JP2003006186A - 文書管理方法及びその装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 文書作成編集中の貴重な情報を容易に補助文
書に書き込むことができ、また、その補助文書の第３者
への表示を防止する。 【解決手段】 文書作成ソフトにて作成された文書の操
作処理を行う文書処理部１０と、注釈やコメントなどを
入力する補助文書の操作処理を行う補助文書処理部２０
とを分離して設けると共に２つの処理部１０，２０をリ
ンク制御し、ユーザパソコンのスクリーン上に、文書表
示部５１と補助文書操作画面表示部５２を分離して表示
する。補助文書を主文書から分離して管理するため、補
助文書情報の第３者へ表示が防止され、また主文書と補
助文書とはリンクされているため、文書作成者は主文書
と同時に補助文書も参照できる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は主文書と該主文書の
内容に関連する補助文書とを管理する文書管理方法及び
その装置に係り、特に、補助文書を主文書から容易に分
離することが可能な文書管理方法及びその装置に関す
る。

【０００２】

【従来の技術】アドビシステムズ社（Adobe Systems In
corporated）の商標名「アクロバット（Acrobat）」と
して知られるの文書管理ソフトは、文書を作成したソフ
ト環境がなくても文書イメージを表示できるようにファ
イル形式を変換し、さらにその上で文章中に「注釈」を
付記することを可能としている。また、その「注釈」
は、通常、アイコン化しておき、そのアイコンがダブル
クリックされたとき、「注釈」の内容をウィンドウに表
示する機能を有している。さらに、注釈タイトルは、文
書ウィンドウ左のパレットウィンドウ内にリスト表示す
るようにし、任意のタイトルがダブルクリックされたと
き、文書を自動的にスクロールして文書中のその「注
釈」を付記した該当個所を表示する機能を有している。

【０００３】一方、マイクロソフト（microsoft）社の
商標名「ＭＳワード」として知られるワードプロセッサ
ソフトや、商標名「ＭＳエクセル」として知られる表計
算ソフトは、文章中やセル部にコメントを付記できる機
能を有している。また、これらのソフトは文章や語句，
数値等の追加，修正，削除等の変更履歴を、取消し線の
使用と変更した文字の色を変えることによって表示でき
る機能も有している。

【０００４】また、入力した文章にコメント文を設定す
る機能を有する文書作成装置（特開平９―１６５６２
号）は、予めコメント文を保存可能とし、そのコメント
文の中から利用者が任意のコメント文を選択可能とする
機能を有している。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】上述したアドビシステ
ムズ社の文書作成ソフトは、市販のワードプロセッサソ
フトや表計算ソフトで作成された文書のファイル形式
を、アドビシステムズ社のPortable Document file（以
下、ＰＤＦと略す。）の形式に変換した上で、その文章
中に注釈を付記するスタイルをとっている。このため、
その注釈機能を利用して、実際の文書作成途中及び編集
途中で調査収集したデータ，情報，参考文献等の内容，
記載内容や記載数値等の根拠や理由，また文書作成過程
で思考し検討，評価，判断した結果やアイデア，他者か
らのコメントやそれに対する回答等を忘れないように文
書作成中にすぐその場で書き込むことができない。

【０００６】また、個人用もしくは組織の内部用として
使用された「注釈」を有するＰＤＦファイルが顧客など
の第３者に渡たされると、この「注釈」は、顧客がＰＤ
Ｆファイルを開ければ文章同様に表示されてしまう。
「注釈」をＰＤＦファイルから分離し、「注釈」無しの
文章のみを第３者に渡すことができれば便利であるが、
従来の文書管理ソフトは「注釈」のみを分離することが
できないという問題がある。

【０００７】更に、アドビシステムズ社の文書作成ソフ
トは、ＰＤＦファイルそのもの及び注釈に他文書を関連
文書としてリンクさせる機能を有していないので、文書
作成編集時に調査し参考にした関連文書の所在を時間経
過とともに忘れてしまい、必要なときに再度参照するこ
とができないという問題もある。

