JP2004178042A - 修理代金の請求管理システム、修理状況管理システムおよび修理代金の請求管理方法 - Google Patents
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Abstract
【解決手段】故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報と、故障品の修理に要した修理代金を示す情報と、代理店が前記修理代金を保証するかどうかを示す情報とを記憶する管理データベース16と、管理データベース16を参照し、修理代金を代理店が保証するかどうかを判定し、修理代金を代理店が保証する場合、代理店へ修理代金を請求するための処理を行う料金処理部と、を備える
。
【選択図】 図1
Description
【発明の属する技術分野】
本発明は、故障品の修理代金の支払いを管理する技術に関し、特に代理店を経由して受け付けた故障品を修理して顧客へ直送するサービスの管理に関する。
【0002】
【発明の背景】
故障品の修理において、代理店が顧客からの窓口となって故障品の修理依頼を受けて、製造元のメーカ等の修理センタへ送り、そこで修理を行う場合がある。このとき、修理センタで修理が完了すると、修理済みの製品を代理店へ返送して、顧客が代理店へ受け取りに行くか、または代理店が顧客へ配送する。
【0003】
修理済み品の返送をこのような手順で行うと、修理が済んでいるにもかかわらず、代理店に留め置かれることがあり、顧客への返送が遅くなることがある。そこで、修理済み製品を修理センタから顧客へ直接配送すれば、このような事態を避けることができる。
【0004】
しかし、このように修理センタから顧客へ直送すると、代理店が自分の店で受け付けた故障品の修理の状況を確認できない。
【0005】
また、修理代金は、修理済みの製品を顧客へ配送したときに代引きで受領することになる。
【0006】
本発明の目的は、代理店が修理依頼を受け付けた故障品の修理を行って、修理済みの製品を修理センタから顧客へ直接配送するサービスにおいて、代理店が修理状況を確認するための技術を提供することである。
【0007】
本発明の他の目的は、故障品の修理に要した代金の管理をするためのシステムを提供することである。
【0008】
【課題を解決するための手段】
本発明の一つの態様に従う修理代金の請求管理システムは、故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報と、前記故障品の修理に要した修理代金を示す情報と、前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを示す情報とを記憶する手段と、前記記憶手段を参照し、前記修理代金を前記代理店が保証するかどうかを判定する手段と、前記修理代金を前記代理店が保証する場合、前記代理店へ前記修理代金を請求するための処理を行う手段と、を備える。
【0009】
これにより、店保証が付いている故障品の修理代金は、受け付けをした店舗に請求される。
【0010】
好適な実施形態では、前記修理代金が入金されたことを示す情報の入力を受け付けて、前記記憶手段に登録する手段と、前記記憶手段を参照して、修理代金の未入金リストを出力する手段とをさらに備える。
【0011】
これにより、修理代金が回収できていないものを容易に抽出できる。
【0012】
好適な実施形態では、前記記憶手段を参照し、前記代理店への手数料支払い処理を行う手段をさらに備える。
【0013】
これにより、代理店が手数料を要求する場合、その支払いを行うことができる。
【0014】
本発明の一つの態様に従う故障品の修理状況管理システムは、故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付ける手段と、前記故障品の修理状況を示す情報の入力を受け付ける手段と、前記入力された代理店に関する情報および前記修理状況を示す情報を記憶する手段とを備える。このとき、前記記憶手段の修理状況を示す情報は、前記代理店の端末装置から参照可能である。
【0015】
これにより、代理店から容易に修理状況を確認することができる。
【0016】
好適な実施形態では、前記故障品の修理完了後、前記記憶手段を参照し、前記代理店へ修理完了を通知するための手段をさらに備える。
【0017】
これにより、代理店は修理が完了したことを知ることができる。
【0018】
