JP3923869B2 - Electronic document system and electronic document method - Google Patents

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Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、電子文書に押印される電子印鑑の実効性を適切に確保することのできる電子文書システムおよび電子押印方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、企業等において、稟議書、申請書及び、通知書といった様々な紙書類が使用されている。そして、このような紙書類に担当者や管理者が自己の印鑑を押印することにより、決裁処理や査閲処理等を行っていた。
このような印鑑の押印を伴う紙書類の授受は、企業内に止まらず、企業間等においても、伝統的に行われているものであった。
【０００３】
近年では、コンピュータによる企業内ネットワークの構築や、インターネット等が普及したことから、電子化された各種の文書・画像データ（以下、「電子文書」という）の授受が企業内及び企業間等において、日常的に行われるようになって来ている。
例えば、稟議書、申請書及び、通知書等を電子文書として作成し、端末（パーソナルコンピュータ等）間にて送受信するシステムでは、電子署名や電子印鑑が用いられている。
【０００４】
まず、電子署名を用いたシステムでは、電子文書に電子署名を付加することで、特定の利用者による電子文書の作成、及び、特定の利用者による電子文書の承認（決裁）等を証明している。
それでも、このような電子署名が明示的でないことや、未だ印鑑の押印が慣習として残っていること等の理由から、導入をためらう企業等も多い。
【０００５】
一方、電子印鑑を用いたシステムでは、現実の紙書類に印鑑を押印するのと同様に、自己が登録した印影イメージを電子文書に貼り付ける（埋め込む）ため、慣習化された運用が継承でき、また、電子署名と比較して、見た目にも分かり易いことから、徐々に普及してきている。
【０００６】
例えば、電子印鑑を電子文書に押印できる電子文書システムでは、サーバ等に電子印鑑の印影イメージが登録されており、利用者は、端末からＩＤ及びパスワードを入力して、自己の印影イメージを読み出し、対象の電子文書に貼り付ける。
そして、利用者が、印影イメージを貼り付けた電子文書を他の端末等に送ることにより、決裁処理や査閲処理等が行われる。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、上述した電子印鑑を用いた電子文書システムでは、そもそも電子印鑑の実効性が確保できないという問題があった。
これは、印影イメージの貼り付け対象となる電子文書がコピー容易であり、また、印影イメージ自身も容易にコピー可能であるため、コピー後の電子文書が編集されてしまったり、コピーされた印影イメージが別の電子文書に貼り付けられ悪用されてしまう虞を秘めていることによる。
また、印影イメージを電子文書に貼り付ける（埋め込む）手法は、一般にアプリケーションに依存することにもなっていた。
【０００８】
この発明は、上記実状に鑑みてなされたもので、電子文書に押印される電子印鑑の実効性を適切に確保することのできる電子文書システムおよび電子押印方法を提供することを目的とする。
【０００９】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するため、本発明の第１の観点に係る電子文書システムは、
作成された文書データに対応するユニークな識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段が取得した識別情報を文書データに付加する識別情報付加手段と、
前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示手段と、
前記押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記識別情報付加手段が文書データに付加した識別情報と同じ識別情報を付加する印刷データ生成手段と、
前記印刷データ生成手段により生成された印刷データと対応する前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する第１の判別手段と、
前記第１の判別手段により前記文書データの存在が判別された場合に、前記印刷データに付加された識別情報と、前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別手段と、
前記第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、
を備えることを特徴とする。
【００１０】
この発明によれば、識別情報取得手段は、作成された文書データに対応するユニークな識別情報（例えば、原本ＩＤ）を取得する。識別情報付加手段は、識別情報取得手段が取得した識別情報を文書データに付加する。押印指示手段は、識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する。印刷データ生成手段は、押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、識別情報付加手段が文書データに付加した識別情報と同じ識別情報を付加する。第１の判別手段は、印刷データ生成手段により生成された印刷データと対応する識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する。第２の判別手段は、第１の判別手段により文書データの存在が判別された場合に、印刷データに付加された識別情報と、文書データに付加された識別情報との一致を判別する。印刷手段は、第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する。このように、同じ原本ＩＤが文書データ及び印刷データに付加されることになり、印刷データの印刷時に文書データの存在確認や原本ＩＤ同士の一致確認が可能となる。この結果、電子文書に押印される電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【００１１】
上記の電子文書システムは、前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの内容の更新を行う文書データ更新手段を更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ更新手段により文書データが更新されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加手段は、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加してもよい。
【００１２】
上記の電子文書システムは、前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの複製を行う文書データ複製手段を更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ複製手段により文書データが複製されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加手段は、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加してもよい。
【００１４】
上記目的を達成するため、本発明の第２の観点に係る電子文書システムは、
複数の端末がネットワークを介して接続された電子文書システムであって、
各端末は、
原本を管理するためのユニークな原本ＩＤが付加された文書データを生成する文書データ生成手段と、
前記文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示手段と、
前記押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、前記文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記文書データと同じ原本ＩＤを付加する印刷データ生成手段と、
前記文書データ及び前記印刷データを１組の電子文書として他の端末に向けて送信するデータ送信手段と、
他の端末から送られた前記文書データ及び前記印刷データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した前記印刷データに対応する前記文書データの存在の有無を判別する第１の判別手段と、
前記第１の判別手段により前記文書データの存在が判別された場合に、前記データ受信手段が受信した前記印刷データに付加された識別情報と、前記データ受信手段が受信した前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別手段と、
前記第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、前記データ受信手段が受信した前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする。
【００１５】
この発明によれば、文書データ生成手段は、原本を管理するためのユニークな原本ＩＤが付加された文書データを生成する。押印指示手段は、文書データに、電子印鑑の押印を指示する。印刷データ生成手段は、押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、文書データと同じ原本ＩＤを付加する。そして、データ送信手段は、文書データ及び印刷データを１組の電子文書として他の端末に向けて送信する。データ受信手段は、他の端末から送られた文書データ及び前記印刷データを受信する。第１の判別手段は、データ受信手段が受信した印刷データに対応する前記文書データの存在の有無を判別する。第２の判別手段は、第１の判別手段により文書データの存在が判別された場合に、データ受信手段が受信した印刷データに付加された識別情報と、データ受信手段が受信した文書データに付加された識別情報との一致を判別する。印刷手段は、第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、データ受信手段が受信した印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する。このように、同じ原本ＩＤが文書データ及び印刷データに付加されることになり、印刷データの印刷時に文書データの存在確認や原本ＩＤ同士の一致確認が可能となる。この結果、電子文書に押印される電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【００１７】
上記目的を達成するため、本発明の第３の観点に係る電子文書方法は、
演算処理部が行う、作成された文書データに対応するユニークな識別情報を取得する識別情報取得ステップと、
演算処理部が行う、前記識別情報取得ステップにて取得された識別情報を文書データに付加する識別情報付加ステップと、
演算処理部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示ステップと、
演算処理部が行う、前記押印指示ステップにおける指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記識別情報付加ステップにて文書データに付加された識別情報と同じ識別情報を付加する印刷データ生成ステップと、
演算処理部が行う、前記印刷データ生成ステップにて生成された印刷データと対応する前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する第１の判別ステップと、
演算処理部が行う、前記第１の判別ステップにて前記文書データの存在が判別された場合に、前記印刷データに付加された識別情報と、前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別ステップと、
印刷装置が行う、前記第２の判別ステップにて、双方の識別情報の一致が判別されると、前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷ステップと、
を備えることを特徴とする。
【００１８】