【０００８】マイクロソフト社のワードプロセッサソフ
トや表計算ソフトの場合は、作成中の文章中に直接コメ
ントを付記できるため、必要時に必要な情報を忘れない
ようにコメントすることができる。しかし、簡単なコメ
ントの記入や、コメント記入者名の表示機能しかない。
しかも、アドビシステムズ社の文書作成ソフトと同様
に、そのファイルを第３者へ渡した場合、ファイルを開
けば文章同様にコメントも表示されてしまうという問題
がある。

【０００９】また、マイクロソフト社のワードプロセッ
サソフトや表計算ソフトも、ファイルそのものや文章中
に付記したコメントに、他の文書を関連文書としてリス
ト表示しリンク設定させる機能を持っていないので、ア
ドビシステムズ社の文書作成ソフトと同様に、文書作成
編集時に調査し参考にした関連文書の所在を時間経過と
ともに忘れてしまい、必要なときに再度参照することが
できないという問題がある。

【００１０】本発明の目的は、主文書中に記載した注釈
等の補助文書を容易に分離して主文書だけの文書ファイ
ルとすることができ、また、主文書に関連する他の文書
をリスト表示しリンク付けすることにより関連文書を容
易に参照することができ、更に、主文書の訂正により文
章の追加，変更が発生しても補助文書と主文書中の該当
文章とのリンクを維持制御できる文書管理方法及びその
装置を提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記目的は、主文書と、
該主文書内の任意指定位置に付加された補助文書とを管
理する文書管理方法において、前記補助文書と前記主文
書とを分離して管理すると共に、前記補助文書と該補助
文書に対応する前記主文書内の任意指定位置とをリンク
付けして管理することで、達成される。

【００１２】上記目的はまた、主文書や関連文書の操作
処理を行う文書処理部と補助文書の操作処理を行う補助
文書処理部と前記文書処理部及び前記補助文書処理部を
相互に制御する制御部と文書ファイル及び文書，補助文
書管理情報を格納する記憶装置とを有する実行エンジン
部と、前記実行エンジン部に接続する表示部と入力部と
出力部を備える文書管理装置において、文書処理部と補
助文書処理部を分離して設けると共に、前記制御部に、
文書制御部と、補助文書操作画面制御部と、補助文書作
成編集制御部と、主文書と補助文書のリンク制御部と、
関連文書と補助文書リンク制御部とを設け、補助文書処
理部に、補助文書操作画面表示処理部と、補助文書作成
編集処理部と、主文書と補助文書リンク設定処理部と、
関連文書と補助文書リンク設定処理部とを設け、前記補
助文書操作画面表示部に、前記表示部に補助文書表示部
を表示する補助文書表示操作部を設け、前記表示部に前
記文書処理部の処理結果を表示する文書表示部と前記補
助文書処理部の処理結果を表示する補助文書操作画面表
示部を分離して同時に表示する構成とすることで、達成
される。

【００１３】好適には、上記において、前記補助文書処
理部に、関連文書リスト作成処理部と、主文書と関連文
書リンク設定処理部とを設け、前記制御部に、関連文書
リスト制御部と、主文書と関連文書リンク制御部とを設
け、前記補助文書操作画面表示部に、前記表示部に関連
文書リスト表示部を表示する関連文書リスト表示操作部
を設け、また、前記制御部に、補助文書情報と関連文書
情報の全てを常に最新レビジョンの主文書に帰属させ更
に主文書の訂正により文章の追加，変更が発生したとき
も補助文書と主文書中の該当文章とのリンクを維持制御
するレビジョン管理部を設けることを特徴とする。

