JP2004078586A - 文書管理支援システム及び印刷形状読取装置及び文書管理支援サーバ - Google Patents
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Abstract
【課題】文書管理データベースへ検認記録（判定記録の例）を登録する文書管理支援システムに係り、押印行為と近似するバーコード読み取り操作により、容易に検認意志を入力し、文書管理データベースへ自動的に検認記録を登録することを課題とする。
【解決手段】バーコード読取装置１は、バーコード読取部１０１によりバーコードを読み取り、コード情報に変換し、文書特定部１０２によりコード情報から文書識別情報を特定する。そして、検認者識別情報と文書識別情報を文書管理支援サーバ２へ転送する。文書管理支援サーバ２は、文書識別情報に対応付けて、文書管理データべースに検認者識別情報を検認記録として記憶させる。
【選択図】 図７
【解決手段】バーコード読取装置１は、バーコード読取部１０１によりバーコードを読み取り、コード情報に変換し、文書特定部１０２によりコード情報から文書識別情報を特定する。そして、検認者識別情報と文書識別情報を文書管理支援サーバ２へ転送する。文書管理支援サーバ２は、文書識別情報に対応付けて、文書管理データべースに検認者識別情報を検認記録として記憶させる。
【選択図】 図７
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理データベースへ判定記録（例えば、検認記録）を登録する文書管理支援システムに係り、押印行為と近似するバーコード読み取り操作により、容易に判定意志を入力し、文書管理データベースへ自動的に判定記録を登録することができる文書管理支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ワークフローシステムの普及に伴い、特に文書管理の電子化が進んでいる。その為に、検認等の判定に伴う記録をシステムに登録する必要がある。
【０００３】
しかし、判定の記録は、伝統的に文書への押印により行われているため、システムへの登録の操作負荷が問題となる。具体的には、文書番号の入力操作や、判定者番号の入力操作が負担になる。
【０００４】
特に、パソコン等のユーザ端末の操作が苦手な判定者にとっては、その負荷は過大である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上記した従来技術の欠点を除くためになされたものであって、その目的とするところは、押印行為と近似するバーコード読み取り操作により、容易に検認意思を入力し、文書管理データベースへ自動的に検認記録を登録することを目的とする。
【０００６】
また、検認者への成りすましや、錯誤による検認を防止することを課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書管理支援システムは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバと、上記文書管理支援サーバとデータの伝達が可能な印刷形状読取装置からなる文書管理支援システムであって、以下の要素を有することを特徴とする
（１）印刷形状読取装置に設けられ、文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）印刷形状読取装置に設けられ、判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）印刷形状読取装置に設けられ、判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）文書管理支援サーバに設けられ、文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【０００８】
上記文書特定部は、上記印刷形状読取装置に設けられ、
上記印刷形状読取装置は、更に、上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記判定記録登録部は、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする。
【０００９】
上記印刷形状読取装置は、更に、上記印刷形状読取部により変換されたコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記文書特定部は、上記文書管理支援サーバに設けられ、入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする。
【００１０】
上記印刷形状は、バーコードであることを特徴とする。
【００１１】
上記判定者識別情報は、文書を検認する検認者を識別する検認者識別情報であることを特徴とする。
【００１２】
上記文書特定部は、所定のフォーマットに従って、コード情報に含まれる文書識別情報を特定することを特徴とする。
【００１３】
上記印刷形状読取装置は、印刷形状を読み取った際の日付を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した日付を判定記録に含まれる判定日付として記憶させることを特徴とする。
【００１４】
上記印刷形状読取装置は、携帯電話端末とバーコードリーダーから構成されていることを特徴とする。
【００１５】
本発明に係る印刷形状読取装置は、
以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。
【００１６】
本発明に係る文書管理支援サーバは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書識別情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）文書管理データべースに、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【００１７】
本発明に係る印刷形状読取装置は、
以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）変換したコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。
【００１８】
本発明に係る文書管理支援サーバは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする文書管理支援サーバ
（１）コード情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（３）文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【００１９】
上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部と、
上記判定適格判断部により一致しないと判断した場合に、警告を出力する警告出力部とを有することを特徴とする。
【００２０】
上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部とを有し、
上記判定情報出力部は、上記判定適格判断部により一致すると判断した場合に、判定情報を出力することを特徴とする。
【００２１】
【発明の実施の形態】
実施の形態１．
以下本発明を図面に示す実施例に基づいて説明する。
図１は、本発明に係る装置群の構成を示す図である。１は、バーコード読取装置、２は、文書管理支援サーバ、３は、文書管理データベースである。
バーコード読取装置１は、文書の紙面に印刷されたバーコードを読み取るように構成されている。また、バーコード読取装置１は、通信媒体あるいは記憶媒体を介して、文書管理支援サーバ２とデータを直接的又は間接的に伝達できるように構成されている。文書管理支援サーバ２は、文書管理データベース３と接続し、データを伝達できるように構成されている。文書管理支援サーバ２と文書管理データベース３は、外部的に接続する場合に限らず、装置内部で接続されていても構わない。つまり、文書管理支援サーバ２の内部に、文書管理データベース３を設け、あるいは文書管理データベース３の内部に、文書管理支援サーバ２を設けても構わない。また、文書管理データベース３は、ワークフローシステムの要素であることもある。
本発明に係る文書管理支援システムは、文書管理データベース３にアクセスする文書管理支援サーバ２と、バーコード読取装置１から構成されている。
【００２２】