この発明によれば、識別情報取得ステップは、作成された文書データに対応するユニークな識別情報（例えば、原本ＩＤ）を取得する。識別情報付加ステップは、識別情報取得ステップにて取得された識別情報を文書データに付加する。押印指示ステップは、識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する。印刷データ生成ステップは、押印指示ステップにおける指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、識別情報付加ステップにて文書データに付加された識別情報と同じ識別情報を付加する。第１の判別ステップは、印刷データ生成ステップにて生成された印刷データと対応する識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する。第２の判別ステップは、第１の判別ステップにて文書データの存在が判別された場合に、印刷データに付加された識別情報と、文書データに付加された識別情報との一致を判別する。印刷ステップは、第２の判別ステップにて、双方の識別情報の一致が判別されると、印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する。このように、同じ原本ＩＤが文書データ及び印刷データに付加されることになり、印刷データの印刷時に文書データの存在確認や原本ＩＤ同士の一致確認が可能となる。この結果、電子文書に押印される電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【００１９】
上記の電子文書方法は、演算処理部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの内容の更新を行う文書データ更新ステップを更に備え、
前記識別情報取得ステップは、前記文書データ更新ステップにて文書データが更新されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加ステップは、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加してもよい。
【００２０】
上記の電子文書方法は、演算処理部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの複製を行う文書データ複製ステップを更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ複製ステップにて文書データが複製されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加ステップは、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加してもよい。
【００２１】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の形態にかかる電子文書システムについて、以下図面を参照して説明する。
【００２２】
図１は、この発明の実施の形態に適用される電子文書システムの構成の一例を示す模式図である。図示するように、このシステムは、複数の利用者端末１（ＩＣカード２）と、プリンタ３と、原本性保証保管装置４とが、企業内等に設置されたＬＡＮ（Local Area Network）９を介して接続されて構成される。なお、各利用者端末１は、内部にＩＣカード２が装着可能となっている。
【００２３】
このＩＣ（Integrated Circuit）カード２は、ＩＣチップが埋設されたカード型の記憶媒体であり、各利用者に配布される。なお、ＩＣチップは、例えば、ＣＰＵと、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable ROM）とを含んで構成される。そして、ＥＥＰＲＯＭには、一例として図２に示すような利用者情報及び、印影イメージデータが記憶されている。
【００２４】
この利用者情報は、利用者に関する個人情報であって、例えば、利用者ＩＤ、パスワード、氏名、所属、及び、役職等の項目からなる。
また、印影イメージデータは、電子印鑑が押印された際に（電子押印された際に）、電子文書（後述する印刷データ）に貼り付けられる印影イメージを規定するデータである。このような印影イメージデータは、例えば、所定のアプリケーションプログラム等により、利用者の指示に従って、任意に生成されて登録されている。また、印影イメージデータの更新（変更）も自由に行えるものとする。なお、この実施の形態では、このような印影イメージデータがＩＣカード２に記憶される場合について説明する。しかしながら、印影イメージデータの記憶場所（登録場所）は、任意である。例えば、原本性保証保管装置４（原本管理ＤＢ４２）に印影イメージデータを記憶してもよい。
【００２５】
利用者端末１は、汎用のパーソナルコンピュータ等からなり、利用者に操作される。具体的に利用者端末１は、図３に示すように、演算処理部１１と、ハードディスク１２と、メモリ１３と、指示入力部１４と、ＬＡＮユニット１５と、画像処理部１６と、表示部１７と、インタフェース１８と、を含んで構成される。
【００２６】
演算処理部１１は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）及び、日時を計時する計時ユニット等を含んだ周辺ＬＳＩ（Large Scale Integration）等からなり、利用者端末１全体を制御する。
具体的に演算処理部１１は、ハードディスク１２に格納された所定のアプリケーションプログラムに従って（より具体的には、利用者による指示入力部１４を介した入力操作に従って）、電子文書（文書データ）を作成する。その際、演算処理部１１は、ＬＡＮユニット１５を介して原本性保証保管装置４に、原本ＩＤの採番を依頼し、応答して原本性保証保管装置４から送られる原本ＩＤを受信する。そして、受信した原本ＩＤを文書データに付加する。
なお、原本ＩＤは、電子文書（文書データ及び印刷データ）の原本性を保証するために用いられるユニークな（電子文書システム内にて重複しない）識別情報である。
【００２７】
また、演算処理部１１は、このような文書データに対して指示入力部１４を介して電子押印が指示されると、文書データに従った印刷データを、変更等が不可能な状態に生成する。その際、演算処理部１１は、ＩＣカード２から上述の印影イメージデータ等を読み出して、印刷データ中における指定箇所に印影イメージを貼り付けると共に、文書データから原本ＩＤ等を読み出して、印刷データに付加する。
なお、印刷データは、例えば、ＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔ（登録商標）等のページ記述言語にて定義されており、プリンタ３等にて印刷可能となるだけでなく、所定の閲覧アプリケーションプログラムにより閲覧可能となっている。
そして、印刷データは、閲覧や印刷だけが可能となるように規定されている。つまり、印刷データの変更（編集）や、印刷データ中の印影イメージデータの複製等が不可能となるように規定されている。
【００２８】
更に、演算処理部１１は、電子文書（印刷データ）を閲覧や印刷する際に、印刷データと組になる（対応する）文書データの存在を確認し、また、印刷データに付加される原本ＩＤと、文書データに付加される原本ＩＤとの一致を確認して、原本性を判別しつつ、閲覧表示及び、印刷出力を行う。
【００２９】
ハードディスク１２は、所定容量の磁気ディスク等からなり、所定のＯＳ及び、種々のアプリケーションプログラム等を記憶する。具体的にハードディスク１２は、所定のＯＳ上にて実行可能な後述する文書作成・電子押印処理、文書閲覧・印刷処理、及び、文書改訂・複製処理を行うプログラム等を記憶する。
なお、これら文書作成・電子押印処理及び、文書閲覧・印刷処理等は、例えば、文書作成や文書閲覧等を行うことのできる市販のアプリケーションプログラムのアドイン（プラグイン）・プログラムとして実行されるものでもよい。
【００３０】
メモリ１３は、ＲＡＭ（Random Access Memory）等からなり、後述する文書作成・電子押印処理等を演算処理部１１が実行する際に、必要となる情報等を記憶する。
例えば、メモリ１３は、電子押印された際に、印刷データに貼り付けられる印影イメージ等を一時的に記憶する。
【００３１】
指示入力部１４は、キーボードやマウス等からなり、利用者に操作され、所定の指示情報等を入力する。
例えば、指示入力部１４は、利用者の操作に従って、文書データ中における電子押印箇所（印影イメージを貼り付ける位置）を取得する。
【００３２】
ＬＡＮユニット１５は、演算処理部１１に制御され、ＬＡＮ９を介してプリンタ３や原本性保証保管装置４等との間で所定の情報を送受信する。
具体的にＬＡＮユニット１５は、電子文書（文書データ）が作成された際に、原本ＩＤの採番要求情報等をＬＡＮ９を介して原本性保証保管装置４に送信し、これに応答して原本性保証保管装置４から送られる原本ＩＤ等を受信する。
また、ＬＡＮユニット１５は、電子文書（印刷データ）の印刷が指示された際に、プリンタ３に向けて印刷データを送信する。
【００３３】
画像処理部１６は、グラフィックコントローラ等からなり、演算処理部１１に制御され、表示部１７に表示するための所定の画像データや文字データ（表示データ）を生成する。
例えば、画像処理部１６は、印刷データが閲覧された際に、印影イメージが貼り付けられた印刷データに基づいた表示データを生成して、表示部１７に供給する。
【００３４】
表示部１７は、ＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等からなり、画像処理部１６により生成され、そして、供給された表示データに従って、所定の表示用画像を表示する。
例えば、表示部１７は、表示データに従って、印影イメージが押印位置に合成された印刷データの内容を表示する。
【００３５】
インタフェース１８は、ＰＣＭＣＩＡ（Personal Computer Memory Card International Association）カードインタフェース等からなる。インタフェース１８は、利用者端末１内に装着されるＩＣカード２とのハード的な接続を実現すると共に、演算処理部１１に制御され、ＩＣカード２とのネゴシエーション等を行った後に、利用者ＩＤや印影イメージデータ等をＩＣカード２から読み出す。
【００３６】
このような構成の利用者端末１は、演算処理部１１にて所定のアプリケーションプログラムが実行され、電子文書が生成された際に、図４（ａ）に示すようなデータ構造の文書データを生成し、また、電子押印された際に、図４（ｂ）に示すようなデータ構造の印刷データを生成する。
具体的に利用者端末１は、所定のアプリケーションにて、文書データを作成すると、原本性保証保管装置４に原本ＩＤの採番を依頼する。そして、原本性保証保管装置４から送られる原本ＩＤを受信すると、図４（ａ）に示すように、文書データに付加する。
また、利用者端末１は、文書データにて電子押印されると、印刷データを生成し、図４（ｂ）に示すように、文書データと同じ原本ＩＤを印刷データに付加する。つまり、利用者端末１は、図４（ｃ）に示すような印影イメージＨが貼り付けられた印刷データを生成し、文書データと同じ原本ＩＤ等を付加する。
【００３７】
利用者端末１は、このような１組の電子文書（文書データ及び印刷データ）を生成すると、電子メール等にてＬＡＮ９上の他の利用者端末１に向けて送信する。
そして、電子文書を受信した他の利用者端末１は、印刷データを閲覧・印刷する際に、印刷データと組になる文書データの存在を確認し、また、印刷データの原本ＩＤと文書データの原本ＩＤとを確認して、これら電子文書の原本性を判別する。
【００３８】
更に、利用者端末１は、利用者の操作に従って、文書データの内容を改訂（変更）したり、文書データを複製（コピー）することが可能である。その際、原本性保証保管装置４に原本ＩＤの再採番を依頼し、新たな原本ＩＤを受信すると、改訂後の文書データや複製後の文書データに、元の（既存の）原本ＩＤと代えて付加する。
【００３９】
図１に戻って、プリンタ３は、例えば、ページプリンタ等からなり、ＬＡＮ９を介して利用者端末１から送られる印刷用のデータを受信し、受信したデータに従って、文字や図形を所定の用紙に印刷する。
具体的にプリンタ３は、利用者端末１から図４（ｃ）に示すような印刷データが送られると、この印刷データに従って、印影イメージＨを含んだ稟議書を所定の用紙に印刷する。
【００４０】
原本性保証保管装置４は、原本管理サーバ４１と、原本管理ＤＢ４２とから構成される。
原本管理サーバ４１は、ＣＰＵ、メモリ、及び、ＬＡＮユニット等を備えた所定のサーバ機器からなる。
原本管理サーバ４１は、上述した利用者端末１にて電子文書が生成された際に、利用者端末１から送られる原本ＩＤの採番要求情報等を受信し、原本ＩＤを生成して要求元の利用者端末１に送り返す。その際、原本ＩＤ等を管理するための管理ファイルを生成して原本管理ＤＢ４２に格納する。
