JP2003216802A - 行先管理及び表示システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ネットワークにパソコン等の端末が接続さ
れ、勤務中の職員のほぼ全員が個々に端末を用いて業務
を行っているような事務所において、従来のように特別
な行先管理プログラムを持つサーバを設けることなく、
事務所に所属する職員の在席状況や行先を電子的に管理
・一覧表示する行先管理・表示システムを実現するこ
と。 【解決手段】 行先管理・表示システムにおいて、ネッ
トワーク上に各個人の行先情報を保持するための共有フ
ァイルを設け、常時動作中の行先管理プログラムを内蔵
し、且つ共有ファイルに利用者個人ごとにアクセスして
データを登録・更新・参照手段を有するパソコン等の端末
をネットワークに接続した。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークに接
続されたパーソナルコンピュータなどの端末を利用して
いる事務環境において、同じフロアの事務室内あるい
は、フロアの異なる事務所内で、事務所内の所属員につ
いて、在席状況あるいは不在時の行先などの状況を所属
員個々の端末から登録・参照できるシステムに関するも
のである。一般に不在者の多い営業部などの事務所内に
おいて、社員の就業管理だけでなく、社内外からの電話
による問合せに答えるために、所属員の行先や戻り予定
を常時管理・表示し、事務所内のどの端末からでも迅速
に参照できるようにしておくことが求められる。

【０００２】

【従来の技術】従来の事務所における在席や行先の管理
は、マーカーペンなどで記入できる行先掲示板に、在席
と不在を表裏色別に区別して、予め所属員の名前を記入
した磁石式の名前札を貼ったり、行先を記入したりする
ものが一般的であった。

【０００３】また、ＬＡＮを利用して電子的に行先を表
示するシステムとして、特開2001-43270に記載されてい
るような、ネットワーク上に管理サーバを設けて、端末
からサーバにアクセスして指定の所属員の在不在や行先
を表示するものも開発されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】前記従来技術として挙
げた電子的に行先を表示する「行先管理端末・サーバ」
では、ネットワーク上に行先を管理するサーバ及び、行
先管理のためのサーバプログラムが必要であった。ま
た、事務所内の所属員や部署の構成が変更になった場合
にはサーバ上で登録したデータを書きかえる必要が有
り、サーバ管理者による変更作業など管理上の負担が大
きいという問題があった。

【０００５】また、事務業務のペーパレス化に伴い、所
属員がパソコンなどの端末を在席中は常時使っていると
いう状況が考慮されておらず、在席状況が自動的に検出
される機能や、電話中の表示をする機能などが実現され
ていなかった。また、事務所内で所属員とパソコンとの
関係が、フレキシブルに運用されているような場合に、
パソコンの電源入り・切りによる、在席表示への自動変
換や不在表示への自動変換の手段についても考慮されて
いなかった。

【０００６】本発明は、前記の問題を解決するため、ネ
ットワーク内に共用の記録エリアとしての共用ファイル
を設け、さらに、事務所内をグループに分けて個別に共
用ファイルにホルダを持たせ、端末側からホルダ内の指
定ファイルに個人毎のデータを読込み・更新を行う方式
とし、端末のプログラムにより、指定したグループに登
録された所属員についての在席や行先の一覧表示を行う
ことを可能にして、行先管理システムのための特定のサ
ーバを不要にして、サーバ管理者の管理負荷を無くすと
共に、端末側でグループを分割・統合表示可能にして、
所属員の状態を各利用者の指定に応じて見易く表示する
ことを目的としている。

【０００７】また、端末の電源の入り切りや席をはずし
ている場合や、電話中の場合を検出する機能を設けて、
在室中の所属員についても様々な状態変化を自動的に検
出し、表示することを目的としている。

【０００８】更に、事務所内での所属員と端末との関係
をフレキシブルに運用可能なように、所属員毎の登録及
びカスタマイズデータを共用ファイルあるいは、フロッ
ピィディスクなどの簡易記録媒体を介して、設定を行う
機能を持たせ、端末の電源投入時にカスタマイズデータ
を読込むことで、電話中、離席中、不在表示への個人の
状態表示に自動変換する手段を実現することを目的とし
ている。

【０００９】

【課題を解決するための手段】課題を解決するための手
段について、図１を用いて説明する。本発明では、ネッ
トワーク３（ＬＡＮ及びＷＡＮ）上に、行先管理システ
ム用に予め定められた名前、例えば「行先掲示板￥グル
ープＡホルダ」と名付けたホルダを内蔵する共用ファイ
ル１を設けており、ネットワークに繋がる端末２側から
この共用ファイルのホルダ内に予め定められたファイル
形式とデータ内容を持つ個人毎のファイルに読込み・更
新する事をを可能として、端末上の行先管理プログラム
により行先の登録や表示を行うようにしている。

