JP2003288311A - 電子文書交付システム、及び電子交付方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ＩＴ書面一括法が施行され、電子文書による
書面交付が法的に認められるようになった。この電子文
書の交付方法には、電子文書を電子メールに添付して被
通知者宛に送信する方法と、被通知者自身がサーバから
電子文書をダウンロードする方法とがあるが、電子メー
ルのアドレスに間違いがあると、いずれの方法でも電子
文書の交付ができなくなる。 【解決手段】 最初は電子文書２３を添付ファイルとし
た電子メール２２を顧客１０の顧客のＰＣ１１に送信
し、所定の期間を経過しても電子文書２３の開封が確認
できない場合には、電子文書２３を取得するためのＷｅ
ｂサーバ２５のＵＲＬの情報をハガキ２６により顧客１
０に通知する。それでも顧客１０が電子文書２３の情報
を取得しない場合には、電子文書２３に相当する内容を
印刷した文書２７を顧客１０宛に郵送する.

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書交付シス
テム、及び電子文書交付方法に関し、特に、電子メール
アドレスに間違いがあった場合など、電子文書の通知
（交付）ができない場合にも対処できる電子文書交付シ
ステム、及び電子文書交付方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来は、電子文書は法的書面とは認めら
れず、法的文書は専ら紙印刷物による書面を交付してい
た。しかし、「書面の交付等に関する情報通信の技術の
利用のための関係法律の整備に関する法律」などＩＴ書
面一括法が施行されたことから、電子文書による書面交
付が法的に認められるようになった。今後は、電子文書
による書面の交付がますます盛んになって行くことが予
測される。

【０００３】この電子文書の交付方法には、主に以下の
２通りの方法がある。 （１） 通知（または交付）する電子文書を電子メール
に添付して被通知者宛に送信する方法。 （２）電子文書の被通知者に電子文書が保存されている
サーバのＵＲＬ（Ｗｅｂサーバアドレス）を通知し、被
通知者自身がサーバからダウンロードする方法。 ところで、上記２通りの方法においては、いずれの場合
も、電子メールを使用して被通知者に連絡を行う必要が
あるが、電子メールのアドレスに間違いがあると、いず
れの場合にも、電子文書の交付ができなくなる。特に、
金融商品を購入する場合などは、必ず通知しなければな
らない重要書面が存在し、上記電子メールによる電子文
書の交付方法は完全な手法とは言い難い面もあった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】本発明はこのような問
題を解決するためになされたもので、その目的は、電子
メールアドレスに間違いがあった場合など、電子文書の
通知（交付）ができない場合にも対処できる電子文書交
付システム、及び電子文書交付方法を提供することにあ
る。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明はかかる課題を解
決するものであり、本発明の請求項１の発明は、顧客の
住所と該顧客の電子メールアドレスとを顧客情報として
保持する顧客情報記憶手段と、前記顧客情報記憶手段か
ら読み出した前記電子メールアドレスを用いて、電子文
書のファイルを添付した電子メールを送信する電子文書
送信手段と、前記電子メールの受信者側の端末装置から
前記添付ファイルの開封通知を受信するための開封通知
確認手段と、前記電子文書送信手段により送信した電子
メールのうちの未着電子メール、及び所定の期間のうち
に添付ファイルの開封通知のない電子メールについての
情報を取得する未着及び未開封情報取得手段と、前記未
着及び未開封の電子メールアドレスに対応した住所の情
報を前記顧客情報記憶手段から読み出し、この住所宛に
電子文書を顧客自身で取得するための情報を通知する通
知郵便物の作成指示を行う通知郵便物作成指示手段と、
前記通知郵便物の宛先となった顧客の端末装置からの要
求に応じて、前記電子文書を提供する電子文書提供手段
と、前記電子文書提供手段によって所定の期間のうちに
前記電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認す
る電子文書提供確認手段と、前記電子文書提供確認手段
によって所定の期間のうちに前記電子文書の提供が確認
されなかった顧客についての情報を取得する未確認者情
報取得手段と、前記未確認者情報取得手段により電子文
書の提供が確認されなかった顧客について、これらの顧
客の住所を前記顧客情報記憶手段から読み出し、この住
所に宛てた郵便物であって、前記電子文書に相当する印
刷物を封入した郵便物の作成を指示するための文書郵便
物作成指示手段とを具備することを特徴とする電子文書
交付システムとしたものである。

【０００６】本発明の請求項２の発明は、顧客の住所と
該顧客の電子メールアドレスとを顧客情報として保持す
る顧客情報記憶手順と、前記顧客情報から読み出した前
記電子メールアドレスを用いて、電子文書のファイルを
添付した電子メールを送信する電子文書送信手順と、前
記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付ファイ
ルの開封通知を受信するための開封通知確認手順と、前
記電子文書送信手順により送信した電子メールのうちの
未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付ファイル
の開封通知のない電子メールについての情報を取得する
未着及び未開封情報取得手順と、前記未着及び未開封の
電子メールアドレスに対応した住所の情報を前記顧客情
報から読み出し、この住所宛に電子文書を顧客自身で取
得するための情報を通知する通知郵便物の作成指示を行
う通知郵便物作成指示手順と、前記通知郵便物の宛先と
なった顧客の端末装置からの要求に応じて、前記電子文
書を提供する電子文書提供手順と、前記電子文書提供手
順によって所定の期間のうちに前記電子文書が提供され
たかどうかを顧客ごとに確認する電子文書提供確認手順
と、前記電子文書提供確認手順によって所定の期間のう
ちに前記電子文書の提供が確認されなかった顧客につい
ての情報を取得する未確認者情報取得手順と、前記未確
認者情報取得手順により電子文書の提供が確認されなか
った顧客について、これらの顧客の住所を前記顧客情報
から読み出し、この住所に宛てた郵便物であって、前記
電子文書に相当する印刷物を封入した郵便物の作成を指
示するための文書郵便物作成指示手順とを含むことを特
徴とする電子文書交付方法としたものである。

【０００７】本発明の請求項３の発明は、顧客の住所と
該顧客の電子メールアドレスとを顧客情報として保持す
る顧客情報記憶手段と、前記顧客の端末装置に電子文書
を顧客自身で取得するための情報を電子メールで送信す
る電子文書取得情報送信手段と、顧客の端末装置からの
要求に応じて、前記電子文書を提供する電子文書提供手
段と、前記電子文書提供手段によって所定の期間のうち
に前記電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認
する電子文書提供確認手段と、前記電子文書提供確認手
段によって所定の期間のうちに前記電子文書の提供が確
認されなかった顧客についての情報を取得する未確認者
情報取得手段と、前記未確認者情報取得手段により電子
文書の提供が確認されなかった顧客について、これらの
顧客の電子メールアドレスを前記顧客情報記憶手段より
読み出し、この電子メールアドレス宛に前記電子文書の
ファイルを添付した電子メールを送信する電子文書送信
手段と、前記電子メールの受信者側の端末装置から前記
添付ファイルの開封通知を受信するための開封通知確認
手段と、前記電子文書送信手段が送信した電子メールの
うちの未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付フ
ァイルの開封通知のない電子メールについての情報を取
得する未着及び未開封情報取得手段と、前記未着及び未
開封の電子メールのアドレスに対応した住所の情報を前
記顧客情報記憶手段から読み出し、この住所に宛てた郵
便物であって、前記電子文書に相当する印刷物を封入し
た郵便物の作成を指示する文書郵便物作成指示手段とを
具備することを特徴とする電子文書交付システムとした
ものである。