図２は、バーコード読取装置のハードウェア構成例を示す図である。２１は、演算装置、２２は、メモリ、２３は、入力キー、２４は、通信手段、２５は、光学式バーコード読取手段、２６は、表示手段、２７は、出音手段である。演算装置２１は、メモリ２２に記憶するプログラムを実行し、文書管理支援サーバ２の機能を達成するように構成されている。入力キー２３は、コードを入力する手段である。通信手段２４は、文書管理支援サーバ２等との通信（無線通信あるいは有線通信）に用いられる。光学式バーコード読取手段２５は、バーコードを読み取る。表示手段２６は、コード情報等を表示する。出音手段２７は、警告音等を出力する。記憶媒体を介して、文書管理支援サーバ２とデータを伝達する場合には、通信手段２４に代えて記憶メディアドライブ（読み書き装置）を備える。
【００２３】
次に、本発明に係るシステムの構成例について説明する。
図３は、本発明に係るシステム構成の第一例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末に接続されたデータ入出力装置を介してデータ通信を行うように構成されている。ユーザ端末は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ、ネットワークの例）を介して、文書管理支援サーバ２に対する通信を仲介するように構成されている。文書管理支援サーバ２は、ＬＡＮを介して文書管理データベース３と接続している。
図４は、本発明に係るシステム構成の第二例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末と近距離無線通信媒体（例えば、赤外線通信やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ）を介してデータ通信を行うように構成されている。ユーザ端末と、文書管理支援サーバ２と、文書管理データベース３の関係は、第一例と同様である。
図５は、本発明に係るシステム構成の第三例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末と記憶媒体（例えば、メモリカード）を介してデータを伝達するように構成されている。ユーザ端末と、文書管理支援サーバ２と、文書管理データベース３の関係は、第一例と同様である。この例に拠らず、記憶媒体をバーコード読取装置１の内部に設け、バーコード読取装置１と文書管理支援サーバ２（あるいはユーザ端末）を接続した状態で、文書管理支援サーバ２（あるいはユーザ端末）から記憶媒体にアクセスできるように構成してもよい。
図６は、本発明に係るシステム構成の第四例を示す図である。この例のバーコード読取装置１は、携帯電話端末と、それに接続されたバーコードリーダーから構成されている。バーコード読取装置１は、携帯電話網とインターネットとＬＡＮを介して、文書管理支援サーバ２と接続するように構成されている。本構成では、電子メールやブラウザを用いたインターネット通信を通信媒体として利用することが有効である。
【００２４】
以下、バーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成と動作について説明する。バーコード読取装置１に検認者識別情報を登録し、登録した検認者識別情報を文書管理支援サーバ２へ出力する検認情報に含め、文書管理支援サーバ２による検認記録の登録に用いる。また、バーコードに文書識別情報（文書に一意のＩＤ）を特定する為のデータが含まれており、バーコード読取装置１において、文書の特定を行う。
【００２５】
図７は、実施の形態１におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。１０１は、バーコード読取部、１０２は、文書特定部、１０３は、文書識別情報記憶部、１０４は、検認情報出力部、１１０は、検認者識別情報登録部、１１１は、検認者識別情報記憶部、２０１は、検認情報入力部、２０４は、検認記録登録部、２０５は、文書管理データベースである。
【００２６】
本実施の形態では、認証操作に先立って、予め検認者識別情報をバーコード読取装置１に登録する。
図８は、実施の形態１における検認者識別情報登録処理フローを示す図である。
入力キー等を用いて、検認者識別情報登録部１１０により検認者識別情報を入力し（Ｓ８０１）、検認者識別情報記憶部１１１に検認者識別情報を記憶させる。（Ｓ８０２）。検認者識別情報登録部１１０は、安全性確保の為、安易に登録（更新）できない構成とすることが望ましい。検認者識別情報記憶部１１１は、バーコード読取装置１の電源が切れた場合にも保持するように記憶することが望ましい。バーコード読取装置１として携帯電話端末を用いる場合には、検認者識別情報として携帯電話番号やメールアドレスを用いることも有効である。
【００２７】
検認者（文書を判定する判定者の例）は、検認する場合（判定者を特定して、文書の判定結果を記録する場合の例）に、バーコード読取装置１による当該文書上のバーコードを読み取る操作を行う。この際のバーコード読取装置の処理について説明する。
図９は、実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
バーコード読取部１０１は、バーコードを読み取り（Ｓ９０１）、読み取ったバーコードを変換したコード情報を内部的に出力する（Ｓ９０２）。文書特定部１０２は、コード情報に基づいて、文書識別情報を特定する（Ｓ９０３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に文書識別情報が含まれている。文書特定部１０２は、このフォーマットに従って、コード情報中の文書識別情報を特定する。図示しない日付管理部より、日付を取得する（Ｓ９０４）。文書識別情報記憶部１０３は、文書識別情報と日付を対応つけて記憶する（Ｓ９０５）。
【００２８】
このようにして、記憶される文書識別情報記憶部の構成例について説明する。図１０は、文書識別情報記憶部の構成例を示す図である。
検認した文書毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、検認日付（判定日付の例）と文書識別情報を対応付けて記憶している。この例は、複数のレコードを記憶するように構成しているが、１レコードのみ記憶する構成であっても有効である。
【００２９】
このようにして蓄積した情報を、文書管理支援サーバ２から出力する処理について説明する。図１１は、実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
検認情報出力部１０４は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ１１０１）、更に文書識別情報記憶部１０３から、対応付けられている文書識別情報と日付を取得する（Ｓ１１０２）。そして、文書識別情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報（判定情報の例）を出力する（Ｓ１１０３）。通信媒体を用いる場合には、直接的又は間接的に文書管理支援サーバ２に送信し、記憶媒体を用いる場合には、記憶媒体への書込む。その後、Ｓ１１０２で取得した文書識別情報と日付を、文書識別情報記憶部１０３上からクリアする（Ｓ１１０４）。
文書識別情報記憶部１０３上に複数のレコード（文書識別情報と日付の組み）が存在する場合には、文書識別情報と日付の組み毎に、Ｓ１１０２とＳ１１０３の処理を繰り返して行い、検認情報（１つの上記組みを含む。）を上記組み数分出力する方法でも良いし、文書識別情報と日付の組みをまとめて、Ｓ１１０２とＳ１１０３の処理を行い、検認情報（すべての上記組みを含む。）を１回で出力する方法でもよい。
【００３０】
一方、文書管理支援サーバ２は、バーコード読取装置１から検認情報を入力し、文書管理データベース３に検証記録を登録する処理を行う。図１２は、実施の形態１における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
検認情報入力部２０１は、文書識別情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報を入力する（Ｓ１２０１）。通信媒体を用いる場合には、直接的又は間接的にバーコード読取装置１から受信し、記憶媒体を用いる場合には、記憶媒体から直接的又は間接的に読み取る。あるいは、直接的又は間接的にバーコード読取装置から読み取る。検認記録登録部２０４は、検認記録登録処理を行う（Ｓ１２０２）。具体的には、文書管理データベース２０５上の文書識別情報に対応する検認記録に、検認者識別情報と日付を記録させる。文書管理データベース２０５は、文書識別情報に対応付けて検認記録を記憶するように構成されている。
【００３１】
図１３は、文書管理データベースの構成例を示す図である。
文書毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、文書識別情報と、文書名と、作成者識別情報と、検認記録を対応付けて記憶している。検認記録は、検認者識別情報と、検認日付（判定日付の例）とから構成されている。
