JP2002245218A - ワークフローシステム及び振り分け処理方法並びに該方法にかかるプログラム - Google Patents
ワークフローシステム及び振り分け処理方法並びに該方法にかかるプログラムInfo
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- JP2002245218A JP2002245218A JP2001044422A JP2001044422A JP2002245218A JP 2002245218 A JP2002245218 A JP 2002245218A JP 2001044422 A JP2001044422 A JP 2001044422A JP 2001044422 A JP2001044422 A JP 2001044422A JP 2002245218 A JP2002245218 A JP 2002245218A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】ルールを適切に変更可能なワークフローシステ
ムを提供する。 【解決手段】担当者が受け取った案件を処理できない場
合、条件を指定して差し戻すように指示する。条件はワ
ークフロークライアントから通信機能１０３、及び１４
１を介して振り分け機能１４３に通知される。通知され
た振り分け機能１４３は、指定された条件を振り分けテ
ーブル１４５に反映した上で、再度振り分けを実行す
る。
ムを提供する。 【解決手段】担当者が受け取った案件を処理できない場
合、条件を指定して差し戻すように指示する。条件はワ
ークフロークライアントから通信機能１０３、及び１４
１を介して振り分け機能１４３に通知される。通知され
た振り分け機能１４３は、指定された条件を振り分けテ
ーブル１４５に反映した上で、再度振り分けを実行す
る。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、ワークフローシス
テムに関し、特に案件を振り分ける処理に関するもので
ある。
テムに関し、特に案件を振り分ける処理に関するもので
ある。
【０００２】
【従来技術】ワークフローでは、組織の代表者の届いた
案件を特定の振り分けルールに従って担当者へ振り分け
る機能を有しているものがある。しかし、振り分けルー
ルが適切でない場合には、その都度振り分けルールを変
更する運用をせざるを得ない。この方法では、各担当者
の細かなニーズに応じたルールを設定することは困難
か、非常に手間のかかる作業となってしまう。
案件を特定の振り分けルールに従って担当者へ振り分け
る機能を有しているものがある。しかし、振り分けルー
ルが適切でない場合には、その都度振り分けルールを変
更する運用をせざるを得ない。この方法では、各担当者
の細かなニーズに応じたルールを設定することは困難
か、非常に手間のかかる作業となってしまう。
【０００３】そこで、ルールを管理者が手作業で変更す
るのではなく、ある情報に基づいて自動的に最適化する
方法もある。例えば、特開平11-338938号公報では、各
利用者が処理した業務内容を抽出し、業務処理履歴プロ
ファイルとして蓄積する。新たに組織の代表となる宛先
に到着した業務と業務処理履歴プロファイルとを比較す
る。これにより、該当業務を振り分ける担当者を決定す
る。この方法により、手間のかかる作業を行うことなく
振り分けルールを最適化するものである。
るのではなく、ある情報に基づいて自動的に最適化する
方法もある。例えば、特開平11-338938号公報では、各
利用者が処理した業務内容を抽出し、業務処理履歴プロ
ファイルとして蓄積する。新たに組織の代表となる宛先
に到着した業務と業務処理履歴プロファイルとを比較す
る。これにより、該当業務を振り分ける担当者を決定す
る。この方法により、手間のかかる作業を行うことなく
振り分けルールを最適化するものである。
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】ところで、上記従来技
術によれば、業務履歴から分かる範囲で適した担当者を
割当てるルールを自動的に生成できるが、担当者自身で
ないとわからないような条件について記載がなく、例え
ば、ある担当者がこれまで処理できたが何らかの要因に
よって処理できなくなってしまった場合に、ルールを適
切に最適化することができず、手作業によってルールを
変更する作業が発生する。
