JP2003345957A - 案件管理システムの案件管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】さまざまな業種において予算作成時の予算金額
と実際に作業を受注した際の受注金額に関して案件単位
にｎ：ｍの関係となる場合が多い。このような予算案件
と実案件との関係をプロジェクト単位もしくは、現場単
位のグループ化を行いこの範囲で予算案件と金額と実案
件の金額を比較することにより予実算管理の作業時間を
短縮させる。 【解決手段】予算作成時に各個別案件単位にカテゴリー
分けするためのコード（ここではプロジェクトＩＤと呼
ぶ。）を付与し、実際の案件が発生した際にもその案件
が該当するプロジェクトコードを付与して登録すること
により個々の案件単位に金額の対応を考える必要がなく
なり、結果案件管理にかかる作業時間が短縮される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、各種業種において
業務上の案件について予算時と実績時の案件管理を効率
よく行うための好適な管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】案件管理においては、予算作成時と実績
発生時における対応づけに関して関係がｎ：ｍとなるケ
ースが多く、自動化が難しい状況となっている。

【０００３】案件管理に関しては、たとえば特開平１１
−１２０２３１号公報に記載があるように案件単位の担
当の振り分け及び、そのフォローを行うための方法は多
数存在するが、金額等の比較を実行する方法は確立して
いない。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来の案件管理システ
ムは、予算作成時の案件と実際に発生した案件との間で
関連性を明確にするためｎ：ｍの関係を人間の判断によ
って金額の振り分けなどの判断の元に管理がなされてい
たため作業にかかる工数が増大してしまうといった問題
があった。

【０００５】本発明の目的は、予算作成時の案件と実際
に発生した案件の個々の対応を管理するのでなく、案件
をそれぞれある一定のカテゴリーに集計し、これを予算
作成時集計金額と実際に発生した集計金額を比較するこ
とにより、従来個別案件単位の比較によって得られた情
報をカテゴリー単位の集計単位の纏まり毎の管理とする
ことにより案件個別での引当処理を廃し、その分の案件
管理に係る処理時間の低減することが可能となる。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目標を達成するため
に、予算作成時に各個別案件単位にカテゴリー分けする
ためのコード（ここではプロジェクトＩＤと呼ぶ。）を
付与し、実際の案件が発生した際にもその案件が該当す
るプロジェクトコードを付与して登録することにより個
々の案件単位に金額の対応を考える必要がなくなり、結
果案件管理にかかる作業時間が短縮できる。

【０００７】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の実施形態に
ついて図面より詳細に説明する。図１は、本発明を適用
した案件管理システムの作業内容と従来の人手による案
件管理の作業内容を予算作成時から実際に案件が発生し
た場合の処理フローを示している。本発明の実施形態で
は、案件数６、プロジェクト数２で示しているが、もち
ろん実際にはこれ以上の案件数およびプロジェクト数が
管理されることは云うまでもない。

【０００８】案件管理方法は大きく、予算作成時作業と
実績引当作業に分割できる。図１０にシステム構成を示
す。本システムは、少なくとも１台以上の案件管理サー
バ１３及び、１台以上の利用者クライアント１４より構
成されている。システムの内容を保存するデータベース
として、予算策定時のデータ保存に予算データベース１
５を実績発生時のデータ保存に実績データベース１６、
予算データ及び、実績データのプロジェクト単位での集
計結果保存に集計データベース１７により構成されてい
る。図１では、案件管理方法について従来方法と本発明
方法について示している。

【０００９】予算作成時作業について従来方法である
と、予算案件登録１において予算案件内容を登録し、集
計処理２で登録された案件の合計金額を集計し、予算作
成時作業は終了する。本発明方法では、予算案件登録３
において予算案件内容を予算データベース１５に登録す
る。プロクジェクトＩＤ付与４で各案件毎にその案件の
属するカテゴリ−案件の種類に応じて選定し、該当のプ
ロジェクトＩＤを付与し、予算データベース１５に案件
登録を行う。集計処理５で登録された案件の合計金額お
よび、プロジェクトＩＤ単位の合計金額を集計し、集計
データベース１７に集計結果を格納し、予算作成時処理
は終了する。

