JP2002007652A

JP2002007652A - 定型業務の管理システム

Info

Publication number: JP2002007652A
Application number: JP2000233730A
Authority: JP
Inventors: Hirobumi Yamaoka; 博文山岡; Keiji Nonohara; 慶治野々原
Original assignee: OZU KK
Current assignee: OZU KK
Priority date: 2000-06-26
Filing date: 2000-06-26
Publication date: 2002-01-11

Abstract

(57)【要約】【目的】企業が行う定型業務の内容詳細及び業務の実行
者、管理者、指示者を予め記録し、実行すべき時期が来
たら実行者に通知し、実行者が入力した業務進捗報告を
指示者、管理者が確認し、遅延業務に対しては自動又は
手動で督促状を送信することによって、業務の遂行を支
援し、業務を一元的に管理する。【構成】入出力装置１を介して、定型業務の情報を、職
務分掌データベース９及び業務情報データベース１０及
びマスタベータベース８を参照して職務分担表データベ
ース１１に記録する。実行すべき時期が来たら、自動入
力手段５によって更新された業務指示が実行者に通知さ
れる。実行者は業務の進捗状況を業務情報データベース
６に記録し、管理者及び指示者は記録された進捗内容を
確認し、適切なデータ処理を行う。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、事務系の業務にお
いて、定型である業務の指示・命令、進捗報告を支援す
る業務管理システムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】企業における事務系業務の遂行に携わる
者を大まかに分類すると、指示者と実行者と実行者の業
務の進捗を直接的に管理する実行者の直属の上司（管理
者）、の三者に分類される。業務の指示及び進捗報告
は、この三者間の情報交換によるものである。指示及び
進捗報告を行う方法として、口頭による方法・文書によ
る方法が一般的であるが、どちらの方法においても、前
記三者がそれぞれにメモ、手帳、文書ファイル等を利用
して、業務情報の管理を行う必要があった。

【０００３】この分野の先行技術文献としては、（１）
特開平８−３１５００３号の定型業務内容と定型外業務
内容を明確にして業務内容の仕訳の確立、並びに業務遂
行時間の把握を図り標準業務時間を確立する業務管理シ
ステム、（２）特開平９−２２４２９号の管理者が担当
者の作業の進捗状況を管理するプロジェクト進捗管理方
式において、遅延している作業を自動的に抽出し、管理
者及び担当者に通知すると共に遅延した業務に対する指
示や対応策を相互に関運させて保存し、一元的に管理す
るシステム、が提案されている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、これら
の従来の技術では、実行者が受けた業務指示に対する管
理に重点が置かれているため、指示者が指示を出す際
に、企業内で割り振られた職務分掌に従って、組織及び
人員を有効に活用すること、定期的に発生する定型業務
の指示入力の簡素化、及び指示者と実行者以外で業務遂
行に関わる管理者に対する業務情報の公開の必要性、管
理者が行うべき業務遂行のための実行者支援活動に対し
て、十分な配慮がなされていなかった。

【０００５】本発明は、上記の項目を解決すべく発明さ
れたものであり、企業の行う定型業務の把握、その業務
に対する担当部署の明確化、業務を実行すべき人員の把
握を行い、指示者が定型業務の指示を出す際の指示入力
支援として役立てること、定型業務の指示の更新を自動
的に行い、指示入力の簡略化、効率化を図ること、業務
の進捗の一元管理を実行者、指示者、管理者が共通して
行えること、管理者が行った実行者支援活動を指示者に
報告することを目的としている。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成する本発
明は、個人識別入力手段と、企業が行う定型である業務
を、それぞれの部署・課が担当する業務内容及び所属社
員の職務分掌・業務分掌・職務分担表データとして記録
及び編集する手段と、定型業務に関する指示内容の詳細
項目を記録する手段、それぞれの業務に対する進捗報告
を記録する手段、及び進捗報告に対して業務の完了を承
認し記録する手段、期限が過ぎた業務に対して自動的に
督促を送信する手段、個人が担当する全業務の詳細項目
を一覧表形式で表示する手段とを備える構成としてい
る。

【０００７】さらに、本発明における定型業務に関する
指示内容の詳細項目を記録する手段は、職務分掌・業務
分掌・職務分担表データとして記録及び編集する手段に
よって構成された記録媒体からデータを読み込み、選択
する機能、業務名を見出しマスタから選択・入力する機
能、業務の実行者を社員記憶部から選択・入力する機
能、書類出力・ファイリング・書類提出の要／不要及び
一次確認者・最終確認者の設定機能、実施予定期間を既
定の定期パターンから選択する実施期間入力機能、実施
期間に開始補正・完了補正を入力し、期間を自由に設定
する機能、定期的業務を自動更新し指示を出す機能、自
動更新の実行を社員ごとに設定する機能、業務内容を変
更することが可能である機能、日付が不明確である業務
を検討期間と共に入力すると、日付入力の必要を本シス
テム起動時に知らせる機能を備える構成としている。