【０００８】本発明の請求項４の発明は、顧客の住所と
該顧客の電子メールアドレスとを顧客情報として保持す
る顧客情報記憶手順と、前記顧客の端末装置に電子文書
を顧客自身で取得するための情報を電子メールで送信す
る電子文書取得情報送信手順と、顧客の端末装置からの
要求に応じて、前記電子文書を提供する電子文書提供手
順と、前記電子文書提供手順によって所定の期間のうち
に前記電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認
する電子文書提供確認手順と、前記電子文書提供確認手
順によって所定の期間のうちに前記電子文書の提供が確
認されなかった顧客についての情報を取得する未確認者
情報取得手順と、前記未確認者情報取得手順により電子
文書の提供が確認されなかった顧客について、これらの
顧客の電子メールアドレスを前記顧客情報より読み出
し、この電子メールアドレス宛に前記電子文書のファイ
ルを添付した電子メールを送信する電子文書送信手順
と、前記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付
ファイルの開封通知を受信するための開封通知確認手順
と、前記電子文書送信手順により送信した電子メールの
うちの未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付フ
ァイルの開封通知のない電子メールについての情報を取
得する未着及び未開封情報取得手順と、前記未着及び未
開封の電子メールのアドレスに対応した住所の情報を前
記顧客情報から読み出し、この住所に宛てた郵便物であ
って、前記電子文書に相当する印刷物を封入した郵便物
の作成を指示する文書郵便物作成指示手順とを含むこと
を特徴とする電子文書交付方法としたものである。

【０００９】

【発明の実施の形態】次に本発明の実施の形態例につい
て図面を参照して説明する。

【００１０】［第１の実施の形態］

【００１１】［第１の実施の形態の電子文書交付システ
ムの動作概念の説明］図１は本発明の第１の実施の形態
おける電子文書交付システムの動作概念を説明するため
の図である。

【００１２】図１において、電子文書交付システム２０
のサーバ２１は、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１
から交付（通知）対象となる電子文書２３を、該電子文
書２３を交付する顧客１０の住所、氏名、電子メールア
ドレスなどの顧客情報とともに受信する（矢付線ａ）。
電子文書交付システム２０のサーバ２１は、受信した電
子文書２３を電子メール２２に添付して、顧客１０のパ
ーソナルコンピュータなどの端末装置（以下、「ＰＣ」
という）１１に送信する（矢付線ｂ）。図９に電子メー
ル２２の例を示す。図９において、クリップマーク２８
をクリックすると電子文書（添付ファイル）２３が開封
して表示される。

【００１３】なお、添付ファイルの開封は、予め開封通
知専用ソフトウエアをＰＣ１１にインストールしてお
き、この開封通知専用ソフトウエアにより添付ファイル
の開封を行う。

【００１４】この開封通知専用ソフトウエアで電子メー
ル２２に添付された電子文書２３を開封すると（矢付線
ｃ）、ＰＣ１１から電子文書交付システム２０のサーバ
２１に開封通知２４が通知され（矢付線ｄ、矢付線
ｅ）、電子文書交付システム２０のサーバ２１では、電
子文書２３が開封されたことを記録し、電子文書交付依
頼者８０のサーバ８１に通知する。

【００１５】電子メール２２が顧客１０のＰＣ１１に届
かず返送された場合や、顧客１０が電子メール２２に添
付された電子文書２３を開封せず、顧客１０のＰＣ１１
からの開封通知２４が所定の期間の経過後も届かなかっ
た場合には、電子文書交付システム２０のサーバ２１
は、電子文書２３をダウンロードできるＷｅｂサーバ２
５のＵＲＬ（Ｗｅｂサーバのアドレス）を記載したハガ
キ２６を顧客１０に郵送し、Ｗｅｂサーバ２５から電子
文書２３をダウンロードするように顧客１０に促す（矢
付線ｆ、矢付線ｇ）。顧客１０が、Ｗｅｂサーバ２５に
アクセスし（矢付線ｈ）、電子文書２３をダウンロード
した場合は（矢付線ｊ）、電子文書交付システム２０の
サーバ２１は電子文書２３がダウンロードされたことを
記録し、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１に通知す
る。なお、電子メール２２が顧客１０のＰＣ１１に届い
ていなかった場合は、顧客１０がＷｅｂサーバ２５にア
クセスした際に、正しい電子メールアドレスを入力する
ように促す。

【００１６】また、Ｗｅｂサーバ２５のＵＲＬ（Ｗｅｂ
サーバのアドレス）を記載したハガキ２６を顧客１０に
郵送したが所定の期間を経過しても、電子文書２３がダ
ウンロードされない場合には、ダウンロード未確認者と
して記録し、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１に通
知する。それから、電子文書２３に相当する内容を印刷
した文書２７を顧客１０に郵送する（矢付線ｋ、矢付線
ｍ）。

【００１７】このように、本発明の電子文書交付システ
ム２０では、顧客１０に対し、最初は電子メール２２に
電子文書２３を添付して送信し、開封が確認できない場
合には、ハガキ２６によりＵＲＬを通知しＷｅｂサーバ
２５から電子文書２３をダウンロードするように促し、
それでも顧客１０が電子文書２３をダウンロードしない
場合には、電子文書２３に相当する内容を印刷した文書
２７を郵送するようにしたので、電子文書２３が交付で
きない場合でも、印刷物の文書２７が確実に顧客１０の
元に交付されることになる。

【００１８】［第１の実施の形態の電子文書交付システ
ムの機能とデータ構成］また、図２は、本発明の第１の
実施の形態における電子文書交付システムの機能とデー
タ構成を示す図である。以下、図２中の各機能（手段）
について説明する。

【００１９】・顧客情報記憶手段３１は、電子文書交付
依頼者８０から通知される顧客情報（住所、氏名、電子
メールアドレスなど）を、データベース５１中に顧客情
報５２として記録するための手段である。また、顧客情
報５２には、顧客のＩＤ（識別記号）や、必要な場合は
パスワードなどが含まれる場合がある。

【００２０】・電子文書送信手段３２は、顧客１０の端
末装置（ＰＣ）１１宛に、電子文書２３を添付した電子
メール２２を送信するための手段である。

【００２１】・開封通知確認手段３３は、顧客１０のＰ
Ｃ１１から、電子文書（添付ファイル）２３の開封通知
２４を受信するための手段である。

【００２２】・未着及び未開封情報取得手段３４は、電
子文書送信手段３２により送信した電子メール２２のう
ちの未着で返信された電子メール２２、及び所定の期間
内に電子文書（添付ファイル）２３の開封通知のない電
子メール２２についての情報を取得するための手段であ
る。

【００２３】・通知郵便物作成指示手段３５は、未着及
び未開封の電子メールアドレスに対応した住所の情報を
データベース５１中の顧客情報５２から読み出し、この
住所宛に電子文書２３を顧客自身で取得するための情報
（例えば、電子文書２３をダウンロードすることができ
るＷｅｂサーバ２５のＵＲＬの情報）を通知する通知郵
便物（ハガキなど）の作成指示を行うための手段であ
る。

【００２４】・電子文書提供手段３６は、通知郵便物の
宛先となった顧客１０の端末装置（ＰＣ）１１からの要
求に応じて、電子文書２３を提供するための手段であ
り、例えば、電子文書２３がダウンロードできるＷｅｂ
サーバ２５などである。

【００２５】・電子文書提供確認手段３７は、電子文書
提供手段３６によって所定の期間のうちに電子文書２３
が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する手段であ
る。例えば、Ｗｅｂサーバ２５から顧客１０のＰＣ１１
に電子文書２３がダウンロードされたかどうかを確認す
る。

【００２６】・未確認者情報取得手段３８は、電子文書
提供確認手段３７によって所定の期間のうちに電子文書
２３が提供されたことが確認されなかった顧客１０につ
いての情報を取得するための手段である。例えば、所定
の期間を経過しても、電子文書２３をＷｅｂサーバ２５
からダウンロードしなかった顧客１０の情報を取得す
る。

