JP2004080486A - 議事録作成システム、議事録データ作成方法、議事録データ作成プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】手間を省いて正確に議事録を作成することができる議事録作成システムを提供する。
【解決手段】発言者に対して１つずつ設けられ、該発言者が発言した音声から音声信号を生成する音声入力装置と、タイマからの出力に基づいて、音声入力装置のそれぞれによって生成された音声信号に発言順序を設定する発言時刻管理部と、音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成するテキストデータ生成部と、発言時刻管理部によって設定された発言順序に基づいて、テキストデータ生成部によって生成されたテキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいてテキストデータを配列して議事録データを作成する議事録データ作成部と、議事録データ作成部によって作成された議事録データを出力する出力部と有する。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、複数の発言者からの発言に基づいて議事録を作成する議事録作成システム、議事録データ作成方法、議事録データ作成プログラムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
会議の議事を記録として保存する場合には、議事録が作成されている。公的機関における会議などにおいては、速記者が全発言を記録している。しかし、例えば、一企業の会議において議事録を作成する場合、会議が開催される毎に速記者に議事録を作成させるとコストが嵩むので、会議の出席者の１人が会議中に発言内容のメモを作り、そのメモを頼りに決議された事項を中心に纏めるようにする場合が多い。
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した従来技術によれば、会議の議事録を作成して保存することが重要であるにもかかわらず、速記者に議事録を作成してもらうとコストが嵩むという問題点があり、特に企業においては、必ずしも議事録が作成されるとは限らなかった。
また、発言内容のメモに基づいて議事録を作成していたので、手間がかかる上に議事録の正確性が低減してしまっていた。
また、発言内容のメモが不十分である場合、会議終了後に発言者から発言内容を再度聞き出すことが考えられるが、発言者自身が発言内容を正確に覚えているとは限らず、正確性を向上させることは困難であった。
また、音声入力装置によって検出した音声からテキストデータに変換するシステムが存在し、このシステムを議事録作成に利用することが考えられる。しかし、このシステムは、そもそも話者が１人であることを前提にしたものであるので、会議のように複数の発言者が存在する場合においては、発言者毎の発言内容を分けてデータ化したり、発言順序を管理したりすることが困難であり、従来のシステムにおいては、議事録を作成することが困難であった。
【０００４】
本発明は、このような事情に鑑みてなされたもので、その目的は、手間を省いて正確に議事録を作成することができる議事録作成システム、議事録データ作成方法、議事録データ作成プログラムを提供することにある。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、本発明は、複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムであって、前記発言者に対して１つずつ設けられ、該発言者が発言した音声から音声信号を生成する音声入力装置と、前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定する発言時刻管理部と、前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成するテキストデータ生成部と、前記発言時刻管理部によって設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータ生成部によって生成されたテキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成する議事録データ作成部と前記議事録データ作成部によって作成された議事録データを出力する出力部と、を有することを特徴とする。
【０００６】
また、本発明は、上述の議事録作成システムにおいて、前記音声入力装置に対して予め付与される音声入力装置識別符号と該音声入力装置を介して発言する発言者を識別するための発言者識別情報とを対応付けて記憶する発言者テーブル部を有し、前記音声入力装置は、生成した音声信号に対して自身に予め設定された音声入力装置識別符号を付加して出力し、前記議事録データ作成部は、前記テキストデータ生成部からテキストデータとともに出力される音声入力装置識別符号に対応する発言者識別情報を前記発言者テーブル部を参照して読み出し、読み出した発言者識別情報を対応するテキストデータに付加して議事録データを作成することを特徴とする。
【０００７】