【００３２】
前述の例では、検認者識別情報と文書識別情報を同じタイミングで転送する例を示したが、異なるタイミングで転送しても構わない。検認者識別情報と文書識別情報を対応付けることができれば有効である。但し、同じタイミングで一括して送る場合には、両者の対応付けが確実であり、装置間の通信コネクションの確立のような両者の対応付けを担保する為の手段が不要である点で有効である。
【００３３】
実施の形態２．
実施の形態１と同様に、バーコード読取装置１に検認者識別情報を登録し、登録した検認者識別情報を検認情報に含め、文書管理支援サーバ２による検認記録の登録に用いる形態について説明する。但し、文書の特定を文書管理支援サーバ２で行う。
【００３４】
図１４は、実施の形態２におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。１０６は、コード情報記憶部、２０６は、文書特定部である。
【００３５】
検認者識別情報登録処理は、実施の形態１（図８）と同様である。
【００３６】
図１５は、実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
バーコードの読み取り（Ｓ１５０１）と、コード情報の出力（Ｓ１５０２）と、日付の取得（Ｓ１５０３）は、図９のＳ９０１とＳ９０２とＳ９０４と同様である。コード情報記憶部１０６は、バーコード読取部１０１から出力されたコード情報を日付と対応付けて記憶する（Ｓ１５０４）。
【００３７】
図１６は、コード情報記憶部の構成例を示す図である。
読み取ったコード情報毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、検認日付とコード情報を対応付けて記憶している。
【００３８】
図１７は、実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
検認情報出力部１０４は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ１７０１）、更にコード情報記憶部１０６から対応付けられているコード情報と日付を取得する（Ｓ１７０２）。そして、検認情報出力部１０４は、コード情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報（判定情報の例）を出力する（Ｓ１７０３）。出力の形態は、前述と同様である。その後、Ｓ１７０２で取得した文書識別情報と日付を、コード情報記憶部１０６上からクリアする。
【００３９】
図１８は、実施の形態２における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
検認情報入力部２０１は、コード情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報を入力する（Ｓ１８０１）。入力の形態は、前述と同様である。その後、文書特定部２０６は、コード情報から文書識別情報を特定し（Ｓ１８０２）、検認記録登録部２０４は、検認記録登録処理を行う（Ｓ１８０３）。
【００４０】
前述の例では、検認者識別情報とコード情報を同じタイミングで転送する例を示したが、異なるタイミングで転送しても構わない。検認者識別情報とコード情報を対応付けることができれば有効である。但し、同じタイミングで一括して送る場合には、両者の対応付けが確実であり、装置間の通信コネクションの確立のような両者の対応付けを担保する為の手段が不要である点で有効である。
【００４１】
実施の形態３．
本実施の形態では、バーコードに文書識別情報を特定する為のデータと検認適格者識別情報（当該文書を検認する適格を備えた検認適格者の識別情報）が含まれている。そして、バーコード読取装置１で、読み込んだバーコードに含まれる検認適格者識別情報により、操作者（検認しようとする者）が検認適格を満たすか否か判断し、不適格の場合に警告を出力する形態について説明する。
尚、検認適格者識別情報は、判定適格者識別情報（当該文書を判定する適格を備えた者の識別情報）の例である。
【００４２】
図１９は、実施の形態３におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。１１３は、検認適格判断部、１１４は、警告出力部、１１５は、検認適格者特定部である。本構成は、実施の形態１のバーコード読取装置を基礎としている。
【００４３】
図２０は、実施の形態３におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
Ｓ２００１とＳ２００２は、図９のＳ９０１とＳ９０２と同様である。
検認適格者特定部１１５は、コード情報に基づいて、検認適格者識別情報を特定する（Ｓ２００３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に検認適格者識別情報が含まれている。検認適格者特定部１１５は、このフォーマットに従って、コード情報中の検認適格者識別情報を特定する。検認適格判断部１１３は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ２００４）、検認適格者識別情報と検認者識別情報が一致するか判断する（Ｓ２００５）。
一致する場合（検認適格を有する場合）には、Ｓ２００６〜Ｓ２００８の処理（図９のＳ９０３〜Ｓ９０５と同様）を行う。
一致しない場合（検認適格を有しない場合）には、検認適格判断部１１３から警告出力部１１４へ検認不適格警告出力を指示し（Ｓ２００９）、警告出力部１１４は、検認不適格警告を出力する（Ｓ２０１０）。具体的には、例えば、警告音を発し、あるいは検認適格を有しない旨の警告文（又は警告マーク）を表示する。
【００４４】
実施の形態４．
実施の形態３と同様に、バーコードに文書識別情報を特定する為のデータと検認適格者識別情報が含まれ、バーコード読取装置１で、読み込んだバーコードに含まれる検認適格者識別情報により、操作者（検認しようとする者）が検認適格を満たすか否か判断し、不適格の場合に警告を出力する形態について説明する。
【００４５】
図２１は、実施の形態４におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。本構成は、実施の形態２のバーコード読取装置を基礎としている。
【００４６】
図２２は、実施の形態４におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
Ｓ２２０１とＳ２２０２は、図１５のＳ１５０１とＳ１５０２と同様である。検認適格者特定部１１５は、コード情報に基づいて、検認適格者識別情報を特定する（Ｓ２２０３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に検認適格者識別情報が含まれている。検認適格者特定部１１５は、このフォーマットに従って、コード情報中の検認適格者識別情報を特定する。検認適格判断部１１３は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ２２０４）、検認適格者識別情報と検認者識別情報が一致するか判断する（Ｓ２２０５）。
一致する場合（検認適格を有する場合）には、Ｓ２２０６とＳ２２０７の処理（図１５のＳ１５０３とＳ１５０４と同様）を行う。
一致しない場合（検認適格を有しない場合）には、検認適格判断部１１３から警告出力部１１４へ検認不適格警告出力を指示し（Ｓ２２０８）、警告出力部１１４は、検認不適格警告を出力する（Ｓ２２０９）。出力の形態は、前述と同様である。
【００４７】
上述のバーコードは、２次元バーコードであっても構わない。バーコード以外でも、文書の紙面上の印刷形状であって、所定の手順に従ってコード情報に変換できるものであれば足りる。バーコード読取装置１は、印刷形状読取装置の例である。光学式バーコード読取手段２５は、コード情報に変換可能な印刷形状を読み取る光学式印刷形状読取手段の例であり、バーコード読取部１０１は、印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部の例である。
【００４８】
判定の例として、検認について説明したが、検査、承認、合格、認可、許可等の他の判定形態であっても有効である。
【００４９】
文書管理支援サーバ２は、コンピュータであり、各要素はプログラムにより処理（手順）を実行することができる。また、プログラムを記憶媒体に記憶させ、記憶媒体からコンピュータに読み取られるようにすることができる。
また、バーコード読取装置１は、コンピュータにより構成することが可能であり、各要素はプログラムにより処理（手順）を実行することができる。また、プログラムを記憶媒体に記憶させ、記憶媒体からコンピュータに読み取られるようにすることができる。
