JP2001282934A

JP2001282934A - 帳票管理システム

Info

Publication number: JP2001282934A
Application number: JP2000092340A
Authority: JP
Inventors: Shunji Takezawa; 俊二竹沢
Original assignee: Toppan Forms Co Ltd
Current assignee: Toppan Edge Inc
Priority date: 2000-03-29
Filing date: 2000-03-29
Publication date: 2001-10-12

Abstract

(57)【要約】【課題】本発明は、所定種類の帳票のデータを管理する
と共に、一の帳票データに基づいて異種の帳票を作製す
る帳票管理システムに関し、対応する複数種類の帳票の
データを関連付け、一の帳票のデータからの所定帳票の
作製等における事務的処理の簡易化、効率化を図ること
を目的とする。【解決手段】少なくとも、志願者に関するデータが表さ
れた志願票１６、調査書１７のそれぞれについて管理デ
ータ処理手段１２においてイメージデータ、当該志願票
１６のテキストデータ及び写真イメージデータを取得
し、それぞれを関連付けさせて志願者ＤＢ１９、調査書
ＤＢ２０に格納し、志願者データ抽出手段２２で志願者
ＤＢ１９より志願者データを抽出してリスト作成手段２
３、受験票作成手段２４においてリストファイル、受験
票ファイルを作成し、印刷手段２５で印刷させる構成と
する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、所定種類の帳票の
データを管理すると共に、一の帳票データに基づいて異
種の帳票を作製する帳票管理システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、例えば大学の入学試験において
は、一の大学で複数の学部を受験する場合があり、各受
験学部毎に受験者の写真を含めた受験リストを準備する
必要があると共に、各受験学部毎に適宜写真を含めた受
験票を作成する必要がある。また一の学部であっても選
択科目試験毎に振り分けた写真入りの受験リストを準備
する必要がある。そのため、これらの事務的処理の簡易
化、効率化が望まれている。

【０００３】従来、例えば大学入学試験において、入学
志願者は、対象の大学の入学志願票に所定事項を記載
し、所定箇所に写真を貼付して提出することで受験手続
きを行う。また、同一大学で複数の学部等を志願する場
合には、各学部毎に写真を所定箇所に貼付した志願票を
それぞれ作成して提出する。一方、大学側では、提出さ
れた入学志願票の総てについて受験番号を付与し、各志
願者に対して受験番号が付与された受験票を作成し、又
は入学志願票より切り取って送付すると共に、写真が貼
付された部分を切り取って受験会場で受験者を確認する
ための受験リストを作成するものである。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、入学志
願者にとっては入学志願票に貼付する写真が１枚である
ことが望ましく、また複数の学部毎に入学志願票を作成
することも大変である。このような要請から大学側によ
っては、複数学部の受験を一の入学志願票で対応できる
ようにしている場合もあり、多数の入学志願票に対して
上記のような受験番号の付与から、受験票の発行及び発
送、受験者リストの作成を行う事務的処理が煩雑である
という問題がある。

【０００５】そこで、本発明は上記課題に鑑みなされた
もので、対応する複数種類の帳票のデータを関連付け、
一の帳票のデータからの所定帳票の作製等における事務
的処理の簡易化、効率化を図る帳票管理システムを提供
することを目的とする。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記課題を解決するため
に、請求項１の発明では、所定種類の帳票のそれぞれに
対象個人に関するデータが表され、当該データを対応す
る種類毎に管理して所定の処理を行う帳票管理システム
であって、前記各種類毎における所定数の前記帳票のデ
ータをそれぞれ取得し、関連の前記対象個人間で関連付
けして所定種類毎のデータベースを作成する管理データ
処理手段と、作成された前記データベースのうち、少な
くとも一のデータベースより所定数の前記帳票毎の各対
象個人に関する統一的なデータのそれぞれを抽出するデ
ータ抽出手段と、前記抽出したデータに基づいて前記対
象個人毎のデータが列挙され、または当該対象個人毎に
対応する所定の帳票ファイルを作成する帳票作成手段
と、作成された前記帳票ファイルに応じた帳票を対応書
式で印刷する印刷手段と、を有する構成とする。

【０００７】請求項２〜５の発明では、「前記管理デー
タ処理手段は、前記各種類毎の帳票のイメージデータを
取得し、前記対象個人間で関連付けさせる」構成であ
り、「前記各種類毎の帳票のそれぞれには、前記対象個
人毎に対応させた識別符号が付され、前記管理データ処
理手段が、当該識別符号に基づいて前記対応帳票間の関
連付けを行う」構成であり、「前記管理データ処理手段
は、前記各種類毎の帳票のうち、テキスト部分をテキス
トデータとして認識するテキストデータ認識手段を備
え、当該テキストデータをも関連付けて格納させた前記
データベースを作成する」構成であり、「前記管理デー
タ処理手段は、前記取得したイメージデータのうち、所
定部分の画像データを抽出し、当該画像データを前記帳
票ファイル作成手段で作成される対応の帳票ファイルに
付加させる」構成である。

