JP2001222666A - 料金請求管理システムおよびその方法並びにその方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 納品書と請求書との時間関係を保ちつつ、請
求書の作成および確認処理を確実かつ容易に行うことが
できること。 【解決手段】 納品文書６７の料金請求に関する請求細
目６５および請求細目６５毎の基本料金表６６を保存す
るデータベース２４と、請求細目６５に対応した請求細
目データ６９を納品文書６７から抽出する抽出処理部４
７と、抽出処理部４７が抽出した各請求細目６５毎の請
求細目データ６９と基本料金表６６とをもとに各請求細
目６５毎の請求金額および全請求金額を算出する請求金
額計算部４６と、少なくとも請求細目、各請求細目毎の
請求金額および全請求金額を含む請求書６３を表示処理
する表示処理部４１と、請求書６３を転送処理する転送
処理部４８とを備える。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、テキストデー
タ、イメージデータ、映像データおよび音声データなど
の各種マルチメディアデータを含む複合文書などの納品
対象に対する請求書の作成および管理を確実かつ効率的
に行うことができる料金請求管理システムおよびその方
法並びにその方法をコンピュータに実行させるプログラ
ムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関
するものである。

【０００２】

【従来の技術】近時、コンピュータ技術の進歩、ＯＳ・
アプリケーションソフト等のソフトウェア技術の発展、
装置価格の低下、通信・ネットワーク等のインフラの整
備、さらには情報処理産業の発達等に伴い、個人の多く
は、パーソナルコンピュータを所有するようになり、パ
ーソナルコンピュータの普及は飛躍的に向上している。

【０００３】特に、企業においては、生産性向上のため
の道具としてパーソナルコンピュータの導入が急速に進
んでいる。具体的には、パーソナルコンピュータの導入
によって、文書作成ソフトや表計算ソフト等の利用を可
能にするとともに、社内文書を特定のソフトウェアに統
一したり、紙文書を電子文書化することで、ファイルを
統一したりして、社内の業務効率の大幅な改善を図って
いる。

【０００４】このような社内の業務効率を一層向上させ
るためには、特定の請負業務を行う外部の他社との関係
においても同様な改善が必要となる。特に、納品書や請
求書などの会計管理の業務効率を改善する場合は、他社
からの納品書や請求書が送付されるため、他社との緊密
な協力が必要であり、納品対象が文書である場合には、
納品対象の文書とともに電子的に管理することができる
ので、顕著な業務効率の改善を達成することが可能とな
る。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、納品書
や請求書はファクシミリ等、あるいは紙文書として送付
されているのが現状であり、このファクシミリ等によっ
て送付された納品書や請求書の内容を入力することによ
って電子的に管理することから、会計管理に多大の時間
と労力とがかかるという問題点があった。

【０００６】また、納品書と請求書との関係は、納品書
が受領された後に請求書が送付されるという時間的な整
合性を必要とするが、このような時間関係を確認しつつ
管理することも、多大な時間と労力とがかかるという問
題点があった。

【０００７】さらに、納品対象が電子文書である場合、
請求書の内容を確認する作業に多大な時間と労力とがか
かり、しかも人的処理によるミスが発生する場合もあ
り、確実な料金請求管理が要望されている。

【０００８】この発明は上記に鑑みてなされたものであ
って、納品書と請求書との時間関係を保ちつつ、請求書
の作成および確認処理を確実かつ容易に行うことができ
る料金請求管理システムおよびその方法並びにその方法
をコンピュータに実行させるプログラムを記録したコン
ピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することを目的
とする。

【０００９】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、請求項１の発明に係る料金請求管理システムは、納
品対象である電子化文書の料金請求に関する細目を保存
する細目保存手段と、前記細目毎の基本料金を保存する
基本料金保存手段と、前記細目に対応した細目情報を前
記電子化文書から抽出する抽出手段と、前記抽出手段が
抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金とをもとに
各細目毎の請求金額および全請求金額を算出する請求金
額算出手段と、少なくとも前記細目、各細目毎の請求金
額および全請求金額を含む請求書を出力処理する出力処
理手段と、を備えたことを特徴とする。

【００１０】請求項１の発明によれば、細目保存手段
が、納品対象である電子化文書の料金請求に関する細目
を保存し、基本料金保存手段が、前記細目毎の基本料金
を保存し、抽出手段が、前記細目に対応した細目情報を
前記電子化文書から抽出し、請求金額算出手段が、前記
抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金
とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を算出
し、出力手段が、少なくとも前記細目、各細目毎の請求
金額および全請求金額を含む請求書の表示出力および転
送出力などの出力処理をするようにしている。

【００１１】また、請求項２の発明に係る料金請求管理
システムは、納品対象である電子化文書の料金請求に関
する細目を保存する第１の細目保存手段と、前記細目毎
の基本料金を保存する第１の基本料金保存手段と、前記
細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出する
第１の抽出手段と、前記第１の抽出手段が抽出した各細
目毎の細目情報と前記基本料金とをもとに各細目毎の請
求金額および全請求金額を算出する第１の請求金額算出
手段と、少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額およ
び全請求金額を含む請求書を表示処理する表示処理手段
と、前記電子化文書の納品の依頼元である依頼元処理装
置側に前記表示処理手段によって表示された請求書を転
送する転送処理手段と、を有した依頼先処理装置と、納
品対象である電子化文書の料金請求に関する細目を保存
する第２の細目保存手段と、前記細目毎の基本料金を保
存する第２の基本料金保存手段と、前記細目に対応した
細目情報を前記電子化文書から抽出する第２の抽出手段
と、前記抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記
基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金
額を算出する第２の請求金額算出手段と、前記請求金額
算出手段による算出結果をもとに前記依頼先処理装置側
から転送された前記請求書の確認処理を行う請求書確認
手段と、を有し、前記依頼先処理装置に接続された依頼
元処理装置と、を備えたことを特徴とする。

【００１２】請求項２の発明によれば、依頼先処理装置
側において、第１の細目保存手段が、納品対象である電
子化文書の料金請求に関する細目を保存し、第１の基本
料金保存手段が、前記細目毎の基本料金を保存し、第１
の抽出手段が、前記細目に対応した細目情報を前記電子
化文書から抽出し、第１の請求金額算出手段が、前記第
１の抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本
料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を
算出し、表示処理手段が、少なくとも前記細目、各細目
毎の請求金額および全請求金額を含む請求書を表示処理
し、転送処理手段が、前記電子化文書の納品の依頼元で
ある依頼元処理装置側に前記表示処理手段によって表示
された請求書を転送する。一方、依頼元処理装置側で
は、第２の細目保存手段が、納品対象である電子化文書
の料金請求に関する細目を保存し、第２の基本料金保存
手段が、前記細目毎の基本料金を保存し、第２の抽出手
段が、前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書か
ら抽出し、第２の請求金額算出手段が、前記第２の抽出
手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金とを
もとに各細目毎の請求金額および全請求金額を算出し、
請求書確認手段が、前記第２の請求金額算出手段による
算出結果をもとに前記依頼先処理装置側から転送された
前記請求書の確認処理を行うようにしている。

【００１３】また、請求項３の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記依頼先処理装置
は、少なくとも前記第１の抽出手段によって抽出された
細目情報を含めた納品書を作成する納品書作成手段をさ
らに備えたことを特徴とする。

【００１４】請求項３の発明によれば、納品書作成手段
が、少なくとも前記第１の抽出手段によって抽出された
細目情報を含めた納品書を作成するようにしている。

【００１５】また、請求項４の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記依頼元処理装置
および前記依頼先処理装置が接続されるネットワーク上
に接続されたサーバを備え、前記サーバは、依頼書、前
記納品書、および前記請求書の転送処理を行うことを特
徴とする。

【００１６】請求項４の発明によれば、前記依頼元処理
装置および前記依頼先処理装置が接続されるネットワー
ク上に接続されたサーバが、依頼書、前記納品書、およ
び前記請求書の転送処理を行うようにし、依頼元処理装
置は、サーバにアクセスするのみで、複数の依頼先処理
装置に対する転送処理を行うことができる。

【００１７】また、請求項５の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記請求書または前
記納品書に該請求書または該納品書の作成状態あるいは
送付状態を示すステータスを付加するステータス制御手
段をさらに備えたことを特徴とする。

【００１８】請求項５の発明によれば、ステータス制御
手段が、前記請求書または前記納品書に該請求書または
該納品書の作成状態あるいは送付状態を示すステータス
を付加するようにしている。

【００１９】また、請求項６の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記ステータス制御
手段は、前記依頼元処理装置または前記依頼先処理装置
に対応した前記ステータスに変更することを特徴とす
る。

【００２０】請求項６の発明によれば、ステータスが同
一の状態を示す場合であっても、前記ステータス制御手
段が、前記依頼元処理装置または前記依頼先処理装置に
対応した認識しやすいステータスに変更するようにして
いる。

【００２１】また、請求項７の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記依頼先処理装置
または前記サーバは、前記ステータスが示す作成状態あ
るいは送付状態をもとに、前記納品書が送付状態になっ
た場合に前記請求書の作成を許可し、前記依頼元処理装
置が前記納品書を受領した場合に前記請求書を前記依頼
元処理装置に送付することを許可することを特徴とす
る。

【００２２】請求項７の発明によれば、前記依頼先処理
装置または前記サーバが、ステータスが示す作成状態あ
るいは送付状態をもとに、納品書が送付状態になった場
合に請求書の作成を許可し、前記依頼元処理装置が前記
納品書を受領した場合に前記請求書を前記依頼元処理装
置に送付することを許可するようにし、ステータスの情
報を用いて、納品書と請求書との時間関係の整合性をと
るようにしている。

【００２３】また、請求項８の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記依頼先処理装置
および前記依頼元処理装置は、送付する前記請求書およ
び前記納品書を複製処理することを特徴とする。

【００２４】請求項８の発明によれば、前記依頼先処理
装置および前記依頼元処理装置が、前記請求書および前
記納品書を送付あるいは転送する際、複製処理するよう
にしている。

【００２５】また、請求項９の発明に係る料金請求管理
システムは、上記の発明において、前記依頼元処理装置
および前記依頼元処理装置は、可搬記録媒体を用いて前
記依頼書、前記納品書、および前記請求書をそれぞれ送
付することを特徴とする。