【００５０】
【発明の効果】
本発明においては、印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）で、文書の紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）を読み取り、変換したコード情報から特定される文書識別情報と、印刷形状読取装置に登録されている判定者識別情報を用いて、文書管理データべースに判定記録を登録するので、判定者識別情報を登録済みの専用の印刷形状読取装置を用いることを前提として、判定者による印刷形状の読み取り操作のみで、判定記録を登録することができる。また、判定者への成りすまし行為も防止できる。
特に、文書識別情報（例えば、文書番号）のキー入力操作や、判定者識別情報（例えば、判定者番号）の入力操作が不要である点、また、判定者識別情報を用いるので文書管理支援サーバの構成が単純である点で有利である。
【００５１】
印刷形状を読み取った際の日付を特定し、判定記録に含まれる判定日付として記憶させるので、判定日付の入力が不要となる。文書管理支援サーバによる登録が印刷形状を読み取った日以降であっても、判定日付が正当である点で、特に有効である。
【００５２】
印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）で、文書の紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）を読み取り、変換したコード情報から特定される情報に基づいて、判定適格を判断し、判定適格を有する場合に、処理を継続するので、判定者への成りすましや、錯誤による判定の登録を防止することができる。また、判定適格を有しない場合に警告するので、錯誤による操作ミスを注意することができる。
【００５３】
印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）による文書紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）の読み取り操作は、文書に対する押印行為と似ており、キー入力が苦手な判定者にとっても馴染みやすく、従来の手続からの移行が容易である。また、印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）は、パソコン等のユーザ端末から独立し、バーコード読み取り時に通信を行う必要が無く、携帯可能で、いつでもどこでも認証意思（判定意思）を入力できる点で、特に実用的である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る装置群の構成を示す図である。
【図２】バーコード読取装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本発明に係るシステム構成の第一例を示す図である。
【図４】本発明に係るシステム構成の第二例を示す図である。
【図５】本発明に係るシステム構成の第三例を示す図である。
【図６】本発明に係るシステム構成の第四例を示す図である。
【図７】実施の形態１におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。
【図８】実施の形態１における検認者識別情報登録処理フローを示す図である。
【図９】実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図１０】文書識別情報記憶部の構成例を示す図である。
【図１１】実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
【図１２】実施の形態１における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
【図１３】文書管理データベースの構成例を示す図である。
【図１４】実施の形態２におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。
【図１５】実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図１６】コード情報記憶部の構成例を示す図である。
【図１７】実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
【図１８】実施の形態２における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
【図１９】実施の形態３におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。
【図２０】実施の形態３におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図２１】実施の形態４におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。
【図２２】実施の形態４におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【符号の説明】
１ バーコード読取装置、２ 文書管理支援サーバ、３ 文書管理データベース、２１ 演算装置、２２ メモリ、２３ 入力キー、２４ 通信手段、２５ 光学式バーコード読取手段、２６ 表示手段、２７ 出音手段、１０１ バーコード読取部、１０２ 文書特定部、１０３ 文書識別情報記憶部、１０４ 検認情報出力部、１１０ 検認者識別情報登録部、１１１ 検認者識別情報記憶部、１１３ 検認適格判断部、１１４ 警告出力部、１１５ 検認適格者特定部、２０１ 検認情報入力部、２０４ 検認記録登録部、２０５ 文書管理データベース、２０６ 文書特定部。
【発明の属する技術分野】
本発明は、文書管理データベースへ判定記録（例えば、検認記録）を登録する文書管理支援システムに係り、押印行為と近似するバーコード読み取り操作により、容易に判定意志を入力し、文書管理データベースへ自動的に判定記録を登録することができる文書管理支援システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、ワークフローシステムの普及に伴い、特に文書管理の電子化が進んでいる。その為に、検認等の判定に伴う記録をシステムに登録する必要がある。
【０００３】
しかし、判定の記録は、伝統的に文書への押印により行われているため、システムへの登録の操作負荷が問題となる。具体的には、文書番号の入力操作や、判定者番号の入力操作が負担になる。
【０００４】
特に、パソコン等のユーザ端末の操作が苦手な判定者にとっては、その負荷は過大である。
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
本発明は、上記した従来技術の欠点を除くためになされたものであって、その目的とするところは、押印行為と近似するバーコード読み取り操作により、容易に検認意思を入力し、文書管理データベースへ自動的に検認記録を登録することを目的とする。
【０００６】
また、検認者への成りすましや、錯誤による検認を防止することを課題とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
本発明に係る文書管理支援システムは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバと、上記文書管理支援サーバとデータの伝達が可能な印刷形状読取装置からなる文書管理支援システムであって、以下の要素を有することを特徴とする
（１）印刷形状読取装置に設けられ、文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）印刷形状読取装置に設けられ、判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）印刷形状読取装置に設けられ、判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）文書管理支援サーバに設けられ、文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【０００８】
上記文書特定部は、上記印刷形状読取装置に設けられ、
上記印刷形状読取装置は、更に、上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記判定記録登録部は、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする。
【０００９】