【０００８】さらに、本発明における進捗報告を記憶す
る手段は、実行者による業務の実行開始日、完了日、必
要書類の提出／未提出、業務完了率、報告をそれぞれ入
力、記憶し、報告データを閲覧する機能及び報告書とし
て日次・月次・半期次・年次の報告書を印刷する機能、
前項において一次確認者に設定された者が業務に対する
関与内容を入力、記憶し、関与履歴を閲覧する機能を備
える構成としている。

【０００９】さらに、本発明における進捗報告を記憶す
る手段は、記録される業務データは、それぞれの業務関
係者及び権限の与えられた者のみが出力することが可能
である機密保持機能を備える構成としている。

【００１０】本発明によれば、指示者が定型業務の指示
を入力する際、そもそもその業務を行うべき部署及び所
属人員が分掌データによって確認できるので、組織及び
人材を有効に活用した指示が出せると共に、定期的に実
行が必要な業務の指示を漏らすことなく出せる。又、実
行日が明確でない業務も、入力しておけば必要項目の補
完を通知するので、必要に応じた時期に指示出しができ
る。出した指示の内容に変更が生じた場合も、変更機能
により、内容を修正できるので、業務の変動にも機敏か
つ柔軟に対応できる。又、組織の改造、人員の移動の
際、分掌データの変更も権限の承認された者によって変
更可能であるので、常に新しい企業データを提供でき
る。指示を出した後の業務の進捗状況においては、実行
者の入力した報告内容を随時に確認でき、遅延業務に対
しては、自動又は手動で督促状を送ることができるの
で、次の指示を出す時期を逃さず、業務運用の効率が飛
躍的に向上する。又、指示を出した複数の社員の業務進
捗が確認できるので、業務の一元管理ができる。

【００１１】また、実行者からすると、担当する業務の
指示内容が一覧表で確認でき、期限及び報告書の必要性
なども同時に確認できるので、指示の聞き漏らしや計画
段階でのミスを防止すると共に、遅延業務に対しては督
促状が送られるので、業務の優先順位の判断に役立つ。

【００１２】また、実行者の直属の上司である管理者か
らすると、部下の業務の進捗状況が明確に把握できるの
で、適切なアドバイスや催促等により、部下の業務の実
行を支援することが容易となり、又実際に行った関与内
容を記録することができるので、指示者との連携も取
れ、協力体制が強化され業務の全体の効率が向上する。

【００１３】

【実施例】以下図面を参照してこの発明の実施例を説明
する。図１は、本発明に係る定型業務の管理システムの
一実施例を示す構成図である。図において、１は本シス
テムの入出力装置となるパーソナルコンピュータ、２は
本システム起動時に必要となる、ユーザーを識別する個
人識別入力手段、３は画面の表示に関するデータを処理
する表示制御手段、４は業務情報の登録、追加、変更に
関するデータ処理を行うデータ追加／変更手段、５は定
型業務の更新や遅延業務に対する督促を自動的に送信す
るデータ処理を行う自動入力手段、また表示制御手段３
とデータ追加／変更手段４と自動入力手段５によって、
本発明のデータ処理装置が構成される。６は定型業務の
詳細情報を記録する業務情報データベース、７は管理者
が実行者に対して行った実行支援内容を記録する関与履
歴データベース、８は社員マスタや定型業務の名前が記
録された見出しマスタを格納するマスタデータベース、
９は企業の持つ職務の分掌を記録する職務分掌データベ
ース、１０は職務分掌を更に詳細に記録した業務分掌デ
ータベース、１１は業務分掌を更に詳細に分担した職務
分担表データベース、１２は遅延業務に対する督促状を
記録する督促状データベース、１３は完了業務に対する
承認の権限委任等を記録する設定用データベースであ
り、以上のデータベースによって本発明の記憶装置が構
成される。

【００１４】次に、動作の概要について説明する。図１
に示すように、ユーザーがパーソナルコンピュータ１に
おいて、個人識別入力手段２を経て本発明の定型業務の
管理システムを起動させると、表示制御手段３によって
業務情報の一覧表を表示し、更に必要な情報を要求する
と、業務情報データベース６に格納されているデータを
検索し、再び表示制御手段３によってデータを要求され
た形式に従って表示する。また、例えば業務指示を入力
する際には、定型業務の見出しマスタや社員マスタが格
納されているマスタデータベース８、及び企業における
職務分掌データを記録した職務分掌データベース９、及
び職務分掌を更に詳細に記録した業務分掌データベース
１０、及び職務分担表を記録した職務分担表データベー
ス１１から、必要に応じてデータを参照し、データ追加
／変更手段４によって業務データを入力すると、業務情
報データベース６に業務指示の詳細データを格納すると
同時に、表示制御手段３によって業務データを画面に表
示する。また、例えば定期的に発生する業務に関して
は、自動入力手段５が実行周期のきている業務を、業務
情報データベース６から自動的に検出して、表示制御手
段３によって画面に表示する。また、例えば実行者に対
する管理者の実行支援に関しては、データ追加／変更手
段４によって関与内容を入力すると、関与履歴データベ
ース７にデータを記録し、必要に応じて表示制御手段３
によって、関与データを表示する。また、例えば遅延業
務に対する督促状は、自動入力手段５が督促状データベ
ース１２を検索し、督促状の送信が必要である業務を検
出して督促状を作成し、督促状データを督促状データベ
ース１２に記録する。また、例えば完了業務に対する承
認の権限委任状況を確認する場合は、設定用データベー
ス１３に記録された権限委任データを検索し、表示制御
手段３によって画面に表示される。