【００２７】・文書郵便物作成指示手段３９は、未確認
者情報取得手段３８により電子文書２３の提供が確認さ
れなかった顧客について、該顧客１０の住所に宛に、電
子文書２３に相当する印刷物を封入した郵便物の作成を
指示するための手段である。

【００２８】・開封通知専用ソフトウエア配布手段４０
は、顧客１０のＰＣ１１上で電子文書（添付ファイル）
２３を開封した場合に、該電子文書２３の開封を電子文
書交付システム２０のサーバ２１に通知するための専用
ソフトウエアを顧客１０のＰＣ１１に配布するための手
段である。

【００２９】・Ｗｅｂページ公開手段４１は、通信ネッ
トワーク１上にＷｅｂページを公開するための手段であ
る。このＷｅｂページでは、電子文書交付システム２０
についての説明や、電子文書交付システム２０の利用申
し込みの受付などを行う。また、このＷｅｂページを介
して、開封通知専用ソフトウエアのダウンロードができ
る。

【００３０】また、データベース５１には、以下の情報
が記録される。 ・顧客情報５２は、電子文書交付依頼者８０から通知さ
れる顧客情報（住所、氏名、電子メールアドレスなど）
を記録した情報である。また、顧客情報５２には、顧客
のＩＤ（識別記号）や、必要な場合はパスワードなどが
含まれる場合がある。

【００３１】・交付依頼電子文書情報５３は、電子文書
交付依頼者８０のサーバ８１から送信される、交付先の
顧客リスト、交付時期・期間、交付する電子文書２３な
どを記録した情報である。

【００３２】・配信管理情報５４は、何時、何処に、ど
の電子文書２３の配信を行うかの配信管理情報を記録し
たものである。また、配信履歴の情報も記録される。

【００３３】・郵送管理情報５５は、通知郵便物作成指
示手段３５により作成する通知郵便物に関する管理情
報、及び文書郵便物作成指示手段３９により作成する文
書郵便物に関する管理情報である。また、通知郵便物及
び文書郵便物の作成履歴情報も記録する。

【００３４】・未着及び未開封情報５６は、電子文書送
信手段３２により送信した電子メール２２のうちの未着
で返信された電子メール２２、及び所定の期間内に電子
文書（添付ファイル）２３の開封通知のない電子メール
アドレスについての情報である。

【００３５】・未確認者情報５７は、電子文書提供確認
手段３７によって所定の期間のうちに電子文書２３が提
供されたことが確認されなかった顧客１０についての情
報を取得するための手段である。例えば、所定の期間の
うちに電子文書２３をＷｅｂサーバ２５からダウンロー
ドしなかった顧客１０の情報である。

【００３６】［第１の実施の形態の電子文書交付システ
ムのシステム構成例］また、図３は、本発明の第１の実
施の形態おける電子文書交付システムのシステム構成例
を示すブロック図であり、本発明に直接関係する部分に
ついてのみ示したものである。

【００３７】図３において、２９は通信ネットワーク１
と電子文書交付システム２０のサーバ２１とを接続する
ルータ、５０はデータベースサーバ（ＤＢサーバ）、６
０はアプリケーションサーバ、６１はアプリケーション
サーバ６０中の処理プログラム部、７０は電子文書の交
付などを行うＷｅｂサーバを示している。なおデータベ
ース５１については、図２の場合と同じである。

【００３８】また、アプリケーションサーバ６０中の処
理プログラム部６１には、以下の処理部が含まれてい
る。 ・電子文書交付依頼受付処理部６２は、電子文書交付依
頼者８０のサーバ８１から、顧客情報（住所、氏名、電
子メールアドレスなど）と、電子文書２３の交付（通
知）先の顧客リスト、交付時期・期間、交付すべき電子
文書２３などの情報を受信し、データベース５１に顧客
情報５２及び交付依頼電子文書情報５３として記録する
ための処理部である。

【００３９】・電子文書送信処理部６３は、顧客１０の
ＰＣ１１宛に、電子文書２３を添付した電子メール２２
を送信するための処理部である。

【００４０】・開封通知確認処理部６４は、顧客１０の
ＰＣ１１から、電子文書（添付ファイル）２３の開封通
知を受信するための処理部である。

【００４１】・未着及び未開封情報取得処理部６５は、
電子文書送信処理部６３により送信した電子メール２２
のうちの未着で返信された電子メール２２、及び所定の
期間内に電子文書（添付ファイル）２３の開封通知のな
い電子メール２２についての情報を取得するための処理
部である。

【００４２】・通知郵便物作成指示処理部６６は、未着
及び未開封の電子メールアドレスに対応した住所の情報
をデータベース５１の顧客情報５２から読み出し、この
住所宛に電子文書２３を顧客自身で取得するための情報
（例えば、電子文書２３をダウンロードすることができ
るＷｅｂサーバ２５のＵＲＬの情報）を通知する通知郵
便物（ハガキ２６など）の作成指示を行うための処理部
である。

【００４３】・未確認者情報取得処理部６７は、電子文
書提供確認処理部７４によって所定の期間のうちに電子
文書２３が提供されたことが確認されなかった顧客１０
についての情報を取得するための処理部である。例え
ば、所定の期間のうちに電子文書２３をＷｅｂサーバ２
５からダウンロードしなかった顧客１０の情報を取得す
る。

【００４４】・文書郵便物作成指示処理部６８は、未確
認者情報取得処理部６７により電子文書２３の提供が確
認されなかった顧客１０について、該顧客１０の住所宛
の、電子文書２３に相当する印刷物を封入した郵便物の
作成を指示するための処理部である。

【００４５】また、電子文書の配信用のＷｅｂサーバ７
０の処理プログラム部７１には、以下の処理部が含まれ
る。 ・Ｗｅｂページ公開処理部７２は、主に以下のＷｅｂペ
ージの表示処理を行う。 （ａ）顧客１０のＰＣ１１に電子文書２３をダウンロー
ドする際に、ダウンロードする電子文書を指定するため
のＷｅｂページ。 （ｂ）電子文書開封通知専用ソフトウエア５８をダウン
ロードするためのＷｅｂページ。 （ｃ）電子文書交付システム２０についての説明や、利
用申し込みの受付などを行うためのＷｅｂページ。

【００４６】・電子文書提供処理部７３は、顧客１０の
端末装置（ＰＣ）１１からの電子文書２３のダウンロー
ド要求に応じて、電子文書２３を送信するための処理部
である。

【００４７】・電子文書提供確認処理部７４は、電子文
書提供処理部７３によって所定の期間のうちに電子文書
２３が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する処理部
である。例えば、Ｗｅｂサーバ７０から顧客１０のＰＣ
１１に電子文書２３がダウンロードされたかどうかを確
認する。

【００４８】・開封通知専用ソフトウエア配布処理部７
４は、顧客１０のＰＣ１１上で電子文書（添付ファイ
ル）２３を開封した場合に、該電子文書２３の開封を電
子文書交付システム２０のサーバ２１に通知するための
専用ソフトウエアを顧客１０のＰＣ１１に配布するため
の処理部である。

【００４９】［第１の実施の形態の電子文書交付システ
ムにおける動作の流れ］図４は、本発明の第１の実施の
形態における電子文書交付システムの動作の流れについ
て説明するための図である。以下、電子文書交付システ
ム２０の動作の流れについて説明する。

【００５０】（１）電子文書交付システム２０のサーバ
２１は、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１から、電
子文書を交付（通知）したい顧客１０の顧客情報（住
所、氏名、ｅメールアドレスなど）と、交付する電子文
書２３の情報を受信する（ステップＳ１、Ｓ２）。