また、原本管理サーバ４１は、利用者端末１にて文書データが改訂（変更）され、又は、文書データが複製（コピー）された際に、利用者端末１から送られる原本ＩＤの再採番要求情報等を受信し、新たな原本ＩＤを生成して要求元の利用者端末１に送り返す。その際、原本管理ＤＢ４２に格納している管理ファイルも、新たな情報を付加して更新する。
【００４１】
なお、原本管理サーバ４１は、自己のメモリ（不揮発性メモリ等）に、予め各利用者端末１の物理アドレス（ＭＡＣアドレス等）や、各ＩＣカード２の識別番号等を記憶し、ＬＡＮ９を介してアクセスしてくる利用者端末１や、装着されるＩＣカード２の妥当性等を適宜判別してもよい。
【００４２】
原本管理ＤＢ４２は、ハードディスク等からなり、原本ＩＤ等を含んだ管理ファイル等を管理する。すなわち、利用者端末１にて電子文書（文書データ）が作成された際に、原本管理サーバ４１にて採番された原本ＩＤ等を含んだ管理ファイルを格納する。
また、利用者端末１にて文書データが改訂され、また、文書データが複製された際に、原本管理サーバ４１にて再採番された新たな原本ＩＤ等を管理ファイルに追加する。
【００４３】
具体的に原本管理ＤＢ４２は、図５に示すような原本ＩＤ、区分、利用者氏名及び、日時等の情報からなる管理ファイルを管理する。
なお、区分とは、原本ＩＤが採番された要因を示している。つまり、文書データの作成時には「作成」を示し、文書データの改訂時には「改訂」を示し、そして、文書データの複製時には「複製」を示す。
【００４４】
以下、この発明の実施の形態にかかる電子文書システムの動作について、図面を参照して説明する。
【００４５】
まず、１組の電子文書（文書データ及び印刷データ）を生成する利用者端末１の動作について、図６等を参照して説明する。図６は、利用者端末１の演算処理部１１が実行する文書作成・電子押印処理の一例を示すフローチャートである。なお、この文書作成・電子押印処理は、指示入力部１４を介して、文書作成のために所定のアプリケーションプログラム（例えば、グループウェア等）が実行指示され、当該アプリケーションの実行と共に開始される。
また、利用者端末１には、正当なＩＣカード２が装着されているものとする。そして、このＩＣカード２を所有する利用者により、指示入力部１４を介した利用者ＩＤ及びパスワードが入力されており、ＩＣカード２からは、印影イメージデータ等の情報が、読み出し可能な状態となっているものとする。
【００４６】
まず、演算処理部１１は、指定されたアプリケーションプログラムに従って、文書データを作成する（ステップＳ１１）。例えば、演算処理部１１は、指示入力部１４を介した利用者による文字入力等に従って、文書データを作成する。
【００４７】
文書データの作成が終わると、演算処理部１１は、利用者ＩＤ等を原本性保証保管装置４に送信し、原本ＩＤの採番を依頼する（ステップＳ１２）。具体的に演算処理部１１は、ＩＣカード２から読み出した利用者ＩＤや氏名等を含んだ原本ＩＤの採番要求情報を生成し、生成した採番要求情報を、ＬＡＮユニット１５を介して原本性保証保管装置４に送信する。
【００４８】
原本性保証保管装置４は、利用者端末１から送られた採番要求情報を受信すると、文書データに対する原本ＩＤを採番し、採番した原本ＩＤを要求元の利用者端末１に向けて送信する。また、原本性保証保管装置４は、採番した原本ＩＤ、区分（「作成」）、利用者氏名、及び、日時からなる管理ファイルを生成し、原本管理ＤＢ４２に格納する。
【００４９】
演算処理部１１は、採番要求情報に応答して原本性保証保管装置４から送られる原本ＩＤを受信すると、受信した原本ＩＤを文書データに付加する（ステップＳ１３）。つまり、演算処理部１１は、図４（ａ）に示すように、文書データに原本ＩＤを付加する。
【００５０】
演算処理部１１は、指示入力部１４を介して電子押印がされるまで、後続処理の実行を待機する（ステップＳ１４）。
【００５１】
そして、電子押印がされると、演算処理部１１は、ＩＣカード２から印影イメージデータを読み出し、また、文書データに従った印刷データを生成する（ステップＳ１５）。
すなわち、演算処理部１１は、ＩＣカード２から上述した図２に示すような印影イメージデータを読み出し、印影イメージデータを指定箇所に貼り付けた印刷データを、文書データに基づいて生成する。
この際、演算処理部１１は、基となる文書データに付加された原本ＩＤを読み出し、読み出した原本ＩＤを印刷データに付加する。
【００５２】
演算処理部１１は、このようにして同じ原本ＩＤを付加して生成した１組の電子文書（文書データ及び印刷データ）を他の利用者端末１に向けて送信する（ステップＳ１６）。
例えば、演算処理部１１は、上述した図４（ａ）に示すようなデータ構造の文書データと図４（ｂ）に示すようなデータ構造の印刷データを生成し、電子メールにて、他の利用者端末１に向けて送信する。なお、他の利用者端末１に電子文書を送信する手法は任意である。例えば、共有フォルダへの格納等により、他の利用者端末１に電子文書を送信してもよい。
【００５３】
このように、上述の図６に示す文書作成・電子押印処理により、作成された文書データに原本ＩＤが付加され、また、電子押印に伴って、印影イメージが貼り付けられた印刷データが生成される。なお、印刷データには、文書データと同じ原本ＩＤが付加されている。
そして、このような文書データ及び印刷データからなる電子文書が他の利用者端末に送信される。
【００５４】
次に、電子文書（印刷データ）を閲覧又は印刷する利用者端末１の動作について、図７等を参照して説明する。図７は、利用者端末１の演算処理部１１が実行する文書閲覧・印刷処理の一例を示すフローチャートである。
なお、この文書閲覧・印刷処理は、上述の文書作成・電子押印処理を行った利用者端末１から送られた印刷データ等を受信し、受信した印刷データを閲覧等するために、所定のアプリケーションプログラム（例えば、グループウェア等）が実行指示され、当該アプリケーションの実行と共に開始される。
また、上記と同様に利用者端末１には、正当なＩＣカード２が装着されているものとする。
【００５５】
まず、演算処理部１１は、受信した印刷データを所定のアプリケーションプログラムにて開く（ステップＳ２１）。すなわち、演算処理部１１は、画像処理部１６を制御して、印影イメージが貼り付けられた印刷データの内容を、表示部１７に表示する。
【００５６】
演算処理部１１は、印刷データと組となる（対象となる）文書データが存在しているか否かを判別する（ステップＳ２２）。すなわち、演算処理部１１は、印刷データと共に送られるはずの文書データを、ハードディスク１２等に記憶しているか否かを判別する。
【００５７】
演算処理部１１は、印刷データと組となる文書データが存在していないと判別すると、電子文書の改竄（不正な印刷データ）等を報知するエラーメッセージを生成し、表示部１７に表示する（ステップＳ２３）。
なおこの際、演算処理部１１は、印刷データに貼り付けられた印影イメージを、消去したり、×マークを重ねた印影イメージ（誰が見ても失効したことが判断できるイメージ）に置き換えて、表示部１７に表示してもよい。またそれ以外にも、印刷データに貼り付けられた印影イメージデータを画像処理し、ドットパターンを間引いたり、回転させた印影イメージ（暗黙的に失効したことが判断できるイメージ）として、表示してもよい。
【００５８】
一方、印刷データと組となる文書データが存在していると判別すると、演算処理部１１は、印刷データに付加された原本ＩＤと、文書データに付加された原本ＩＤとを比較する（ステップＳ２４）。
なお、演算処理部１１は、印刷データや文書データから原本ＩＤが適切に読み出せなかった場合にも、上述のステップＳ２３に処理を進めて、改竄等を報知する。
【００５９】
演算処理部１１は、読み出したそれぞれの原本ＩＤが一致するか否かを判別する（ステップＳ２５）。
演算処理部１１は、それぞれの原本ＩＤが一致しないと判別すると、上述のステップＳ２３に処理を進め、改竄等を報知する。例えば、文書データの改訂（変更）等を報知するエラーメッセージを生成し、表示部１７に表示する。
【００６０】
一方、それぞれの原本ＩＤが一致したと判別すると、演算処理部１１は、原本性を保証するメッセージを、表示部１７に所定時間（例えば、３秒程度）表示する（ステップＳ２６）。
【００６１】
演算処理部１１は、指示入力部１４を介して印刷データの印刷が指示されたか否かを判別する（ステップＳ２７）。例えば、図４（ｃ）に示すように、印影イメージＨが含まれる稟議書が表示部１７に表示されている状態で、印刷開始が指示されたか否かを判別する。
演算処理部１１は、印刷が指示されなかったと判別した場合、文書閲覧・印刷処理をそのまま終了する。
【００６２】
一方、印刷が指示されたと判別した場合に、演算処理部１１は、印刷データをプリンタ３に出力して印刷を行う（ステップＳ２８）。つまり、演算処理部１１は、ＬＡＮユニット１５を介して印刷データを、プリンタ３に向けて出力し、プリンタ３は、受信した印刷データに従って、稟議書等の内容を所定の用紙に印刷する。
【００６３】
このように、図７に示す文書閲覧・印刷処理により、電子文書（文書データ及び印刷データ）の原本性を確認しながら、閲覧及び印刷が行われる。
この結果、電子文書に押印された電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【００６４】
次に、電子文書（文書データ）を改訂又は複製する利用者端末１の動作について、図８等を参照して説明する。図８は、利用者端末１の演算処理部１１が実行する文書改訂・複製処理の一例を示すフローチャートである。
なお、この文書改訂・複製処理は、上述の文書作成・電子押印処理を行った利用者端末１から送られた文書データ等を受信し、受信した文書データを編集（変更）等するために、所定のアプリケーションプログラム（例えば、グループウェア等）が実行指示され、当該アプリケーションの実行と共に開始される。
また、上記と同様に利用者端末１には、正当なＩＣカード２が装着されているものとする。
【００６５】
まず、演算処理部１１は、受信した文書データを所定のアプリケーションプログラムにて開く（ステップＳ３１）。すなわち、演算処理部１１は、画像処理部１６を制御して、原本ＩＤが付加された文書データの内容を、表示部１７に表示する。
【００６６】
演算処理部１１は、文書データの内容が変更されたか否かを判別する（ステップＳ３２）。例えば、演算処理部１１は、指示入力部１４を介した文字入力等に従って、文書データの内容が改訂されたか否かを判別する。
【００６７】
演算処理部１１は、文書データの内容が変更されていないと判別すると、後述するステップＳ３５に処理を進める。
一方、文書データの内容が変更されたと判別すると、演算処理部１１は、原本ＩＤ及び利用者ＩＤ等を原本性保証保管装置４に送信し、原本ＩＤの再採番を依頼する（ステップＳ３３）。例えば、演算処理部１１は、文書データに付加されていた原本ＩＤとＩＣカード２から読み出した利用者ＩＤや氏名等とを含んだ改訂時の再採番要求情報を生成し、生成した再採番要求情報を、ＬＡＮユニット１５を介して原本性保証保管装置４に送信する。
【００６８】
原本性保証保管装置４は、改訂時の再採番要求情報を受信すると、改訂された電子文書に対する原本ＩＤを再採番し、再採番した原本ＩＤを要求元の利用者端末１に向けて送信する。また、原本性保証保管装置４は、再採番した原本ＩＤ、区分（「改訂」）、利用者氏名、及び、日時からなる情報を管理ファイルに付加する。
【００６９】
演算処理部１１は、再採番要求情報に応答して原本性保証保管装置４から送られる新たな原本ＩＤを受信すると、受信した原本ＩＤを元の（既存の）原本ＩＤに代えて文書データに付加すると共に、印刷データを削除する（ステップＳ３３）。つまり、演算処理部１１は、文書データが改訂されたため、印刷データの内容と合致しなくなったため、印刷データを削除する。
なお、この文書改訂・複製処理においては、印刷データを削除する場合について説明するが、印刷データを削除しなくともよい。この場合、上述した図７の文書閲覧・印刷処理のステップＳ２５にて、印刷データの原本ＩＤと文書データとの原本ＩＤとが一致しないため、文書データの改竄等を報知するエラーメッセージが表示部１７に表示されることとなる。つまり、印刷データを削除しなくとも、文書データの改訂を利用者に知らせることができる。
【００７０】
そして、演算処理部１１は、複製の指示がされたか否かを判別する（ステップＳ３５）。例えば、演算処理部１１は、指示入力部１４を介して、文書データの複製（コピー）が指示されたか否かを判別する。
演算処理部１１は、複製の指示がされなかったと判別すると、そのまま文書改訂・複製処理を終了する。
【００７１】
一方、複製の指示がされたと判別すると、演算処理部１１は、指示に従って文書データを複製すると共に、原本性保証保管装置４に原本ＩＤの再採番を依頼する（ステップＳ３６）。例えば、演算処理部１１は、文書データに付加されていた原本ＩＤとＩＣカード２から読み出した利用者ＩＤや氏名等とを含んだ複製時の再採番要求情報を生成し、生成した再採番要求情報を、ＬＡＮユニット１５を介して原本性保証保管装置４に送信する。
