JP2000081999A - 文書出力システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 参照する文書中のどの部分が更新されたのか
を簡単に知ることが可能な文書出力システムを提供する
こと。 【解決手段】 文書保存装置に、文書データの参照要求
に対し、当該文書データの過去の最終送信日時を調べ、
さらに最終送信日時以降に当該文書データが更新されて
いるか否かを参照履歴テーブルから探索する参照履歴探
索手段と、要求された文書データが更新されている場合
には、更新前の文書データと更新後の文書データとの相
違点を抽出した差分データに対し所定の属性情報を付加
した上で更新前あるいは更新後あるいはその両方の文書
データと組み合わせて１つの文書データとして要求元の
文書出力装置に送信する手段を設け、文書出力装置に、
受信した文書データ中の差分データにより、更新前と更
新後の文書の相違点が利用者に識別可能な形式に編集し
て出力する手段を設ける。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
してあるいは介さずに文書保存装置から転送した文書デ
ータを文書出力装置により出力する文書出力システムに
関し、特に文書データ中に格納された属性情報に従って
整形（または編集）した上で文書出力装置に出力する機
能を有する文書出力システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】ネットワーク環境の普及に伴い、様々な
情報を文書データ化し、それをサーバシステムに保存
し、情報の利用者がネットワーク経由で参照したい情報
の文書データをパーソナルコンピュータ等のクライアン
トシステムに転送（ダウンロード）し出力（ディスプレ
イへの表示や印刷など）するという情報共有の仕組みが
広く利用されるようになっている。その仕組みの代表的
な例として、ＷＷＷ（ＷｏｒｌｄＷｉｄｅＷｅｂ）シス
テムがある。

【０００３】このＷＷＷシステムでは、情報提供者は最
新の情報をサーバシステム１個所に文書データとして保
存するだけで、多くの情報利用者に最新の情報を提供す
ることが可能となる。

【０００４】また、各文書データは、一意な識別子をク
ライアントシステムからサーバシステムに送信すること
で転送することができ、各識別子をクライアントシステ
ム上や別の文書データ中に保存しておくことにより、同
一の文書データを簡単に繰り返し参照することも可能と
なっている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このＷＷＷシステムで
は、同一の文書データすなわち同一の識別子を持つ文書
データの内容をサーバシステム上で簡単に変更すること
ができ、情報提供者がある文書データの内容を変更した
場合、情報利用者はクライアントシステムからその文書
データの同一の識別子を変更前と変更後のそれぞれに送
信することによって、各々変更前と変更後の文書データ
を受信・出力することになる。

【０００６】このような場合、情報利用者は、２回にわ
たる情報参照の間にその情報の内容が変更されているこ
とを知る手段が無い。これに対しては、情報提供者がそ
の文書中にどの時点で変更があったのかを記述し、その
記述を情報利用者に参照させることで、情報の内容に変
更があったことを知らせる方法が用いられている。

【０００７】しかし、この方法では、さらに文書中のど
の部分にどのような変更があったのかを情報利用者が簡
単に知ることができないという問題がある。特に、大量
で、更新周期が非常に長い（例えば６ヶ月など）文書デ
ータにあっては、どの部分が更新されたのかを簡単に知
ることができないという問題がある。本発明の目的は、
参照する文書中のどの部分が更新されたのかを簡単に知
ることが可能な文書出力システムを提供することを目的
とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、複数の文書データを保存する文書保存手
段と、ネットワークを介してあるいは介さずに文書出力
装置から受信した識別子によって特定される文書データ
の参照要求に対し、当該識別子の文書データを前記文書
保存手段から検索し、要求元の文書出力装置に送信する
送信手段とを有する文書保存装置と、この文書保存装置
にネットワークを介してあるいは介さずに接続された文
書出力装置とから成る文書出力システムにおいて、前記
文書保存装置に、文書出力装置から受信した識別子によ
って特定される文書データの参照要求に対し、当該文書
データの過去の最終送信日時を調べ、さらに最終送信日
時以降に当該文書データが更新されているか否かを参照
履歴テーブルから探索する参照履歴探索手段と、要求さ
れた文書データが更新されている場合には、更新前の文
書データと更新後の文書データとの相違点を抽出した差
分データに対し所定の属性情報を付加した上で更新前あ
るいは更新後あるいはその両方の文書データと組み合わ
せて１つの文書データとして要求元の文書出力装置に送
信する手段を設け、前記文書出力装置に、文書保存装置
から受信した文書データ中の更新前あるいは更新後ある
いはその両方の文書データを出力する際に、同文書デー
タ中の差分データにより、更新前と更新後の文書の相違
点が利用者に識別可能な形式に編集して出力する手段を
設けたことを特徴とする。