【００５１】（２）電子文書交付システム２０のサーバ
２１は、電子文書２３を添付ファイルとして挿入した電
子メール２２を、顧客１０のＰＣ１１に送信する（ステ
ップＳ３）。顧客１０のＰＣ１１は、電子メール２２を
受信する（ステップＳ４）。顧客１０が添付ファイル
（電子文書２３）を開封した場合は（ステップＳ５）、
開封通知２４が電子文書交付システム２０のサーバ２１
に通知され（ステップＳ６）、電子文書２３の交付が完
了する。

【００５２】（３）電子メール２２が顧客１０のＰＣ１
１に届かず未着で返送された場合や（ステップＳ７）、
顧客１０が電子メール２２に添付された電子文書２３を
開封せず、顧客１０のＰＣ１１からの開封通知２４が所
定の期間の経過後も届かなかった場合には（ステップＳ
８）、電子文書交付システム２０のサーバ２１は、顧客
１０の未着電子メールアドレス及び開封通知なし電子メ
ールアドレスをデータベース５１に記録し（ステップＳ
９）、また、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１に未
着アドレス情報として通知する（ステップＳ１０）。

【００５３】（４）未着電子メールの通知を受けた電子
文書交付依頼者８０のサーバ８１は、電子文書交付シス
テム２０のサーバ２１に、電子文書２３をダウンロード
できるＷｅｂサーバ７０のＵＲＬを記載したハガキ２６
を、未着アドレスの顧客１０の住所宛に発送するように
指示する（ステップＳ１１）。電子文書交付システム２
０のサーバ２１では、ＵＲＬを記載したハガキ２６を作
成し、発送するための指示を行う（ステップＳ１２）。
例えば、印刷データを印刷機（図示せず）に送信して印
刷を指示する。

【００５４】（５）顧客１０はＵＲＬが記載されたハガ
キ２６を受領する（ステップＳ１３）。ハガキを受領し
た顧客１０は、ＰＣ１１からハガキ２６に記載されたＵ
ＲＬのＷｅｂサーバ７０にアクセスし、Ｗｅｂサーバ７
０が公開するＷｅｂページを閲覧し、このＷｅｂページ
から電子文書２３をダウンロードする（ステップＳ１
４、Ｓ１５）。顧客１０が電子文書２３をダウンロード
した場合は、電子文書交付システム２０のサーバ２１は
電子文書２３がダウンロードされたことを記録し、電子
文書交付依頼者８０のサーバ８１に通知する。

【００５５】（６）なお、電子メール２２が届かなかっ
た顧客１０は、正しい電子メールアドレスを入力する
（ステップＳ１６）。正しい電子メールアドレスを受信
した電子文書交付システム２０のサーバ２１では、デー
タベース５１中の顧客１０の電子メールアドレスを更新
記録する（ステップＳ１７）。また、正しい電子メール
アドレスは電子文書交付依頼者８０のサーバ８１にも通
知され、サーバ８１は顧客情報中の電子メールアドレス
を更新する（ステップＳ１８）。

【００５６】（７）また、Ｗｅｂサーバ７０のＵＲＬ
（Ｗｅｂサーバのアドレス）を記載したハガキ２６を顧
客１０に郵送したが、所定の期間を経過しても電子文書
２３がダウンロードされない顧客１０については、ダウ
ンロード未確認者情報として記録し（ステップＳ１
９）、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１に送信する
（ステップＳ２０）。

【００５７】（８）ダウンロード未確認者情報を受信し
た電子文書交付依頼者８０のサーバ８１は（ステップＳ
２１）、電子文書交付システム２０のサーバ２１に対し
て、ダウンロード未確認者である顧客１０の住所宛に電
子文書２３に相当する内容を印刷した文書２７を郵送す
るように指示する（ステップＳ２２）。

【００５８】（９）電子文書交付システム２０のサーバ
２１は、電子文書交付依頼者８０のサーバ８１から文書
発送指示を受けると、ダウンロード未確認者である顧客
１０の住所宛の文書の印刷、封入、発送などの指示を行
う（ステップＳ２３）。例えば、送付する文書の印刷デ
ータを印刷機（図示せず）に送信して印刷を指示する。

【００５９】（１０）顧客１０は文書を受け取る（ステ
ップＳ２４）。

【００６０】以上、本発明の第１実施の形態について説
明したが、図３に示す電子文書交付システム２１中の処
理プログラム部６１及び処理プログラム部７１は専用の
ハードウェアにより実現されるものであってもよく、ま
たこの処理プログラム部はメモリおよびＣＰＵ（中央処
理装置）等の汎用の情報処理装置により構成され、この
処理部の機能を実現するためのプログラム（図示せず）
をメモリにロードして実行することによりその機能を実
現させるものであってもよい。また、この電子文書交付
システムのサーバ２１には、周辺機器として入力装置、
表示装置等（いずれも表示せず）が接続されているもの
とする。ここで、入力装置としては、キーボード、マウ
ス等の入力デバイスのことをいう。表示装置とは、ＣＲ
Ｔ（Cathode Ray Tube）や液晶表示装置等のことをい
う。

【００６１】また、図３における処理プログラム部６１
及び処理プログラム部７１の機能を実現するためのプロ
グラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録し
て、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピュー
タシステムに読み込ませ、実行することにより本発明の
電子文書交付システムに必要な処理を行ってもよい。な
お、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳや
周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

【００６２】また、「コンピュータ読み取り可能な記録
媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、
ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシス
テムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことを
いう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」
とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の
通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線の
ように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの
(伝送媒体ないしは伝送波)、その場合のサーバやクライ
アントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ
のように、一定時間プログラムを保持しているものも含
むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の
一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述
した機能をコンピュータシステムにすでに記録されてい
るプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆ
る差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

【００６３】［第２の実施の形態］

【００６４】［第２の実施の形態の電子文書交付システ
ムの動作概念の説明］図５は、本発明の第２の実施の形
態における電子文書交付システムの動作概念を説明する
ための図である。

【００６５】図５において、電子文書交付システム１２
０のサーバ１２１は、電子文書交付依頼者１８０のサー
バ１８１から、交付（通知）対象となる電子文書１２３
を、該電子文書１２３を交付する顧客１１０の住所、氏
名、電子メールアドレスなどの顧客情報とともに受信す
る（矢付線ａ）。電子文書交付システム１２０のサーバ
１２１は、受信した電子文書１２３をダウンロードする
ことのできるＷｅｂサーバ１２５のＵＲＬ（Ｗｅｂサー
バのアドレス）を記載した電子メール１２２を、顧客１
１０のパーソナルコンピュータなどの端末装置（以下、
「ＰＣ」という）１１１に送信する（矢付線ｂ）。図１
０にＷｅｂサーバ１２５のＵＲＬを記載した電子メール
１２２の例を示す。

【００６６】顧客１１０が、Ｗｅｂサーバ１２５にアク
セスし（矢付線ｃ）、電子文書１２３をダウンロードし
た場合は（矢付線ｄ）、電子文書交付システム１２０の
サーバ１２１は電子文書１２３がダウンロードされたこ
とを確認し記録する。また、電子文書交付依頼者１８０
のサーバ１８１に顧客１１０が電子文書１２３をダウン
ロードしたことを通知する。

【００６７】電子メール１２２を送信してから所定の期
間を経過しても、顧客１１０が電子文書１２３をＷｅｂ
サーバ１２５からダウンロードしない場合には、ダウン
ロード未確認者として記録し、電子文書交付依頼者１８
０のサーバ１８１通知する。それから、電子文書１２３
を添付した電子メール１２２ａを顧客１１０のＰＣ１１
１に送信する（矢付線ｅ）。図９に電子文書１２３を添
付した電子メール１２２ａの例を示す。図９において、
クリップマーク２８をクリックすると電子文書（添付フ
ァイル）１２３が開封される。

