JP2001166978A - Method and device for managing electronic document and system for approving document - Google Patents
Method and device for managing electronic document and system for approving documentInfo
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- JP2001166978A JP2001166978A JP35100099A JP35100099A JP2001166978A JP 2001166978 A JP2001166978 A JP 2001166978A JP 35100099 A JP35100099 A JP 35100099A JP 35100099 A JP35100099 A JP 35100099A JP 2001166978 A JP2001166978 A JP 2001166978A
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- Information Retrieval, Db Structures And Fs Structures Therefor (AREA)
- Storage Device Security (AREA)
Abstract
Description
【0001】[0001]
【発明の属する技術分野】本発明は、形式の異なる複数
のファイルから構成される複数の電子文書を管理するた
めの方法、および装置、並びに文書承認システムに関す
る。[0001] 1. Field of the Invention [0002] The present invention relates to a method and apparatus for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats, and a document approval system.
【0002】パーソナルコンピュータの普及にともなっ
て、あらゆる文書の電子化が図られている。そして、文
書の内容および電子化に用いるアプリケーションが多様
であるために、多くの異なるファイル形式の電子文書が
存在する。これらの電子文書を活用するために、またそ
れらのセキュリティを維持するために、ファイル形式の
異なる電子文書をうまく管理する必要がある。[0002] With the spread of personal computers, all documents have been digitized. Since the contents of documents and applications used for digitization are diverse, there are many different types of electronic documents in file formats. In order to utilize these electronic documents and maintain their security, it is necessary to manage electronic documents in different file formats well.
【0003】[0003]
【従来の技術】従来より、コンピュータで扱う電子文書
には、多くの異なるファイル形式のものが存在する。例
えば、文字データの場合は、テキスト形式の他、種々の
ワープロソフトに応じたファイル形式が存在する。画像
データの場合は、TIFF形式、JPEG形式、GIF
形式、BMP形式などがある。動画および音声データの
場合は、MPEG形式の他、OSやアプリケーションに
応じた種々の形式がある。種々の形式の書庫ファイルも
ある。2. Description of the Related Art Conventionally, electronic documents handled by a computer include many different file formats. For example, in the case of character data, there are file formats according to various word processing software in addition to the text format. For image data, TIFF format, JPEG format, GIF
Format, BMP format, and the like. In the case of moving images and audio data, there are various formats according to the OS and applications, in addition to the MPEG format. There are also various types of archive files.
【0004】さて、形式の異なる複数のファイルを集め
て1つの目的のために用いることがある。例えば、商品
企画書、経営企画書、開発企画書などの企画書を初めと
して、各種の計画書、報告書、説明書、通知書、教科
書、資料など、それぞれの目的を持った種々の文書が、
それぞれ形式の異なる複数のファイルの集合によって構
成される。In some cases, a plurality of files of different formats are collected and used for one purpose. For example, various documents with their respective purposes, such as product plans, management plans, development plans, etc., as well as various plans, reports, manuals, notices, textbooks, materials, etc. ,
It is composed of a set of multiple files of different formats.
【0005】例えば、図11に示すように、1つの商品
企画書SKを、1枚の表紙、3枚の本文、および2枚の
添付資料によって構成するとする。その場合に、表紙、
本文、および添付資料を電子文書化し、ファイル名が
「表紙.xls」、「本文.doc」、「添付.ti
f」の3種類の形式のファイルが作成されたとする。For example, as shown in FIG. 11, one product planning document SK is composed of one cover, three texts, and two attachments. In that case, the cover,
The text and attached materials are converted into electronic documents, and the file names are “cover.xls”, “text.doc”, and “attached.ti”.
Assume that files of three types of “f” are created.
【0006】従来においては、これらのファイルを管理
するために、図12に示すように、フォルダ名が例えば
「Syohin」という1つのフォルダにそれらのファ
イルを格納する。このフォルダを管理することにより、
商品企画書SKの電子文書を管理することができる。Conventionally, in order to manage these files, as shown in FIG. 12, the files are stored in one folder whose folder name is, for example, "Syohin". By managing this folder,
The electronic document of the product plan SK can be managed.
【0007】[0007]
【発明が解決しようとする課題】しかし、上に述べた管
理方法では、それぞれのファイルを開くために、それぞ
れのファイル形式に合ったアプリケーションを用いる必
要がある。そのため、それら全てのアプリケーションを
備えたシステムでなければ商品企画書SKの電子文書を
参照することができない。However, in the management method described above, it is necessary to use an application suitable for each file format in order to open each file. Therefore, the electronic document of the product plan SK cannot be referred to unless the system has all of these applications.
【0008】したがって、例えば、商品企画書SKの電
子文書を複数の担当者に回覧し、それらの内容に検討を
加え、またはそれに対する承認を与える場合に、各担当
者の利用するシステムにそれら全てのアプリケーション
がインストールされていなければならない。Therefore, for example, when circulating the electronic document of the product planning document SK to a plurality of persons in charge and examining the contents thereof or giving approval to the contents, all of them are added to a system used by each person in charge. Application must be installed.
【0009】また、上に述べた従来の管理方法では、各
ファイルのファイル名が管理されている程度であり、管
理レベルが低い。そのため、各ファイルが商品企画書S
Kに対してどのような関係にあるのかを容易に判別する
ことができない。In the conventional management method described above, the file name of each file is managed, and the management level is low. Therefore, each file is a product plan S
It is not easy to determine what relationship K has.
【0010】ところで、複数の異なる形式のファイルを
1つのPDFファイルに変換することが知られている。
これを利用して、上の商品企画書SKの電子文書を1つ
のPDFファイルに変換することが考えられる。この方
法によると、PDFファイルを開くことによって、電子
文書の全ての内容を見ることができる。しかし、商品企
画書SKの回覧の結果、その内容を修正する必要が生じ
た場合において、PDFファイルを修正することは容易
ではない。また、修正のためにPDFファイルを編集す
ることの可能なアプリケーションを準備しておいた場合
には、PDFファイルが不測に修正されてしまう恐れが
あり、セキュリティの面で問題が生じる。By the way, it is known to convert a plurality of files of different formats into one PDF file.
Using this, it is conceivable to convert the electronic document of the above product plan SK into one PDF file. According to this method, the entire contents of the electronic document can be viewed by opening the PDF file. However, it is not easy to modify the PDF file when it is necessary to modify the contents as a result of circulation of the product plan SK. In addition, if an application capable of editing a PDF file is prepared for correction, the PDF file may be corrected unexpectedly, which causes a problem in security.
【0011】本発明は、上述の問題に鑑みてなされたも
ので、形式の異なる複数のファイルから構成される複数
の電子文書について、セキュリティの維持を図り且つ管
理を容易化することを目的とする。SUMMARY OF THE INVENTION The present invention has been made in view of the above problems, and has as its object to maintain security and facilitate management of a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats. .
【0012】[0012]
【課題を解決するための手段】請求項1の発明に係る方
法は、形式の異なる複数のファイルから構成される複数
の電子文書を管理するための方法であって、前記複数の
ファイルのそれぞれについて、ファイル名、頁数、およ
び配列順序を含む属性情報を管理テーブルに登録する第
1のステップと、前記複数のファイルを単一のファイル
に統合し、且つ統合された単一のファイルにアクセスす
るための属性情報を管理テーブルに登録する第2のステ
ップと、を有してなる。According to a first aspect of the present invention, there is provided a method for managing a plurality of electronic documents including a plurality of files having different formats. Registering attribute information including a file name, the number of pages, and an arrangement order in a management table; integrating the plurality of files into a single file; and accessing the integrated single file Registering the attribute information for management in the management table.