【００１４】本発明は、マイクロソフト社のワードプロ
セッサソフトや表計算ソフト等にて作成された文書の操
作処理を行う文書処理部と、注釈やコメントなどを入力
する補助文書の操作処理を行う補助文書処理部を分離さ
せると同時に、それらの２つの処理部をリンク制御し、
ユーザのパソコンのスクリーン上に、文書表示部と補助
文書操作画面表示部を分離して同時に表示し、さらに補
助文書操作画面表示部に補助文書表示部を表示する補助
文書表示操作部を設けて、文書表示部にて文書作成及び
編集中に調査収集したデータ，情報，参考文献等の内
容，記載内容や記載数値等の根拠や理由、また文書作成
過程で思考し検討，評価，判断した結果やアイデア、ま
た他者からのコメントやそれに対する回答等を文書に関
連付けて書き込み容易に残すことができる。このよう
に、主文書と補助文書とを分離して管理するため、第３
者に主文書を渡す場合にはこの主文書にリンクした補助
文書だけを渡さない様にすることができ、補助文書情報
の第３者への表示を防止可能となる。また、また主文書
や補助文書に関連する他文書もリンク付けしておくた
め、関連文書を短時間で参照可能となる。

【００１５】

【発明の実施の形態】以下、本発明の一実施形態につい
て図面を参照しながら説明する。

【００１６】図１は、本発明の一実施形態に係る文書管
理装置の機能ブロック図である。この文書管理装置は、
実行エンジン部１と、入力部２と、出力部３と、表示部
５０とを備え、実行エンジン部１は、文書処理部１０
と、補助文書処理部２０と、制御部３０と、記憶装置４
０とを備える。これらは、実際には、コンピュータシス
テムとそのソフトウェアによって構成される。記憶装置
４０は、これをネットワーク上に配置することにより、
複数の文書管理装置で共有可能となる。

【００１７】市販の文書作成ソフトに相当する文書処理
部１０は独立したコンポーネントして補助文書処理部２
０及び制御部３０から完全に分離する。しかしながら、
文書処理部１０と補助文書処理部２０の連携は、制御部
３０を介して、ＣＯＭ(Component Object Model:Micr
osoft社が策定した通信規約)のインターフェィスを採用
することにより、独立性を維持しながら良好な連携を行
うことが可能となる。かかる市販の文書作成ソフトであ
る文書処理部１０は、機能的に見て、文書登録処理部１
１と、文書作成編集処理部１２を備える。文書登録処理
部１１は、市販の文書作成ソフトで作成する文書の文書
名，文書番号，改訂番号及び文書ファイルを格納する記
憶装置４０内の文書格納部４１の格納位置情報を登録す
る。文書作成編集処理部１２は、市販の文書作成ソフト
そのものであり、主文書や関連文書を立ち上げて、表示
部５０内の文書表示部５１に表示し、作成，編集を行
う。文書表示部５１に文書を表示した状態例を、図４に
示す。

【００１８】補助文書処理部２０は、補助文書操作画面
表示処理部２１と、補助文書作成編集処理部２２と、主
文書と補助文書リンク設定処理部２３と、関連文書と補
助文書リンク設定処理部２４と、関連文書リスト作成処
理部２５と、主文書と関連文書リンク設定処理部２６を
備える。

【００１９】補助文書操作画面表示処理部２１は、この
実施形態に係る文書管理装置の操作画面表示処理部であ
り、表示部５０内に文書表示部５１と分離して補助文書
操作画面表示部５２を表示する。補助文書操作画面表示
部５２内の補助文書表示操作部５３Ａのボタン（図４参
照）押下操作によって補助文書表示部５３に補助文書を
表示し、既存の補助文書は補助文書操作画面表示部５２
内の補助文書リスト表示部にアイコンマークと共にリス
ト表示する。このリスト上で補助文書が選択されると、
その補助文書のタイトルと内容が、図４に示す様に、リ
スト表示部の下部に表示される。

【００２０】補助文書作成編集処理部２２は、データ，
参考文献名称・番号，根拠，理由，検討・評価・判断結
果，アイデア，コメント，回答，変更内容及びその説明
等、主文書中に直接記入することのできない情報を補助
文書に入力し編集する。