【０００８】請求項６〜８の発明では、「前記帳票ファ
イル作成手段は、前記対象個人毎のデータを列挙させた
帳票ファイルとしてのリストを作成するリスト作成手
段、及び、前記対象個人に対応する単票を帳票ファイル
として作成する単票作成手段の少なくもと何れかであ
る」構成であり、「前記印刷手段で印刷された帳票を封
筒に封入し、封緘して発送させるための封入封緘手段を
備える」構成であり、「前記帳票が所定の団体で行われ
る試験対応の志願票であると共に、前記画像データ抽出
手段で抽出した画像データは当該志願票に貼付された志
願者の写真であり、前記リストは試験時に受験者確認の
ためのものであり、前記単票作成手段で作成される単票
が試験対応の受験票である」構成である。

【０００９】このように、対象個人に関するデータが表
された所定種類の帳票のそれぞれについて、当該帳票の
データを取得し、対象個人間で関連付けした所定種類毎
のデータベースを作成し、少なくとも一のデータベース
より対象個人に関する統一的なデータを抽出して当該対
象個人毎のデータが列挙され、又は対象個人毎に対応す
る帳票ファイルを作成し、対応書式で印刷する。すなわ
ち、対応する複数種類の帳票のデータを関連付け、一の
帳票のデータからの所定帳票の作製等における事務的処
理の簡易化、効率化を図ることが可能となるものであ
る。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の好ましい実施形態
を図により説明する。図１に、本発明の帳票管理システ
ムのブロック構成図を示す。図１に示す帳票管理システ
ム１１は、所定の団体としての大学の入学試験に適用さ
れるもので、対象個人の情報が記載され、画像データと
しての当該対象個人の写真が貼付された帳票としての志
願票を用いて受験者確認のための学部毎のリストを作成
すると共に、単票としての受験票を作成する場合に適用
させた場合を示したものである。

【００１１】図１において、帳票管理システム１１は、
管理データ処理手段１２を備え、当該管理データ処理手
段１２は志願者データ作成手段１３、調査書データ作成
手段１４及び入金データ作成手段１５を備える。この管
理データ処理手段１２は、各種類毎の帳票としての志願
票１６、いわゆる内申書と称される調査書１７及び入金
票１８のデータを取得し、それぞれ対応の志願者データ
ベース（ＤＢ）１９、調査書ＤＢ２０及び入金ＤＢ２１
を作成する。

【００１２】また、データ抽出手段である志願者データ
抽出手段２２、帳票作成手段であるリスト作成手段２
３、帳票作成手段としての単票作成手段である受験票作
成手段２４、印刷手段２５及び封入封緘手段２６を備え
る。志願者データ抽出手段２２は、志願者ＤＢ１９及び
入金ＤＢ２１よりそれぞれの志願票１６毎の対象個人
（志願者）に関する氏名、管理番号（後述の識別符号の
情報）、写真イメージデータ（画像データ）等の統一的
なデータを抽出する。

【００１３】リスト作成手段２３は、抽出したデータに
基づいて志願者の氏名、写真データ等を例えば志望学部
毎に列挙したリストファイル（帳票ファイル）を作成す
る。受験票作成手段２４は、抽出されたデータに基づい
て志願者の氏名、写真データ等を付加した単票としての
受験票を作製するための受験票ファイル（帳票ファイ
ル）を各志願者毎に作成する。印刷手段２５は、上記リ
スト作成手段２３で作成されたリストファイル及び受験
票作成手段２４で作成された受験票ファイルを対応する
書式で印刷する。印刷された上記リストファイルに基づ
いて印刷されたものが各学部の志願者が列挙されたリス
ト２７（図９で説明する）となり、印刷された受験票は
封入封緘手段２６で封筒に封入されて封緘され、各志願
者に発送される。

【００１４】ここで、図２に、本発明で使用される帳票
の一例の説明図を示す。図２（Ａ）は帳票としての志願
票１６を示したもので、図２（Ｂ）は帳票としての調査
書１７を示したものである。図２（Ａ）に示す志願票１
６は、一の対象個人（志願者）に関するデータが記載さ
れるもので、例えばＡ票３１と、当該Ａ票３１より分離
自在なＢ票（入金票）１８と、当該Ａ票３１及びＢ票１
８より分離自在なＣ票１８ａから構成される。

【００１５】Ａ票３１には、氏名を記入する氏名欄３２
と、住所を記入する記入欄３３と、例えば複数の学部の
うち志望学部を指定する学部指定欄３４と、入学志願者
の写真３５を貼付する写真貼付エリアとが少なくとも形
成され、識別符号としての管理番号の情報を有するバー
コードシール３６Ａを貼付するための貼付エリア３７が
形成される。また、図に示すように、Ａ票３１には他に
性別欄、生年月日欄、出身校欄、検定料計算欄、整理番
号３８Ａを記入する欄、検定料払い込みを確認するため
の取扱銀行印のエリア等が形成される。