【０００９】なお、本発明において、文書データとは、
文字データのみに限定されるものではなく、地図や図形
等のデータのみ、あるいは図形と文字の組み合わせから
成るものも含むものである。

【００１０】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態を図面
により詳細に説明する。図１は、本発明の実施形態を示
すシステム構成図である。この実施形態の文書出力シス
テムは、次のような機能を備えている。 （１）文書保存装置は、ネットワークを介して文書出力
装置から受信した識別子によって特定される文書データ
の参照要求に対し、当該文書データの過去の最終送信日
時を調べ、さらに最終送信日時以降に当該文書データが
更新されているか否かを参照履歴テーブルから探索する
参照履歴探索手段と、要求された文書データが更新され
ている場合には、更新前の文書データと更新後の文書デ
ータとの相違点を抽出した差分データに対し所定の属性
情報を付加した上で更新前あるいは更新後あるいはその
両方の文書データと組み合わせて１つの文書データとし
て要求元の文書出力装置に送信する手段を備え、文書出
力装置は、文書保存装置からネットワークを介して受信
した文書データ中の更新前あるいは更新後あるいはその
両方の文書データを出力する際に、同文書データ中の差
分データにより、更新前と更新後の文書の相違点が利用
者に識別可能な形式に編集して出力する手段を備えてい
る。

【００１１】（２）文書保存装置は、前記文書保存手段
に保存された文書データに対し複数回の更新操作が行わ
れた場合には、それぞれの更新操作時点における更新前
と更新後の文書データを１組とする全ての更新操作時点
毎の文書データの組の差分データを文書出力装置への送
信処理よりも前の時点でそれぞれ抽出し、所定の属性情
報を付加して保存する手段を備えている。

【００１２】（３）文書出力装置は、文書保存装置に対
し参照対象の文書データの識別子を送信する際に、文書
出力データ識別子と合わせて文書出力装置の識別子また
は利用者の識別子を送信する手段を備え、文書保存装置
は、文書出力装置から受信した文書出力装置の識別子あ
るいは利用者の識別子毎に、この識別子の文書出力装置
あるいは利用者に送信した各文書データの最終時点の送
信日時を参照履歴として前記参照履歴テーブルに記憶さ
せる手段を備え、前記文書出力装置から参照対象の文書
データの識別子を受信した場合に、該文書データ識別子
と合わせて受信した文書出力装置の識別子または利用者
の識別子により、該文書出力装置あるいは利用者が利用
する文書出力装置に対し、最終的に送信された文書デー
タと最新の文書データとの相違点を含む文書データを前
記参照履歴テーブルを基に探索し、その探索結果の文書
データを文書出力装置に送信し、文書出力装置から同一
の文書データに対し同一の識別子を送信することによ
り、文書データを受信する度に、最終的に出力した文書
データと、最新の文書データとの相違点を識別可能に出
力する。

【００１３】（４）文書出力装置から文書保存装置に送
信する文書データの識別子として、文書出力装置の識別
子または利用者の識別子と文書データの識別子とを組み
合わせたものを用いることが可能になっている。

【００１４】（５）文書保存装置は、文書出力装置の識
別子または利用者の識別子を含まない文書データ識別子
を受信した場合、文書保存装置内で一意な識別子を文書
出力装置の識別子または利用者の識別子として生成する
識別子生成手段と、生成された識別子と前記文書データ
識別子とを組み合わせた識別子を文書出力装置に送信す
る手段とを備え、文書出力装置は、文書保存装置から受
信した識別子を保存し、以降の当該文書データの参照要
求にあたっては該識別子を文書保存装置に送信すること
が可能になっている。

【００１５】（６）文書保存装置は、ある文書データの
識別子あるいは該文書データを識別することができる文
書名あるいは文書番号を別の文書データ中に含む場合、
前者の文書データを変更した後に、後者の文書データを
文書出力装置に送信する時点で、後者の文書データ中の
前者の文書データの識別子あるいは文書名あるいは文書
番号に対し、前者の文書データが変更されていることを
利用者に認識可能な形式で出力させる属性情報を挿入し
て後者の文書データを送信する機能を備えている。