上記印刷形状読取装置は、更に、上記印刷形状読取部により変換されたコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記文書特定部は、上記文書管理支援サーバに設けられ、入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする。
【００１０】
上記印刷形状は、バーコードであることを特徴とする。
【００１１】
上記判定者識別情報は、文書を検認する検認者を識別する検認者識別情報であることを特徴とする。
【００１２】
上記文書特定部は、所定のフォーマットに従って、コード情報に含まれる文書識別情報を特定することを特徴とする。
【００１３】
上記印刷形状読取装置は、印刷形状を読み取った際の日付を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した日付を判定記録に含まれる判定日付として記憶させることを特徴とする。
【００１４】
上記印刷形状読取装置は、携帯電話端末とバーコードリーダーから構成されていることを特徴とする。
【００１５】
本発明に係る印刷形状読取装置は、
以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。
【００１６】
本発明に係る文書管理支援サーバは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書識別情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）文書管理データべースに、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【００１７】
本発明に係る印刷形状読取装置は、
以下の要素を有することを特徴とする
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）変換したコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。
【００１８】
本発明に係る文書管理支援サーバは、
文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする文書管理支援サーバ
（１）コード情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（３）文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。
【００１９】
上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部と、
上記判定適格判断部により一致しないと判断した場合に、警告を出力する警告出力部とを有することを特徴とする。
【００２０】
上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部とを有し、
上記判定情報出力部は、上記判定適格判断部により一致すると判断した場合に、判定情報を出力することを特徴とする。
【００２１】
【発明の実施の形態】
実施の形態１．
以下本発明を図面に示す実施例に基づいて説明する。
図１は、本発明に係る装置群の構成を示す図である。１は、バーコード読取装置、２は、文書管理支援サーバ、３は、文書管理データベースである。
バーコード読取装置１は、文書の紙面に印刷されたバーコードを読み取るように構成されている。また、バーコード読取装置１は、通信媒体あるいは記憶媒体を介して、文書管理支援サーバ２とデータを直接的又は間接的に伝達できるように構成されている。文書管理支援サーバ２は、文書管理データベース３と接続し、データを伝達できるように構成されている。文書管理支援サーバ２と文書管理データベース３は、外部的に接続する場合に限らず、装置内部で接続されていても構わない。つまり、文書管理支援サーバ２の内部に、文書管理データベース３を設け、あるいは文書管理データベース３の内部に、文書管理支援サーバ２を設けても構わない。また、文書管理データベース３は、ワークフローシステムの要素であることもある。
本発明に係る文書管理支援システムは、文書管理データベース３にアクセスする文書管理支援サーバ２と、バーコード読取装置１から構成されている。
【００２２】
図２は、バーコード読取装置のハードウェア構成例を示す図である。２１は、演算装置、２２は、メモリ、２３は、入力キー、２４は、通信手段、２５は、光学式バーコード読取手段、２６は、表示手段、２７は、出音手段である。演算装置２１は、メモリ２２に記憶するプログラムを実行し、文書管理支援サーバ２の機能を達成するように構成されている。入力キー２３は、コードを入力する手段である。通信手段２４は、文書管理支援サーバ２等との通信（無線通信あるいは有線通信）に用いられる。光学式バーコード読取手段２５は、バーコードを読み取る。表示手段２６は、コード情報等を表示する。出音手段２７は、警告音等を出力する。記憶媒体を介して、文書管理支援サーバ２とデータを伝達する場合には、通信手段２４に代えて記憶メディアドライブ（読み書き装置）を備える。
【００２３】
次に、本発明に係るシステムの構成例について説明する。
図３は、本発明に係るシステム構成の第一例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末に接続されたデータ入出力装置を介してデータ通信を行うように構成されている。ユーザ端末は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ、ネットワークの例）を介して、文書管理支援サーバ２に対する通信を仲介するように構成されている。文書管理支援サーバ２は、ＬＡＮを介して文書管理データベース３と接続している。
図４は、本発明に係るシステム構成の第二例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末と近距離無線通信媒体（例えば、赤外線通信やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ）を介してデータ通信を行うように構成されている。ユーザ端末と、文書管理支援サーバ２と、文書管理データベース３の関係は、第一例と同様である。
図５は、本発明に係るシステム構成の第三例を示す図である。この例では、バーコード読取装置１は、ユーザ端末と記憶媒体（例えば、メモリカード）を介してデータを伝達するように構成されている。ユーザ端末と、文書管理支援サーバ２と、文書管理データベース３の関係は、第一例と同様である。この例に拠らず、記憶媒体をバーコード読取装置１の内部に設け、バーコード読取装置１と文書管理支援サーバ２（あるいはユーザ端末）を接続した状態で、文書管理支援サーバ２（あるいはユーザ端末）から記憶媒体にアクセスできるように構成してもよい。
図６は、本発明に係るシステム構成の第四例を示す図である。この例のバーコード読取装置１は、携帯電話端末と、それに接続されたバーコードリーダーから構成されている。バーコード読取装置１は、携帯電話網とインターネットとＬＡＮを介して、文書管理支援サーバ２と接続するように構成されている。本構成では、電子メールやブラウザを用いたインターネット通信を通信媒体として利用することが有効である。
【００２４】
以下、バーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成と動作について説明する。バーコード読取装置１に検認者識別情報を登録し、登録した検認者識別情報を文書管理支援サーバ２へ出力する検認情報に含め、文書管理支援サーバ２による検認記録の登録に用いる。また、バーコードに文書識別情報（文書に一意のＩＤ）を特定する為のデータが含まれており、バーコード読取装置１において、文書の特定を行う。
【００２５】
図７は、実施の形態１におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。１０１は、バーコード読取部、１０２は、文書特定部、１０３は、文書識別情報記憶部、１０４は、検認情報出力部、１１０は、検認者識別情報登録部、１１１は、検認者識別情報記憶部、２０１は、検認情報入力部、２０４は、検認記録登録部、２０５は、文書管理データベースである。
【００２６】
本実施の形態では、認証操作に先立って、予め検認者識別情報をバーコード読取装置１に登録する。
図８は、実施の形態１における検認者識別情報登録処理フローを示す図である。
入力キー等を用いて、検認者識別情報登録部１１０により検認者識別情報を入力し（Ｓ８０１）、検認者識別情報記憶部１１１に検認者識別情報を記憶させる。（Ｓ８０２）。検認者識別情報登録部１１０は、安全性確保の為、安易に登録（更新）できない構成とすることが望ましい。検認者識別情報記憶部１１１は、バーコード読取装置１の電源が切れた場合にも保持するように記憶することが望ましい。バーコード読取装置１として携帯電話端末を用いる場合には、検認者識別情報として携帯電話番号やメールアドレスを用いることも有効である。