【００６８】なお、電子文書（添付ファイル）１２３の
開封は、予め開封通知専用ソフトウエアをＰＣ１１１に
インストールしておき、この開封通知専用ソフトウエア
により電子文書（添付ファイル）１２３の開封を行う。

【００６９】この開封通知専用ソフトウエアにより、電
子メール１２２に添付された電子文書１２３を開封する
と（矢付線ｆ）、ＰＣ１１１から電子文書交付システム
１２０のサーバ１２１に開封通知１２４が通知され（矢
付線ｇ、矢付線ｈ）、電子文書交付システム１２０のサ
ーバ１２１では、電子文書１２３が開封されたことを記
録し、電子文書交付依頼者１８０のサーバ１８１に通知
する。

【００７０】また、電子メール１２２ａが顧客１１０の
ＰＣ１１１に届かず未着で返送された場合や、顧客１１
０が電子メール１２２ａに添付された電子文書１２３を
開封せず、顧客１１０からの開封通知１２４が所定の期
間を経過しても届かない場合には、電子文書交付システ
ム１２０のサーバ１２１は、電子メール未着及び開封通
知なし顧客１１０として記録し、電子文書交付依頼者１
８０のサーバ１８１通知する。それから、電子文書１２
３に相当する内容を印刷した文書１２７を顧客１１０に
郵送する（矢付線ｊ、矢付線ｋ）。

【００７１】このように、本発明の電子文書交付システ
ム１２０では、最初は電子メール１２２で電子文書１２
３をダウンロードできるＷｅｂサーバ１２５のＵＲＬを
顧客１１０に通知し、Ｗｅｂサーバ１２５から電子文書
１２３をダウンロードするように促す。顧客１１０が、
所定の期間を経過しても、電子文書１２３をダウンロー
ドしない場合には、該顧客１１０のＰＣ１１１に、電子
文書１２３を添付した電子メール１２２ａを送信する。
そして、所定の期間を経過しても電子文書１２３の開封
が確認できない場合には、さらに電子文書１２３に相当
する内容を印刷した文書１２７を顧客１０宛に郵送す
る。これにより、電子文書１２３による交付ができない
場合でも、同じ内容を印刷した文書１２７が顧客に郵送
され、重要な文書を確実に顧客の元に届けることができ
る。

【００７２】［第２の実施の形態の電子文書交付システ
ムの機能とデータ構成］また、図６は、本発明の第２の
実施の形態における電子文書交付システムの機能とデー
タ構成を示す図である。以下、図６中の各機能（手段）
について説明する。

【００７３】・顧客情報記憶手段１３１は、電子文書交
付依頼者１８０のサーバ１８１から通知される顧客情報
（住所、氏名、電子メールアドレスなど）を記録するた
めの手段である。また、顧客情報には、顧客のＩＤ（識
別記号）や、必要な場合はパスワードなどが含まれる場
合がある。

【００７４】・電子文書取得情報送信手段１３２は、電
子文書１２３を顧客自身で取得する方法を電子メール１
２２で通知するための手段である。例えば、電子文書１
２３をダウンロードするためのＷｅｂサーバ１２５のＵ
ＲＬの情報を電子メール１２２で送信するための手段で
ある。

【００７５】・電子文書提供手段１３３は、顧客１１０
の端末装置（ＰＣ）１１１からの要求に応じて、電子文
書１２３を提供するための手段であり、例えば、電子文
書１２３をダウンロードできるＷｅｂサーバ１２５など
である。

【００７６】・電子文書提供確認手段１３４は、電子文
書提供手段１３３によって所定の期間のうちに電子文書
１２３が提供されたかどうかを顧客１１０ごとに確認す
る手段である。例えば、Ｗｅｂサーバ１２５から顧客１
１０のＰＣ１１１に電子文書１２３がダウンロードされ
たかどうかを確認する。

【００７７】・未確認者情報取得手段１３５は、電子文
書提供確認手段１３４によって所定の期間のうちに電子
文書１２３の提供が確認されなかった顧客についての情
報を取得するための手段である。例えば、所定の期間の
うちに電子文書１２３をＷｅｂサーバ１２５からダウン
ロードしなかった顧客１１０の情報を取得する。

【００７８】・電子文書送信手段１３６は、顧客１１０
のＰＣ１１１宛に、電子文書１２３を添付ファイルとし
て挿入した電子メール１２２ａを送信するための手段で
ある。

【００７９】・開封通知確認手段１３７は、顧客１１０
のＰＣ１１１から、電子文書（添付ファイル）１２３の
開封通知１２４を受信するための手段である。

【００８０】・未着及び未開封情報取得手段１３８は、
電子文書送信手段１３６により送信した電子メール１２
２ａのうちの未着で返信された電子メール１２２ａ、及
び所定の期間内に電子文書（添付ファイル）１２３の開
封通知のない電子メール１２２ａについての情報を取得
するための手段である。

【００８１】・文書郵便物作成指示手段１３９は、未着
及び未開封情報取得手段１３８により、電子メール１２
２の未着、及び電子文書１２３の開封が確認されなかっ
た顧客１１０について、該顧客１１０の住所宛の、電子
文書１２３に相当する内容を印刷した文書１２７を封入
した郵便物の作成を指示するための手段である。

【００８２】・開封通知専用ソフトウエア配布手段１４
０は、顧客１１０のＰＣ１１１上で電子文書（添付ファ
イル）１２３を開封した場合に、該電子文書１２３の開
封を電子文書交付システム１２０のサーバ１２１に通知
するための専用ソフトウエア１５８を顧客１１０のＰＣ
１１１に配布するための手段である。

【００８３】・Ｗｅｂページ公開手段１４１は、通信ネ
ットワーク１０１上にＷｅｂページを公開するための手
段である。このＷｅｂページでは、電子文書交付システ
ム１２０についての説明や、電子文書交付システム１２
０の利用申し込みの受付などを行う。また、このＷｅｂ
ページを介して、開封通知専用ソフトウエア１５８のダ
ウンロードができる。

【００８４】また、データベース１５１には、以下の情
報が記録される。 ・顧客情報１５２は、電子文書交付依頼者１８０のサー
バ１８１から通知される顧客情報（住所、氏名、電子メ
ールアドレスなど）を記録した情報である。また、顧客
情報１５２には、顧客のＩＤ（識別記号）や、必要な場
合はパスワードなどが含まれる場合がある。

【００８５】・交付依頼電子文書情報１５３は、電子文
書交付依頼者１８０のサーバ１８１から通知される、交
付先の顧客リスト、交付時期・期間、交付する電子文書
１２３などを記録した情報である。

【００８６】・配信管理情報１５４は、何時、何処に、
どの電子文書１２３の配信を行うかの配信管理情報を記
録したものである。また、配信履歴の情報も記録され
る。

【００８７】・郵送管理情報１５５は、文書郵便物作成
指示手段１４０により作成する文書郵便物の管理情報で
ある。また、文書郵便物の作成履歴情報も記録する。

【００８８】・未着及び未開封情報１５６は、電子文書
送信手段１３６により送信した電子メール１２２ａのう
ちの未着で返信された電子メール１２２ａ、及び所定の
期間内に電子文書（添付ファイル）１２３の開封通知の
ない電子メールアドレスについて記録した情報である。

【００８９】・未確認者情報１５７は、電子文書提供確
認手段１３４によって所定の期間のうちに電子文書１２
３が提供されたことが確認されなかった顧客１１０につ
いての情報である。例えば、所定の期間のうちに電子文
書１２３をＷｅｂサーバ１２５からダウンロードしなか
った顧客１１０の情報である。