【００１６】以下、図面を参照して具体的に説明する。
図１において、１０１はサーバコンピュータ等で構成さ
れる文書保存装置、１０２は同装置１０１内で一意な識
別子を生成する機能を持つ識別子生成装置、１０３は文
書データファイルを保存するための補助記憶装置、１０
４は差分文書データファイルを保存するための補助記憶
装置、１０５は参照履歴テーブルを保存するための補助
記憶装置、１０６はパーソナルコンピュータ等で構成さ
れる文書出力装置、１０７は文字や図形等を表示する機
能を持つディスプレイ装置、１０８はディスプレイ装置
１０７上の任意の点を文書出力装置１０６に対して通知
する機能を持つマウス入力装置、１０９はディスプレイ
装置１０７上に表示されるメニュー画面の構成データを
含むメニューデータを保存するための補助記憶装置、１
１０はネットワーク、１１１および１１２はネットワー
クを介してデータの送受信を行うためのネットワーク・
インターフェースであり、文書保存装置１０１と文書出
力装置１０６はネットワーク１１０によって必要に応じ
て接続可能になっている。

【００１７】図２は、補助記憶装置１０３の文書データ
ファイル中に保存される文書データ識別子の例を示すも
のであり、文書データファイルが保存されている補助記
憶装置１０３上のフォルダ名２０１と、文書データ名２
０２とで構成されている。

【００１８】図３は、文書出力装置１０６から文書保存
装置１０１の文書を参照する際に、文書出力装置１０６
から送信する利用者識別子３０１の例を示すものであ
り、英文字と数字の組み合わせで構成されている。

【００１９】図４は、文書保存装置１０１に保存される
文書データの文書識別子の例を示すものであり、図２に
示した文書データ識別子４０１、図３に示した利用者識
別子４０２で構成されている。図５は、文書保存装置１
０１に保存される文書データの例を示すものである。

【００２０】図６は、図５の文書データの内容を更新し
た結果の文書データの例を示すものであり、ここでは、
作成年月日が「３月１日」から「４月１日」に更新さ
れ、かつ「この部分が追加されました」という部分が更
新されていることを示している。

【００２１】図７は、図５および図６の文書データの差
分を抽出した結果の文書データを示している。図７にお
いて、７０１は上書きされた文字の先頭を示す記号、７
０２は上書きされた文字の終端を示す記号、７０３は追
加された文字の先頭を示す記号、７０４は追加された文
字の終端を示す記号を示している。

【００２２】図８は、図７の差分文書データを文書出力
装置１０６側のディスプレイ装置１０７上に表示した画
面の例を示している。図８において、８０１は太字で表
示されており、その文字が上書きされたものであること
を示し、８０２は下線付きで表示されており、その文字
が追加されたものであることを示している。ここで、図
８においては、更新部分を太字と下線で表わすようにし
ているが、利用者に対し、どの部分が更新されたかを分
かり易く表示すればよいため、これ以外に色や、輝度、
フォントの大きさを変える、あるいはブリンクさせるな
ど公知の強調表示方法を用いることができる。

【００２３】図９は、文書保存装置１０１に保存されて
いる文書データを参照する際に、文書出力装置１０６側
のディスプレイ１０７に表示されるメニュー画面の例を
示すものであり、図示のように、参照可能な複数の文書
データ識別子が一覧形式で表示されるようになってい
る。

【００２４】図１０は、メニューデータの構成を示すも
のであり、文書データのラベルを格納するフィールド１
００１、このフィールド１００１に対応した文書データ
の識別子を格納するフィールド１００２から成ってい
る。図１１は、別の文書データの名前（識別子）を含む
文書データの例を示すものであり、ここでは、別の文書
データの識別子「／ｄｉｒｅｃｔｏｒｙＸ／ｄｏｃｕｍ
ｅｎｔＡ」が含まれていることを示している。

【００２５】図１２は、別の文書データが更新されてい
ることを示す文書データを示すものであり、１２０１は
ドキュメントＡが更新されていることを示す挿入文字で
ある。図１３は、文書データのファイル名を示してい
る。図１３において、１３０１は１９９８年３月１日に
編集された「ｄｏｃｕｍｅｎｔＡ」という名前の文書デ
ータファイルの名前、１３０２は１９９８年４月１日に
編集された「ｄｏｃｕｍｅｎｔＡ」という名前の文書デ
ータファイルの名前、１３０３は１９９８年４月１５日
に編集された「ｄｏｃｕｍｅｎｔＡ」という名前の文書
データファイルの名前、１３０４は１９９８年３月１日
に編集された「ｄｏｃｕｍｅｎｔＢ」という名前の文書
データファイルの名前である。