【００２７】
検認者（文書を判定する判定者の例）は、検認する場合（判定者を特定して、文書の判定結果を記録する場合の例）に、バーコード読取装置１による当該文書上のバーコードを読み取る操作を行う。この際のバーコード読取装置の処理について説明する。
図９は、実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
バーコード読取部１０１は、バーコードを読み取り（Ｓ９０１）、読み取ったバーコードを変換したコード情報を内部的に出力する（Ｓ９０２）。文書特定部１０２は、コード情報に基づいて、文書識別情報を特定する（Ｓ９０３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に文書識別情報が含まれている。文書特定部１０２は、このフォーマットに従って、コード情報中の文書識別情報を特定する。図示しない日付管理部より、日付を取得する（Ｓ９０４）。文書識別情報記憶部１０３は、文書識別情報と日付を対応つけて記憶する（Ｓ９０５）。
【００２８】
このようにして、記憶される文書識別情報記憶部の構成例について説明する。図１０は、文書識別情報記憶部の構成例を示す図である。
検認した文書毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、検認日付（判定日付の例）と文書識別情報を対応付けて記憶している。この例は、複数のレコードを記憶するように構成しているが、１レコードのみ記憶する構成であっても有効である。
【００２９】
このようにして蓄積した情報を、文書管理支援サーバ２から出力する処理について説明する。図１１は、実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
検認情報出力部１０４は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ１１０１）、更に文書識別情報記憶部１０３から、対応付けられている文書識別情報と日付を取得する（Ｓ１１０２）。そして、文書識別情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報（判定情報の例）を出力する（Ｓ１１０３）。通信媒体を用いる場合には、直接的又は間接的に文書管理支援サーバ２に送信し、記憶媒体を用いる場合には、記憶媒体への書込む。その後、Ｓ１１０２で取得した文書識別情報と日付を、文書識別情報記憶部１０３上からクリアする（Ｓ１１０４）。
文書識別情報記憶部１０３上に複数のレコード（文書識別情報と日付の組み）が存在する場合には、文書識別情報と日付の組み毎に、Ｓ１１０２とＳ１１０３の処理を繰り返して行い、検認情報（１つの上記組みを含む。）を上記組み数分出力する方法でも良いし、文書識別情報と日付の組みをまとめて、Ｓ１１０２とＳ１１０３の処理を行い、検認情報（すべての上記組みを含む。）を１回で出力する方法でもよい。
【００３０】
一方、文書管理支援サーバ２は、バーコード読取装置１から検認情報を入力し、文書管理データベース３に検証記録を登録する処理を行う。図１２は、実施の形態１における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
検認情報入力部２０１は、文書識別情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報を入力する（Ｓ１２０１）。通信媒体を用いる場合には、直接的又は間接的にバーコード読取装置１から受信し、記憶媒体を用いる場合には、記憶媒体から直接的又は間接的に読み取る。あるいは、直接的又は間接的にバーコード読取装置から読み取る。検認記録登録部２０４は、検認記録登録処理を行う（Ｓ１２０２）。具体的には、文書管理データベース２０５上の文書識別情報に対応する検認記録に、検認者識別情報と日付を記録させる。文書管理データベース２０５は、文書識別情報に対応付けて検認記録を記憶するように構成されている。
【００３１】
図１３は、文書管理データベースの構成例を示す図である。
文書毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、文書識別情報と、文書名と、作成者識別情報と、検認記録を対応付けて記憶している。検認記録は、検認者識別情報と、検認日付（判定日付の例）とから構成されている。
【００３２】
前述の例では、検認者識別情報と文書識別情報を同じタイミングで転送する例を示したが、異なるタイミングで転送しても構わない。検認者識別情報と文書識別情報を対応付けることができれば有効である。但し、同じタイミングで一括して送る場合には、両者の対応付けが確実であり、装置間の通信コネクションの確立のような両者の対応付けを担保する為の手段が不要である点で有効である。
【００３３】
実施の形態２．
実施の形態１と同様に、バーコード読取装置１に検認者識別情報を登録し、登録した検認者識別情報を検認情報に含め、文書管理支援サーバ２による検認記録の登録に用いる形態について説明する。但し、文書の特定を文書管理支援サーバ２で行う。
【００３４】
図１４は、実施の形態２におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。１０６は、コード情報記憶部、２０６は、文書特定部である。
【００３５】
検認者識別情報登録処理は、実施の形態１（図８）と同様である。
【００３６】
図１５は、実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
バーコードの読み取り（Ｓ１５０１）と、コード情報の出力（Ｓ１５０２）と、日付の取得（Ｓ１５０３）は、図９のＳ９０１とＳ９０２とＳ９０４と同様である。コード情報記憶部１０６は、バーコード読取部１０１から出力されたコード情報を日付と対応付けて記憶する（Ｓ１５０４）。
【００３７】
図１６は、コード情報記憶部の構成例を示す図である。
読み取ったコード情報毎に、レコードが設けられ、レコード毎に、検認日付とコード情報を対応付けて記憶している。
【００３８】
図１７は、実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
検認情報出力部１０４は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ１７０１）、更にコード情報記憶部１０６から対応付けられているコード情報と日付を取得する（Ｓ１７０２）。そして、検認情報出力部１０４は、コード情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報（判定情報の例）を出力する（Ｓ１７０３）。出力の形態は、前述と同様である。その後、Ｓ１７０２で取得した文書識別情報と日付を、コード情報記憶部１０６上からクリアする。
【００３９】
図１８は、実施の形態２における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
検認情報入力部２０１は、コード情報と日付の組みと検認者識別情報からなる検認情報を入力する（Ｓ１８０１）。入力の形態は、前述と同様である。その後、文書特定部２０６は、コード情報から文書識別情報を特定し（Ｓ１８０２）、検認記録登録部２０４は、検認記録登録処理を行う（Ｓ１８０３）。
【００４０】
前述の例では、検認者識別情報とコード情報を同じタイミングで転送する例を示したが、異なるタイミングで転送しても構わない。検認者識別情報とコード情報を対応付けることができれば有効である。但し、同じタイミングで一括して送る場合には、両者の対応付けが確実であり、装置間の通信コネクションの確立のような両者の対応付けを担保する為の手段が不要である点で有効である。
【００４１】
実施の形態３．
本実施の形態では、バーコードに文書識別情報を特定する為のデータと検認適格者識別情報（当該文書を検認する適格を備えた検認適格者の識別情報）が含まれている。そして、バーコード読取装置１で、読み込んだバーコードに含まれる検認適格者識別情報により、操作者（検認しようとする者）が検認適格を満たすか否か判断し、不適格の場合に警告を出力する形態について説明する。
尚、検認適格者識別情報は、判定適格者識別情報（当該文書を判定する適格を備えた者の識別情報）の例である。
【００４２】
図１９は、実施の形態３におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。１１３は、検認適格判断部、１１４は、警告出力部、１１５は、検認適格者特定部である。本構成は、実施の形態１のバーコード読取装置を基礎としている。
【００４３】
図２０は、実施の形態３におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
