JP2002259308A - データ管理装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 （修正有） 【課題】 ナレッジデータを登録者が希望する登録場所
に自動的に登録されるデータ管理装置を提供する。 【解決手段】 分類可能な複数のメモリエリア５１〜５
６を有する資料管理用サーバと、独自のメールアドレス
を有し、電子メールデータを受信するための電子メール
データベース４３、４４、４５と、電子メールデータベ
ースにて受信された電子メールデータに含まれる登録対
象データがデータ登録部に登録されるときの登録エリア
として、特定のメモリエリア５５を決定する登録エリア
決定部とを備える。第１分類電子メールデータを送信す
るユーザが所属するグループに対応し、電子メールデー
タには、第１および第２分類をそれぞれ示す第１および
第２の分類データが含まれ、第１の分類データは、電子
メールデータベースのメールアドレスであり、登録エリ
ア決定部は、第１および第２の分類データに基づいて、
特定のメモリエリアを決定する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、データ管理装置に
関し、特に、電子メールを用いたナレッジデータのデー
タ管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】不適合情報や技術資料などの設計図書を
含むナレッジ（ｋｎｏｗｌｅｄｇｅ）データを資料管理
用サーバに登録する際には、手作業により以下の〜
を行う必要があった。すなわち、資料管理用サーバ内
の登録場所（階層）の設定、バイナリファイルの登
録、検索用キーワードの登録、および全文検索用テ
キスト文書の登録である。

【０００３】さらに、資料管理用サーバの設置場所から
離れた遠隔地（現地）からは、ナレッジデータを資料管
理用サーバに登録する作業が直接行えないという問題が
あった。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】ナレッジデータを資料
管理用サーバに登録する際、手作業により、資料管理用
サーバ内の登録場所を設定する必要が無く、登録者が希
望する登録場所に自動的に登録されることが望まれる。
ナレッジデータを資料管理用サーバに登録する際、手作
業により、検索用キーワードの登録や全文検索用テキス
ト文書の登録を行う必要がないことが望まれる。ナレッ
ジデータを資料管理用サーバに登録する際の作業性が優
れていることが望まれる。遠隔地からでもナレッジデー
タを資料管理用サーバに直接登録できることが望まれて
いる。

【０００５】なお、特開２０００−２１５１２３には、
次の共有データ管理装置への文書登録・更新方法が記載
されている。ネットワーク上で使用される共有文書サー
バと共用する文書を作成／閲覧するクライアントからな
るシステムがあり、ユーザが文書を作成して電子メール
の添付ファイルにして作成した文書を登録専用の送信先
アドレス宛に送信し、その送信された電子メールを取り
込んでヘッダ情報の送信元アドレスと、サーバ内にあら
かじめ用意してあるメールアドレス、登録位置情報、個
人証明書などからなるユーザ情報に基づいて文書共有サ
ーバが読み出す記憶装置への登録位置を決定し、添付フ
ァイルを登録する。

【０００６】また、特開平１１−１１０３２３号公報に
は、次の文書情報提供システムが記載されている。文書
情報を提供する提供者端末とその提供者側のサーバと利
用者端末とをインターネットに接続し、前記提供者端末
にはメール機能を備え、前記サーバにはメール機能・フ
ァイル作成機能・ＷＷＷ機能・登録管理機能を備え、前
記利用者端末にはメール機能・ＷＷＷブラウザを備え、
前記提供者端末がメール機能により前記サーバに文書情
報を送り、前記サーバでは、その文書情報をメール機能
が受け取ってファイル作成機能に渡し、テキスト変換処
理及びイメージ変換処理を施してテキストファイルとイ
メージファイルを作成し、各ファイルを登録管理機能に
渡して互いのファイルを対応付けて文書データベースに
登録し、前記利用者端末では、ＷＷＷブラウザによって
文書データベースからイメージファイル、バイナリファ
イルおよびテキスト情報を読出し可能にした。

【０００７】本発明の目的は、ナレッジデータを資料管
理用サーバに登録する際、手作業により、資料管理用サ
ーバ内の登録場所を設定する必要が無く、登録者が希望
する登録場所に自動的に登録されるデータ管理装置を提
供することである。本発明の他の目的は、ナレッジデー
タを資料管理用サーバに登録する際、手作業により、検
索用キーワードの登録や全文検索用テキスト文書の登録
を行う必要がないデータ管理装置を提供することであ
る。本発明の更に他の目的は、ナレッジデータを資料管
理用サーバに登録する際の作業性が優れているデータ管
理装置を提供することである。本発明の更に他の目的
は、遠隔地からでもナレッジデータを資料管理用サーバ
に直接登録できることができるデータ管理装置を提供す
ることである。