【００１５】図２に沿って、企業に属する部署名及び各
部署が担当する定型である業務内容（以下、職務分掌と
称する）を登録する動作の概要を説明する。図２に示
す、Ｓ１において入力された職務分掌は、Ｓ２において
職務分掌データベース９に記録され、職務分掌の登録が
完了する。

【００１６】図３に沿って、企業に属する課名及び各課
が担当する定型である業務内容（以下、業務分掌と称す
る）を登録する動作の概要を説明する。図３において、
Ｓ３に示す業務分掌の入力にあたり、Ｓ１によって入力
された職務分掌データを職務分掌データベース９から検
索、参照し、各部署に属する課及び各課が担当する業務
内容を詳細に入力し、Ｓ４で業務分掌データベース１０
に記録され、業務分掌の登録が完了する。

【００１７】次に、定型業務に関する指示を出す動作に
ついて説明する。定型業務の指示は、前記における職務
分掌及び業務分掌に基づいて、各課に所属する社員及び
定型業務の内容（以下、職務分担表と称する）を入力す
ること、及び自動入力手段５が行う業務の更新作業によ
って、業務の指示を出すことができる。まず、定型業務
の職務分担表の登録動作について説明する。図４におい
て、職務分担表の登録にあたり、Ｓ５の分掌選択する操
作によって、職務分掌及び業務分掌を参照、選択して設
定することが可能である。Ｓ６において、業務名をマス
タデータベース８に格納される見出しマスタを参照、選
択して入力する。Ｓ７において、業務実行の周期を選択
する。Ｓ８において、業務の実行者をマスタデータベー
ス８に格納される社員マスタを参照、選択して入力す
る。Ｓ９において、報告書、書類の出力及びファイリン
グの必要／不要を選択する。その他の必要項目を全て入
力し、Ｓ１０で登録ボタンを押下すると、Ｉ１で登録が
完了であるかのチェックがされ、必要項目に入力漏れが
あった場合は、どの項目を入力する必要があるのかを通
知する。必要項目が全て入力されていれば、Ｓ１１で職
務分担表データベースにデータが記録され、職務分担表
の登録が完了する。尚、必要項目の入力Ｓ５からＳ９ま
での入力手順は順不同である。また、登録時に、業務実
施に関する日付が不明確である場合、Ｓ７における実行
周期入力に際して、業務実施期限等を未定に設定し、検
討期間と共に登録しておくと、本システム起動時に職務
分担表データベース１１から、データを読み込んで日付
未定の定型業務があることを自動的に表示する。

【００１８】それでは、上記の入力作業を実際の画面例
に従って説明しよう。図５は職務分担表登録の画面例で
ある。まず、ｂにおいて定型業務の所属部署・課を選択
し、業務の分掌選択をａにて行う。尚、ｂにおいて部署
・課の選択を行っていなければ、分掌入力の際のデータ
参照はなされない。ｃにおいて見出しを設定する。ｄに
おいて業務の実行周期を入力する。実行周期は、例えば
月末や曜日、日付等に設定できる。ここでは、日次業務
として実行時間を設定した。また、開始補正及び完了補
正を設定することによって、実施に一定の期間を要する
業務の登録も可能である。ｅにおいて業務の関係者を選
択する。画面例では、実行者が担当者、管理者が一次確
認者、指示者が最終確認者として表示されている。ｆに
おいて、必要書類の設定を行う。また実施月を指定する
と、指定された月に業務指示を自動更新する（次々項参
照）。その他、必要に応じて項目に入力を行い、ｇの登
録ボタンを押して登録が完了する。

【００１９】上記の職務分担表登録作業を終えると、分
担表データベース１１に記録された業務データは、画面
上において例えば図６のように表示される。図６は、職
務分担表の表示画面例である。メニューから分担表の表
示を選択すると、まず図６のＡのように表示される。図
６のＡに示すデータは、社員情報データである。表示情
報選択において、別のデータを選択すると、Ａに示すデ
ータが、選択されたデータに置き換わって表示される。

