JP2003323419A - ファイルサーバ文書管理システム - Google Patents

ファイルサーバ文書管理システム

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JP2003323419A
JP2003323419A JP2002129860A JP2002129860A JP2003323419A JP 2003323419 A JP2003323419 A JP 2003323419A JP 2002129860 A JP2002129860 A JP 2002129860A JP 2002129860 A JP2002129860 A JP 2002129860A JP 2003323419 A JP2003323419 A JP 2003323419A
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JP2002129860A
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Takeshi Usui
健 薄井
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NEC Solution Innovators Ltd
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NEC Solution Innovators Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 説明資料や議事録等の文書管理を個人管理に
任せると、重要文書の紛失や情報の非共有化が発生す
る。 【解決手段】 予め決定した文書タイプ及びファイル命
名規則に従ってファイルサーバ103上にディレクトリ
を作成しておく。そして、文書を作成した時は作成した
文書ファイルに対応するディレクトリをファイルサーバ
103上で検索し、検索した文書ファイルに対応するデ
ィレクトリに作成した文書ファイルを保存する。これに
より、自動的に文書ファイルを体系だてて管理でき、安
全且つ効率的に文書を管理できる。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、各種資料、提案
書、議事録等の文書を保存して文書の管理を行うファイ
ルサーバ文書管理システムに関するものである。
【0002】
【従来の技術】一般に、企業や役所等では、議事録、説
明資料、提案資料、その他の文書等膨大な文書が作成さ
れている。このような文書の管理は個人に任されている
場合が多いのが実情である。また、文書管理方法とし
て、例えば、特開平10−254745号公報に記載さ
れているように、フォルダの属性情報から文書ファイル
の属性情報として使える情報を文書ファイルの属性情報
としてデータベースに登録することにより、フォルダに
登録される文書ファイルの管理を行う方法が知られてい
る。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前述の
ようにな議事録等の文書の管理を個人の管理に任せるよ
うな場合には、個人管理による重要資料の紛失や資料の
個人化による情報の非共有が発生してしまう。また、特
開平10−254745号公報に記載の方法では、文書
を保存する毎にデータベースの更新が発生するため、デ
ータベースの管理を行う必要があった。
【0004】本発明は、上記従来の問題点に鑑みなされ
たもので、その目的は、重要資料の紛失等を防ぐことが
でき、しかも、文書の整理、情報の共有化を個人が意識
することなく自動的に行うことが可能なファイルサーバ
文書管理システムを提供することにある。
【0005】
【課題を解決するための手段】本発明は、上記目的を達
成するため、ファイルサーバ上に文書ファイルを保存し
て文書ファイルの管理を行うファイルサーバ文書管理シ
ステムにおいて、予め決定した文書タイプ及びファイル
命名規則に従って前記ファイルサーバ上にディレクトリ
が作成されており、作成した文書ファイルに対応するデ
ィレクトリを前記ファイルサーバ上で検索する手段と、
前記検索手段で検索された文書ファイルに対応するディ
レクトリに作成した文書ファイルを保存する手段とを備
えたことを特徴とする。
【0006】また、本発明は、上記目的を達成するた
め、ファイルサーバと、前記ファイルサーバに接続され
たクライアントコンピュータとを含み、前記ファイルサ
ーバ上にクライアントコンピュータ上で作成された文書
ファイルを保存して文書ファイルの管理を行うファイル
サーバ文書管理システムにおいて、予め決定した文書タ
イプ及びファイル命名規則に従って前記ファイルサーバ
上にディレクトリが作成されており、前記クライアント
コンピュータ上で作成した文書ファイルに対応するディ
レクトリを前記ファイルサーバ上で検索する手段と、前
記検索手段で検索された文書ファイルに対応するディレ
クトリに作成した文書ファイルを保存する手段とを備え
たことを特徴とする。
【0007】
【発明の実施の形態】次に、本発明の実施の形態につい
て図面を参照して詳細に説明する。本発明はファイルサ
ーバ上のディレクトリ構造を予め設計し、ディレクトリ
の構造に従って文書を保存するシステムを提供するもの
である。即ち、本発明のファイルサーバ文書管理システ
ムは、ファイルの保存処理を行う場合、ファイルの命名
規則をチェックし、命名規則に沿ったファイル体系であ
れば、ファイルサーバ内の対象ディレクトリの検索を行
う。対象のディレクトリが存在する場合、サーバディレ
クトリへのファイルの保存を行う。
【0008】図1は本発明によるファイルサーバ文書管
理システムの一実施形態を示すブロック図である。図1
において、101はクライアントPC(パソコン)、1
03は文書ファイルを保存するファイルサーバである。
ファイルサーバ103には複数のクライアントPC10
1が接続されている。また、クライアントPC101上
で文書の作成を行う。
【0009】ファイルサーバディレクトリ管理システム
102はプログラム制御によって動作し、クライアント