【００７２】
原本性保証保管装置４は、複製時の再採番要求情報を受信すると、複製された電子文書に対する原本ＩＤを再採番し、再採番した原本ＩＤを要求元の利用者端末１に向けて送信する。また、原本性保証保管装置４は、再採番した原本ＩＤ、区分（「複製」）、利用者氏名、及び、日時からなる情報を管理ファイルに付加する。
【００７３】
演算処理部１１は、再採番要求情報に応答して原本性保証保管装置４から送られる新たな原本ＩＤを受信すると、受信した原本ＩＤを文書データに付加する（ステップＳ３７）。つまり、受信した原本ＩＤを元の（既存の）原本ＩＤに代えて文書データに付加する。
【００７４】
このように、図８に示す文書改訂・複製処理により、文書データが改訂され、又は、複製されると、文書データ側だけの原本ＩＤが更新される。また、文書改訂時には、印刷データが削除等される。
そして、文書データに付加される原本ＩＤが新たな原本ＩＤにて更新されているため、印刷データを用いた文書閲覧や印刷出力が行われても、上述した図７の文書閲覧・印刷処理のステップＳ２５にて、印刷データ及び文書データの原本ＩＤの不一致が判別され、文書データの改竄等を報知するエラーメッセージが表示部１７に表示されることとなる。
この結果、電子文書に押印された電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【００７５】
上記の実施の形態では、企業内等に設置されたＬＡＮ９を介して利用者端末１同士で、電子印鑑が押印された電子文書を送受信する場合について説明したが、他のネットワークを介して接続された利用者端末１同士で、電子印鑑が押印された電子文書（文書データ及び印刷データ）を送受信してもよい。
例えば、ＬＡＮ９の代わりに、インターネット等のネットワークを介して、利用者端末１同士で、電子印鑑が押印された電子文書を送受信してもよい。なお、原本性保証保管装置４等もインターネット等のネットワークを介して接続されることとなる。
この場合、原本性保証保管装置４は、ＡＳＰ（Application Service Provider）等における１つのサービスとして、提供してもよい。
【００７６】
上記の実施の形態では、所定のアプリケーションプログラム（例えば、グループウェア等）にて作成等した電子文書（文書データ）に、電子印鑑を押印する場合について説明したが、電子印鑑を押印する対象は、任意である。例えば、売り上げ伝票等の紙書類をスキャナ等により読み取ったイメージファイル（画像データ）に電子印鑑を押印してもよい。その他にも、データベース等の情報から自動的に生成されたＸＭＬ（eXtensible Markup Language）等の電子文書に電子印鑑を押印してもよい。
【００７７】
上記の実施の形態では、１枚の紙書類に相当する電子文書（文書データ）に電子印鑑を押印する場合について説明したが、複数枚の紙書類に相当する電子文書（文書データ）に対して一括して電子印鑑を押印できるようにしてもよい。
例えば、同一案件の稟議決裁の対象となる複数の電子文書をまとめて管理する場合に、各文書データを作成し、一度の押印指示により、各文書データに対応する印刷データにそれぞれ印影イメージが貼り付けられるようにする。
【００７８】
【発明の効果】
以上説明したように、本発明によれば、電子文書に押印された電子印鑑の実効性を適切に確保することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の形態に係る電子文書システムの構成の一例を示す模式図である。
【図２】ＩＣカードに記憶される情報一例を示す模式図である。
【図３】利用者端末の構成の一例を示すブロック図である。
【図４】（ａ）が文書データのデータ構造の一例を示す模式図であり、（ｂ）が印刷データのデータ構造の一例を示す模式図であり、（ｃ）が印影イメージデータを含んだ印刷データの一例を示す模式図である。
【図５】原本管理ＤＢに記憶される管理ファイルの一例を示す模式図である。
【図６】本発明の実施の形態に係る文書作成・電子押印処理を説明するためのフローチャートである。
【図７】本発明の実施の形態に係る文書閲覧・印刷処理を説明するためのフローチャートである。
【図８】本発明の実施の形態に係る文書改訂・複製処理を説明するためのフローチャートである。
【符号の説明】
１ 利用者端末
１１ 演算処理部
１２ ハードディスク
１３ メモリ
１４ 指示入力部
１５ ＬＡＮユニット
１６ 画像処理部
１７ 表示部
１８ インタフェース
２ ＩＣカード
３ プリンタ
４ 原本性保証保管装置
４１ 原本管理サーバ
４２ 原本管理ＤＢ
９ ＬＡＮ[0001]
BACKGROUND OF THE INVENTION
The present invention relates to an electronic document system and an electronic stamping method that can appropriately ensure the effectiveness of an electronic seal stamp stamped on an electronic document.
[0002]
[Prior art]
Conventionally, various paper documents such as a request for approval, an application form, and a notice form have been used in companies and the like. Then, a person in charge or a manager stamps such a paper document on his / her own seal, thereby performing a decision process or a censorship process.
Transfer of paper documents with such seals has been traditionally performed not only within companies but also between companies.
[0003]
In recent years, the construction of corporate networks using computers and the spread of the Internet have led to the transfer of various types of digitized documents and image data (hereinafter referred to as “electronic documents”) within and between companies. It has come to be done on a daily basis.
For example, an electronic signature or an electronic seal stamp is used in a system in which an approval document, an application form, a notification form, and the like are created as electronic documents and transmitted / received between terminals (such as personal computers).
[0004]
First, in a system using an electronic signature, the creation of an electronic document by a specific user and the approval (decision) of the electronic document by a specific user are proved by adding the electronic signature to the electronic document. Yes.
Nevertheless, many companies are hesitant to introduce such digital signatures because they are not explicit or because the seals still remain as customs.
[0005]
On the other hand, in the system using an electronic seal stamp, the stamped image registered by the user is pasted (embedded) in the electronic document in the same way as stamping a real paper document. In addition, since it is easier to understand visually than an electronic signature, it is gradually spreading.
[0006]
For example, in an electronic document system capable of stamping an electronic seal stamp on an electronic document, the seal image of the electronic seal stamp is registered in a server or the like, and the user inputs an ID and password from the terminal, reads out his / her own seal image, Paste it into the target electronic document.
Then, when the user sends the electronic document with the seal image pasted to another terminal or the like, a decision process, a censorship process, and the like are performed.
[0007]
[Problems to be solved by the invention]
However, the electronic document system using the electronic seal stamp described above has a problem that the effectiveness of the electronic seal stamp cannot be ensured in the first place.
This is because it is easy to copy an electronic document to which an imprint image is to be pasted, and the imprint image itself can also be easily copied. Therefore, the copied electronic document can be edited or the copied imprint image can be copied. This is because there is a possibility of being attached to another electronic document and misused.
Also, the method of pasting (embedding) an imprint image into an electronic document generally depends on the application.
[0008]
The present invention has been made in view of the above circumstances, and an object thereof is to provide an electronic document system and an electronic stamping method capable of appropriately ensuring the effectiveness of an electronic seal stamp stamped on an electronic document.