【００２０】次に、自動入力手段５によって実際の業務
指示を出す動作について説明する。図７において、Ｓ１
２ａはシステム起動時に自動入力手段が自動的にスター
トすることを示している。自動入力手段がスタートする
と、まずＳ１３で職務分担表データベース１１を検索し
て、実行周期及び前回の更新からの経過時間を比較し、
１２で業務情報データベースにおける定型業務データの
更新が必要であれば、Ｓ１４で業務情報データベース６
にデータの記録、更新を行い、Ｓ１５ａで自動入力手段
における更新作業が終了し、１２においてデータの更新
が必要でなければ、Ｓ１５ａで自動入力手段における更
新作業が終了する。業務の実行指示は、全て業務情報デ
ータベース６に記録され、ここから実行者の職務情報に
読み込まれる。

【００２１】次に、個人識別入力の動作を画面例に従っ
て説明する。図８は、本発明における個人識別入力の画
面例である。まず、本システム起動時に図８Ａに示すよ
うなログオン画面が表示される。図８Ａのユーザー名を
クリックすると、図８Ｂの社員選択画面が表示される。
図８Ｂの社員選択画面では、社員データとして社員名、
所属部課のほかに役職等も予め設定されており、ログオ
ンされたユーザーの役職によって使用可能な機能範囲が
若干異なるように設定することが可能である。ユーザー
は、名前を決定ボタンによって選択し、図８Ａにおいて
パスワードを入力し、ＯＫボタンを押して、個人識別を
行う。この時、ユーザー名及びパスワードが正しい場合
のみ、本システムが起動する。

【００２２】次に、定型業務の指示の確認動作について
説明する。個人識別入力手段２によって、個人識別され
たユーザーが、システムを起動すると、図９においてＳ
１６ａ職務情報表示によってユーザーが実行するべき職
務の件数が表示される。職務情報表示画面に設置されて
いる職務一覧ボタンを押下すると、Ｓ１７で職務一覧表
示される。ここでは、ユーザーが実行者と指定された業
務を業務情報データベース６から検出し、業務名、期限
等のデータを簡易的な一覧表として表示する。一覧表を
確認したら、Ｓ１８のＯＫボタン押下をすると、再び職
務情報表示Ｓ１６ａに戻り、終了する場合は、メインメ
ニュー表示１２０から、終了ボタンを押下して終了す
る。

【００２３】前項に説明した職務情報の画面例を説明す
る。図１０は、メニュー画面例（その１）である。個人
識別入力手段２を経て、本システムを起動すると、まず
図１０Ｂの職務情報画面が表示される。実行すべき職務
の内容を確認する場合は職務一覧ボタンを押すと、図１
０Ｃの簡易一覧表が表示され、内容の確認後ＯＫボタン
を押すと、図１０Ｂの職務情報画面に戻る。他の動作に
移る場合は、図１０Ｂのメインメニューへボタンを押す
と、図１０Ａのメインメニュー画面が表示される。

【００２４】図１１は、メニュー画面例（その２）であ
る。図１１で示すメインメニューは、個人識別手段にお
けるユーザーの役職が一般社員である場合の例である。
図１０Ａはログイン時においてユーザーが役職者である
場合に表示されるメニューであり、両メニューを比較す
ると、図１１中の丸印部分の上司業務管理及び業務設定
ボタン部分が異なっている。図１０Ａは、上司業務管理
及び業務設定ボタンが使用可能の状態であり、図１１は
同ボタンが使用不可の状態であることを意味している。
個人識別手段によって識別されたユーザーの役職に応じ
て本システムにおける使用可能である機能範囲を設定す
ることで、本システム操作上のミスを減少させることを
目的としている。

【００２５】次に、業務の進捗報告登録の動作について
説明する。個人識別入力手段２によって個人識別された
ユーザーが、システムを起動して、図１２においてＳ２
０進捗報告入力画面を表示すると、業務情報データベー
ス６からユーザーが実行者に設定された業務データを検
出し、業務の情報が一覧表に表示される。同一覧表に、
業務の開始日、終了日、進捗率等の進捗データを書き込
み、Ｓ２１進捗報告入力を行う。入力された進捗内容
は、Ｓ２２で業務情報データベース６に記録され、進捗
報告の登録は完了する。

【００２６】前項において説明した進捗報告入力の動作
を、画面例に従って説明する。図１３は、進捗報告入力
の画面例である。図１３における画面例（その１）では
進捗入力前の画面例を示し、画面例（その２）では、業
務が期限内に完了した場合の進捗入力後の画面例を示し
ている。進捗状況の入力は、設定された進捗マスタをマ
スタデータベース８から参照、選択して入力すると、そ
れぞれの進捗状況に応じた報告内容が自動的に表示され
る。また、報告内容は手動で作成することも可能であ
る。入力された進捗内容は、進捗報告入力と同時に、業
務情報データベースに自動的に保存される。また日報を
印刷する場合は、図１３の丸で示された一覧日報ボタン
を押すと、業務日報として進捗報告入力画面（その２）
に入力されたデータを業務情報データベース６から検索
し、業務内容、期限、進捗状況及び報告内容等を一覧表
に表示し、印刷される。月次・半期次・年次の報告書
は、図１０のメニュー画面例（その１）における機能ツ
ールの印刷を選択し、印刷を行う。