【００２６】図１４は、更新前と更新後の１組の文書デ
ータの相違を表わす差分文書データのファイル名を示す
ものであり、１４０１は「ｄｏｃｕｍｅｎｔＡ」という
名前で最近編集された文書データと、１９９８年３月１
日に編集された文書データとの差分を持つ、図７に相当
する文書データファイルの名前である。１４０２は「ｄ
ｏｃｕｍｅｎｔＡ」という名前で最近編集された文書デ
ータと、１９９８年４月１日に編集された文書データと
の差分を持つ、図７に相当する文書データファイルの名
前である。

【００２７】図１５は、文書保存装置１０１の参照履歴
テーブルの例を示すものであり、１５０１は文書データ
識別子、１５０２は１５０１に格納した文書データ識別
子の文書データを参照した利用者の利用者識別子（図
３）、１５０３は１５０２に格納した識別子の利用者が
参照した日時であり、利用者識別子毎に参照日時のデー
タが格納されるようになっている。

【００２８】図１６は、文書データの更新手順、図１７
は文書データの参照手順を示すフローチャートである。
以下、図１６および図１７に従い、本実施形態の動作を
説明する。まず、図１６に従って、文書データの更新手
順の詳細を説明する。特定の文書データを更新する場合
は、まず、ステップ１６０１において文書保存装置（サ
ーバコンピュータ）１０１内で更新作業を行う日付を取
り出す。多くの計算機システムではシステム内に内部時
計を持っており、そこから現日付を取り出す機能が提供
されているのでこれを利用する。または、外部の時計か
ら適当なインターフェース（ネットワーク、シリアル接
続、手入力など）を介して取り出しても良い。

【００２９】次に、ステップ１６０２において、文書保
存装置１０１に対して、更新する文書データの識別子
（図２）を指示する。ステップ１６０３において、文書
保存装置１０１は、指定された文書データ識別子と、各
文書データファイル名を元に、最新の文書データファイ
ル（同じ文書データ名のうち、最後に更新されたもの）
を補助記憶装置１０３から取り出す。各文書データファ
イルは、文書データ名とその更新日付を接続した文字列
を名前として持つので、どのファイルが最新のものなの
かを判断できる。

【００３０】ステップ１６０４において、取り出された
文書データはテキストエディタ等のツールを使用して手
動で、あるいは適当な機器あるいはプログラムを使用し
て自動で編集される。ステップ１６０５において、編集
後の文書データは、ステップ１６０１で取り出された日
付（編集作業を行った日の日付）を含んだファイル名
（図１３）で補助記憶装置１０３に保存される。

【００３１】次に、ステップ１６０６において、ステッ
プ１６０３で取り出された文書データファイル以外の同
じ文書データ名の文書データファイルを１つ補助記憶装
置１０３から読み出す。ステップ１６０７において、こ
の文書データファイルと、ステップ１６０５で保存され
た文書データファイルとの差分（上書きされた部分、追
加された部分、削除された部分）を抽出する。ステップ
１６０８で抽出された差分を元に、図７に示した形式
の、更新内容にしたがった表示属性を挿入（付加）した
文書データを生成する。図５および図６にそれぞれ更新
前と更新後の文書データを示している。これらからステ
ップ１６０８で差分を抽出した結果は図７のようにな
る。この例では、７０１および７０２の記号で挟まれた
文字が上書き修正された文字であることを示し、７０３
および７０４の記号で挟まれた文字が追加修正された文
字であることを示している。

【００３２】ステップ１６０９において、この文書デー
タは図１４に示した形式のファイル名で差分文書データ
として補助記憶装置１０４に保存される。１６０６から
１６０９までの処理を、同一の文書データ名の過去のデ
ータファイルの全てについて実行し、更新処理を終了す
る。

【００３３】以上のようにして、文書保存装置１０１
は、補助記憶装置１０３の文書データファイルに保存さ
れた文書データに対し複数回の更新操作が行われた場合
には、それぞれの更新操作時点における更新前と更新後
の文書データを１組とする全ての更新操作時点毎の文書
データの組の差分データを文書出力装置への送信処理よ
りも前の時点でそれぞれ抽出し、所定の属性情報を付加
して補助記憶装置１０４の差分ファイルに保存する。

【００３４】次に、図１７に従って、文書データの参照
手順の詳細を説明する。なお、図１７では文書出力装置
１０６側の処理あるいは操作のステップは太枠線で示し
ている。まず、文書保存装置１０１に保存されている文
書データを文書出力装置１０６側から参照する場合は、
ステップ１７０１において、ディスプレイ装置１０７上
にメニュー画面を表示する。その表示画面は図９のよう
なものである。この図９例では、文書データの題名とそ
の識別子が整列されて表示されている。なお、各文書デ
ータの内容概略や、その他メニューとは直接関係のない
文章などを合わせて表示しても良い。このメニュー画面
は、補助記憶装置１０９に保存されているメニューデー
タ（図１０）を基に作成される。