【００２１】主文書と補助文書リンク設定処理部２３
は、補助文書作成編集処理部２２にて入力した補助文書
を、主文書中の該当文章位置にリンク設定する。

【００２２】関連文書と補助文書リンク設定部２４は、
補助文書作成編集処理部２２にて入力した補助文書が、
主文書以外の他文書と関連ある場合、補助文書フォーマ
ットの関連文書記入欄に関連文書の文書名，文書番号及
び改訂番号を入力し、関連文書と補助文書をリンク設定
する。その際、関連文書と補助文書ファイルをリンク設
定する場合と、補助文書と関連文書中の関連する部分と
リンク設定する場合のいずれかを実施可能とする。主文
書中や関連文書中の該当文書位置と補助文書とのリンク
の設定方法は、例えば、主文書や関連文書がMicrosoft
社のワードプロセッサソフトMS-Word等にて作成されて
いる場合は、ソフトが標準的に持つ“BookMark”オブジ
ェクト機能（文書中の位置情報を記憶する機能）を利用
する。補助文書がリンクする文章中の該当箇所にBookMa
rkを生成し、このBookMarkを補助文書から呼び出すこと
によりリンクを確立する。また、主文書や関連文書がMi
crosoft社の表計算ソフトMS-Excel等にて作成されてる
場合は、“BookMark”オブジェクト機能がないことか
ら、補助文書がリンクする対象箇所のレンジ情報（Shee
t、Row、Column番号）を補助文書で持つものとする。

【００２３】関連文書リスト作成処理部２５は、補助文
書操作画面表示部５２内の関連文書リスト表示操作部５
４Ａのボタン押下により関連文書リスト表示部５４を表
示し、主文書と関連のある他文書で主文書と同様に記憶
装置４０内の文書格納部４１に格納される文書につい
て、その文書名と文書番号及び改訂番号の入力を行い、
また入力済みの関連文書をリスト表示する。

【００２４】主文書と関連文書リンク設定処理部２６
は、関連文書リスト作成処理部２５にて入力した関連文
書と主文書とをリンク設定する。

【００２５】制御部３０は、文書登録処理制御部３１
と、補助文書操作画面制御部３２と、補助文書作成編集
制御部３３と、主文書と補助文書リンク制御部３４と、
関連文書と補助文書リンク制御部３５と、関連文書リス
ト制御部３６と、主文書と関連文書リンク制御部３７
と、レビジョン制御部３８とを備える。

【００２６】文書登録処理制御部３１は、文書登録処理
部１１にて登録された主文書や関連文書の文書名，文書
番号，改訂番号及び文書ファイルを格納する記憶装置４
０内の文書格納部４１での格納位置情報を文書管理情報
格納部４２に格納すると共に、文書登録処理制御部３１
にて表示された主文書リストの中からマウスカーソル等
で主文書が選択されると、文書管理情報格納部４２に格
納されている文書管理情報を基に、選択された主文書を
文書格納部４１から抽出し、ユーザが使用しているコン
ピュータの文書表示部５１へ表示する。

【００２７】補助文書操作画面制御部３２は、ユーザの
コンピュータ上で補助文書操作画面表示部５２による補
助文書操作画面の操作を制御する。

【００２８】補助文書作成編集制御部３３は、ユーザの
コンピュータ上で補助文書表示部５３により補助文書へ
入力・編集された情報を記憶装置４０内の補助文書管理
情報格納部４３へ格納したり、反対に補助文書管理情報
格納部４３から情報を抽出して補助文書表示部５３へ表
示制御する。

【００２９】主文書と補助文書リンク制御部３４は、主
文書と補助文書リンク設定処理部２３により設定された
主文書への補助文書リンク情報を補助文書管理情報格納
部４３へ格納し、補助文書が補助文書表示部５３に表示
されると、リンクの設定されている主文書の該当文章位
置をスクロールにて表示制御する。

【００３０】関連文書と補助文書リンク制御部３５は、
関連文書と補助文書リンク設定処理部２４により設定さ
れた補助文書の関連文書へのリンク情報を補助文書管理
情報格納部４３へ格納し、補助文書からの表示操作によ
りリンクの設定されている関連文書を文書表示部５１に
表示制御する。