【００１０】この時、図５に示すように、事務所内をグ
ループに分けて、例えば「行先掲示板￥グループＢホル
ダ」というように個別のグループホルダを設けておき、
端末毎にアクセスするグループホルダを指定可能にする
ことにより、端末を利用する個人の希望するグループホ
ルダへの書込みと、希望するグループ単位での所属員の
在席状態一覧を表示するようにしている。また、端末
に、行先管理プログラム６が常駐になっており、端末の
起動(電源ＯＮ)と同時に起動され、利用者に対応したカ
スタマイズデータを読込み、端末利用者の実行値として
設定されるようになっている。

【００１１】次に、行先管理プログラムはカスタマイズ
データに指定されたグループについての所属員データと
行先データを共用ファイルホルダ内の指定グループホル
ダから読込み、端末利用者の希望するグループの所属員
全員の行先を表示するようにしている。これにより端末
利用者が希望する内容の行先表示を可能としている。ま
た、端末の行先管理プログラムは、タスクバーなどか
ら、表示状態に切り替えられたときや、更新の操作を実
行されたときに指定グループホルダを再度読込みに行
き、グループの所属員の行先を表示するようにしてい
る。

【００１２】また、端末利用者が、行先や戻り時間を端
末から入力した場合や端末の電源を切る処理が行われた
場合、指定グループホルダの端末利用者に相当するファ
イルのデータを更新するようにしている。

【００１３】以上の処理により、端末の行先管理プログ
ラムが起動時に読込んだカスタマイズデータに指定され
たファイルをグループ員の行先一覧表示時に、読込む事
で、指定したグループの所属員の行先表示を実現させる
ことが可能になり、サーバ上に管理のためのプログラム
を不要とすることができる。

【００１４】更に、端末上では、行先管理プログラムが
常駐しており、検出器を通じて得られた電話の使用中デ
ータや、スクリーンセーバ等が動作して端末が長時間操
作されていないことを示すデータを指定グループホルダ
内に端末利用者名で書き込むことにより、他の所属員が
グループ員の行先一覧を表示させたときに、その時点で
のグループ員の状態を表示する事を可能としている。

【００１５】

【発明の実施の形態】本発明の詳細について、実施例に
より図１から図１８を用いて、説明する。図1に本発明
のシステム構成図を示す。図1において、共有ファイル
１は、ネットワークに接続されたコンピュータ上に設け
られており、ネットワーク３に接続されたそれぞれの端
末２や端末７から、読込み・更新できる設定になってい
るものである。この共有ファイル１には、図５に示すよ
うに想定されるグループ毎にホルダが「行先掲示板￥グ
ループＡ」「行先掲示板￥グループＢ」というように予
め設定されている。

【００１６】ネットワーク３に繋がれている複数の端末
２は、グループＡに所属する所属員が、定常的に使用し
ているＰＣ等であり、端末７は、グループＢに所属する
所属員が、定常的に使用しているＰＣ等とする。端末２
・端末７内には、行先管理プログラム６やカスタマイズ
データの実行値が、それぞれの端末毎に保持されてい
る。また、ＷＡＮを経由した共有ファイル８へも各端末
からアクセス可能としている。

【００１７】以下、図２から図４の動作フロー図を用い
て本システムの動作を詳細に説明する。まず、端末２に
電源を入れた場合の起動時の行先管理プログラム動作フ
ローを図２に示す。端末２において電源立上げ処理が起
こると、ＯＳが起動された後、常駐プログラムに指定さ
れている行先管理プログラムが起動される。

【００１８】ステップ2-1ではカスタマイズデータの新
規登録が必要かどうかを判定している。新規登録が必要
な場合の例として、端末のハードディスク(以後ＨＤと
記す)に未だ利用者のカスタマイズデータが登録されて
いない時(行先管理プログラムがインストールされて、
初めて使用される時には)、あるいは既にカスタマイズ
データが登録されている場合でも、新規に登録する操作
がなされた場合が考えられる。

【００１９】新規登録が必要な場合には、ステップ2-1-
1のカスタマイズデータ登録処理を行う。カスタマイズ
データ登録処理では、図７に示すような入力画面を表示
して、管理対象になる利用者の個人データ、状態データ
を記録するための共用ファイルのグループホルダディレ
クトリの指定及び、利用者の個人データ(名前,表示名,
所属,勤務形態,連絡先電話番号)を入力させる。なお、
表示用グループホルダディレクトリとして、追加のグル
ープホルダディレクトリを登録できる。このように、グ
ループホルダディレクトリ指定機能により、端末利用者
毎に所属したいグループの共有ファイルを指定可能にし
ている。