[0009]
[Means for Solving the Problems]
  In order to achieve the above object, an electronic document system according to a first aspect of the present invention provides:
  Identification information acquisition means for acquiring unique identification information corresponding to the created document data;
  Identification information adding means for adding identification information acquired by the identification information acquiring means to document data;
  A seal instructing means for instructing the seal of the electronic seal stamp on the document data to which the identification information is added by the identification information adding means;
  In response to the instruction by the stamp instructing means, print data with a seal image corresponding to the electronic seal stamp is generated according to the document data, and the identification information adding means is added to the document data in the generated print data. Print data generation means for adding the same identification information as the identification information;
  First determination means for determining presence or absence of document data to which identification information is added by the identification information addition means corresponding to the print data generated by the print data generation means;
  Second determination means for determining whether the identification information added to the print data matches the identification information added to the document data when the presence of the document data is determined by the first determination means. When,
  A printing unit that prints the document content on which the seal image is pasted on a predetermined sheet according to the print data when the second determination unit determines that the two pieces of identification information match;
  It is characterized by providing.
[0010]
  According to this invention, the identification information acquisition means acquires unique identification information (for example, original ID) corresponding to the created document data. The identification information adding means adds the identification information acquired by the identification information acquiring means to the document data. The stamp instructing unit instructs the document data to which the identification information is added by the identification information adding unit to stamp the electronic seal stamp. The print data generating means generates print data in which a seal image corresponding to the electronic seal stamp is pasted in accordance with the document data in response to the instruction from the stamp instructing means, and the identification information adding means adds the document to the generated print data. The same identification information as that added to the data is added.The first determining means determines whether or not the document data to which the identification information is added by the identification information adding means corresponding to the print data generated by the print data generating means is present. The second determining unit determines whether the identification information added to the print data matches the identification information added to the document data when the first determining unit determines the presence of the document data. When the second discriminating unit discriminates the coincidence between the two pieces of identification information, the printing unit prints the document content on which the seal image is pasted on a predetermined sheet according to the print data.As described above, the same original ID is added to the document data and the print data, so that it is possible to confirm the existence of the document data and to confirm the match between the original IDs when printing the print data. As a result, it is possible to appropriately ensure the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document.
[0011]
The electronic document system further includes document data update means for updating the content of the document data to which the identification information is added by the identification information addition means,
The identification information acquisition means acquires new identification information when the document data is updated by the document data update means,
The identification information adding means may add new identification information to the document data in place of the existing identification information.
[0012]
The electronic document system further includes document data duplicating means for duplicating the document data to which the identification information is added by the identification information adding means,
The identification information acquisition unit acquires new identification information when the document data is replicated by the document data replication unit,
The identification information adding means may add new identification information to the document data in place of the existing identification information.
[0014]
  In order to achieve the above object, an electronic document system according to a second aspect of the present invention provides:
  An electronic document system in which a plurality of terminals are connected via a network,
  Each terminal
  Document data generating means for generating document data to which a unique original ID for managing the original is added;
  A seal instructing means for instructing the document data to be stamped with an electronic seal;
  In response to an instruction from the stamp instructing means, print data with a seal image corresponding to an electronic seal stamp is generated according to the document data, and the same original ID as the document data is added to the generated print data. Print data generation means;
  Data transmission means for transmitting the document data and the print data to another terminal as a set of electronic documents;,
  Data receiving means for receiving the document data and the print data sent from another terminal;
  First determining means for determining whether or not the document data corresponding to the print data received by the data receiving means exists;
  When the presence of the document data is determined by the first determining unit, the identification information added to the print data received by the data receiving unit and the document data received by the data receiving unit are added. Second discriminating means for discriminating a match with the identified information;
  When the second determination unit determines that the identification information matches, the printing unit prints the document content with the seal image pasted on a predetermined sheet according to the print data received by the data reception unit. And comprising
  It is characterized by that.
[0015]
  According to the present invention, the document data generation means generates document data to which a unique original ID for managing the original is added. The stamp instructing unit instructs the document data to be stamped with an electronic seal stamp. The print data generation means generates print data in which a seal image corresponding to the electronic seal stamp is pasted in accordance with the document data in response to an instruction from the stamp instruction means, and the same original ID as the document data is generated in the generated print data Is added. The data transmission unit transmits the document data and the print data to another terminal as a set of electronic documents.The data receiving means receives the document data and the print data sent from another terminal. The first determining unit determines whether or not the document data corresponding to the print data received by the data receiving unit exists. The second discriminating unit adds the identification information added to the print data received by the data receiving unit and the document data received by the data receiving unit when the existence of the document data is discriminated by the first discriminating unit. A match with the identified identification information is determined. When the second discriminating unit discriminates the coincidence between the identification information, the printing unit prints the document content on which the seal image is pasted on a predetermined sheet according to the print data received by the data receiving unit.As described above, the same original ID is added to the document data and the print data, so that it is possible to confirm the existence of the document data and to confirm the match between the original IDs when printing the print data. As a result, it is possible to appropriately ensure the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document.
[0017]
  To achieve the above object, an electron according to the third aspect of the present inventiondocumentsThe method is
  Performed by the arithmetic processing unit,An identification information acquisition step of acquiring unique identification information corresponding to the created document data;
  Performed by the arithmetic processing unit,An identification information addition step of adding the identification information acquired in the identification information acquisition step to document data;
  Performed by the arithmetic processing unit,A stamp instruction step for instructing the stamping of the electronic seal stamp on the document data to which the identification information is added in the identification information adding step;
  Performed by the arithmetic processing unit,In response to the instruction in the stamping instruction step, print data on which a seal image corresponding to the electronic seal stamp is pasted is generated according to the document data, and added to the document data in the identification information adding step to the generated print data A print data generation step of adding the same identification information as the identification information generated,
  A first determination step for determining whether or not there is document data to which identification information is added in the identification information addition step corresponding to the print data generated in the print data generation step, which is performed by an arithmetic processing unit;
  When the presence of the document data is determined in the first determination step performed by the arithmetic processing unit, the identification information added to the print data is matched with the identification information added to the document data. A second determining step for determining;
  A printing step of printing a document content on which a seal impression image is pasted on a predetermined paper according to the print data when the coincidence of the identification information is determined in the second determination step performed by the printing apparatus; ,
  It is characterized by providing.
[0018]
  According to this invention, the identification information acquisition step acquires unique identification information (for example, original ID) corresponding to the created document data. In the identification information adding step, the identification information acquired in the identification information acquiring step is added to the document data. In the stamping instruction step, the document data to which the identification information is added in the identification information adding step is instructed to stamp the electronic seal stamp. The print data generation step generates print data on which a seal image corresponding to the electronic seal stamp is pasted in accordance with the document data in response to the instruction in the stamp instruction step, and adds the identification data to the generated print data in the identification information addition step. The same identification information as the identification information added to the document data is added.In the first determination step, it is determined whether or not there is document data to which identification information is added in the identification information addition step corresponding to the print data generated in the print data generation step. The second determination step determines whether the identification information added to the print data matches the identification information added to the document data when the presence of the document data is determined in the first determination step. In the printing step, when it is determined in the second determination step that the two pieces of identification information match, the document content on which the seal image is pasted is printed on a predetermined sheet according to the print data.As described above, the same original ID is added to the document data and the print data, so that it is possible to confirm the existence of the document data and to confirm the match between the original IDs when printing the print data. As a result, it is possible to appropriately ensure the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document.
[0019]
  Above electrondocumentsThe method isPerformed by the arithmetic processing unit,A document data update step for updating the content of the document data to which the identification information is added in the identification information addition step;
  When the document data is updated in the document data update step, the identification information acquisition step acquires new identification information,
  In the identification information adding step, new identification information may be added to the document data in place of the existing identification information.
[0020]
  Above electrondocumentsThe method isPerformed by the arithmetic processing unit,A document data duplication step for duplicating the document data to which the identification information is added in the identification information addition step;
  The identification information acquisition means acquires new identification information when the document data is replicated in the document data replication step,
  In the identification information adding step, new identification information may be added to the document data in place of the existing identification information.
[0021]
DETAILED DESCRIPTION OF THE INVENTION
An electronic document system according to an embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings.
[0022]
FIG. 1 is a schematic diagram showing an example of the configuration of an electronic document system applied to the embodiment of the present invention. As shown in the figure, this system includes a LAN (Local Area Network) 9 in which a plurality of user terminals 1 (IC cards 2), a printer 3, and an originality guarantee storage device 4 are installed in a company or the like. Connected and configured. Each user terminal 1 can have an IC card 2 mounted therein.
[0023]
The IC (Integrated Circuit) card 2 is a card-type storage medium in which an IC chip is embedded, and is distributed to each user. The IC chip includes, for example, a CPU and an EEPROM (Electrically Erasable and Programmable ROM). The EEPROM stores user information and seal image data as shown in FIG. 2 as an example.
[0024]
This user information is personal information about the user, and includes items such as a user ID, a password, a name, a affiliation, and a title.
The imprint image data is data defining an imprint image to be pasted on an electronic document (print data to be described later) when the electronic seal stamp is imprinted (when the electronic imprint is imprinted). Such imprint image data is arbitrarily generated and registered by a predetermined application program or the like according to a user instruction. In addition, it is possible to freely update (change) the seal image data. In this embodiment, a case where such seal image data is stored in the IC card 2 will be described. However, the storage location (registration location) of the seal image data is arbitrary. For example, the seal image data may be stored in the originality guarantee storage device 4 (original management DB 42).
[0025]
The user terminal 1 is composed of a general-purpose personal computer or the like and is operated by the user. Specifically, as shown in FIG. 3, the user terminal 1 includes an arithmetic processing unit 11, a hard disk 12, a memory 13, an instruction input unit 14, a LAN unit 15, an image processing unit 16, and a display unit 17. And an interface 18.
[0026]
The arithmetic processing unit 11 includes a CPU (Central Processing Unit), a peripheral LSI (Large Scale Integration) including a time measuring unit for measuring date and time, and the like, and controls the entire user terminal 1.
Specifically, the arithmetic processing unit 11 creates an electronic document (document data) according to a predetermined application program stored in the hard disk 12 (more specifically, according to an input operation by the user via the instruction input unit 14). To do. At this time, the arithmetic processing unit 11 requests the originality guarantee storage device 4 to number the original ID via the LAN unit 15 and receives the original ID sent from the originality guarantee storage device 4 in response. Then, the received original ID is added to the document data.