【００３５】ステップ１７０２において、マウス入力装
置１０８を使ってメニュー画面に表示されている文書デ
ータのうち参照希望の１つ文書データを選択する。な
お、マウス入力装置１０８を使用する代わりに、キーボ
ードやタッチパネルなどの装置を使用したり、直接文書
名を入力領域に入力することで選択する方法も同様に可
能である。ステップ１７０３において、選択された文書
データに対応した文書識別子をフィールド１００２から
取り出し、これを文書の参照要求としてネットワーク１
１０を介して文書出力装置（クライアント）から文書保
存装置（サーバ）に送信する。

【００３６】文書識別子を受信した文書保存装置１０１
側では、受信した文書識別子が、図４に示した形式で、
利用者識別子を含むかどうかを調べる（ステップ１７０
４）。もし利用者識別子を含んでいない場合は、ステッ
プ１７０５において、識別子生成装置１０２によって新
規の識別子を生成し、それを利用者識別子として、文書
データ識別子と組み合わせて図４に示した文書識別子の
形式にした上で、参照要求元の文書出力装置（クライア
ント）１０６に送信する（ステップ１７０６）。

【００３７】これに対し、新規の利用者識別子を含む文
書識別子を受信した文書出力装置１０６は、ステップ１
７０７において、対応する文書データの対応するメニュ
ーデータ中のフィールド１００２を、受信した文書識別
子で置換する。そして、ステップ１７０８において、こ
の文書識別子を参照要求として文書保存装置１０１に送
信する。

【００３８】ステップ１７０９において、もし文書保存
装置１０１が受信した文書識別子に利用者識別子が含ま
れていた場合は、図４の形式に従い、その中から文書デ
ータ識別子（図２）と利用者識別子（図３）を取り出
す。そして、ステップ１７１０において、図１５に示し
た参照履歴テーブルを参照し、ステップ１７０９で取り
出された文書データ識別子に対応した文書データを、ス
テップ１７０９で取り出された利用者識別子を含んだ文
書識別子によって過去に参照したかどうかを探索する。
もし、参照していない場合は、ステップ１７１１におい
て最新の文書データを読み出す。もし参照している場合
は、ステップ１７１２において、参照履歴テーブル（図
１５）のフィールド１５０３から最後に参照した日付を
読み出す。ステップ１７１３において、その日付を元
に、差分文書データファイル名（図１４）を割り出し、
差分文書データを補助記憶装置１０４から読み出す。

【００３９】次に、ステップ１７１４において、ここで
読み出された文書データ（最新文書データまたは差分文
書データ）中に、別の文書データ名または文書データ識
別子を含むかどうかを調べる。含まない場合は、ステッ
プ１７２０において、その文書データと差分文書データ
をクライアントに送信する。この場合、通常は更新後の
文書データを送信するが、更新前の文書データを送信
し、差分文書データによって更新部分が分かるように編
集して表示させるようにすることも可能である。

【００４０】ステップ１７１４において、もし別の文書
データ名または文書データ識別子が含まれている場合
は、ステップ１７１５において、その文書データ識別子
に対応する文書データの最終更新日付を文書データファ
イル名（図１３）から割り出す。さらに、ステップ１７
１６において、同利用者がその識別子に対応する文書デ
ータを最後に参照した日付を参照履歴テーブル（図１
５）から読み出す。

【００４１】ここで、前者の最終更新日付が後者の参照
日付よりも大きい（すなわち参照後に更新された）場合
は、読み出された差分文書データ中の文書データ名ある
いは文書データ識別子の部分に、更新されていることを
示す属性（図１２の１２０１のように「更新」という文
字など）を挿入し（ステップ１７１８）、参照履歴テー
ブル（図１５）の対応する日付フィールド１５０３を更
新する（ステップ１７１９）。更新されていることを示
す属性を挿入した差分文書データはステップ１７２０に
おいて参照要求元の文書出力装置１０６にネットワーク
１１０経由で送信される。そして、ステップ１７２１に
おいて、文書出力装置１０６により、参照要求した文書
データがディスプレイ装置１０７上に表示される。