【００３１】関連文書リスト制御部３６は、表示部５０
内の関連文書リスト作成処理部２５にて設定された関連
文書の文書名，文書番号，改訂番号，文書格納部４１内
の格納位置等の情報を文書管理情報格納部４２へ格納し
たり、反対に文書管理情報格納部４２から関連文書リス
ト表示部５４へ表示制御する。

【００３２】主文書と関連文書リンク制御部３７は、主
文書と関連文書リンク設定処理部２６により設定された
主文書への関連文書リンク情報を文書管理情報格納部４
２へ格納する。

【００３３】レビジョン制御部３８は、補助文書情報と
関連文書情報の全てを常に最新レビジョンの主文書に帰
属させ、また主文書の訂正により文章の追加，変更が発
生しても、補助文書と主文書中の該当文章とのリンクを
維持制御するようレビジョン管理する。

【００３４】記憶装置４０は、文書格納部４１と文書管
理情報格納部４２と補助文書管理情報格納部４３を備え
る。文書格納部４１は、主文書及び関連文書を格納し、
文書管理情報格納部４２は、文書登録処理部１１にて登
録された文書の文書名，文書番号，改訂番号及び文書格
納部４１内での格納位置等の管理情報と、関連文書リス
ト作成処理部２５により設定された関連文書の文書名，
文書番号，改訂番号，文書格納部４１内の格納位置等の
情報と、主文書と関連文書リンク設定部２６により設定
された主文書への関連文書リンク情報とを格納する。

【００３５】補助文書管理情報格納部４３は、補助文書
作成編集処理部２２による補助文書へ入力・編集された
情報、主文書と補助文書リンク設定処理部２３により設
定された主文書への補助文書リンク情報、関連文書と補
助文書リンク設定部２４により設定された補助文書の関
連文書へのリンク情報を格納する。

【００３６】表示部５０は、文書表示部５１と、補助文
書操作画面表示部５２と、補助文書表示部５３と、関連
文書リスト表示部５４を備える。

【００３７】文書表示部５１は、文書処理部１０の処理
により、市販のワードプロセッサソフトや表計算ソフト
等にて作成された文書を表示部５０内に補助文書操作画
面表示部５２と分離して表示する。補助文書操作画面表
示部５２は、補助文書操作画面表示処理部２１の処理に
より、補助文書操作画面を表示部５０内に文書表示部５
１と分離して表示する。

【００３８】補助文書表示部５３は、補助文書作成編集
処理部２２により表示部５０内に補助文書を表示する。
関連文書リスト表示部５４は、関連文書リスト作成処理
部２５により表示部５０内に関連文書リストを表示す
る。

【００３９】図２は、主文書作成時の処理手順を示すフ
ローチャートである。処理手順は状況に応じて前後する
可能性があるが、一例として図２の処理手順にて説明す
る。

【００４０】ステップＦ１では、市販の文書作成ソフト
をユーザのコンピュータインターフェイス画面で立ち上
げ、主文書作成を開始する。次のステップＦ２では、補
助文書を主文書内に記入するか否かを判定し、補助文書
を主文書内に記入する場合には次のステップＦ３に進
み、不必要な場合には後述するステップＦ１３に飛ぶ。
補助文書を主文書内に記入するか否かは、文書作成者が
所要操作の入力指示を行ったか否かで判定する。

【００４１】ステップＦ３では、図１で説明した文書管
理装置を起動する。主文書作成途中で、調査収集したデ
ータ，情報，参考文献等の内容，記載内容や記載数値等
の根拠や理由，また文書作成過程で思考し検討，評価，
判断した結果やアイデア等を、主文書に関連付けて補助
文書として残したいと文書作成者が欲した場合、所要操
作の入力指示を行うことで、図１で説明した文書管理装
置が起動し、ユーザのコンピュータインターフェイス画
面が表示される。