【００２６】請求項９の発明によれば、前記依頼元処理
装置および前記依頼元処理装置が、可搬記録媒体を用い
て前記依頼書、前記納品書、および前記請求書をそれぞ
れ送付するようにしている。

【００２７】また、請求項１０の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記依頼元処理装
置および前記依頼先処理装置にそれぞれ対応して前記請
求書または前記納品書内の所定領域の変更を禁止させる
変更禁止制御手段をさらに備えたことを特徴とする。

【００２８】請求項１０の発明によれば、変更禁止制御
手段が、前記依頼元処理装置および前記依頼先処理装置
にそれぞれ対応して前記請求書または前記納品書内の所
定領域の変更を禁止させるようにしている。

【００２９】また、請求項１１の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記依頼先処理装
置は、前記請求書が作成または送付された場合、該請求
書に対応する納品書に、該納品書に対応する請求書の作
成または送付を禁止する重複禁止情報を付加する重複禁
止制御手段をさらに備えたことを特徴とする。

【００３０】請求項１１の発明によれば、重複禁止制御
手段が、請求書が作成または送付された場合、該請求書
に対応する納品書に、該納品書に対応する請求書の作成
または送付を禁止する重複禁止情報を付加するようにし
ている。

【００３１】また、請求項１２の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記電子化文書
は、テキストデータ、イメージデータ、映像データおよ
び音声データを含む複合文書であることを特徴とする。

【００３２】請求項１２の発明によれば、前記電子化文
書が、テキストデータ、イメージデータ、映像データお
よび音声データを含む複合文書であっても、請求書等の
作成を容易に行うことができる。

【００３３】また、請求項１３の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記電子化文書
は、１以上の電子ファイルによって構成されることを特
徴とする。

【００３４】請求項１３の発明によれば、前記電子化文
書は、１以上の電子ファイルによって構成されていて
も、一つの請求書とすることができる。

【００３５】また、請求項１４の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記電子化文書
は、構造化文書であることを特徴とする。

【００３６】請求項１４の発明によれば、前記電子化文
書が、構造化文書であっても、容易に請求書等を作成す
ることができる。

【００３７】また、請求項１５の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記基本料金は、
各細目毎のデータ量単価であることを特徴とする。

【００３８】請求項１５の発明によれば、前記基本料金
を、各細目毎のデータ量単価とし、適正な料金請求を自
動的に行えるようにしている。

【００３９】また、請求項１６の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記データ量単価
は、文字数、ワード数、行数、ページ数、イメージ数、
イメージ量、再生時間のいずれかまたはこれらの組み合
わせによって予め決定される単価であることを特徴とす
る。

【００４０】請求項１６の発明によれば、前記データ量
単価を、文字数、ワード数、行数、ページ数、イメージ
数、イメージ量、再生時間のいずれかまたはこれらの組
み合わせによって予め決定される単価としている。

【００４１】また、請求項１７の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記請求書確認手
段は、前記請求書内に基本料金以外の請求金額が記載さ
れている場合に、再確認を操作者に要求する処理を行う
ことを特徴とする。

【００４２】請求項１７の発明によれば、前記請求書確
認手段が、前記請求書内に基本料金以外の請求金額が記
載されている場合に、再確認を操作者に要求する処理を
行うようにしている。

【００４３】また、請求項１８の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記請求書確認手
段は、前記請求書内の全請求金額が所定金額以上の場合
に、再確認を操作者に要求する処理を行うことを特徴と
する。

【００４４】請求項１８の発明によれば、前記請求書確
認手段が、前記請求書内の全請求金額が所定金額以上の
場合に、再確認を操作者に要求する処理を行うようにし
ている。

【００４５】また、請求項１９の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記請求書確認手
段は、前記請求書の確認処理の結果、請求書の内容を訂
正する必要がある場合、該請求書の各請求金額に−１を
乗算した請求金額に訂正し、請求書の再発行を要求する
訂正処理手段をさらに備えたことを特徴とする。

【００４６】請求項１９の発明によれば、前記請求書確
認手段の訂正処理手段が、前記請求書の確認処理の結
果、請求書の内容を訂正する必要がある場合、該請求書
の各請求金額に−１を乗算した請求金額に訂正し、請求
書の再発行を要求するようにしている。

【００４７】また、請求項２０の発明に係る料金請求管
理システムは、上記の発明において、前記依頼先処理装
置は、前記請求書が作成または送付された場合、該請求
書に対応する納品書に、該納品書に対応する請求書の作
成または送付を禁止する重複禁止情報を付加する重複禁
止制御手段をさらに備え、前記重複禁止制御手段は、前
記訂正処理手段の要求によって請求書の再発行を行う場
合に、前記納品書から前記重複禁止情報を削除すること
を特徴とする。

【００４８】請求項２０の発明によれば、前記依頼先処
理装置の重複禁止制御手段が、前記請求書が作成または
送付された場合、該請求書に対応する納品書に、該納品
書に対応する請求書の作成または送付を禁止する重複禁
止情報を付加して、請求書の二重請求を未然に防止する
ようにしているが、訂正処理手段の要求によって請求書
の再発行を行う場合に、前記納品書から前記重複禁止情
報を削除し、適正な請求書の再発行を可能にしている。

【００４９】また、請求項２１の発明に係る料金請求管
理方法は、電子化文書内の料金請求に関する細目および
該細目毎の基本料金を予め保存する保存工程と、前記細
目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出する抽
出工程と、前記抽出工程によって抽出した各細目毎の細
目情報と前記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額お
よび全請求金額を算出する請求金額算出工程と、少なく
とも前記細目、各細目毎の請求金額および全請求金額を
含む請求書を出力処理する出力処理工程と、を含むこと
を特徴とする。

【００５０】請求項２１の発明によれば、保持工程によ
って、電子化文書内の料金請求に関する細目および該細
目毎の基本料金を予め保存し、抽出工程によって、前記
細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出し、
請求金額算出工程によって、前記抽出工程によって抽出
した各細目毎の細目情報と前記基本料金とをもとに各細
目毎の請求金額および全請求金額を算出し、出力処理工
程によって、少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額
および全請求金額を含む請求書を出力処理するようにし
ている。

【００５１】また、請求項２２の発明に係る料金請求管
理方法は、上記の発明において、前記電子化文書の納品
の依頼元である依頼元処理装置に前記表示処理工程によ
って表示された請求書を送付する送付工程と、前記請求
金額算出工程による算出結果をもとに前記依頼先処理装
置から送付された前記請求書の確認処理を行う請求書確
認工程と、をさらに含むことを特徴とする。

【００５２】請求項２２の発明によれば、送付工程によ
って、前記電子化文書の納品の依頼元である依頼元処理
装置に前記表示処理工程によって表示された請求書を送
付し、請求書確認工程によって、前記請求金額算出工程
による算出結果をもとに前記依頼先処理装置から送付さ
れた前記請求書の確認処理を行うようにしている。

【００５３】また、請求項２３の発明に係る料金請求管
理方法は、上記の発明において、前記送付工程に先立
ち、少なくとも前記抽出工程によって抽出された細目に
対応した細目情報を含めた納品書を作成する納品書作成
工程と、前記納品書作成工程によって作成された納品書
を前記依頼元処理装置に送付する納品書送付工程と、を
さらに含み、前記送付工程は、前記納品書の送付が完了
した後に前記請求書を送付することを特徴とする。

【００５４】請求項２３の発明によれば、納品書作成工
程によって、前記送付工程に先立ち、少なくとも前記抽
出工程によって抽出された細目に対応した細目情報を含
めた納品書を作成し、納品書送付工程によって、前記納
品書作成工程によって作成された納品書を前記依頼元処
理装置に送付し、前記送付工程は、前記納品書の送付が
完了した後に前記請求書を送付し、納品書と請求書との
間の時間的整合性を維持させるようにしている。

【００５５】また、請求項２４の発明に係る料金請求管
理方法は、上記の発明において、前記電子化文書は、テ
キストデータ、イメージデータ、映像データおよび音声
データを含む複合文書であることを特徴とする。

【００５６】請求項２４の発明によれば、前記電子化文
書が、テキストデータ、イメージデータ、映像データお
よび音声データを含む複合文書であっても、請求書等の
作成を容易に行うことができる。

【００５７】また、請求項２５に係る記録媒体は、電子
化文書内の料金請求に関する細目および該細目毎の基本
料金を予め保存する保存工程と、前記細目に対応した細
目情報を前記電子化文書から抽出する抽出工程と、前記
抽出工程によって抽出した各細目毎の細目情報と前記基
本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額
を算出する請求金額算出工程と、少なくとも前記細目、
各細目毎の請求金額および全請求金額を含む請求書を出
力処理する出力処理工程と、を含む方法をコンピュータ
に実行させるプログラムを記録したことを特徴とする。

【００５８】請求項２５の発明によれば、電子化文書内
の料金請求に関する細目および該細目毎の基本料金を予
め保存する保存工程と、前記細目に対応した細目情報を
前記電子化文書から抽出する抽出工程と、前記抽出工程
によって抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金と
をもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を算出す
る請求金額算出工程と、少なくとも前記細目、各細目毎
の請求金額および全請求金額を含む請求書を出力処理す
る出力処理工程と、を含む方法をコンピュータに実行さ
せるプログラムを記録したことで、そのプログラムを機
械読み取り可能となり、当該方法の動作をコンピュータ
によって実現することができる。

【００５９】また、請求項２６に係る記録媒体は、上記
の発明において、前記電子化文書の納品を依頼する依頼
書の送付元である依頼元処理装置に前記表示処理工程に
よって表示された請求書を送付する送付工程と、前記請
求金額算出工程による算出結果をもとに前記依頼先処理
装置から送付された前記請求書の確認処理を行う請求書
確認工程と、をさらに含む方法をコンピュータに実行さ
せるプログラムを記録したことを特徴とする。

【００６０】請求項２６の発明によれば、前記電子化文
書の納品を依頼する依頼書の送付元である依頼元処理装
置に前記表示処理工程によって表示された請求書を送付
する送付工程と、前記請求金額算出工程による算出結果
をもとに前記依頼先処理装置から送付された前記請求書
の確認処理を行う請求書確認工程と、をさらに含む方法
をコンピュータに実行させるプログラムを記録したこと
で、そのプログラムを機械読み取り可能となり、当該方
法の動作をコンピュータによって実現することができ
る。