【0013】請求項2の発明に係る方法では、前記第2
のステップは、外部からのトリガ入力があったときに実
行される。請求項3の発明に係る装置は、形式の異なる
複数のファイルから構成される複数の電子文書を管理す
るための装置であって、前記複数のファイルのそれぞれ
について、ファイル名、頁数、および配列順序を含む属
性情報を管理テーブルに登録するための手段と、前記複
数のファイルを単一のファイルに統合する手段と、統合
された単一のファイルにアクセスするための属性情報を
管理テーブルに登録するための手段と、を有してなる。In the method according to the present invention, the second
Is executed when there is an external trigger input. An apparatus according to the invention of claim 3 is an apparatus for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats, and for each of the plurality of files, a file name, a number of pages, and an arrangement. Means for registering attribute information including an order in a management table, means for integrating the plurality of files into a single file, and registration of attribute information for accessing the integrated single file in the management table And means for performing
【0014】請求項4の発明に係る装置では、前記属性
情報として、各ファイルのアクセスレベルを示す情報が
含まれており、前記単一のファイルについてのアクセス
レベルを示す情報は、当該ファイルの読み出しのみを許
可する情報である。In the apparatus according to a fourth aspect of the present invention, the attribute information includes information indicating an access level of each file, and the information indicating the access level of the single file includes reading of the file. This is information that permits only.
【0015】請求項5の発明に係る装置では、前記管理
テーブルは、前記複数のファイルおよび/または前記単
一のファイルを管理するための1つの文書識別コードに
よって管理されてなる。[0015] In the apparatus according to the fifth aspect of the invention, the management table is managed by one document identification code for managing the plurality of files and / or the single file.
【0016】請求項6の発明に係る装置では、前記単一
のファイルの特定の頁を他のイメージデータと入替える
ための手段を有する。請求項7の発明に係る装置は、形
式の異なる複数のファイルから構成される複数の電子文
書を管理するための装置であって、前記複数のファイル
のそれぞれについて、ファイル名、頁数、および配列順
序を含む属性情報を管理テーブルに登録するための手段
と、登録されたファイルのファイル名を表示面に表示す
る手段と、指示手段と、前記指示手段による指示があっ
たときに、前記複数のファイルを単一のファイルに統合
し、且つ統合された単一のファイルを読み出すための属
性情報を前記管理テーブルに登録するための手段と、を
有してなる。According to a sixth aspect of the present invention, there is provided an apparatus for replacing a specific page of the single file with another image data. 8. An apparatus according to claim 7, wherein the apparatus manages a plurality of electronic documents including a plurality of files having different formats, and for each of the plurality of files, a file name, a number of pages, and an array. Means for registering the attribute information including the order in the management table, means for displaying the file name of the registered file on the display surface, instructing means, and when instructed by the instructing means, Means for integrating files into a single file and registering attribute information for reading the integrated single file in the management table.
【0017】請求項8の発明に係るシステムは、複数の
頁から構成される一連の文書についての承認を得るため
の文書承認システムであって、前記一連の文書に対応す
る複数のファイルを記憶する記憶領域と、前記複数のフ
ァイルのそれぞれについて、ファイル名、頁数、および
配列順序を含む属性情報を管理テーブルに登録するため
の手段と、登録されたファイルのファイル名を表示面に
表示する手段と、承認の依頼を指示するための指示手段
と、承認の依頼の指示があったときに、前記複数のファ
イルを単一のファイルに統合し、且つ統合された単一の
ファイルの読み出しのみを許可する属性情報を前記管理
テーブルに登録するための手段と、承認の可否を与える
ために前記単一のファイルを読み出して表示面に表示す
る手段と、を有する。A system according to an eighth aspect of the present invention is a document approval system for obtaining approval for a series of documents including a plurality of pages, and stores a plurality of files corresponding to the series of documents. Means for registering, in a management table, attribute information including a file name, the number of pages, and an arrangement order for each of the plurality of files, and means for displaying the file names of the registered files on a display surface Instruction means for instructing an approval request; and when an approval request is instructed, the plurality of files are integrated into a single file, and only reading of the integrated single file is performed. Means for registering attribute information to be permitted in the management table, and means for reading the single file and displaying it on a display surface to give approval / disapproval. .
【0018】請求項9の発明に係るシステムは、前記一
連の文書に対応する複数のファイルを記憶する記憶領域
と、前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル
名、頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブ
ルに登録するための手段と、登録されたファイルのファ
イル名を表示面に表示する手段と、承認の依頼を指示す
るための指示手段と、承認の依頼の指示があったとき
に、前記複数のファイルを単一のファイルに統合し、且
つ統合された単一のファイルの更新を禁止する禁止手段
と、前記単一のファイルの内容を印刷する手段と、前記
単一のファイルの特定の頁を他の承認済のイメージデー
タと入替えるための手段と、を有する。According to a ninth aspect of the present invention, there is provided a system for storing a plurality of files corresponding to the series of documents, and an attribute including a file name, a number of pages, and an arrangement order for each of the plurality of files. Means for registering information in the management table, means for displaying the file name of the registered file on the display surface, instruction means for instructing an approval request, and when an approval request is instructed. Prohibiting means for integrating the plurality of files into a single file and prohibiting updating of the integrated single file; means for printing the contents of the single file; Means for replacing a specific page with another approved image data.
【0019】請求項10の発明に係る記録媒体は、形式
の異なる複数のファイルから構成される複数の電子文書
を管理するためのプログラムが記録された記録媒体であ
って、前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイ
ル名、頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テー
ブルに登録する処理と、前記複数のファイルを単一のフ
ァイルに統合し、且つ統合された単一のファイルにアク
セスするための属性情報を前記管理テーブルに登録する
処理と、をコンピュータに実行させるためのプログラム
を記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体であ
る。A recording medium according to a tenth aspect of the present invention is a recording medium in which a program for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats is recorded. A process of registering attribute information including a file name, the number of pages, and an arrangement order in a management table; and integrating the plurality of files into a single file and accessing the integrated single file. A computer-readable recording medium recording a program for causing a computer to execute the process of registering attribute information in the management table.
【0020】[0020]
【発明の実施の形態】図1は本発明に係る電子文書の管
理方法を適用した文書承認システム1のブロック図であ
る。FIG. 1 is a block diagram of a document approval system 1 to which an electronic document management method according to the present invention is applied.
【0021】図1において、文書承認システム1は、ネ
ットワークNWで接続されたサーバ3および多数の端末
装置4a,4b,4c…などからなる。ネットワークN
Wは、LAN、WAN、公衆回線、専用回線、無線回
線、またはインターネットなど、若しくはそれらの組み
合わせによるネットワークである。また、複数のネット
ワークを介したネットワークNWであってもよい。端末
装置4a,4b,4c…のいずれかまたは全体につい
て、「端末装置4」と記載することがある。In FIG. 1, a document approval system 1 includes a server 3 connected to a network NW and a number of terminal devices 4a, 4b, 4c,... Network N
W is a network such as a LAN, a WAN, a public line, a dedicated line, a wireless line, or the Internet, or a combination thereof. Further, a network NW via a plurality of networks may be used. Any or all of the terminal devices 4a, 4b, 4c... May be described as “terminal device 4”.