PC101内で常駐動作する。ファイルサーバディレク
トリ管理システム102は、詳しく後述するように作成
した文書ファイルに対応するディレクトリをファイルサ
ーバ103上で検索し、該当するディレクトリに文書フ
ァイルの保存を行う。
【0010】図2は本実施形態によるファイルサーバ文
書管理システムの動作を説明するフローチャート、図3
は文書タイプとファイル命名規則を説明する図である。
以下、図1、図2及び図3を参照して本実施形態のシス
テムの動作について説明する。図2において、まず、最
初に文書タイプ、ファイルの命名規則を決定し(ステッ
プ101)、決定した文書タイプとファイル命名規則に
従ってファイルサーバ103内にディレクトリを作成し
ておく(ステップ102)。
【0011】この文書タイプとファイル命名規則は予め
決めておいて、最初にファイルサーバ103内にそれに
従ってディレクトリを作成しておく。それ以降の運用時
において、作成したディレクトリに基づいてファイルサ
ーバ103への作成文書の保存を行う。
【0012】ここで、文書タイプとは、例えば、図3に
示すように資料、提案書、議事録等の文書の種別を指
す。資料としては、例えば、会議用説明資料等が含ま
れ、提案書としては、例えば、顧客に対する顧客用提案
書等がある。また、議事録とは各種会議の内容を記録し
た議事録である。なお、その他にも様々な文書タイプが
あることは言うまでもない。
【0013】また、ファイル命名規則とは、作成した文
書にファイル名を付与する場合の命名規則である。例え
ば、図3に示すように文書タイプ「資料」のファイル命
名規則として、「AAA_BBB_01」とあるが、
「AAA」は会社等の組織の所属を指す。例えば、第1
システム設計部、第1設計課等である。
【0014】また、「BBB」は文書名であり、例え
ば、特許に関する発明説明書等がこれに該当する。「0
1」はディレクトリの通し番号である。この文書タイプ
とファイル命名規則に従ってファイルサーバ103上
に、例えば、「資料 AAA BBB 01」等のディ
レクトリを作成する。もちろん、以上の説明は一例であ
って、これ以外にもファイル命名規則を決めても良い。
提案書、議事録に関しても同様にファイル命名規則を決
めておいて、それに従ってディレクトリをファイルサー
バ103内に作成しておく。
【0015】図1のファイルサーバ103内の「資料
AAA BBB」、「提案書 AAA BBB」、「議
事録 AAA CCC」は予め文書タイプと命名規則に
従って作成されたディレクトリを示す。ここまでは、先
にも説明したように最初に文書タイプとファイル命名規
則を決定し、それに従ってファイルサーバ103内にデ
ィレクトリを作成しておくものである。
【0016】次いで、ファイルサーバディレクトリ管理
システム102をクライアントPC101上にインスト
ールし、常駐起動させる(ステップ103)。その後、
クライアントPC101上で文書を作成し、文書タイプ
及び命名規則に沿った形で保存を選択する(ステップ1
04)。
【0017】この時、クライアントPC101上の図示
しない表示画面にファイルサーバ103への自動保存確
認メッセージが表示され、YESを選択すると、ファイ
ルサーバディレクトリ管理システム102がファイルサ
ーバ103上の対象ディレクトリを検索し、保存タイプ
と合致するディレクトリに作成された文書ファイルを保
存する(ステップ105)。
【0018】例えば、図1に示すように文書ファイル名
「資料 AAA BBB .doc」を作成したとする
と、ファイルサーバディレクトリ管理システム102は
ファイルサーバ103内のディレクトリを検索し、保存
タイプと合致するディレクトリに保存する。
【0019】即ち、この場合は、図1に示すようにファ
イルサーバ103内に「資料 AAA BBB」という
同じ保存タイプのディレクトリが作成されているので、
ディレクトリ「資料 AAA BBB 01」として作
成文書の保存を行う。また、保存タイプと合致するディ
レクトリがない場合には、前述のような予め決定した文
書タイプとファイル命名規則に従うディレクトリがない
場合であるので、エラーを表示して知らせる。
【0020】なお、それに続いて、例えば、図1に示す
ように文書ファイル名「資料 AAA BBB .do
c」を作成したとすると、同様にファイルサーバ103
内のディレクトリを検索し、ディレクトリ「資料 AA
A BBB 02」として作成文書の保存を行う。
【0021】このように文書タイプ、命名規則をもとに
格納先のディレクトリを検索し、ファイルサーバ103
への文書ファイルの保存を行う。以下、文書を作成する
毎に図2のステップ103〜ステップ105の処理を行
うことにより、自動的に作成文書ファイルの保存を行
う。従って、本人が意識することなく、自動的にファイ
ルサーバ103上の該当ディレクトリへの文書の保存が
可能である。なお、ファイルサーバ103からファイル
を読み出す場合には、表示画面にディレクトリ一覧を表
示してその中から目的のディレクトリを選択することで
ファイルの読み出しを行う。
【0022】
【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、予
め文書タイプとファイル命名規則に従ってディレクトリ
を作成するだけで、自動的にファイルサーバの対象ディ
レクトリにファイルを保存できる。従って、一度作成し
保存した文書をファイルタイプ毎に整理して保存でき、
文書の作成或いは文書保存以外の作業を意識することな
く、自動的に文書を体系だてて管理することができる。
【0023】また、重要文書が紛失したり、文書の非共
有化が発生することがないため、安全且つ効率的に文書
管理を行うことができる。更に、文書を保存する毎にデ
ータベースの更新を行う必要がない。
【図面の簡単な説明】
【図1】本発明のファイルサーバ文書管理システムの一
実施形態を示すブロック図である。
【図2】図1の実施形態の動作を説明するフローチャー
トである。
【図3】文書タイプ及びファイル命名規則に従うディレ
クトリを説明する図である。
【符号の説明】
101 クライアントPC 102 ファイルサーバディレクトリ管理システム 103 ファイルサーバ