【００４２】次のステップＦ４では、文書登録処理部１
１にて、主文書の文書名，文書番号及び主文書ファイル
を格納する文書格納部４１内の格納位置情報が登録され
る。主文書の登録が終了すると、補助文書操作画面表示
処理部２１により、補助文書操作画面表示部５２が表示
部５０の中に表示される（図４参照）。

【００４３】そして、補助文書操作画面表示部５２内の
補助文書表示操作部５３Ａがボタン押下されたとき、補
助文書表示部５３を、図１の表示部５０に示す様に、表
示部５０の中に表示する（ステップＦ５）。次のステッ
プＦ６では、主文書の対象文章個所に対して、文書作成
者が入力した、調査収集したデータ，情報，参考文献等
の内容，記載内容や記載数値等の根拠や理由、また文書
作成過程で思考し検討，評価，判断した結果やアイデア
等残しておきたい情報を、補助文書作成編集処理部２２
により補助文書表示部５３に記入する。

【００４４】次のステップＦ７では、情報を記入した補
助文書が、主文書と補助文書リンク設定処理部２３によ
り、主文書の該当文章位置にリンク設定され、ステップ
Ｆ８で、補助文書に関連文書があるか否かを判定し、関
連文書がある場合にはステップＦ９に進み、関連文書が
ない場合にはステップＦ１２に飛ぶ。

【００４５】ステップＦ９に進んだ場合、即ち、補助文
書に記載した情報が関連文書と関係のある場合、関連文
書と補助文書リンク設定処理部２４により、補助文書を
その関連文書ファイルにリンク設定する。即ち、関連文
書の文書名，文書番号，改訂番号及び文書格納部４１内
の格納位置情報を補助文書表示部５３の関連文書情報記
入欄に登録する。

【００４６】次のステップＦ１０では関連文書の文章と
リンクさせるか否かを判定し、リンクさせる場合にはス
テップＦ１１に進み、リンクさせない場合にはステップ
Ｆ１２に飛ぶ。補助文書と関連文書とのリンク設定が必
要か否かのステップＦ１０の判定は、文書作成者による
所定操作の入力指示があるか否かで行う。

【００４７】補助文書情報を関連文書の特定の文章個所
へリンクさせる場合はステップＦ１１に進み、文書作成
者が該当文章位置を選択し補助文書表示部５３の所定の
フィールドへドラッグ＆ドロップすることにより、関連
文書と補助文書リンク設定処理部２４がリンクの設定処
理を行う。

【００４８】ステップＦ１２では、他の補助文書を残し
たいか否かを文書作成者からの所定操作入力があるか否
かで判定し、他の補助文書を残す場合には前述したステ
ップＦ５〜Ｆ１１を繰り返して他の補助文書を作成する
と共にリンク設定を行い、他の補助文書が不要な場合に
はステップＦ１３に進む。

【００４９】ステップＦ１３では、主文書と関連文書と
のリンク設定を行うか否かを文書作成者からの所定操作
の入力指示があるか否かで判定し、リンク設定をする場
合にはステップＦ１４に進み、リンク設定しない場合に
はステップＦ１７に飛ぶ。

【００５０】主文書に関連する他文書がありリンクを設
定したい場合はステップＦ１４に進み、補助文書操作画
面表示部５２内の関連文書リスト表示操作部５４Ａのボ
タン押下により、関連文書リスト表示部５４を表示部５
０の中に表示する。そして、ステップＦ１５では、関連
文書リスト作成処理部２５により、関連文書リスト表示
部５４に、関連文書の文書名，文書番号，改訂番号及び
文書格納部４１内の格納位置情報を登録する。

【００５１】次のステップＦ１６では、リンクしたい他
の関連文書があるか否かを判定し、ある場合にはステッ
プＦ１４とステップＦ１５を繰り返して関連文書のリン
ク設定を行い、ない場合にはステップＦ１７に進み、主
文書を完成させる。

