用ソフトウェアを起動するようにしてもよい。
【００１６】
音声通信以外の通信用ソフトウェアとしては、電子メールやインスタントメッセージやボイスメール等を用いることができる。これにより、速やかに相手先へ用件を残すことができる。
【００１７】
また本発明の自動在席管理システムは、通信ネットワーク上に、複数の端末装置と該端末装置を管理するサーバ装置とが設けられ、前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、自動的に前記通知内容を読み出して所定の端末装置へ送信することを特徴とするものである。
【００１８】
例えば電光掲示板に表示すれば、端末装置を利用するユーザの在・不在をリアルタイムに確認できる。
【００１９】
また本発明の自動在席管理システムは、通信ネットワーク上に、複数の端末装置と、該各端末装置でそれぞれ制御されるＩＰ電話機と、前記端末装置及びＩＰ電話機を管理するサーバ装置とが設けられ、前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記端末装置で制御されるＩＰ電話機に使用状況を要求するとともに、前記通知内容を読み出し、前記通知内容に該ＩＰ電話機の使用状況を付加して前記他の端末装置に送信することを特徴とするものである。
【００２０】
これにより、相手先のユーザの在・不在とともに、在席の場合はそのユーザのＩＰ電話機の使用状況を確認できる。
【００２１】
また本発明の端末装置は、通信ネットワークを介してサーバ装置に接続され、所定時間操作がない場合にユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、その後、操作を検知した場合にユーザの在席を前記サーバ装置に通知する機能と、前記サーバ装置から他の端末装置のユーザの在・不在を取得する機能とを備えたことを特徴とするものである。
【００２２】
また本発明の端末装置は、通信ネットワークを介してサーバ装置に接続され、起動状態においては所定時間毎にユーザの在席を前記サーバ装置に通知し、終了する際にはユーザの不在を前記サーバ装置に通知する機能を備えたことを特徴とするものである。
【００２３】
また本発明のサーバ装置は、通信ネットワークを介して複数の端末装置に接続され、前記端末装置からユーザの在・不在の通知を受信した場合に記憶する機能と、他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記通知内容を読み出して前記他の端末装置へ送信する機能とを備えたことを特徴とするものである。
【００２４】
また上記のサーバ装置において、所定時間を過ぎても前記端末装置から通知がない場合、ユーザが不在であるとみなして記憶を更新するようにしてもよい。
【００２５】
【発明の実施の形態】
以下に本発明の実施形態について図面を参照して説明する。図１は自動在席管理システムの構成を示すブロック図である。
【００２６】
自動在席管理システム１０は、通信ネットワーク１１上に、複数の端末装置１２と、これら端末装置１２を管理するサーバ装置１３と、ＩＰ電話機の呼情報を司るサーバとしてのコールエージェント１４とが設けられる。
【００２７】
端末装置１２としては、パーソナルコンピュータ（以下ＰＣと略す）１２ａ、１２ｂ、ＰＣ１２ａ、１２ｂにそれぞれ制御されるＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’、ユーザの入退出（例えば、出社及び帰社時刻）を管理するタイムレコーダ１２ｃや指紋認証システム、警備用カメラやドア開閉検知センサや照明検知センサのような防犯装置１２ｄ、ＰＤＡ（ＰｅｒｓｏｎａｌＤｉｇｉｔａｌＡｓｓｉｓｔａｎｔｓ）１２ｅ、携帯電話機１２ｆ、事務所等に設けられる電光掲示板１２ｇなどを用いることができる。
【００２８】
この自動在席管理システム１０は、各端末装置を所有するユーザが在席しているか否かの情報を相互に把握することができるシステムである。以下に、自動在席管理システム１０の動作について説明する。
〈第１の実施形態〉
第１の実施形態では、端末装置１２ａ〜１２ｆの何れかが、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知し、サーバ装置１３は、該通知内容を記憶し、他の端末装置１２ａ〜１２ｇからユーザの在・不在の問い合わせがあると、通知内容を読み出して他の端末装置１２ａ〜１２ｇへ送信することにより、端末装置１２ａ〜１２ｇを利用するユーザの在・不在を簡単に確認できるようにしている。以下に実施例を示す。
【００２９】
（実施例１）
例えば、ＰＣ１２ａのユーザが離席してＰＣ１２ａが所定時間操作されない場合に、ＰＣ１２ａはユーザが不在であると判断してサーバ装置１３にユーザが不在である旨を通知する。その後、ＰＣ１２ａが操作されると、ＰＣ１２ａはユーザが席に戻ったと判断してサーバ装置１３にユーザが在席である旨を通知する。
【００３０】