【００９０】［第２の実施の形態の電子文書交付システ
ムのシステム構成例］また、図７は、本発明の第２の実
施の形態における電子文書交付システムのシステム構成
例を示すブロック図であり、本発明に直接関係する部分
についてのみ示したものである。

【００９１】図７において、１２９は通信ネットワーク
１０１と電子文書交付システム１２０のサーバ１２１と
を接続するルータ、１５０はデータベースサーバ（ＤＢ
サーバ）、１６０はアプリケーションサーバ、１６１は
アプリケーションサーバ１６０中の処理プログラム部、
１７０は電子文書の交付などを行うＷｅｂサーバを示し
ている。なおデータベース１５１については、図６の場
合と同じである。

【００９２】また、アプリケーションサーバ１６０中の
処理プログラム部１６１には、以下の処理部が含まれて
いる。 ・電子文書交付依頼受付処理部１６２は、電子文書交付
依頼者１８０のサーバ１８１から、顧客情報（住所、氏
名、電子メールアドレスなど）と、電子文書１２３の交
付（配信）先の顧客１１０のリスト、交付時期・期間、
交付すべき電子文書１２３などの情報を受信し、データ
ベース１５１に顧客情報１５２及び交付依頼電子文書情
報１５３として記録するための処理部である。

【００９３】・電子文書取得情報送信処理部１６３は、
電子文書１２３を顧客自身で取得する方法を電子メール
１２２で通知するための処理部である。例えば、電子文
書１２３をダウンロードするためのＷｅｂサーバ１７０
のＵＲＬの情報を電子メール１２２で送信するための処
理部である。

【００９４】・未確認者情報取得処理部１６４は、電子
文書提供確認処理部１７４によって所定の期間のうちに
電子文書１２３の提供が確認されなかった顧客について
の情報を取得するための処理部である。例えば、所定の
期間のうちに電子文書１２３をＷｅｂサーバ１２５から
ダウンロードしなかった顧客１１０の情報を取得する。

【００９５】・電子文書送信処理部１６５は、顧客１１
０のＰＣ１１１宛に、電子文書１２３を添付した電子メ
ール１２２ａを送信するための処理部である。

【００９６】・開封通知確認処理部１６６は、顧客１１
０のＰＣ１１１から、電子文書（添付ファイル）１２３
の開封通知を受信するための処理部である。

【００９７】・未着及び未開封情報取得処理部１６７
は、電子文書送信処理部１６５により送信した電子メー
ル１２２ａのうちの未着で返信された電子メール１２２
ａ、及び所定の期間内に電子文書（添付ファイル）１２
３の開封通知のない電子メール１２２ａについての情報
を取得するための処理部である。

【００９８】・文書郵便物作成指示処理部１６８は、未
着及び未開封情報取得処理部１６７により、電子メール
１２２ａの未着又は電子文書１２３の開封が確認されな
かった顧客１１０について、該顧客１１０の住所宛の、
電子文書１２３に相当する印刷物を封入した郵便物の作
成を指示するための処理部である。

【００９９】また、電子文書の配信用のＷｅｂサーバ１
７０の処理プログラム部１７１には、以下の処理部が含
まれる。 ・Ｗｅｂページ公開処理部１７２は、主に以下のＷｅｂ
ページの表示処理を行う。 （ａ）Ｗｅｂサーバ１７０から電子文書１２３をダウン
ロードする際に、ダウンロードする電子文書１２３を指
定するためのＷｅｂページ。 （ｂ）電子文書開封通知専用ソフトウエア１５８をダウ
ンロードするためのＷｅｂページ。 （ｃ）電子文書交付システム１２０についての説明や、
利用申し込みの受付などを行うためのＷｅｂページ。

【０１００】・電子文書提供処理部１７３は、顧客１１
０のＰＣ１１１からの電子文書１２３のダウンロード要
求に応じて、電子文書１２３を送信するための処理部で
ある。

【０１０１】・電子文書提供確認処理部１７４は、電子
文書提供処理部１７３によって所定の期間のうちに電子
文書１２３が提供されたかどうかを顧客１１０ごとに確
認する処理部である。例えば、所定の期間のうちにＷｅ
ｂサーバ１７０から顧客１１０のＰＣ１１１に、電子文
書１２３がダウンロードされたかどうかを確認する。

【０１０２】・開封通知専用ソフトウエア配布処理部１
７５は、顧客１１０のＰＣ１１１上で電子文書（添付フ
ァイル）１２３を開封した場合に、該電子文書１２３の
開封を電子文書交付システム１２０のサーバ１２１に通
知するための専用ソフトウエア１５８を顧客１１０のＰ
Ｃ１１１に配布するための処理部である。

【０１０３】［第２の実施の形態の電子文書交付システ
ムにおける動作の流れ］図８は、本発明の第２の実施の
形態における電子文書交付システムの動作の流れについ
て説明するための図である。以下、電子文書交付システ
ム１２０の動作の流れについて説明する。

【０１０４】（１）電子文書交付システム１２０のサー
バ１２１は、電子文書交付依頼者１８０のサーバ１８１
から、電子文書を交付（通知）したい顧客１１０の顧客
情報（住所、氏名、ｅメールアドレスなど）と、交付す
る電子文書１２３の情報を受信する（ステップＳ１０
１、Ｓ１０２）。

【０１０５】（２）電子文書交付システム１２０のサー
バ１２１は、電子文書１２４をダウンロードできるＷｅ
ｂサーバ１７０のＵＲＬを記録した電子メール１２２
を、顧客１１０のＰＣ１１１に送信する（ステップＳ１
０３）。顧客１１０のＰＣ１１１は、電子メール１２２
を受信する（ステップＳ１０４）。

【０１０６】（３）電子メール１２２が顧客１１０のＰ
Ｃ１１１に届かず返送された場合は（ステップＳ１０
５）、電子文書交付システム１２０のサーバ１２１は、
顧客１１０の未着電子メールアドレスをデータベース１
５１に記録する（ステップＳ１０６）、また、電子文書
交付依頼者１８０のサーバ１８１に未着アドレス情報と
して通知する（ステップＳ１０７）。

【０１０７】（４）電子メール１２２によりＵＲＬの通
知を受けた顧客１１０は、ＰＣ１１１からＷｅｂサーバ
１７０にアクセスし、Ｗｅｂサーバ１７０が公開するＷ
ｅｂページを閲覧し、このＷｅｂページから電子文書１
２３をダウンロードする（ステップＳ１０８、Ｓ１０
９）。顧客１１０が電子文書１２３をダウンロードした
場合は、電子文書交付システム１２０のサーバ１２１は
電子文書１２４がダウンロードされたことを記録し、電
子文書交付依頼者１８０のサーバ１８１通知する。

【０１０８】（５）また、Ｗｅｂサーバ１２５のＵＲＬ
（Ｗｅｂサーバのアドレス）を記載した電子メール１２
２を顧客１１０のＰＣ１１１に送信したが、所定の期間
を経過しても、電子文書１２３がダウンロードされない
場合には、ダウンロード未確認者情報として記録し（ス
テップＳ１１０）、電子文書交付依頼者１８０のサーバ
１８１に送信する（ステップＳ１１１、Ｓ１１２）。

【０１０９】（６）ダウンロード未確認者情報を受信し
た電子文書交付依頼者１８０のサーバ１８１は、電子文
書交付システム１２０のサーバ１２１に対して、ダウン
ロード未確認者である顧客１１０に、電子文書１２３を
添付した電子メール１２２ａの送信を指示する（ステッ
プＳ１１３）。