The original ID is unique (not duplicated in the electronic document system) identification information used to guarantee the originality of the electronic document (document data and print data).
[0027]
Further, when an electronic seal is instructed to the document data via the instruction input unit 14, the arithmetic processing unit 11 generates print data according to the document data in a state that cannot be changed. . At that time, the arithmetic processing unit 11 reads the above-mentioned imprint image data and the like from the IC card 2 and pastes the imprint image at a designated location in the print data, and reads the original ID and the like from the document data to obtain the print data. Append.
The print data is defined in a page description language such as PostScript (registered trademark), for example, and can be printed not only by the printer 3 but also by a predetermined browsing application program. .
The print data is defined so that only browsing and printing are possible. That is, it is defined that the print data cannot be changed (edited), or the imprint image data in the print data cannot be copied.
[0028]
Further, when browsing or printing an electronic document (print data), the arithmetic processing unit 11 confirms the existence of document data paired with (corresponding to) the print data, and the original ID added to the print data. And the original ID added to the document data are confirmed, and browsing display and printout are performed while discriminating the originality.
[0029]
The hard disk 12 is composed of a magnetic disk having a predetermined capacity, and stores a predetermined OS and various application programs. Specifically, the hard disk 12 stores a program for performing document creation / electronic stamping processing, document browsing / printing processing, document revision / duplication processing, which will be described later, which can be executed on a predetermined OS, and the like.
The document creation / electronic stamping process, document browsing / printing process, etc. may be executed as, for example, an add-in (plug-in) program of a commercially available application program that can perform document creation, document browsing, etc. Good.
[0030]
The memory 13 includes a RAM (Random Access Memory) or the like, and stores information and the like necessary when the arithmetic processing unit 11 executes a document creation / electronic stamping process described later.
For example, the memory 13 temporarily stores a seal image or the like to be pasted on the print data when the electronic seal is performed.
[0031]
The instruction input unit 14 includes a keyboard and a mouse, and is operated by the user to input predetermined instruction information and the like.
For example, the instruction input unit 14 acquires an electronic stamp location (position where a seal image is pasted) in document data in accordance with a user operation.
[0032]
The LAN unit 15 is controlled by the arithmetic processing unit 11 and transmits / receives predetermined information to / from the printer 3 and the originality guarantee storage device 4 via the LAN 9.
Specifically, when an electronic document (document data) is created, the LAN unit 15 transmits original ID numbering request information and the like to the originality guarantee storage device 4 via the LAN 9, and in response to this, the original The original ID sent from the property guarantee storage device 4 is received.
The LAN unit 15 transmits print data to the printer 3 when an instruction to print an electronic document (print data) is given.
[0033]
The image processing unit 16 includes a graphic controller and the like, and is controlled by the arithmetic processing unit 11 to generate predetermined image data and character data (display data) to be displayed on the display unit 17.
For example, when the print data is browsed, the image processing unit 16 generates display data based on the print data to which the seal image is pasted, and supplies the display data to the display unit 17.
[0034]
The display unit 17 is composed of an LCD (Liquid Crystal Display) or the like, and displays a predetermined display image according to the display data generated by the image processing unit 16 and supplied.
For example, the display unit 17 displays the contents of the print data in which the seal image is combined at the stamp position according to the display data.
[0035]
The interface 18 includes a PCMCIA (Personal Computer Memory Card International Association) card interface or the like. The interface 18 realizes a hardware connection with the IC card 2 mounted in the user terminal 1 and is controlled by the arithmetic processing unit 11 to negotiate with the IC card 2 and then the user ID. And imprint image data are read from the IC card 2.
[0036]
The user terminal 1 having such a configuration generates document data having a data structure as shown in FIG. 4A when a predetermined application program is executed by the arithmetic processing unit 11 and an electronic document is generated. In addition, when electronically stamped, print data having a data structure as shown in FIG. 4B is generated.
Specifically, when the user terminal 1 creates document data with a predetermined application, the user terminal 1 requests the originality guarantee storage device 4 for numbering of the original ID. When the original ID sent from the originality guarantee storage device 4 is received, it is added to the document data as shown in FIG.
Further, when the user terminal 1 is electronically stamped with the document data, the user terminal 1 generates print data, and adds the same original ID as the document data to the print data as shown in FIG. 4B. That is, the user terminal 1 generates print data on which a seal image H as shown in FIG. 4C is pasted, and adds the same original ID as document data.
[0037]
When the user terminal 1 generates such a set of electronic documents (document data and print data), the user terminal 1 transmits the electronic document to other user terminals 1 on the LAN 9 by e-mail or the like.
Then, the other user terminal 1 that has received the electronic document confirms the existence of the document data paired with the print data when browsing / printing the print data, and the original ID of the print data and the document data By confirming the original ID, the originality of these electronic documents is determined.
[0038]
Furthermore, the user terminal 1 can revise (change) the contents of the document data or copy (copy) the document data in accordance with a user operation. At that time, when the originality guarantee storage device 4 is requested to renumber the original ID and a new original ID is received, the original (existing) original ID is added to the revised document data or the copied document data. Add instead.
[0039]
Returning to FIG. 1, the printer 3 is composed of, for example, a page printer or the like. The printer 3 receives printing data sent from the user terminal 1 via the LAN 9 and puts characters and figures on a predetermined sheet according to the received data. Print.
Specifically, when print data as shown in FIG. 4C is sent from the user terminal 1, the printer 3 prints a request for approval including the seal image H on a predetermined sheet according to the print data.
[0040]
The originality guarantee storage device 4 includes an original management server 41 and an original management DB 42.
The original management server 41 includes a predetermined server device including a CPU, a memory, a LAN unit, and the like.
When the electronic document is generated by the user terminal 1 described above, the original management server 41 receives the original ID numbering request information sent from the user terminal 1, generates the original ID, and generates the request source. Are sent back to the user terminal 1. At this time, a management file for managing the original ID and the like is generated and stored in the original management DB 42.
Further, the original management server 41 renumbers the original ID sent from the user terminal 1 when the document data is revised (changed) at the user terminal 1 or the document data is copied (copied). The request information and the like are received, a new original ID is generated and sent back to the requesting user terminal 1. At this time, the management file stored in the original management DB 42 is also updated by adding new information.
[0041]
The original management server 41 stores the physical address (MAC address, etc.) of each user terminal 1 and the identification number of each IC card 2 in its own memory (non-volatile memory, etc.) in advance, via the LAN 9. The validity of the user terminal 1 or the IC card 2 to be installed may be determined as appropriate.
[0042]
The original management DB 42 includes a hard disk and manages a management file including an original ID and the like. In other words, when an electronic document (document data) is created at the user terminal 1, a management file including the original ID number and the like numbered by the original management server 41 is stored.
Further, when the document data is revised at the user terminal 1 and the document data is duplicated, a new original ID etc. renumbered by the original management server 41 is added to the management file.
[0043]
Specifically, the original management DB 42 manages a management file including information such as an original ID, classification, user name, and date and time as shown in FIG.
The classification indicates the factor that caused the original ID to be numbered. That is, “Create” is shown when document data is created, “Revision” is shown when document data is revised, and “Duplicate” is shown when document data is duplicated.
[0044]
The operation of the electronic document system according to the embodiment of the present invention will be described below with reference to the drawings.
[0045]
First, the operation of the user terminal 1 that generates a set of electronic documents (document data and print data) will be described with reference to FIG. FIG. 6 is a flowchart illustrating an example of a document creation / electronic stamp process executed by the arithmetic processing unit 11 of the user terminal 1. The document creation / electronic stamping process is started when a predetermined application program (for example, groupware) is instructed to create a document via the instruction input unit 14 and the application is executed.
Further, it is assumed that a valid IC card 2 is attached to the user terminal 1. A user ID and password are input via the instruction input unit 14 by the user who owns the IC card 2, and information such as seal image data can be read from the IC card 2. Suppose that
[0046]
First, the arithmetic processing unit 11 creates document data in accordance with the designated application program (step S11). For example, the arithmetic processing unit 11 creates document data in accordance with character input by the user via the instruction input unit 14.
[0047]
When the creation of the document data is completed, the arithmetic processing unit 11 transmits a user ID and the like to the originality guarantee storage device 4 and requests numbering of the original ID (step S12). Specifically, the arithmetic processing unit 11 generates numbering request information of the original ID including the user ID and the name read from the IC card 2, and the generated numbering request information is transferred to the original via the LAN unit 15. It transmits to the property guarantee storage device 4.
[0048]
When the originality guarantee storage device 4 receives the numbering request information sent from the user terminal 1, the originality assurance storage device 4 assigns an original ID to the document data, and directs the numbered original ID to the requesting user terminal 1. Send. Further, the originality guarantee storage device 4 generates a management file including the numbered original ID, classification (“creation”), user name, and date and stores the management file in the original management DB 42.
[0049]
When receiving the original ID sent from the originality guarantee storage device 4 in response to the numbering request information, the arithmetic processing unit 11 adds the received original ID to the document data (step S13). That is, the arithmetic processing unit 11 adds the original ID to the document data as shown in FIG.
[0050]
The arithmetic processing unit 11 waits for execution of subsequent processing until electronic stamping is performed via the instruction input unit 14 (step S14).
[0051]
When the electronic seal is made, the arithmetic processing unit 11 reads the seal image data from the IC card 2 and generates print data according to the document data (step S15).
That is, the arithmetic processing unit 11 reads the imprint image data as shown in FIG. 2 described above from the IC card 2, and generates print data in which the imprint image data is pasted at a designated location based on the document data.
At this time, the arithmetic processing unit 11 reads the original ID added to the original document data, and adds the read original ID to the print data.