【００１０】実績引当作業について、従来方法である
と、実案件登録６で実際に発生した案件を登録する。該
当予算案件あり７で実案件の内容を確認し、予算案件に
本実案件が対応する場合は、予算案件引当８の処理を実
施する。ない場合（予算計上外の案件）の場合は、その
まま集計処理９を実施する。予算案件処理８は対応する
予算案件の数と実案件の数によりｎ：ｍの関係が成り立
つ。予算案件と実案件が１：１で対応する際には予算案
件の金額を実案件の金額分減額し登録する。ただし予算
案件の金額と実案件の金額は一致しない場合は、作業者
の判断により適宜予算案件の金額を操作し登録する必要
がある。予算案件と実案件が１：ｎの場合（１つの予算
案件が複数の実案件に分割されたケース）は、複数登録
された実案件の合計金額を見ながら予算案件の金額を比
較し、作業者の判断により適宜予算案件の金額を操作し
登録する必要がある。予算案件と実案件がｎ：ｍの場合
（複数の予算案件に対し、複数（必ずしも数は一致しな
い場合もある。）の実案件が発生したケース）は、複数
登録された実案件の合計金額もしくは、個々の金額を見
ながら複数の予算案件の金額を個別にもしくは、合計金
額を比較しながら、作業者の判断により適宜予算案件の
金額を操作し登録する必要がある。集計処理９において
は、それぞれ予算案件引当８によって操作・登録された
予算案件と実案件の金額を集計する。

【００１１】本発明方法の場合、実案件登録１０で実際
に発生した実案件を実績データベース１６に登録する。
プロジェクトＩＤ付与１１で実案件毎に予算作成時に付
与したプロジェクトと一致するものがあれば、該当する
プロジェクトＩＤを付与する。該当プロジェクトＩＤが
存在しない場合は、予算作成時に登録したプロジェクト
ＩＤ以外のコードを付与し、実績データベース１６に登
録する。集計処理１２においては、予算案件と実案件が
プロジェクトＩＤによって同一プロジェクトＩＤの場合
はそれぞれのプロジェクトＩＤ毎に予算金額、確定金額
を集計し、それぞれ予算案件の集計金額と実案件の集計
金額を比較して管理することができる。

【００１２】図２、図３、図４、図５は、従来方法によ
る予算作成作業と実案件登録の作業の流れを具体的に示
したものである。図２は、予算作成作業の結果、作業番
号「Ａ００１」〜「Ｃ００１」まで６案件が登録され、
金額の集計がなされている。図３は、実案件の作業番号
「Ｋ６００１」が発生し、担当者が対応する作業番号
は、「Ａ００１」であると判断し、作業番号「Ａ００
１」の金額を￥０に変更し登録する。この際金額が該当
する予算案件と実案件の金額が異なっているが、これは
作業者が予算時の見込みより値増しされた金額で実案件
が登録された元の判断する。図３は、実案件の作業番号
「Ｋ６００２」が発生し、担当者が対応する作業番号
は、「Ａ００１」「Ｂ００１」の複数案件であると判断
し、作業番号「Ａ００１」「Ｂ００１」の金額を￥０に
変更し登録する。この際予算案件の合計金額と実案件の
金額が異なっているが、これは作業者が予算時の見込み
より減額された金額で実案件が登録されたものと判断す
る。図４は、実案件の作業番号「Ｋ６００３」「Ｋ６０
０４」が発生し、担当者が対応する作業番号は、「Ａ０
０１」「Ｂ００１」「Ｂ００２」の複数案件であると判
断し、作業番号「Ａ００１」「Ｂ００１」「Ｂ００２」
の金額を￥０に変更し登録する。この際予算案件の合計
金額と実案件の合計金額が異なっているが、これは作業
者が予算時の見込みより減額された金額で実案件が登録
されたものと判断する。