【0022】サーバ3は、処理装置11、ディスプレイ
装置12、記憶装置13、媒体ドライブ装置14、入力
装置15、プリンタ装置16、イメージリーダ16、そ
の他、図示しないインタフェースなどを備える。The server 3 includes a processing device 11, a display device 12, a storage device 13, a medium drive device 14, an input device 15, a printer device 16, an image reader 16, and other interfaces (not shown).
【0023】記憶装置13には、種々のファイル、テー
ブル、データベース、その他のデータまたは情報、およ
びプログラムが格納される。媒体ドライブ装置14は、
CD−ROM(CD)、フロッピーディスクFD、また
は光磁気ディスクなどの記録媒体がセットされたとき
に、それにアクセスしてデータの読み書きを行う。処理
装置11は、OS(オペレーティングシステム)の下で
プログラムを実行してその処理結果をディスプレイ装置
12の表示面HGに表示し、またはネットワークNWを
介して端末装置4に送信する。The storage device 13 stores various files, tables, databases, other data or information, and programs. The medium drive device 14
When a recording medium such as a CD-ROM (CD), a floppy disk FD, or a magneto-optical disk is set, it is accessed to read and write data. The processing device 11 executes a program under an OS (operating system) and displays the processing result on the display surface HG of the display device 12 or transmits the processing result to the terminal device 4 via the network NW.
【0024】本実施形態においては、主としてサーバ3
によって電子文書の管理を行うこととし、端末装置4で
は承認依頼された電子文書を表示面HGに表示し、それ
に承認を与える処理を行うものとする。したがって、サ
ーバ3が本発明における電子文書の管理装置に相当す
る。しかし、電子文書の管理を複数の端末装置4で行う
ようにすることも可能であり、その場合には、端末装置
4が、またはサーバ3および端末装置4が、本発明の電
子文書の管理装置に相当することとなる。なお、これら
サーバ3および端末装置4には、パーソナルコンピュー
タなどを用いることが可能である。In this embodiment, the server 3
The terminal device 4 displays the electronic document requested for approval on the display surface HG and performs a process of giving approval to the electronic document. Therefore, the server 3 corresponds to the electronic document management device in the present invention. However, it is also possible that the management of the electronic document is performed by a plurality of terminal devices 4. In this case, the terminal device 4 or the server 3 and the terminal device 4 may use the electronic document management device of the present invention. Will be equivalent to Note that a personal computer or the like can be used for the server 3 and the terminal device 4.
【0025】次に、図11に示す商品企画書SKについ
て、その作成から承認を得るまでの処理および操作につ
いて説明する。図2ないし図4はサーバ3の記憶装置1
3に記憶されるファイルおよび構成管理テーブルKTの
例を示す図、図5ないし図7は表示面HGに表示される
画面の例を示す図である。なお、図2は各ファイルFL
1〜3の属性情報を登録したときの構成管理テーブルK
Tの状態を、図3はファイルFL1〜3が統合されて単
一のファイルFM1が作成された後の構成管理テーブル
KTの状態を、それぞれ示す。Next, a description will be given of the processing and operations from the creation to the approval of the product plan SK shown in FIG. 2 to 4 show the storage device 1 of the server 3.
3 is a diagram showing an example of a file and a configuration management table KT stored in the storage device 3, and FIGS. 5 to 7 are diagrams showing examples of screens displayed on the display surface HG. FIG. 2 shows each file FL.
Configuration management table K when attribute information items 1 to 3 are registered
FIG. 3 shows the state of the configuration management table KT after the files FL1 to FL3 have been integrated and a single file FM1 has been created.
【0026】通常、1つの商品企画書SKの作成に当た
って、1人の作成リーダと、1人または複数人の作成担
当者とによって作業が進められる。作成リーダは、商品
企画書SKの内容および構成を決定し、その作成のため
に各作成担当者に指示を与える。作成担当者は、指示さ
れた内容に応じて文書を実際に作成し、資料を収集し、
それらを電子化する。Normally, when creating one product plan SK, the work is carried out by one creation leader and one or more creation staff. The creation leader determines the content and configuration of the product plan SK and gives instructions to each creation person in order to create it. The creator actually prepares the document according to the instructions, collects the materials,
Digitize them.
【0027】商品企画書SKは、上に述べたように、1
枚の表紙、3枚の本文、および2枚の添付資料によって
構成されるとする。作成担当者は、サーバ3または端末
装置4を用いて電子化を行う。その結果、ファイル名が
「表紙.xls」、「本文.doc」、「添付.ti
f」の3つの形式の異なるファイルFL1,2,3が作
成される。作成されたファイルFL1〜3は、作成リー
ダの元に集められ、サーバ3の記憶装置13に記憶され
る。作成リーダは、それらの取りまとめを行い、必要に
応じて内容の修正、追加、削除を行い、承認依頼用のフ
ァイルFM1を作成する。なお、各ファイルFL1〜
3、FM1を扱うためのアプリケーションはサーバ3に
インストールされている。[0027] As described above, the product plan SK contains 1
It is assumed that it consists of one cover, three texts, and two attachments. The creator uses the server 3 or the terminal device 4 for digitization. As a result, the file names are “Cover.xls”, “Body.doc”, and “Attachment.ti”.
f ”, three different files FL1, 2, 3 are created. The created files FL1 to FL3 are collected under a creation reader and stored in the storage device 13 of the server 3. The creation leader coordinates them, corrects, adds, or deletes the contents as necessary, and creates the file FM1 for approval request. Note that each of the files FL1 to FL1
3. An application for handling FM1 is installed in the server 3.
【0028】すなわち、作成リーダは、まず、3つの各
ファイルFL1〜3の内容を確認し、必要に応じて修正
した上で、それらの属性情報を構成管理テーブルKTに
登録する。That is, the creation reader first checks the contents of each of the three files FL1 to FL3, corrects them as necessary, and registers their attribute information in the configuration management table KT.
【0029】構成管理テーブルKTへの登録に当たっ
て、表示面HGに、図5に示す登録画面HG1を表示す
る。ファイル指示欄にファイル名を入力し、「追加」ボ
タンをクリックすると、構成ファイル欄KFにそのファ
イル名が追加され、書き込まれる。ファイル名が書き込
まれたファイルについて、その属性情報を入力するに
は、構成ファイル欄KFのそのファイル名をダブルクリ
ックする。そうすると、図6に示す構成要素入力画面H
G2が表示される。Upon registration in the configuration management table KT, a registration screen HG1 shown in FIG. 5 is displayed on the display surface HG. When a file name is input in the file instruction field and an “add” button is clicked, the file name is added to the configuration file field KF and written. To input the attribute information of the file in which the file name is written, double-click the file name in the configuration file field KF. Then, the component input screen H shown in FIG.
G2 is displayed.
【0030】図6において、構成要素名欄に、商品企画
書SKにおけるそのファイルの構成要素名を入力し、頁
数欄にそのファイルに含まれる頁数を入力する。構成要
素名は、例えば、表紙、本文、添付書類、資料などであ
る。「OK」ボタンをクリックすると、それらが入力さ
れるとともに、登録画面HG1に戻る。In FIG. 6, the component name of the file in the product plan SK is entered in the component name column, and the number of pages included in the file is entered in the page number column. The component name is, for example, a cover, a text, an attached document, a material, or the like. When the "OK" button is clicked, they are input and the screen returns to the registration screen HG1.