【００１６】一方、Ｂ票１８及びＣ票１８ａは、それぞ
れ銀行等への検定料払込用紙であり、受領印がＡ票３
１、Ｂ票１８及びＣ票１８ａのそれぞれに押印できる欄
が形成される。なお、当該Ａ票３１、Ｂ票１８及びＣ票
１８ａを関連付けるための整理番号３８Ａ，３８Ｂ，３
８Ｃがそれぞれに予め印刷される。この志願票１６は、
志願者が銀行等の検定料振込の後にＡ票３１のみが当該
志願者より提出され、Ｂ票（入金票）１８は振込先の銀
行等より大学側に送られ、Ｃ票１８ａは志願者で保持さ
れるものである。

【００１７】また、図２（Ｂ）に示す調査書１７は、大
学側への所定事項を通信するための内容を記載する表示
欄３９が形成されると共に、上記バーコードシール３６
Ａと同一の情報内容のバーコードシール３６Ｂを貼付す
るための貼付エリア４０が形成されたものである。すな
わち、当該調査書１７は、上記志願票１６に表された一
の対象個人（志願者）に関するデータが記載されたもの
である。

【００１８】上記のような志願票１６においては、それ
ぞれ入学志願者が記入する欄が、後述のテキストデータ
認識手段で認識し易いように四角升で形成されるもの
で、記入方法に従って、入学志願者が上記対応の記入を
行い、１枚の自己の写真３５を上記写真貼付エリアに貼
付する。また、上記調査書１７は、例えば入学志願者の
出身高校で作成されるもので封筒に封入されて封印され
たものである。そして、入学志願者は、上記志願票１６
（Ａ票３１）及び調査書１７が封入された封筒を対象の
大学に提出する。また、上述のように、志願票１６に当
初分離自在に設けられたＢ票１８は、入金票として銀行
等から大学側に送られてくる。

【００１９】大学側では、提出された志願票１６及び調
査書１７在中の封筒について、当該封筒を開封して調査
書１７を取り出し、当該志願票１６の貼付エリア３７に
バーコードシール３６Ａを貼付すると共に、当該調査書
１７の貼付エリア４０に同一情報のバーコードシール３
６Ｂを貼付する。これらバーコードシール３６Ａ，３６
Ｂの情報が、受付番号であって管理番号として使用され
る番号情報となるものである。

【００２０】次に、図３に図１の管理データ処理手段に
おける志願者データ作成手段のブロック構成図を示す。
図３に示す志願者データ作成手段１３は、少なくともバ
ーコード読取手段としての第１のバーコードリーダ（Ｂ
ＣＲ）４１Ａ、第１のイメージデータ取得手段４２Ａ、
第１のテキストデータ認識手段４３Ａ、第１の管理番号
付与手段４４Ａ、写真イメージ抽出手段４５及び志願者
ファイル作成手段４６を少なくとも備える。

【００２１】第１のＢＣＲ４１Ａは、それぞれの志願票
１６に貼付されたバーコードシール３６Ａのバーコード
を読み取る。第１のイメージデータ取得手段４２Ａは、
志願票１６のイメージデータを例えばスキャナ等で取得
する。第１のテキストデータ認識手段４３Ａは、上記イ
メージデータ取得手段４２Ａで取得したイメージデータ
に基づいてテキスト部分（氏名、住所、整理番号等）を
認識してテキストデータを得る。第１の管理番号付与手
段４４Ａは、上記第１のＢＣＲ４１Ａで読み取ったバー
コード情報である受付番号をデータファイルの管理番号
として志願者ファイル作成手段４６に送出する。

【００２２】写真イメージ抽出手段４５は、上記第１の
イメージデータ取得手段４２Ａで取得したイメージデー
タのうち、貼付された写真３５の部分を抽出して写真イ
メージデータ（画像データ）を取得する。志願者ファイ
ル作成手段４６は、上記第１のイメージデータ取得手段
４２Ａで取得したイメージデータ、第１のテキストデー
タ認識手段４３Ａで得たテキストデータ及び写真イメー
ジ抽出手段４５で抽出した写真イメージデータに対し
て、第１の管理番号付与手段４４Ａより送られてきた管
理番号を例えばファイル名とした志願者データファイル
を作成して志願者ＤＢ１９に格納するものである。

【００２３】続いて、図４に、図１の管理データ処理手
段における調査書データ作成手段及び入金データ作成手
段のブロック構成図を示す。図４（Ａ）は調査書データ
作成手段１４を示し、図４（Ｂ）は入金データ作成手段
１５を示している。図４（Ａ）に示す調査書データ作成
手段１４は、上記志願者データ作成手段１３の構成と略
同じであるが、上記第１のテキストデータ認識手段４３
Ａ及び写真イメージ抽出手段４５を備えない。すなわ
ち、少なくとも、バーコード読取手段である第２のバー
コードリーダ（ＢＣＲ）４１Ｂ、第２のイメージデータ
取得手段４２Ｂ、第２の管理番号付与手段４４Ｂ及び調
査書ファイル作成手段４７を備える。

