JP2002024072A

JP2002024072A - 共有データベースを備えた電子ファイル管理システム

Info

Publication number: JP2002024072A
Application number: JP2000201708A
Authority: JP
Inventors: Junji Uchida; 淳司内田; Yoshinobu Hara; 義信原
Original assignee: Honda Motor Co Ltd
Current assignee: Honda Motor Co Ltd
Priority date: 2000-07-04
Filing date: 2000-07-04
Publication date: 2002-01-25
Anticipated expiration: 2020-07-04
Also published as: JP4010749B2

Abstract

(57)【要約】【課題】インターネットを利用して企業間で情報交換を
行うシステムであって、セキュリティを維持しながら、
利便性を損なわないシステムを提供する。【解決手段】外部に設置された外部設置サーバとファイ
アウォールを介して通信する内部設置サーバを備える電
子ファイル管理システムであって、外部設置サーバに設
けられ、インターネットに接続された公開ウェブサーバ
と、外部設置サーバに設けられ、ユーザがインターネッ
ト経由で認証を経てアクセスすることができる共有デー
タベースと、内部設置サーバに設けられた、共有データ
ベースに対応する内部データベースと、を備え、共有デ
ータベースまたは内部データベースの変化情報に基づい
て共有データベースおよび内部データベースを整合させ
るよう構成されている。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、インターネットを
利用した電子ファイル管理システムに関し、より具体的
には、企業と複数のユーザが電子ファイルを共有するこ
とができる電子ファイル管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】インターネットによる通信が普及するに
つれて、多くの企業がホームページを提供し、対話形式
でユーザと通信するようになっている。対話形式のウェ
ブページは、ＣＧＩ(Common Gateway Interface)プログ
ラムを使用したダイナミックＨＴＭＬ文書として作成さ
れ、ユーザが書き込みをすることができるページは、フ
ォームと呼ばれる。ブラウザでウェブページを閲覧する
ユーザは、フォームの所定の箇所に書き込みを行い、ま
たは添付ファイルを付けて送信ボタンをクリックするこ
とにより、書き込んだデータおよび添付ファイルをウェ
ブサーバに送ることができる。

【０００３】このような対話式のインターネット通信を
業務に使用し、企業が自社と協力関係にある複数の企業
から、部品その他の資材に関する情報、業務の進捗状況
に関する情報などの提供を受けることが提案されてい
る。その場合、企業の内部システムのセキュリティの観
点から、インターネットに接続される公開ウェブサーバ
を社外に設置し、内部システムにはユーザがアクセスす
ることができないようにすることが行われる。

【０００４】この場合、ユーザである複数の協力会社が
注文主である企業に提供する情報はそれぞれの協力会社
の機密情報であるので、機密が保護されるようなシステ
ムにすると共に、企業内の内部設置サーバに記憶されて
いる情報とウェブサーバのデータベースに記憶されてい
る情報との整合性が維持される必要がある。

【０００５】特開平11-219326号公報には、ファイアウ
ォールで保護されたイントラネットと、このイントラネ
ットと通信を行うことができるインターネットとを用い
て電子ファイルの送受信を行うファイル管理システムに
おいて、イントラネット上にマスタ電子ファイル管理装
置を置き、インターネット上にスレーブ電子ファイル管
理装置を置いて、ユーザがスレーブ電子ファイル管理装
置にアクセスすることに応じてマスタ電子ファイル管理
装置との間で電子ファイルおよび電子ファイルの分類管
理情報の送受信を開始することが記載されている。

【０００６】しかし、この従来技術は、具体的には電子
メールの管理に関するもので、企業間の情報交換をイン
ターネットのＨＴＴＰプロトコルを用いた通信で行うも
のではない。

【０００７】

【発明が解決しようとする課題】インターネットを利用
して企業間で情報交換を行うシステムであって、セキュ
リティを維持しながら、利便性を損なわないシステムに
対する要求がある。

【０００８】

【課題を解決するための手段】この発明によるシステム
は、外部に設置された外部設置サーバとファイアウォー
ルを介して通信する内部設置サーバを備える電子ファイ
ル管理システムであって、外部設置サーバに設けられ、
インターネットに接続された公開ウェブサーバと、外部
設置サーバに設けられ、ユーザがインターネット経由で
認証を経てアクセスすることができる共有データベース
と、内部設置サーバに設けられた、共有データベースに
対応する内部データベースと、を備え、共有データベー
スまたは内部データベースの変化情報に基づいて共有デ
ータベースおよび内部データベースを整合させるよう構
成されている。