術によれば、業務履歴から分かる範囲で適した担当者を
割当てるルールを自動的に生成できるが、担当者自身で
ないとわからないような条件について記載がなく、例え
ば、ある担当者がこれまで処理できたが何らかの要因に
よって処理できなくなってしまった場合に、ルールを適
切に最適化することができず、手作業によってルールを
変更する作業が発生する。
【０００５】本発明は、担当者自身でないとわからない
ような条件であっても、ルールへのフィードバックが容
易なワークフローシステムを提供することにある。
ような条件であっても、ルールへのフィードバックが容
易なワークフローシステムを提供することにある。
【０００６】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
の一つの手段として、案件の振り分け前の状態に差し戻
す際に条件を指定を受け付けて、この条件をルールに追
加するようにする。
の一つの手段として、案件の振り分け前の状態に差し戻
す際に条件を指定を受け付けて、この条件をルールに追
加するようにする。
【０００７】
【発明の実施の形態】以下、図面を用いて説明する。
【０００８】図１に、ワークフローシステムの全体構成
を示す。本システムは、クライアント側の計算機である
複数のワークフロークライアント１００〜１２０、予め
決められたビジネスプロセス定義に従って案件の送信を
行う計算機であるワークフローサーバ１４０を有してお
り、これらがネットワーク１３０に接続されている。
を示す。本システムは、クライアント側の計算機である
複数のワークフロークライアント１００〜１２０、予め
決められたビジネスプロセス定義に従って案件の送信を
行う計算機であるワークフローサーバ１４０を有してお
り、これらがネットワーク１３０に接続されている。
【０００９】ワークフロークライアント１００〜１２０
は、画面制御機能１０１、案件操作機能１０２、通信機
能１０３、案件差戻し機能１０４とを有している。ワー
クフローサーバ１４０は、通信機能１４１、案件管理機
能１４２、振り分け機能１４３、案件テーブル１４４、
振り分けテーブル１４５、グループテーブル１４６を有
している。
は、画面制御機能１０１、案件操作機能１０２、通信機
能１０３、案件差戻し機能１０４とを有している。ワー
クフローサーバ１４０は、通信機能１４１、案件管理機
能１４２、振り分け機能１４３、案件テーブル１４４、
振り分けテーブル１４５、グループテーブル１４６を有
している。
【００１０】図２は、案件テーブル１４４を示したもの
である。案件テーブル１４４は、案件ＩＤ２０１、案件
名２０２、担当者２０３、分類２０４、金額２０５、期
限２０６、至急フラグ２０７とが登録されている。案件
ＩＤはワークフローシステムで統一されたものであり、
案件ごとに付けられている。案件名は、操作者が処理す
る案件を認識するためのもので案件ごとに付けられてい
る。例えば「決裁書」、「旅費申請」などである。担当
者は、処理する担当者が登録されている。「ｇ００１」
と最初に「ｇ」が付されているものはグループに対して
案件が割当てられることを示している。「金額」は案件
に記載されている或いは案件で取り扱う金額が記載され
ている。期限は、案件を処理するための期限であり、至
急フラグは案件を直ぐに処理するか否かを示すものであ
る。この至急フラグは期限と連動させることもできる
し、操作者が設定することもできるようになっている。
期限と連動させる場合は、残された処理と期限から至急
すべきかどうか判断してｙ／ｎを登録する。この案件テ
ーブルは、処理の流れを記述したビジネスプロセス定義
によって作成される。ビジネスプロセス定義の一例とし
て、最も簡単な旅費申請の場合には、「申請者の記
入」、「上長の承認」、「会計課の審査」、「会計課の
承認」といった４つの処理で定義される。ここで、担当
者がグループで登録される場合とは、会計課で審査を行
う担当者が複数いる場合などである。
である。案件テーブル１４４は、案件ＩＤ２０１、案件
名２０２、担当者２０３、分類２０４、金額２０５、期
限２０６、至急フラグ２０７とが登録されている。案件
ＩＤはワークフローシステムで統一されたものであり、
案件ごとに付けられている。案件名は、操作者が処理す
る案件を認識するためのもので案件ごとに付けられてい
る。例えば「決裁書」、「旅費申請」などである。担当
者は、処理する担当者が登録されている。「ｇ００１」
と最初に「ｇ」が付されているものはグループに対して