【００２４】第２のＢＣＲ４１Ｂは、それぞれの調査書
１４に貼付されたバーコードシール３６Ｂのバーコード
を読み取る。第２のイメージデータ取得手段４２Ｂは、
調査書１７のイメージデータを例えばスキャナ等で取得
する。第２の管理番号付与手段４４Ｂは、上記第２のＢ
ＣＲ４１Ｂで読み取ったバーコード情報である受付番号
をデータファイルの管理番号（上記志願者データ作成手
段１３で対応する志願票１６で読み取ったバーコードの
情報と同じ）として調査書ファイル作成手段４７に送出
する。

【００２５】調査書ファイル作成手段４７は、上記第２
のイメージデータ取得手段４２Ｂで取得したイメージデ
ータに対して、第２の管理番号付与手段４４Ｂより送ら
れてきた管理番号を例えばファイル名とした調査書デー
タファイルを作成して調査書ＤＢ２０に格納するもので
ある。なお、上記第１及び第２のＢＣＲ４１Ａ，４１Ｂ
を単一のＢＣＲとしてもよく、同様に、第１及び第２の
イメージデータ取得手段４２Ａ，４２Ｂを単一のイメー
ジデータ取得手段とし、また第１及び第２の管理番号付
与手段４４Ａ，４４Ｂを単一の管理番号付与手段として
もよい。

【００２６】また、図４（Ｂ）に示す入金データ作成手
段１５は、第２のテキストデータ認識手段４３Ｂ、整理
番号抽出手段４８、管理番号照会手段４９及び入金ファ
イル作成手段５０を少なくとも備える。第２のテキスト
データ認識手段４３Ｂは、送られてきた入金票１８のテ
キスト部分（氏名、住所、整理番号等）のテキストデー
タを認識して入金ファイル作成手段５０に送出する。整
理番号抽出手段４８は、上記第２のテキストデータ認識
手段４３Ｂで認識したテキストデータのうち、整理番号
（図２（Ａ）の３８Ｂ）を抽出する。

【００２７】管理番号照会手段４９は、入金票１８より
上記抽出された整理番号３８Ｂに基づき志願者ＤＢ１９
より上記整理番号（に対応する管理番号を取得する。入
金ファイル作成手段５０は、上記管理番号３８Ｂ（整理
番号３８Ａと関連付けされている）をファイル名とした
各志願票１６にそれぞれに対応する入金ファイルを作成
し、入金ＤＢ２１に格納するものである。

【００２８】続いて、図５に、図１のリスト作成手段及
び受験票作成手段のブロック構成図を示す。図５（Ａ）
はリスト作成手段２３を示し、図５（Ｂ）は単票作成手
段としての受験票作成手段２４を示している。図５
（Ａ）に示すリスト作成手段２３は、少なくとも、振分
先抽出手段５１、振分先フォーマット読込手段５２、リ
ストテンプレート５３、固有情報抽出手段５４、リスト
埋込手段５５を備え、付加情報作成手段５６及び付加手
段５７を備える。

【００２９】振分先抽出手段５１は、上記第１のテキス
トデータ認識手段４３Ａで認識したテキストデーのう
ち、志願票１６の学部志望欄３４部分をリスト作成の振
分先として抽出する。振分先フォーマット読込手段５２
は、リストテンプレート５３より対応の学部対応リスト
のフォーマットを読み込む。固有情報抽出手段５４は、
上記第１のテキストデータ認識手段４３Ａで認識したテ
キストデータのうち、固有情報として志願者の氏名のデ
ータを抽出する。

【００３０】また、リスト埋込手段５５は、上記振分先
フォーマット読込手段５２で読み込んだ所定学部のリス
トフォーマットに、上記写真イメージ抽出手段４５で抽
出した写真イメージ（画像データ）と、上記固有情報抽
出手段５４で抽出した志願者の氏名を埋め込む。付加情
報作成手段５６は、それぞれの志願票１６に対応する受
験番号を付加情報として作成する。

【００３１】そして、付加手段５７は、上記リスト埋込
手段５５で作成された写真イメージ及び氏名が埋め込ま
れた対応学部のリストに上記付加情報作成手段５６で作
成した受験番号を付加することで、当該対応学部のリス
トファイルが完成して印刷手段２５に印刷させるもので
ある。なお、上記固有情報抽出手段５４で抽出された氏
名、及び付加情報作成手段５６で作成された受験番号は
後述の受験票票作成手段２４に送出される。

【００３２】また、図５（Ｂ）に示す受験票作成手段２
４は、少なくとも、埋込手段５８及び付加手段５９を備
える。埋込手段５８は、単票としての受験票のフォーマ
ットを読み込むと共に、上記写真イメージ抽出手段４５
で抽出した写真イメージ（画像データ）を取得し、当該
受験票フォーマットに当該写真イメージを埋め込む。付
加手段５９は、上記埋込手段５８で写真イメージが埋め
込まれた受験票フォーマットに、上記固有情報抽出手段
５４で抽出された固有情報としての氏名と、付加情報作
成手段５６で作成された付加情報としての受験番号とを
付加し、印刷手段２５で印刷させるものである。