【０００９】ユーザがアクセスする外部設置サーバと、
企業内部の内部設置サーバとはファイアウォールを介し
て接続されているので、内部設置サーバのセキュリティ
を維持することができ、外部設置サーバに設けられた共
有データベースと内部設置サーバに関連する内部データ
ベースとの整合性が保たれるので、ユーザはインターネ
ット経由で簡単に内部データベースと同じ内容の共有デ
ータベースにアクセスすることができる。

【００１０】この発明の一面によると、外部設置サーバ
と内部設置サーバとは専用線で接続されており、ユーザ
による共有データベースのアクセスは、ユーザＩＤおよ
びユーザ・パスワードを利用した認証によって制限され
るので、内部設置サーバのセキュリティは、さらに強固
になる。

【００１１】

【発明の実施の形態】図１は、この発明の一実施形態の
システムの全体的な構成を示す。企業内のシステム３０
は、イントラネットなどの企業内ネットワーク３１に接
続された内部設置サーバ３３を備えており、多数の企業
内のユーザがパーソナルコンピュータ３２により内部設
置サーバをアクセスすることができる。システム３０
は、社外に設置されたサーバ２１の公開ウェブサーバ２
２にファイアウォール３５を介して接続されている。こ
の実施例では、外部設置サーバ２１と内部システム３０
とは専用線で接続されている。

【００１２】複数のユーザのパーソナル・コンピュータ
１〜ｎは、インターネット２０を介して公開ウェブサー
バ２２にアクセスし、企業のホームページにアクセスす
ることができる。ユーザは、企業のホームページからユ
ーザＩＤおよびパスワードを入力することにより業務用
のページに入ることができる。一実施例では、この業務
用のページは、ユーザごとに専用にデザインされてい
る。公開ウェブサーバのデータベースには、それぞれの
ユーザ専用のボックス２４が設けられている。たとえ
ば、あるユーザが、パーソナル・コンピュータ１を用い
て公開ウェブサーバにあるホームページをアクセスし、
フォームにデータを書き込み、添付ファウルを付けて送
信ボタンをクリックすると、このデータおよび添付ファ
イルは、そのユーザ専用のボックス２４に格納される。
ボックス２４に格納されたデータおよび添付ファイル
は、ファイアウォール３５を通って企業内の内部設置サ
ーバ３３に転送され、内部設置サーバ３３にそれぞれの
ユーザ専用に用意されたボックス３４のうち対応するボ
ックスに格納される。

【００１３】図２は、この発明の一実施例における外部
設置サーバ２１および内部システム３０のより詳細な構
成を示す。外部設置サーバ２１に設けられたウェブサー
バ２２は、ＨＴＴＰプロトコル通信部２６を備えてお
り、ユーザと公開ウェブサーバ２２との通信は、インタ
ーネット２０を介してＨＴＴＰプロトコルによって行わ
れる。通信部２６は、ＳＳＬによる暗号化通信を行うＨ
ＴＴＰＳプロトコルにも対応しており、一実施例では、
ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードの送信から先の通
信は、ＨＴＴＰＳプロトコルで行われる。公開ウェブサ
ーバ２２上で提供される企業のホームページはＣＧＩ
（Common Gateway Interface）プログラム２８で管理さ
れている。

【００１４】外部設置サーバ２１は、共有データベース
１０およびこのデータベースに対するアクセスのログを
記録するログ・ファイル１３を備えている。共有データ
ベース１０には業務用にこの電子ファイル管理システム
を利用するユーザのために、それぞれのユーザ専用のボ
ックスが設けられている。このボックスは、具体的に
は、記憶装置においてユーザＩＤごとに割り当てられる
記憶領域である。

【００１５】ユーザは、パーソナル・コンピュータ上で
ブラウザを起動し、企業のホームページのＵＲＬを入力
することにより、または予め設定されているアイコンを
クリックすることにより、企業のホームページのトップ
ページをブラウザに表示する。このトップページには、
ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードを入力するフィー
ルドが設けられている。予め企業から発行されたユーザ
ＩＤおよび予め登録されたパスワードをこれらのフィー
ルドに入力して、送信ボタンをクリックすると、これら
のユーザＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ２２
に送信され、ＣＧＩプログラム２８によって認証部１５
に渡される。