【０００８】

【課題を解決するための手段】その課題を解決するため
の手段が、下記のように表現される。その表現中の請求
項対応の技術的事項には、括弧（）つき、番号、記号等
が添記されている。その番号、記号等は、請求項対応の
技術的事項と実施の複数形態のうちの少なくとも一つの
形態の技術的事項との一致・対応関係を明白にしている
が、その請求項対応の技術的事項が実施の形態の技術的
事項に限定されることを示すためのものではない。

【０００９】本発明のデータ管理装置は、第１および第
２分類（３１、３２、４３、４４、４５）のそれぞれに
よって分類可能な複数のメモリエリア（５１〜５６）を
有するデータ登録部（２２）と、前記第１分類（４３、
４４、４５）のそれぞれに対応するように設けられ、そ
れぞれが独自のメールアドレスを有し、電子メールデー
タを受信するための電子メールデータベース（４３、４
４、４５）と、前記電子メールデータベース（４３、４
４、４５）にて受信された前記電子メールデータに含ま
れる登録対象データが前記データ登録部（２２）に登録
されるときの登録エリアとして、前記複数のメモリエリ
ア（５１〜５６）のうちの特定のメモリエリア（５５）
を決定する登録エリア決定部とを備えたデータ管理装置
であって、前記第１分類（４３、４４、４５）は、前記
電子メールデータを送信するユーザが所属するグループ
に対応し、前記電子メールデータには、前記第１および
第２分類（３１、３２、４３、４４、４５）をそれぞれ
示す第１および第２の分類データが含まれ、前記第１の
分類データは、前記電子メールデータベース（４３、４
４、４５）の前記メールアドレスであり、前記登録エリ
ア決定部は、前記第１および第２の分類データに基づい
て、前記特定のメモリエリア（５５）を決定する。

【００１０】本発明のデータ管理装置において、前記電
子メールデータには、前記電子メールデータを作成した
前記ユーザを特定するためのユーザデータ、前記電子メ
ールデータが作成された日を示す日にちデータ、前記電
子メールデータの配布先を示す配布先データの少なくと
も一つが含まれ、前記ユーザデータ、前記日にちデー
タ、前記配布先データの少なくとも一つは、前記データ
登録部（２２）に登録された前記登録対象データが検索
されるときに用いられる。

【００１１】本発明のデータ管理装置において、更に、
前記第２の分類データ（３１、３２）と前記メモリエリ
ア（５１〜５６）との関係を示すテーブル（４２）を備
え、前記テーブル（４２）は、前記ユーザに参照可能に
設けられる。

【００１２】本発明のデータ管理装置において、前記登
録対象データが前記データ登録部（２２）に登録された
ときに、前記登録された事実が電子メールにより所定の
ユーザに自動通知される。本発明のデータ管理装置にお
いて、前記データ登録部（２２）に登録された前記登録
対象データのそれぞれには、個別にアクセス権限が設定
可能である。

【００１３】本発明のデータ管理装置によれば、下記内
容（１）から（３）を規定のメールアドレスに送付す
る。 （１）件名の頭４文字に資料種別キーワードを設定す
る。 （２）登録すべき資料のバイナリファイルを添付する。
メール本文の内容をテキストファイルとして登録するこ
とができる。バイナリファイルの添付は無くてもよい。 （３）検索用テキスト情報をメール内容に入力する。 上記の件名の頭４文字の資料種別キーワードから、登録
場所（階層）を判別し、メールの内容および添付ファイ
ルを資料管理用サーバへ自動で登録する。ここで、添付
ファイルがＷｏｒｄ、Ｅｘｃｅｌ、テキスト、ＰＤＦな
どの場合は、登録時に全文検索用テキストを作成する。

【００１４】本発明のデータ管理装置によれば、以下の
効果を得ることができる。手作業によるキーワード登
録、検索用データの登録を行う必要がなくなる。客先に
送付するメールなどにＢＣＣで資料管理用サーバ登録用
アドレスを設定することにより、必要資料をスピーディ
に登録することができ、管理することができる。社外か
らでもメールする感覚で気軽に簡単に資料管理用サーバ
へ資料を登録することができる。

