JP2002125106A

JP2002125106A - 文書管理装置

Info

Publication number: JP2002125106A
Application number: JP2000314094A
Authority: JP
Inventors: Takashi Yoshikawa; 隆吉川
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2000-10-13
Filing date: 2000-10-13
Publication date: 2002-04-26

Abstract

(57)【要約】【課題】複数利用者の文書が混在したものの中から、
特定利用者の文書を簡単に選択できることができるよう
にする。【解決手段】複写した原稿画像データを画像データ記
憶部４を構成する内部大容量ハードディスクに保存する
が、その画像データの管理番号（文書ＩＤ）はフロッピ
ーディスク等のリムーバブルディスク装置部６に保存す
る。ユーザ毎にそのフロッピーディスクを所有するよう
にしておく。文書が大量にある場合、ユーザ毎の文書の
リスティングはフロッピーディスクの保存データを元に
行える。したがって、システムはユーザ文書特定のため
にユーザ名を管理する必要がなくなる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、特にオフィスに設
置される画像形成装置、たとえばデジタル複写機などに
適用され、読み取った画像データ、あるいはネットワー
クなどを介して入力された画像データを記憶し、記憶さ
れた画像データをユーザが指定して簡単に印字出力する
ことができる文書管理装置に関する。

【０００２】

【従来の技術】オフィスにおいて複写機を使用する際、
複写機で原稿を一旦複写し、その後、追加して複写する
ケースは多い。そのような時、複写のために一度スキャ
ンした原稿を再度同じ方法でスキャンすることになる
が、スキャンにより一度デジタルデータとして電子化さ
れているため、それをハードディスクなどの記憶装置に
保存しておけば、２度目の複写時には、そこから印字デ
ータを取り出せば、原稿を用意してスキャン操作をする
必要はなくなる。そこで、このように再印刷のために原
稿スキャン時に電子化し、内部ハードディスクに画像デ
ータを保存しておく複写機もすでに提案されている。こ
のような複写機では、再印刷時には、パネル上に記憶日
時のリストを表示して、利用者は所望の文書を特定し選
択し、それに対して再印刷指示をするようになってい
る。

【０００３】しかし、オフィス向けのこのような複写機
もしくはスキャナやプリンタなどを含む画像形成システ
ムでは、複数の利用者が利用することが多いため、保存
データのリスティング時、自分以外の保存データが大量
に表示されることになる。そのため再印刷のための所望
の文書を探すのが困難になる。そこで、利用者が過去に
自ら保存した複数の文書のみをリスティングする機能を
持つものとして特開平１１−１４４０４７号公報に開示
された発明が公知である。この発明は、利用者毎にＩＤ
を持ち、ＩＣカードにより利用者が自身のＩＤを入力
し、記憶される文書に利用者に対応した所有者情報を与
えるようになっている。ここで、ＩＤは利用者毎に与
えられ、文書保存時ＩＤを入力し、文書はＩＤ毎に区分
けされて保存され、再印刷時に利用者毎に文書の特定が
できるようになっている。このようにすることにより、
複数ある保存データから個人の所有するもののみを特定
できる。

【０００４】また、他の方法としては、文書保存時に利
用者固有の番号や名前を操作パネル上のテンキーを使っ
て入力したり、タッチパネルを用い、あらかじめ登録さ
れた利用者名を表示し、利用者は自分の名前を選択する
ことにより、これから保存する文書に対して所有者識別
のための情報を与えるようにする方法も知られている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかし、前記従来技術
では、利用者が利用者番号や名前を入力する場合、利用者は
それらを記憶しておく必要がある。

【０００６】また、タッチパネル等での選択において
は、タッチパネルに利用者の名前を表示するため利用者
名を登録する必要があり、利用者の追加や削除のたびに
それを更新する必要がある。

【０００７】その際、さらに利用者の選択を容易にす
ればその分、他利用者による望まない選択も容易にな
り、誤ってあるいは、故意に選択される。

【０００８】保存してある文書データを印刷する場合
には、複数の中から何らかの方法で所望の電子化文書を
選択する必要があり、このため、保存されている文書の
数が多くなるほど、所望の文書へのアクセスの負荷が多
くなる。

【０００９】などの問題がある。

【００１０】このような問題に対して、前記について
は、パスワードや暗証番号の入力を付加すれば防止でき
るが、機密性の高い文書でない場合、文書の所有者付加
のためにこれらを行うことは無駄となるだけでなく、利
用者番号や名前と同様に利用者がそれを正確に記憶して
いることが要求される。

【００１１】そこで、本発明の第１の目的は、複数利用
者の文書が混在したものの中から、特定利用者の文書を
簡単に選択できることができるようにすることにある。

【００１２】第２の目的は、再印刷時の複数の文書の選
択を行いやすくすることにある。

【００１３】第３の目的は、文書の選択時の無駄を省く
ことができるようにすることにある。

【００１４】第４の目的は、複数の文書が混在したもの
の中から、再印刷するための文書の指定を容易に行なう
ことができるようにすることにある。

【００１５】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するた
め、本発明は、入力された画像データを管理し、所望の
画像データを印字出力させる文書管理装置において、前
記入力された画像データを画像データ管理番号と対応づ
けて保存する手段と、前記画像データ管理番号を複数ま
とめて文書として管理し、各文書を文書情報と共に文書
管理番号によって管理する手段と、前記管理する手段に
記憶される文書の文書管理番号を取り外し可能な記憶媒
体に記録する手段と、前記管理する手段に記憶された文
書情報をリストとして表示する手段と、前記表示する手
段に表示された文書情報をリストから選択することによ
って文書を選択する手段と、前記選択する手段で選択さ
れた文書に該当する画像データ管理番号を取得する手段
とを備え、前記管理する手段は、前記画像データ管理番
号を取得する手段によって得られた画像データ管理番号
に対応する画像データを印字出力させることを特徴とす
る。