【００２０】また、追加のグループホルダディレクトリ
指定機能により、端末利用者毎に利用中の端末に行先を
一覧表示させたいグループを指定可能にしている。この
時、ＷＡＮ上の共有ファイル内のホルダをグループホル
ダディレクトリとして指定することも可能としている。

【００２１】すべてのデータの入力が終了したら、行先
管理プログラムの実行値エリアにカスタマイズデータと
して格納され、ステップ2-1-2の処理に移る。ステップ2
-1-2の処理では、登録を指定したグループディレクトリ
内に「名前.irk」ファイルとして、図８の1から6に例示
する内容の個人データを格納する。この時の共有ファイ
ル１内のホルダの構成例を図５に、グループホルダ内の
ファイル構成例を図６に示す。

【００２２】次に、ステップ2-1-3の処理で、入力した
データを保存する場所を本体のＨＤ、あるいは共有ファ
イル内または，フロッピィディスク(以後ＦＤと記す)の
どこに保存するかを入力させ、それぞれの指定に従いカ
スタマイズデータを保存して、ステップ2-3の処理に移
る。一方、カスタマイズデータを新規に入力して登録し
ない場合には、ステップ2-2の処理に移り、ＨＤに登録
されているカスタマイズデータを実行値として使用する
か、一時的なカスタマイズデータを共有ファイルまたは
ＦＤより読込むかを入力させ、それぞれの指定に従いカ
スタマイズデータを行先管理プログラムの実行値エリア
に格納し、ステップ2-3の処理に移る。

【００２３】ステップ2-3では、カスタマイズデータよ
り得られた共有ファイルにアクセスし個人データ「名
前.irk」を読込み、端末利用者の実行値として端末内に
記録する。次に、指定された共有ファイルの総てのグル
ープホルダにアクセスし、アクセスできないホルダがあ
る場合には、指定されたファイルが読めない旨のエラー
表示をして、行先管理プログラムを終了する。ステップ
2-4処理では、行先管理プログラムが実行中のまま、タ
スクバー内に行先管理プログラムが動作中のマークを表
示して、監視モードに入る。

【００２４】次に監視モードでの動作を図３の動作フロ
ーを用いて説明する。本発明の行先管理プログラムは、
端末で常に動作状態であり、端末の電源ＯＦＦ操作がさ
れない限り、端末画面の状態や電話機からの入力を監視
している。

【００２５】その監視状態での動作のフローを図３に示
す。ステップ3-1では、監視モードの時にタスクバーを
ダブルクリックして、行先一覧を画面に表示する操作を
された場合や、行先表示の状態でデータの更新操作をさ
れた場合や、スクリーンセーバからの復帰時に行先一覧
が表示されている場合を検知して、カスタマイズデータ
の実行値より得られた指定の共有ファイルを開き、所属
グループのメンバーに関する行先一覧を表示する。表示
処理の詳細は、図４に示し別途説明する。端末の画面上
に行先一覧を表示し終わったら、監視モードのステップ
3-2の処理を行う。

【００２６】ステップ3-2では、ステップ2-3で読込んだ
端末利用者の個人データ実行値に戻り日時のデータが書
かれている場合に、端末内部に持つ時計データとの比較
を行い、端末内部に持つ時計データが戻り日時のデータ
より超過している場合には、ステップ3-2-1の処理に移
る。

【００２７】ステップ3-2-1では図１４に示すウインド
を表示し、端末の利用者に不在表示の解除を促す。利用
者が解除を指定しない場合には、実際の端末の操作者
と、端末内の行先管理プログラムが実行値として認識し
ている利用者とが異なっていると判断して、ステップ3-
5-1の端末利用者（カスタムデータの実行値より得られ
る「名前」）に対応した「名前.off」という空ファイル
を共有ファイル上の所属グループで指定されるホルダに
書き込む処理を行い監視モードを終了し、行先管理プロ
グラムを終了する。

【００２８】一方、日時の超過を検出しない時には、ス
テップ3-3で示す電話機検出を行う。これは、図１の電
話機５に接続されたオフフック検出器４からの信号が入
力されていないかをチェックする処理で、信号の入力を
検出した場合には、ステップ3-3-1で端末利用者（カス
タムデータの実行値より得られる「名前」）に対応した
「名前.tel」という空ファイルを共有ファイル上の所属
グループで指定されるホルダに作成する。検出されない
場合には、ステップ3-3-2で「名前.tel」ファイルが有
れば、そのファイルを削除する。