【００１５】

【発明の実施の形態】添付図面を参照して、本発明のデ
ータ管理装置の一実施形態を説明する。

【００１６】図１は、本実施形態の全体構成を示すブロ
ック図である。図２は、本実施形態のうちメールサーバ
を説明するためのブロック図である。図３は、本実施形
態のうち資料管理用サーバを説明するためのブロック図
である。図４は、本実施形態の利用形態を示す模式図で
ある。図５は、本実施形態のメールサーバの動作を示す
フローチャートである。

【００１７】図４に示すように、本実施形態では、端末
１０または携帯電話１１からメールサーバ２３に送信さ
れた電子メール１２を利用してナレッジデータを資料管
理用サーバ２２に登録する。

【００１８】図１の符号２１は、通常一般の電子メール
のフォーマットを示している。図１に示されるように、
資料管理用サーバ２２におけるナレッジデータの登録エ
リアは、例えば６個に分かれている（符号５１〜５６参
照）。すなわち、ナレッジデータのデータ内容（カテゴ
リ）に応じて、大きく２つに分けられ（設計図書指針３
１と不適合・戦訓集３２）、そのそれぞれに関係部門
（第１設計課、第２設計課、第３設計課）用の登録エリ
ア５１〜５６が割り当てられている。

【００１９】メールサーバ２３は、制御部４１と、登録
先テーブル４２と、３つのメール受信用データベース４
３、４４、４５を備えている。これらのメール受信用デ
ータベース４３、４４、４５は、ナレッジデータが資料
管理用サーバ２２に格納されるときの登録場所単位（本
例では、第１設計課、第２設計課、第３設計課）のそれ
ぞれに対応するように３つ用意されている。すなわち、
メール受信用データベース４３は、第１設計課用のナレ
ッジデータを受信し、メール受信用データベース４４
は、第２設計課用のナレッジデータを受信し、メール受
信用データベース４５は、第３設計課用のナレッジデー
タを受信する。これら３つのメール受信用データベース
４３、４４、４５には、互いに異なる電子メールアドレ
スが割り当てられている。

【００２０】本実施形態においては、報告書、設計図
面、設計仕様などが電子メールで客先または社内関係部
署に送信される際に、その報告書、設計図面、設計仕様
などのデータそのものをナレッジデータとして、資料管
理用サーバ２２に登録するものである。

【００２１】客先または社内関係部署に必要資料（報告
書、設計図面、設計仕様など）を電子メールで送信する
者は、図１の端末１０または携帯電話１１を用いて、通
常一般の電子メールフォーマット２１に従って、通常一
般に行われている通り、その必要資料の内容を、電子メ
ールの本文データまたは添付ファイル（文書データファ
イル、画像データファイルが含まれる）の形で作成す
る。

【００２２】すなわち、電子メール送信者（ナレッジデ
ータを登録する登録者）は、電子メールフォーマット２
１に次の要領でデータを入力する。

【００２３】電子メールフォーマット２１において、
「ＳｅｎｄＴｏ：」の欄には、上記必要資料の電子メー
ルの送信先である上記客先または社内関係部署の電子メ
ールアドレスが記入される。図１において、電子メール
フォーマット２１の「ＳｅｎｄＴｏ：」に記入される
「Ｆ１２９８２０＠ｅ．ｍｔｗ．ａｂｃ．ｃｏ．ｊｐ」
は、客先の電子メールアドレスであるとする。これによ
り、電子メールフォーマット２１の電子メールは、その
客先に送信される（この動作については図示せず）。

【００２４】「ＣｏｐｙＴｏ：」の欄には、そのナレッ
ジデータが資料管理用サーバ２２に格納されるときの登
録場所単位に対応するメール受信用データベース４３、
４４、４５の電子メールアドレスが記入される。上記客
先に送信される電子メールの内容そのものをナレッジデ
ータとして蓄積するために上記設定がなされる。更に、
ここでは、そのナレッジデータが第２設計課に関係する
ため、第２設計課に関係するナレッジデータの電子メー
ルが受信されるためのメール受信用データベース４４の
電子メールアドレス「ＤＭＳＦＤＡ＠ｅ．ｍｔｗ．ａｂ
ｃ．ｃｏ．ｊｐ」が記入される。

【００２５】「Ｆｒｏｍ：」の欄には、そのナレッジデ
ータの登録者（電子メールの送信者）の電子メールアド
レスである「ＹＡＭＡＤＡ．Ｆ１２９８２０＠ＡＢＣ
ＴＭＷ」が記入される。