【００１６】この場合、前記管理する手段は、前記取り
外し可能な記憶媒体に記録された全ての前記文書管理番
号に対応する文書の１ページ目を印刷させるようにする
ことができる。その際、前記取り外し可能な記憶媒体に
記録された全ての前記文書管理番号に対応する文書のう
ち、前記選択する手段で選択された文書の１ページ目の
み印刷させるようにすることができる。

【００１７】また、前記目的を達成するため、本発明
は、入力された画像データを管理し、所望の画像データ
を画像出力させる文書管理装置において、前記入力され
た画像データを画像データ管理番号と対応づけて保存す
る手段と、前記画像データ管理番号を複数まとめて文書
として管理し、各文書を文書情報と共に文書管理番号に
よって管理する手段と、前記文書管理番号を入力する手
段と、前記文書管理番号を入力する手段から入力された
文書管理番号に該当する文書の画像データ管理番号を取
得する手段と、前記文書管理番号を用紙に印字させる手
段とを備え、前記管理する手段は、前記画像データ管理
番号を取得する手段によって得られた画像データ管理番
号に対応する画像データを印字出力させることを特徴と
する。

【００１８】この場合、前記管理する手段は、前記文書
管理番号に付加して文書の縮小画像を印字出力させる。
また、印字出力させるページを指定する手段をさらに設
け、前記管理する手段は、前記画像データ保存手段に保
存された文書の印刷時、前記ページ指定手段で指定され
たページに該当するページのみを印刷させるようにする
こともできる。

【００１９】なお、以下の実施形態において、前記入力
された画像データを画像データ管理番号と対応づけて保
存する手段は画像データ記憶部４に、前記画像データ管
理番号を複数まとめて文書として管理し、各文書を文書
情報と共に文書管理番号によって管理する手段は文書管
理部５に、前記管理する手段に記憶される文書の文書管
理番号を取り外し可能な記憶媒体に記録する手段はリム
ーバブルディスク装置部６に、前記管理する手段に記憶
された文書情報をリストとして表示する手段は操作パネ
ル７の液晶タッチパネルに、前記表示する手段に表示さ
れた文書情報をリストから選択することによって文書を
選択する手段は、操作パネル７のデータ表示部７７に、
前記選択する手段で選択された文書に該当する画像デー
タ管理番号を取得する手段は文書管理部５にそれぞれ対
応する。また、前記文書管理番号を入力する手段は操作
パネル７のテンキー７６に、前記文書管理番号を入力す
る手段から入力された文書管理番号に該当する文書の画
像データ管理番号を取得する手段および前記文書管理番
号を用紙に印字させる手段は文書管理部５にそれぞれ対
応する。

【００２０】また、以下の実施形態においては、画像デ
ータの入力は原稿読み取り部（スキャナ）１によって行
われ、画像データの印字および文書管理番号の用紙への
印字は印刷部３によって行われる。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態について
図面を参照して説明する。

【００２２】＜第１の実施形態＞図１は、本発明の第１
の実施形態に係る文書管理装置を含むデジタル複写機の
全体的な構成を示すブロック図である。同図において、
本実施形態に係るデジタル複写機は、原稿（画像）読み
取り部１、画像処理部２、印刷部３、画像データ記憶部
４、文書管理部５、リムーバルディスク部６、操作パネ
ル７および操作パネル制御部８からなる。

【００２３】原稿読み取り部１はスキャナで構成され、
原稿を光学的に読み取り、電気的信号に変換して電子化
されたデータとする。画像処理部２は原稿読み取り部１
で読み取った画像データの各種画像処理、符号化（コー
ド化）を行う。印刷部３では、画像処理部２の出力する
画像データを印字媒体、例えば用紙に印刷する。

【００２４】画像データ記憶部４は画像処理部２の出力
する画像データおよび文書情報を記憶する。この実施形
態ではハードディスクで構成され、各画像データ毎に管
理番号として画像データＩＤ（番号−以下、同様））を
持つ。文書管理部５は、画像データ記憶部４で記憶され
る画像データを複数まとめ、さらに文書情報を付加して
１つの文書として管理する。文書管理部５では、１つの
文書に対して１つの文書管理ＩＤ（番号）を有し、さら
に、文書管理ＩＤに対する、画像データＩＤの開始値、
ページ数、記憶日時の各情報の対応情報を持つ。文書管
理ＩＤを得て、画像データ記憶部４から対応する画像デ
ータを読み出す。リムーバルディスク装置部６は、フロ
ッピー（登録商標）ディスクなど取り外し可能な記録メ
ディアのための装置であり、前記文書管理部５は、リム
ーバルディスク装置６に対して文書管理ＩＤを読み書き
する。

【００２５】操作パネル部７は利用者が入力のために操
作するもので、液晶タッチパネルによって構成される。
操作パネル制御部８は操作パネルの制御を司るとともに
文書管理部５との間で通信を行ない、文書情報をパネル
に表示し、利用者からの選択を制御する機能を有する。