【００３３】次に、図６に、本システムにおける試験対
応事務処理のフローチャートを示す。図６において、ま
ず、管理データ処理手段１２における志願者データ作成
手段１３の第１のイメージデータ取得手段４２Ａで志願
票１６の全体のイメージデータを取得し（ステップ
（Ｓ）１）、このイメージデータに基づいて第１のテキ
ストデータ認識手段４３Ａがテキストデータを取得する
（Ｓ２）。

【００３４】また、このイメージデータに基づいて写真
イメージ抽出手段４５が当該志願票１６に貼付された写
真３５部分の写真イメージデータを取得する（Ｓ３）。
そして、詳細は後述するが、志願者ファイル作成手段４
６において、これらイメージデータ、テキストデータ、
写真イメージデータを後述の管理番号をファイル名とし
た志願者ＤＢファイルを作成し（Ｓ４）、志願者ＤＢ１
９にそれぞれ格納する（Ｓ５）。

【００３５】一方、管理データ処理手段１２における調
査書データ作成手段１４の第１のイメージデータ取得手
段４２Ｂにおいて、調査書１７の全体のイメージデータ
を取得する（Ｓ６）。そして、詳細は後述するが、調査
書ファイル作成手段４７において、上記取得した調査書
イメージデータを後述の管理番号（対応する志願票１６
の管理番号と同じ）をファイル名とした調査書ＤＢファ
イルを作成し（Ｓ７）、調査書ＤＢ２０にそれぞれ格納
する（Ｓ８）。

【００３６】また、管理データ処理手段１２における入
金データ作成手段１５において、第２のテキストデータ
認識手段４３Ｂが送られてきた入金票１８のテキストデ
ータ（入金データ）を取得する（Ｓ９）。そして、詳細
は後述するが、入金ファイル作成手段５０が当該入金デ
ータを後述の管理番号（対応する志願票１６及び調査書
１７の管理番号と同じ）をファイル名とした入金ＤＢフ
ァイルを作成し（Ｓ１０）、入金ＤＢ２１にそれぞれ格
納する（Ｓ１１）。

【００３７】志願者データ抽出手段２２では、志願者Ｄ
Ｂ１９から、上記入金ＤＢ２１に格納された入金済みの
志願者を参照してそれらのデータを抽出する（Ｓ１
２）。抽出された各志願者データはリスト作成手段２３
に送られて後述のリスト２７を作製するためのリストフ
ァイルが作成され（Ｓ１３）、また受験票作成手段２４
に送られて後述の受験票を作製するためのファイルが作
成される（Ｓ１４）。

【００３８】印刷手段２５では、上記リスト作成手段２
３で作成されたリストファイルに従って後述する対応の
リスト２７をそれぞれ印刷すると共に、受験票作成手段
２４で作成された受験票作製のためのファイルに従って
後述する受験票を印刷する（Ｓ１５）。印刷された受験
票は、後述の封入封緘手段２６によりそれぞれ封筒に封
入されて封緘され（Ｓ１６）、それぞれ志願者宛に発送
されるものである（Ｓ１７）。

【００３９】そこで、図７に、本システムにおけるデー
タ関連付け処理のフローチャートを示す。図７（Ａ）に
おいて、志願者データ作成手段１３では、志願票１６に
貼付されたバーコードシール３６Ａのバーコードを第１
のＢＣＲ４１Ａで読み取り、第１の管理番号付与手段４
４Ａに送出すると共に（Ｓ２１）、第１のイメージデー
タ取得手段４２Ａで当該志願票１６のイメージデータを
取得する（Ｓ２２）。

【００４０】また、第１のテキストデータ認識手段４３
Ａにおいて第１のイメージデータ取得手段４２Ａで取得
したイメージデータに基づいて認識してテキストデータ
を得る（Ｓ２３）。なお、志願票１６においては、それ
ぞれ入学志願者が記入する欄が、上記第１のテキストデ
ータ認識手段４３Ａで認識し易いように四角升で形成さ
れており、予めフォーマットされていることから四角升
の記入事項をテキスト部分とすることで容易にテキスト
データを得ることができるものである。

【００４１】志願者ファイル作成手段４６では、上記第
１のイメージデータ取得手段４２Ａで取得した当該志願
票１６のイメージデータに、第１の管理番号付与手段４
４Ａより指定された管理番号を例えばファイル名とした
志願票イメージデータファイルを作成すると共に、第１
のテキストデータ認識手段４３Ａで得たテキストデータ
に、上記管理番号を関連付けた志願票テキストデータフ
ァイルを作成する（Ｓ２４）。そして、これら志願票イ
メージデータファイル及び志願票テキストデータファイ
ルを志願者ＤＢ１９に格納する（Ｓ２５）。

【００４２】一方、図７（Ｂ）において、調査書データ
作成手段１４では、調査書１７に貼付されたバーコード
シール３６Ｂのバーコードを第２のＢＣＲ４１Ｂで読み
取り、第２の管理番号付与手段４４Ｂに送出すると共に
（Ｓ３１）、第２のイメージデータ取得手段４２Ｂで当
該調査書１７のイメージデータを取得する（Ｓ３２）。