本発明の一つの態様に従う修理代金の請求管理システムは、故障品の修理を依頼した顧客に関する情報と、前記故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報とを取得する手段と、前記故障品の修理完了後、前記顧客情報に基づいて修理済み品を配送するように指示をする手段と、前記修理済み品を配送したことを示す情報と、前記修理品の修理代金を示す情報とを含む電子情報を、前記代理店へ送信する手段とを備える。
【0019】
これにより、修理済み品を顧客へ直送しつつ、修理代金を代理店へ請求し、代理店経由で徴収することができる。
【0020】
【発明の実施の形態】
以下、本発明を適用した一実施形態に係る代理店を経由して受け付けた故障品を修理して顧客へ直送するサービスを管理するシステムについて、図面を用いて説明する。本システムは、代理店が顧客から故障した製品の修理依頼を受けて、この製品の修理を製造元メーカ等の修理センタで行い、修理完了後、顧客へ返送するまでの物流および修理代金の管理をするためのシステムである。特に、本システムでは、代理店経由で受け付けた修理依頼であっても、修理完了後に顧客へ返送するときは代理店を介さずに顧客へ直送する場合を取り扱う。
【0021】
本システムは、図1に示すように配送および修理に要した代金の管理を行う配送・修理代金管理装置(以下、管理装置という)1を備える。管理装置1は、故障品の修理を行う修理センタに設置することが好ましい。そして、管理装置1は、修理に関する情報を管理する修理情報システム2と接続されている。また、管理装置1は、ネットワーク9を介して故障品の修理受付を行う代理店の端末装置3および故障品の運送を行う運送会社システム4と接続されている。
【0022】
管理装置1、代理店の端末装置3および運送会社システム4は、例えば汎用的なコンピュータシステムにより構成され、以下に説明する管理装置1、代理店端末装置3および運送会社システム4内の個々の構成要素または機能は、例えば、コンピュータプログラムを実行することにより実現される。
【0023】
管理装置1は、キーボードやマウスなどの入力装置21および液晶表示装置やCRT、またはプリンタなどの出力装置22と接続されている。さらに、管理装置1は、ネットワーク9との入出力を管理するネットワークインタフェース部11と、代理店端末3から入力を受け付け、または種々の情報を提供する複数のWebページ12と、料金に関する処理を行う料金処理部13と、入力装置21および出力装置22を制御する入出力装置制御部14と、代理店に関する情報を記憶した店舗データベース15と、故障品に関する情報を記憶した管理データベース16とを備える。
【0024】
Webページ12には、例えば、後述するような代理店登録用のページ、および修理状況参照用のページなどがある。
【0025】
店舗データベース15は、例えば、図2に示すように、データ項目として店コード151と、パスワード152と、店舗名153と、住所154と、電話番号155と、電子メールアドレス156とを有する。店コード151は、本システム内でユニークになるように店舗登録時に割り当てられる。他の情報は、代理店端末装置3から登録用のWebページ12を介して入力可能である。このほか、代理店との間の決済をするための銀行口座などの情報を含んでいてもよい。
【0026】
管理データベース16は、例えば、図3に示すように、データ項目として顧客情報161と、故障品情報162と、修理の受け付けをした受付代理店情報163と、修理状況164と、修理代金165と、入金額166とを含む。
【0027】
顧客情報161は、さらに、顧客の住所161aと、氏名161bと、電話番号161cとを含む。これらの情報は、顧客へ修理後の製品を直送するときの配送先として使用される。
【0028】
故障品情報162は、さらに、伝票番号162aと、品名162bと、型式162cと、製造番号162dと、故障内容162eと、購入日162fと、メーカ保証フラグ162gと、店保証フラグ162hとを含む。伝票番号162aは、故障品の修理依頼を一意に識別するための情報である。故障内容162eには、発生している具体的な事象、不具合などが登録される。メーカ保証フラグ162fは、メーカによる無償修理の保証期間内であるかどうかを示すフラグである。メーカ保証フラグ162fがオンであればメーカ保証の期間内である。店保証フラグ162gは、修理依頼を受け付けた代理店が独自に無償修理を保証している期間内であるかどうかを示すフラグである。店保証フラグ162gがオンであれば店保証の期間内である。
【0029】