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 ファイルサーバ上に文書ファイルを保存
    して文書ファイルの管理を行うファイルサーバ文書管理
    システムにおいて、予め決定した文書タイプ及びファイ
    ル命名規則に従って前記ファイルサーバ上にディレクト
    リが作成されており、作成した文書ファイルに対応する
    ディレクトリを前記ファイルサーバ上で検索する手段
    と、前記検索手段で検索された文書ファイルに対応する
    ディレクトリに作成した文書ファイルを保存する手段と
    を備えたことを特徴とするファイルサーバ文書管理シス
    テム。
  2. 【請求項2】 ファイルサーバと、前記ファイルサーバ
    に接続されたクライアントコンピュータとを含み、前記
    ファイルサーバ上にクライアントコンピュータ上で作成
    された文書ファイルを保存して文書ファイルの管理を行
    うファイルサーバ文書管理システムにおいて、予め決定
    した文書タイプ及びファイル命名規則に従って前記ファ
    イルサーバ上にディレクトリが作成されており、前記ク
    ライアントコンピュータ上で作成した文書ファイルに対
    応するディレクトリを前記ファイルサーバ上で検索する
    手段と、前記検索手段で検索された文書ファイルに対応
    するディレクトリに作成した文書ファイルを保存する手
    段とを備えたことを特徴とするファイルサーバ文書管理
    システム。
  3. 【請求項3】 前記ファイルサーバ上に文書ファイルに
    対応するディレクトリがなかった時は、エラーを表示す
    ることを特徴とする請求項1、2に記載のファイルサー
    バ文書管理システム。
  4. 【請求項4】 前記保存手段は、同一タイプの文書ファ
    イルを対応するディレクトリに順番に保存することを特
    徴とする請求項1、2に記載のファイルサーバ文書管理
    システム。
  5. 【請求項5】 更に、前記ファイルサーバ内のディレク
    トリ一覧を表示する手段と、前記一覧の中から選択され
    たディレクトリに対応する文書ファイルを読み出す手段
    とを有することを特徴とする請求項1〜4に記載のファ
    イルサーバ文書管理システム。
  6. 【請求項6】 前記クライアントコンピュータは、前記
    ファイルサーバに複数台接続されていることを特徴とす
    る請求項2に記載ファイルサーバ文書管理システム。
JP2002129860A 2002-05-01 2002-05-01 ファイルサーバ文書管理システム Pending JP2003323419A (ja)

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Cited By (1)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2019096233A (ja) * 2017-11-27 2019-06-20 シャープ株式会社 端末装置、会議管理システム、プログラム及び会議管理方法

Cited By (2)

* Cited by examiner, † Cited by third party
Publication number Priority date Publication date Assignee Title
JP2019096233A (ja) * 2017-11-27 2019-06-20 シャープ株式会社 端末装置、会議管理システム、プログラム及び会議管理方法
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