【００２６】この実施形態では、文書管理部５で全体の
制御を行なうように構成され、ＣＰＵ、ＲＯＭおよびＲ
ＡＭが設けられている。ＣＰＵはＲＯＭに格納されたプ
ログラムにしたがって所定の制御を実行し、ＲＯＭには
ＣＰＵが実行するプログラムおよび静的なデータが格納
され、ＲＡＭはＣＰＵが前記プログラムを実行するため
のワークエリアとして機能するとともに、前記プログラ
ムを実行するときにＣＰＵが使用する動的なデータが格
納される。

【００２７】この実施形態において、文書管理装置は、
画像データ記憶部４、文書管理部５、リムーバブルディ
スク装置部６、操作パネル７および操作パネル制御部８
から構成され、デジタル複写機の構成に組み込まれてい
る。なお、原稿読み取り部１は画像入力手段として機能
し、ネットワークに接続されたスキャナやＰＣから画像
データが入力されるインターフェイスに置き換えること
もできる。同様に印刷部３もネットワークに接続された
プリンタに置き換えることも可能である。

【００２８】図２は操作パネル部７のタッチパネルの表
示状態を示す図である。操作パネル部７には、「コピ
ー」キー７１、「再印刷」キー７２、「スタート」キー
７３、「表紙印刷」キー７４、「保存」キー７５、テン
キー７６およびデータ表示部７７が設けられている。操
作については、通常は一般の複写機と同じ操作方法で、
圧板あるいはＡＤＦ（自動原稿送り装置）に原稿を置
き、部数や濃度等の設定をし「スタート」キー７３を押
して複写を行う。画像データの保存を行いたい時は「保
存」キー７５を押してから「スタート」キー７３を押
す。あるいは保存と複写開始のキーを兼用したキーを設
けて、そのキーを用いるようにすることもでき、保存の
みで印刷を行わないキーを設け、その処理を行うように
してもよく、これらは、設計条件に応じて適宜操作パネ
ル部を設定することにより、利用者のニーズ応じて実現
できる。これら何らかの手段により保存が指示された後
は、画像処理部２によって出力されるデータがは画像デ
ータ記憶部４に記憶される。

【００２９】操作パネル部７の操作画面は前述のように
液晶パネル等のタッチパネルが使用され、操作できない
ボタン（キー）は非表示となるように設定される。保存
の指定は前述のように「保存」キー７５に触れることに
よって行う。指定した後は反転表示されその状態が明示
される。選択された状態で再び触れると非選択状態に戻
る。リムーバルディスク装置部６にフロッピーディスク
が挿入されている時は保存可能なので「保存」キー７５
が表示される。フロッピーディスクが挿入されていない
時は保存できないこととし、この「保存」キー７５は表
示されない。あるいは暗く表示するなどして、キーが無
効である旨を明示する。

【００３０】操作パネル部７の下部には、「コピー」か
「再印刷」かを選択する「コピー」キー７１と「再印
刷」キー７２が設けられ、これらは排他的に選択され
る。すなわち、「コピー」キー７１が選択されると「再
印刷」キー７２の選択は不能になり、逆の場合では、
「コピー」キー７１の選択は不能となる。

【００３１】１）「コピー」選択時の保存動作利用者は保存する必要が無く通常の複写を行う場合は、
「コピー」キー７１でコピー動作を選択後、「保存」キ
ー７５を非選択状態にしておき、原稿台（コンタクトガ
ラス）上に原稿を置き、「スタート」キー７３を押す。
保存する必要がある場合は「保存」キー７５に触れて選
択状態とし、前述のようにして原稿を置き、「スター
ト」キー７３を押す。これにより、原稿読み取り部１で
スキャンされ、電子化された画像データが画像データ記
憶部４に転送されると同時に印刷部３で印刷が行われ
る。

【００３２】原稿１ページに対して画像データが１つ生
成される。その時、画像データ記憶部４では画像データ
ＩＤが画像データ毎に新規に付加される。その後、文書
管理部５で新規に文書ＩＤが取得され、その文書ＩＤに
対して、保存日時、ページ数（＝１）、保存された画像
の画像データＩＤが記録される。その後、文書ＩＤがフ
ロッピーディスクに記録される。

【００３３】一方、ＡＤＦ（自動原稿給送装置）を使用
した場合には、同時にＡＤＦの原稿載置台に置かれた複
数原稿が１つの文書として保存される。この場合、ＡＤ
Ｆ上に原稿がなくなった時点で１文書の保存終了とみな
され、新規に文書ＩＤが取得され、それがフロッピーデ
ィスクに記録される。

【００３４】図３はＡＤＦを使用した場合の処理手順を
示すフローチャートである。このフローチャートで、Pa
geNum はページ数を表し、Image IDは文書管理部５で個
別に与えられる画像データＩＤである。Start IDは新規
文書の１ページ目の画像データＩＤを示す。文書管理部
５では１枚の原稿毎に画像データＩＤを付加している。
つまり１ページの画像はその画像データＩＤによってア
クセスされる。これは１ページ記憶される毎に数値を１
つ増やしたＩＤを付加することによって行なわれる。文
書管理部５では各文書ＩＤに対してページ数と１ページ
目の画像データＩＤを記憶する。そうしてある文書の最
後のページの画像データＩＤは「１ページ目の画像データＩＤ＋ページ数−１」で求められ、全ての画像データにアクセスできる。