顧客情報161、故障品情報162および受付代理店情報163は、いずれも、修理依頼を受け付けた代理店の端末装置3から登録することができる。この場合、代理店端末装置3から修理依頼用のWebページ12に各項目が入力され、管理データベース16に登録される。また、これらの情報は、故障品に添付された修理依頼伝票(図5参照)に記載された情報に基づいて、管理装置1の運用者が入力装置21から入力することもできる。
【0030】
修理状況164は、故障品の修理に関する進捗状況を示す。例えば、修理状況としては、未入荷、見積もり金額を顧客へ連絡して修理を行うかどうかの連絡待ち、修理中、修理完了、出荷済みなどの状況を含む。修理状況164は、修理情報システム2から取得する。また、修理状況164は代理店の端末装置3から参照可能であるようにしてもよい。
【0031】
修理代金165は、修理に要した費用である。修理代金は原則として顧客へ請求するが、店保証がある場合(店保証フラグ162hがオン)は修理依頼を受け付けた代理店へ請求する。また、メーカ保証がある場合(メーカ保証フラグ162gがオン)は、修理代金は0である。修理代金165は、修理完了後、管理装置1の運用者が入力装置21から入力するか、または、修理情報システム2から取得する。
【0032】
入金額166は、修理代金として入金された金額を示す。本システムでは、修理済み品は運送会社が顧客の自宅等へ直送するため、修理代金は運送会社が代理徴収する(代引き)か、または、代理店が修理品の配送とは別に顧客へ請求する。代引きの場合、入金額166は運送会社システム4から通知されるか、または、運送会社からの通知を受けた管理装置1の運用者が入力装置21から入力する。代理店が顧客へ請求する場合は、管理装置1の運用者が入力装置21から入力する。さらに、店保証がある場合は、代理店から入金されたときに管理装置1の運用者が入力装置21から入力する。入金が行われる前は、入金額166には0を設定しておく。このようにすれば、修理代金165と入金額166とを比較することにより、修理代金が回収されたかどうかを確認することができる。この結果に基づいて、出力装置22から未回収リストを出力してもよい。
【0033】
料金処理部13は、代理店に対して支払う手数料額の計算、代理店に対する修理代金の請求および入金確認などの処理を行う。例えば、修理依頼を受け付けた代理店に対して修理センタが手数料を支払う場合、料金処理部13が手数料額を算出し、各代理店へ支払いを行うための処理を実行する。手数料額は、例えば、故障品1点あたり定額でもよいし、故障品の品名162bまたは型式162cに応じて定めてもよいし、あるいは、修理代金165に応じて定めてもよい。
【0034】
また、修理済み品を顧客へ直送した場合でも代理店が顧客から修理代金を徴収する場合は、料金処理部13は、修理依頼を受け付けた代理店へ修理代金を請求するための請求情報を生成して、送信する。このとき、請求情報には、例えば伝票番号162aおよび修理代金165が含まれる。請求情報の送信は、店コード163aを参照して行う。
【0035】
さらに、店保証フラグ162hがオンの時は、料金処理部13が修理代金165を代理店へ請求するための処理を行う。例えば、料金処理部13は管理データベース16を参照し、店保証フラグ162hがオンのレコードの受付店コード163aに基づいて、その代理店へ修理代金165を請求するための処理を行う。さらに、料金処理部13は修理代金165と入金額166とを比較して、一致しない場合は修理代金が入金されていないとして、未入金リストを生成する。
【0036】
代理店端末装置3は、例えば、Webブラウザが搭載されていて、ネットワーク9を介して管理装置1へアクセスする。そして、代理店の店員等は、端末装置3からWebページ12にアクセスして、種々の情報の入出力を行う。
【0037】
運送会社システム4は、故障品および修理完了後の製品の配送を行う運送会社のシステムである。修理済み品を顧客へ直送したときに修理代金を代理受領すると、運送会社システム4に入金額が登録される。そして、伝票番号および入金額が、運送会社システム4から管理装置1へ通知される。
【0038】
なお、運送会社が顧客に修理済み品を配送する際に、通常の段ボール箱等で梱包を行って配送するのではなく、例えばリサイクル材を使用した汎用通い箱などを用いて廃棄物が極力出ないような方法で配送を行う。これにより、環境への負荷を低減できる。
【0039】
ここで、代理店が本システムを利用するためには、事前に店舗データベース15に代理店情報を登録する必要がある。代理店登録の手順は以下の通りである。すなわち、代理店は、端末装置3から代理店登録用のWebページ12へアクセスして、店舗名、住所、電話番号、電子メールアドレス、アクセス時のパスワード等、必要な情報入力する。ここで入力された情報が店舗データベース15に格納されることにより、代理店が登録される。これによって、本システムは登録済みの代理店から修理依頼を受け付けることができるようになる。