【００１６】ユーザＩＤおよびユーザ・パスワードの認
証がＯＫになることに応答して、ＣＧＩプログラム２８
は、このユーザに対応する業務ページをダイナミックメ
ニュー形成手法によりHTML文書の形で形成してユーザに
返送する。こうしてユーザのブラウザ上にこのユーザ用
の業務ページが表示される。ユーザは、業務ページの入
力フィールドに電子ファイル名を入力することにより、
共有データベース内にある自己が提供した電子ファイル
を取り出し、任意の編集作業（データ更新、削除等）を
行うことができる。また、業務ページの添付ファイルの
フィールドに新しいファイルを添付することによって、
あたらしいファイルを共有データベースに登録すること
ができる。

【００１７】一実施例では、共有データベース内にある
電子ファイルを特定するために電子ファイル名に替えて
電子ファイルＩＤを使用する。この電子ファイルＩＤ
は、ユーザが新しいファイルを公開ウェブサーバに送信
し、共有データベース１０に格納されるときに公開ウェ
ブサーバ２２によって付与され、ユーザに通知される。

【００１８】共有データベースにユーザによるアクセス
があったときは、アクセスの記録がログ・ファイル１３
に記録される。ログ・ファイルは、アクセスしたユーザ
を示すユーザＩＤフィールド、アクセスした電子ファイ
ルの電子ファイルＩＤを示すファイルＩＤフィールド、
アクセスしたファイルの名前を示すファイル名フィール
ド、操作の種類（読み出し、書き込み、上書き、削除な
ど）を示す操作フィールド、ファイルの大きさ、アクセ
スの日時を示す日時フィールドからなる。これを表にす
ると、次のようになる。

【００１９】

【表１】ログ・ファイルのフィールドユーザＩＤファイルＩＤファイル名操作大きさ日時

【００２０】１回の操作につき１つのレコードが記録さ
れる。１回の操作とは読み出し、書き込み、上書き、削
除それぞれの操作をいい、電子ファイルを読み出して修
正し、差し替える操作は、読み出しと、上書きの２回の
操作として２つのレコードとして記録される。

【００２１】ログ・ファイル１３のレコードは、関連す
る電子ファイルに付属して移動する。すなわち、電子フ
ァイルが共有データベース１０から内部設置サーバ３３
の内部データベース４０にコピーされるときには、この
電子ファイルに関するログ・レコードが内部設置サーバ
３３のログ・ファイル４３にコピーされる。逆に内部設
置サーバ３３の内部データベース４０から電子ファイル
が外部設置サーバの共有データベース１０にコピーされ
るときには、この電子ファイルに関するログ・レコード
がログ・ファイル４３からログ・ファイル１３にコピー
される。

【００２２】内部設置サーバ３３は、外部設置サーバ２
１の共有データベース１０に対応する内部データベース
４０、およびこの内部データベース４０に対するアクセ
スの記録をとるログ・ファイル４３を備えている。ログ
・ファイル４３は、外部設置サーバ２１のログ・ファイ
ル１３と同じファイル構造で形成されている。内部デー
タベース４０の内容は、ユーザに関係する電子ファイル
に関する限り、後に詳しく説明するように外部設置サー
バ２１の共有データベース１０の内容と一致するよう維
持される。

【００２３】企業内のユーザ３２は、イントラネット３
１により内部データベース４０にアクセスして電子ファ
イルを取り出し、またはユーザに提供したい電子ファイ
ルを内部データベース４０に書き込みすることができ
る。これらの操作は、すべてログ・ファイル４３に記録
される。データ書き込み部３８は、内部データベース４
０へのデータの書き込みを制御し、データ取り出し部４
２は、内部データベース４０からの電子ファイルの取り
出し（読みとり）を制御する。通信制御部４５は、内部
設置サーバ３３と外部設置サーバ２１との通信を制御す
る。この実施例では、内部設置サーバ３３と外部設置サ
ーバ２１との通信は、インターネット・プロトコル（Ｉ
Ｐプロトコル）で行われる。

【００２４】外部設置サーバ２１のログ管理部１１は、
一定時間（たとえば１５分）ごとにログ・ファイル１３
を読み出し、この一定時間の間に新たに生じたログ・レ
コードがあるかどうか、すなわち共有データベース１０
の変化に関する情報を調べる。これは、ログ・ファイル
の時間フィールドを検索することによってなされる。該
当するログ・レコードがあるときは、そのログ・レコー
ドの操作フィールドを点検する。操作フィールドの内容
が、「読み出し」であるときは、一実施例では、単にそ
のログ・レコードを内部設置サーバ３３に転送し、ログ
・ファイル４３にコピーする。これにより企業内のユー
ザ３２は、ログ・ファイル４３を点検することにより、
自己がユーザによる閲覧用として内部データベース４０
にアップロードした電子ファイルが、共有データベース
１０にコピーされた後、ユーザによって閲覧されたかど
うかを知ることができる。