【００３５】図３のフローチャートでは、まず、操作パ
ネル部７のタッチパネルで「コピー」キー７１に触れて
「コピー」を選択する（ステップ３０１）。次いで、リ
ムーバブル装置部６にＦＤなどのリムーバブルメディア
を挿入し（ステップ３０２）、ＡＤＦに原稿をセットし
た後（ステップ３０３）、「スタート」キー７３に触れ
る（ステップ３０４）。これによってPageNum は初期化
される（ステップ３０５）。

【００３６】そして、ＡＤＦの原稿載置台に原稿がある
かどうかをチェックし（ステップ３０６）、原稿があれ
ばコンタクトガラス上に給紙し（ステップ３０７）、原
稿読み取り装置１によって原稿を読み取る（ステップ３
０８）。読み取った画像データに対する前記Image IDを
１インクリメントし（ステップ３０９）、画像データを
画像データ記憶部４に格納する（ステップ３１０）。次
いで、PageNum を１インクリメントし（ステップ３１
１）、PageNum が１であれば、言い換えれば第１ページ
であれば、Start IDに画像データＩＤ（Image ID）を付
与し、ステップ３０６に戻る。一方、ステップ３１２で
PageNum が１でなければ、２ページ以降であり、画像デ
ータＩＤは付与されているので、ステップ３０６に戻
る。

【００３７】ステップ３０６では、さらにＡＤＦに原稿
があるかどうかをチェックし、次の原稿があれば、ステ
ップ３０７以降の処理を繰り返す。そして、原稿がなく
なるとこの工程で読み取った文書に対して文書ＩＤを新
たに取得し（ステップ３１４）、新規文書ＩＤとStart
IDおよびPageNum との対応を文書管理部５に登録する
（ステップ３１５）。そして、文書管理部５から新規文
書ＩＤを例えばＦＤからなるリムーバブルメディアに記
録する（ステップ３１６）。

【００３８】２）「再印刷」選択時の再印刷動作利用者がリムーバブルディスク装置部６にフロッピーデ
ィスクを挿入すると、文書管理部５はフロッピーディス
クに記録されている文書ＩＤの情報を読み出し、操作パ
ネル７のデータ表示部７７にその文書ＩＤの文書情報を
表示する。文書情報としては保存日時およびページ数で
ある。このデータ表示部７７に表示しきれない時は、デ
ータ表示部７７の右側に設けられたスクロールバー７７
１を操作することによってスクロールすることができ
る。

【００３９】図４は再印刷処理の処理手順を示すフロー
チャートである。再印刷処理では、利用者が操作パネル
７で「再印刷」キー７２を押下し、再印刷を選択すると
（ステップ４０１）、文書管理部５はフロッピーディス
クに記憶された全文書のＩＤを読み出し（ステップ４０
２）、データ表示部７７に全文書のＩＤを表示する（ス
テップ４０３）。利用者は、データ表示部７７に表示さ
れた前記情報から所望の文書を選択する（ステップ４０
４）。この選択は、タッチパネルのデータ表示部７７に
表示されている行を触れることによって行われる。

【００４０】文書が選択された状態で「スタート」キー
７３を押すと、該当する文書ＩＤに該当する文書に含ま
れる画像データＩＤに対応する画像データが文書管理部
５から読み出され、その画像が印刷部３で印刷される
（ステップ４０８）。この印刷に際しては、Start IDを
選択文書ＩＤの開始画像ＩＤに設定して文書保存時に記
録された１ページ目の画像データＩＤの画像から読み出
し（ステップ４０５）、PageNum を選択文書ＩＤのペー
ジ数に設定する（ステップ４０６）。そして、Image ID
をStart IDに置き換えて（ステップ４０７）、画像デー
タ記憶部４を構成するハードディスクからImage IDの画
像データを読み出して印刷する（ステップ４０８）。該
当するページを印刷すると、PageNum を１デクリメント
し、ImageIDを１インクリメントして、ステップ４０６
で置き換えた選択文書ＩＤのページ数が０になるまで繰
り返す（ステップ４０９〜４１１）。

【００４１】選択された文書が複数ページの場合は、画
像データＩＤが「１ページ目のページ画像ＩＤ＋文書保存時に記録され
たページ数−１」の値となるまで読み出され、印刷される（ステップ４０
６〜４１１）。文書は複数選択でき、その時は１回の
「スタート」キー７３押下で、選択されたもの全てを印
刷する。

【００４２】なお、画像データＩＤ（Image ID）と文書
ＩＤは３２bitの整数で表せば、十分な大きさなのでこ
のシステムの運用期間に保存可能な文書数を大幅に上回
り、重複なく使うことができる。ハードディスク内の１
ページの画像データと画像データＩＤとの対応を容易に
実現する手段としては、例えば、ハードディスク内のデ
ータは汎用ＯＳで用いられるファイルシステムと等価あ
るいは簡易化したものにより管理し、画像データＩＤを
１ページ画像データについては１つのファイルから構成
し、そのファイル名と画像データＩＤの番号を対応させ
るようにすればよい。

【００４３】ファイル名に画像データＩＤを含めるなど
すれば、画像データＩＤからそのファイルに容易にアク
セスできる。また文書ＩＤに対する開始ページの画像デ
ータＩＤ、ページ数、保存日時の情報は、ファイルシス
テム上のファイルに記録し、ファイル名にその文書ＩＤ
を含めるなどすればそれらへの読み書きが容易に実現で
きる。