【００６１】また、請求項２７に係る記録媒体は、上記
の発明において、前記送付工程に先立ち、少なくとも前
記抽出工程によって抽出された細目に対応した細目情報
を含めた納品書を作成する納品書作成工程と、前記納品
書作成工程によって作成された納品書を前記依頼元処理
装置に送付する納品書送付工程と、をさらに含み、前記
送付工程は、前記納品書の送付が完了した後に前記請求
書を送付する方法をコンピュータに実行させるプログラ
ムを記録したことを特徴とする。

【００６２】請求項２７の発明によれば、前記送付工程
に先立ち、少なくとも前記抽出工程によって抽出された
細目に対応した細目情報を含めた納品書を作成する納品
書作成工程と、前記納品書作成工程によって作成された
納品書を前記依頼元処理装置に送付する納品書送付工程
と、をさらに含み、前記送付工程は、前記納品書の送付
が完了した後に前記請求書を送付する方法をコンピュー
タに実行させるプログラムを記録したことで、そのプロ
グラムを機械読み取り可能となり、当該方法の動作をコ
ンピュータによって実現することができる。

【００６３】

【発明の実施の形態】以下に添付図面を参照して、この
発明に係る料金請求管理システムおよびその方法並びに
その方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録
したコンピュータ読み取り可能な記録媒体の好適な実施
の形態を詳細に説明する。

【００６４】図１は、この発明の第１の実施の形態であ
る料金請求管理システムの構成を示す図である。図１に
おいて、料金請求管理システム１は、大きくはインター
ネットなどのネットワークＮと、ネットワークＮに接続
する依頼元処理装置１０と、ネットワークＮに接続する
依頼先処理装置２０と、ネットワークＮに接続するサー
バ７０とを有する。この第１の実施の形態では、依頼元
処理装置１０が翻訳の依頼を行い、依頼先処理処理２０
がこの翻訳の依頼に基づいた翻訳文書を納品対象とし、
この翻訳文書を納品対象とする請求書を依頼元処理装置
１０側に送付するシステムとして説明する。この際、依
頼元処理装置１０および依頼先処理装置２０は、サーバ
７０を介して送受信する。すなわち、依頼元処理装置１
０が依頼先処理装置２０に送信する場合は、サーバ７０
にアクセスして送信し、依頼先処理装置２０がサーバ７
０にアクセスすることによって受信する。逆に、依頼先
処理装置２０が依頼元処理装置１０に送信する場合は、
サーバ７０にアクセスして送信し、依頼元処理装置１０
がサーバ７０にアクセスすることによって受信する。な
お、依頼元処理装置１０および依頼先処理装置２０は、
定期的にサーバ７０にアクセスし、アクセス時に送受信
を完了する。また、サーバ７０は、依頼元処理装置１０
側によって管理される。

【００６５】なお、ネットワークＮは、各種のネットワ
ークたとえばＬＡＮ等のネットワークであってもよい。
また。依頼先処理装置２０は、複数の依頼先処理装置２
０であってもよい。特に、サーバ７０がネットワークＮ
に接続されているため、依頼元処理装置１０は、複数の
依頼先処理装置２０との間の送受信処理を容易に実現す
ることができる。また、依頼元処理装置１０および依頼
先処理装置２０との間を常時、直通回線で接続してもよ
い。

【００６６】依頼元処理装置１０および依頼先処理装置
２０は、ともに処理部１３，２３を有し、これら処理部
１３，２３は同一のソフトウェアによって実現される。
ただし、図１では、依頼元処理装置１０および依頼先処
理装置２０における各処理部１３，２３に必要な機能実
現部分のみを示している。また、各処理部１３，２３は
同一のソフトウェアで構成されるが、このソフトウェア
が搭載される装置、すなわち依頼元処理装置１０および
依頼先処理装置２０を認識し、それぞれ対応した動作を
行う。

【００６７】依頼元処理装置１０および依頼先処理装置
２０は、それぞれデータベース１４，２４を有し、各デ
ータベース１４，２４は、依頼書５１，６１、納品書５
２，６２、請求書５３，６３が少なくとも格納され、処
理部１３，２３のアクセス制御部３９，４９によってそ
れぞれアクセス制御される。また、サーバ７０は、デー
タベース７３を有し、データベース７３は、依頼元処理
装置１０および依頼先処理装置２０から転送され、依頼
元処理装置１０および依頼先処理装置に転送する依頼書
８１、納品書８２および請求書８３を少なくとも格納す
る。

【００６８】依頼書５１は、依頼書作成処理部３３によ
って作成された翻訳依頼の文書であって、依頼元処理装
置１０からサーバ７０を介して依頼先処理装置２０に転
送される文書であり、依頼書６１は、依頼元処理装置１
０からサーバ７０を介して依頼先処理装置２０に転送さ
れた文書である。同様に、納品書６２は、納品書作成処
理部４４によって作成された納品文書６７を含む文書で
あって、依頼先処理装置２０からサーバ７０を介して依
頼元処理装置１０に転送される文書であり、納品書５２
は、依頼先処理装置２０からサーバ７０を介して依頼元
処理装置１０に転送された文書である。また、請求書６
３は、請求書作成処理部４５によって作成された請求書
であって、依頼先処理装置２０からサーバ７０を介して
依頼元処理装置１０に転送される文書であり、請求書５
３は、依頼先処理装置２０からサーバ７０を介して依頼
元処理装置１０に転送された文書である。

【００６９】依頼書８１は、依頼書５１を複製し、依頼
書６１は、依頼書８１を複製したものである。また、納
品書８２は、納品書６２を複製し、納品書５２は、納品
書８２を複製したものである。さらに、請求書８３は、
請求書６３を複製し、請求書５３は、請求書８３を複製
したものである。納品細目５４，６４，８４は、納品書
に記載すべき細目であり、依頼元処理装置１０によって
予め設定される。また、請求細目５５，６５，８５は、
請求書に記載すべき細目であり、依頼元処理装置１０に
よって予め設定される。さらに、基本料金表５６，６
６，８６は、請求書内の請求金額算出時に用いられ、各
請求細目毎の請求単価であり、依頼元処理装置１０によ
って予め設定される。なお、納品細目、請求細目、基本
料金表の更新は、依頼元処理装置１０が更新した内容を
サーバ７０に転送し、各依頼先処理装置２０に複製させ
ることによって行われる。

【００７０】納品書確認処理部３４は、依頼先処理装置
２０から転送され、サーバ７０から取得した納品書８２
の確認処理を行う。また、請求書確認処理部３５は、依
頼先処理装置２０から転送され、サーバ７０から取得し
た請求書８３の確認処理を行う。さらに各転送処理部３
８，４８，７１は、ネットワークＮを介した依頼書５
１，６１，８１、納品書５２，６２，８２、および請求
書５３，６３，８３などの転送処理を行う。表示処理部
３１，４１は、表示部１１，２１に、依頼書５１，６
１、納品書５２，６２、および請求書５３，６３などの
文書の表示処理あるいはこの文書の作成時に必要な各種
情報の表示処理を行う。入力部１２，２２は、マウスな
どのポインティングデバイスやキーボードなどによって
実現され、各種の入力および指示を行う。処理制御部３
２，４２は、各処理部１３，２３に対する全体制御処理
を行う。

【００７１】ここで、図２に示すフローチャートを参照
して、図１に示した料金請求管理システムの全体動作処
理について説明する。まず、処理制御部３２は、表示処
理部３１を介して、「新規依頼書作成」、「納品書確
認」、「請求書確認」、「サーバへの接続」などのボタ
ンを有する初期画面を表示部１１に表示させる。ここ
で、操作者が「新規依頼書作成」ボタンを選択すると、
依頼書作成処理部３３は、翻訳の依頼書５１を作成し、
データベース１４に格納する（ステップＳ１０１）。作
成された依頼書５１は、「サーバへの接続」ボタンが選
択されることによって、ネットワークＮを介してサーバ
７０に転送され、依頼書８１としてデータベース７３と
して格納され、依頼先処理装置２０のサーバ７０へのア
クセスによって依頼書８１は依頼書６１として取得され
る（ステップＳ１０２）。この際、依頼書５１，６１，
８１には、翻訳対象の文書がファイルとして添付され
る。

【００７２】一方、依頼先処理装置２０側では、依頼書
６１を取得すると、依頼書６１が示す翻訳作業を行い、
その後、この翻訳結果を納品文書６７としてデータベー
ス２４に格納する。この納品文書６７は、テキストデー
タのみに限らず、イメージデータ、映像データ、音声デ
ータなどのマルチメディアデータを含む複合文書であ
り、たとえばＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）
などの構造化された文書である。また、納品文書６７
は、単一の構造化文書のみならず、複数のファイルから
構成される構造化文書であってもよい。

【００７３】処理制御部４２は、表示処理部４１を介し
て、「納品書作成」、「請求書作成」、「サーバへの接
続」などのボタンを有する初期画面を表示部２１に表示
させる。納品文書６７がデータベース２４に格納される
と、依頼先処理装置２０の操作者は、入力部２２を用い
て「納品書作成」ボタンを選択し、納品書の作成処理を
行う（ステップＳ１０３）。作成された納品書６２に
は、納品文書６７が添付され、データベース２４に格納
される。その後、「サーバへの接続」ボタンが選択され
ると、データベース２４内に格納された納品書６２は、
ネットワークＮを介してサーバ７０に転送され、納品書
８２として格納され、依頼元処理装置１０のサーバ７０
へのアクセスによって、依頼元処理装置１０側の納品書
５２としてデータベース１４内に格納される（ステップ
Ｓ１０４）。

【００７４】依頼元処理装置１０側に転送された納品書
６２は、納品書確認処理部３４によって納品書６２の確
認処理を行う（ステップＳ１０５）。納品書確認処理部
３４による確認処理は、添付された納品文書６７をもと
に納品書６２内の内容に間違いがないか確認し、間違い
がない場合には、納品書５２としてデータベース１４に
格納する。納品書確認処理部３４は、納品書５２をデー
タベース１４に格納した後に、サーバ７０を介して、納
品書６２の送付が完了したことを通知する。なお、納品
書確認処理部３４と同じ機能をサーバ７０に持たせ、サ
ーバ７０自体が納品書の確認処理を行うようにしてもよ
い。これによって迅速な納付書の送付処理を行うことが
できる。