[0052]
The arithmetic processing unit 11 transmits a set of electronic documents (document data and print data) generated by adding the same original ID in this way to other user terminals 1 (step S16).
For example, the arithmetic processing unit 11 generates document data having a data structure as shown in FIG. 4A and print data having a data structure as shown in FIG. It transmits toward the user terminal 1. Note that a method for transmitting an electronic document to another user terminal 1 is arbitrary. For example, the electronic document may be transmitted to another user terminal 1 by storing it in a shared folder.
[0053]
As described above, the document creation / electronic seal process shown in FIG. 6 described above adds the original ID to the created document data, and print data with the seal image attached is generated along with the electronic seal. The Note that the same original ID as that of the document data is added to the print data.
Then, an electronic document composed of such document data and print data is transmitted to another user terminal.
[0054]
Next, the operation of the user terminal 1 for browsing or printing an electronic document (print data) will be described with reference to FIG. FIG. 7 is a flowchart illustrating an example of a document browsing / printing process executed by the arithmetic processing unit 11 of the user terminal 1.
This document browsing / printing process is performed by a predetermined application in order to receive the print data sent from the user terminal 1 that has performed the document creation / electronic stamping process described above and to browse the received print data. A program (for example, groupware) is instructed to be executed, and is started together with the execution of the application.
Similarly to the above, it is assumed that a valid IC card 2 is attached to the user terminal 1.
[0055]
First, the arithmetic processing unit 11 opens the received print data with a predetermined application program (step S21). That is, the arithmetic processing unit 11 controls the image processing unit 16 to display the content of the print data with the seal image pasted on the display unit 17.
[0056]
The arithmetic processing unit 11 determines whether or not there is document data to be paired (targeted) with the print data (step S22). That is, the arithmetic processing unit 11 determines whether or not the document data that should be sent together with the print data is stored in the hard disk 12 or the like.
[0057]
If the arithmetic processing unit 11 determines that there is no document data paired with the print data, the arithmetic processing unit 11 generates an error message for notifying the falsification (unauthorized print data) of the electronic document and displays it on the display unit 17 ( Step S23).
At this time, the arithmetic processing unit 11 replaces the imprint image pasted on the print data with an imprint image (an image that can be determined by anyone to see that it has expired) by deleting or replacing the imprint image. You may display on the part 17. In addition, it can be processed as an imprint image that has been pasted on the print data and displayed as a stamp image that has been thinned or rotated (an image that can be determined to have expired implicitly). Good.
[0058]
On the other hand, when determining that the document data paired with the print data exists, the arithmetic processing unit 11 compares the original ID added to the print data with the original ID added to the document data (step S24). ).
Note that the arithmetic processing unit 11 proceeds to the above-described step S23 to notify falsification or the like even when the original ID cannot be properly read from the print data or document data.
[0059]
The arithmetic processing unit 11 determines whether or not the read original IDs match (step S25).
If the arithmetic processing unit 11 determines that the original IDs do not match, the arithmetic processing unit 11 proceeds to the above-described step S23 to notify falsification or the like. For example, an error message for notifying the revision (change) of the document data is generated and displayed on the display unit 17.
[0060]
On the other hand, if it is determined that the original IDs match, the arithmetic processing unit 11 displays a message for guaranteeing the originality on the display unit 17 for a predetermined time (for example, about 3 seconds) (step S26).
[0061]
The arithmetic processing unit 11 determines whether printing of print data is instructed via the instruction input unit 14 (step S27). For example, as shown in FIG. 4C, it is determined whether or not the start of printing has been instructed in a state where the approval document including the seal image H is displayed on the display unit 17.
When it is determined that printing has not been instructed, the arithmetic processing unit 11 ends the document browsing / printing process as it is.
[0062]
On the other hand, when it is determined that printing has been instructed, the arithmetic processing unit 11 outputs the print data to the printer 3 and performs printing (step S28). That is, the arithmetic processing unit 11 outputs the print data to the printer 3 via the LAN unit 15, and the printer 3 prints the contents of the approval document on a predetermined sheet according to the received print data.
[0063]
As described above, browsing and printing are performed by checking the originality of the electronic document (document data and print data) by the document browsing / printing process shown in FIG.
As a result, the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document can be appropriately ensured.
[0064]
Next, the operation of the user terminal 1 for revising or copying an electronic document (document data) will be described with reference to FIG. FIG. 8 is a flowchart illustrating an example of the document revision / duplication process executed by the arithmetic processing unit 11 of the user terminal 1.
This document revision / replication process receives document data sent from the user terminal 1 that has performed the above-described document creation / electronic seal process, and edits (changes) the received document data. A predetermined application program (for example, groupware) is instructed to be executed, and is started together with execution of the application.
Similarly to the above, it is assumed that a valid IC card 2 is attached to the user terminal 1.
[0065]
First, the arithmetic processing unit 11 opens the received document data with a predetermined application program (step S31). That is, the arithmetic processing unit 11 controls the image processing unit 16 to display the content of the document data to which the original ID is added on the display unit 17.
[0066]
The arithmetic processing unit 11 determines whether or not the content of the document data has been changed (step S32). For example, the arithmetic processing unit 11 determines whether or not the content of the document data has been revised in accordance with a character input or the like via the instruction input unit 14.
[0067]
If the arithmetic processing unit 11 determines that the content of the document data has not been changed, the arithmetic processing unit 11 advances the processing to step S35 described later.
On the other hand, when determining that the content of the document data has been changed, the arithmetic processing unit 11 transmits the original ID, the user ID, etc. to the originality guarantee storage device 4 and requests renumbering of the original ID (step S33). . For example, the arithmetic processing unit 11 generates renumbering request information at the time of revision including the original ID added to the document data and the user ID and name read from the IC card 2, and the generated recollection Number request information is transmitted to the originality guarantee storage device 4 via the LAN unit 15.
[0068]
Upon receiving the renumbering request information at the time of revision, the originality guarantee storage device 4 renumbers the original ID for the revised electronic document and directs the renumbered original ID to the requesting user terminal 1. To send. Further, the originality guarantee storage device 4 adds information including the renumbered original ID, classification (“revision”), user name, and date / time to the management file.
[0069]
When the arithmetic processing unit 11 receives a new original ID sent from the originality assurance storage device 4 in response to the renumbering request information, the arithmetic processing unit 11 replaces the received original ID with the original (existing) original ID, and the document data And the print data is deleted (step S33). That is, the arithmetic processing unit 11 deletes the print data because the document data has been revised and thus does not match the content of the print data.
In this document revision / duplication process, a case where print data is deleted will be described, but the print data need not be deleted. In this case, since the original ID of the print data does not match the original ID of the document data in step S25 of the document browsing / printing process of FIG. 7 described above, an error message notifying the falsification of the document data is displayed on the display unit. 17 will be displayed. That is, the user can be notified of the revision of the document data without deleting the print data.
[0070]
Then, the arithmetic processing unit 11 determines whether or not an instruction for duplication has been given (step S35). For example, the arithmetic processing unit 11 determines whether or not copying (copying) of document data is instructed via the instruction input unit 14.
If the arithmetic processing unit 11 determines that there is no instruction for duplication, the arithmetic processing unit 11 ends the document revision / duplication process as it is.
[0071]
On the other hand, if it is determined that an instruction for duplication has been given, the arithmetic processing unit 11 duplicates the document data in accordance with the instruction and requests the originality guarantee storage device 4 to renumber the original ID (step S36). For example, the arithmetic processing unit 11 generates renumbering request information at the time of copying including the original ID added to the document data and the user ID and name read from the IC card 2, and the generated recollection Number request information is transmitted to the originality guarantee storage device 4 via the LAN unit 15.
[0072]
Upon receipt of the renumbering request information at the time of copying, the originality guarantee storage device 4 renumbers the original ID for the copied electronic document, and directs the renumbered original ID to the user terminal 1 of the request source. To send. In addition, the originality guarantee storage device 4 adds information including the re-numbered original ID, classification (“duplicate”), user name, and date / time to the management file.
[0073]
When the arithmetic processing unit 11 receives a new original ID sent from the originality assurance storage device 4 in response to the renumbering request information, the arithmetic processing unit 11 adds the received original ID to the document data (step S37). That is, the received original ID is added to the document data instead of the original (existing) original ID.
[0074]
As described above, when the document data is revised or duplicated by the document revision / duplication process shown in FIG. 8, the original ID only on the document data side is updated. Also, when the document is revised, the print data is deleted.
Since the original ID added to the document data is updated with the new original ID, the document browsing / printing process of FIG. 7 described above is performed even when the document browsing or printing output using the print data is performed. In step S25, the discrepancy between the original IDs of the print data and the document data is determined, and an error message notifying the falsification of the document data is displayed on the display unit 17.
As a result, the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document can be appropriately ensured.
[0075]
In the above embodiment, a case has been described in which an electronic document with an electronic seal stamp is transmitted and received between the user terminals 1 via the LAN 9 installed in a company or the like, but is connected via another network. The electronic documents (document data and print data) with the electronic seal stamp may be transmitted and received between the user terminals 1.
For example, instead of the LAN 9, an electronic document with an electronic seal stamp may be transmitted / received between the user terminals 1 via a network such as the Internet. The originality guarantee storage device 4 and the like are also connected via a network such as the Internet.
In this case, the originality guarantee storage device 4 may be provided as one service in an ASP (Application Service Provider) or the like.
[0076]
In the above embodiment, the case where an electronic seal stamp is stamped on an electronic document (document data) created by a predetermined application program (for example, groupware) has been described. Is optional. For example, an electronic seal stamp may be stamped on an image file (image data) obtained by reading a paper document such as a sales slip with a scanner or the like. In addition, an electronic seal stamp may be stamped on an electronic document such as XML (eXtensible Markup Language) automatically generated from information such as a database.