【００２９】ステップ3-4では、スクリーンセーバが動
作中かどうかを検知する。動作中が検知された場合に
は、ステップ3-4-1で端末利用者（カスタムデータの実
行値より得られる「名前」）に対応した「名前.res」と
いう空ファイルを共有ファイル上の所属グループで指定
されるホルダに作成する。検知されない場合には、ステ
ップ3-4-2で「名前.res」ファイルが有れば、そのファ
イルを削除する。

【００３０】ステップ3-5では、電源ＯＦＦ処理の連絡
をＯＳから受けた場合にステップ3-5-1で端末利用者
（カスタムデータの実行値より得られる「名前」）に対
応した「名前.off」という空ファイルを共有ファイル上
の所属グループで指定されるホルダに作成し、行先管理
プログラムの終了処理を行う。電源ＯＦＦ処理がされて
いない場合には、ステップ3-5-2で「名前.off」ファイ
ルが有れば、そのファイルを削除し、監視モードを続行
する。

【００３１】次に、行先一覧表示処理の詳細を図４によ
り説明する。本処理は、カスタマイズデータで共有ファ
イル上の登録用グループホルダに指定された所属グルー
プホルダにある所属員の名前毎に数種類の拡張子がつい
たファイルを総て読込んで行われる。なお、各所属員の
状態は図１１の分類で示した絵文字表示を用いており、
視認性の向上を図っている。

【００３２】まず、ステップ4-1で共有ファイルの所属
グループホルダ内のファイル構成を読込む。次にステッ
プ4-2でホルダ内の総ての拡張子「.irk」がついたファ
イルを順次読込み、図８の４で示した勤務状態をチェッ
クし、不在（駐在・出張）のデータが書き込まれていた
時には、図９の例に示す様に、不在状態に従って、状態
表示欄に図１１に示す絵文字表示を表示し、行先と戻り
予定等を行先／戻り欄に表示する。不在のデータが空欄
の時には、図８の５の内線番号を行先欄に表示し、状態
欄に在席の表示を行う。

【００３３】以上の処理をグループホルダ内の総ての
「名前.irk」ファイルを読込んで、表示することによ
り、図９に示すグループ員の行先一覧表の原稿が作成さ
れる。

【００３４】次にステップ4-4では、グループホルダ内
の拡張子「名前.off」がついたファイルを検索し、ファ
イルが存在した名前のグループ員について、図９に示す
グループ員の行先一覧表の原稿で在席表示されていた場
合、すなわち「名前.irk」図８の４の内容が空欄になっ
ていた場合に、図１０「金剛」の状態欄で示す様に、不
在表示に変更する。ステップ4-5では、ホルダ内の拡張
子「名前.tel」がついたファイルを検索し、ファイルが
存在した名前のグループ員を図１０「赤城」の状態欄で
示す様に、電話中の表示に変更する。

【００３５】この時、不在表示でかつ電話中になる場合
には、変更せずにそのままの表示にする。ステップ4-6
では、ホルダ内の拡張子「名前.res」がついたファイル
を検索し、ファイルが存在した名前のグループ員を図１
０「生駒」の状態欄で示す様に、離席中の表示に変更す
る。この時、不在表示や電話中表示になっている場合に
は、変更せずにそのままの表示にする。

【００３６】ステップ4-7では、名前を次に進めて、上
記ステップ4-5、ステップ4-6、ステップ4-7の処理を繰
り返し、グループホルダ内の総ての名前について処理を
行う。以上の処理の結果、図１０に示す登録用に指定し
たグループの所属員全員の行先一覧表の表示がなされ
る。

【００３７】また、本システムでは、ステップ4-2の処
理の際に、図１５の４で示す様に「状態」欄に「不在」
のデータが書き込まれていた場合には、図１５の８と９
に示す戻り日時のデータと端末内部の時計データとを比
較し、端末内部に持つ時計データが戻り日時のデータよ
り超過している場合には、絵文字表示として図１０の
「山本」の状態欄で示す様に不在絵文字を「？」に変更
して表示するようにしている。またここで、図１０の右
上に示す様に、図４の表示処理を実行した時間を表示し
ている。

【００３８】次に、カスタマイズデータに追加の表示用
グループホルダディレクトリが指定されている場合に
は、図４と同様の処理が追加の表示用グループホルダデ
ィレクトリに対しても行われ、図１２に示すように、図
１０で示した一覧表の下に引続いて、追加グループの所
属員の行先一覧が表示される。