【００４２】図１８は、ＡＡＡ株式会社の組織図である
文書データ１８０１をユーザＡとユーザＢが参照した場
合の表示例を示す図であり、文書データ１８０１をユー
ザＡがｔ１時点で参照した場合には、文書データ１８０
１がそのまま表示される。しかし、ユーザＡの参照直後
のｔ２時点で、文書データ１８０１の組織図中に「営業
第２部」が追加更新され、その後にユーザＡが更新後の
文書データ１８０２を参照した場合、「営業第２部」の
文字が太字等で強調表示される。

【００４３】一方、ユーザＢが更新後の文書データ１８
０２を初めて参照した場合には、その文書データ１８０
２がそのまま表示され、ユーザＡの表示と異なり、「営
業第２部」の文字は通常の表示形式で（強調表示がない
形式）表示される。

【００４４】従って、同じ文書データを参照要求した場
合でも、過去の参照履歴に応じてユーザ毎（文書出力装
置毎あるいは利用者毎）に表示が異なり、過去に参照し
ている場合は相違部分が分かるように表示される。した
がって、データ量が多く、しかも更新周期が非常に長い
文書を参照する場合には、相違部分が何処であるかを簡
単に識別することが可能になる。

【００４５】なお、差分文書データを作成する場合、利
用者にとって意味のない部分は差分として扱わないよう
にしてもよい。例えば、文字の色のみが変更された場
合、表示フォーマットのみが変更された場合などであ
る。そして、どのような更新結果を差分として取り出す
かは文書保存装置１０１側で任意に指定可能に構成する
ことができる。また、文書出力装置１０６から文書保存
装置１０１に送信する文書データの識別子として、文書
出力装置の識別子または利用者の識別子と文書データの
識別子とを組み合わせたものを用いるようにしてもよ
い。

【００４６】以上のように、本実施形態の文書出力シス
テムにおいては、 （１）文書保存装置１０１に対し、ある文書データの転
送要求があった場合、その文書データの変更前と変更後
のデータを比較し、その差分を抽出しておき、その差分
文書データに対して、色を変えたり文字の大きさを変え
るといった、差分であることを利用者に認識可能とする
ような出力属性を付与した上で、更新されていない部分
と組み合わせて文書データとして構成した上で参照要求
元の文書出力装置１０６に送信するようにしたため、あ
る文書データを参照したとき、もしその文書データが更
新されているときは、どの部分がどのように変更された
のかを利用者が出力結果から極めて簡単に認識すること
ができる。

【００４７】（２）また、ある文書データに対して、複
数回にわたって変更がなされた場合、各変更時点での文
書データのうち、全ての２文書（更新前と更新後の文
書）の組み合わせについて、あらかじめ差分を含む文書
データとして文書保存装置１０１内に保存しておくた
め、ある文書データが複数回にわたって変更された場合
も、任意の２つの時点での文書の差分を出力できる。

【００４８】（３）文書出力装置１０６から文書保存装
置１０１に文書データの識別子を送信する場合に、識別
子と合わせて文書出力装置１０６の識別子または利用者
の識別子を送信し、また、各文書出力装置１０６の識別
子あるいは各利用者の識別子ごとに、文書データを最終
時点で送信した日時を記憶し、特定の文書データの識別
子を受信した場合に、合わせて受信した文書出力装置１
０６あるいは利用者の識別子を基に、その識別子に対応
した文書出力装置１０６あるいはその識別子に対応した
利用者に対し、最終的（前回）に送信された文書データ
と、最新の文書データとの相違点を含む文書データを参
照要求元の文書出力装置１０６に送信するため、同一の
文書データについて、異なる文書出力装置１０６や利用
者が参照した場合、その各々が最後に参照した時点から
の変更点を認識できる形式で出力することができる。各
々が最後に参照した文書データがどの変更時のものかは
異なるため、出力結果も各々で異なり、利用者毎の参照
履歴に応じた表示形式で表示することができる。

【００４９】（４）文書出力装置１０６の識別子または
利用者の識別子を、文書データの識別子と組み合わせた
ものを、１つの識別子として文書保存装置１０１に対し
送信することにより、文書出力装置１０６の識別子また
は利用者の識別子を使用せずに文書データの識別子のみ
を文書出力装置１０６から文書保存装置１０１に送信す
る場合と同等の手段で、文書出力装置１０６の識別子ま
たは利用者の識別子を送信できるので、複数の文書デー
タの参照手順をメニューに登録したり、別の文書中にハ
イパーリンク形式で挿入したりすることが可能となる。