【0031】なお、登録画面HG1において、構成ファ
イル欄KFに登録された順に番号が付与され、「順序」
が自動で設定される。ファイル名のファイル識別子から
アプリケーションの種別が自動的に識別され、「アプリ
ケーションの種別」に入力される。また、登録画面HG
1で登録されたファイルについては、その「用途」とし
て「更新用」が自動的に設定される。これらの項目は、
自動での設定が不可能であった場合に、図示しない画面
において手動で入力するようにしてもよい。ここで、
「順序」は、商品企画書SKとして登録された全てのフ
ァイルの中の順位である。「アプリケーションの種別」
は、そのファイルを開きまたは更新するためのアプリケ
ーションの名前である。In the registration screen HG1, numbers are assigned in the order in which they are registered in the configuration file field KF.
Is set automatically. The type of the application is automatically identified from the file identifier of the file name, and is input in the “type of application”. Also, the registration screen HG
For the file registered in step 1, "update" is automatically set as the "use". These items are
If automatic setting is not possible, it may be manually input on a screen (not shown). here,
“Order” is the order in all files registered as the product plan SK. "Application type"
Is the name of the application that opens or updates the file.
【0032】「用途」は、各ファイルへのアクセスレベ
ルを示す情報である。つまり、そのファイルの読み書き
を可能とする場合には「更新用」と入力し、読み出しの
みを可能とするには「参照用」と入力する。このよう
に、用途を登録しておくことによって、構成管理テーブ
ルKTに登録されたファイルにアクセスする場合に、
「更新用」と登録されているファイルに対しては読み書
きが可能となり、「参照用」と登録されているファイル
に対しては読み出しのみが可能となる。これによって、
ファイル毎のセキュリティ管理を行うことができる。"Use" is information indicating the access level to each file. That is, if the file can be read and written, "update" is input, and if only the file can be read, "reference" is input. In this way, by registering the usage, when accessing the file registered in the configuration management table KT,
A file registered as “for update” can be read and written, and a file registered as “for reference” can be read only. by this,
Security management can be performed for each file.
【0033】このようにして、3つのファイルFL1〜
3を登録する。このときの構成管理テーブルKTの状態
が、図2に示されている。なお、「採番」ボタンをクリ
ックすると、発行Noの採番が自動的に行われる。「発
行日」は当日のシステム日付が自動で入るが、手入力に
よる修正も可能である。イメージデータを入力するとき
は、イメージリーダ17に原稿をセットし、「スキャナ
入力」ボタンをクリックする。Thus, the three files FL1 to FL1
Register 3. The state of the configuration management table KT at this time is shown in FIG. When the “numbering” button is clicked, the issue number is automatically numbered. The “issuing date” is automatically entered with the system date of the day, but can also be corrected manually. When inputting image data, a document is set on the image reader 17 and a "scanner input" button is clicked.
【0034】図2において、構成管理テーブルKTは、
その文書IDが「Syohin」とされ、そこに3つの
属性テーブルZT1〜3が登録されている。この文書I
Dは、本発明における文書識別コードに相当する。In FIG. 2, the configuration management table KT is
The document ID is "Syohin", and three attribute tables ZT1 to 3 are registered therein. This document I
D corresponds to the document identification code in the present invention.
【0035】属性テーブルZT1には、ファイルFL1
についての属性情報が登録されている。つまり、属性情
報は、構成名が「表紙」、頁数が「1」、アプリケーシ
ョンの種別が「Exel」、順序が「1」、用途が「更
新用」、ファイル名が「表紙.xls」である。The attribute table ZT1 contains the file FL1
Has been registered. In other words, the attribute information is that the configuration name is “cover”, the number of pages is “1”, the application type is “Excel”, the order is “1”, the application is “update”, and the file name is “cover.xls”. is there.
【0036】同様に、属性テーブルZT2には、ファイ
ルFL2についての属性情報が登録されており、構成名
が「本文」、頁数が「3」、アプリケーションの種別が
「word」、順序が「2」、用途が「更新用」、ファ
イル名が「本文.doc」である。属性テーブルZT3
には、ファイルFL3についての属性情報が登録されて
おり、構成名が「添付」、頁数が「2」、アプリケーシ
ョンの種別が「imager」、順序が「3」、用途が
「更新用」、ファイル名が「添付.tif」である。Similarly, in the attribute table ZT2, attribute information about the file FL2 is registered, and the composition name is "text", the number of pages is "3", the application type is "word", and the order is "2". , The usage is “for update”, and the file name is “text.doc”. Attribute table ZT3
, Attribute information about the file FL3 is registered, the configuration name is “attached”, the number of pages is “2”, the application type is “imager”, the order is “3”, the usage is “update”, The file name is “attachment.tif”.
【0037】なお、アプリケーションの種別およびファ
イル名は、端末装置4のユーザからは隠されるようにな
っている。さて、図5の画面HG1で「承認依頼」ボタ
ンBT1をクリックすると、図7に示す承認依頼画面H
G3が表示される。承認依頼画面HG3では、ファイル
FL1〜3のファイル名およびその属性情報が表示され
る。また、依頼番号、依頼日、依頼者、検図者、承認
者、対象機種、および対象品目などの欄が表示される。
これらの欄には、自動でまたは手動で入力が行われる。The type and file name of the application are hidden from the user of the terminal device 4. Now, when the "approval request" button BT1 is clicked on the screen HG1 of FIG. 5, the approval request screen H shown in FIG.
G3 is displayed. On the approval request screen HG3, the file names of the files FL1 to FL3 and their attribute information are displayed. Also, columns such as a request number, a request date, a requester, a checker, an approver, a target model, and a target item are displayed.
These fields are entered automatically or manually.
【0038】この承認依頼画面HG3において、「実
行」ボタンBT2をクリックすることにより、承認依頼
処理が実行される。この「実行」ボタンBT2のクリッ
クが、本発明におけるトリガ入力に相当する。承認依頼
処理では、3つのファイルFL1〜3を単一のファイル
FM1に統合し、且つ統合された単一のファイルFM1
にアクセスするための属性情報を構成管理テーブルKT
1に登録する処理が自動的に行われる。On the approval request screen HG3, by clicking an "execute" button BT2, an approval request process is executed. The click of the "execute" button BT2 corresponds to a trigger input in the present invention. In the approval request processing, the three files FL1 to 3 are integrated into a single file FM1, and the integrated single file FM1
Attribute information for accessing the configuration management table KT
1 is automatically performed.
【0039】すなわち、図3に示すように、統合された
ファイルFM1が追加され、且つそのファイルFM1に
ついての属性テーブルZT4が作成されて構成管理テー
ブルKTに登録される。That is, as shown in FIG. 3, the integrated file FM1 is added, and the attribute table ZT4 for the file FM1 is created and registered in the configuration management table KT.
【0040】ファイルFM1は、PDF(Portab
le Document format)ファイルであ
る。PDFファイルは、インターネット経由で配信され
る電子文書の標準的なファイル形式であり、レイアウト
およびフォントの情報がファイル内に含まれ、ユーザの
側のシステムに依存することなく同じフォーマットで表
示することができる。PDFファイルの作成のために
は、例えばアドビシステムズ社の「Acrobat」を
使用する。閲覧のみの場合には、無償で配付されている
「Acrobat Reader」を使用すればよい。The file FM1 is a PDF (Portab)
le Document format) file. A PDF file is a standard file format of an electronic document distributed via the Internet. Layout and font information are included in the file and can be displayed in the same format without depending on the user's system. it can. For creating a PDF file, for example, "Acrobat" of Adobe Systems Incorporated is used. In the case of browsing only, "Acrobat Reader" distributed free of charge may be used.