【００２７】次に、管理者又は指示者に設定されたユー
ザーが関与すべき職務の内容を確認する動作を、画面例
に従って説明する。図１４は、関与職務情報の画面例で
ある。図１４Ａは、ユーザーが実行者以外に設定されて
いる職務を関与職務として件数を表示した画面であり、
図１０Ｂに示した職務情報の一部である。図１４Ａにお
ける状況確認ボタンを押すと、図１４Ｂに示す、関与社
員及び関与職務件数一覧の画面が表示される。更に、図
１４Ｂにおける詳細ボタンを押すと、図１４Ｃに示す、
関与職務の内容詳細画面が表示される。内容確認後、閉
じるボタンを押すと図１４Ｂ画面に戻り、図１４Ｂにお
ける閉じるボタンを押すと、図１４Ａ画面に戻り、関与
すべき職務内容の確認動作が終了する。

【００２８】次に、管理者の業務に対する実行支援活動
の登録の動作について説明する。図１５において、Ｓ１
６ｂは、個人識別入力手段２によって個人識別されたユ
ーザーが管理者に設定された業務の件数が関与職務とし
て表示されることを示している。Ｓ２３ａで、その画面
上において状況確認ボタンを押すと、Ｓ２４ａでユーザ
ーが関与する職務の内容と件数が一覧表に示される。さ
らに、その画面において関与内容入力ボタンを押すと、
内容入力画面が表示されるので、Ｓ２５で関与内容を入
力し、入力した内容はＳ２６において関与履歴データベ
ース１２に記録され、実行支援活動の登録は完了する。

【００２９】次に、督促状の自動送信について説明す
る。図１６において、Ｓ１２ｂはシステム起動時に自動
入力手段５が作動することを示している。自動入力手段
における自動督促状送付手段が、Ｓ２７で督促状データ
ベースの検索を行い、１３で実行期限の過ぎた業務で督
促状が自動送付の設定で尚かつ督促状が未送付であるも
のを検出し、督促状の送付が必要である業務に対して督
促状を作成して、Ｓ２８で督促状データベース１２に記
録し、Ｓ１５ｂ自動入力手段の動作が終了する。督促状
の送付が必要でない場合は、Ｓ１５ｂ自動入力手段の動
作が終了する。

【００３０】次に、督促状を手動で送付する場合の動作
について説明する。図１７において、Ｓ１６ｃは、個人
識別入力手段２によって個人識別されたユーザーが管理
者に設定された業務の件数が関与職務として表示される
ことを示している。Ｓ２３ｂで、その画面上において状
況確認ボタンを押すと、Ｓ２４ｂでユーザーが関与する
職務の内容と件数が一覧表に示されるという動作は、図
１５に示すものと同様である。更に、Ｓ２９で一覧表画
面に設置されている督促状送付ボタンを押すと、督促状
作成画面が表示されるので、Ｓ３０で督促内容の必要事
項を入力し、送信を押すとＳ３１で督促状データベース
１２に督促状が記録され、手動による督促状送付の動作
が完了する。尚、督促状の手動送信は、ユーザーが指示
者又は管理者に設定されている業務に対してのみ行うこ
とが可能である。

【００３１】前項で説明した督促状を手動送付する場合
に督促内容の必要事項入力する動作を、画面例に従って
説明する。図１８は、手動による督促状の入力及び送信
画面例である。この画面は、図１０Ａに示す機能ツール
の督促状又は図１４Ｃに示す督促ボタンを選択すること
によって表示される。図１８に示した画面に、適切な督
促文を入力し、督促ボタンを押すと内容が督促状データ
ベース１２に記録されて、督促状の手動による入力、送
信動作が完了する。

【００３２】次に、督促状の自動送信の停止設定の動作
について説明する。図１９において、Ｓ３２はメインメ
ニューから督促状自動送信停止設定を選択することを示
している。Ｓ３３は、現在督促状の自動送信が停止設定
になっている対象が一覧表に表示されることを示してい
る。Ｓ３４は、自動送信停止設定操作として自動送信停
止設定の追加及び解除の操作をすることを示している。
自動送信停止設定の追加を行う場合、設定追加ボタンを
押し、対象を全部署全社員あるいは部署選択あるいは社
員選択によって選択決定する。自動送信停止設定の解除
を行う場合、それぞれの対象に設置されている解除ボタ
ンを押す。設定操作を行うと、Ｓ３５に示すように、停
止設定情報が入力され、Ｓ３６で設定用データベース１
３に記録され、督促状の自動送信停止設定が完了する。
尚、督促状の自動送信停止設定は、設定を行う権限のあ
るユーザーのみが行うことが可能である。