【００７５】この納付書の送付完了の通知を受けた依頼
先処理装置２０は、請求書作成処理部４５によって、送
付完了した納付書に対応した請求書の作成処理を行う
（ステップＳ１０６）。納品書６２に対応する請求書６
３の作成が終了し、「サーバへの接続」が選択される
と、納品書６２の送付が完了しているか否かを判断する
（ステップＳ１０７）。この判断を行うのは、納付書の
送付完了の後に、常に請求書が送付されるという時間関
係を担保するためである。

【００７６】納付書６２が既に送付完了している場合
（ステップＳ１０７，ＹＥＳ）には、作成された請求書
６３をサーバ７０に転送し、依頼元処理装置１０による
サーバ７０へのアクセスによって、転送された請求書６
３の複製である請求書８３を取得する（ステップＳ１０
８）。

【００７７】その後、依頼元処理装置１０側の請求書確
認処理部３５は、転送された請求書８３の確認処理を行
う（ステップＳ１０９）。その後、請求書８３に対する
確認処理の結果をもとに、請求書８３の訂正が必要であ
るか否かを判断する（ステップＳ１１０）。請求書８３
の訂正が必要である場合（ステップＳ１１０，ＹＥＳ）
には、その後、請求書８３の訂正処理を行った（ステッ
プＳ１１１）後に、訂正された請求書を請求書５３とし
てデータベース１４に格納して一連の本動作処理を終了
し、請求書８３の訂正が必要でない場合（ステップＳ１
１０，ＮＯ）には、そのまま、請求書８３を請求書５３
としてデータベース１４に格納して一連の本動作処理を
終了する。

【００７８】つぎに、ステップＳ１０３における納品書
の作成処理について図３および図４を参照して説明す
る。図３は、納品書の作成処理手順を示す詳細フローチ
ャートであり、図４は、納品書の一例を示す図である。
図３において、まず、依頼先処理処理装置２０の操作者
が、「納品書作成」ボタンを押下し（ステップＳ２０
１）、さらに、作成すべき納品書６２に対応する依頼書
６１を指定する（ステップＳ２０２）と、抽出処理部４
７は、依頼書６１を検索し、納品細目６４のデータであ
る納品細目データ６８および納品書に関連するデータを
抽出し（ステップＳ２０３）、納品書に対応付けるとと
もに、表示部２１に表示された納品書フォーマット上の
対応する位置に表示出力する（ステップＳ２０４）。図
４では、たとえば、形式的な納品細目「ケース番号」，
「受付種別」の各納品細目データ「２０００−１」，
「Ｊ ｔｏ Ｅ」を抽出し、依頼元である「○○株式会
社」および納品書の番号「△△△△」を抽出し、納品書
に対応づけるとともに、納品書フォーマット上の各対応
する位置に表示出力する。

【００７９】その後、操作者がファイル添付ボタンＢ１
を押下すると、納品文書６７の格納位置が表示され、納
品すべき納品文書６７のファイルを指定することによっ
て、指定された納品文書６７が、現在作成中の納品書６
２に添付される（ステップＳ２０５）。

【００８０】この納品文書６７の添付が行われると、抽
出処理部７は、添付された納品文書６７を検索し、納品
細目データ６８を抽出し（ステップＳ２０６）、納品書
に対応づけるとともに、納品書フォーマット上の各対応
する位置に表示出力する（ステップＳ２０７）。たとえ
ば図４では、計算ボタンＢ２を押下することによって、
実体的な納品細目「担当者」，「単語数」，「イメージ
数」の各納品細目データ「山田 太郎」，「２００
０」，「２」を抽出し、納品書に対応づけるとともに、
納品書フォーマット上の各対応する位置に表示出力する
（ステップＳ２０７）。納品細目が納品文書６７内に存
在しない場合、あるいは「担当者」のように編集可能な
納品細目である場合に、編集可能な領域を「」で括って
示す。図４では、納品物も「」で括られており、編集可
能になっている。逆に、その他の納品細目データなど
は、編集不可能な領域となっている。

【００８１】ここで、納品実行ボタンＢ３を選択する
と、ステップＳ１０４で示した、納品書の転送処理が実
行される。なお、図４の納品書の左上角に「作成中」を
示すステータス１００が表示されている。このステータ
スは、納品書のみならず、依頼書および請求書にも付加
され、各文書の現在状態を示している。したがって、納
品書作成中は、「作成中」なるステータスが示される
が、「納品実行」ボタンが押下されると納品書の転送処
理がなされ、転送処理が完了すると、納品書のステータ
ス１００は、「納品完了」として表示される。このよう
なステータス１００を各文書に付加し、このステータス
を判断情報として用いることによって、たとえば処理制
御部４２は、作成途中の納品書の転送を未然に防止する
ことができる。このステータスについては後述する。

【００８２】なお、納品実行ボタンＢ３が選択された場
合、直ちに納品書をサーバ７０に転送しなくてもよい。
この場合、作成した納品書を自データベース２４内に格
納しておき、その後のサーバ７０のアクセス時に転送す
るようにする。依頼先処理装置２０がサーバ７０に対し
て定期的にアクセスする場合、納品書とこの納品書に対
応する請求書とが一括して転送される場合があるが、こ
の際、転送処理部４８は、ステータスを参照して、納品
書の複製日時が、この納品書に対応する請求書の複製日
時前となるように、この納品書を複製して転送する。

【００８３】また、納品文書６７は、１以上のファイル
で構成され、図４に示した納品書に添付された納品文書
では、１つのテキストファイルと２つのイメージファイ
ルとから構成され、フォルダとして格納されている。こ
の納品文書６７は、ＨＴＭＬ文書として記述され、単語
（ワード）数を抽出する場合には、テキストデータを示
すタグと単語の区切りを示すスペースとをもとに容易に
演算することができる。イメージ数は、同様にイメージ
を示すタグの数を演算することによって容易に求めるこ
とができる。この演算は、計算ボタンＢ２を押下に伴っ
て実行される。なお、ＨＴＭＬ文書のみでなくＸＭＬを
含む統括的なＳＧＭＬ（Standard Generalized Markup
Language）のような構造化文書であっても同様である。

【００８４】つぎに、図５〜図７を参照して、ステップ
Ｓ１０６に示した請求書の作成処理について説明する。
図５は、請求書の作成処理手順を示す詳細フローチャー
トである。図６は、請求書の一例を示す図であり、図７
は、基本料金表の一例を示す図である。

【００８５】まず、初期画面に表示された「請求書作
成」ボタンを押下し（ステップＳ３０１）、作成する請
求書６３に対応する納品書６２を指定する（ステップＳ
３０２）と、図６に示した請求書フォーマットが表示さ
れる。その後、抽出処理部４７は、納品書６２を検索
し、請求細目６５に対応する請求細目データ６９および
請求書に関するデータを抽出し（ステップＳ３０３）、
請求書に関するデータを表示出力する（ステップＳ３０
４）。たとえば、図６では、請求細目データ６９とし
て、「受付種別」、「単語数」、「イメージ数」の納品
細目データ６８を取得する。すなわち、「受付種別」＝
「Ｊ ｔｏ Ｅ」、「単語数」＝「２０００」、「イメ
ージ数」＝「２」を取得し、それぞれ、「受付料金」、
「翻訳料」、「イメージ料金」の項目に対応付けて表示
する。また、ここでは「取扱種別」が、「緊急」として
取得され、対応付けて表示されている。なお、「依頼
先」＝「○○株式会社」および「ケース番号」＝「△△
△△」を取得し、この「依頼先」と「ケース番号」と
は、そのまま表示出力される。

【００８６】その後、請求金額計算部４６は、基本料金
表６６を参照して請求項目６５毎の金額を計算する（ス
テップＳ３０５）。たとえば図７に示した基本料金表
は、「××翻訳事務所」宛ての基本料金表であり、適用
期間は「２０００／１／１」からとなっている。基本料
金表の適用期間は、随時変更可能であり、複数の基本料
金表が存在する場合、契約形態によっていずれかの基本
料金表を選択適用することが可能である。

【００８７】図７に示した基本料金表には、「受付種
別」毎の料金、「単語単価」、緊急度の種別を示す「取
扱種別」による料金、「イメージ単価」の料金が記述さ
れている。請求金額計算部４６は、図７に示した基本料
金表をもとに、「受付種別」＝「Ｊ ｔｏ Ｅ」に対応
する料金「５千円」を請求項目「受付料金」の金額とし
て表示する。また、「単語単価」＝「５０円」に「単語
数」＝「２０００」を乗算した値である「１００００
円」を計算し、請求項目「翻訳料」として表示する。同
様に、「イメージ単価」＝「１０００円」に「イメージ
数」＝「２」を乗算した値である「２０００円」を計算
し、請求項目「イメージ料金」として表示する。また、
「取扱種別」が「緊急」の場合に対応する料金「５００
０円」を、請求項目「取扱種別」の料金として表示す
る。

【００８８】その後、加算料金の請求項目があるか否か
を判断する（ステップＳ３０６）。この加算料金とは、
請求項目「その他」に対応し、依頼元と依頼先との間で
任意に取り決められた料金である。加算料金の請求項目
がある場合（ステップＳ３０６，ＹＥＳ）には、この加
算料金を「その他」の欄に記入し（ステップＳ３０
７）、加算料金を記入した理由を備考欄に記入する（ス
テップＳ３０８）。図６では、「その他」の加算料金と
して「５００円」が上乗せされており、この加算料金の
理由として、備考欄に「資料を取り寄せるため」と記入
されている。その後、請求金額計算部４６は、加算料金
の請求項目がない場合（ステップＳ３０６，ＮＯ）を含
めて、各請求項目に対応する金額を合計した合計金額お
よび消費税を加えた請求額を計算し、それぞれ対応する
欄に表示出力する（ステップＳ３０９）。なお、加算料
金を記入した理由が少ない場合には、備考欄の理由を選
択して記入するようにしてもよい。

【００８９】なお、上述した図６に示した請求書の請求
項目および基本料金表には、映像データや音声データな
どに対応した情報が記載されていないが、たとえば映像
データや音声データに対する単価は、たとえば所定の再
生時間を単価として設定すればよい。あるいは、キロバ
イト単位を単価として設定してもよい。また、テキスト
データであっても、単語単位の単語数に限らず、文字
数、行数、ページ数、段落数などを単価として設定して
もよい。さらに、イメージデータであっても、イメージ
枚数を単位とせず、たとえばキロバイト単位などのイメ
ージ量を単価としてもよい。また、単価のみでなく、重
み付け値を用いて柔軟かつ適切な請求料金となるように
設定してもよい。たとえば、イメージデータなどの場合
には、用いる色の種類などによって重み付け値を変更す
るとよい。