【0041】属性テーブルZT4には、総頁数、ファイ
ル名、および用途がそれぞれ登録される。総頁数は、3
つの属性テーブルZTに登録された各頁数の合計値が自
動的に演算される。ここでは「6」となっている。ファ
イル名は、文書IDに版数が付され、ファイル形式を示
す識別子が付される。ここでは、版数が「03」であ
り、「Syohin03.pdf」となっている。用途
は「参照用」として登録される。In the attribute table ZT4, a total number of pages, a file name, and a use are registered. The total number of pages is 3
The total value of the number of pages registered in one attribute table ZT is automatically calculated. Here, it is “6”. In the file name, a version number is added to the document ID, and an identifier indicating the file format is added. Here, the version number is “03” and is “Syohin03.pdf”. The usage is registered as “for reference”.
【0042】構成管理テーブルKTは、その上位の管理
テーブルATによって管理される。すなわち、図4に示
すように、管理テーブルATには、文書ID「Syoh
in」、および版数「03」が登録されている。この管
理テーブルATの元に、文書属性テーブルBT、履歴管
理テーブルRT、および上に述べた構成管理テーブルK
Tが作成されている。The configuration management table KT is managed by an upper management table AT. That is, as shown in FIG. 4, the management table AT includes the document ID “Syoh”.
in "and the version number" 03 "are registered. Based on this management table AT, a document attribute table BT, a history management table RT, and the above-described configuration management table K
T has been created.
【0043】履歴管理テーブルRTには、文書IDが
「Syohin」である当該商品企画書SKについて、
承認依頼およびその結果、並びに配付などの履歴情報が
記録されている。In the history management table RT, for the product planning document SK whose document ID is “Syohin”,
History information such as an approval request and its result, and distribution is recorded.
【0044】さて、上に述べた承認依頼処理において、
承認依頼の相手つまり商品企画書SKについて承認する
か否かを判断する者に宛てて、電子メールが送信され
る。その電子メールによって、当該商品企画書SKに承
認のためにアクセスするためのアドレス(URL)が送
られる。Now, in the approval request processing described above,
An e-mail is sent to the person who requests the approval, that is, the person who determines whether to approve the product plan SK. The e-mail sends an address (URL) for accessing the product plan SK for approval.
【0045】承認者は、電子メールを受け取ると、適
宜、端末装置4を操作して送られてきたアドレスに接続
し、IDおよびパスワードなどを入力してログインす
る。そして、承認依頼一覧表の中から商品企画書SKを
選択する。そうすると、図4に示す文書属性テーブルB
Tおよび履歴管理テーブルRTの内容が表示面HGに表
示される。そこで、表示面HGに表示される「文書内容
表示」ボタンをクリックすると、アクセスレベルがチェ
ックされた後、管理テーブルATおよび構成管理テーブ
ルKTが参照され、ファイルFM1の内容が読み出さ
れ、当該端末装置4の表示面HGに表示される。Upon receiving the e-mail, the approver operates the terminal device 4 to connect to the sent address as appropriate, inputs an ID and password, and logs in. Then, the product plan book SK is selected from the approval request list. Then, the document attribute table B shown in FIG.
T and the contents of the history management table RT are displayed on the display surface HG. Then, when the "document content display" button displayed on the display surface HG is clicked, the access level is checked, the management table AT and the configuration management table KT are referred to, the content of the file FM1 is read, and the terminal concerned is read. It is displayed on the display surface HG of the device 4.
【0046】承認者は、表示面HG上でファイルFM1
の内容を見ることによって、商品企画書SKの内容を確
認することができ、承認の諾否を判断することができ
る。このとき、構成管理テーブルKTの属性テーブルZ
T4には、用途として参照用であることが記録されてい
るので、ファイルFM1の読み出しのみが可能であり、
内容を変更することはできない。したがって、承認依頼
中の電子文書の同一性が保持される。The approver displays the file FM1 on the display surface HG.
By looking at the contents of (1), the contents of the product plan SK can be confirmed, and it can be determined whether or not the approval has been granted. At this time, the attribute table Z of the configuration management table KT
In T4, since it is recorded as a use for reference, only reading of the file FM1 is possible.
The content cannot be changed. Therefore, the identity of the electronic document in the approval request is maintained.
【0047】商品企画書SKについて承認がなされる
と、ファイルFM1は、承認者および承認日などの情報
とともに正式に登録される。承認が不可とされた場合に
は、作成リーダが、ファイルFM1またはファイルFL
1〜3の内容を修正し、再度の承認依頼を行う。When the product plan SK is approved, the file FM1 is formally registered with information such as the approver and the approval date. If the approval is rejected, the creation leader sets the file FM1 or the file FL
Correct the contents of 1-3 and request approval again.
【0048】なお、図7において、「依頼書印刷」ボタ
ンBT3がクリックされると、印刷物による承認依頼の
ために、ファイルFM1の内容つまり商品企画書SKS
の内容がプリンタ装置16によって用紙に印刷される。In FIG. 7, when the "Request Form Print" button BT3 is clicked, the contents of the file FM1, that is, the product plan SKS, are requested for approval by printed matter.
Is printed on paper by the printer device 16.
【0049】次に、文書承認システム1の操作および処
理の全体の流れをフローチャートを参照して説明する。
図8は文書承認システム1の操作および処理の全体の流
れを示すフローチャートである。Next, the overall flow of the operation and processing of the document approval system 1 will be described with reference to a flowchart.
FIG. 8 is a flowchart showing the overall flow of the operation and processing of the document approval system 1.
【0050】図8において、承認依頼のための元になる
文書を作成する(#11)。作成した文書を電子化し、
ファイルFLを作成してシステムに登録する(#1
2)。作成リーダは、それらのファイルFLを編集し、
属性情報を入力して属性テーブルZTに登録する(#1
3)。承認依頼のための操作を行う(#14)。これに
よって承認依頼処理が開始され、統合されたファイルF
Mが作成されるとともに、その属性情報が属性テーブル
ZT4に登録される(#15)。In FIG. 8, a document serving as a source of an approval request is created (# 11). Digitize the created document,
Create a file FL and register it in the system (# 1
2). The creation leader edits those files FL,
Input attribute information and register it in attribute table ZT (# 1)
3). An operation for an approval request is performed (# 14). As a result, the approval request processing is started, and the integrated file F
M is created, and its attribute information is registered in the attribute table ZT4 (# 15).
【0051】承認者は、端末装置4を操作してファイル
FM1の内容を閲覧し、承認の諾否を判断する(#1
6、#17)。承認がなされれば、そのファイルFMが
正式に保管される(#18)。The approver operates the terminal device 4 to view the contents of the file FM1 and determines whether or not to approve the approval (# 1).
6, # 17). If the approval is given, the file FM is officially stored (# 18).
【0052】上に述べた実施形態によると、ファイルF
L1〜3およびファイルFM1を、構成管理テーブルK
Tを初めとして、文書属性テーブルBT、履歴管理テー
ブルRT、および管理テーブルATによって木目細かく
管理することが可能である。したがって、各ファイルF
LおよびファイルFMの構成が明確であり、ファイル単
位のセキュリティ、および用途に応じたセキュリティな
どを容易に効果的に実現できる。また、物理的なパスお
よびファイル名をユーザから隠すことにより、機密性が
高まる。According to the embodiment described above, the file F
L1 to L3 and the file FM1 are stored in the configuration management table K.