【００３９】ここで、画面上下方向の表示スペースが足
りなくなった場合には、自動的にスクロールバーが表示
される。更に、図１２の下部に子音行の文字がボタン表
示されているが、このボタンを選択することにより、例
えば「さ」を選択した時には、さ行の表示の所属員のみ
が、白地のままで画面中央部分に表示され、その他の行
の所属員が網掛けで表示される。

【００４０】更に、表示する所属員を状態によりフィル
タリングすることが出来る様になっている。これは、図
１２の表示時に「□状態」をクリックすると図１３に示
すように絵文字一覧のチェックボックスが表示され、選
択したい絵文字に対応した□部分にチェックを入れて、
「□状態」にチェックを入れ、フィルタリング開始を指
定すると、フィルタリングをされた所属員についてのみ
の状態一覧が表示される。例えば、在席中の「○」を選
択した場合には、図１４に示す様に、選択された「○」
表示の状態の所属員のみを絞り込んで表示することがで
きる。

【００４１】次に、行先登録等の状態変更操作について
説明する。まず、端末利用者が不在になる前に、自分自
身の不在情報を入力する場合について説明する。図１２
の右下部に図示した[不在設定]というボタンをクリック
することにより、図１６に示す不在情報の入力画面が別
ウィンドに表示される。端末利用者は、不在情報の入力
画面において、まず名前を確認し、自分自身の登録名で
あれば、戻り予定を入力する。戻り予定の入力では、
「戻り日時不明」と戻り日時を入力する場合を○部分に
チェックを入れて選択できる。「戻り日時不明」を選択
した場合には、利用者に相当する「名前.irk」ファイル
の図１５の４の内容を「不在」に更新し、８、９の内容
をスペースに更新する。

【００４２】戻り日時を入力する場合は、○部分にチェ
ックを入れると、図１７に示す様に本日の日付が表示さ
れるので、明日以降になる場合には、日付を入力して修
正する。また時間の入力では、「▼」部分をクリックす
る事により、図１７に示す様に、３０分単位で戻り時間
が表示され、予定時刻をクッリクすることで簡便に時刻
入力ができる。「戻り日時を入力する」を選択した場合
には、利用者に相当する「名前.irk」ファイルの図１５
の４の内容を「不在」に更新し、８に戻り日を、９に戻
り時間を書き込む。

【００４３】また、いずれを選択した場合にも行先／理
由欄を入力する。行先／理由欄の入力では、直接、文字
入力を行うことも出来るが、図１６の右下に有る履歴欄
から過去に入力した行先をダブルクリックすることによ
り選択することも可能である。履歴欄は、不在情報の入
力画面が別ウィンドに表示された時に、利用者に相当す
る「名前.lst」ファイルを読込んで表示されている。履
歴欄が入力されたら利用者に相当する「名前.lst」ファ
イルに今回の行先を追加（同じ行先がある場合には追加
しない）した行先履歴情報を書き込む。

【００４４】以上の入力が終了したら、図１６の下部の
設定ボタンをクリックすると入力項目が満たされている
かをチェックして、図１５の１０に示す様に入力者の名
前を書き込み「名前.irk」の内容をＬＡＮ上にブロード
キャストで流し、共有ファイル上の指定グループホルダ
の「名前.irk」の内容をに更新することで状態変更登録
操作を終了する。また、図１２の行先一覧表の表示時
に、所属員の名前のエリアをダブルクリックすることに
より、個人データとして登録されているデータの詳細が
別ウィンドに表示される。

【００４５】この時、在席状態の所属員を選んだ場合に
は、「戻り日時」と「行先／理由」が空欄で表示され
る。更に、図１８の下部に示した「不在設定」のボタン
をクリックすることで、代理で行先・戻り日時時の入力
を行うことを可能にしている。すなわち、図１５の「不
在設定」のボタンをクリックすると、利用者が[不在設
定]というボタンをクリックした場合と同様に、図１６
に示す不在情報の入力画面が図１８のウィンドに置き換
えられて表示される。

【００４６】端末利用者は、不在情報の入力画面におい
て、まず不在情報を登録したいグループ所属者の名前が
表示されているかを確認し、正しい所属者の名前であれ
ば、戻り予定を入力する。戻り予定の入力も利用者自身
の入力の場合と同様の操作になっている。「戻り日時不
明」を選択した場合には、所属者の名前に相当する「名
前.irk」ファイルの図１５の４の内容を「不在」に更新
し、８、９の内容にスペースを書き込む。