【００４４】なお、前記実施形態において、リムーバブ
ルディスク装置６に装着されるフロッピーディスクに記
録された全ての画像データの文書管理番号、すなわち画
像データＩＤに対応する文書の１ページ目のみを印刷す
る機能を付加することもできる。

【００４５】この場合、「表紙印刷」キー７４によって
「表紙印刷」を選択した後、「スタート」キー７３を押
下することにより、そのフロッピーディスクで特定され
る全て文書の表紙つまり１ページ目の印刷が行われる。
１ページ目の画像の画像データＩＤは記憶されているの
で、それの画像データを読み出して印刷する。これは内
容の確認のための印刷であるため、読みやすさを犠牲に
して縮小印刷しても構わない。例えば１ページに４つの
文書の表紙を印刷してもよい。各表紙の上部には保存日
時が印字される。利用者は所望の文書を特定できたら、
前記データ表示部７７で選択操作を行い、前述のように
保存日時をから文書を選択し再印刷を行えばよい。縮小
印刷は、図には示していないが、前記「表紙印刷」キー
７４によって入力される「表紙印刷」を縮小するか原寸
で印刷するかを予め他の画面で設定できるようにしてお
き、「縮小印刷」が設定されているときにのみ縮小して
印刷するようにしておく。

【００４６】なお、フロッピーディスクに記憶された文
書の１ページ目を全て印刷するのに代えて、以下のよう
に構成することもできる。

【００４７】すなわち、「再印刷」キー７５を操作パネ
ル７から指定すると、フロッピーディスクに記録された
文書ＩＤの全文書が表示される。各文書は再印刷のため
に選択可能であるが、ここで文書選択後、「表紙印刷」
キー７４によって「表紙印刷」を選択し、「スタート」
キー７３を押下すると、選択されたもののみの表紙が印
刷される。この印刷は、これは前述の全ての表紙を印刷
する表紙印刷と同様に縮小印刷してもよい。

【００４８】このように本実施形態によれば、入力され
た画像データを画像データ管理番号と対応づけて保存す
る手段に保存し、文書の文書管理番号を取り外し可能な
記憶媒体に記録する手段に記録するので、利用者が過去
に保存した文書のみをリスティングすることができ、そ
のための利用者番号や名前や暗証番号等を利用者が記憶
する必要がなく、複数利用者の文書が混在したものの中
から、特定利用者の文書を簡単に選択できる。

【００４９】また、文書管理装置側では、利用者を特定
する手段をもつ必要がなく、利用者の登録が不要とな
る。また、リムーバブルディスクに記憶するのは文書管
理番号（文書ＩＤ）のみで、文書データは内部の大容量
かつ高速なハードディスクなどの画像データを保存する
手段に置かれるため、各利用者の所有するリムーバブル
ディスクは少容量かつ安価な１Ｍバイト程度のフロッピ
ーディスクで十分である。

【００５０】さらに、そのフロッピーディスクは物理的
に管理すればパスワード等の設定なく、機密性が保たれ
る。その上、利用者は文書保存時、機密性の有無が即座
に判断できない場合でも、それを判断する必要はなく、
それの有無を意識する必要もない。このようにして、オ
フィス内で共有して利用される複写機においても、個人
単位でデータの管理が行えるようになる。

【００５１】＜第２の実施形態＞図５は本発明の第２の
実施形態に係る文書管理装置を含むデジタル複写機の全
体的な構成を示すブロック図である。この実施形態は、
前述の図１に示した第１の実施形態に対して概略的には
リムーバブルディスク装置６を省略するとともに、この
省略に伴って文書管理部５の機能を、画像データ記憶部
４で記憶する画像データを複数まとめ、さらに文書情報
を付加して１つの文書として管理するために、図１２に
示すように１つの文書に対して１つの文書管理番号を有
するとともに、文書管理番号に対する画像データ番号の
開始値とページ数の情報を持つようにしたものである。
以下、同一の機能を備え、同一と見なせる各部には同一
の参照符号を付し、重複する説明は省略する。

【００５２】図６はこの実施形態における操作パネル７
の表示状態を示す図である。操作パネル７も前述の第１
の実施形態と同様にタッチパネルによって構成されてい
る。この第２の実施形態では、第１の実施形態における
データ表示部７７に変えて保存文書番号表示部７８が設
けられ、「表紙印刷」キー７４が省略されている。通常
は一般の複写機と同じ操作方法で、圧板あるいはＡＤＦ
に原稿を置き、部数や濃度等の設定をし「スタート」キ
ー７３を押して複写処理を行う。画像データの保存を行
いたい時は「保存」キー７５を押してから「スタート」
キー７３を押す。あるいは保存と複写開始のキーを兼用
したキーを用いてもよいし、保存のみで印刷を行わない
キーによりその処理を行うようにしてもよい。これら何
らかの手段により保存が指示された後は画像処理部２の
出力するデータは画像データ記憶部４に記憶される。コ
ピー操作時はこの他にも濃度や両面の指定等があるが、
省略してある。