【００３３】次に、送付された督促状の確認動作につい
て説明する。図２０において、Ｓ３７ａは、個人識別入
力手段２によって個人識別されたユーザーに対して督促
状が送信されている場合、システムの起動時に送信され
た督促状が自動的に表示されることを示している。ユー
ザーは督促状の内容を確認し、Ｓ３８において督促状確
認ボタンを押すと、Ｓ３９において督促状の内容が確認
されたことが督促状データベースに記録され、ユーザー
は次の操作に移ることができる。督促状の内容確認ボタ
ンが押されない場合は、次の操作に移ることができな
い。

【００３４】次に、督促状の送付された業務が完了した
場合の督促状処理動作について説明する。図２１におい
て、Ｓ４０は、メインメニューから督促状確認画面を選
択することを示している。Ｓ３７ｂは、督促状の内容が
示された画面が表示されることを示している。Ｓ４１に
おいて、完了業務に対してその画面上に設置された完了
申請ボタンを押すと、１４において、業務情報データベ
ース６を検索し、業務の完了報告がされているかを調
べ、完了である場合は、Ｓ４２において、督促状データ
ベースに完了申請が行われたことを記録する。業務完了
の報告が行われていない場合は、Ｓ３７ｂの督促状表示
画面に戻る。Ｓ４３は、完了申請が行われた業務の督促
状が督促状表示画面で非表示になることを示し、督促状
表示画面で、非表示になると、督促状の処理は完了す
る。

【００３５】上記で説明した督促状の処理動作を画面例
に従って説明する。図２２は、本システムを起動したユ
ーザーに督促状が送信されている場合、最初に表示され
る督促状確認画面例である。ユーザーは、画面上の督促
確認ボタンを押さなければ、次の動作を行うことはでき
ない。また、業務完了後は、進捗入力後に督促状に対し
て完了申請を、完了申請ボタンを押して申請しなけれ
ば、督促状が画面上で非表示になることはなく、例えば
図１０に示した職務情報の督促状において件数表示さ
れ、メニューから督促状確認画面を選択すれば、いつで
も図２２で示す画面を表示することができる。

【００３６】次に、完了した業務に対して完了を承認す
る動作について説明する。個人識別入力手段２によって
個人識別されたユーザーが、図４及び図５において説明
した職務分担表の登録時に定型業務の最終確認者に指定
されている業務に関して、図２３に示すように、Ｓ４４
でメインメニューから職務承認を選択すると、Ｓ４５で
実行者が入力した進捗報告の内容が表示され、進捗状況
を確認することができる。内容を確認し、Ｓ４６におい
て一覧表に設置された承認ボタンを押すと、１５で業務
が完了であるかチェックされる。業務が完了していれ
ば、Ｓ４７で指示者、実行者、管理者の全ての職務一覧
における業務の表示が非表示になり、業務が完了し承認
が下されたことを業務情報データベース６に記録する。
業務が完了していない場合は１６において更に、業務遂
行を中止するかの質問を表示し、中止しない場合は、Ｓ
４５の進捗報告確認画面に戻り、業務が未完了であるこ
とを確認する。業務遂行を中止する場合は業務が完了し
ている場合と同様に、Ｓ４７で指示者、実行者、管理者
の全ての職務一覧における業務の表示が非表示になり、
未完了業務に対して中止の指示が下されたことを業務情
報データベース６に記録し、承認動作が終了する。

【００３７】前項で説明した職務の完了承認の動作を画
面例に従って、説明する。図２４は、職務承認の画面例
である。図４及び図５において説明した職務分担表の登
録時に定型業務の最終確認者に指定されているユーザー
は、図２４の丸ａで囲んだ承認対象選択において関与す
べき社員を選択すると、ユーザーが承認すべき業務が職
務承認画面例のように一覧表示される。ユーザーは、業
務完了の進捗報告が入力されているかを確認することが
できる。図２４丸ｂで示した承認ボタンを押すと、業務
が完了している場合は承認されたことが業務情報データ
ベース６に記録され、業務が未完了の場合は図２４業務
中止通知例で示した画面が表示され、中止の場合は未完
了中止の旨が業務情報データベース６に記録される。中
止しない場合は、職務承認画面に戻る。