【００４７】戻り日時を入力する場合は、○部分にチェ
ックを入れると、図１７に示す様に本日の日付が表示さ
れるので、明日以降になる場合には、日付を入力して修
正する。また時間の入力では、「▼」部分をクリックす
る事により、図１７に示す様に、３０分単位で戻り時間
が表示され、予定時刻をクッリクすることで簡便に時刻
入力ができる。

【００４８】「戻り日時を入力する」を選択した場合に
は、所属者の名前に相当する「名前.irk」ファイルの図
１５の４の内容を「出張」に更新し、８に戻り日を、９
に戻り時間を書き込む。また、いずれを選択した場合に
も行先／理由欄を入力する。行先／理由欄の入力では、
直接、文字入力を行うことも出来るが、図１６の右下に
有る履歴欄から過去に入力した行先をクリックすること
により選択することも可能である。履歴欄は、不在情報
の入力画面が表示された時に、所属者の名前に相当する
「名前.lst」ファイルを読込んで表示されている。

【００４９】以上の入力が終了したら、図１６の下部の
設定ボタンをクリックすると入力項目が満たされている
かをチェックして、図１５の１０に示す様に入力者の名
前を書き込み、「名前.irk」の内容をＬＡＮ上にブロー
ドキャストで流し、共有ファイル上の所属者に対応した
グループホルダ内の所属名の「名前.irk」の内容を書き
かえる。以上の操作により、入力者と同じグループの所
属員の状態について代理入力する事が出来る。

【００５０】次に、図３のステップ3-1に記述した電話
検出の方法にとして、本発明で利用している電話機のオ
フフック検出方法について述べる。図１のシステム構成
図に示すように電話機５は検出器５を経由した電話線に
繋がっている。検出器５は、２線式電話線の線間の電位
差を監視する回路を有しており、電位差が約７Ｖ以下に
なった場合、内部の発振回路が起動して端末に繋がれた
線に一定周波数の信号が入力される。端末は、検出器５
からの線がマイク端子に入力されており、行先管理プロ
グラムの監視モードでの電話検出時にマイク端子に信号
が入力されているかどうかを検出して、電話機のフック
の状態を監視できるものである。

【００５１】また、本システムが導入される事務所内に
おいてＬＡＮを利用して音声信号をネットワークを通じ
て通信するようなコンピュータテレフォニーシステムが
使われている場合においては、音声通信回路への行先管
理プログラムからの問合せによって電話機のフックの状
態を監視する方式を用いている。

【００５２】以上で説明したように本発明の行先管理及
び表示システムでは、ネットワーク上に設けた共有ファ
イル（図１で示した共有ファイル１，８）に対して端末
上のプログラムから、内容の読込み・更新を行うことに
より、端末の利用者が、指定したグループ毎に所属員の
状態を一覧表で利用中の端末に表示したり、状態を更新
したりできる様にしたものである。

【００５３】

【発明の効果】以上に説明した様に、本発明によれば、
ネットワーク上に、本発明を利用したい端末からアクセ
ス可能な共有ファイルを設け、共有ファイル内にグルー
プ毎に纏められたホルダを予め設定しておく事により、
サーバに行先管理及び表示のための管理プログラムを設
ける事無く、事務所内の所属員をグループに分けて、そ
の在席状況や行先の一覧表示を行うことができる。ま
た、端末毎にその利用者の状況を監視して、逐次共有フ
ァイルの利用者状況データを更新している。これにより

【００５４】(1)本発明を利用したい所属員は、良く利
用する端末に本発明のプログラムをインストールして、
自分自身の個人データの登録を行うだけで、所属グルー
プの行先表示一覧に参加することができ、従って、行先
管理及び表示のために管理者を設ける事無く、行先管理
及び表示システムの運用が可能である。 (2) 本発明を利用したい所属員は、自身が所属するグル
ープホルダを指定し、また、自分自身が一覧表示で参照
したいグループホルダを指定するだけで、自身の状態登
録が可能になると共に、利用中の端末で指定したグルー
プの所属員の行先一覧表示を見ることができる。 (3)上記の個人データを登録した時の使用条件をカスタ
マイズデータとして保存し、利用する端末が異なって
も、一時的に上記カスタマイズデータを利用中の端末に
ロードすることで、本発明の利用者と利用端末との関係
について、端末に本発明のプログラムをインストールさ
れている事により実現する事ができる。