【００９０】このような各種マルチメディアデータの抽
出は、上述したように、ＨＴＭＬなどの構造化された文
書内のタグを参照することによって容易に行うことがで
きるが、構造化されていない文書であっても、各種の抽
出アルゴリズムを用いることによって容易に得ることが
できる。

【００９１】なお、請求書が作成あるいは送付完了した
場合、この請求書に対応する納品書には、請求書が作成
あるいは送付完了した旨の重複禁止情報が付加される。
この重複禁止情報が納品書に付加されると、請求書作成
処理部４５による新たな請求書の作成あるいは送付時
に、この請求書に対応する納品書の重複禁止情報が参照
され、この重複禁止情報が付加されている場合、この納
品書に対応する請求書が新たに作成あるいは送付するこ
とが禁止される。すなわち、重複した請求書の作成ある
いは送付を確実に禁止されることになる。

【００９２】ただし、後述する請求書の訂正処理が行わ
れる場合（ステップＳ１１１）、請求書作成処理部４５
は、この請求書に対応する納品書の重複禁止情報の付加
にかかわらず、新規の請求書を重複して作成あるいは送
付することを許可する処理を行う。あるいは、訂正処理
が行われる場合に、訂正される請求書に対応する納品書
に重複作成あるいは重複送付を許可する重複許可情報を
新たに付加し、これによって新規の請求書を作成あるい
は送付するようにしてもよい。

【００９３】この重複禁止情報あるいは重複許可情報
は、たとえば重複作成あるいは送付に関するフラグを納
品書側に設け、重複禁止情報の場合にフラグをたて、重
複許可情報の場合にフラグをクリアするようにすればよ
い。

【００９４】つぎに、図８に示したフローチャートを参
照して、ステップＳ１０９に示した請求書確認処理につ
いて説明する。図８において、請求書確認処理部３５
は、サーバ７０をアクセスして請求書を取得した場合、
請求金額計算部３６が、請求金額計算部４６と同様な請
求項目毎の金額、合計金額、および請求額の再計算を行
う設定になっているか否かを判断する（ステップＳ４０
１）。再計算を行う設定になっている場合（ステップＳ
４０１，ＹＥＳ）には、抽出処理部４７に対応する抽出
処理部３６ａが、納品書５２を検索して請求項目データ
を抽出し、この請求項目データと基本料金表５６とをも
とに、上述した請求項目毎の金額、合計金額、および請
求額の再計算を行う（ステップＳ４０２）。この場合、
「その他」の請求項目に対する記入は行わない。

【００９５】その後、再計算結果による請求額と請求書
５３内の請求額とが一致するか否かを判断する（ステッ
プＳ４０３）。請求額が一致しない場合（ステップＳ４
０３，ＮＯ）には、請求書の内容チェックが必要である
ことを示す要確認のチェックマークを付加し（ステップ
Ｓ４０４）、ステップＳ１０９にリターンする。

【００９６】一方、再計算を行う設定がされていない場
合（ステップＳ４０１，ＮＯ）には、さらに、「その
他」の請求項目に加算料金が入力されているか否かを判
断する（ステップＳ４０５）。加算料金が入力されてい
る場合（ステップＳ４０５，ＹＥＳ）には、ステップＳ
４０４に移行し、要確認のチェックマークを請求書に付
加し、ステップＳ１０９にリターンする。

【００９７】請求額が一致する場合（ステップＳ４０
３，ＹＥＳ）または加算料金が入力されていない場合
（ステップＳ４０５，ＮＯ）には、さらに請求額が所定
値以上であるか否かを判断する（ステップＳ４０６）。
請求額が所定値以上である場合（ステップＳ４０６，Ｎ
Ｏ）には、ステップＳ４０４に移行し、要確認のチェッ
クマークを請求書に付加してステップＳ１０９にリター
ンし、請求額が所定値以上でない場合（ステップＳ４０
６，ＹＥＳ）には、要確認のチェックマークを請求書に
付加せず、そのままステップＳ１０９にリターンする。

【００９８】すなわち、この請求書確認処理では、「そ
の他」の欄に加算料金がなく、請求額が所定値を超えな
い場合は、請求書の内容に問題がないものとして、その
ままデータベース１４内に格納保持する。一方、「その
他」の欄に加算料金があり、請求額が所定値以上である
場合には、訂正が必要な請求書の候補を示すべく、要確
認のチェックマークを請求書に付加し、依頼元処理装置
１０側の管理者によるチェックを仰ぐことになる。ここ
で、請求額が所定値以上としたのは、請求額が所定値以
上の場合には、請求額の調整が行われるのが通常だから
である。

【００９９】つぎに、図９に示したフローチャートを参
照して、ステップＳ１１１の訂正処理について説明す
る。図９において、訂正処理部３７は、訂正が必要と判
断された場合（ステップＳ１１０，ＹＥＳ）、サーバ７
０を介して依頼先処理装置２０に訂正内容を通知する
（ステップＳ５０１）。その後、依頼先処理装置２０の
請求書作成処理部４５は、現在の請求書における請求項
目毎の金額に「−１」を乗算して現在の請求書の内容を
キャンセルする、いわゆる赤伝を作成し、この赤伝をサ
ーバ７０を介して依頼元処理装置１０側に転送する（ス
テップＳ５０２）。この場合、現在の請求書の金額欄の
編集処理は禁止されているため、依頼元処理装置１０側
は、ステップＳ５０１の通知内に強制的に請求書を編集
処理ができる情報を請求書作成処理部４５に与える。

【０１００】その後、請求書作成処理部４５は、現在の
請求書にかわり、訂正した新規の請求書（黒伝）を作成
し、サーバ７０を介して依頼元処理装置１０側に転送し
（ステップＳ５０３）、ステップＳ１１１にリターンす
る。これによって、請求書の内容に訂正が発生した場合
であっても、スムーズで、かつ迅速な料金請求管理を行
うことができる。

【０１０１】一方、図１０に示したフローチャートは、
ステップＳ１１１の訂正処理の変形例を示す。図１０に
おいて、訂正処理部３７は、訂正が必要と判断された場
合（ステップＳ１１０，ＹＥＳ）、現在の請求書におけ
る請求項目毎の金額に「−１」を乗算した、いわゆる赤
伝に対応する情報が通知されたものとして処理し、この
赤伝に対応する請求書の処理および格納を行い、この赤
伝をサーバ７０を介して、依頼先処理装置２０側に転送
する（ステップＳ６０１）。

【０１０２】その後、依頼先処理装置２０側の請求書作
成処理部４５は、転送された赤伝を確認処理し、この赤
伝をもとに、訂正した新規の請求書（黒伝）を作成し、
サーバ７０を介して依頼元処理装置１０側に新規の請求
書を転送し（ステップＳ６０２）、ステップＳ１１１に
リターンする。これによって、請求書の内容に訂正が発
生した場合であっても、スムーズで、かつ迅速な料金請
求管理を行うことができる。特に、赤伝の確認処理を迅
速に行うことができるので、効率的な請求書の低処理が
実現される。

【０１０３】つぎに、依頼書、納品書、および請求書に
常時、付加されるステータスについて説明する。このス
テータスは、たとえば請求書が現在、作成中であるの
か、既に依頼元処理装置１０側に送付完了したものであ
るのかなどの状態を示す情報である。このステータスの
付加は、処理制御部３２，４２を含む各部によってなさ
れる。このステータスは上述したように請求書等に常に
付加され、かつ表示出力されるので、操作者は直ちに請
求書等の現在の状態を認識することができる。この認識
の容易さに加えて、自動的に請求書等の状態を保持する
ので、請求書等の作成の中断を容易に行うことができる
とともに、再開処理も容易に行うことができる。

【０１０４】また、ステータスの情報を用いて請求書等
の正常な時間関係を維持した作成あるいは送付処理等を
自動的に管理することができる。たとえばステータス
が、納品書の送付が完了状態あるいは送付の完了状態と
ほぼ同じ状態、たとえばサーバに登録された状態のとき
に、このステータスの情報を用いて、請求書作成処理部
４５による、この納品書に対応する請求書の作成処理の
許可あるいは送付処理の許可を行う。すなわち、未だ納
品書を発行していない段階で、先に請求書が発行される
という会計上の不正常な時間関係をなくすことができ
る。なお、ステータスは、編集不可能な情報であり、納
品書作成処理部４４や請求書作成処理部４５などの処理
に伴って自動更新される。

【０１０５】さらに、ステータスは、同じ状態であって
も、処理される部署あるいは転送された部署によって異
なる表示を行うようにしている。たとえば、請求書のス
テータスは、依頼先（請求元）では、「請求書送付完
了」なる情報を表示するが、依頼元（請求先）では、
「請求書到着」なる情報に表示変更する。また、納品書
のステータスは、依頼先（納品元）では、「納品書送付
完了」なる情報を表示するが、依頼元（納品先）では、
「納品書到着」なる情報に表示変更する。すなわち、同
じ状態のステータスであっても、請求書等が置かれる部
署に対応して、操作者にわかりやすい表示に自動変更す
るようにしている。この処理されるステータスの自動表
示変更によって、操作者は、処理対象である請求書等の
状態を容易かつ直ちに認識することができ、この認識の
容易性によって、次に行うべき処理を直ちに把握するこ
とができ、作業効率が向上する。

【０１０６】また、請求書確認処理において、請求額が
一致しない場合等に要確認のチェックマークを付加する
ようにしていたが（ステップＳ４０４）、この場合、ス
テータスの情報も変更表示するとよい。このステータス
の情報が通常と異なる表示となることによって、操作者
は、容易かつ迅速に請求書の要確認を認識することがで
きる。このステータスの情報の変更表示は、たとえば、
表示された文字の色を黒から赤に変更したり、ステータ
スの表示領域の背景色を変更表示するようにすればよ
い。もちろん、文字の内容自体を変更するようにしても
よい。

【０１０７】なお、上述した第１の実施の形態では、納
品文書６７を納品対象としたが、これに限らず、納品対
象が現物であっても、この料金請求管理システム１を適
用することができる。この場合、抽出処理部４７等によ
る納品文書６７内の請求項目データ等を自動抽出するこ
とはできないが、上述したステータスや重複禁止情報の
付加、共通の基本料金表５６，６６，８６を用いた料金
請求管理を行うことができる。