案件が割当てられることを示している。「金額」は案件
に記載されている或いは案件で取り扱う金額が記載され
ている。期限は、案件を処理するための期限であり、至
急フラグは案件を直ぐに処理するか否かを示すものであ
る。この至急フラグは期限と連動させることもできる
し、操作者が設定することもできるようになっている。
期限と連動させる場合は、残された処理と期限から至急
すべきかどうか判断してｙ／ｎを登録する。この案件テ
ーブルは、処理の流れを記述したビジネスプロセス定義
によって作成される。ビジネスプロセス定義の一例とし
て、最も簡単な旅費申請の場合には、「申請者の記
入」、「上長の承認」、「会計課の審査」、「会計課の
承認」といった４つの処理で定義される。ここで、担当
者がグループで登録される場合とは、会計課で審査を行
う担当者が複数いる場合などである。
【００１１】図３は、振り分けテーブル１４５を示した
ものである。このテーブルは、案件を振り分ける条件が
登録されているものである。グループ３０１は振り分け
の対象となるグループを登録するものである。条件３０
２は、グループで処理される案件の条件が定められてい
る。例えば、グループ「ｇ００１」は、金額が１０００
０より大きく、更に至急の案件を処理するように設定さ
れている。例えば、案件の処理に慣れた担当者が多くい
る場合に、このような割当てが行われる。除外担当者３
０３は、グループの中でも案件を割当てない担当者が登
録されている。例えば、担当者「ａａａ」が、まだ処理
に慣れていない場合には、ここに登録することにより、
処理を除外することができる。「ａａａ」の登録を抹消
すれば、「ａａａ」にも案件が送られる。
ものである。このテーブルは、案件を振り分ける条件が
登録されているものである。グループ３０１は振り分け
の対象となるグループを登録するものである。条件３０
２は、グループで処理される案件の条件が定められてい
る。例えば、グループ「ｇ００１」は、金額が１０００
０より大きく、更に至急の案件を処理するように設定さ
れている。例えば、案件の処理に慣れた担当者が多くい
る場合に、このような割当てが行われる。除外担当者３
０３は、グループの中でも案件を割当てない担当者が登
録されている。例えば、担当者「ａａａ」が、まだ処理
に慣れていない場合には、ここに登録することにより、
処理を除外することができる。「ａａａ」の登録を抹消
すれば、「ａａａ」にも案件が送られる。
【００１２】尚、図３は案件の振り分けを行うためのテ
ーブルを示したもので、グループに割当てられているも
のを対象にしているが、担当者個人にもこのような割当
ては別途設けてもよい。
ーブルを示したもので、グループに割当てられているも
のを対象にしているが、担当者個人にもこのような割当
ては別途設けてもよい。
【００１３】図４は、グループテーブル１４６を示した
ものである。これは、グループとグループに所属する担
当者とを登録したものである。グループテーブル１４６
は、グループ４０１、担当者４０２が登録されている。
ものである。これは、グループとグループに所属する担
当者とを登録したものである。グループテーブル１４６
は、グループ４０１、担当者４０２が登録されている。
【００１４】以上説明した図２〜図４のテーブルに従っ
て、ワークフローサーバの計算機は、クライアント側の
計算機へ案件を送る。例えば、図２に示す案件ＩＤ００
２については、「ｂｂｂ」でログインしてきた計算機端
末へ案件ＩＤに相当する電子化文書（案件）を送る。案
件が送られてきたクライアント端末の計算機で処理が行
われ、処理を終了した案件はクライアント側の計算機か
らワークフローサーバの計算機へ送られる。案件の処理
が終了した通知を受けたワークフローサーバの計算機
は、ビジネスプロセス定義に従って、プロセスを遷移さ
せ次に処理すべき担当者をビジネスプロセス定義から抽
出して、案件テーブルに担当者を登録する。ワークフロ
ーサーバの計算機は、再び案件テーブルを参照して、案
件をクライアント側の計算機へ送る。
て、ワークフローサーバの計算機は、クライアント側の
計算機へ案件を送る。例えば、図２に示す案件ＩＤ００
２については、「ｂｂｂ」でログインしてきた計算機端
末へ案件ＩＤに相当する電子化文書（案件）を送る。案
件が送られてきたクライアント端末の計算機で処理が行
われ、処理を終了した案件はクライアント側の計算機か
らワークフローサーバの計算機へ送られる。案件の処理
が終了した通知を受けたワークフローサーバの計算機