【０１１０】（７）電子文書交付システム１２０のサー
バ１２１は、電子文書１２３を添付ファイルとして挿入
した電子メール１２２ａを、顧客１１０のＰＣ１１１に
送信する（ステップＳ１１４）。顧客１１０のＰＣ１１
１は、電子メール１２２ａを受信する（ステップＳ１１
５）。顧客１１０が電子文書（添付ファイル）１２３を
開封した場合は（ステップＳ１１６）、開封通知１２４
が電子文書交付システム１２０のサーバ１２１に通知さ
れ（ステップＳ１１７）、電子文書１２３の交付が完了
する。

【０１１１】（８）電子メール１２２ａが顧客１１０の
ＰＣ１１１に届かず返送された場合や（ステップＳ１１
８）、顧客１１０が電子メール１２２に添付された電子
文書１２３を開封せず、顧客１１０のＰＣ１１１からの
開封通知１２４が所定の期間を経過しても届かなかった
場合には（ステップＳ１１９）、電子文書交付システム
１２０のサーバ１２１は、顧客１１０の未着電子メール
アドレス及び未開封電子メールアドレスの情報をデータ
ベース１４１に記録し（ステップＳ１２０）、また、電
子文書交付依頼者１８０のサーバ１８１に未着アドレス
及び未開封電子メールアドレス情報を通知する（ステッ
プＳ１２１）。

【０１１２】（９）未着アドレス及び未開封電子メール
アドレス情報を受信した電子文書交付依頼者１８０のサ
ーバ１８１は、電子文書交付システム１２０のサーバ１
２１に対して、未着アドレス及び未開封電子メールアド
レスの顧客１１０の住所宛に、電子文書１２３に相当す
る内容の文書を発送するよう指示する（ステップＳ１２
２）。

【０１１３】（１０）電子文書交付システム１２０のサ
ーバ１２１は、電子文書交付依頼者１８０のサーバ１８
１から文書発送指示を受けると、未着アドレス及び未開
封電子メールアドレスの顧客１１０の住所宛の、電子文
書１２３に相当する印刷物を封入した郵便物の作成を指
示するための処理を行う。例えば、送付する文書の印刷
データを印刷機（図示せず）に送信して印刷を指示す
る。

【０１１４】（１１）顧客１１０は文書を受け取る（ス
テップＳ１２４）。

【０１１５】以上、本発明の第２実施の形態について説
明したが、図７示す電子文書交付システムのサーバ１２
１中の処理プログラム部１６１及び処理プログラム部１
７１は専用のハードウェアにより実現されるものであっ
てもよく、またこの処理プログラム部はメモリおよびＣ
ＰＵ（中央処理装置）等の汎用の情報処理装置により構
成され、この処理部の機能を実現するためのプログラム
（図示せず）をメモリにロードして実行することにより
その機能を実現させるものであってもよい。また、この
電子文書交付システムのサーバ１２１には、周辺機器と
して入力装置、表示装置等（いずれも表示せず）が接続
されているものとする。ここで、入力装置としては、キ
ーボード、マウス等の入力デバイスのことをいう。表示
装置とは、ＣＲＴ（Cathode Ray Tube）や液晶表示装置
等のことをいう。

【０１１６】また、図７における処理プログラム部１６
１及び処理プログラム部１７１の機能を実現するための
プログラムをコンピュータ読み取り可能な記録媒体に記
録して、この記録媒体に記録されたプログラムをコンピ
ュータシステムに読み込ませ、実行することにより本発
明の電子文書交付システムに必要な処理を行ってもよ
い。なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、
ＯＳや周辺機器等のハードウェアを含むものとする。

【０１１７】また、「コンピュータ読み取り可能な記録
媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、
ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシス
テムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことを
いう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」
とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の
通信回線を介してプログラムを送信する場合の通信線の
ように、短時間の間、動的にプログラムを保持するもの
(伝送媒体ないしは伝送波)、その場合のサーバやクライ
アントとなるコンピュータシステム内部の揮発性メモリ
のように、一定時間プログラムを保持しているものも含
むものとする。また上記プログラムは、前述した機能の
一部を実現するためのものであっても良く、さらに前述
した機能をコンピュータシステムにすでに記録されてい
るプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆ
る差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。

【０１１８】また、本発明の電子文書交付システムは、
上述の図示例にのみ限定されるものではなく、本発明の
要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得るこ
とは勿論である。

【０１１９】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１記載の電
子文書交付システムにおいては、最初は電子文書を添付
ファイルとした電子メールを顧客の端末装置に送信し、
所定の期間を経過しても電子文書の開封が確認できない
場合には、電子文書を顧客自身で取得するため情報（Ｗ
ｅｂサーバのＵＲＬなど）を通知郵便物により顧客に通
知する。それでも顧客が電子文書の情報を取得しない場
合には、電子文書に相当する内容を印刷した文書を顧客
宛に郵送する.これにより、電子文書による交付ができ
ない場合でも、同じ内容を印刷した文書が顧客に郵送さ
れ、重要な文書を確実に顧客の元に届けることができ
る。

【０１２０】また、請求項２記載の電子文書交付方法に
おいては、最初は電子文書を添付ファイルとした電子メ
ールを顧客の端末装置に送信し、所定の期間を経過して
も電子文書の開封が確認できない場合には、電子文書を
顧客自身で取得するため情報（ＷｅｂサーバのＵＲＬな
ど）を通知郵便物により顧客に通知する。それでも顧客
が電子文書の情報を取得しない場合には、電子文書に相
当する内容を印刷した文書を顧客宛に郵送する.これに
より、電子文書による交付ができない場合でも、同じ内
容を印刷した文書が顧客に郵送され、重要な文書を確実
に顧客の元に届けることができる。

【０１２１】また、請求項３記載の電子文書交付システ
ムにおいては、最初は電子メールににより、電子文書を
顧客自身で取得するための情報（ＷｅｂサーバのＵＲＬ
など）を顧客に通知し、顧客が所定の期間を経過しても
電子文書を取得しない場合には、該顧客の端末装置に、
電子文書を添付ファイルとした電子メールを送信する。
そして、所定の期間を経過しても電子文書の開封が確認
できない場合には、電子文書に相当する内容を印刷した
文書を郵送する。これにより、電子文書による交付がで
きない場合でも、同じ内容を印刷した文書が顧客に郵送
され、重要な文書を確実に顧客の元に届けることができ
る。

【０１２２】また、請求項４記載の電子文書交付方法に
おいては、最初は電子メールにて電子文書を顧客自身で
取得するための情報（ＷｅｂサーバのＵＲＬなど）を顧
客に通知し、顧客が所定の期間を経過しても電子文書を
取得しない場合には、該顧客の端末装置に、電子文書を
添付ファイルとした電子メールを送信する。そして、所
定の期間を経過しても電子文書の開封が確認できない場
合には、電子文書と同じ内容を印刷した文書を郵送す
る。これにより、電子文書による交付ができない場合で
も、同じ内容を印刷した文書が顧客に郵送され、重要な
文書を確実に顧客の元に届けることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の第１の実施の形態における電子文書
交付システムの動作概念を説明するための図である。