【００３８】次に、承認の権限を設定する動作について
説明する。図２５において、Ｓ４８は、メインメニュー
から職務承認の権限委任を選択することを示している。
Ｓ４８によって権限委任を選択されると、現在の職務承
認の権限委任状況が一覧表に表示された画面が開く。Ｓ
４９はその画面上に設置された委任設定追加ボタンを押
すことを示し、Ｓ５０は委任設定する内容を入力する画
面に、委任設定内容を入力することを示している。委任
設定内容が入力されると、Ｓ５１において設定用データ
ベース１３に記録し、承認権限設定の動作が完了する。
尚、承認権限設定は、設定する権限の与えられたユーザ
ーのみ、設定を行うことが可能である。

【００３９】次に、実行者及び指示者間での進捗報告と
報告確認及び承認の動作について説明する。この動作
は、図７における業務情報の自動更新及び図９における
業務内容の確認及び図１２における進捗報告の入力及び
図２３における承認、以上の動作を総合し更に実行者側
のデータ処理動作を加えて、図２６において、業務の実
行者と指示者間におけるデータの流れとして説明する。

【００４０】図２６において、Ｓ１２ａは自動入力手段
によって例えば業務Ａの実行指示に関して自動更新が行
われることを示し、更新された業務Ａ情報は業務情報デ
ータベース６に記録される。Ｓ５４は業務Ａの実行者に
設定されているユーザーが本システムを起動することを
示し、Ｓ１７は実行者の担当する業務が業務情報データ
ベースから検索され、職務一覧形式に表示されることを
示している。業務一覧中には、先程自動更新が行われた
業務Ａが表示される。実行者は、業務Ａを遂行次第、Ｓ
２１において進捗を入力する。入力された進捗データ
は、業務情報データベース６に記録される。Ｓ５２は業
務Ａの指示者に設定されたユーザーが本システムを起動
することを示している。Ｓ４５は業務Ａの指示者が、入
力された業務Ａに関する進捗報告を確認することを示
し、Ｓ４６は指示者が、業務Ａが完了したことを承認す
ることを示している。完了承認ボタンが押されたら、１
５において業務Ａの完了報告に関するデータを業務情報
データベースから検出し、未完了の場合は１６におい
て、業務遂行を中止するかの確認を取り、中止する場合
はＳ４７で実行者側の職務一覧において業務Ａに関する
情報が非表示になり、業務Ａに関する指示者側の処理デ
ータが業務情報データベース６に記録される。また、１
５において業務Ａの完了が確認されれば、Ｓ４７の処理
に移る。また、業務Ａを未完了中止しない場合は、Ｓ４
５の進捗確認画面に戻る。Ｓ５３は以上の操作を経て、
指示者の業務Ａに関する処理が終了することを示してい
る。一方、実行者側は、進捗入力Ｓ２１において業務Ａ
完了の旨を入力すると、１７において完了の報告が入力
されたことを確認し、Ｓ４７において指示者側から業務
Ａに対する承認データが業務情報データベース６に記録
されると、同データベース６から承認データが読み込ま
れ、Ｓ５５において実行者側の職務一覧で業務Ａに関す
るデータが非表示になり、Ｓ５６において、実行者の業
務Ａに関するデータ処理が終了する。

【００４１】

【発明の効果】以上のように、本発明による定型業務の
管理システムによれば、企業における定型である業務の
詳細及び実行者を設定することによって、定型業務の指
示が自動的に実行者に通知され、業務の指示時における
指示者側の指示忘れや実行者が複数である場合の指示漏
らし等のミスを防ぎ、また実行者側の聞き漏らしや業務
整理上のミス等を防ぐ効果がある。

【００４２】また、業務の進捗を管理する管理者を設定
することにより、業務の実行に対する支援をよりきめ細
かくし、更に遅延業務に対して督促状を自動又は手動で
送信することにより、遅延業務の減少を図る。また、管
理者の実行支援すべき内容を明確にすることで、管理へ
の意識を高め、指示者の実行支援に対する負担を軽減す
る効果がある。

【００４３】更に、実行者が入力した業務の進捗報告を
指示者が随時に確認することができ、同時に実行者の上
司である管理者が行った実行支援内容も確認でき、実行
者、指示者及び管理者間での情報を密にすることが可能
となり、業務遂行の効率向上の効果がある。また、多く
の部下を持つ上司が、部下の担当する業務を一元管理す
ることが可能となり、業務管理に係る負担を大幅に削減
する効果がある。

【００４４】また、ネットワーク環境において本システ
ムを稼働させることによって、実行者が遠隔地にいる場
合でも通常通りに業務の指示及び進捗報告が可能であ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態の全体構成を示すブロック
図である。