【００５３】１）「コピー」選択時の保存動作利用者はスキャンした画像データを保存する必要が無く
通常の複写を行う場合は、「コピー」キー７１で「コピ
ー」を選択後、「保存」キー７５を非選択状態にしてお
き、原稿を置き、「スタート」キー７３を押す。「保存
文書番号表示部」７８の欄には保存する文書に与えられ
る新規に取得された文書管理番号（文書ＩＤ）が表示さ
れ、これと同じ管理番号が処理終了後印刷される。保存
する必要がある場合は「保存」キー７５に触れて「保
存」を選択状態とし、原稿を置き、「スタート」キー７
３を押す。原稿はスキャンされ、原稿読み取り部１で電
子化された画像データが画像データ記憶部４に転送され
ると同時に印刷部３で印刷が行われる。スキャンした原
稿１ページに対して画像データが１つ生成される。その
時、画像データ記憶部４では画像データ管理番号（画像
データＩＤ）が画像データ毎に新規に付加される。

【００５４】その後、文書管理部５で新規に文書管理番
号が取得され、その文書管理番号に対して、保存日時、
ページ数（＝１）、保存された画像の画像データ管理番
号が記録される。その後、文書管理番号が印刷部３によ
り印字される。ＡＤＦを使用した場合、同時に置かれ、
連続してスキャンされる複数原稿を複数ページからなる
１つの文書として保存することができる。この場合ＡＤ
Ｆ上に原稿がなくなった時点で１文書の保存終了とみな
され、新規に取得された文書管理番号が印刷部により印
字される。

【００５５】図７はＡＤＦを使用した場合の処理手順を
示すフローチャートである。このフローチャートでは、
PageNum はページ数を表し、Image IDは画像データ記憶
部４で個別に与えられる画像データ管理番号である。な
お、この実施形態でいう「管理番号」は前述の第１の実
施形態における「ＩＤ」に対応する。Start IDは新規文
書の１ページ目の画像データ管理番号を示す。画像デー
タ記憶部４内では一枚の原稿毎に画像データ管理番号
（画像データＩＤ）が付加されている。つまり１ページ
の画像はその画像データ管理番号によってアクセスされ
る。これは１ページ記憶される毎に数値を１つ増やした
番号（ＩＤ）が付加することによって行われる。文書管
理部５では各文書管理番号（文書ＩＤ）に対してページ
数と１ページ目の画像データ管理番号（画像データＩ
Ｄ）を記憶する。このようにして、ある文書の最後のペ
ージの画像データ番号は「１ページ目の画像データ管理番号＋ページ数−１」で求められ、全ての画像データにアクセスできる。

【００５６】図７のフローチャートでは、操作パネル部
７のタッチパネルで「コピー」キー７１に触れて「コピ
ー」を選択する（ステップ７０１）。次いで、ＡＤＦに
原稿をセットした後（ステップ７０３）、「スタート」
キー７３に触れる（ステップ７０３）。これによって文
書管理番号が新規に取得され（ステップ７０４）、Page
Num は初期化される（ステップ７０５）。

【００５７】そして、ＡＤＦの原稿載置台に原稿がある
かどうかをチェックし（ステップ７０６）、原稿があれ
ばコンタクトガラス上に給紙し（ステップ３０７）、原
稿読み取り装置１によって原稿を読み取る（ステップ７
０８）。読み取った画像データに対する前記Image IDを
１インクリメントし（ステップ７０９）、画像データを
画像データ記憶部４に格納して（ステップ７１０）印字
部３で画像データを印刷する（ステップ７１１）。次い
で、PageNum を１インクリメントし（ステップ７１
２）、PageNum が１であれば、言い換えれば第１ページ
であれば、Start IDに画像データ管理番号（Image ID）
を付与し、ステップ３０６に戻る。一方、ステップ３１
２でPageNum が１でなければ、２ページ以降であり、画
像データ管理番号は付与されているので、ステップ７０
６に戻る。

【００５８】ステップ７０６では、さらにＡＤＦに原稿
があるかどうかをチェックし、次の原稿があれば、ステ
ップ７０７以降の処理を繰り返す。そして、原稿がなく
なるとこの工程で読み取った文書の新規文書管理番号
（新規文書ＩＤ）に対してStart IDおよびPageNum との
対応を文書管理部５に登録する（ステップ７１５）。そ
して、印字部３で新規文書管理番号（新規文書ＩＤ）を
印字出力する（ステップ７１６）。

【００５９】２）「再印刷」選択時の再印刷動作利用者は再印刷時、文書番号を操作部パネル７のテンキ
ー７６から入力する。そして「スタート」キー７３を押
すと、該当する文書管理番号（文書ＩＤ）に該当する文
書に含まれる画像データ管理番号（画像データＩＤ）に
該当する画像データが画像データ記憶部４から読み出さ
れ、その画像が印刷部３で印刷される。

【００６０】図８は再印刷処理の処理手順を示すフロー
チャートである。再印刷処理では、利用者が操作パネル
７で「再印刷」キー７２を押下し、再印刷を選択し（ス
テップ８０１）、再印刷する文書番号をテンキー７６か
ら入力する（ステップ８０２）。これによりStart IDに
指定文書の開始画像データ管理番号（画像データＩＤ）
が設定され、文書保存時に記録された１ページ目の画像
データＩＤの画像から読み出し（ステップ８０３）、Pa
geNum を選択文書ＩＤのページ数に設定する（ステップ
８０４）。そして、Image IDをStart IDに置き換えて
（ステップ８０５）、画像データ記憶部４を構成するハ
ードディスクからImage IDの画像データを読み出して
（ステップ８０６）印刷する（ステップ８０７）。該当
するページを印刷すると、PageNumを１デクリメント
し、Image IDを１インクリメントして、ステップ８０４
で置き換えた選択文書ＩＤのページ数が０になるまで繰
り返す（ステップ８０８〜８１０）。