[0077]
In the above embodiment, the case where an electronic seal stamp is applied to an electronic document (document data) corresponding to one paper document has been described. However, for an electronic document (document data) corresponding to a plurality of paper documents. You may enable it to seal an electronic seal stamp collectively.
For example, when managing multiple electronic documents to be approved by the same project, each document data is created, and a stamp image is pasted on the print data corresponding to each document data by a single stamp instruction. To be attached.
[0078]
【The invention's effect】
As described above, according to the present invention, it is possible to appropriately ensure the effectiveness of the electronic seal stamp stamped on the electronic document.
[Brief description of the drawings]
FIG. 1 is a schematic diagram showing an example of a configuration of an electronic document system according to an embodiment of the present invention.
FIG. 2 is a schematic diagram showing an example of information stored in an IC card.
FIG. 3 is a block diagram illustrating an example of a configuration of a user terminal.
4A is a schematic diagram illustrating an example of a data structure of document data, FIG. 4B is a schematic diagram illustrating an example of a data structure of print data, and FIG. 4C includes imprint image data; It is a schematic diagram which shows an example of print data.
FIG. 5 is a schematic diagram illustrating an example of a management file stored in an original management DB.
FIG. 6 is a flowchart for explaining document creation / electronic stamp processing according to the embodiment of the present invention;
FIG. 7 is a flowchart for explaining document browsing / printing processing according to the embodiment of the present invention;
FIG. 8 is a flowchart for explaining document revision / duplication processing according to the embodiment of the present invention;
[Explanation of symbols]
1 User terminal
11 Arithmetic processing part
12 Hard disk
13 memory
14 Instruction input section
15 LAN unit
16 Image processing unit
17 Display
18 interface
2 IC card
3 Printer
4 Originality guarantee storage device
41 Original management server
42 Original Management DB
9 LAN

Claims (7)

作成された文書データに対応するユニークな識別情報を取得する識別情報取得手段と、
前記識別情報取得手段が取得した識別情報を文書データに付加する識別情報付加手段と、
前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示手段と、
前記押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記識別情報付加手段が文書データに付加した識別情報と同じ識別情報を付加する印刷データ生成手段と、
前記印刷データ生成手段により生成された印刷データと対応する前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する第１の判別手段と、
前記第１の判別手段により前記文書データの存在が判別された場合に、前記印刷データに付加された識別情報と、前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別手段と、
前記第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、
を備えることを特徴とする電子文書システム。Identification information acquisition means for acquiring unique identification information corresponding to the created document data;
Identification information adding means for adding identification information acquired by the identification information acquiring means to document data;
A seal instructing means for instructing the seal of the electronic seal stamp on the document data to which the identification information is added by the identification information adding means;
In response to the instruction by the stamp instructing means, print data with a seal image corresponding to the electronic seal stamp is generated according to the document data, and the identification information adding means is added to the document data in the generated print data. Print data generation means for adding the same identification information as the identification information;
First determination means for determining presence or absence of document data to which identification information is added by the identification information addition means corresponding to the print data generated by the print data generation means;
Second determination means for determining whether the identification information added to the print data matches the identification information added to the document data when the presence of the document data is determined by the first determination means. When,
A printing unit that prints the document content on which the seal image is pasted on a predetermined sheet according to the print data when the second determination unit determines that the two pieces of identification information match;
An electronic document system comprising: 前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの内容の更新を行う文書データ更新手段を更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ更新手段により文書データが更新されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加手段は、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加する、
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書システム。Document data update means for updating the contents of the document data to which the identification information is added by the identification information addition means,
The identification information acquisition means acquires new identification information when the document data is updated by the document data update means,
The identification information adding means adds new identification information to document data instead of existing identification information.
The electronic document system according to claim 1. 前記識別情報付加手段により識別情報が付加された文書データの複製を行う文書データ複製手段を更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ複製手段により文書データが複製されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加手段は、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加する、
ことを特徴とする請求項１に記載の電子文書システム。Document data duplicating means for duplicating the document data with the identification information added by the identification information adding means,
The identification information acquisition unit acquires new identification information when the document data is replicated by the document data replication unit,
The identification information adding means adds new identification information to document data instead of existing identification information.
The electronic document system according to claim 1. 複数の端末がネットワークを介して接続された電子文書システムであって、
各端末は、
原本を管理するためのユニークな原本ＩＤが付加された文書データを生成する文書データ生成手段と、
前記文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示手段と、
前記押印指示手段による指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、前記文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記文書データと同じ原本ＩＤを付加する印刷データ生成手段と、
前記文書データ及び前記印刷データを１組の電子文書として他の端末に向けて送信するデータ送信手段と、
他の端末から送られた前記文書データ及び前記印刷データを受信するデータ受信手段と、
前記データ受信手段が受信した前記印刷データに対応する前記文書データの存在の有無を判別する第１の判別手段と、
前記第１の判別手段により前記文書データの存在が判別された場合に、前記データ受信手段が受信した前記印刷データに付加された識別情報と、前記データ受信手段が受信した前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別手段と、
前記第２の判別手段により、双方の識別情報の一致が判別されると、前記データ受信手段が受信した前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷手段と、を備える、
ことを特徴とする電子文書システム。An electronic document system in which a plurality of terminals are connected via a network,
Each terminal
Document data generating means for generating document data to which a unique original ID for managing the original is added;
A seal instructing means for instructing the document data to be stamped with an electronic seal;
In response to an instruction from the stamp instructing means, print data with a seal image corresponding to an electronic seal stamp is generated according to the document data, and the same original ID as the document data is added to the generated print data. Print data generation means;
Data transmission means for transmitting the document data and the print data to another terminal as a set of electronic documents ;
Data receiving means for receiving the document data and the print data sent from another terminal;
First determining means for determining whether or not the document data corresponding to the print data received by the data receiving means exists;
When the presence of the document data is determined by the first determining unit, the identification information added to the print data received by the data receiving unit and the document data received by the data receiving unit are added. Second discriminating means for discriminating a match with the identified information;
When the second determination unit determines that the identification information matches, the printing unit prints the document content with the seal image pasted on a predetermined sheet according to the print data received by the data reception unit. And comprising
An electronic document system characterized by that. 演算処理部が行う、作成された文書データに対応するユニークな識別情報を取得する識別情報取得ステップと、
演算処理部が行う、前記識別情報取得ステップにて取得された識別情報を文書データに付加する識別情報付加ステップと、
指示入力部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データに、電子印鑑の押印を指示する押印指示ステップと、
演算処理部が行う、前記押印指示ステップにおける指示に応答して、電子印鑑に対応する印影イメージが貼り付けられた印刷データを、文書データに従って生成し、生成した印刷データに、前記識別情報付加ステップにて文書データに付加された識別情報と同じ識別情報を付加する印刷データ生成ステップと、
演算処理部が行う、前記印刷データ生成ステップにて生成された印刷データと対応する前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの存在の有無を判別する第１の判別ステップと、
演算処理部が行う、前記第１の判別ステップにて前記文書データの存在が判別された場合に、前記印刷データに付加された識別情報と、前記文書データに付加された識別情報との一致を判別する第２の判別ステップと、
印刷装置が行う、前記第２の判別ステップにて、双方の識別情報の一致が判別されると、前記印刷データに従って、印影イメージが貼り付けられた文書内容を所定の用紙に印刷する印刷ステップと、
を備えることを特徴とする電子文書方法。An identification information acquisition step for acquiring unique identification information corresponding to the created document data, performed by the arithmetic processing unit ;
An identification information adding step for adding the identification information acquired in the identification information acquisition step to the document data, performed by the arithmetic processing unit ;
An instruction input unit performs a stamp instruction step for instructing the stamping of the electronic seal stamp on the document data to which the identification information is added in the identification information adding step,
In response to an instruction in the stamping instruction step performed by the arithmetic processing unit , print data on which a seal image corresponding to an electronic seal stamp is pasted is generated according to document data, and the identification information adding step is added to the generated print data. A print data generation step of adding the same identification information as the identification information added to the document data at
A first determination step for determining whether or not there is document data to which identification information is added in the identification information addition step corresponding to the print data generated in the print data generation step, which is performed by an arithmetic processing unit;
When the presence of the document data is determined in the first determination step performed by the arithmetic processing unit, the identification information added to the print data is matched with the identification information added to the document data. A second determining step for determining;
A printing step of printing a document content on which a seal impression image is pasted on a predetermined paper according to the print data when the coincidence of the identification information is determined in the second determination step performed by the printing apparatus; ,
An electronic document method comprising: 演算処理部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの内容の更新を行う文書データ更新ステップを更に備え、
前記識別情報取得ステップは、前記文書データ更新ステップにて文書データが更新されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加ステップは、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加する、
ことを特徴とする請求項５に記載の電子文書方法。 A document data update step for updating the content of the document data to which the identification information is added in the identification information addition step , which is performed by the arithmetic processing unit ;
When the document data is updated in the document data update step, the identification information acquisition step acquires new identification information,
The identification information adding step adds new identification information to the document data instead of existing identification information.
6. The electronic document method according to claim 5 , wherein: 演算処理部が行う、前記識別情報付加ステップにて識別情報が付加された文書データの複製を行う文書データ複製ステップを更に備え、
前記識別情報取得手段は、前記文書データ複製ステップにて文書データが複製されると、新たな識別情報を取得し、
前記識別情報付加ステップは、新たな識別情報を既存の識別情報に代えて文書データに付加する、
ことを特徴とする請求項５に記載の電子文書方法。 A document data duplication step for duplicating the document data to which the identification information is added in the identification information addition step performed by the arithmetic processing unit ;
The identification information acquisition means acquires new identification information when the document data is replicated in the document data replication step,
The identification information adding step adds new identification information to the document data instead of existing identification information.
6. The electronic document method according to claim 5 , wherein:
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