は、ビジネスプロセス定義に従って、プロセスを遷移さ
せ次に処理すべき担当者をビジネスプロセス定義から抽
出して、案件テーブルに担当者を登録する。ワークフロ
ーサーバの計算機は、再び案件テーブルを参照して、案
件をクライアント側の計算機へ送る。
【００１５】このように、担当者が一意に決まっている
場合は、図２に示した案件テーブルによりワークフロー
サーバの計算機とクライアント側の計算機との間で処理
が進められていく。
場合は、図２に示した案件テーブルによりワークフロー
サーバの計算機とクライアント側の計算機との間で処理
が進められていく。
【００１６】一方、案件テーブルの案件ＩＤ００１や０
０４のようにグループで割当てられている場合は、案件
の振り分け処理を行って、担当者を決定する。
０４のようにグループで割当てられている場合は、案件
の振り分け処理を行って、担当者を決定する。
【００１７】図５に、振り分け機能の処理を示すフロー
チャートを示す。
チャートを示す。
【００１８】ステップ５０１で案件を構成する項目が、
振り分けテーブルの中の条件を満たす項目があるかどう
か調べる。例えば、案件の金額が１０００、至急でない
場合には、該当するものがないと判断されステップ５０
２で処理される。案件の金額が１００００より大きい
か、あるいは至急の案件であれば、該当するものがると
判断されステップ５０３へ進む。ステップ５０２では、
図４に示されたグループテーブル１４６に登録された担
当者の中からランダムに選択する。ステップ５０３は、
振り分けテーブルで登録された条件を満たす案件の場合
であり、このときはグループテーブル１４６に登録され
た担当者のうち、図３に示した振り分けテーブル１４５
の中で除外担当者を除いた残りの担当者でランダムに選
択する。例えば、該当案件がグループｇ００１に割当て
られた場合、グループｇ００１に所属する担当者ａａ
ａ、ｂｂｂ、ｃｃｃの中からランダムに選択される。も
し、該当案件の金額が１００００を超える場合には、担
当者ａａａが除外され、残りのｂｂｂ、ｃｃｃのどちら
かが選択される。尚、ここでは一人の担当者に案件が集
中しないようにランダムに担当者を決定しているように
しているが、一人の担当者に案件が集中しないようにす
るのであれば、他の方法を用いてもよい。例えば、案件
テーブルから担当者の処理案件の件数から処理案件が少
ない担当者へ振り分けるようにしてもよいし、また（処
理案件の件数）×１＋（至急）×２と処理の内容によっ
て重み付けを行い、少ない数の担当者へ処理を割当てる
ようにしてもよい。
振り分けテーブルの中の条件を満たす項目があるかどう
か調べる。例えば、案件の金額が１０００、至急でない
場合には、該当するものがないと判断されステップ５０
２で処理される。案件の金額が１００００より大きい
か、あるいは至急の案件であれば、該当するものがると
判断されステップ５０３へ進む。ステップ５０２では、
図４に示されたグループテーブル１４６に登録された担
当者の中からランダムに選択する。ステップ５０３は、
振り分けテーブルで登録された条件を満たす案件の場合
であり、このときはグループテーブル１４６に登録され
た担当者のうち、図３に示した振り分けテーブル１４５
の中で除外担当者を除いた残りの担当者でランダムに選
択する。例えば、該当案件がグループｇ００１に割当て
られた場合、グループｇ００１に所属する担当者ａａ
ａ、ｂｂｂ、ｃｃｃの中からランダムに選択される。も
し、該当案件の金額が１００００を超える場合には、担
当者ａａａが除外され、残りのｂｂｂ、ｃｃｃのどちら
かが選択される。尚、ここでは一人の担当者に案件が集
中しないようにランダムに担当者を決定しているように
しているが、一人の担当者に案件が集中しないようにす
るのであれば、他の方法を用いてもよい。例えば、案件
テーブルから担当者の処理案件の件数から処理案件が少
ない担当者へ振り分けるようにしてもよいし、また（処
理案件の件数）×１＋（至急）×２と処理の内容によっ
て重み付けを行い、少ない数の担当者へ処理を割当てる
ようにしてもよい。
【００１９】このようにして決定された担当者へ、先ほ
ど同様にワークフローサーバは案件を送る。
ど同様にワークフローサーバは案件を送る。
【００２０】図６は、差戻し画面の一例を示す。これ
は、クライアント側の端末に表示されるものである。い
ったん割り振られた案件が担当者の処理すべきものでな
いと気づいた担当者は、案件差戻し機能１０４を介して
差し戻す。差戻しを受けたワークフローサーバの計算機