サーバ装置１３は、ＰＣ１２ａからの通知を受信する度にその通知内容を更新して記憶する。
【００３１】
そして、他の端末装置１２ｃ〜１２ｇがサーバ装置１３にＰＣ１２ａのユーザの在・不在を問い合わせると、サーバ装置１３は記憶しているＰＣ１２ａの情報を読み出して問い合わせのあった他の端末装置へ通知する。
【００３２】
このように、ユーザが利用しているＰＣ１２ａの操作状況に基づいた在席情報により、どの端末装置からでもＰＣ１２ａのユーザの在・不在を確認することができる。
【００３３】
なお、ＰＣ１２ａがユーザの在・不在を判断する材料としては、スクリーンセーバの起動・終了を用いてもよい。また、ユーザは離席の理由（外出、会議など）を操作画面から選択してから離席するようにしてもよい。これにより、ＰＣ１２ａは離席の理由を付加して不在の通知を行うことができる。
【００３４】
（実施例２）
例えば、ＰＣ１２ａは起動状態において、所定時間毎にユーザの在席をサーバ装置１３に通知し、終了する際にはユーザの不在をサーバ装置１３に通知する。
【００３５】
サーバ装置１３は、上記の所定時間を過ぎてもＰＣ１２ａから通知がない場合、ユーザが不在であるとみなして記憶を更新する。
【００３６】
そして、他の端末装置１２ｃ〜１２ｇがサーバ装置１３にＰＣ１２ａのユーザの在・不在を問い合わせると、サーバ装置１３は記憶しているＰＣ１２ａの情報を読み出して問い合わせのあった他の端末装置へ通知する。
【００３７】
このように、所定時間毎に通知することにより、起動時に通信回線の不具合で通知されなかった場合でも、次回の通知で知らせることができ、一方、終了時は所定時間を過ぎて通知がないことからサーバ装置１３がＰＣ１２ａの終了を判断することができる。
【００３８】
（実施例３）
タイムレコーダ１２ｃを用いて在席管理するには、従業員が出社時及び退社時にタイムカードを押したときに、タイムレコーダ１２ｃからサーバ装置１３に出社又は退社した旨の情報が通知され、サーバ装置１２ｃに記憶される。
【００３９】
そして、他の端末装置がサーバ装置１３にその従業員の出社状況を問い合わせると、サーバ装置１３は記憶している情報を読み出して問い合わせのあった他の端末装置へ出社しているか退社したかを通知する。
【００４０】
このように、タイムカードを押す操作に連動して出社・退社の状況をリアルタイムに管理することができる。なお、指紋認証システムを用いても同様に在席管理することができる。
【００４１】
（実施例４）
防犯装置１２ｄを用いて在席管理するには、警備用カメラやドア開閉検知センサや照明検知センサでその部屋への入退出を検知し、その旨をサーバ装置１３に通知し、サーバ装置１３に記憶する。
【００４２】
そして、他の端末装置がサーバ装置１３にユーザの在室状況を問い合わせると、サーバ装置１３は記憶している情報を読み出して問い合わせのあった他の端末装置へ在室しているか外出しているかを通知する。
【００４３】
このシステムを家庭に利用すれば、外出先から携帯電話機１２ｆやＰＤＡ１２ｅを操作してサーバ装置１３に自宅の在室状況を問い合わせることにより、侵入者を発見でき、防犯装置１２ｄを有効に利用することができる。
【００４４】
（実施例５）
ＰＤＡ１２ｅや携帯電話機１２ｆ等の携帯型の無線通信装置を用いる場合、外出先からサーバ装置１３にアクセスして帰宅する旨の通知を行うことにより、サーバ装置１３は社内の電光掲示板１２ｇから要求があった場合に、通知があった従業員が退社した旨を表示するように命令したり、他の端末装置からの問い合わせに応答したりする。
【００４５】
これにより、サーバ装置１３の在席情報を手動で更新できる。なお、社内でＰＣ１２ａ等を用いて作業している場合であって、ＰＣ１２ａを立ち上げたまま退社する場合にもこの手動による在席情報の通知を利用することができる。
【００４６】
なお、上記の実施例１〜５は組み合わせて使用してもよい。
【００４７】
（実施例６）
実施例１〜５のようにして他の端末装置上で相手先のユーザの不在が確認されると、他の端末装置は、音声通信以外の指定された通信用ソフトウェアを起動する。ここで他の端末装置とは、ＰＣ１２ｂやＰＤＡ１２ｅや携帯電話機１２ｆ等、他の通信用ソフトウェアを有する装置を指す。音声通信以外の通信用ソフトウェアとしては、電子メールやインスタントメッセージやボイスメール等を用いることができる。これにより、速やかに相手先へ用件を残すことができる。
【００４８】
〈第２の実施形態〉
第２の実施形態では、端末装置１２ａ〜１２ｆの何れかが、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知し、サーバ装置１３は、該通知内容を記憶し、遅滞なく自動的にその通知内容を読み出して所定の端末装置１２ａ〜１２ｇへ送信することにより、端末装置１２ａ〜１２ｇを利用するユーザの在・不在をリアルタイムに確認できるようにしている。以下に実施例を示す。
【００４９】
（実施例７）