Starting with T, the document attribute table BT, the history management table RT, and the management table AT enable fine-grained management. Therefore, each file F
The configuration of L and the file FM is clear, and security per file and security according to the application can be easily and effectively realized. Hiding the physical path and file name from the user also increases confidentiality.
【0053】上に述べた実施形態において、統合された
ファイルFMをPDFファイルとしたが、イメージを扱
う形式のファイル、またはマルチメディアを扱えるファ
イルなど、種々の形式のファイルを用いることが可能で
ある。例えば、HTML形式、XML形式、TIFF形
式、JPEG形式、GIF形式、BMP形式、MPEG
形式などとすることも可能である。In the above-described embodiment, the integrated file FM is a PDF file. However, it is possible to use various types of files such as a file that can handle images and a file that can handle multimedia. . For example, HTML format, XML format, TIFF format, JPEG format, GIF format, BMP format, MPEG
It is also possible to use a format.
【0054】また、文書の内容によっては、統合ファイ
ルであるファイルFMを、承認依頼以外の用途に用いる
ことが可能である。例えば、ファイルFMを公衆の閲覧
のために公開してもよい。その場合には、ファイルFM
を公開用のフォルダまたはサーバ、特に例えばWWWサ
ーバに転送し、適当なアクセスを許可すればよい。Depending on the contents of the document, the file FM, which is an integrated file, can be used for purposes other than requesting approval. For example, the file FM may be made public for public viewing. In that case, the file FM
May be transferred to a public folder or server, particularly, for example, a WWW server, and appropriate access may be permitted.
【0055】なお、その場合に、各ファイルFLの作
成、編集、取りまとめ、ファイルFM1の統合、属性テ
ーブルZTの登録などを、インターネット上で行うこと
も可能である。したがって、インターネット上で分散し
て作成された文書をまとめ、全体の合意を得た後に、1
つの公開用のファイルFMとして統合し、統合したファ
イルFMを公開しまたは公布するといったことが可能で
ある。In this case, it is also possible to create, edit, and organize the files FL, integrate the files FM1, register the attribute table ZT, and the like on the Internet. Therefore, after the documents created dispersedly on the Internet are collected and the overall agreement is obtained,
It is possible to integrate them as one file FM for publication, and to publish or promulgate the integrated file FM.
【0056】上の実施形態においては、電子文書の状態
で承認のための手続きを行ったが、承認の諾否を判断す
るに当たって、印刷物に依った方が判断が容易である場
合もある。次に、そのような例を第2の実施形態として
説明する。In the above embodiment, the procedure for approval was performed in the state of the electronic document. However, in determining whether or not to approve the approval, it may be easier to rely on the printed matter. Next, such an example will be described as a second embodiment.
【0057】第2の実施形態の文書承認システム1Bの
構成は、基本的には第1の実施形態の文書承認システム
1と同じである。したがって、図1〜図7に示す内容は
第2の実施形態においても適用されるので、それらの説
明を省略する。第2の実施形態では、それらに対して、
さらに印刷物による回覧および表紙データの入れ替え処
理が追加される。したがって、相違点のみについて以下
に説明する。The structure of the document approval system 1B of the second embodiment is basically the same as that of the document approval system 1 of the first embodiment. Therefore, the contents shown in FIGS. 1 to 7 are also applied to the second embodiment, and the description thereof will be omitted. In the second embodiment,
Further, a circulation process and a cover data exchanging process by a printed matter are added. Therefore, only the differences will be described below.
【0058】図9は第2の実施形態の文書承認システム
1Bの運用を示すフローチャート、図10は文書承認シ
ステム1Bの操作および処理の全体の流れを示すフロー
チャートである。FIG. 9 is a flowchart showing the operation of the document approval system 1B of the second embodiment, and FIG. 10 is a flowchart showing the entire operation and processing of the document approval system 1B.
【0059】図9に示すように、承認依頼が実行される
と、ファイルFMの内容がプリンタ装置16によって用
紙に印刷され、承認用書類PPが作成される。このと
き、承認用書類PPには、承認依頼画面HG3に表示さ
れる依頼番号NRAが、その下部に印刷される。これと
同時に、上に述べたように、用途が参照用であることが
属性テーブルZT4に登録される。参照用であることが
属性テーブルZT4に登録されることによって、ファイ
ルFMの内容はロック(排他)され、更新不可能な状態
となる。したがって、これが本発明における禁止手段に
相当する。As shown in FIG. 9, when the approval request is executed, the contents of the file FM are printed on paper by the printer device 16, and the approval document PP is created. At this time, the request number NRA displayed on the approval request screen HG3 is printed on the lower part of the approval document PP. At the same time, as described above, the reference use is registered in the attribute table ZT4. When the file FM is registered in the attribute table ZT4 for reference, the content of the file FM is locked (exclusive) and cannot be updated. Therefore, this corresponds to the prohibition means in the present invention.
【0060】承認者は、配付されまたは回覧されてきた
承認用書類PPを見て、承認の諾否を判断する。承認す
る場合には、承認用書類PPの表紙の上部に承認印SN
Nを押す。コメントの書き込みも可能である。承認され
た承認用書類PPについて、その表紙をイメージリーダ
17にセットし、スキャナで読み取ってイメージデータ
として入力する。The approver judges the approval or disapproval by looking at the approval document PP distributed or circulated. In the case of approval, the approval stamp SN is placed on the top of the cover of the approval document PP.
Press N. Comments can also be written. The cover of the approved document for approval PP is set on the image reader 17, read by a scanner, and input as image data.
【0061】本登録の処理において、ファイルFMの第
1頁を、入力したイメージデータと入れ替える。つま
り、承認印SNNの押された表紙が、ファイルFMの第
1頁の表紙となる。これを正式のファイルFMSとして
登録する。In the main registration process, the first page of the file FM is replaced with the input image data. That is, the cover on which the approval stamp SNN is pressed is the cover of the first page of the file FM. This is registered as a formal file FMS.
【0062】図10において、ステップ#35で統合さ
れたファイルFMが作成されるとともに、ステップ#3
6で承認用書類PPが印刷される。印刷された承認用書
類PPが承認の判断のために閲覧に伏せられる(#3
7)。承認を可とした場合には、表紙に承認印が押され
るので、表紙がスキャナで読み取られてイメージデータ
とされ(#39)、これがファイルFMの表紙と入れ替
えられる(#40)。In FIG. 10, the integrated file FM is created in step # 35, and the
At 6, the approval document PP is printed. The printed approval document PP is hidden for inspection for approval (# 3
7). If the approval is permitted, an approval mark is stamped on the cover, and the cover is read by the scanner to be image data (# 39), which is replaced with the cover of the file FM (# 40).
【0063】第2の実施形態によると、電子文書による
承認の判断が困難である場合に、それに代えて承認用書
類PPにより承認の判断を行うことができ、しかもその
結果を電子文書として保管することができる。電子文書
による承認と承認用書類PPによる承認とを、1つの文
書承認システム1Bによって並行して運用することがで
き、しかも電子文書および電子データの整合性を保持す
ることができる。According to the second embodiment, when it is difficult to judge the approval by the electronic document, the approval can be judged by the approval document PP instead, and the result is stored as the electronic document. be able to. The approval by the electronic document and the approval by the approval document PP can be operated in parallel by one document approval system 1B, and the consistency of the electronic document and the electronic data can be maintained.