Ｓ２００１とＳ２００２は、図９のＳ９０１とＳ９０２と同様である。
検認適格者特定部１１５は、コード情報に基づいて、検認適格者識別情報を特定する（Ｓ２００３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に検認適格者識別情報が含まれている。検認適格者特定部１１５は、このフォーマットに従って、コード情報中の検認適格者識別情報を特定する。検認適格判断部１１３は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ２００４）、検認適格者識別情報と検認者識別情報が一致するか判断する（Ｓ２００５）。
一致する場合（検認適格を有する場合）には、Ｓ２００６〜Ｓ２００８の処理（図９のＳ９０３〜Ｓ９０５と同様）を行う。
一致しない場合（検認適格を有しない場合）には、検認適格判断部１１３から警告出力部１１４へ検認不適格警告出力を指示し（Ｓ２００９）、警告出力部１１４は、検認不適格警告を出力する（Ｓ２０１０）。具体的には、例えば、警告音を発し、あるいは検認適格を有しない旨の警告文（又は警告マーク）を表示する。
【００４４】
実施の形態４．
実施の形態３と同様に、バーコードに文書識別情報を特定する為のデータと検認適格者識別情報が含まれ、バーコード読取装置１で、読み込んだバーコードに含まれる検認適格者識別情報により、操作者（検認しようとする者）が検認適格を満たすか否か判断し、不適格の場合に警告を出力する形態について説明する。
【００４５】
図２１は、実施の形態４におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。本構成は、実施の形態２のバーコード読取装置を基礎としている。
【００４６】
図２２は、実施の形態４におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
Ｓ２２０１とＳ２２０２は、図１５のＳ１５０１とＳ１５０２と同様である。検認適格者特定部１１５は、コード情報に基づいて、検認適格者識別情報を特定する（Ｓ２２０３）。この例では、特定のフォーマットに従って、コード情報に検認適格者識別情報が含まれている。検認適格者特定部１１５は、このフォーマットに従って、コード情報中の検認適格者識別情報を特定する。検認適格判断部１１３は、検認者識別情報記憶部１１１から検認者識別情報を取得し（Ｓ２２０４）、検認適格者識別情報と検認者識別情報が一致するか判断する（Ｓ２２０５）。
一致する場合（検認適格を有する場合）には、Ｓ２２０６とＳ２２０７の処理（図１５のＳ１５０３とＳ１５０４と同様）を行う。
一致しない場合（検認適格を有しない場合）には、検認適格判断部１１３から警告出力部１１４へ検認不適格警告出力を指示し（Ｓ２２０８）、警告出力部１１４は、検認不適格警告を出力する（Ｓ２２０９）。出力の形態は、前述と同様である。
【００４７】
上述のバーコードは、２次元バーコードであっても構わない。バーコード以外でも、文書の紙面上の印刷形状であって、所定の手順に従ってコード情報に変換できるものであれば足りる。バーコード読取装置１は、印刷形状読取装置の例である。光学式バーコード読取手段２５は、コード情報に変換可能な印刷形状を読み取る光学式印刷形状読取手段の例であり、バーコード読取部１０１は、印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部の例である。
【００４８】
判定の例として、検認について説明したが、検査、承認、合格、認可、許可等の他の判定形態であっても有効である。
【００４９】
文書管理支援サーバ２は、コンピュータであり、各要素はプログラムにより処理（手順）を実行することができる。また、プログラムを記憶媒体に記憶させ、記憶媒体からコンピュータに読み取られるようにすることができる。
また、バーコード読取装置１は、コンピュータにより構成することが可能であり、各要素はプログラムにより処理（手順）を実行することができる。また、プログラムを記憶媒体に記憶させ、記憶媒体からコンピュータに読み取られるようにすることができる。
【００５０】
【発明の効果】
本発明においては、印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）で、文書の紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）を読み取り、変換したコード情報から特定される文書識別情報と、印刷形状読取装置に登録されている判定者識別情報を用いて、文書管理データべースに判定記録を登録するので、判定者識別情報を登録済みの専用の印刷形状読取装置を用いることを前提として、判定者による印刷形状の読み取り操作のみで、判定記録を登録することができる。また、判定者への成りすまし行為も防止できる。
特に、文書識別情報（例えば、文書番号）のキー入力操作や、判定者識別情報（例えば、判定者番号）の入力操作が不要である点、また、判定者識別情報を用いるので文書管理支援サーバの構成が単純である点で有利である。
【００５１】
印刷形状を読み取った際の日付を特定し、判定記録に含まれる判定日付として記憶させるので、判定日付の入力が不要となる。文書管理支援サーバによる登録が印刷形状を読み取った日以降であっても、判定日付が正当である点で、特に有効である。
【００５２】
印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）で、文書の紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）を読み取り、変換したコード情報から特定される情報に基づいて、判定適格を判断し、判定適格を有する場合に、処理を継続するので、判定者への成りすましや、錯誤による判定の登録を防止することができる。また、判定適格を有しない場合に警告するので、錯誤による操作ミスを注意することができる。
【００５３】
印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）による文書紙面上の印刷形状（例えば、バーコード）の読み取り操作は、文書に対する押印行為と似ており、キー入力が苦手な判定者にとっても馴染みやすく、従来の手続からの移行が容易である。また、印刷形状読取装置（例えば、バーコード読取装置）は、パソコン等のユーザ端末から独立し、バーコード読み取り時に通信を行う必要が無く、携帯可能で、いつでもどこでも認証意思（判定意思）を入力できる点で、特に実用的である。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明に係る装置群の構成を示す図である。
【図２】バーコード読取装置のハードウェア構成例を示す図である。
【図３】本発明に係るシステム構成の第一例を示す図である。
【図４】本発明に係るシステム構成の第二例を示す図である。
【図５】本発明に係るシステム構成の第三例を示す図である。
【図６】本発明に係るシステム構成の第四例を示す図である。
【図７】実施の形態１におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。
【図８】実施の形態１における検認者識別情報登録処理フローを示す図である。
【図９】実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図１０】文書識別情報記憶部の構成例を示す図である。
【図１１】実施の形態１におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
【図１２】実施の形態１における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
【図１３】文書管理データベースの構成例を示す図である。
【図１４】実施の形態２におけるバーコード読取装置と文書管理支援サーバの構成例を示す図である。
【図１５】実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図１６】コード情報記憶部の構成例を示す図である。
【図１７】実施の形態２におけるバーコード読取装置の検認情報出力処理フローを示す図である。
【図１８】実施の形態２における文書管理支援サーバの検認登録処理フローを示す図である。
【図１９】実施の形態３におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。
【図２０】実施の形態３におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【図２１】実施の形態４におけるバーコード読取装置の構成例を示す図である。
【図２２】実施の形態４におけるバーコード読取装置の検認操作処理フローを示す図である。
【符号の説明】