【００２５】操作フィールドの内容が「書き込み」また
は「上書き」であるときは、このログ・レコードに関連
する電子ファイルを共有データベース１０から読み出し
て内部設置サーバ３３に転送し、内部データベース４０
に書き込みまたは上書きする。操作フィールドの内容が
「削除」であるときは、このログ・レコードを内部設置
サーバ３３に転送する。内部設置サーバは、このログ・
レコードの転送に応答して、内部データベース４０の該
当する電子ファイルを論理的に削除し、このログ・レコ
ードをログ・ファイル４３にコピーする。こうして、内
部データベース４０およびログ・ファイル４３の内容を
共有データベース１０およびログ・ファイル１３の内容
と一致させる。

【００２６】同様に内部設置サーバ３３のログ管理部４
１は、一定の時間ごとにログ・ファイル４３を調べ、こ
の一定時間の間に社内ユーザからの書き込み、上書き、
削除という電子ファイルの内容に変化を加える操作があ
ったかどうか、すなわち内部データベース４０の変化に
関する情報を検出する。この場合、一実施例では、「読
み取り」操作は、共有データベース１０のログに反映す
る必要性がないので、検出の対象としない。「書き込
み」または「上書き」のあったログ・レコードが検出さ
れると、対応する電子ファイルを内部データベース４０
から読み出し、ログ・レコードと共に外部設置サーバ２
１に転送し、共有データベースに書き込みまたは上書き
を行い、ログ・レコードをログ・ファイル１３にコピー
する。「削除」の場合は、単にそのログ・レコードを外
部設置サーバ２１に転送する。外部設置サーバ２１は、
このログ・レコードに応答して共有データベース１０の
対応する電子ファイルを削除し、このログ・レコードを
ログ・ファイル１３にコピーする。こうして、共有デー
タベース１０の内容を内部データベース４０の内容に一
致させる。

【００２７】企業は、ユーザに伝達したい情報を内部デ
ータベース４０に書き込むことによってユーザにより閲
覧可能な状態を実現することができる。書き込みから一
定の時間が経過すると、ログ管理部４１によってこの情
報に関連する電子ファイルが外部設置サーバ２１の共有
データベース１０に転送され、書き込まれるからであ
る。こうして、たとえば見積もり仕様書を添付した見積
もり依頼のファイルを、ユーザが閲覧することができ
る。

【００２８】図３は、ホームページのアクセスから業務
メニューの表示までのプロセスを示す。Ｘ社の協力会社
がインターネット・プロバイダにダイヤルアップ接続す
るよう設定されたパーソナル・コンピュータ１上でブラ
ウザを起動し、Ｘ社のＵＲＬを入力してエンターキーを
押すと（301）、このＵＲＬに該当する公開ウェブブラ
ウザ２２が、Ｘ社のホームページのトップページのＨＴ
ＴＰ文書をブラウザ１に送信する。こうしてブラウザ１
にＸ社のホームページのトップページが表示される（30
2）。トップページには、会社案内、製品案内、販売店
案内、などのページにハイパーリンクされた複数のボタ
ンに加えて、業務メニューのページにハイパーリンクさ
れた「業務メニュー」ボタンが含まれている。業務メニ
ューボタンの下には、ユーザＩＤおよびパスワードを入
力するフィールドが設けられている。

【００２９】ユーザがユーザＩＤおよびパスワードを入
力して「業務メニュー」ボタンをクリックすると（30
3）、通信プロトコルがＳＳＬによる暗号化通信を行う
ＨＴＴＰＳプロトコルに切り替えられ（304）、ユーザ
ＩＤおよびパスワードが公開ウェブサーバ２２に送信さ
れる（305）。公開ウェブサーバ２２は、受信したユー
ザＩＤおよびパスワードを予め登録されたものと比較認
証し（306）、認証がＯＫであれば、ユーザに応じたメ
ニューを選択してメニューページを編集し（307）、こ
のメニューページをＨＴＭＬ文書の形でパーソナルコン
ピュータ１に送信する。こうして、パーソナルコンピュ
ータ１にユーザに対応した業務用メニューページが表示
される（308）。