例えば、実施例１のように、ＰＣ１２ａのユーザが離席してＰＣ１２ａが所定時間操作されない場合に、ＰＣ１２ａはユーザが不在であると判断してサーバ装置１３にユーザが不在である旨を通知する。その後、ＰＣ１２ａが操作されると、ＰＣ１２ａはユーザが席に戻ったと判断してサーバ装置１３にユーザが在席である旨を通知する。
【００５０】
サーバ装置１３は、ＰＣ１２ａからの通知を受信する度にその通知内容を更新して記憶するとともに、遅滞なく記憶しているＰＣ１２ａの情報を読み出して電光掲示板１２ｇへ通知する。
【００５１】
これにより、電光掲示板１２ｇには常に最新の在席情報が表示されるので、他のユーザは電光掲示板１２ｇを見てから、電話や電子メール等、相手方への通信手段を選ぶことができる。
【００５２】
〈第３の実施形態〉
第３の実施形態では、端末装置１２ａ〜１２ｆの何れかが、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知し、サーバ装置１３は、該通知内容を記憶し、他の端末装置からユーザの在・不在の問い合わせがあると、その端末装置で制御されるＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’に使用状況を要求するとともに、通知内容を読み出し、通知内容に該ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の使用状況を付加して他の端末装置に送信することにより、相手先のユーザの在・不在とともにそのユーザのＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の使用状況を確認できるようにしている。
【００５３】
また、ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の使用状況はコールエージェント１４が管理し、サーバ装置１３はコールエージェント１４に各ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の使用状況を要求するようにしてもよい。これにより、通信ネットワーク１１にかかる負荷を低減することができる。
【００５４】
なお、ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の使用状況とは、通話中であるか否かだけでなく、通話先はどこであるかという情報を含めてもよい。以下に実施例を示す。
【００５５】
（実施例８）
例えば、ＰＣ１２ａは実施例１や実施例２の方法で、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知する。ここでユーザの在席が通知されると、サーバ装置１３は、その通知内容を記憶する。
【００５６】
そして、他の端末装置１２ｃ〜１２ｇがサーバ装置１３にＰＣ１２ａのユーザの在・不在を問い合わせると、サーバ装置１３はＰＣ１２ａで制御されるＩＰ電話機１２ａ’にその使用状況を要求するとともに、記憶しているＰＣ１２ａの情報を読み出して、その情報にＩＰ電話機１２ａ’の使用状況を付加して問い合わせのあった他の端末装置へ通知する。
【００５７】
（実施例９）
例えば、ＰＣ１２ａは実施例１や実施例２の方法で、ユーザの在・不在をサーバ装置１３に通知する。ここでユーザの在席が通知されると、サーバ装置１３は、その通知内容を記憶する。
【００５８】
そして、他の端末装置１２ｃ〜１２ｇがサーバ装置１３にＰＣ１２ａのユーザの在・不在を問い合わせると、サーバ装置１３はコールエージェント１４にＩＰ電話機１２ａ’の使用状況を要求するとともに、記憶しているＰＣ１２ａの情報を読み出して、その情報にＩＰ電話機１２ａ’の使用状況を付加して問い合わせのあった他の端末装置へ通知する。
【００５９】
実施例８又は実施例９より、他の端末装置のユーザは相手方の在席情報を確認できるとともに、在席の場合は相手方のＩＰ電話機の使用状況も確認できるので、ＩＰ電話機が使用中である場合には電子メールやインスタントメッセージやボイスメール等の他の手段を選択することができる。
【００６０】
なお本発明においては、それぞれの端末装置１２ａ〜１２ｇにサーバ装置１３の機能をもたせ、他の端末装置からの問い合わせに対して直接端末装置が応答するようにしてもよい。
【００６１】
また本発明においては、ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’はそのＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’のホームページを有し、受け取って保存しているインスタントメッセージ等の情報（文字、音声、画像等の情報）を開示し、外出先からそのユーザがホームページにアクセスしてそれら保存している情報をデータ通信できるようにしてもよい。これにより、外出先からでも用件を確認することができる。
【００６２】