【０１０８】この第１の実施の形態によれば、請求書作
成処理部４５が請求書を作成する場合、依頼元処理装置
１０側が管理する同一の基本料金表６６を用いて各請求
項目６５に対する金額を自動計算するようにしているの
で、正確な請求額を容易に生成することができ、依頼元
処理装置１０側における請求書確認処理にかかる負荷も
軽減される。

【０１０９】また、請求書作成処理部４５によって請求
書の各請求項目に対する金額を計算する場合、抽出処理
部４７がこの請求書に対応する納品書の納品文書を検索
し、納品文書が構造化複合文書であっても、必要な請求
項目に対する請求項目データを自動抽出するようにして
いるので、請求書作成にかかる時間と労力とを軽減する
ことができるとともに、ミスのない請求書を作成するこ
とができる。

【０１１０】さらに請求書等の作成状態などを示すステ
ータスを常に請求書等に付加し、表示するようにしてい
るので、請求書等の作成状態等を容易に把握することが
できるとともに、ステータスの情報を用いて、納品書と
請求書との時間関係の整合性をとるようにしているの
で、料金請求管理にかかる時間と労力とを一層軽減する
ことができる。また。請求書等の表示される部署の違
い、すなわち依頼先と依頼元などの環境の違いに対応
し、同一状態のステータスであっても、ステータスの表
示内容を各環境に対応して示しているので、請求書等の
状態を容易かつ迅速に把握することができる。

【０１１１】また、請求書が作成あるいは送付時に、こ
の請求書に対応する納品書に重複禁止情報を付加するよ
うにしているので、請求書の二重請求がなくなり、料金
請求管理が煩雑にならず、整然とした料金請求管理を維
持することができる。

【０１１２】さらに、ネットワークに接続されたサーバ
７０を介して依頼元処理装置１０と依頼先処理装置２０
との間における請求書等の転送処理を行うようにしてい
るので、複数の依頼先処理装置を容易に管理することが
できる。

【０１１３】つぎに、第２の実施の形態について説明す
る。上述した第１の実施の形態では、ネットワークＮに
接続されたサーバ７０が依頼元処理装置１０と依頼先処
理装置２０との間の請求書等の転送処理を行うようにし
ていたが、この第２の実施の形態では、サーバ７０を設
けず、依頼元処理装置１０と依頼先処理装置２０とがネ
ットワークＮに接続された構成としている。

【０１１４】図１１、この発明の第２の実施の形態であ
る料金請求管理システムの構成を示す図である。図１１
において、この料金請求管理システム１０１は、依頼元
処理装置１０および依頼先処理装置２０は、ネットワー
クＮに接続され、第１の実施の形態におけるサーバ７０
を削除した構成としている。その他の構成は、第１の実
施の形態と同じであり、同一構成部分には、同一符号を
付している。

【０１１５】図１１において、依頼元処理装置１０の転
送処理部３８は、ネットワークＮを介して依頼先処理装
置２０側に直接アクセスし、依頼書などの情報を転送す
る。一方、依頼先処理装置２０の転送処理部４８は、ネ
ットワークＮを介して依頼元処理装置１０側に直接アク
セスし、納品書あるいは請求書などの情報を転送する。
ここで、第１の実施の形態におけるサーバ７０は、依頼
元処理装置１０内に吸収し、依頼元処理装置１０内のデ
ータベース１４は、サーバ７０内のデータベース７３と
同様な機能を有する。たとえば、依頼先処理装置２０か
ら転送された請求書は、直接依頼元処理装置１０内のデ
ータベース１４内に格納され、依頼元処理装置１０は、
請求書を得るためにネットワークＮに対するアクセスを
行わなくても良い。なお、各依頼先処理装置２０が有す
る基本料金表等の更新は、依頼元処理装置１０によって
管理される。

【０１１６】この第２の実施の形態によれば、第１の実
施の形態が有したサーバ７０が不要となるので、簡易な
構成で第１の実施の形態と同様な作用効果を奏すること
ができる。

【０１１７】つぎに、第３の実施の形態について説明す
る。上述した第１および第２の実施の形態では、いずれ
もネットワークＮという通信手段を介して接続されてい
たが、この第３の実施の形態では、ネットワークＮで転
送されていた情報を可搬記録媒体によって転送するよう
にしている。

【０１１８】図１２は、この発明の第３の実施の形態で
ある料金請求管理システムの構成を示す図である。図１
２において、この料金請求管理システム２０１は、ネッ
トワークＮ等によって接続されず、転送処理部３８，４
８に代わって、出力処理部２３８，２４８が設けられ、
各出力処理部２３８，２４８には、フロッピーディスク
ドライブＦＤＤ１，ＦＤＤ２が接続される。各フロッピ
ーディスクドライブＦＤＤ１，ＦＤＤ２には、可搬記録
媒体としてのフロッピーディスクＦＤが挿入され、依頼
元処理装置１０と依頼先処理装置２０との間における請
求書等の情報転送処理が行われる。その他の構成は、第
２の実施の形態と同じであり、同一構成部分には同一符
号を付している。

【０１１９】ここで、依頼元処理装置１０と依頼先処理
装置２０とは、同一の基本料金表５６，６６などを各デ
ータベース１４，２４に保持するが、これらの情報もフ
ロッピーディスクＦＤによって転送される。この転送
は、たとえば郵送等によって実現される。

【０１２０】なお、上述した第３の実施の形態では、可
搬記録媒体としてフロッピーディスクＦＤを用いて場合
を示したが、これに限らず、たとえば、ＭＯディスク、
フラッシュメモリ、ＤＶＤＲＡＭなどの各種の可搬記録
媒体とこれらの可搬記録媒体を駆動する駆動装置を備え
るようにしてもよい。

【０１２１】この第３の実施の形態によれば、第２の実
施の形態におけるネットワークＮを用いないようにして
いるので、一層、簡易な構成によって第２の実施の形態
における作用効果を奏することができる。

【０１２２】なお、上述した第１〜第３の実施の形態を
任意に組み合わせた構成としてもよい。たとえば、第１
の実施の形態と第３の実施の形態とを組み合わせ、第３
の実施の形態で示した可搬型記録媒体による請求書等の
転送処理を、第１の実施の形態による料金請求管理シス
テムのリカバリーとしての副次的処理を担うようにする
ことができ、システム強化を図ることができる。

【０１２３】

【発明の効果】以上説明したように、請求項１の発明に
よれば、請求項１の発明によれば、細目保存手段が、納
品対象である電子化文書の料金請求に関する細目を保存
し、基本料金保存手段が、前記細目毎の基本料金を保存
し、抽出手段が、前記細目に対応した細目情報を前記電
子化文書から抽出し、請求金額算出手段が、前記抽出手
段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金とをも
とに各細目毎の請求金額および全請求金額を算出し、出
力手段が、少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額お
よび全請求金額を含む請求書の表示出力および転送出力
などの出力処理をするようにしているので、請求書の作
成、送付にかかる時間と労力とを軽減することができる
とともに、請求額の計算ミスをなくすことができ、精度
の高い請求書を作成することができるという効果を奏す
る。

【０１２４】また、請求項２の発明によれば、依頼先処
理装置側において、第１の細目保存手段が、納品対象で
ある電子化文書の料金請求に関する細目を保存し、第１
の基本料金保存手段が、前記細目毎の基本料金を保存
し、第１の抽出手段が、前記細目に対応した細目情報を
前記電子化文書から抽出し、第１の請求金額算出手段
が、前記第１の抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報
と前記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全
請求金額を算出し、表示処理手段が、少なくとも前記細
目、各細目毎の請求金額および全請求金額を含む請求書
を表示処理し、転送処理手段が、前記電子化文書の納品
の依頼元である依頼元処理装置側に前記表示処理手段に
よって表示された請求書を転送する。一方、依頼元処理
装置側では、第２の細目保存手段が、納品対象である電
子化文書の料金請求に関する細目を保存し、第２の基本
料金保存手段が、前記細目毎の基本料金を保存し、第２
の抽出手段が、前記細目に対応した細目情報を前記電子
化文書から抽出し、第２の請求金額算出手段が、前記第
２の抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本
料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を
算出し、請求書確認手段が、前記第２の請求金額算出手
段による算出結果をもとに前記依頼先処理装置側から転
送された前記請求書の確認処理を行うようにしているの
で、請求書の確認処理を精度高く行うことができるとと
もに、請求書の確認処理にかかる負荷も軽減されるとい
う効果を奏する。

【０１２５】また、請求項３の発明によれば、納品書作
成手段が、少なくとも前記第１の抽出手段によって抽出
された細目情報を含めた納品書を作成するようにしてい
るので、納品書の作成にかかる負荷も軽減されるという
効果を奏する。

【０１２６】また、請求項４の発明によれば、前記依頼
元処理装置および前記依頼先処理装置が接続されるネッ
トワーク上に接続されたサーバが、依頼書、前記納品
書、および前記請求書の転送処理を行うようにし、依頼
元処理装置は、サーバにアクセスするのみで、複数の依
頼先処理装置に対する転送処理を行うことができるの
で、複数の依頼先処理装置を接続する場合にかかるアク
セスの負荷を軽減できるとともに、容易に管理すること
ができるという効果を奏する。

【０１２７】また、請求項５の発明によれば、ステータ
ス制御手段が、前記請求書または前記納品書に該請求書
または該納品書の作成状態あるいは送付状態を示すステ
ータスを付加するようにしているので、請求書等の作成
状態等を容易に把握することができるという効果を奏す
る。

【０１２８】また、請求項６の発明によれば、ステータ
スが同一の状態を示す場合であっても、前記ステータス
制御手段が、前記依頼元処理装置または前記依頼先処理
装置に対応した認識しやすいステータスに変更するよう
にしているので、請求書等の状態を容易かつ迅速に把握
することができるという効果を奏する。

【０１２９】また、請求項７の発明によれば、前記依頼
先処理装置または前記サーバが、ステータスが示す作成
状態あるいは送付状態をもとに、納品書が送付状態にな
った場合に請求書の作成を許可し、前記依頼元処理装置
が前記納品書を受領した場合に前記請求書を前記依頼元
処理装置に送付することを許可するようにし、ステータ
スの情報を用いて、納品書と請求書との時間関係の整合
性をとるようにしているので、料金請求管理にかかる時
間と労力とを一層軽減することができるという効果を奏
する。