【0040】
次に、代理店が顧客からの修理依頼を受け付けてから、修理された製品が顧客へ配送されるまでの、製品の流れ(物流)および修理代金等に関する処理を併せた本システムの全体処理フローを図4示す。
【0041】
ます、顧客が代理店へ故障品を持ち込み、修理を依頼する(S1)。代理店が修理依頼を受け付ける場合、図5に示すような修理依頼票50が起票される。修理依頼票50は、顧客情報の入力領域51と、故障品に関する情報の入力領域52と、受け付け代理店情報の入力領域53とを有する。この修理依頼票50は複写式の用紙に手書き入力され、顧客控え、受付代理店控え、修理センタ控えなどを含む。修理センタ控えは、修理品と一緒に修理センタへ配送され、修理依頼票50に記入された情報がオペレータなどにより管理装置1に入力される。また、管理装置1にこの修理依頼票50と同様のWebページ12を備え、代理店端末3から入力するようにしてもよい。いずれの場合でも、入力された情報は管理データベース16の顧客情報161、修理品情報162および代理店情報163に格納される。
【0042】
再び図4を参照すると、故障品の修理依頼を受け付けた代理店は、所定のコールセンタへ集荷要求をする(S2)。この集荷要求に基づいて、運送会社が代理店から集荷し、故障品が修理センタへ配送される(S3)。故障品が運び込まれた修理センタでは、故障品の修理が行われる(S4)。修理センタでの故障品の管理は修理情報システム2が行う。例えば、修理情報システム2は、修理状況、故障の原因、修理箇所、修理内容など修理に関する全般を管理する。管理装置1は、修理情報システム2から修理状況を取得し、管理データベース16に格納する。
【0043】
修理が完了すると、管理装置1の運用者が入力装置21から修理代金を入力すし、入力された修理代金は管理データベース16に登録される(S5)。ここで、故障品がメーカによる無償修理を受けられる場合、つまり、いわゆるメーカ保証の期間内である場合、修理代金は0である。
【0044】
そして、修理代金の登録が完了すると、つまり、修理状況164が「修理完了」となると、管理装置1が出荷指示を行い、修理済み品が顧客へ返送するために出荷される(S6)。出荷指示は、例えば、管理装置1が図示しないプリンタに配送先の顧客の住所、氏名等を印刷させて行う。出荷指示が完了すると、管理データベースの修理状況164が「出荷済み」となる。このとき、図示しないメーラーが、修理依頼を受け付けた代理店の電子メールアドレス155へ修理した製品を顧客へ宛てて発送したことを通知する電子メールを送信するようにしてもよい。これにより、代理店では修理済み品が顧客へ発送されたことがわかる。
【0045】
そして、料金処理部13が以下の料金処理を行う(S7)。すなわち、料金処理部13が代理店へ支払う手数料を算出し、支払いのための所定の処理を行う。また、管理データベース16を参照して、店保証フラグ162hがオンであれば、修理代金165は受付をした代理店へ請求する。
【0046】
運送会社によって修理済みの製品が顧客へ配送されると、運送会社が顧客から修理代金を代理で受領する(S8)。そして、運送会社が代理受領した修理代金は、運送会社から修理センタへ入金される(S9)。その入金に関する情報が、運送会社システム4から管理装置1へ通知されるか、あるいは管理装置1の運用者が入力する。この後、料金処理部13は、修理代金165と入金額166とを比較し、未入金リストを生成し、図示しない印刷装置から出力してもよい。
【0047】
以上説明した手順によれば、代理店が受け付けた修理依頼をメーカ等の修理センタで修理を行ったときでも、代理店を介さずに修理済みの製品を顧客へ直送するサービスを円滑に運用することができる。この結果、修理済み品が顧客へ直接配送されるので、故障品の修理に関する納期を短縮することができる。さらに、代理店は修理済み品を再度梱包したり、顧客へ連絡をとるなどの手間が軽減される。代理店の手間が軽減されれば、さらに、顧客へ請求する修理代金の低減も期待できる。
【0048】
図4の例では修理代金を代引きするときの処理手順を示したが、図6には、修理代金を代理店が請求する場合の処理手順を示す。なお、修理代金を代引きで行うか、代理店が請求するかは、予め定めておく。
【0049】