【００２６】「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」の欄には、通常一般
の電子メールの件名に加えて、そのナレッジデータのカ
テゴリを示す符号が記入される。その符号は、４つの文
字から構成され、図２の登録先テーブル４２に記載され
ている通り、例えば符号「ＴＲＢＬ」は、「２．不適合
・戦訓集」というナレッジデータのカテゴリを意味し、
符号「ＴＯＳＨ」は、「１．設計図書指針」というカテ
ゴリを意味している。この符号が「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」
の欄に記入される際には、図１に示されるように、電子
メールの件名、例えば「資料管理用サーバトラブル対応
処置完了報告書の件」の前に連続して、「ＴＲＢＬ資料
管理用サーバトラブル対応処置完了報告書の件」のよう
に記入される。

【００２７】「Ｂｏｄｙ」の欄には、通常一般の通り、
電子メールの本文が記入され、また、添付ファイルがあ
るときにはその添付ファイルが添付される。この電子メ
ールの本文および添付ファイルがナレッジデータとされ
る。「ＳｅｎｄＤａｔｅ：」の欄には、その電子メール
が上記客先に送信された日時、すなわち、そのナレッジ
データが資料管理用サーバ２２に格納された日時が記入
される。

【００２８】次に、図５および図２を参照して、メール
サーバ２３の動作について説明する。

【００２９】図２において、符号６１は、連携用フォー
ムを示している。連携用フォーム６１は、メールサーバ
２３から資料管理用サーバ２２に電子メールが送信（転
送）されるときのフォーマットである。メールサーバ２
３は、受信した電子メールの通常一般の電子メールフォ
ーマット２１に記載されたデータに対し、後述するよう
に一部変更を加えることで、連携用フォーム６１を生成
する。

【００３０】図５のステップＳ１に示すように、電子メ
ールを受信したとき、メールサーバ２３ではプログラム
が起動して、制御部４１は、「ＣｏｐｙＴｏ：」の欄に
記入された電子メールアドレスを参照して、その電子メ
ールアドレスに対応するメール受信用データベースに、
その電子メールを格納する。ここでは、その電子メール
は、メール受信用データベース４４に格納されたとす
る。

【００３１】次に、制御部４１は、メール受信用データ
ベース４４に格納された上記電子メールの「Ｓｕｂｊｅ
ｃｔ：」の欄に記入された文字の頭４文字を取得して
（ステップＳ２）、変数１にセットする（ステップＳ
３）。それとともに、制御部４１は、「Ｓｕｂｊｅｃ
ｔ：」の欄に記入された文字の頭４文字以外の文字を取
得して、変数２にセットする（ステップＳ４）。ここで
は、変数１は、「ＴＲＢＬ」であり、変数２は、「資料
管理用サーバトラブル対応処置完了報告書の件」であ
る。

【００３２】変数１を入手した後、制御部４１は、登録
先テーブル４２を参照して（ステップＳ５）、その変数
１と一致する登録先を取得する（ステップＳ６）。図２
の登録先テーブル４２に示されるように、上記変数１の
「ＴＲＢＬ」は、「２．不適合・戦訓集」に対応してい
る。

【００３３】次に、制御部４１は、そのテーブルの値で
ある「２．不適合・戦訓集」の値を変数４にセットする
（ステップＳ７）。次いで、制御部４１は、その変数４
の値である「２．不適合・戦訓集」を、連携用フォーム
６１のＦｌａｇフィールドに入力する（ステップＳ８、
連携用フォーム６１の右下参照）。

【００３４】一方、制御部４１は、ステップＳ４で入手
した変数２のバイト数を換算する（ステップＳ９）。こ
こでは、変数２のデータ「資料管理用サーバトラブル対
応処置完了報告書の件」がＮ（Ｎは正の整数）バイトを
超えているとすると、ステップＳ１０に進む。ステップ
Ｓ１０では、変数２がＮバイトにカットされ、そのカッ
トされた結果が変数２ａとされる。ここでは、変数２ａ
は、「資料管理用サーバトラブル対応処置完」であると
する。