また、本発明は、複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムにおける議事録データ作成方法であって、音声入力装置を前記発言者に対して１つずつ設け、該発言者のそれぞれから発言される音声を検出して音声信号を生成し、前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定し、前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成し、前記設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成することを特徴とする。
【０００８】
また、本発明は、複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムに用いられる議事録データ作成プログラムであって、前記発言者に対して１つずつ設けられる音声入力装置によって、該発言者のそれぞれが発言した音声から音声信号を生成するステップと、前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定するステップと、前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成するステップと、前記設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成するステップとをコンピュータに実行させることを特徴とする。
【０００９】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の一実施形態による議事録作成システムを図面を参照して説明する。図１は、この発明の一実施形態による議事録作成システムの構成を示す概略構成図である。
この図において、会議の司会者となる参加者が利用する司会者端末１０と、会議に出席する参加者が利用する参加者端末２０、参加者端末３０、参加者端末４０と、司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０の発言内容を取りまとめの管理を行う議事録管理装置１００とがネットワーク５０を介して接続される。ここでは、発言者には、会議の司会を行う司会者と会議に出席する参加者とが含まれる。
【００１０】
司会者端末１０には、参加者の撮像するテレビカメラ１と、ヘッドセット２と、キーボードやマウスなどの入力装置３と、他の参加者のテレビカメラによって撮像された画像データや各種情報を表示するための表示装置４とが設けられる。ヘッドセット２は、音声入力装置を個別に識別するための音声入力装置識別符号が予め付与されているとともに、発言者となる参加者に対して１つずつ設けられ、参加者が発言した音声から音声信号を生成し、生成した音声信号と音声入力装置識別符号とを出力する音声入力装置５と、他の参加者の音声を出力するヘッドホン３００とによって構成される。
参加者端末２０〜参加者端末４０については、司会者端末１０の構成と同様の構成を有する。ネットワーク５０は、インターネットやイントラネットなどのネットワークである。議事録管理装置１００は、司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０のヘッドセットの音声入力装置から出力される音声信号に基づいて、議事録データを作成する。
【００１１】
次に、図１における議事録作成システムの構成について図２を用いて更に説明する。図２は、議事録作成システムの構成を示す概略ブロック図である。
この図において、発言者認証部１１１は、発言者データデータベース１１２に記憶されているＩＤとパスワードとを参照し、司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０から送信されるユーザＩＤとパスワードとを比較し、発言者の認証を行う。発言者データベース１１２は、音声入力装置を介して発言する発言者を識別するための発言者識別情報と、ユーザＩＤと、パスワードとを対応付けて記憶する。この発言者識別情報とは、例えば、発言者の氏名である。
【００１２】
発言者登録部１１３は、発言者認証部１１１によって認証が成立した発言者の発言者データを発言者テーブル部１１４に登録する。発言者テーブル部１１４は、例えば、図３に示すように、音声入力装置識別符号と、発言者識別情報と、司会者か参加者かを識別するためのステータスと、会議に参加した時点における時刻であるチェックイン時刻とを対応付けて記憶する。司会者については、会議の開始、終了、不要な発言内容を編集する権限が与えられ、参加者については、発言する権利のみ与えられる。
【００１３】
発言時刻管理部１１５は、音声入力装置２００で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定する。発言時刻管理部１１５は、音声信号が生成された時刻については、発言時刻管理部１１５の内部に設けられたタイマからの出力に基づいて決定されるものであり、各音声入力装置２００のそれぞれによって生成された音声信号に、このタイマからの出力に基づいて、発言順序を示す一意の発言順序符号を生成して付加し、テキストデータ生成部１１６に出力する。この発言順序符号は、発言をし始めた順に設定される。テキストデータ生成部１１６は、各音声入力装置２００によって生成された音声信号からテキストデータを生成する。
【００１４】