ステップS1〜S6までは、図4の場合と同様である。ステップS6で顧客への配送処理が済むと、料金処理部13が、受け付け代理店に対する修理代金の請求情報を生成して、送信する(S10)。この結果、代理店では修理済み品がすでに顧客へ配送されたことと、修理代金とを知ることができるので、顧客に対して修理代金を請求することができる。そして、この代理店は、修理センタへ修理代金の支払いを行う。
【0050】
さらに、本システムでは、各代理店から随時、故障品の修理状況を参照することができる。例えば、それは代理店端末装置3が状況照会用のWebページ12を介して、修理状況の照会することにより可能となる。
【0051】
ここで、照会画面100の例を図7に示す。照会画面100は、店舗情報入力領域110と、照会条件入力領域120とを有する。店舗情報入力領域110には、店コードを入力するための領域111とパスワードを入力するための領域112とがある。照会条件の入力領域120には、修理状況の選択領域121と、伝票番号122の入力領域とを有する。修理状況121または伝票番号122のいずれか一方の入力を省略することが可能である。
【0052】
店舗情報と照会条件を入力した後、照会ボタン130が押されると、これらの入力された情報が管理装置1へ転送される。管理装置1は転送された情報を用いて、Webページ12に予め記述された以下の処理を実行する。まず、管理装置1は入力された店コードとパスワードが店舗データベース15に格納されているものと一致するかどうかを判定する店舗の認証が行う。店舗の認証が済むと、続いて管理装置1は、入力された照会条件に基づいて、管理データベース16を検索し、該当する情報が抽出する。抽出された情報は、照会結果表示用のWebページを介して代理店端末装置3に表示される。
【0053】
修理状況の照会結果を表示する画面200の例を図8に示す。照会結果表示画面200には、修理依頼を受け付けた店コード210と、伝票番号220と、修理状況230とが表示される。これにより、各代理店は、故障品の現在の修理状況を知ることができる。
【0054】
本システムで対象とするサービスは、代理店が修理の受け付けを行った場合でも、修理後の製品は顧客へ直送される。このため、代理店では修理が完了しているかどうかを把握できないこともある。各代理店は、自分の店で受け付けた修理依頼については、修理が完了して顧客へ送り返すまでは、顧客からの問い合わせに対応するための管理をする必要がある。従って、上述した修理状況照会を利用すれば、すでに修理が完了したものについては、各代理店は管理対象から外すことができる。
【0055】
上述した本発明の実施形態は、本発明の説明のための例示であり、本発明の範囲をそれらの実施形態にのみ限定する趣旨ではない。当業者は、本発明の要旨を逸脱することなしに、他の様々な態様で本発明を実施することができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】故障品を修理して顧客へ直送するサービスを管理するシステムの構成図である。
【図2】店舗データベースのデータ項目の一例である。
【図3】管理データベースのデータ項目の一例である。
【図4】本システムの第1の処理手順のフローチャートである。
【図5】修理依頼票の一例を示す図である。
【図6】本システム第2の処理手順のフローチャートである。
【図7】修理状況照会画面の一例を示す図である。
【図8】修理状況照会結果を示す図である。
【符号の説明】
1…配送・修理代金管理装置、2…修理情報システム、3…端末装置、4…運送会社システム、11…ネットワークインタフェース部、12…Webページ、13…料金処理部、14…入出力装置制御部、15…店舗データベース、16…管理データベース。
Claims (12)
- 故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報と、前記故障品の修理代金を示す情報と、前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを示す情報とを記憶する手段と、
前記記憶手段を参照し、前記修理代金を前記代理店が保証するかどうかを判定する手段と、
前記修理代金を前記代理店が保証する場合、前記代理店へ前記修理代金を請求するための処理を行う手段と、を備える修理代金の請求管理システム。 - 前記修理代金が入金されたことを示す情報の入力を受け付けて、前記記憶手段に登録する手段と、
前記記憶手段を参照して、修理代金の未入金リストを出力する手段と、をさらに備える請求項1記載の修理代金の請求管理システム。 - 前記記憶手段を参照し、前記代理店に対して手数料を支払うための処理を行う手段をさらに備える請求項1の修理代金管理システム。