【００３５】この変数２ａが変数２に置き換えられた
（ステップＳ１１）後、その変数２が変数３にセットさ
れる（ステップＳ１２）。その変数３である「資料管理
用サーバトラブル対応処置完」が、連携用フォーム６１
のＳｕｂｊｅｃｔフィールドに入力される（ステップＳ
１３、連携用フォーム６１の中段参照）。なお、上記ス
テップＳ８およびステップＳ１３の結果を除くと、連携
用フォーム６１は、電子メールフォーマット２１と同じ
である。

【００３６】上記のように、連携用フォーム６１の作成
が完了したら、制御部４１は、メール受信用データベー
ス４４に格納された上記電子メールとして、その連携用
フォーム６１をメールサーバ２３に転送する。

【００３７】次に、メール受信用データベース４４に格
納された上記電子メールを、連携用フォーム６１として
受信した資料管理用サーバ２２の動作について説明す
る。

【００３８】図３に示すように、資料管理用サーバ２２
は、まず、連携用フォーム６１のＦｌａｇを参照して、
その連携用フォーム６１に記載されたナレッジデータの
カテゴリが不適合・戦訓集３２に属することを判別す
る。それと同時に、資料管理用サーバ２２は、その連携
用フォーム６１の送信（転送）元のメール受信用データ
ベース４４から、そのナレッジデータが関係する関係部
門が第２設計課であることを認識する。これにより、資
料管理用サーバ２２は、その連携用フォーム６１のナレ
ッジデータの登録エリアが登録メモリエリア５５である
ことを決定する。

【００３９】次に、資料管理用サーバ２２は、連携用フ
ォーム６１のナレッジデータを登録メモリエリア５５に
格納するとき、まず、そのナレッジデータの書誌情報を
生成する。その書誌情報は、図３に示されるように、そ
の件名に、連携用フォーム６１のＳｕｂｊｅｃｔの値で
ある「資料管理用サーバトラブル対応処置完」が入力さ
れ、作成者の欄に「ＹＡＭＡＤＡ．Ｆ１２９８２０」が
入力され、作成日の欄に上記「ＳｅｎｄＤａｔｅ：」の
「２０００／１１／１５」が入力され、配布先の欄に上
記客先の電子メールアドレスが記入される。

【００４０】また、資料管理用サーバ２２は、連携用フ
ォーム６１のナレッジデータを登録メモリエリア５５に
登録する際に、図３に示されるように、バイナリデータ
であるナレッジデータをテキストデータに変換する。す
なわち、連携用フォーム６１（電子メールフォーマット
２１）の「Ｂｏｄｙ」の欄の電子メール本文データおよ
び添付ファイルデータ（テキストファイル、ワードファ
イル、エクセルファイル、ＰＤＦファイルなど）から、
文字列を抽出し、テキストデータに変換できるものにつ
いては変換した上で、登録メモリエリア５５に登録す
る。変換されたテキストデータは、変換前の電子メール
本文データおよび添付ファイルデータ（テキストファイ
ル、ワードファイル、エクセルファイル、ＰＤＦファイ
ルなど）とセットで登録メモリエリア５５に登録され
る。ここで、テキストデータに変換できないものとして
スキャナで読み取られたイメージデータがある。

【００４１】上記のように、資料管理用サーバ２２は、
ナレッジデータを所定の登録メモリエリアに登録する際
に、テキスト変換可能な全文（全文字データ）をテキス
トデータに変換した上で登録する。これにより、ナレッ
ジデータの検索用のキーワードを設定する必要が無く、
テキスト変換された全文字データから全文検索を行うこ
とができる。

【００４２】以上説明したように、本実施形態のデータ
管理装置によれば、ナレッジデータを資料管理用サーバ
２２に登録する際、手作業により、資料管理用サーバ２
２内の登録場所を設定する必要が無く、登録者が希望す
る登録場所に自動的に登録することができる。また、ナ
レッジデータを資料管理用サーバ２２に登録する際、手
作業により、検索用キーワードの登録や全文検索用テキ
スト文書の登録を行う必要が無い。さらに、ナレッジデ
ータを資料管理用サーバに登録する際の作業性が優れて
いる。またさらに、遠隔地からでもナレッジデータを資
料管理用サーバ２２に直接登録することができる。