【００１３】図６、図７、図８、図９は、本発明方法に
よる予算作成作業と実案件登録の作業の流れを具体的に
示したものである。図６は、予算作成作業の結果、作業
番号「Ａ００１」〜「Ｃ００１」まで６案件が登録さ
れ、それぞれ案件単位に集計単位として同一のカテゴリ
ーとなる案件に対してプロジェクトＩＤを付与する。プ
ロジェクトＩＤ「ＰＪ０１」には作業番号「Ａ００１」
「Ｂ００１」「Ｂ００２」の３案件が、プロジェクトＩ
Ｄ「ＰＪ０２」には作業番号「Ｂ００３」「Ｂ００４」
「Ｃ００１」の３案件がそれぞれ同一カテゴリーとして
登録され、それぞれのプロジェクトＩＤごとに集約さ
れ、金額は予算金額として集計がなされている。図7
は、実案件の作業番号「Ｋ６００１」が発生し、担当者
は予算作成時の該当カテゴリーよりプロジェクトＩＤ
「ＰＪ０１」が該当すると判断し、プロジェクトＩＤ
「ＰＪ０１」を付与する。これによりプロジェクトＩＤ
「ＰＪ０１」の確定金額に作業番号「Ｋ６００１」の金
額が加算される。図８は、実案件の作業番号「Ｋ６００
２」が発生し、担当者は予算作成時の該当カテゴリーよ
りプロジェクトＩＤ「ＰＪ０１」が該当すると判断し、
プロジェクトＩＤ「ＰＪ０１」を付与する。これにより
プロジェクトＩＤ「ＰＪ０１」の確定金額に作業番号
「Ｋ６００１」の金額が加算される。実際には予算案件
「Ａ００１」「Ｂ００１」が１つの実案件になったもの
であるが、プロジェクトＩＤごとに集計となるため担当
者は意識しない。図９は、実案件の作業番号「Ｋ６００
３」「Ｋ６００４」が発生し、担当者は作業番号「Ｋ６
００３」は、予算作成時の該当カテゴリーよりプロジェ
クトＩＤ「ＰＪ０１」が該当すると判断し、プロジェク
トＩＤ「ＰＪ０１」を付与する。作業番号「Ｋ６００
４」は、予算作成時の該当カテゴリーよりプロジェクト
ＩＤ「ＰＪ０１」が該当すると判断し、プロジェクトＩ
Ｄ「ＰＪ０１」を付与する。これによりプロジェクトＩ
Ｄ「ＰＪ０１」の確定金額に作業番号「Ｋ６００３」の
金額がプロジェクトＩＤ「ＰＪ０１」の確定金額に作業
番号「Ｋ６００４」の金額が加算される。実際には予算
案件「Ａ００１」「Ｂ００１」「Ｂ００２」が２つの実
案件に分割してなったものであるが、プロジェクトＩＤ
ごとに集計となるため担当者は意識しない。

【００１４】本発明方法の場合、予算作成時の金額と実
案件発生時の金額を比較することにより予算作成時の金
額の達成率を容易に管理することが可能となる。

【００１５】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
案件管理システムにおいて、予算策定時と実案件発生時
の管理の容易性において案件個別の対応を管理するので
なく、あるカテゴリー単位に案件をグルーピングし、こ
れ単位での予算金額および確定金額を集計し、これを比
較することにより容易に案件全体の達成率を管理するこ
とが可能となり、かつ管理にかかる作業時間を大幅に低
減することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】従来方法と本発明方法の処理フロー図。

【図２】従来方法での予算作成完了時の具体例。

【図３】従来方法での実案件（１：１）発生時の案件管
理具体例。

【図４】従来方法での実案件（１：ｎ）発生時の案件管
理具体例。

【図５】従来方法での実案件（ｎ：ｍ）発生時の案件管
理具体例。

【図６】本発明方法での予算作成完了時の具体例。

【図７】本発明方法での実案件（１：１）発生時の案件
管理具体例。

【図８】本発明方法での実案件（１：ｎ）発生時の案件
管理具体例。

【図９】本発明方法での実案件（ｎ：ｍ）発生時の案件
管理具体例。

【図１０】本発明方法におけるシステム構成例。

Claims (1)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】案件における予算作成時の予算金額を示す
   複数の予算金額情報および受注を受けた場合の受注金額
   を示す複数の受注金額情報に関する案件管理システムに
   おける案件管理方法であって、互いに関連付けられてい
   ない前記予算金額情報および前記受注金額情報を管理す
   る案件管理システムにおける案件管理方法において、 予め案件ごとに、当該案件のグループ化するための基準
   を示す情報を記憶装置に格納しておき、 案件を特定するための識別情報の入力を受付け、 受付けられた識別情報および前記記憶装置の記憶内容に
   基づいて、受付けられた識別情報が示す案件に含まれる
   複数の予算金額情報のそれぞれおよび複数の受注金額情
   報のそれぞれを、前記案件に対応したグループに分類
   し、 分類されたグループ毎に、前記予算金額情報と前記受注
   金額情報の対応付けを行うことを特徴とする案件管理方
   法。