【０１３０】また、請求項８の発明によれば、前記依頼
先処理装置および前記依頼元処理装置が、前記請求書お
よび前記納品書を送付あるいは転送する際、複製処理す
るようにしているので、その後における請求書等の照合
にかかる処理を迅速に行うことができるという効果を奏
する。

【０１３１】また、請求項９の発明によれば、前記依頼
元処理装置および前記依頼元処理装置が、可搬記録媒体
を用いて前記依頼書、前記納品書、および前記請求書を
それぞれ送付するようにしているので、簡単な構成によ
って、請求書等の作成処理にかかる時間と労力とを軽減
することができるとともに、計算ミスの少ない請求書を
作成することができるという効果を奏する。

【０１３２】また、請求項１０の発明によれば、変更禁
止制御手段が、前記依頼元処理装置および前記依頼先処
理装置にそれぞれ対応して前記請求書または前記納品書
内の所定領域の変更を禁止させるようにしているので、
請求書などの改竄を未然に防止することができるという
効果を奏する。

【０１３３】また、請求項１１の発明によれば、重複禁
止制御手段が、請求書が作成または送付された場合、該
請求書に対応する納品書に、該納品書に対応する請求書
の作成または送付を禁止する重複禁止情報を付加するよ
うにしているので、請求書の二重請求を未然に防止する
ことができるという効果を奏する。

【０１３４】また、請求項１２の発明によれば、前記電
子化文書が、テキストデータ、イメージデータ、映像デ
ータおよび音声データを含む複合文書であっても、請求
書等の作成を容易に行うことができるので、料金請求管
理にかかる時間と労力とを軽減することができるという
効果を奏する。

【０１３５】また、請求項１３の発明によれば、前記電
子化文書は、１以上の電子ファイルによって構成されて
いても、一つの請求書とすることができるので、料金請
求管理にかかる時間と労力とを格段に軽減することがで
きるという効果を奏する。

【０１３６】また、請求項１４の発明によれば、前記電
子化文書が、構造化文書であっても、容易に請求書等を
作成することができるので、料金請求管理にかかる時間
と労力とを格段に軽減することができるという効果を奏
する。

【０１３７】また、請求項１５の発明によれば、前記基
本料金を、各細目毎のデータ量単価とし、適正な料金請
求を自動的に行えるようにしているので、料金請求管理
にかかる時間と労力とを軽減することができるととも
に、適正な料金請求管理を行うことができるという効果
を奏する。

【０１３８】また、請求項１６の発明によれば、前記デ
ータ量単価を、文字数、ワード数、行数、ページ数、イ
メージ数、イメージ量、再生時間のいずれかまたはこれ
らの組み合わせによって予め決定される単価としている
ので、適正な料金請求管理を柔軟に行うことができると
いう効果を奏する。

【０１３９】また、請求項１７の発明によれば、前記請
求書確認手段が、前記請求書内に基本料金以外の請求金
額が記載されている場合に、再確認を操作者に要求する
処理を行うようにしているので、請求書確認処理にかか
る時間と労力とを軽減することができるとともに、効率
的な請求書確認処理を行うことができるという効果を奏
する。

【０１４０】また、請求項１８の発明によれば、前記請
求書確認手段が、前記請求書内の全請求金額が所定金額
以上の場合に、再確認を操作者に要求する処理を行うよ
うにしているので、請求書確認処理にかかる時間と労力
とを軽減することができるとともに、効率的な請求書確
認処理を行うことができるという効果を奏する。

【０１４１】また、請求項１９の発明によれば、前記請
求書確認手段の訂正処理手段が、前記請求書の確認処理
の結果、請求書の内容を訂正する必要がある場合、該請
求書の各請求金額に−１を乗算した請求金額に訂正し、
請求書の再発行を要求するようにしているので、請求書
の訂正処理を迅速かつ適正に行うことができるという効
果を奏する。

【０１４２】また、請求項２０の発明によれば、前記依
頼先処理装置の重複禁止制御手段が、前記請求書が作成
または送付された場合、該請求書に対応する納品書に、
該納品書に対応する請求書の作成または送付を禁止する
重複禁止情報を付加して、請求書の二重請求を未然に防
止するようにしているが、訂正処理手段の要求によって
請求書の再発行を行う場合に、前記納品書から前記重複
禁止情報を削除し、適正な請求書の再発行を可能にして
いるので、料金請求管理を柔軟に行うことができるとい
う効果を奏する。

【０１４３】また、請求項２１の発明によれば、保持工
程によって、電子化文書内の料金請求に関する細目およ
び該細目毎の基本料金を予め保存し、抽出工程によっ
て、前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から
抽出し、請求金額算出工程によって、前記抽出工程によ
って抽出した各細目毎の細目情報と前記基本料金とをも
とに各細目毎の請求金額および全請求金額を算出し、出
力処理工程によって、少なくとも前記細目、各細目毎の
請求金額および全請求金額を含む請求書を出力処理する
ようにしているので、請求書の作成、送付にかかる時間
と労力とを軽減することができるとともに、請求額の計
算ミスをなくすことができ、精度の高い請求書を作成す
ることができるという効果を奏する。

【０１４４】また、請求項２２の発明によれば、送付工
程によって、前記電子化文書の納品の依頼元である依頼
元処理装置に前記表示処理工程によって表示された請求
書を送付し、請求書確認工程によって、前記請求金額算
出工程による算出結果をもとに前記依頼先処理装置から
送付された前記請求書の確認処理を行うようにしている
ので、請求書確認処理にかかる時間と労力とを軽減する
ことができるとともに、効率的な請求書確認処理を行う
ことができるという効果を奏する。

【０１４５】また、請求項２３の発明によれば、納品書
作成工程によって、前記送付工程に先立ち、少なくとも
前記抽出工程によって抽出された細目に対応した細目情
報を含めた納品書を作成し、納品書送付工程によって、
前記納品書作成工程によって作成された納品書を前記依
頼元処理装置に送付し、前記送付工程は、前記納品書の
送付が完了した後に前記請求書を送付し、納品書と請求
書との間の時間的整合性を維持させるようにしているの
で、料金請求管理にかかる時間を労力とを格段に低減す
ることができるという効果を奏する。

【０１４６】また、請求項２４の発明によれば、前記電
子化文書が、テキストデータ、イメージデータ、映像デ
ータおよび音声データを含む複合文書であっても、請求
書等の作成を容易に行うことができるので、料金請求管
理にかかる時間と労力とを軽減することができるという
効果を奏する。

【０１４７】また、請求項２５の発明によれば、電子化
文書内の料金請求に関する細目および該細目毎の基本料
金を予め保存する保存工程と、前記細目に対応した細目
情報を前記電子化文書から抽出する抽出工程と、前記抽
出工程によって抽出した各細目毎の細目情報と前記基本
料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を
算出する請求金額算出工程と、少なくとも前記細目、各
細目毎の請求金額および全請求金額を含む請求書を出力
処理する出力処理工程と、を含む方法をコンピュータに
実行させるプログラムを記録したことで、そのプログラ
ムを機械読み取り可能となり、当該方法の動作をコンピ
ュータによって実現することができるという効果を奏す
る。

【０１４８】また、請求項２６の発明によれば、前記電
子化文書の納品を依頼する依頼書の送付元である依頼元
処理装置に前記表示処理工程によって表示された請求書
を送付する送付工程と、前記請求金額算出工程による算
出結果をもとに前記依頼先処理装置から送付された前記
請求書の確認処理を行う請求書確認工程と、をさらに含
む方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録し
たことで、そのプログラムを機械読み取り可能となり、
当該方法の動作をコンピュータによって実現することが
できるという効果を奏する。

【０１４９】また、請求項２７の発明によれば、前記送
付工程に先立ち、少なくとも前記抽出工程によって抽出
された細目に対応した細目情報を含めた納品書を作成す
る納品書作成工程と、前記納品書作成工程によって作成
された納品書を前記依頼元処理装置に送付する納品書送
付工程と、をさらに含み、前記送付工程は、前記納品書
の送付が完了した後に前記請求書を送付する方法をコン
ピュータに実行させるプログラムを記録したことで、そ
のプログラムを機械読み取り可能となり、当該方法の動
作をコンピュータによって実現することができるという
効果を奏する。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の第１の実施の形態による料金請求管
理システムの構成を示す図である。

【図２】この発明の第１の実施の形態による料金請求管
理処理手順を示す全体フローチャートである。

【図３】図２に示した納品書の作成処理手順を示す詳細
フローチャートである。

【図４】納品書の一例を示す図である。

【図５】図２に示した請求書の作成処理手順を示す詳細
フローチャートである。

【図６】請求書の一例を示す図である。

【図７】基本料金表の一例を示す図である。

【図８】図２に示した請求書確認処理手順を示す詳細フ
ローチャートである。

【図９】図２に示した訂正処理手順を示す詳細フローチ
ャートである。

【図１０】図２に示した訂正処理手順の変形例を示す詳
細フローチャートである。

【図１１】この発明の第２の実施の形態である料金請求
管理システムの構成を示す図である。

【図１２】この発明の第３の実施の形態である料金請求
管理システムの構成を示す図である。

【符号の説明】

１，１０１，２０１ 料金請求管理システム １０ 依頼元処理装置 ２０ 依頼先処理装置 １１，２１ 表示部 １２，２２ 入力部 １３，２３ 処理部 １４，２４，７３ データベース ３１，４１ 表示処理部 ３２，４２ 処理制御部 ３３ 依頼書作成処理部 ３４ 納品書確認処理部 ３５ 請求書確認処理部 ３６，４６ 請求金額計算部 ３６ａ，４７ 抽出処理部 ３７ 訂正処理部 ３８，４８，７１ 転送処理部 ３９，４９，７２ アクセス制御部 ４４ 納品書作成処理部 ４５ 請求書作成処理部 ５１，６１，８１ 依頼書 ５２，６２，８２ 納品書 ５３，６３，８３ 請求書 ５４，６４，８４ 納品細目 ５５，６５，８５ 請求細目 ５６，６６，８６ 基本料金表 ６７ 納品文書 ６８ 納品細目データ ６９ 請求細目データ ７０ サーバ ２３８，２４８ 出力処理部 Ｎ ネットワーク ＦＤＤ１，ＦＤＤ２ フロッピーディスクドライブ ＦＤ フロッピーディスク