【００４３】なお、上記例では、登録先テーブル４２
（「Ｓｕｂｊｅｃｔ：」の文頭４文字）を用いてナレッ
ジデータが資料管理用サーバ２２に登録されるときのカ
テゴリ別登録エリアを、ナレッジデータの登録者が指定
できるようにしている。すなわち、登録先テーブル４２
の使用により、そのナレッジデータの登録エリアが設計
図書指針３１と不適合・戦訓集３２のいずれの傘下に属
するかが指定される。よって、登録先テーブル４２と協
働してナレッジデータの登録メモリエリア５１〜５６が
いずれであるかを決定付けるメール受信用データベース
の数は、設計図書指針３１と不適合・戦訓集３２のそれ
ぞれの傘下のメモリエリアの数に対応して、３つで足り
る。ここで、登録先テーブル４２を用いずに、メール受
信用データベースのみで、ナレッジデータの登録メモリ
エリア５１〜５６がいずれであるかを決定付ける方法も
可能であるが、その方法では、メール受信用データベー
スは６つ必要となる。よって、本実施形態では、ハード
ウェア資源の節約、低コスト化の観点から、登録先テー
ブル４２を用いている。

【００４４】なお、上記例では、ナレッジデータのカテ
ゴリは、２つとして説明したが、３以上であることがで
き、その場合、３以上のカテゴリのそれぞれを示す４文
字符号とそのカテゴリ名が登録先テーブル４２に登録さ
れる。

【００４５】また、上記例では、ナレッジデータの登録
場所単位を３つとしたが、４以上であることができ、そ
の場合、４以上のメール受信用データベースと各カテゴ
リの傘下に４以上のメモリエリアが用意される。

【００４６】本実施形態では、メール受信用データベー
スが職制毎に設けられている。これにより、メールアド
レスが各職制１つずつだけで済む。このことから、以下
の効果が得られる。 （１）ユーザが資料管理用サーバ２２にナレッジデータ
を登録するにあたって、１つだけアドレスを知っていれ
ば登録可能である。各ユーザの個人アドレス帳に１つだ
け登録していればナレッジデータを登録可能である。メ
ールアドレスが１つだけであるため、送信ミスが減少す
る。 （２）登録エリアが増加してもその都度メールアドレス
を設ける必要がない。この点に関連して、受信用データ
ベースを作成する必要が無く、メールアドレスを設定す
る必要が無く、システム管理者のメンテナンスが容易で
ある。

【００４７】また、本実施形態では、図３に示すよう
に、件名、作成者、作成日、配布先の書誌情報が資料管
理用サーバ２２に登録されている。これらの件名、作成
者、作成日、配布先の各項目は、検索対象項目とされて
いる。この場合、これらの件名、作成者、作成日、配布
先の各項目は、キーワード検索だけでなく、全文検索も
可能である。

【００４８】すなわち、ユーザによっては、または検索
したい資料によっては、検索手法が異なるため、検索手
段を増やすことにより、より早く資料を検索することが
できる。例えば、作成者が分かっている場合、「作成
者」のキーワードにより検索することができる。また、
検索したい資料の内容についての認識があいまいな場
合、全文検索により検索することで、該当しそうな資料
一覧を表示させることができる。さらに、添付資料の１
文から検索することも可能である。またさらに、キーワ
ード検索の場合、あらかじめ検索用のキーワードを共通
キーワードとして、プルダウン形式で設定することもで
き、また個人的にキーワードを登録することも可能であ
る。

【００４９】さらに、資料管理用サーバ２２以外に写し
を送付した場合、この写しの送付先は、資料管理用サー
バ２２に登録される書誌情報（図３参照）に含まれる。
すなわち、キーワードの「配布先」及び全文検索用のデ
ータに登録される。そのため、どこに送付したものかを
検索することが可能となる。

【００５０】また、本実施形態においては、登録先テー
ブル４２がＮｏｔｅｓデータベースを用いて作成されて
いるため、ユーザが登録先テーブル４２を参照できるよ
うにすることが可能である。

【００５１】さらに、資料管理用サーバ２２のサーチエ
ージェント（Ｓｅａｒｃｈ Ａｇｅｎｔ）を利用して、
登録のあった資料のリスト（およびその資料のＵＲＬま
たは添付ファイル）をメールにて自動で送付することが
可能である。

【００５２】また、資料毎にアクセス権限を設定するこ
とが可能であり、所定の課に所属している以外のユーザ
は、アクセスを禁止する設定が可能である。

【００５３】本実施形態においては、クライアントソフ
ト版を各端末１０などにインストールしてアクセスする
方法の他に、インターネットエクスプローラなどのブラ
ウザからアクセスする方法を採用することも可能であ
る。このことにより、ユーザＩＤさえもっていれば、ど
こからでもアクセスすることが可能である。