【００５０】（５）文書出力装置１０６の識別子または
利用者の識別子を含まない文書データ識別子を文書出力
装置１０６から文書保存装置１０１に送信した場合、文
書保存装置１０１上で一意な識別子を文書出力装置１０
６の識別子または利用者の識別子として生成し、前記文
書データ識別子と組み合わせた識別子を文書保存装置１
０１から文書出力装置１０６に送信し、これ以降同じ文
書データの送信要求にあたってはその識別子を文書出力
装置１０６から文書保存装置１０１に送信することによ
り、初めて参照する文書データについて、文書出力装置
１０６の識別子あるいは利用者の識別子の割り当ておよ
び配布手順を省略することができる。

【００５１】（６）ある文書データの識別子あるいはそ
の文書データを識別することができる文書名あるいは文
書番号を別の文書データ中に含む場合、前者の文書デー
タを変更した後に、後者の文書データを文書保存装置１
０１から文書出力装置１０６に送信する時点で、後者の
文書データ中の前者の文書データの識別子あるいは文書
名あるいは文書番号に対し、前者の文書データが変更さ
れていることを利用者に認識可能な形式で出力させる属
性情報を挿入した後に後者の文書データを送信すること
により、ある文書データ中から参考文献やメニューとし
て関連付けられている別の文書データが変更されている
場合も、前者の文書データを出力する際に、関連文書で
ある後者の文書データが変更されていることを利用者が
簡単に認識することができる。

【００５２】

【発明の効果】以上のように本発明によれば、ネットワ
ークを介して（あるいは介さずに）文書保存装置から文
書出力装置へ文書データを送信する文書出力システムに
おいて、以下の効果を得ることができる。

【００５３】１）ある文書データを文書出力装置に送信
し、出力したとき、もしその文書データが更新されてい
るときは、どの部分がどのように変更されたのかを利用
者は出力結果から簡単に認識することができる。

【００５４】２）ある文書データが複数回にわたって変
更された場合も、任意の２つの時点での文書の差分を出
力できる。

【００５５】３）同一の文書データについて、異なる文
書出力装置や利用者が参照した場合、その各々が最後に
参照した時点からの変更点を認識できる形式で出力する
ことができる。各々が最後に参照した文書データがどの
変更時のものかは異なるため、出力結果も各々で異なっ
ている。

【００５６】４）文書出力装置の識別子または利用者の
識別子を使用せずに文書データの識別子のみを文書出力
装置から文書保存装置に送信する場合と同等の手段で、
文書出力装置の識別子または利用者の識別子を送信でき
るので、複数の文書データの参照手順をメニューに登録
したり、別の文書中にハイパーリンク形式で挿入したり
することが可能となる。

【００５７】５）初めて参照する文書データについて、
文書出力装置の識別子あるいは利用者の識別子の割り当
ておよび配布手順を省略することができる。

【００５８】６）ある文書データ中から参考文献やメニ
ューとして関連付けられている別の文書データが変更さ
れている場合も、前者文書データを出力する際に、関連
文書である後者文書データが変更されていることを利用
者が認識することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態をシステム巣システム構成図
である。

【図２】文書データ識別子の例を示す図である。

【図３】利用者識別子の例を示す図である。

【図４】文書識別子の例を示す図である。

【図５】更新前の文書データの例を示す図である。

【図６】更新後の文書データの例を示す図である。

【図７】差分文書データの例を示す図である。

【図８】差分文書データの出力例を示す図である。

【図９】メニュー画面の出力例を示す図である。

【図１０】メニューデータの例を示す図である。

【図１１】他の文書データを参照している文書データの
例を示す図である。

【図１２】他の文書データを参照している文書データの
例を示す図である。

【図１３】文書データファイル名の例を示す図である。

【図１４】差分文書データファイル名の例を示す図であ
る。

【図１５】参照日付テーブルの例を示す図である。

【図１６】文書データの更新手順を示すフローチャート
である。

【図１７】文書データの参照手順を示すフローチャート
である。

【図１８】２つのユーザのディスプレイ装置に表示され
る文書データの例を示す図である。

【符号の説明】

１０１…文書保存装置、１０２…識別子生成装置、１０
３〜１０５…補助記憶装置、１０６…文書出力装置、１
０７…ディスプレイ装置、１１０…ネットワーク、２０
２…文書データ名、３０１…利用者識別子、４０１…文
書データ識別子、４０２…利用者識別子。

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 多胡 滋 神奈川県横浜市中区尾上町６丁目81番地 日立ソフトウェアエンジニアリング株式会 社内 Ｆターム(参考） 5B082 FA11 GA04 HA05