議事録データ作成部１１７は、発言時刻管理部１１５によって設定された発言順序符号に基づいて、テキストデータ生成部１１６によって変換されたテキストデータの順序を決定し、決定された順序に基づいてテキストデータを配列して議事録データを作成する。また、議事録データ作成部１１７は、テキストデータ生成部１１６からテキストとともに出力される音声入力装置識別符号に対応する発言者識別情報を発言者テーブル部１１４を参照して読み出し、読み出した発言者識別情報を対応するテキストデータに付加して議事録データを作成する。
【００１５】
議事録データ編集部１１８は、同時に発言された場合や発言内容が適当でないと判断された場合に司会者端末１０の入力装置３から入力される、編集指示に基づいて、音声信号の取り込みの一時中断あるいは、テキストデータを議事録データから削除する。出力部１１９は、議事録データ作成部１１７によって作成された議事録データを出力する。
議事録データベース１２０は、議事録データを記憶する。データ編集部１２１は、司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０のテレビカメラ１から送信される画像データと音声入力装置２００から送信される音声信号とを会議に参加している他のユーザの司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０に送信するためデータ編集を行う。通信部１２２は、データ編集部１２１によって編集されたデータを送信対象の各端末（ユーザの司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０）に送信する。
【００１６】
次に、図１の構成における議事録作成システムの動作について図４のフローチャートを用いて説明する。ここでは、会議の司会者が会議の日時、議題、開催場所を知らせる通知を予め各参加者端末に送信しておき、参加者を招集しておく。まず、会議開始前に、司会者端末１０は、司会者によって入力装置３から入力されるユーザＩＤとパスワードと議事録管理装置１００に送信してチェックインする（ステップＳ１）。議事録管理装置１００の発言者認証部１１１は、発言者データベース１１２を参照し、ユーザＩＤとパスワードとを利用して発言者の認証を行う（ステップＳ２）。
【００１７】
認証が成立したのち、司会者端末１０に接続された音声入力装置２００の音声入力装置識別符号が司会者端末１０から送信されると、発言者登録部１１３は、音声入力装置識別符号を発言者テーブル部１１４に登録するとともに、認証が成立したユーザＩＤに対応する発言者識別情報を発言者データベース１１２から読み出して発言者テーブル部１１４に登録する。さらに、発言者登録部１１３は、ステータス「司会者」と、参加者登録部１１３に内蔵されたタイマに基づいてチェックイン時刻を発言者テーブル部１１４に登録する（ステップＳ３）。
以下、参加者についても同様に発言者の認証が行われ（ステップＳ２）、音声入力装置識別符号と発言者識別情報とステータス「参加者」とチェックイン時刻が発言者テーブル部１１４に登録される（ステップＳ３）。
【００１８】
そして、参加者が全員登録され、会議開始時刻に到達した後に、司会者によって会議開始のボタンがクリックされると、司会者端末１０から議事録管理装置１００に会議開始の指示が通知され、議事録データ編集部１１８によって議事録データベース１２０に開始時刻が記憶される（ステップＳ４）。
【００１９】
会議が開始された後に、司会者によって、司会者端末１０の音声入力装置２００から議題が告げられるとともに、各参加者からの意見を求める発言（例えば、「それでは、○○の件について話し合いたいと思います意見のある方はどうぞ。」）の音声が入力されると、音声入力装置２００から発言時刻管理部１１５に音声信号とマイク識別符号とが出力される。
【００２０】
発言時刻管理部１１５は、音声入力装置２００から出力された音声信号と音声識別符号とに、発言順序符号を付加し、テキストデータ生成部１１６に出力する。テキストデータ生成部１１６は、発言時刻管理部１１５から出力された音声信号からテキストデータを生成し（ステップＳ５）、生成したテキストデータと発言順序符号と音声入力装置識別符号とを議事録データ作成部１１７に出力する。議事録データ作成部１１７は、発言順序符号に基づいて、テキストデータの配列順序を決定し、議事録データベース１２０に記憶するとともに、音声入力装置識別符号に対応する発言者識別情報を発言者テーブル部１１４を参照して読み出してテキストデータに対応付けて議事録データベース１２０に記憶する（ステップＳ６）。
【００２１】
そして、参加者端末２０〜参加者端末４０の参加者から発言され、音声入力装置２００から音声が入力された場合においても、このステップＳ５からステップＳ６までと同様の処理が行われ、発言された音声から議事録データが順次生成される。
参加者端末２０〜参加者端末４０のうちいずれかの参加者からの発言内容が不適切であり、議事録データに残す必要がないと判断され、司会者から、発言内容の削除と削除対象の発言者が入力装置３を介して指示されると（ステップＳ７−ＹＥＳ）、議事録データ編集部１１８は、議事録データ作成部１１７に削除指示と発言者とを指示する。議事録データ作成部１１７は、削除指示と発言者とが指示されると、指示された発言者の現在生成されたテキストデータを削除する編集を行う（ステップＳ８）。一方、編集指示がなければ、ステップＳ９に移行する（ステップＳ７−ＮＯ）。
【００２２】
そして、司会者端末１０の入力装置３から会議終了の指示が入力されていない場合、司会者端末１０、参加者端末２０〜参加者端末４０のうちの音声入力装置２００から音声が入力される毎にステップＳ５からステップＳ８までが繰り返され、発言された音声から議事録データが順次生成される（ステップＳ９−ＮＯ）。