は、再び図５の処理を行って案件を処理する担当者を決
定する。図６は、案件を差し戻す際に理由を指定するた
めの入力画面を示したものである。この画面では、項
目、条件、値を設定できるようになっている。項目６０
１をクリックするとプルダウンメニューが表示され、案
件の項目（例えば、図２に示した案件名、分類、金額、
至急フラグなどである。）が表示され、選択することが
できる。条件６０２をクリックすると、＞（大きい）、
＜（小さい）、＝（等しい）の条件がリスト表示され、
選択できる。値６０３には任意の値を入力できる。ここ
では、項目として「分類」を、条件として「＞」を、値
として「Ａ」を指定していることを示している。
は、クライアント側の端末に表示されるものである。い
ったん割り振られた案件が担当者の処理すべきものでな
いと気づいた担当者は、案件差戻し機能１０４を介して
差し戻す。差戻しを受けたワークフローサーバの計算機
は、再び図５の処理を行って案件を処理する担当者を決
定する。図６は、案件を差し戻す際に理由を指定するた
めの入力画面を示したものである。この画面では、項
目、条件、値を設定できるようになっている。項目６０
１をクリックするとプルダウンメニューが表示され、案
件の項目（例えば、図２に示した案件名、分類、金額、
至急フラグなどである。）が表示され、選択することが
できる。条件６０２をクリックすると、＞（大きい）、
＜（小さい）、＝（等しい）の条件がリスト表示され、
選択できる。値６０３には任意の値を入力できる。ここ
では、項目として「分類」を、条件として「＞」を、値
として「Ａ」を指定していることを示している。
【００２１】差戻し画面６００によって、画面にあるよ
うに分類がＡと等しい場合について差し戻すように指示
した場合、ワークフロークライアントから通信機能１０
３、及び１４１を介して振り分け機能１４３に通知され
る。通知された振り分け機能１４３は、指定された条件
を振り分けテーブル１４５に反映（登録）した上で、再
度振り分けを実行する。これによって、新たな条件が振
り分けテーブル１４５に追加され、指定した条件を満た
す案件は該当担当に振り分けられなくなる。
うに分類がＡと等しい場合について差し戻すように指示
した場合、ワークフロークライアントから通信機能１０
３、及び１４１を介して振り分け機能１４３に通知され
る。通知された振り分け機能１４３は、指定された条件
を振り分けテーブル１４５に反映（登録）した上で、再
度振り分けを実行する。これによって、新たな条件が振
り分けテーブル１４５に追加され、指定した条件を満た
す案件は該当担当に振り分けられなくなる。
【００２２】尚、担当者だけの入力で振り分けテーブル
が変更されると、追加される条件は非常に多くなってし
まい、案件の振り分けが上手くいかない場合も生じる。
が変更されると、追加される条件は非常に多くなってし
まい、案件の振り分けが上手くいかない場合も生じる。
【００２３】このような場合に備えて、図４に示すグル
ープテーブルにおいて、グループのリーダを登録し、追
加条件が送られてきたワークフローサーバ計算機は、追
加条件をグループのリーダの計算機へ送るようにしても
よい。追加条件が送られた計算機では、追加条件を表示
し、追加条件の承認、未承認の入力を待つ。ワークフロ
ーサーバの計算機は、承認が送られてきたときに、振り
分けテーブルへ登録する。
ープテーブルにおいて、グループのリーダを登録し、追
加条件が送られてきたワークフローサーバ計算機は、追
加条件をグループのリーダの計算機へ送るようにしても
よい。追加条件が送られた計算機では、追加条件を表示
し、追加条件の承認、未承認の入力を待つ。ワークフロ
ーサーバの計算機は、承認が送られてきたときに、振り
分けテーブルへ登録する。
【００２４】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
担当者自身でないとわからないような条件であっても、
振り分けられた案件を担当者が差し戻す際に条件を指定
することによって、ルールへのフィードバックが容易な
ワークフローシステムを提供することができる。
担当者自身でないとわからないような条件であっても、
振り分けられた案件を担当者が差し戻す際に条件を指定
することによって、ルールへのフィードバックが容易な
ワークフローシステムを提供することができる。
【図１】ワークフローシステムの全体構成を示した図で
ある。
ある。
【００２５】