【0064】なお、承認用書類PPには、依頼番号NR
Aの他、承認依頼単位でユニークなID、頁情報、改ざ
んし難い精密なロゴ、承認者の情報、文書のステータス
がどの時点で印刷したかを示す状態情報など、種々の情
報を印刷することができる。また、承認用書類PPの構
成を保証するために、その全頁に印刷またはスタンプを
行うのが好ましい。そのために、例えば、印刷すべき電
子データを一旦Postscript(P/S)変換
し、プリンタドライバにスタンプ機能を組み込めばよ
い。このようにすると、改ざんの防止に効果的である。
承認印SNNの押された表紙と差し替える処理を行わな
い場合には正式文書として登録できないようにすること
で、承認の結果が電子データとして確実に保存される。The approval document PP includes a request number NR
In addition to A, print various information such as unique ID, page information, precise logo that is difficult to falsify, information of approver, status information indicating when the document status was printed at each approval request. Can be. In order to guarantee the structure of the approval document PP, it is preferable to print or stamp all the pages. For this purpose, for example, electronic data to be printed may be temporarily converted to Postscript (P / S), and a stamp function may be incorporated in the printer driver. This is effective in preventing tampering.
If the process of replacing the cover with the approval stamp SNN is not performed, registration as a formal document is prohibited so that the result of the approval is securely stored as electronic data.
【0065】図13は本発明に係る方法を実行するため
のプログラムの記録媒体STの形態を示す図である。図
13に示すように、処理装置PSに設けられた主メモ
リ、RAM、ROM、若しくはハードディスクなどの記
憶装置STA、CD−ROM、フロッピーディスク、若
しくは光磁気ディスクなどの可搬媒体STB、ネットワ
ーク若しくは通信回線STDで結ばれたサーバ若しくは
DASDなどの回線先媒体STCなどが、記録媒体ST
として利用可能である。FIG. 13 is a diagram showing a form of a recording medium ST of a program for executing the method according to the present invention. As shown in FIG. 13, a storage device STA such as a main memory, a RAM, a ROM, or a hard disk provided in the processing device PS, a portable medium STB such as a CD-ROM, a floppy disk, or a magneto-optical disk, a network, or a communication device. A server connected via the line STD or a line destination medium STC such as DASD is used as the recording medium ST.
Available as
【0066】記録媒体STが可搬媒体STBである場合
には、プログラムは可搬媒体STBの種類に対応するド
ライブ装置によって読み出され、処理装置PSの記憶装
置STAに格納され又は主メモリ上にローディングさ
れ、実行される。記録媒体STが回線先媒体STCであ
る場合には、プログラムは通信回線STDを介して記憶
装置STAにダウンロードされ、又は適時転送されて実
行される。プログラムは、種々のOS、プラットホー
ム、システム環境、又はネットワーク環境の下で動作す
るように供給可能である。If the recording medium ST is a portable medium STB, the program is read by a drive device corresponding to the type of the portable medium STB and stored in the storage device STA of the processing device PS or stored in the main memory. Loaded and executed. When the recording medium ST is the line destination medium STC, the program is downloaded to the storage device STA via the communication line STD, or is transferred and executed at appropriate times. The programs can be supplied to operate under various OSs, platforms, system environments, or network environments.
【0067】上の実施形態において、文書承認システム
1,1Bの構成、ファイルFL,FMの構成、内容、名
称、画面の内容、処理の内容および順序などは、本発明
の趣旨に沿って適宜変更することができる。In the above embodiment, the configurations of the document approval systems 1 and 1B, the configurations, contents, names, screen contents, processing contents and order of the files FL and FM are appropriately changed in accordance with the gist of the present invention. can do.
【0068】[0068]
【発明の効果】本発明によると、形式の異なる複数のフ
ァイルから構成される複数の電子文書について、セキュ
リティの維持を図り且つ管理を容易化することができ
る。According to the present invention, security can be maintained and management of a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats can be facilitated.
【0069】また、1つの文書を形式の異なる複数のフ
ァイルに分散して作成しても、所望のタイミングで1つ
の文書に統合して提示することが可能となり、文書を分
散して作成する場合において、各作成担当者は各自で使
用するワープロソフトなどを任意に選択して作成が可能
であり、文書の参照者も、文書の構成ファイルや使用さ
れたワープロなどの作成ツールを意識せずに文書の参照
が可能となる。Further, even if one document is created by distributing it into a plurality of files of different formats, it becomes possible to integrate and present one document at a desired timing. , Each person in charge of creation can arbitrarily select and create word processing software to be used by themselves, and the viewer of the document does not need to be aware of the document configuration file or the creation tool such as the word processor used. Documents can be referenced.
【0070】請求項9の発明によると、電子文書に代え
て印刷物により承認の判断を行うことができ、しかもそ
の結果を電子文書として保管することができる。According to the ninth aspect of the present invention, it is possible to judge approval by using a printed matter instead of an electronic document, and the result can be stored as an electronic document.
【図1】本発明に係る電子文書の管理方法を適用した文
書承認システムのブロック図である。FIG. 1 is a block diagram of a document approval system to which an electronic document management method according to the present invention is applied.
【図2】サーバの記憶装置に記憶されるファイルおよび
構成管理テーブルの例を示す図である。FIG. 2 is a diagram illustrating an example of a file and a configuration management table stored in a storage device of a server.
【図3】サーバの記憶装置に記憶されるファイルおよび
構成管理テーブルの例を示す図である。FIG. 3 is a diagram illustrating an example of a file and a configuration management table stored in a storage device of a server.
【図4】サーバの記憶装置に記憶されるファイルおよび
構成管理テーブルの例を示す図である。FIG. 4 is a diagram illustrating an example of a file and a configuration management table stored in a storage device of a server.
【図5】表示面に表示される画面の例を示す図である。FIG. 5 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on a display surface.
【図6】表示面に表示される画面の例を示す図である。FIG. 6 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on a display surface.
【図7】表示面に表示される画面の例を示す図である。FIG. 7 is a diagram illustrating an example of a screen displayed on a display surface.
【図8】文書承認システムの操作および処理の全体の流
れを示すフローチャートである。FIG. 8 is a flowchart showing an overall flow of operation and processing of the document approval system.
【図9】第2の実施形態の文書承認システムの運用を示
すフローチャートである。FIG. 9 is a flowchart illustrating the operation of the document approval system according to the second embodiment.
【図10】文書承認システムの操作および処理の全体の
流れを示すフローチャートである。FIG. 10 is a flowchart showing an overall flow of operation and processing of the document approval system.
【図11】商品企画書の例を示す図である。FIG. 11 is a diagram illustrating an example of a product planning document.
【図12】商品企画書について作成された電子文書の例
を示す図である。FIG. 12 is a diagram illustrating an example of an electronic document created for a product planning document.
【図13】本発明に係る方法を実行するためのプログラ
ムの記録媒体の形態を示す図である。FIG. 13 is a diagram showing a form of a recording medium of a program for executing the method according to the present invention.