【００２３】
一方、司会者端末１０の入力装置３から会議終了の指示が入力されると（ステップＳ９−ＹＥＳ）、議事録データ編集部１１８は、議事録データ作成部１１７に会議終了の指示を出力する。議事録データ作成部１１７は、内部に設けられたタイマの出力に基づいて、会議終了時刻を議事録データベース１２０に登録する（ステップＳ１０）。
【００２４】
次に、議事録データ作成部１１７は、書誌事項を生成し、生成した書誌事項を議事録データに対応付けて記憶する。この書誌事項は、発言者、議題、開催場所（ネットワーク上あるいは、実際に会議が開催された場所）、開催時間（会議開始時刻と会議終了時刻）とが含まれており、この書誌事項の生成は、発言者テーブル部１１４から司会者、発言者が読み出され、会議開始前に司会者から参加者に送信された会議開催の通知から議題、開催場所に関する情報が抽出され、議事録データベース１２０に記憶された開催時間に対応付けられることにより行われる。
書誌事項が記憶されると、出力部１１９は、議事録データを議事録データベース１２０から読み出して司会者端末１０に送信する（ステップＳ１０）。このとき、出力部１１９から司会者端末１０に送信される議事録データは、例えば、図５に示すように、発言時刻、発言者、発言内容が対応付けられ、発言順に配列される。
【００２５】
司会者端末１０は、入力装置３を介して司会者からの指示に応じて、議事録データの編集を行う。ここでは、発言内容の体裁を整えたり、不要な発言内容を削除したりする編集を行うことが行われる。なお、同時刻に発言された場合においても、入力装置３を介して司会者からの指示に応じて、発言順序を入れ替える修正のための編集を行うようにしてもよい。そして、編集された議事録データは、承認者の端末に送信され、承認をうける。
【００２６】
なお、以上説明した実施形態においては、議事録作成システムは、インターネットを介して実現する場合について説明したが、インターネットを介さずに実現するようにしてもよい。例えば、会議室において会議を行う場合に、音声入力装置２００をネットワーク５０を介さずに直接議事録管理装置１接続するようにしてもよい。
また、複数の発言者が存在し、発言し合う状況であれば、上述の議事録作成システムを、会議以外に適用するようにしてもよい。
【００２７】
また、上述した実施形態においては、発言内容を削除する場合、司会者端末１０からの指示に基づいて、テキストデータを削除するようにしたが、テキストデータを削除する方法の他に、音声入力装置２００から出力される音声信号の取り込みそのものを中断するようにしてもよい。
【００２８】
また、以上説明した実施形態において、会議中に司会者端末１０からの指示に応じて、編集（不要なコメントの削除、同時に発言された発言の発言順序を決定）するようにしたので、会議終了後に議事録データを見直して手直しする手間を低減させることができる。
【００２９】
また、図２における音声入力装置２００、発言者認証部１１１、発言者登録部１１３、発言時刻管理部１１５、テキストデータ生成部１１６、議事録データ作成部１１７、議事録データ編集部１１８、出力部１１９の機能を実現するためのプログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読み込ませ、実行することにより、議事録データ作成処理を行ってもよい。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。
【００３０】
また、「コンピュータシステム」は、ＷＷＷシステムを利用している場合であれば、ホームページ提供環境（あるいは表示環境）も含むものとする。
また、「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシステムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことをいう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線のように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの、その場合のサーバやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリのように、一定時間プログラムを保持しているものも含むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述した機能をコンピュータシステムにすでに記録されているプログラムとの組み合わせで実現できるものであっても良い。
【００３１】
以上、この発明の実施形態を図面を参照して詳述してきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるものではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も含まれる。