【図２】案件テーブルの詳細を示した図である。
【００２６】
【図３】振り分けテーブルの詳細を示した図である。
【００２７】
【図４】グループテーブルの詳細を示した図である。
【００２８】
【図５】振り分け機能の処理のフローチャートを示した
図である。
図である。
【００２９】
【図６】差戻しの画面の一例を示した図である。
【００３０】
１００ ワークフロークライアント １０１ 画面制御機能 １０２ 案件操作機能 １０３ 通信機能 １０４ 案件差戻し機能 １１０ ワークフロークライアント １２０ ワークフロークライアント １３０ ネットワーク １４０ ワークフローサーバ １４１ 通信機能 １４２ 案件管理機能 １４３ 振り分け機能 １４４ 案件テーブル １４５ 振り分けテーブル １４５ グループテーブル
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 小林 紀幸 神奈川県横浜市中区尾上町６丁目81番地 日立ソフトウェアエンジニアリング株式会 社内
Claims (3)
- 【請求項１】ワークフローシステムであって、 案件の振り分けをする手段と、 案件の振り分け前の状態に差し戻す手段と、 差し戻す際に条件を指定する手段と、 該条件をルールに追加する手段と、 を備えたことを特徴とするワークフローシステム。
- 【請求項２】ワークフローシステムに適用する案件の振
り分け処理方法であって、 案件を振り分けるステップと、 案件の振り分け前の状態に差し戻すステップと、 差し戻す際に条件を指定するステップと、 該条件をルールに追加するステップと、 を備えたことを特徴とするワークフローの案件振り分け
処理方法。 - 【請求項３】ワークフローシステムに適用する振り分け
処理を行うプログラムであって、 案件を振り分ける処理と、振り分け前の状態に差し戻す
処理と、差し戻す際に条件を指定する処理と、差し戻す
際に条件を指定する処理と、該条件をルールに追加する
処理とを有する振り分け処理を行うプログラム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001044422A JP2002245218A (ja) | 2001-02-21 | 2001-02-21 | ワークフローシステム及び振り分け処理方法並びに該方法にかかるプログラム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2001044422A JP2002245218A (ja) | 2001-02-21 | 2001-02-21 | ワークフローシステム及び振り分け処理方法並びに該方法にかかるプログラム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002245218A true JP2002245218A (ja) | 2002-08-30 |
Family
ID=18906415
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2001044422A Pending JP2002245218A (ja) | 2001-02-21 | 2001-02-21 | ワークフローシステム及び振り分け処理方法並びに該方法にかかるプログラム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002245218A (ja) |
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008090667A (ja) * | 2006-10-03 | 2008-04-17 | Fuji Xerox Co Ltd | ワークフロー管理プログラムおよびワークフロー管理システム |
-
2001
- 2001-02-21 JP JP2001044422A patent/JP2002245218A/ja active Pending
Cited By (1)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2008090667A (ja) * | 2006-10-03 | 2008-04-17 | Fuji Xerox Co Ltd | ワークフロー管理プログラムおよびワークフロー管理システム |
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