JP2004272482A

JP2004272482A - 電子文書回覧システム

Info

Publication number: JP2004272482A
Application number: JP2003060695A
Authority: JP
Inventors: Shohei Kuki; 昌平九鬼
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-03-06
Filing date: 2003-03-06
Publication date: 2004-09-30

Abstract

【課題】双方向の情報のやりとりに対し、電子情報がコミュニティ全員に認知され、回答の意思があるものは回答を完了したことを検知することができる電子文書回覧システムを提供する。
【解決手段】データベース１ａを有し、データベース１ａに対する処理を行うデータベースサーバ１と管理者用コンピュータ２とが第１のネットワーク３により接続され、複数のユーザ用コンピュータ４が第２のネットワーク５に接続され、第１のネットワーク３と第２のネットワーク５が接続されることで構成される電子文書回覧システムにおいて、データベースサーバ１は、データベースの１ａ文書に対して各ユーザの既読マークを付すと同時に回答を登録する機能を有する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書回覧システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
電子文書回覧システムに関連して、例えば、特許文献１には、サーバで回覧ルートを持たないようにする技術が開示されている。また例えば、特許文献２には、文書の管理期間を初めに登録する技術が開示されている。
【特許文献１】特開２０００−３０５８６７公報
【特許文献２】特開２００１−２２２５２５公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
ある特定の情報をコミュニティ全員に通知する方法として、回覧板や連絡網というシステムがある。これは、情報の伝達経路を特定することで、コミュニティ全員に通知することを保証する。電子的な文書でも、例えば検印や承認などは、同様に特定の経路で情報が伝達されていく。
しかしこの場合、何かの原因で経路の伝達が中断してしまうと、それ以後の人間に情報が伝達されなくなってしまう。電子の文書は、情報が物質に依存していないので、複数の人間が同時にその情報にアクセスできることが特徴である。上記のような情報の場合、コミュニティ全員に認知されることさえ保証されれば、一定の経路をたどっていく必要はないのである。電子の場合は、特定の経路をたどる以外にも、全員に通知したことを保証することが可能である。例えば、全員に同時にメールするという手段が考えられる。
ところが文書の情報量が大きい場合、全員に同時にメールすることは、メールサーバに多大な負担を与える。通常、このような場合は、データベースに情報を登録し、通知だけがメールでユーザに送られ、ユーザは通知を受けて、能動的にデータベースを読みに行くシステムが取られる。しかしこの場合、ユーザがデータベースに能動的に読みに行かなくてはならないので、逆に情報がコミュニティ全員に認知されたことが保証できなくなってしまう。
【０００４】
ところで、情報のやりとりには単方向と双方向がある。単方向とは、発信者が受信者に情報を提供するだけのタイプである。例えば、行事のお知らせや緊急連絡などがこれにあたる。双方向とは、発信者が受信者に情報を提供し、そのリアクションを受信者が発信者に回答するものである。例えば、会議の通知の参加／不参加回答や物品の共同購入の回答などがこれにあたる。
双方向の場合は、受信者から回答があった場合は、回答があったという事実を以って「情報が認知された」ことが分かる。コミュニティ全体に情報が認知されたことを確かめるためには、全員に回答をしてもらえばそれが検知できる。しかし、回答しないことを以って意思表示としたい場合がある。
例えば物品の共同購入の場合、共同購入に参加する人間だけが欲しい個数などを回答すれば良いのであって、通常参加しない人間が「参加しない」ことをわざわざ回答はしない。この場合は、回答の意思のある者からのみ回答をもらえたかが保証される必要がある。
上述の事情に鑑み、本発明は、双方向の情報のやりとりに対し、電子情報がコミュニティ全員に認知され、回答の意思があるものは回答を完了したことを検知することができる電子文書回覧システムを提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、データベースを有し、データベースに対する処理を行うデータベースサーバと管理者用コンピュータとが第１のネットワークにより接続され、複数のユーザ用コンピュータが第２のネットワークに接続され、第１のネットワークと第２のネットワークとが接続されることで構成される電子文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、データベースの文書に対して各ユーザの既読マークを付すと同時に各ユーザよりの回答を登録する手段を有する電子文書回覧システムを最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１記載の電子文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、既読済みのユーザに対し、文書回答を無効にする手段を有する電子文書回覧システムを主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１記載の電子文書回覧システムにおいて、回答済みのユーザが、回答の書き換えを行う手段を有する電子文書回覧システムを主要な特徴とする。
【０００６】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１は本発明の実施の形態に係る電子文書回覧システムの構成図である。データベース１ａを有し、データベース１ａに対する処理を行うデータベースサーバ１と、管理者用コンピュータ２とが第１のネットワーク３により接続されている。管理者用コンピュータ２は、データベースサーバ１にアクセスし、データベース１ａに対する文書の登録、削除、読み込み、検索、既読依頼、未読依頼、回答登録依頼、回答結果読込依頼などを行う。