【図２】本発明における企業に属する職務分掌の登録を
説明するためのフローチャートである。

【図３】本発明における企業に属する業務分掌の登録を
説明するためのフローチャートである。

【図４】本発明における企業に属する社員と各社員が担
当する業務の登録を説明するためのフローチャートであ
る。

【図５】本発明における職務分担表の登録画面例であ
る。

【図６】本発明における職務分担表を表示する画面例で
ある。

【図７】本発明における定型業務の自動更新の動作を説
明するためのフローチャートである。

【図８】本発明における個人識別を入力するための画面
例である。

【図９】本発明における定型業務の確認の動作を説明す
るためのフローチャートである。

【図１０】本発明におけるメニュー画面例（その１）及
び職務情報画面例である。

【図１１】本発明におけるメニュー画面例（その２）で
ある。

【図１２】本発明における業務の進捗状況を報告の入力
動作を説明するためのフローチャートである。

【図１３】本発明における進捗報告入力画面（その１）
及び進捗報告入力画面（その２）である。

【図１４】本発明における関与職務を確認するための画
面例である。

【図１５】本発明における業務の管理者による業務実行
支援内容の登録を説明するためのフローチャートであ
る。

【図１６】本発明における遅延業務に対する督促状を自
動送信する動作を説明するためのフローチャートであ
る。

【図１７】本発明における遅延業務に対する督促状を手
動で送信する動作を説明するためのフローチャートであ
る。

【図１８】本発明における業務に対する督促状を手動で
作成する場合の督促状入力画面例である。

【図１９】本発明における遅延業務に対する督促状の自
動送信を停止又は停止解除する動作を説明するためのフ
ローチャートである。

【図２０】本発明における送信された督促状の内容を確
認する動作を説明するためのフローチャートである。

【図２１】本発明における督促の対象となった業務の完
了を申請する動作を説明するためのフローチャートであ
る。

【図２２】本発明における督促状の表示画面例である。

【図２３】本発明における報告された業務の進捗に対し
て承認を下す動作を説明するためのフローチャートであ
る。

【図２４】本発明における職務承認を行うための画面例
及び業務の未完了中止を実行することを確認する画面例
である。

【図２５】本発明における職務承認する権限の委任を設
定登録の動作を説明するためのフローチャートである。

【図２６】本発明における業務の実行者及び指示者間に
おいての業務データの流れを説明するためのフローチャ
ートである。

【符号の説明】

１入出力装置２個人識別入力手段３表示制御手段４データ追加変更手段５自動入力手段６業務情報データベース７関与履歴データベース８マスタデータベース９職務分掌データベース１０業務分掌データベース１１職務分担表データベース１２督促状データベース１３設定用データベース

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】個人識別入力手段と、企業が行う定型であ
る業務を、それぞれの部署・課が担当する業務内容及び
所属社員を職務分掌・業務分掌・職務分担表データとし
て記録及び編集する手段と、定型業務に関する指示内容
の詳細項目を記録する手段、それぞれの業務に対する進
捗報告を記録する手段、及び進捗報告に対して業務の完
了を承認し記録する手段、期限が過ぎた業務に対して自
動的に督促を送信する手段、個人が担当する全業務の詳
細項目を一覧表形式で表示する手段とを備えることを特
徴とする定型業務の管理システム。
【請求項２】前記における定型業務に関する指示内容の
詳細項目を記録する手段は、職務分掌・業務分掌・職務
分担表データとして記録及び編集する手段によって構成
された記録媒体からデータを読み込み、選択する機能、
業務名を見出しマスタから選択・入力する機能、業務の
実行者を社員記憶部から選択・入力する機能、書類出力
・ファイリング・書類提出の要／不要及び一次確認者・
最終確認者の設定機能、実施予定期間を既定の定期パタ
ーンから選択する実施期間入力機能、実施期間に開始補
正・完了補正を入力し、期間を自由に設定する機能、定
期的業務を自動更新し指示を出す機能、自動更新の実行
を社員ごとに設定する機能、業務内容を変更することが
可能である機能、日付が不明確である業務を検討期間と
共に入力すると、日付入力の必要を本システム起動時に
通知する機能によって構成されることを特徴とする、請
求項１記載の定型業務の管理システム。
【請求項３】前記における進捗報告を記憶する手段は、
実行者による業務の実行開始日、完了日、必要書類の提
出／未提出、業務完了率、報告をそれぞれ入力、記憶
し、報告データを閲覧する機能及び報告書として日次・
月次・半期次・年次の報告書を印刷する機能、前項にお
いて一次確認者に設定された者が業務に対する関与内容
を入力、記憶し、関与履歴を閲覧する機能を備えること
を特徴とする、請求項１及び２に記載の定型業務の管理
システム。
【請求項４】上記定型業務の管理システムにおいて記録
される業務データは、それぞれの業務関係者及び権限の
与えられた者のみが出力することが可能である機密保持
機能を特徴とする、請求項１から３に記載の定型業務の
管理システム。
【請求項５】以上請求項１から４に記載の定型業務の管
理システムにおけるプログラムを記録した記録媒体。
【請求項６】単数又は複数のサーバーとそれに接続され
た複数のクライアントパーソナルコンピュータによって
形成されるネットワーク環境上において作動することを
特徴とする上記記載の定型業務の管理システム。