【００６１】すなわち、文書保存時に記録された１ペー
ジ目の画像データ管理番号の画像から読み出し、それが
複数ページの場合は画像データ番号が「１ページ目のページ画像管理番号＋文書保存時に記録
されたページ数−１」の値となるまで読み出され、印刷される。

【００６２】画像データ管理番号（画像データＩＤ）と
文書管理番号（文書ＩＤ）は前述の第１の実施形態と同
様に３２bitの整数で表せば、十分な大きさなので、第
１の実施形態と同様に処理される。

【００６３】前記印刷部では、第１の実施形態と同様
に、文書の縮小画像を印刷することが可能であり、この
機能を利用して、文書管理番号（文書ＩＤ）に付加され
る文書を縮小画像として印刷するようにした。縮小画像
データの作成はビットマップに展開された画像データを
単純に間引くだけでよい。ＡＤＦから全てのページのス
キャンと保存と印刷が終了したら、縮小画像の印刷を行
う。この例を図９に示す。この例では先頭から６ページ
の縮小画像が１ページに印字されている。なお、縮小印
刷は、第１の実施形態では、図示しない設定画面で設定
するように構成したが、この実施形態では、初期設定と
して文書管理番号（文書ＩＤ）に付加される文書は縮小
画像として出力されるようにしてある。

【００６４】図１０は縮小画像印刷処理の処理手順を示
すフローチャートである。縮小画像を印刷する場合に
は、文書管理部５は、操作パネル７から入力された保存
した文書の開始画像データ管理番号を取得し（ステップ
１００１）、Image IDに開示画像データ管理番号を設定
する（ステップ１００２）。そして、何枚の画像データ
を縮小するかというページ数ｉを初期化し（ステップ１
００３）、画像データ管理番号の画像、すなわち、Imag
e ID+iの画像（ここでは、i=0なので、Image IDの画
像）を読み出し（ステップ１００４）、縮小画像データ
を作成する（ステップ１００５）。次いで、前記ｉを１
インクリメントして１として（ステップ１００６）ステ
ップ１００４に戻る。

【００６５】ステップ１００４では、画像データ管理番
号（Image ID+1）の画像を読み出してステップ１００５
以降の処理を実行し、ステップ１００６で縮小画像印刷
ページをインクリメントし、ｉが縮小画像印刷ページ数
に達したかどうかを確認する（ステップ１００７）とい
う処理を繰り返して、ステップ１００７でｉが縮小画像
印刷ページ数に達した時点で縮小画像を印刷する（ステ
ップ１００８）。

【００６６】なお、前記画像データ記憶部４に保存され
た文書を印刷する際、指定されたページに該当するペー
ジのみを印刷することもできる。この場合、ページの指
定は、図８のフローチャートのステップ８０２における
文書管理番号（文書ＩＤ）入力時、例えばテンキー７６
により文書管理番号に続いてテンキー７６の‘♯’記号
の後に数字を入力することによって行うようにすること
ができる。なお、このようなページの指定は、他にペー
ジ指定であることを入力したり、他のキーに機能を振り
分けるなど、任意に設定することができる。

【００６７】図１１は、このようなページ番号指定再印
刷処理の処理手順を示すフローチャートである。この処
理では、まず、前述のようにして操作パネル７で「再印
刷」キー７２を押して「再印刷」処理を選択し（ステッ
プ１１０１）、印刷文書番号（文書ＩＤ）とページ番号
を入力する（ステップ１１０２）。文書管理部５は、操
作パネル７から入力された印刷文書番号とページ番号と
から指定された文書の開始画像データ管理番号を取得し
（ステップ１１０４）、Start IDに前記指定文書の開始
画像データ管理番号を設定する（ステップ１１０４）。
次いで、PageNum に指定文書のページ番号を設定し（ス
テップ１１０５）、さらに、Start IDにPageNum を加え
た数から１減算した数をImage IDに設定し（ステップ１
１０６）、画像データ記憶部４から画像データ管理番号
がImage IDの画像データを読み出し（ステップ１１０
８）、読み出された文書を印刷部３で印刷する（ステッ
プ１１０８）なお、この実施形態で特に説明しない各部は前述の第１
の実施形態と同等に構成され、同様に機能する。

【００６８】

【発明の効果】以上のように請求項１記載の発明によれ
ば、入力された画像データを画像データ管理番号と対応
づけて保存する手段に保存し、文書の文書管理番号を取
り外し可能な記憶媒体に記録する手段に記録するので、
利用者が過去に保存した文書のみをリスティングするこ
とができ、そのための利用者番号や名前や暗証番号等を
利用者が記憶する必要がなく、複数利用者の文書が混在
したものの中から、特定利用者の文書を簡単に選択して
印字出力させることができる。

【００６９】請求項２記載の発明によれば、利用者が保
存日時やページ数のみでは再印刷したい文書を特定でき
ない場合、１ページ目のみを印刷して判断できるので、
全ページの印刷を行う必要がなくなり、再印刷時の複数
の文書の選択が行いやすなる。