【００５２】図２は主文書作成時の処理手順であった
が、主文書を編集する場合には、図３の処理手順で行
う。この図３のフローチャートのステップは図２のフロ
ーチャートのステップと基本的には同一であり、異なる
のは、ステップＦ１の代わりにステップＦ１８で文書編
集を開始し、ステップＦ４の代わりにステップＦ１９で
編集対象とする主文書を選択し、ステップＦ１７の代わ
りにステップＦ２０で編集処理の終了を行う点だけであ
り、編集対象中の主文書内に補助文書を記入してリンク
設定したり、関連文書とリンク設定する処理は図２の処
理と同じである。

【００５３】図４〜図８は、前述した処理過程における
文書処理部１０と補助文書処理部２０のユーザコンピュ
ータでの画面表示を例示する図である。図４は、ステッ
プＦ１にて立ち上げた文書作成ソフトによる文書表示部
５１と、ステップＦ４にて主文書を登録した後に表示さ
れる補助文書操作画面表示部５２と、補助文書表示操作
部５３Ａと、関連文書リスト表示操作部５４Ａの表示画
面例である。

【００５４】図５は、ステップＦ５にて主文書の補足・
根拠関連の情報を記入する補助文書表示部５３の画面例
である。タイトル，主文書の改訂番号，補足・根拠内容
等を入力する。また、ステップＦ７にて、文書作成者
（編集者）が主文書の対象文章位置をマウスで指定する
ことにより、図５の補助文書リンク先にリンク情報が設
定される。

【００５５】さらに、ステップＦ９にて、補助文書を関
連文書ファイルにリンク設定するため、図５の補助文書
の関連文書欄に関連文書の文書名，文書番号及び文書格
納部４１内の格納位置のパス情報を登録する。パス情報
の登録は、文書作成者（編集者）が直接記入するか、あ
るいは設定ボタン押下にてファイルの参照画面を表示
し、文書格納部４１内の対象ファイルをブラウズしてパ
ス情報を設定する。

【００５６】図６は、主文書を改訂する際に変更内容を
説明するための補助文書表示部５３の画面例である。変
更前と変更後の文章及び変更理由を記入する。主文書の
対象文章へのリンク方法及び関連文書とのリンク方法は
図５と同じである。

【００５７】図７は、完成した主文書を上長へ審査依
頼，承認依頼した際またはグループの別のメンバーに開
示した際に、上長やメンバーがコメントを記入するため
の補助文書表示画面５３の画面例である。またこの補助
文書はコメントに対して回答を記入する場合にも使用で
きる。主文書の対象文章へのリンク方法及び関連文書と
のリンク方法は図５と同じである。

【００５８】図８は、ステップＦ１４，Ｆ１５における
主文書の関連文書リスト表示部５４の画面例である。対
象の主文書の文書名，文書番号，改訂番号記入欄を設け
ている。また、関連文書のうち特に主文書の補足資料と
して作成したものはサポート文書として区別してリスト
表示可能とする。ステップＦ１５にて関連文書もしくは
サポート文書のリンクを設定するためには、そのファイ
ルが登録されている文書格納部４１内の格納位置のパス
情報を直接記入するか、参照ボタン押下で文書格納部４
１内の対象ファイルをブラウズしてパス情報を設定す
る。

【００５９】

【発明の効果】本発明によれば、注釈やコメント等の補
助文書を主文書と分離して管理するため、主文書だけ第
３者に渡すことが可能となる。また、関連文書も主文書
や補助文書にリンク付けしておくため、関連文書を短時
間に参照することが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態に係る文書管理装置の機能
ブロック図である。

【図２】図１に示した文書管理装置が実行する文書作成
時における処理手順を示すフローチャートである。

【図３】図１に示した文書管理装置が実行する文書編集
時における処理手順を示すフローチャートである。

【図４】図１に示した文書管理装置における文書作成ソ
フトによる文書表示部と補助文書操作画面表示部の表示
画面例である。

【図５】図１に示した文書管理装置における主文書の補
足・根拠関連の情報を記入する補助文書表示部の画面例
である。

【図６】図１に示した文書管理装置における主文書を改
訂する際に変更内容を説明するための補助文書表示部の
画面例である。

【図７】図１に示した文書管理装置において完成した主
文書を上長へ審査依頼，承認依頼した際またはグループ
の別のメンバーに開示した際に、上長やメンバーがコメ
ントを記入するための補助文書表示部の画面例である。