【００３０】図４は、Ｘ社の担当者が協力会社に見積も
り依頼を出す場合のプロセスの流れを示すフローチャー
トである。担当者は、購買部門のパーソナルコンピュー
タ上で協力会社のＹ社に送る見積もり依頼用の資料ファ
イルを作成する（401）。この資料ファイルにはＹ社の
ユーザＩＤを付加する（403）。ユーザＩＤは、取引先
管理テーブルを検索することによって得ることができ
る。

【００３１】担当者は、この資料ファイルを内部設置サ
ーバ３３の内部データベース４０にアップロードする
（405）。このとき、ログ・ファイル４３にこの資料フ
ァイルをデータベース４０に書き込んだことが記録され
る。

【００３２】ステップ407では、ログ管理部４１が前回
のログ点検から一定時間（たとえば１５分）が経過した
かどうかを判断する。一定時間が経過していると、ログ
管理部４１がログ・ファイル４３を読み、この一定時間
の間に社内ユーザによる内部データベース４０への書き
込み、上書き、削除の操作があったかどうかを判断する
（409,411）。いまの例の場合、社内の担当者による新
たな資料ファイルの書き込みがあったので、内部設置サ
ーバ３３は、この資料ファイルおよびこれに関連するロ
グ・レコードを内部データベース４０およびログ・ファ
イル４３から読み出し、通信制御装置４５による制御に
よって外部設置サーバ２１に送信する（413）。

【００３３】これに応答して外部設置サーバ２１は、こ
の資料ファイルおよび関連するログ・レコードを共有デ
ータベース１０およびログ・ファイル１３にそれぞれ書
き込む。この資料ファイルは、共有データベース１０に
おけるＹ社専用のボックスに入れられる。こうして、Ｘ
社の担当者が作成した見積もり依頼の資料ファイルをＹ
社がアクセスすることができるようになる。

【００３４】ここで、Ｙ社専用のボックスは、共有デー
タベース１０において物理的に固定の記憶領域を割り当
てられている必要はなく、Ｙ社のユーザＩＤおよびユー
ザ・パスワードを用いなければ外部からアクセスするこ
とができないようにプログラムされていればよい。

【００３５】以上にこの発明を具体的な実施例について
説明したが、この発明はこのような実施例に限定される
ものではない。

【００３６】

【発明の効果】この発明によると、インターネットを利
用して企業間で情報交換を行うシステムであって、セキ
ュリティを維持しながら、利便性を損なわないシステム
が得られる。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明による一実施例のシステムの全体的な
構成を示す図。

【図２】この発明の一実施例のシステムのより詳細を示
すブロック図。

【図３】この発明の一実施例にいてユーザが業務用のメ
ニューページをブラウザに表示させるまでのプロセスを
示すフローチャート。

【図４】Ｘ社の担当者が作成した資料ファイルを協力会
社Ｙ社がアクセスすることができるようになるまでのス
テップを示すフローチャート。

【符号の説明】

１０共有データベース１３、４３ログ・ファイル２０インターネット２１外部設置サーバ２２公開ウェブサーバ３３内部設置サーバ３５ファイアウォール４０内部データベース

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号ＦＩテーマコート゛(参考）Ｇ０６Ｆ 17/30 １２０Ｇ０６Ｆ 17/30 １２０Ａ１５０１５０ＡＦターム(参考） 5B017 AA03 BA05 CA16 5B075 KK04 KK54 KK63 PQ02 5B082 EA12 GB02 HA03 5B089 GA19 GB03 JA32 JB22 KA04 KA13 KA17 KB13 KC59

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】外部に設置された外部設置サーバとファイ
アウォールを介して通信する内部設置サーバを備える電
子ファイル管理システムであって、前記外部設置サーバに設けられ、インターネットに接続
された公開ウェブサーバと、前記外部設置サーバに設けられ、ユーザがインターネッ
ト経由で認証を経てアクセスすることができる共有デー
タベースと、前記内部設置サーバに設けられた、前記共有データベー
スに対応する内部データベースと、を備え、前記共有データベースまたは前記内部データベースの変
化情報に基づいて前記共有データベースおよび前記内部
データベースを整合させるよう構成した電子ファイル管
理システム。
【請求項２】前記外部設置サーバと前記内部設置サーバ
とは専用線で接続されており、前記ユーザの認証は、ユ
ーザＩＤおよびユーザ・パスワードを利用して行われる
請求項１に記載の電子ファイル管理システム。