【００４３】そして、上記第２のイメージデータ取得手
段４２Ｂで取得した当該調査書１７のイメージデータ
に、第２の管理番号付与手段４４Ｂより指定された管理
番号を例えばファイル名とした調査書イメージデータフ
ァイルを作成する（Ｓ３３）。そして、これら調査書イ
メージデータファイルを調査書ＤＢ２０に格納するもの
である（Ｓ３４）。これにより、志願者ＤＢ１９に格納
されている所定の管理番号で管理される志願票１６のデ
ータ（イメージデータ及びテキストデータ）と、調査書
ＤＢ２０で格納されている対応の調査書イメージデータ
とが各志願者で関連付けられるものである。

【００４４】このように、志願票１６と対応の調査書１
７のような互いに関連する異なる種類の帳票のデータ同
志を、バーコードのような識別符号の情報で関連付けて
それぞれ志願者ＤＢ１９及び調査書ＤＢ２０に格納する
ことにより、これらを確実、効率的に関連付けして保
存、管理することができるものである。

【００４５】続いて、図８に本システムにおける画像デ
ータ利用のフローチャートを示すと共に、図９に本シス
テムにおける画像データ利用のリスト、受験票の説明図
を示す。図８（Ａ）はリスト作製のフローチャートであ
り、図８（Ｂ）は受験票作製のフローチャートである。

【００４６】図８（Ａ）において、まず、志願者データ
作成手段１３における第１のイメージデータ取得手段４
１Ａが、入学志願者より提出された志願票１６のイメー
ジデータを取得する（Ｓ４１）。取得されたイメージデ
ータは、写真イメージ抽出手段４５において当該志願票
１６に貼付された一の写真３５部分の写真イメージが抽
出され（Ｓ４２）、上記志願者ファイル作成手段４６に
より上記バーコード情報で定められた管理番号をファイ
ル名として志願者ＤＢ１９に格納する。この写真イメー
ジの抽出は、図２（Ａ）に示すように志願票１６におい
て予めフォーマットが定められていることから、写真貼
付エリア部分の位置が特定できており、容易に抽出する
ことが可能である。

【００４７】また、上記取得されたイメージデータは、
第１のテキストデータ認識手段４３Ａにおいて、図２
（Ａ）に示す四角升の記入事項をテキスト部分として認
識してテキストデータを取得する（Ｓ４３）。この場
合、上述のようにイメージデータとテキストデータは上
記バーコード情報で定められた管理番号をファイル名と
して志願者ＤＢ１９に格納される。

【００４８】一方、上述のように志願者データ抽出手段
２２が入金ＤＢ２１に基づいて例えば上記管理番号によ
り志願者ＤＢ１９より志願者データ（テキストデータ、
写真イメージデータ）を抽出し、リスト作成手段１７で
は、振分先抽出手段５１により上記テキストデータから
振分先、すなわち指定された学部先をその記入によって
抽出すると共に、固有情報抽出手段５４により上記テキ
ストデータから固有テキスト情報としての氏名を抽出す
る（Ｓ４４）。そして、振分先フォーマット読込手段５
２で各学部のリストフォーマットをリストテンプレート
５３より読み込む（Ｓ４５）。

【００４９】また、リスト埋込手段５５において、読み
出したリストフォーマットに、上記抽出した写真イメー
ジのデータと、氏名のデータを埋め込む（Ｓ４６）。付
加手段５７では、付加情報作成手段５６で特定された受
験番号の情報を付加する（Ｓ４７）。そして、これらを
提出された総ての志願票１６について行うことで、図９
（Ａ）に示すように、それぞれ写真イメージ、氏名及び
受験番号が表示された各学部の受験用のリスト２７（２
７Ａ，２７Ｂ，２７Ｃ・・・）を作製するためのリスト
ファイルが作成される。これら作成されたリストファイ
ルにより印刷手段２５で上記リスト２７（２７Ａ，２７
Ｂ，２７Ｃ・・・）が印刷されるものである（Ｓ４
８）。

【００５０】なお、各学部毎のリスト２７は、写真イメ
ージ、氏名及び受験番号を列挙させた形式として示した
が、各入学志願者毎の単票形式で作成して各学部毎のま
とまりとさせてもよい。

【００５１】また、図８（Ｂ）において、受験票作成手
段２４は、埋込手段５８が単票としての受験票のフォー
マットを読み込み（Ｓ５１）、上記写真イメージ抽出手
段４５で抽出した写真イメージのデータを埋め込む（Ｓ
５２）。そして、上記固有情報抽出手段５４で抽出した
固有情報としての氏名を埋め込むと共に、付加情報作成
手段５６で作成した受験番号の情報を付加する（Ｓ５
３）。

【００５２】そして、これらを提出された総ての志願票
１６に基づき、当該志願票１６に対応させて行うこと
で、図９（Ｂ）に示すように、それぞれ写真イメージ、
氏名及び受験番号が表示された各受験票６０（６０Ａ，
６０Ｂ・・・）を作製するための受験票ファイルが作成
される。これら作成されたそれぞれの受験票ファイルは
印刷手段２５で印刷され（Ｓ５４）、それぞれ対応の入
学志願者に発送するために封入封緘手段２６に送られる
ものである。