【００３２】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、音声入力装置を発言者に対して１つずつ設け、発言者が発言した音声から音声信号を生成し、音声信号に発言順序を設定し、音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成し、設定された発言順序に基づいて、生成されたテキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいてテキストデータを配列して議事録データを作成するようにしたので、複数の発言者が存在する場合における会議・打ち合わせであっても、発言者の発言を取りまとめて発言順序に配列して議事録データを作成することができ、これにより、手間を省いて正確に議事録を作成することができる効果が得られる。
【００３３】
また、本発明によれば、テキストデータとともに出力される音声入力装置識別符号に対応する発言者識別情報を発言者テーブル部を参照して読み出し、読み出した発言者識別情報を対応するテキストデータに付加して議事録データを作成するようにしたので、発言者が複数存在する場合においても、各発言者と発言内容を対応付けて管理することができ、誰が何を発言したか明確に把握できる効果が得られる。
【図面の簡単な説明】
【図１】この発明の一実施形態による議事録作成システムの構成を示す概略構成図である。
【図２】図２は、議事録作成システムの構成を示す概略ブロック図である。
【図３】発言者テーブル部１１４に登録された発言者データの一例を示す図面である。
【図４】議事録作成システムの動作について説明するためのフローチャートである。
【図５】作成された議事録データの一例を示す図面である。
【符号の説明】
３　入力装置　　　　　　　　　　　　　　１０　司会者端末
２０、３０、４０　参加者端末　　　　　　１００　議事録管理装置
１１１　発言者認証部　　　　　　　　　　１１２　発言者データベース
１１３　発言者登録部　　　　　　　　　　１１４　発言者テーブル部
１１５　発言時刻管理部　　　　　　　　　１１６　テキストデータ生成部
１１７　議事録データ作成部　　　　　　　１１８　議事録データ編集部
１１９　出力部　　　　　　　　　　　　　１２０　議事録データベース
２００　音声入力装置

Claims (4)

1. 複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムであって、
   前記発言者に対して１つずつ設けられ、該発言者が発言した音声から音声信号を生成する音声入力装置と、
   前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定する発言時刻管理部と、
   前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成するテキストデータ生成部と、
   前記発言時刻管理部によって設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータ生成部によって生成されたテキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成する議事録データ作成部と
   前記議事録データ作成部によって作成された議事録データを出力する出力部と、
   を有することを特徴とする議事録作成システム。
2. 前記音声入力装置に対して予め付与される音声入力装置識別符号と該音声入力装置を介して発言する発言者を識別するための発言者識別情報とを対応付けて記憶する発言者テーブル部を有し、
   前記音声入力装置は、生成した音声信号に対して自身に予め設定された音声入力装置識別符号を付加して出力し、
   前記議事録データ作成部は、前記テキストデータ生成部からテキストデータとともに出力される音声入力装置識別符号に対応する発言者識別情報を前記発言者テーブル部を参照して読み出し、読み出した発言者識別情報を対応するテキストデータに付加して議事録データを作成することを特徴とする請求項１記載の議事録作成システム。
3. 複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムにおける議事録データ作成方法であって、
   音声入力装置を前記発言者に対して１つずつ設け、該発言者のそれぞれから発言される音声を検出して音声信号を生成し、
   前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定し、
   前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成し、
   前記設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成する
   ことを特徴とする議事録データ作成方法。
4. 複数の発言者からの発言を取りまとめて議事録データを作成する議事録作成システムに用いられる議事録データ作成プログラムであって、
   前記発言者に対して１つずつ設けられる音声入力装置によって、該発言者のそれぞれが発言した音声から音声信号を生成するステップと、
   前記音声入力装置で音声信号が生成された時刻に基づいて発言順序を設定するステップと、
   前記音声入力装置によって生成された音声信号からテキストデータを生成するステップと、
   前記設定された発言順序に基づいて、前記テキストデータの順序を決定し、決定された発言順序に基づいて前記テキストデータを配列して議事録データを作成するステップと
   をコンピュータに実行させるための議事録データ作成プログラム。

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