【００５５】(4)所属員について、 端末利用の有無や利
用端末のスクリーンセーバの動作状況を監視すること
で、通常業務のほとんどを端末の使用により行う事務所
内において、所属員の在席を自動で確認することがで
き、フロアーが異なる等、直接目視できない所属員の状
態を簡易に把握する事ができる。 (5)マイク端子を利用した検出装置により、端末に隣接
した電話機の使用状況を監視する事で、電話機が一人に
1台割り当てられている事務所内において、端末に特別
な装置を設置する事無く、所属員の状況を自動で確認す
ることができる。 (6)所属員の在席状況の一覧表に対して、子音行の指定
や状態表示の絵文字の指定によるフィルタリング機能を
持たせた事により、知りたい所属員の状況を容易に一覧
表として絞り込むことができる。 (7)不在設定を行う画面を起動すれば、必要事項の入力
を簡易に行えるようにする事で、出張等の行先入力を容
易にすると共に、グループ内の所属員に関しても同様の
簡易さで代理入力を可能にし、かつ入力者を表示するこ
とで、所属員の行先管理と入力者検知での運用性を向上
できる。 (8)端末動作時には、利用者の戻り予定時刻を監視する
ことで、不在設定にしたままで、在席になっている所属
員に不在状態解除の注意を促すことができる。という効
果がある。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明を利用するシステムの構成図である。

【図２】 本発明の端末プログラムの起動時の処理動作
フロー図である。

【図３】 本発明の端末プログラムの通常動作時の処理
動作フロー図である。

【図４】 本発明の端末プログラムの一覧表表示時の処
理動作フロー図である。

【図５】 本発明で利用される共有ファイルの構成例で
ある。

【図６】 本発明での共有ファイル内のグループ毎のホ
ルダの構成例である。

【図７】 本発明における個人データ登録における画面
例である。

【図８】 本発明における所属員の状態管理データの1
例である。

【図９】 本発明における所属員の状態一覧表の作成途
中の1例である。

【図１０】 本発明の所属員の状態一覧表の作成例であ
る。

【図１１】 本発明で用いられている状態を表す絵文字
の一覧である。

【図１２】 本発明の所属員の状態一覧表の作成例（グ
ループ数２）である。

【図１３】 本発明の所属員の状態一覧表におけるフィ
ルタリング操作例である。

【図１４】 本発明の所属員の状態一覧表におけるフィ
ルタリング画面例である。

【図１５】 本発明における所属員の不在状態管理デー
タの1例である。

【図１６】 本発明における不在データ入力における画
面例である。

【図１７】 本発明における不在データ入力における時
間入力の画面例である。

【図１８】 本発明における所属員の状態の詳細データ
表示の画面例である。

【符号の説明】

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） Ｈ０４Ｍ 3/42 Ｈ０４Ｍ 3/42 Ｒ Ｕ (72)発明者 小賀 弘之 神奈川県横浜市戸塚区品濃町504番地２ 日立電子サービス株式会社内 Ｆターム(参考） 5B019 EA06 GA01 5B085 BA06 BG02 5K024 AA71 CC01 GG11 GG13