【００７０】請求項３記載の発明によれば、文書が大量
にある場合、利用者が記憶しているおよその保存日時や
ページ数から該当しそうなものを選択して印刷すること
によって、全ての文書の表紙を印刷することによる無駄
を省くことができる。

【００７１】請求項４記載の発明によれば、文書の複写
時に文書データに文書管理番号を付加して保存し、利用
者がその番号を保管することができるので、利用者はそ
の文書管理番号を入力するだけ文書の再印刷が容易に行
え、これにより、複数の文書が混在したものの中から、
再印刷するための文書の指定を容易に行える。

【００７２】請求項５記載の発明によれば、文書の複写
時に文書データを保存する際、縮小画像を文書管理番号
を印字する用紙１枚に印刷するので、文書管理番号の印
刷された用紙を複写された印刷物と一緒に保管する必要
がなくなり、文書管理番号の印刷された用紙のみを所有
していれば、利用者は文書の再印刷が行える。また、利
用者は大量の文書について、それぞれの文書管理番号の
印刷された用紙１枚のみをまとめて保管すれば再印刷の
際に閲覧される書類として整理することもできる。

【００７３】請求項６記載の発明によれば、再印刷した
いページが限られている場合、利用者はそのページを選
択して印刷することにより、全てのページを印刷するこ
とによる無駄を省くことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の第１の実施形態に係る文書管理装置を
含むデジタル複写機の全体的な構成を示すブロック図で
ある。

【図２】図１における操作パネル部のタッチパネルの表
示状態を示す図である。

【図３】第１の実施形態におけるＡＤＦを使用した場合
のコピー選択時の保存動作の処理手順を示すフローチャ
ートである。

【図４】第１の実施形態における再印刷処理の処理手順
を示すフローチャートである。

【図５】本発明の第２の実施形態に係る文書管理装置を
含むデジタル複写機の全体的な構成を示すブロック図で
ある。

【図６】図５における操作パネル部のタッチパネルの表
示状態を示す図である。

【図７】第２の実施形態におけるＡＤＦを使用した場合
のコピー選択時の保存動作の処理手順を示すフローチャ
ートである。

【図８】第２の実施形態における再印刷処理の処理手順
を示すフローチャートである。

【図９】第２の実施形態における保存文書番号の印字例
を示す図である。

【図１０】第２の実施形態における縮小画像印刷処理の
処理手順を示すフローチャートである。

【図１１】第２の実施形態におけるページ番号指定再印
刷処理の処理手順を示すフローチャートである。

【図１２】文書管理番号と開始画像データ管理番号とペ
ージ数とを記憶したテーブルの一例を示す図である。

【符号の説明】

１原稿読み取り部２画像処理部３印刷部４画像データ記憶部５文書管理部６リムーバブルディスク装置部７操作パネル部７１「コピー」キー７２「再印刷」キー７３「スタート」キー７４「表紙印刷」キー７５「保存」キー７６テンキー７７データ表示部７８保存文書番号表示部８操作パネル制御部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】入力された画像データを管理し、所望の
画像データを印字出力させる文書管理装置において、前記入力された画像データを画像データ管理番号と対応
づけて保存する手段と、前記画像データ管理番号を複数まとめて文書として管理
し、各文書を文書情報と共に文書管理番号によって管理
する手段と、前記管理する手段に記憶される文書の文書管理番号を取
り外し可能な記憶媒体に記録する手段と、前記管理する手段に記憶された文書情報をリストとして
表示する手段と、前記表示する手段に表示された文書情報をリストから選
択することによって文書を選択する手段と、前記選択する手段で選択された文書に該当する画像デー
タ管理番号を取得する手段と、を備え、前記管理する手
段は、前記画像データ管理番号を取得する手段によって
得られた画像データ管理番号に対応する画像データを印
字出力させることを特徴とする文書管理装置。
【請求項２】前記管理する手段は、前記取り外し可能
な記憶媒体に記録された全ての前記文書管理番号に対応
する文書の１ページ目を印刷させる機能を備えているこ
とを特徴とする請求項１記載の文書管理装置。
【請求項３】前記管理する手段は、前記取り外し可能
な記憶媒体に記録された全ての前記文書管理番号に対応
する文書のうち、前記選択する手段で選択された文書の
１ページ目を印刷させることを特徴とする請求項２記載
の文書管理装置。
【請求項４】入力された画像データを管理し、所望の
画像データを画像出力させる文書管理装置において、前記入力された画像データを画像データ管理番号と対応
づけて保存する手段と、前記画像データ管理番号を複数まとめて文書として管理
し、各文書を文書情報と共に文書管理番号によって管理
する手段と、前記文書管理番号を入力する手段と、前記文書管理番号を入力する手段から入力された文書管
理番号に該当する文書の画像データ管理番号を取得する
手段と、前記文書管理番号を用紙に印字する手段と、を備え、前
記管理する手段は、前記画像データ管理番号を取得する
手段によって得られた画像データ管理番号に対応する画
像データを印字出力させることを特徴とする文書管理装
置。
【請求項５】前記管理する手段は、前記文書管理番号
に付加して文書の縮小画像を印字出力させることを特徴
とする請求項４記載の文書管理装置。
【請求項６】印字出力させるページを指定する手段を
さらに備え、前記管理する手段は、前記画像データ保存
手段に保存された文書の印刷時、前記ページ指定手段で
指定されたページに該当するページのみを印刷させるこ
とを特徴とする請求項４記載の文書管理装置。