【図２】 本発明の第１の実施の形態における電子文書
交付システムの機能とデータ構成を示す図である。

【図３】 本発明の第１の実施の形態における電子文書
交付システムのシステム構成例を示すブロック図であ
る。

【図４】 本発明の第１の実施の形態における電子文書
交付システムの動作の流れについて説明するための図で
ある。

【図５】 本発明の第２の実施の形態における電子文書
交付システムの動作概念を説明するための図である。

【図６】 本発明の第２の実施の形態における電子文書
交付システムの機能とデータ構成を示す図である。

【図７】 本発明の第２の実施の形態における電子文書
交付システムのシステム構成例を示すブロック図であ
る。

【図８】 本発明の第２の実施の形態における電子文書
交付システムの動作の流れについて説明するための図で
ある。

【図９】 電子文書を添付した電子メールの例を示す図
である。

【図１０】 ＷｅｂサーバのＵＲＬを記載した電子メー
ルの例を示す図である。

【符号の説明】

１、１０１ 通信ネットワーク １０、１１０ 顧客 １１、１１１ 顧客の端末装置（顧客のＰＣ） ２０、１２０ 電子文書交付システム ２１、１２１ サーバ ２２、１２２、１２２ａ 電子メール ２３、１２３ 電子文書 ２４、１２４ 開封通知 ２５、１２５ Ｗｅｂサーバ ３１、１３１ 顧客情報記憶手段 ３２、１３６ 電子文書送信手段 ３３、１３７ 開封通知確認手段 ３４、１３８ 未着及び未開封情報取得手段 ３５ 通知郵便物作成指示手段 ３６、１３３ 電子文書提供手段 ３７、１３４ 電子文書提供確認手段 ３８、１３５ 未確認者情報取得手段 ３９、１３９ 文書郵便物作成指示手段 ４０、１４０ 開封通知専用ソフトウエア配布手段 ４１、１４１ Ｗｅｂページ公開手段 １３２ 電子文書取得情報送信手段

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 顧客の住所と該顧客の電子メールアドレ
   スとを顧客情報として保持する顧客情報記憶手段と、 前記顧客情報記憶手段から読み出した前記電子メールア
   ドレスを用いて、電子文書のファイルを添付した電子メ
   ールを送信する電子文書送信手段と、 前記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付ファ
   イルの開封通知を受信するための開封通知確認手段と、 前記電子文書送信手段により送信した電子メールのうち
   の未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付ファイ
   ルの開封通知のない電子メールについての情報を取得す
   る未着及び未開封情報取得手段と、 前記未着及び未開封の電子メールアドレスに対応した住
   所の情報を前記顧客情報記憶手段から読み出し、この住
   所宛に電子文書を顧客自身で取得するための情報を通知
   する通知郵便物の作成指示を行う通知郵便物作成指示手
   段と、 前記通知郵便物の宛先となった顧客の端末装置からの要
   求に応じて、前記電子文書を提供する電子文書提供手段
   と、 前記電子文書提供手段によって所定の期間のうちに前記
   電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する電
   子文書提供確認手段と、 前記電子文書提供確認手段によって所定の期間のうちに
   前記電子文書の提供が確認されなかった顧客についての
   情報を取得する未確認者情報取得手段と、 前記未確認者情報取得手段により電子文書の提供が確認
   されなかった顧客について、これらの顧客の住所を前記
   顧客情報記憶手段から読み出し、この住所に宛てた郵便
   物であって、前記電子文書に相当する印刷物を封入した
   郵便物の作成を指示するための文書郵便物作成指示手段
   とを具備することを特徴とする電子文書交付システム。
2. 【請求項２】 顧客の住所と該顧客の電子メールアドレ
   スとを顧客情報として保持する顧客情報記憶手順と、 前記顧客情報から読み出した前記電子メールアドレスを
   用いて、電子文書のファイルを添付した電子メールを送
   信する電子文書送信手順と、 前記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付ファ
   イルの開封通知を受信するための開封通知確認手順と、 前記電子文書送信手順により送信した電子メールのうち
   の未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付ファイ
   ルの開封通知のない電子メールについての情報を取得す
   る未着及び未開封情報取得手順と、 前記未着及び未開封の電子メールアドレスに対応した住
   所の情報を前記顧客情報から読み出し、この住所宛に電
   子文書を顧客自身で取得するための情報を通知する通知
   郵便物の作成指示を行う通知郵便物作成指示手順と、 前記通知郵便物の宛先となった顧客の端末装置からの要
   求に応じて、前記電子文書を提供する電子文書提供手順
   と、 前記電子文書提供手順によって所定の期間のうちに前記
   電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する電
   子文書提供確認手順と、 前記電子文書提供確認手順によって所定の期間のうちに
   前記電子文書の提供が確認されなかった顧客についての
   情報を取得する未確認者情報取得手順と、 前記未確認者情報取得手順により電子文書の提供が確認
   されなかった顧客について、これらの顧客の住所を前記
   顧客情報から読み出し、この住所に宛てた郵便物であっ
   て、前記電子文書に相当する印刷物を封入した郵便物の
   作成を指示するための文書郵便物作成指示手順とを含む
   ことを特徴とする電子文書交付方法。
3. 【請求項３】 顧客の住所と該顧客の電子メールアドレ
   スとを顧客情報として保持する顧客情報記憶手段と、 前記顧客の端末装置に電子文書を顧客自身で取得するた
   めの情報を電子メールで送信する電子文書取得情報送信
   手段と、 顧客の端末装置からの要求に応じて、前記電子文書を提
   供する電子文書提供手段と、 前記電子文書提供手段によって所定の期間のうちに前記
   電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する電
   子文書提供確認手段と、 前記電子文書提供確認手段によって所定の期間のうちに
   前記電子文書の提供が確認されなかった顧客についての
   情報を取得する未確認者情報取得手段と、 前記未確認者情報取得手段により電子文書の提供が確認
   されなかった顧客について、これらの顧客の電子メール
   アドレスを前記顧客情報記憶手段より読み出し、この電
   子メールアドレス宛に前記電子文書のファイルを添付し
   た電子メールを送信する電子文書送信手段と、 前記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付ファ
   イルの開封通知を受信するための開封通知確認手段と、 前記電子文書送信手段が送信した電子メールのうちの未
   着電子メール、及び所定の期間のうちに添付ファイルの
   開封通知のない電子メールについての情報を取得する未
   着及び未開封情報取得手段と、 前記未着及び未開封の電子メールのアドレスに対応した
   住所の情報を前記顧客情報記憶手段から読み出し、この
   住所に宛てた郵便物であって、前記電子文書に相当する
   印刷物を封入した郵便物の作成を指示する文書郵便物作
   成指示手段とを具備することを特徴とする電子文書交付
   システム。
4. 【請求項４】 顧客の住所と該顧客の電子メールアドレ
   スとを顧客情報として保持する顧客情報記憶手順と、 前記顧客の端末装置に電子文書を顧客自身で取得するた
   めの情報を電子メールで送信する電子文書取得情報送信
   手順と、 顧客の端末装置からの要求に応じて、前記電子文書を提
   供する電子文書提供手順と、 前記電子文書提供手順によって所定の期間のうちに前記
   電子文書が提供されたかどうかを顧客ごとに確認する電
   子文書提供確認手順と、 前記電子文書提供確認手順によって所定の期間のうちに
   前記電子文書の提供が確認されなかった顧客についての
   情報を取得する未確認者情報取得手順と、 前記未確認者情報取得手順により電子文書の提供が確認
   されなかった顧客について、これらの顧客の電子メール
   アドレスを前記顧客情報より読み出し、この電子メール
   アドレス宛に前記電子文書のファイルを添付した電子メ
   ールを送信する電子文書送信手順と、 前記電子メールの受信者側の端末装置から前記添付ファ
   イルの開封通知を受信するための開封通知確認手順と、 前記電子文書送信手順により送信した電子メールのうち
   の未着電子メール、及び所定の期間のうちに添付ファイ
   ルの開封通知のない電子メールについての情報を取得す
   る未着及び未開封情報取得手順と、 前記未着及び未開封の電子メールのアドレスに対応した
   住所の情報を前記顧客情報から読み出し、この住所に宛
   てた郵便物であって、前記電子文書に相当する印刷物を
   封入した郵便物の作成を指示する文書郵便物作成指示手
   順とを含むことを特徴とする電子文書交付方法。