- 故障品の修理状況を管理するためのシステムであって、
故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付ける手段と、
前記故障品の修理状況を示す情報の入力を受け付ける手段と、
前記入力された代理店に関する情報および前記修理状況を示す情報を記憶する手段とを備え、
前記修理状況管理システムは、前記代理店の端末装置と接続可能であり、
前記記憶手段の修理状況を示す情報は、前記端末装置から参照可能である故障品の修理状況管理システム。 - 前記故障品の修理完了後、前記記憶手段を参照し、前記代理店へ修理完了を通知するための手段をさらに備える請求項4記載の修理状況管理システム。
- 故障品の修理を依頼した顧客に関する情報と、前記故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報とを取得する手段と、
前記故障品の修理完了後、前記顧客情報に基づいて修理済み品を配送するように指示をする手段と、
前記修理済み品を配送したことを示す情報と、前記修理品の修理代金を示す情報とを含む電子情報を、前記代理店へ送信する手段とを備える修理代金の請求管理システム。 - 修理代金の請求管理システムの動作のための方法であって、
故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報と、前記故障品の修理代金を示す情報と、前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを示す情報との入力を受け付けるステップと、
前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを判定するステップと、
前記代理店が前記修理代金を保証する場合、前記代理店へ前記修理代金を請求するステップと、を備える修理代金請求管理方法。 - 故障品の修理状況管理システムの動作のための方法であって、
故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付けて、記憶手段に格納するステップと、
前記故障品の修理状況を示す情報の入力を受け付けて、前記代理店の端末装置から参照可能な状態で、前記記憶手段に格納するステップと、を備える故障品の修理状況管理方法。 - 修理代金の請求管理システムの動作のための方法であって、
故障品の修理を依頼した顧客に関する情報、および前記故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付けるステップと、
前記故障品の修理完了後、前記顧客情報に基づいて修理済み品を配送するように指示をするステップと、
前記修理済み品を配送したことを示す情報と、前記修理品の修理代金を示す情報とを含む電子情報を、前記代理店へ送信するステップとを備える修理代金請求管理方法。 - コンピュータに実行されたとき、
故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報と、前記故障品の修理代金を示す情報と、前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを示す情報との入力を受け付けるステップと、
前記代理店が前記修理代金を保証するかどうかを判定するステップと、
前記代理店が前記修理代金を保証する場合、前記代理店へ前記修理代金を請求するステップと、を行う修理代金の請求管理のためのコンピュータプログラム。 - コンピュータに実行されたとき、
故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付けて、記憶手段に格納するステップと、
前記故障品の修理状況を示す情報の入力を受け付けて、前記代理店の端末装置から参照可能な状態で、前記記憶手段に格納するステップと、を行う故障品の修理状況を管理するためのコンピュータプログラム。 - コンピュータに実行されたとき、
故障品の修理を依頼した顧客に関する情報、および前記故障品の修理依頼を受け付けた代理店に関する情報の入力を受け付けるステップと、
前記故障品の修理完了後、前記顧客情報に基づいて修理済み品を配送するように指示をするステップと、
前記修理済み品を配送したことを示す情報と、前記修理品の修理代金を示す情報とを含む電子情報を、前記代理店へ送信するステップと、を行う修理代金の請求管理のためのコンピュータプログラム。
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