また複数のユーザ用コンピュータ４（４−１〜４−４）が第２のネットワーク５に接続されている。そして第１のネットワーク３と第２のネットワーク５が接続されている。このようにして全体で本電子文書回覧システムが構成される。
図２はデータベースサーバの機能ブロック図である。本データベースサーバ１において、文書未読化部１１は、指定されたユーザに対して、指定された文書を未読状態に保つ。文書既読化部１２は、指定されたユーザに対して、指定された文書を既読状態にする。既読者検索部１３は、指定された文書に対する既読者を検索する。
文書登録部１４は、指定された文書をデータベース１ａに登録する。文書削除部１５は、指定された文書をデータベース１ａから削除する。文書への回答も削除する。文書読込部１６は、指定された文書の内容をデータベース１ａから読み込む。既読未読処理部１７は、文書とユーザに対する既読・未読状態を保持する。
文書管理部１８は、文書の登録状態を保持する。文書回答登録部１９は、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベース１ａに登録する。文書回答削除部２０は、指定されたユーザに対して、指定された文書の回答をデータベース１ａから削除する。文書回答読込部２１は、指定された文書の回答結果をデータベース１ａから読み込む。文書回答処理部２２は、指定された文書の回登録状態を保持する。指定された文書の回答結果を計算する。
図３はコンピュータの画面表示例を示す図である。回覧内容、回答反映欄、チェック欄、回答欄が図のように表示される。
【０００７】
図４は本発明の第１の動作例を示すフロー図である。管理者が管理者用コンピュータ２に文書登録指示を出すと、管理者用コンピュータ２はデータベース１ａに文書を登録する。その後、管理者用コンピュータ２はユーザ用コンピュータに通知を送る。このとき、メールを使用するのであれば、ここに第３者としてメールサーバが現れるが、今回はメールとは限っていないので省略している。
ユーザは通知を確認すると、ユーザ用コンピュータ４に閲覧指示を出す。ユーザ用コンピュータ４はデータベース１ａに文書読込依頼を出し、文書を読み込む。
文書を読み終えると、ユーザは回答の必要がある場合は回答指示を出し、指示を受けたユーザ用コンピュータはデータベース１ａに回答登録依頼を出す。回答を終えると、ユーザは文書既読化指示を出し、指示を受けたユーザ用コンピュータ４はデータベース１ａに文書既読化依頼を出す。
最後に、管理者が既読者検索指示を出し、データベース１ａに既読者を問い合わせる。ここで、全員が既読になっているなら、管理者が回答結果の読み込み指示を出せば目的の回答結果を得ることができる。その後、管理者は文書削除指示により、文書および回答結果を消すことができる。
図５は本発明の第２の動作例を示すフロー図である。第２の動作例は、ユーザが一度閲覧指示、文書既読化指示を出した後に、再びユーザが閲覧指示を出しときのものである。
閲覧後、ユーザが回答指示を出し、指示を受けたユーザ用コンピュータ４はデータベース１ａに回答登録依頼を出す。指示を受けたデータベースサーバ１は、ユーザに対する既読者検索処理を行う。もし既読状態ならば回答登録失敗となり、ユーザは回答登録できないことを認識する。
【０００８】
図６は本発明の第３の動作例を示すフロー図である。第２の動作例の場合、ユーザは入力後に登録できるかどうかを認識する。第３の動作例は、入力前に認識できるようにするケースである。具体的な状況は第２の動作例と同じである。
ユーザが閲覧指示を出す。指示を受けたユーザ用コンピュータ４はデータベース１ａに文書読込依頼を出す。このとき、ユーザが既読状態の場合は、ユーザが入力できないような表示を行う。入力部が表示されていないことにより、ユーザは誤って入力することがない。
図７は本発明の第４の動作例を示すフロー図である。具体的な状況は第２、第３の動作例と同じである。閲覧後、ユーザが回答指示を出し、指示を受けたユーザ用コンピュータ４はデータベース１ａに回答登録依頼を出す。指示を受けたデータベースサーバ１は回答文書がある場合回答削除処理をする（ただし、前記ユーザに対する回答文書がない場合は回答削除処理はしない）。その後、再度回答登録処理を行う。これで、ユーザの回答は新しいものに更新される。
【０００９】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１記載の発明によれば、データベースの文書に対して各ユーザの既読マークが付けられると同時に回答を登録することができるようにすることにより、情報がコミュニティ全員に行き渡ったこととを検知でき、そのときに目的の回答が得られていることが保証される。
請求項２記載の発明によれば、既読済みのユーザに対し文書回答を無効にすることにより、ユーザが誤って複数回回答をすることを防ぐことができるようになる。
請求項３記載の発明によれば、回答済みのユーザが回答を書き換えることができるようにすることにより、ユーザの予定変更に柔軟に対応できるようになる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子文書回覧システムの構成図である。
【図２】データベースサーバの機能ブロック図である。
【図３】コンピュータの画面表示例を示す図である。
【図４】本発明の第１の動作例を示すフロー図である。
【図５】本発明の第２の動作例を示すフロー図である。
【図６】本発明の第３の動作例を示すフロー図である。
【図７】本発明の第４の動作例を示すフロー図である。
【符号の説明】
１データベースサーバ、１ａデータベース、２管理者用コンピュータ、３第１のネットワーク、４ユーザ用コンピュータ、５第２のネットワーク

Claims

データベースを有し、データベースに対する処理を行うデータベースサーバと管理者用コンピュータとが第１のネットワークにより接続され、複数のユーザ用コンピュータが第２のネットワークに接続され、第１のネットワークと第２のネットワークとが接続されることで構成される電子文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、データベースの文書に対して各ユーザの既読マークを付すと同時に、各ユーザよりの回答を登録する手段を有することを特徴とする電子文書回覧システム。
請求項１記載の電子文書回覧システムにおいて、データベースサーバは、既読済みのユーザに対し、文書回答を無効にする手段を有することを特徴とする電子文書回覧システム。
請求項１記載の電子文書回覧システムにおいて、回答済みのユーザが、回答の書き換えを行う手段を有することを特徴とする電子文書回覧システム。