【図８】図１に示した文書管理装置における関連文書リ
スト表示部の画面例である。

【符号の説明】

１ 実行エンジン部 ２ 入力部 ３ 出力部 １０ 文書処理部 １１ 文書登録処理部 １２ 文書作成編集処理部 ２０ 補助文書処理部 ２１ 補助文書操作画面表示処理部 ２２ 補助文書作成編集処理部 ２３ 主文書と補助文書リンク設定処理部 ２４ 関連文書と補助文書リンク設定処理部 ２５ 関連文書リスト作成処理部 ２６ 主文書と関連文書リンク設定処理部 ３０ 制御部 ３１ 文書制御部 ３２ 補助文書操作画面制御部 ３３ 補助文書作成編集制御部 ３４ 主文書と補助文書リンク制御部 ３５ 関連文書と補助文書リンク制御部 ３６ 関連文書リスト制御部 ３７ 主文書と関連文書リンク制御部 ３８ レビジョン制御部 ４０ 記憶装置 ４１ 文書格納部 ４２ 文書管理情報格納部 ４３ 補助文書管理情報格納部 ５０ 表示部 ５１ 文書表示部 ５２ 補助文書操作画面表示部 ５３ 補助文書表示部 ５３Ａ 補助文書表示操作部 ５４ 関連文書リスト表示部 ５４Ａ 関連文書リスト表示操作部

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 主文書と、該主文書内の任意指定位置に
   付加された補助文書とを管理する文書管理方法におい
   て、前記補助文書と前記主文書とを分離して管理すると
   共に、前記補助文書と該補助文書に対応する前記主文書
   内の任意指定位置とをリンク付けして管理することを特
   徴とする文書管理方法。
2. 【請求項２】 主文書や関連文書の操作処理を行う文書
   処理部と補助文書の操作処理を行う補助文書処理部と前
   記文書処理部及び前記補助文書処理部を相互に制御する
   制御部と文書ファイル及び文書，補助文書管理情報を格
   納する記憶装置とを有する実行エンジン部と、前記実行
   エンジン部に接続する表示部と入力部と出力部を備える
   文書管理装置において、文書処理部と補助文書処理部を
   分離して設けると共に、前記制御部に、文書制御部と、
   補助文書操作画面制御部と、補助文書作成編集制御部
   と、主文書と補助文書のリンク制御部と、関連文書と補
   助文書リンク制御部とを設け、補助文書処理部に、補助
   文書操作画面表示処理部と、補助文書作成編集処理部
   と、主文書と補助文書リンク設定処理部と、関連文書と
   補助文書リンク設定処理部とを設け、前記補助文書操作
   画面表示部に、前記表示部に補助文書表示部を表示する
   補助文書表示操作部を設け、前記表示部に前記文書処理
   部の処理結果を表示する文書表示部と前記補助文書処理
   部の処理結果を表示する補助文書操作画面表示部を分離
   して同時に表示する構成としたことを特徴とする文書管
   理装置。
3. 【請求項３】 請求項２において、前記補助文書処理部
   に、関連文書リスト作成処理部と、主文書と関連文書リ
   ンク設定処理部とを設け、前記制御部に、関連文書リス
   ト制御部と、主文書と関連文書リンク制御部とを設け、
   前記補助文書操作画面表示部に、前記表示部に関連文書
   リスト表示部を表示する関連文書リスト表示操作部を設
   けたことを特徴とする文書管理装置。
4. 【請求項４】 請求項２において、前記制御部に、補助
   文書情報と関連文書情報の全てを常に最新レビジョンの
   主文書に帰属させ更に主文書の訂正により文章の追加，
   変更が発生したときも補助文書と主文書中の該当文章と
   のリンクを維持制御するレビジョン管理部を設けたこと
   を特徴とする文書管理装置。