【００５３】このように、多数の志願票１６のそれぞれ
から取得したイメージデータより写真３５部分の画像デ
ータを抽出し、当該志願票１６毎に抽出した写真イメー
ジがそれぞれの志願票１６に対応されて列挙され、第１
のテキストデータ認識手段４３Ａで認識した氏名及び作
成された受験番号と共に学部毎のリスト２７を作製さ
せ、受験票６０を作製させることにより、単一の写真の
データを複数箇所に使用する場合の取扱事務処理を簡易
とすることができ、事務処理の効率化を図ることができ
るものである。

【００５４】次に、図１０に、本システムにおける封入
封緘手段の概略説明図を示す。図１０に示す封入封緘手
段２６は、所定数の受験票６０を供給する受験票供給部
６１が配設され、封筒６２に上記受験票６０を封入し、
封緘する封入封緘部６３が配設される。封入封緘部６３
は封筒６２を供給する封筒供給部６４を備え、供給され
た封筒６２を封入位置に搬送する搬送手段（図示せず）
を備える。

【００５５】また、予めバーコードや志願者宛の住所が
印字されたラベル６５を貼付するラベル貼付部６６が配
設されると共に、当該貼付されたラベル６５を認識して
受験票６０とのマッチングをとるための画像検出部６７
が配設される。そして、受験票６０が封入された封筒６
２を順次ストックするストッカ６８が配設されたもので
ある。なお、６９は、当該封入封緘手段２７の駆動等を
管理するための管理コンピュータである。

【００５６】上記封筒封入手段２７は、受験票供給部６
１から所定数の受験票６０が順次供給される一方で、封
筒供給部６４から封筒６２が供給される。封入位置で受
験票６０が封入される。当該受験票６０が封入された封
筒６２（６０）は封止されてラベル貼付部６６の位置ま
で搬送され、そこで当該ラベル貼付部６６においてラベ
ル６５が貼付されて反転される。

【００５７】ラベル６５が貼付された封筒６２（６０）
は画像検出部６７の下方位置まで搬送され、当該ラベル
６５を撮像して識別符号や住所の撮像データを管理コン
ピュータ６９に送出し、当該管理コンピュータ６９によ
り認識することで受験票６０に対応した封筒であるか否
かが照合されて管理される。そして、ラベル６５の撮像
が行われた当該封筒６２（６０）はスタッカ６８に順次
ストックされ、発送されるものである。

【００５８】このように、志願者に関するデータが表さ
れた志願票１６、調査書１７のそれぞれについてのイメ
ージデータ、当該志願票１６のテキストデータ及び写真
イメージデータを取得し、それぞれを関連付けした志願
者ＤＢ１９、調査書ＤＢ２０を少なくとも作成し、志願
者ＤＢ１９より志願者に関する統一的なデータを抽出し
てリスト、受験票作製のためのファイルを作成し、対応
書式で印刷するもので、試験に関するリスト作製から受
験票作製、封入封緘までの事務的処理が簡易化され、効
率化が図られるものである。

【００５９】なお、上記実施形態は、本発明システムを
大学における入学試験に適用した場合を示したが、これ
に限らず種々の入学試験、資格検定等の試験において適
用することができると共に、特定人に入場、入室を限定
させる場合等の入場入室リスト、入場入室票の作成、発
行などにも適用することができるものである。

【００６０】

【発明の効果】以上のように、請求項１の発明によれ
ば、対象個人に関するデータが表された所定種類の帳票
のそれぞれについて、当該帳票のデータを取得し、対象
個人間で関連付けした所定種類毎のデータベースを作成
し、少なくとも一のデータベースより対象個人に関する
統一的なデータを抽出して当該対象個人毎に対応する所
定の帳票ファイルを作成し、対応書式で印刷することに
より、対応する複数種類の帳票のデータを関連付け、一
の帳票のデータからの所定帳票の作製等における事務的
処理の簡易化、効率化を図ることができるものである。

【００６１】請求項２及び３の発明によれば、管理デー
タ処理手段でデータベースを作成するに際し、各帳票の
データをイメージデータとして取得し、対象個人間で関
連付け、当該関連付けを対象個人毎の帳票に付された識
別符号に基づいて行わせることにより、容易に関連付け
が可能となり、ひいては事務処理の簡易化、効率化を図
ることができる。

【００６２】請求項４の発明によれば、取得したイメー
ジデータから認識した所定部分のテキスト情報を作成さ
れる所定数のリストに付加させることにより、リスト作
製時におけるテキスト情報を容易に付加させることがで
き、ひいてはリスト作製の簡易化、効率化を図ることが
できる。請求項５及び６の発明によれば、各帳票毎にリ
スト、単票を作成する際に、少なくとも抽出した画像デ
ータを付加させることにより、簡易かつ効率的に一の画
像データに基づいて当該画像データが付加されたリス
ト、単票を簡易、かつ効率的に作製することができる。