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 複数の文書データを保存する文書保存手
   段と、ネットワークを介してあるいは介さずに文書出力
   装置から受信した識別子によって特定される文書データ
   の参照要求に対し、当該識別子の文書データを前記文書
   保存手段から検索し、要求元の文書出力装置に送信する
   送信手段とを有する文書保存装置と、この文書保存装置
   にネットワークを介してあるいは介さずに接続された文
   書出力装置とから成る文書出力システムであって、 前記文書保存装置は、文書出力装置から受信した識別子
   によって特定される文書データの参照要求に対し、当該
   文書データの過去の最終送信日時を調べ、さらに最終送
   信日時以降に当該文書データが更新されているか否かを
   参照履歴テーブルから探索する参照履歴探索手段と、要
   求された文書データが更新されている場合には、更新前
   の文書データと更新後の文書データとの相違点を抽出し
   た差分データに対し所定の属性情報を付加した上で更新
   前あるいは更新後あるいはその両方の文書データと組み
   合わせて１つの文書データとして要求元の文書出力装置
   に送信する手段を備え、 前記文書出力装置は、文書保存装置から受信した文書デ
   ータ中の更新前あるいは更新後あるいはその両方の文書
   データを出力する際に、同文書データ中の差分データに
   より、更新前と更新後の文書の相違点が利用者に識別可
   能な形式に編集して出力する手段を備えることを特徴と
   する文書出力システム。
2. 【請求項２】 前記文書保存装置は、前記文書保存手段
   に保存された文書データに対し複数回の更新操作が行わ
   れた場合には、それぞれの更新操作時点における更新前
   と更新後の文書データを１組とする全ての更新操作時点
   毎の文書データの組の差分データを文書出力装置への送
   信処理よりも前の時点でそれぞれ抽出し、所定の属性情
   報を付加して保存する手段を備えることを特徴とする請
   求項１記載の文書出力システム。
3. 【請求項３】 前記文書出力装置は、文書保存装置に対
   し参照対象の文書データの識別子を送信する際に、文書
   出力データ識別子と合わせて文書出力装置の識別子また
   は利用者の識別子を送信する手段を備え、 前記文書保存装置は、文書出力装置から受信した文書出
   力装置の識別子あるいは利用者の識別子毎に、この識別
   子の文書出力装置あるいは利用者に送信した各文書デー
   タの最終時点の送信日時を参照履歴として前記参照履歴
   テーブルに記憶させる手段を備え、前記文書出力装置か
   ら参照対象の文書データの識別子を受信した場合に、該
   文書データ識別子と合わせて受信した文書出力装置の識
   別子または利用者の識別子により、該文書出力装置ある
   いは利用者が利用する文書出力装置に対し、最終的に送
   信された文書データと最新の文書データとの相違点を含
   む文書データを前記参照履歴テーブルを基に探索し、そ
   の探索結果の文書データを文書出力装置に送信し、文書
   出力装置から同一の文書データに対し同一の識別子を送
   信することにより、文書データを受信する度に、最終的
   に出力した文書データと、最新の文書データとの相違点
   を識別可能に出力することを特徴とする請求項１または
   ２記載の文書出力システム。
4. 【請求項４】 文書出力装置から文書保存装置に送信す
   る文書データの識別子として、文書出力装置の識別子ま
   たは利用者の識別子と文書データの識別子とを組み合わ
   せたものを用いることを特徴とする請求項３記載の文書
   出力システム。
5. 【請求項５】 前記文書保存装置は、文書出力装置の識
   別子または利用者の識別子を含まない文書データ識別子
   を受信した場合、文書保存装置内で一意な識別子を文書
   出力装置の識別子または利用者の識別子として生成する
   識別子生成手段と、生成された識別子と前記文書データ
   識別子とを組み合わせた識別子を文書出力装置に送信す
   る手段とを備え、 前記文書出力装置は、文書保存装置から受信した識別子
   を保存し、以降の当該文書データの参照要求にあたって
   は該識別子を文書保存装置に送信することを特徴とする
   請求項４記載の文書出力システム。
6. 【請求項６】 前記文書保存装置は、ある文書データの
   識別子あるいは該文書データを識別することができる文
   書名あるいは文書番号を別の文書データ中に含む場合、
   前者の文書データを変更した後に、後者の文書データを
   文書出力装置に送信する時点で、後者の文書データ中の
   前者の文書データの識別子あるいは文書名あるいは文書
   番号に対し、前者の文書データが変更されていることを
   利用者に認識可能な形式で出力させる属性情報を挿入し
   て後者の文書データを送信することを特徴とする請求項
   １〜５のいずれかに記載の文書出力システム。