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (51)Int.Cl.⁷ 識別記号 ＦＩ テーマコート゛(参考） (72)発明者 岡田 桂輔 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 田中 富明 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 染谷 正樹 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 近藤 明子 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 小出 博人 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 高橋 孝好 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内 (72)発明者 牧田 恵二 東京都大田区中馬込１丁目３番６号 株式 会社リコー内

Claims (27)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 納品対象である電子化文書の料金請求に
   関する細目を保存する細目保存手段と、 前記細目毎の基本料金を保存する基本料金保存手段と、 前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出
   する抽出手段と、 前記抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前記基本
   料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求金額を
   算出する請求金額算出手段と、 少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額および全請求
   金額を含む請求書を出力処理する出力処理手段と、 を備えたことを特徴とする料金請求管理システム。
2. 【請求項２】 納品対象である電子化文書の料金請求に
   関する細目を保存する第１の細目保存手段と、 前記細目毎の基本料金を保存する第１の基本料金保存手
   段と、 前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出
   する第１の抽出手段と、 前記第１の抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前
   記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求
   金額を算出する第１の請求金額算出手段と、 少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額および全請求
   金額を含む請求書を表示処理する表示処理手段と、 前記電子化文書の納品の依頼元である依頼元処理装置側
   に前記表示処理手段によって表示された請求書を転送す
   る転送処理手段と、 を有した依頼先処理装置と、 納品対象である電子化文書の料金請求に関する細目を保
   存する第２の細目保存手段と、 前記細目毎の基本料金を保存する第２の基本料金保存手
   段と、 前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出
   する第２の抽出手段と、 前記第２の抽出手段が抽出した各細目毎の細目情報と前
   記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求
   金額を算出する第２の請求金額算出手段と、 前記第２の請求金額算出手段による算出結果をもとに前
   記依頼先処理装置側から転送された前記請求書の確認処
   理を行う請求書確認手段と、 を有し、前記依頼先処理装置に接続された依頼元処理装
   置と、 を備えたことを特徴とする料金請求管理システム。
3. 【請求項３】 前記依頼先処理装置は、 少なくとも前記第１の抽出手段によって抽出された細目
   情報を含めた納品書を作成する納品書作成手段をさらに
   備えたことを特徴とする請求項２に記載の料金請求管理
   システム。
4. 【請求項４】 前記依頼元処理装置および前記依頼先処
   理装置が接続されるネットワーク上に接続されたサーバ
   を備え、 前記サーバは、依頼書、前記納品書、および前記請求書
   の転送処理を行うことを特徴とする請求項２または３に
   記載の料金請求管理システム。
5. 【請求項５】 前記請求書または前記納品書に該請求書
   または該納品書の作成状態あるいは送付状態を示すステ
   ータスを付加するステータス制御手段をさらに備えたこ
   とを特徴とする請求項１〜４のいずれか一つに記載の料
   金請求管理システム。
6. 【請求項６】 前記ステータス制御手段は、前記依頼元
   処理装置または前記依頼先処理装置に対応した前記ステ
   ータスに変更することを特徴とする請求項５に記載の料
   金請求管理システム。
7. 【請求項７】 前記依頼先処理装置または前記サーバ
   は、 前記ステータスが示す作成状態あるいは送付状態をもと
   に、前記納品書が送付状態になった場合に前記請求書の
   作成を許可し、前記依頼元処理装置が前記納品書を受領
   した場合に前記請求書を前記依頼元処理装置に送付する
   ことを許可することを特徴とする請求項５または６に記
   載の料金請求管理システム。
8. 【請求項８】 前記依頼先処理装置および前記依頼元処
   理装置は、 送付する前記請求書および前記納品書を複製処理するこ
   とを特徴とする請求項２〜７のいずれか一つに記載の料
   金請求管理システム。
9. 【請求項９】 前記依頼元処理装置および前記依頼元処
   理装置は、可搬記録媒体を用いて前記依頼書、前記納品
   書、および前記請求書をそれぞれ送付することを特徴と
   する請求項２に記載の料金請求管理システム。
10. 【請求項１０】 前記依頼元処理装置および前記依頼先
    処理装置にそれぞれ対応して前記請求書または前記納品
    書内の所定領域の変更を禁止させる変更禁止制御手段を
    さらに備えたことを特徴とする請求項２〜９のいずれか
    一つに記載の料金請求管理システム。
11. 【請求項１１】 前記依頼先処理装置は、 前記請求書が作成または送付された場合、該請求書に対
    応する納品書に、該納品書に対応する請求書の作成また
    は送付を禁止する重複禁止情報を付加する重複禁止制御
    手段をさらに備えたことを特徴とする請求項３〜１０の
    いずれか一つに記載の料金請求管理システム。
12. 【請求項１２】 前記電子化文書は、テキストデータ、
    イメージデータ、映像データおよび音声データを含む複
    合文書であることを特徴とする請求項１〜１１のいずれ
    か一つに記載の料金請求管理システム。
13. 【請求項１３】 前記電子化文書は、１以上の電子ファ
    イルによって構成されることを特徴とする請求項１〜１
    ２のいずれか一つに記載の料金請求管理システム。
14. 【請求項１４】 前記電子化文書は、構造化文書である
    ことを特徴とする請求項１〜１３のいずれか一つに記載
    の料金請求管理システム。
15. 【請求項１５】 前記基本料金は、各細目毎のデータ量
    単価であることを特徴とする請求項１〜１４のいずれか
    一つに記載の料金請求管理システム。
16. 【請求項１６】 前記データ量単価は、文字数、ワード
    数、行数、ページ数、イメージ数、イメージ量、再生時
    間のいずれかまたはこれらの組み合わせによって予め決
    定される単価であることを特徴とする請求項１５に記載
    の料金請求管理システム。
17. 【請求項１７】 前記請求書確認手段は、 前記請求書内に基本料金以外の請求金額が記載されてい
    る場合に、再確認を操作者に要求する処理を行うことを
    特徴とする請求項２〜１６のいずれか一つに記載の料金
    請求管理システム。
18. 【請求項１８】 前記請求書確認手段は、 前記請求書内の全請求金額が所定金額以上の場合に、再
    確認を操作者に要求する処理を行うことを特徴とする請
    求項２〜１６のいずれか一つに記載の料金請求管理シス
    テム。
19. 【請求項１９】 前記請求書確認手段は、 前記請求書の確認処理の結果、請求書の内容を訂正する
    必要がある場合、該請求書の各請求金額に−１を乗算し
    た請求金額に訂正し、請求書の再発行を要求する訂正処
    理手段をさらに備えたことを特徴とする請求項２〜１８
    のいずれか一つに記載の料金請求管理システム。
20. 【請求項２０】 前記依頼先処理装置は、 前記請求書が作成または送付された場合、該請求書に対
    応する納品書に、該納品書に対応する請求書の作成また
    は送付を禁止する重複禁止情報を付加する重複禁止制御
    手段をさらに備え、 前記重複禁止制御手段は、前記訂正処理手段の要求によ
    って請求書の再発行を行う場合に、前記納品書から前記
    重複禁止情報を削除することを特徴とする請求項１９の
    いずれか一つに記載の料金請求管理システム。
21. 【請求項２１】 電子化文書内の料金請求に関する細目
    および該細目毎の基本料金を予め保存する保存工程と、 前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出
    する抽出工程と、 前記抽出工程によって抽出した各細目毎の細目情報と前
    記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求
    金額を算出する請求金額算出工程と、 少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額および全請求
    金額を含む請求書を出力処理する出力処理工程と、 を含むことを特徴とする料金請求管理方法。
22. 【請求項２２】 前記電子化文書の納品の依頼元である
    依頼元処理装置に前記表示処理工程によって表示された
    請求書を送付する送付工程と、 前記請求金額算出工程による算出結果をもとに前記依頼
    先処理装置から送付された前記請求書の確認処理を行う
    請求書確認工程と、 をさらに含むことを特徴とする請求項２１に記載の料金
    請求管理方法。
23. 【請求項２３】 前記送付工程に先立ち、少なくとも前
    記抽出工程によって抽出された細目に対応した細目情報
    を含めた納品書を作成する納品書作成工程と、 前記納品書作成工程によって作成された納品書を前記依
    頼元処理装置に送付する納品書送付工程と、 をさらに含み、前記送付工程は、前記納品書の送付が完
    了した後に前記請求書を送付することを特徴とする請求
    項２１または２２に記載の料金請求管理方法。
24. 【請求項２４】 前記電子化文書は、テキストデータ、
    イメージデータ、映像データおよび音声データを含む複
    合文書であることを特徴とする請求項２１〜２３のいず
    れか一つに記載の料金請求管理方法。
25. 【請求項２５】 電子化文書内の料金請求に関する細目
    および該細目毎の基本料金を予め保存する保存工程と、 前記細目に対応した細目情報を前記電子化文書から抽出
    する抽出工程と、 前記抽出工程によって抽出した各細目毎の細目情報と前
    記基本料金とをもとに各細目毎の請求金額および全請求
    金額を算出する請求金額算出工程と、 少なくとも前記細目、各細目毎の請求金額および全請求
    金額を含む請求書を出力処理する出力処理工程と、 を含む方法をコンピュータに実行させるプログラムを記
    録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記
    録媒体。
26. 【請求項２６】 前記電子化文書の納品の依頼元である
    依頼元処理装置に前記表示処理工程によって表示された
    請求書を送付する送付工程と、 前記請求金額算出工程による算出結果をもとに前記依頼
    先処理装置から送付された前記請求書の確認処理を行う
    請求書確認工程と、 をさらに含む方法をコンピュータに実行させるプログラ
    ムを記録したことを特徴とする請求項２５に記載のコン
    ピュータ読み取り可能な記録媒体。
27. 【請求項２７】 前記送付工程に先立ち、少なくとも前
    記抽出工程によって抽出された細目に対応した細目情報
    を含めた納品書を作成する納品書作成工程と、 前記納品書作成工程によって作成された納品書を前記依
    頼元処理装置に送付する納品書送付工程と、 をさらに含み、前記送付工程は、前記納品書の送付が完
    了した後に前記請求書を送付する方法をコンピュータに
    実行させるプログラムを記録したことを特徴とする請求
    項２６に記載のコンピュータ読み取り可能な記録媒体。