また、ＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’にインスタントメッセージ等が入ると自動的に、予め指定した他の端末装置（例えば、外出時にユーザが携帯している携帯電話機やＰＤＡ）にそのデータを転送するようにしてもよい。これにより、外出先からユーザがホームページにアクセスしなくても用件を確認することができる。なお、サーバ装置１３がコールエージェント１４からの要求に従ってＩＰ電話機１２ａ’、１２ｂ’の転送先を通知するようにしてもよい。
【００６３】
【発明の効果】
本発明によれば、通信ネットワーク上に、少なくとも、複数の端末装置と、該端末装置を管理するサーバ装置とが設けられ、端末装置は、ユーザの在・不在をサーバ装置に通知し、サーバ装置は、該通知内容を記憶し、他の端末装置からユーザの在・不在の問い合わせがあると、通知内容を読み出して他の端末装置へ送信することにより、電話をかける前に、端末装置を利用するユーザの在・不在、つまり相手方が在席か否かを簡単に確認できるようにしている。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の自動在席管理システムの構成を示すブロック図である。
【符号の説明】
１０自動在席管理システム
１１通信ネットワーク
１２端末装置
１２ａ、１２ｂＰＣ（パーソナルコンピュータ）
１２ｄ防犯装置
１３サーバ装置

Claims

通信ネットワーク上に、複数の端末装置と、該端末装置を管理するサーバ装置とが設けられ、
前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、
前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記通知内容を読み出して前記他の端末装置へ送信することを特徴とする自動在席管理システム。
前記端末装置は、所定時間操作がない場合にユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、その後、操作を検知した場合にユーザの在席を前記サーバ装置に通知することを特徴とする請求項１記載の自動在席管理システム。
前記端末装置は、起動状態においては所定時間毎にユーザの在席を前記サーバ装置に通知し、終了する際にはユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、
前記サーバ装置は、前記所定時間を過ぎても前記端末装置から通知がない場合、ユーザが不在であるとみなして記憶を更新することを特徴とする請求項１記載の自動在席管理システム。
ユーザの在・不在を通知する前記端末装置は、パーソナルコンピュータ、入退出を管理する装置、又は防犯装置であることを特徴とする請求項１記載の自動在席管理システム。
前記他の端末装置は、ユーザの不在の通知を受信した場合、音声通信以外の通信用ソフトウェアを起動することを特徴とする請求項１記載の自動在席管理システム。
通信ネットワーク上に、複数の端末装置と該端末装置を管理するサーバ装置とが設けられ、
前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、
前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、自動的に前記通知内容を読み出して所定の端末装置へ送信することを特徴とする自動在席管理システム。
通信ネットワーク上に、複数の端末装置と、該各端末装置でそれぞれ制御されるＩＰ電話機と、前記端末装置及びＩＰ電話機を管理するサーバ装置とが設けられ、
前記端末装置は、ユーザの在・不在を前記サーバ装置に通知し、
前記サーバ装置は、該通知内容を記憶し、他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記端末装置で制御されるＩＰ電話機に使用状況を要求するとともに、前記通知内容を読み出し、前記通知内容に該ＩＰ電話機の使用状況を付加して前記他の端末装置に送信することを特徴とする自動在席管理システム。
通信ネットワークを介してサーバ装置に接続された端末装置において、
所定時間操作がない場合にユーザの不在を前記サーバ装置に通知し、その後、操作を検知した場合にユーザの在席を前記サーバ装置に通知する機能と、
前記サーバ装置から他の端末装置のユーザの在・不在を取得する機能とを備えたことを特徴とする端末装置。
通信ネットワークを介してサーバ装置に接続された端末装置において、
起動状態においては所定時間毎にユーザの在席を前記サーバ装置に通知し、終了する際にはユーザの不在を前記サーバ装置に通知する機能を備えたことを特徴とする端末装置。
通信ネットワークを介して複数の端末装置に接続されたサーバ装置において、
前記端末装置からユーザの在・不在の通知を受信した場合に記憶する機能と、
他の端末装置から前記ユーザの在・不在の問い合わせがあると、前記通知内容を読み出して前記他の端末装置へ送信する機能とを備えたことを特徴とするサーバ装置。
所定時間を過ぎても前記端末装置から通知がない場合、ユーザが不在であるとみなして記憶を更新することを特徴とする請求項１０記載のサーバ装置。