1,1B 文書承認システム(電子文書の管理装置) 3 サーバ(電子文書の管理装置) 4 端末装置(電子文書の管理装置) 11 処理装置 12 ディスプレイ装置 13 記憶装置(記憶領域) 14 媒体ドライブ装置 15 入力装置(指示手段) 16 プリンタ装置 17 イメージリーダ BT2 実行ボタン(指示手段) KT 管理テーブル NW ネットワーク HG 表示面 CD CD−ROM(記録媒体) FD フロッピーディスク(記録媒体) ST 記録媒体 1, 1B Document Approval System (Electronic Document Management Device) 3 Server (Electronic Document Management Device) 4 Terminal Device (Electronic Document Management Device) 11 Processing Device 12 Display Device 13 Storage Device (Storage Area) 14 Media Drive Device 15 Input device (instruction means) 16 Printer device 17 Image reader BT2 Execute button (instruction means) KT management table NW Network HG Display surface CD CD-ROM (recording medium) FD Floppy disk (recording medium) ST Recording medium
Claims (10)
る複数の電子文書を管理するための方法であって、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録する第1のステップと、 前記複数のファイルを単一のファイルに統合し、且つ統
合された単一のファイルにアクセスするための属性情報
を管理テーブルに登録する第2のステップと、 を有してなることを特徴とする電子文書の管理方法。1. A method for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats, comprising: a file name;
A first step of registering attribute information including a page number and an arrangement order in a management table; and attribute information for integrating the plurality of files into a single file and accessing the integrated single file. And a second step of registering the electronic document in the management table.
入力があったときに実行される、 請求項1記載の電子文書の管理方法。2. The electronic document management method according to claim 1, wherein said second step is executed when a trigger is input from outside.
る複数の電子文書を管理するための装置であって、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録するための手段と、 前記複数のファイルを単一のファイルに統合する手段
と、 統合された単一のファイルにアクセスするための属性情
報を管理テーブルに登録するための手段と、 を有してなることを特徴とする電子文書の管理装置。3. An apparatus for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats, wherein each of the plurality of files has a file name,
Means for registering attribute information including the number of pages and arrangement order in a management table; means for integrating the plurality of files into a single file; and attribute information for accessing the integrated single file. And a means for registering in a management table. An electronic document management device, comprising:
スレベルを示す情報が含まれており、 前記単一のファイルについてのアクセスレベルを示す情
報は、当該ファイルの読み出しのみを許可する情報であ
る、 請求項3記載の電子文書の管理装置。4. The attribute information includes information indicating an access level of each file, and the information indicating an access level of a single file is information permitting only reading of the file. The electronic document management device according to claim 3.
および/または前記単一のファイルを管理するための1
つの文書識別コードによって管理されてなる、 請求項3または請求項4記載の電子文書の管理装置。5. The management table according to claim 1, wherein the plurality of files and / or the single file is managed.
The electronic document management device according to claim 3, wherein the electronic document management device is managed by one document identification code.
ージデータと入替えるための手段を有する、 請求項3記載の電子文書の管理装置。6. The electronic document management apparatus according to claim 3, further comprising means for replacing a specific page of said single file with another image data.
る複数の電子文書を管理するための装置であって、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録するための手段と、 登録されたファイルのファイル名を表示面に表示する手
段と、 指示手段と、 前記指示手段による指示があったときに、前記複数のフ
ァイルを単一のファイルに統合し、且つ統合された単一
のファイルを読み出すための属性情報を前記管理テーブ
ルに登録するための手段と、 を有してなることを特徴とする電子文書の管理装置。7. An apparatus for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats, wherein each of the plurality of files has a file name,
Means for registering attribute information including the number of pages and arrangement order in the management table, means for displaying the file name of the registered file on the display surface, instruction means, and when an instruction is given by the instruction means Means for integrating the plurality of files into a single file, and registering attribute information for reading out the integrated single file in the management table. Electronic document management device.
ての承認を得るための文書承認システムであって、 前記一連の文書に対応する複数のファイルを記憶する記
憶領域と、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録するための手段と、 登録されたファイルのファイル名を表示面に表示する手
段と、 承認の依頼を指示するための指示手段と、 承認の依頼の指示があったときに、前記複数のファイル
を単一のファイルに統合し、且つ統合された単一のファ
イルの読み出しのみを許可する属性情報を前記管理テー
ブルに登録するための手段と、 承認の可否を与えるために前記単一のファイルを読み出
して表示面に表示する手段と、 を有することを特徴とする文書承認システム。8. A document approval system for obtaining approval of a series of documents composed of a plurality of pages, comprising: a storage area for storing a plurality of files corresponding to the series of documents; File name,
Means for registering attribute information including the number of pages and arrangement order in the management table; means for displaying the file name of the registered file on the display surface; instruction means for instructing a request for approval; and approval Means for integrating the plurality of files into a single file, and registering in the management table attribute information that permits only reading of the integrated single file when the instruction is issued. Means for reading out the single file to give approval / disapproval and displaying the file on a display surface.
ての承認を求めるための文書承認システムであって、 前記一連の文書に対応する複数のファイルを記憶する記
憶領域と、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録するための手段と、 登録されたファイルのファイル名を表示面に表示する手
段と、 承認の依頼を指示するための指示手段と、 承認の依頼の指示があったときに、前記複数のファイル
を単一のファイルに統合し、且つ統合された単一のファ
イルの更新を禁止する禁止手段と、 前記単一のファイルの内容を印刷する手段と、 前記単一のファイルの特定の頁を他の承認済のイメージ
データと入替えるための手段と、 を有することを特徴とする文書承認システム。9. A document approval system for requesting approval of a series of documents composed of a plurality of pages, comprising: a storage area for storing a plurality of files corresponding to the series of documents; File name,
Means for registering attribute information including the number of pages and arrangement order in the management table, means for displaying the file name of the registered file on the display surface, means for instructing a request for approval, and approval Prohibiting means for integrating the plurality of files into a single file and prohibiting updating of the integrated single file, and printing the contents of the single file Means for replacing a specific page of the single file with another approved image data.
れる複数の電子文書を管理するためのプログラムが記録
された記録媒体であって、 前記複数のファイルのそれぞれについて、ファイル名、
頁数、および配列順序を含む属性情報を管理テーブルに
登録する処理と、 前記複数のファイルを単一のファイルに統合し、且つ統
合された単一のファイルにアクセスするための属性情報
を前記管理テーブルに登録する処理と、 をコンピュータに実行させるためのプログラムを記録し
たコンピュータ読み取り可能な記録媒体。10. A recording medium on which a program for managing a plurality of electronic documents composed of a plurality of files having different formats is recorded, wherein for each of the plurality of files, a file name,
Registering attribute information including the number of pages and arrangement order in a management table; integrating the plurality of files into a single file; and managing the attribute information for accessing the integrated single file. A computer-readable recording medium that records a process for registering in a table and a program for causing a computer to execute the process.
Priority Applications (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP35100099A JP2001166978A (en) | 1999-12-10 | 1999-12-10 | Method and device for managing electronic document and system for approving document |
Applications Claiming Priority (1)
Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
---|---|---|---|
JP35100099A JP2001166978A (en) | 1999-12-10 | 1999-12-10 | Method and device for managing electronic document and system for approving document |
Publications (1)
Publication Number | Publication Date |
---|---|
JP2001166978A true JP2001166978A (en) | 2001-06-22 |
Family
ID=18414362
Family Applications (1)
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JP35100099A Pending JP2001166978A (en) | 1999-12-10 | 1999-12-10 | Method and device for managing electronic document and system for approving document |
Country Status (1)
Country | Link |
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JP (1) | JP2001166978A (en) |
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- 1999-12-10 JP JP35100099A patent/JP2001166978A/en active Pending
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