１ バーコード読取装置、２ 文書管理支援サーバ、３ 文書管理データベース、２１ 演算装置、２２ メモリ、２３ 入力キー、２４ 通信手段、２５ 光学式バーコード読取手段、２６ 表示手段、２７ 出音手段、１０１ バーコード読取部、１０２ 文書特定部、１０３ 文書識別情報記憶部、１０４ 検認情報出力部、１１０ 検認者識別情報登録部、１１１ 検認者識別情報記憶部、１１３ 検認適格判断部、１１４ 警告出力部、１１５ 検認適格者特定部、２０１ 検認情報入力部、２０４ 検認記録登録部、２０５ 文書管理データベース、２０６ 文書特定部。
Claims (14)
- 文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバと、上記文書管理支援サーバとデータの伝達が可能な印刷形状読取装置からなる文書管理支援システムであって、以下の要素を有することを特徴とする文書管理支援システム
（１）印刷形状読取装置に設けられ、文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）印刷形状読取装置に設けられ、判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）印刷形状読取装置に設けられ、判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）文書管理支援サーバに設けられ、文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。 - 上記文書特定部は、上記印刷形状読取装置に設けられ、
上記印刷形状読取装置は、更に、上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記判定記録登録部は、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。 - 上記印刷形状読取装置は、更に、上記印刷形状読取部により変換されたコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部を有し、
上記文書管理支援サーバは、更に、上記判定情報を入力する判定情報入力部を有し、
上記文書特定部は、上記文書管理支援サーバに設けられ、入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。 - 上記印刷形状は、バーコードであることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。
- 上記判定者識別情報は、文書を検認する検認者を識別する検認者識別情報であることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。
- 上記文書特定部は、所定のフォーマットに従って、コード情報に含まれる文書識別情報を特定することを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。
- 上記印刷形状読取装置は、印刷形状を読み取った際の日付を特定し、
上記判定記録登録部は、特定した日付を判定記録に含まれる判定日付として記憶させることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。 - 上記印刷形状読取装置は、携帯電話端末とバーコードリーダーから構成されていることを特徴とする請求項１記載の文書管理支援システム。
- 以下の要素を有することを特徴とする印刷形状読取装置
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）上記コード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（５）上記文書特定部により特定した文書識別情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。 - 文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする文書管理支援サーバ
（１）文書識別情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）文書管理データべースに、入力した判定情報の文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。 - 以下の要素を有することを特徴とする印刷形状読取装置
（１）文書の紙面上の印刷形状を読み取り、コード情報に変換する印刷形状読取部
（２）判定者を識別する判定者識別情報を記憶する為の判定者識別情報記憶部
（３）判定者識別情報を入力し、入力した判定者識別情報を判定者識別情報記憶部に記憶させる判定者識別情報登録部
（４）変換したコード情報と、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報とを判定情報として出力する判定情報出力部。 - 文書管理データベースにアクセスする文書管理支援サーバであって、以下の要素を有することを特徴とする文書管理支援サーバ
（１）コード情報と判定者識別情報とからなる判定情報を入力する判定情報入力部
（２）入力した判定情報のコード情報から文書識別情報を特定する文書特定部
（３）文書管理データべースに、特定した文書識別情報に対応付けて、入力した判定情報の判定者識別情報を判定記録として記憶させる判定記録登録部。 - 上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部と、
上記判定適格判断部により一致しないと判断した場合に、警告を出力する警告出力部とを有することを特徴とする請求項９または１１記載の印刷形状読取装置。 - 上記印刷形状読取装置は、更に、
上記コード情報から判定適格者識別情報を特定する判定適格者特定部と、
特定した判定適格者識別情報が、上記判定者識別情報記憶部から取得した判定者識別情報と一致するか判断する判定適格判断部とを有し、
上記判定情報出力部は、上記判定適格判断部により一致すると判断した場合に、判定情報を出力することを特徴とする請求項９または１１記載の印刷形状読取装置。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2002238249A JP2004078586A (ja) | 2002-08-19 | 2002-08-19 | 文書管理支援システム及び印刷形状読取装置及び文書管理支援サーバ |
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| JP2002238249A JP2004078586A (ja) | 2002-08-19 | 2002-08-19 | 文書管理支援システム及び印刷形状読取装置及び文書管理支援サーバ |
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| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2004078586A true JP2004078586A (ja) | 2004-03-11 |
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ID=32021717
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|---|---|---|---|
| JP2002238249A Pending JP2004078586A (ja) | 2002-08-19 | 2002-08-19 | 文書管理支援システム及び印刷形状読取装置及び文書管理支援サーバ |
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| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2004078586A (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| KR100703109B1 (ko) * | 2005-09-27 | 2007-04-06 | 한국과학기술연구원 | 팽창법을 이용한 포토닉 크리스탈 광섬유의 제조방법 |
Citations (3)
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-
2002
- 2002-08-19 JP JP2002238249A patent/JP2004078586A/ja active Pending
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