【００５４】本実施形態では、登録された「不適合情
報」や「設計図書指針」などを資料管理用サーバ２２か
らだけではなく、より簡単に検索できるように専用の検
索ホームページを開設することができる。

【００５５】また、一般に、データベース内に登録され
た資料を他のユーザに送付したい場合、本来なら、デー
タベース内資料データをダウンロードし、それを添付フ
ァイルとしてメールで送付するという手法がとられる。
これに対し、本実施形態では、その資料のＵＲＬ（アド
レス）を送付することにより、どのユーザも簡単に資料
を参照することができる。これにより、メール容量を圧
迫させること無く資料を送付することができる。

【００５６】

【発明の効果】本発明のデータ管理装置によれば、デー
タをデータ登録部に登録する際、手作業により、データ
登録部内の登録場所を設定する必要が無く、登録者が希
望する登録場所に自動的に登録することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】図１は、本発明の一実施形態のデータ管理装置
の全体構成を示すブロック図である。

【図２】図２は、本発明の一実施形態のデータ管理装置
のうちメールサーバを説明するためのブロック図であ
る。

【図３】図３は、本発明の一実施形態のデータ管理装置
のうち資料管理用サーバを説明するためのブロック図で
ある。

【図４】図４は、本発明の一実施形態のデータ管理装置
の利用形態を示す模式図である。

【図５】図５は、本発明の一実施形態のデータ管理装置
のうちメールサーバの動作を示すフローチャートであ
る。

【符号の説明】

１０ 端末 １１ 携帯電話 １２ 電子メール ２１ 電子メールフォーマット ２２ 資料管理用サーバ ２３ メールサーバ ３１ 設計図書指針のカテゴリ ３２ 不適合・戦訓集のカテゴリ ４１ 制御部 ４２ 登録先テーブル ４３ メール受信用データベース ４４ メール受信用データベース ４５ メール受信用データベース ５１ 登録エリア ５２ 登録エリア ５３ 登録エリア ５４ 登録エリア ５５ 登録エリア ５６ 登録エリア ６１ 連携用フォーム

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 第１および第２分類のそれぞれによって
   分類可能な複数のメモリエリアを有するデータ登録部
   と、 前記第１分類のそれぞれに対応するように設けられ、そ
   れぞれが独自のメールアドレスを有し、電子メールデー
   タを受信するための電子メールデータベースと 、前記電子メールデータベースにて受信された前記電子
   メールデータに含まれる登録対象データが前記データ登
   録部に登録されるときの登録エリアとして、前記複数の
   メモリエリアのうちの特定のメモリエリアを決定する登
   録エリア決定部とを備えたデータ管理装置であって、 前記第１分類は、前記電子メールデータを送信するユー
   ザが所属するグループに対応し、 前記電子メールデータには、前記第１および第２分類を
   それぞれ示す第１および第２の分類データが含まれ、 前記第１の分類データは、前記電子メールデータベース
   の前記メールアドレスであり、 前記登録エリア決定部は、前記第１および第２の分類デ
   ータに基づいて、前記特定のメモリエリアを決定するデ
   ータ管理装置。
2. 【請求項２】 請求項１記載のデータ管理装置におい
   て、 前記電子メールデータには、前記電子メールデータを作
   成した前記ユーザを特定するためのユーザデータ、前記
   電子メールデータが作成された日を示す日にちデータ、
   前記電子メールデータの配布先を示す配布先データの少
   なくとも一つが含まれ、 前記ユーザデータ、前記日にちデータ、前記配布先デー
   タの少なくとも一つは、前記データ登録部に登録された
   前記登録対象データが検索されるときに用いられるデー
   タ管理装置。
3. 【請求項３】 請求項１または２に記載のデータ管理装
   置において、 更に、 前記第２の分類データと前記メモリエリアとの関係を示
   すテーブルを備え、 前記テーブルは、前記ユーザに参照可能に設けられるデ
   ータ管理装置。
4. 【請求項４】 請求項１から３のいずれか１項に記載の
   データ管理装置において、 前記登録対象データが前記データ登録部に登録されたと
   きに、前記登録された事実が電子メールにより所定のユ
   ーザに自動通知されるデータ管理装置。
5. 【請求項５】 請求項１から４のいずれか１項に記載の
   データ管理装置において、 前記データ登録部に登録された前記登録対象データのそ
   れぞれには、個別にアクセス権限が設定可能であるデー
   タ管理装置。