Claims (13)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワーク上で、各個人の行先情報を
   保持するためのファイルを共有する手段を設け、端末の
   プログラムから共有のファイルの読込み・更新をするこ
   とにより、各個人の端末からネットワークを介して共有
   のファイルにアクセスして、行先の表示と登録を行い、
   対象とする個人の行先情報を読込み・更新する手段を持
   つことで、行先管理のためのプログラムを持つサーバを
   不要としたことを特徴とする行先管理及び表示システ
   ム。
2. 【請求項２】 一覧表で行先表示を行う個人の範囲をグ
   ループ単位に分割し、各個人をグループ毎の所属者とし
   て管理するために、グループ単位毎に行先情報を保持す
   る共有ファイルを設け、端末の利用者が所属したいグル
   ープの共有ファイルに各個人の端末から情報の読込み・
   更新を行う手段を持つことにより、所属グループ単位毎
   の行先管理と所属グループの所属員の行先一覧表示を行
   うことを特徴とする請求項１記載の行先管理及び表示シ
   ステム。
3. 【請求項３】 前記において、一覧表で表示するグルー
   プを複数設定できることを可能とし、各個人が利用中の
   端末で参照したい複数のグループの共有ファイル総てに
   情報の読込みを行う手段を持つことにより、行先表示が
   必要な複数のグループの所属者の行先表示を行うこと可
   能としたことを特徴とする請求項２記載の行先管理及び
   表示システム。
4. 【請求項４】 グループ単位で所属者の行先情報を各個
   人の端末に一覧表示する場合に、端末で保持している行
   先情報を共有ファイルで保持している行先情報に更新す
   るタイミングを、情報の更新指示操作時だけでなく、タ
   スクバーから画面化する操作、あるいは各個人の端末で
   のスクリーンセーバからの復旧などでの行先情報画面の
   表示化する時に行わせることを特徴とする請求項１、
   ２、３記載の行先管理及び表示システム。
5. 【請求項５】 各個人の端末は、端末利用者の不在情報
   として、行先及び戻り日時を共有ファイルから読込み、
   日時の前後関係を比較する手段を持ち、読込んだ戻り日
   時を超えている時に、各個人の端末の電源がＯＮになっ
   ていた場合、画面上に不在情報を取消すかを問合せる機
   能を持たせたことを特徴とする請求項１記載の行先管理
   及び表示システム。
6. 【請求項６】 各個人の端末と隣接して設置された電話
   機のオフフック状態を検知するためのアダプタを持ち、
   端末の入力端子に前記アダプタから通話中の信号が入力
   されている場合には、該当する端末利用者が電話中と判
   断して、端末が電話中を示すデータを共用ファイルに書
   き込むことで、各個人の行先情報に「電話中」の表示を
   行う機能を持つことを特徴とする請求項１記載の行先管
   理及び表示システム。
7. 【請求項７】 前記「電話中」の検出において、ＬＡＮ
   を利用した音声通信システムを持つネットワークに接続
   された端末においては、端末にて通話処理中を検出する
   ことにより、端末が電話中を示すデータを共用ファイル
   に書き込むことで、各個人の行先情報に「電話中」の表
   示を行う機能を持つことを特徴とする請求項１記載の行
   先管理及び表示システム。
8. 【請求項８】 端末のスクリーンセーバー機能を利用し
   て、スクリーンセーバー動作設定時間以上の間、端末が
   操作されなかった場合には、端末利用者が離席中と端末
   が判断して、離席を示すデータを共用ファイルに書きこ
   むことで、各個人の行先情報に「離席中」の表示を行う
   機能を持つことを特徴とする請求項１記載の行先管理及
   び表示システム。
9. 【請求項９】 請求項３，６，７，８記載の機能におい
   て、端末利用者個人名や所属グループ、スクリーンセー
   バー動作の時間及び機能の入り切りの設定に関して、常
   時利用する個人が固定の場合には端末自体に登録されて
   いるカスタマイズデータを利用でき、端末利用者が常時
   利用の個人と変わっても、行先管理及び表示システムの
   起動時にカスタマイズデータを保存した共有ファイルあ
   るいはフロッピィディスクなどの簡易記録媒体を介して
   1時的に設定変更を行う機能を持つことにより、個人名
   と利用する端末との関係を変更可能にしたことを特徴と
   する請求項１、２、３記載の行先管理及び表示システ
   ム。
10. 【請求項１０】 端末起動時のスタートプログラムで、
    行先管理及び表示システムを常に動作状態にしておき、
    タスクバーの当該エリアをクリックすることで、所属を
    登録したグループ毎にメンバーの状態一覧を表示するこ
    とが出来ると共に、各状態を特定の絵文字と色の変化を
    使って表示することにより、視認性を向上させたことを
    特徴とする請求項１，２，３記載の行先管理及び表示シ
    ステム。
11. 【請求項１１】 請求項１０記載の機能において、所属
    を登録したグループ毎にメンバーの状態一覧を表示する
    場合に、メンバーの各状態を表す絵文字の種類により表
    示にフィルタをかけることを可能として、メンバーの状
    態一覧を絞り込んで表示することにより、視認性を向上
    させたことを特徴とする請求項１，２，３記載の行先管
    理及び表示システム。
12. 【請求項１２】 請求項２、３記載の機能において、表
    示登録したグループの所属者の状態一覧表示において、
    同じ表示場所に、在席中に相当する状態の時には内線番
    号を表示し、不在中に相当する状態の時には行先を表示
    して必要な情報を表示する画面面積を少なくするととも
    に、所属員名を表示した部分をクリックすることで詳細
    な情報表示を行うウィンドウを開いて指定の所属員の詳
    細表示を可能にしたことを特徴とする請求項１，２，３
    記載の行先管理及び表示システム。
13. 【請求項１３】 請求項1２記載の機能において、表示
    登録したグループの所属員の状態一覧表示において、詳
    細な表示を行うウィンドウを開いて詳細情報表示を行っ
    た後に、本人の行先及び不在理由の入力と同様の操作で
    指定の所属員の行先及び不在理由を代理で入力可能と
    し、更に入力した端末が入力者名を自動的に記録するこ
    とで、特別な操作をすること無しに入力者名を表示する
    ことを特徴とする請求項１２記載の行先管理及び表示シ
    ステム。