【００６３】請求項７の発明によれば、印刷した帳票を
封筒に封入し、封緘して発送させるための事務処理を行
わせることにより、帳票に関するデータの取得から、所
定帳票の作製、封入封緘までを一連的に効率よく行わせ
ることができる。請求項８の発明によれば、帳票を試験
のための志願票とし、当該志願票に貼付された写真を抽
出される画像データとして、単票としての受験票、受験
者確認のための振分毎のリストに埋め込ませることによ
り、試験に関する事務処理を一貫させて簡易化、効率化
を図ることができるものである。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の帳票管理システムのブロック構成図で
ある。

【図２】本発明で使用される帳票の一例を示した説明図
である。

【図３】図１の管理データ処理手段における志願者デー
タ作成手段のブロック構成図である。

【図４】図１の管理データ処理手段における調査書デー
タ作成手段及び入金データ作成手段のブロック構成図で
ある。

【図５】図１のリスト作成手段及び受験票作成手段のブ
ロック構成図である。

【図６】本システムにおける試験対応事務処理のフロー
チャートである。

【図７】本システムにおけるデータ関連付け処理のフロ
ーチャートである。

【図８】本システムにおける画像データ利用のフローチ
ャートである。

【図９】本システムにおける画像データ利用のリスト、
受験票の説明図である。

【図１０】本システムにおける封入封緘手段の概略説明
図である。

【符号の説明】

１１帳票管理システム１２管理データ処理手段１３志願者データ作成手段１４調査書データ作成手段１５入金データ作成手段１６志願票１７調査書１８入金票１９志願者ＤＢ２０調査書ＤＢ２１入金ＤＢ２２志願者データ抽出手段２３リスト作成手段２４受験票作成手段２５印刷手段２６封入封緘手段２７リスト３５写真３６Ａ，３６Ｂバーコードシール３８Ａ〜３８Ｃ整理番号６０受験票

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】所定種類の帳票のそれぞれに対象個人に関
するデータが表され、当該データを対応する種類毎に管
理して所定の処理を行う帳票管理システムであって、前記各種類毎における所定数の前記帳票のデータをそれ
ぞれ取得し、関連の前記対象個人間で関連付けして所定
種類毎のデータベースを作成する管理データ処理手段
と、作成された前記データベースのうち、少なくとも一のデ
ータベースより所定数の前記帳票毎の各対象個人に関す
る統一的なデータのそれぞれを抽出するデータ抽出手段
と、前記抽出したデータに基づいて前記対象個人毎のデータ
が列挙され、または当該対象個人毎に対応する所定の帳
票ファイルを作成する帳票作成手段と、作成された前記帳票ファイルに応じた帳票を対応書式で
印刷する印刷手段と、を有することを特徴とする帳票管理システム。
【請求項２】請求項１記載の帳票管理システムであっ
て、前記管理データ処理手段は、前記各種類毎の帳票の
イメージデータを取得し、前記対象個人間で関連付けさ
せることを特徴とする帳票管理システム。
【請求項３】請求項１又は２記載の帳票管理システムで
あって、前記各種類毎の帳票のそれぞれには、前記対象
個人毎に対応させた識別符号が付され、前記管理データ
処理手段が、当該識別符号に基づいて前記対応帳票間の
関連付けを行うことを特徴とする帳票管理システム。
【請求項４】請求項１〜３の少なくとも何れかに記載の
帳票管理システムであって、前記管理データ処理手段
は、前記各種類毎の帳票のうち、テキスト部分をテキス
トデータとして認識するテキストデータ認識手段を備
え、当該テキストデータをも関連付けて格納させた前記
データベースを作成することを特徴とする帳票管理シス
テム。
【請求項５】請求項２記載の帳票管理システムであっ
て、前記管理データ処理手段は、前記取得したイメージ
データのうち、所定部分の画像データを抽出し、当該画
像データを前記帳票ファイル作成手段で作成される対応
の帳票ファイルに付加させることを特徴とする帳票管理
システム。
【請求項６】請求項１〜５の少なくとも何れかに記載の
帳票管理システムであって、前記帳票ファイル作成手段
は、前記対象個人毎のデータを列挙させた帳票ファイル
としてのリストを作成するリスト作成手段、及び、前記
対象個人に対応する単票を帳票ファイルとして作成する
単票作成手段の少なくもと何れかであることを特徴とす
る帳票管理システム。
【請求項７】請求項１〜６の少なくとも何れかに記載の
帳票管理システムであって、前記印刷手段で印刷された
帳票を封筒に封入し、封緘して発送させるための封入封
緘手段を備えることを特徴とする帳票管理システム。
【請求項８】請求項１〜７の少なくとも何れかに記載の
帳票管理システムであって、前記帳票が所定の団体で行
われる試験対応の志願票であると共に、前記画像データ
抽出手段で抽出した画像データは当該志願票に貼付され
た志願者の写真であり、前記リストは試験時に受験者確
認のためのものであり、前記単票作成手段で作成される
単票が試験対応の受験票であることを特徴とする帳票管
理システム。