ES2830388T3 - Dispositivo y método para registrar un documento que tiene una marca - Google Patents

Dispositivo y método para registrar un documento que tiene una marca Download PDF

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Abstract

Dispositivo (10) para registrar un documento (130, 135) que tiene una marca (132) realizada por un usuario mediante un sello que comprende al menos un relieve que entra en contacto sucesivamente con un pigmento y una superficie de un documento a marcar, una forma de al menos dicho relieve es representativa: - de un separador de documentos, - de un identificador y - de una información alfanumérica, el dispositivo comprende, además: - un sensor (105) de imágenes para digitalizar el documento en al menos una imagen, - un detector (110) de la marca en al menos una imagen digitalizada, - un medio de lectura (115) de la información, de la marca, representativo: - del identificador de usuario y - de la información alfanumérica - un medio de identificación (125) del documento, (130, 135), según el posicionamiento de la marca (132) en el documento (130, 135) y de al menos una información leída de la marca (132), - un medio de verificación de la correspondencia del posicionamiento y/o de la orientación de la marca del documento con el posicionamiento y/o la orientación de la marca de un documento registrado previamente y de la correspondencia de una imagen del contenido del documento con una imagen del contenido del documento registrado previamente, - un medio de identificación de un documento no auténtico si la marca es diferente y el contenido es idéntico, y/o la identificación de un documento nuevo si el contenido es diferente, y - un medio de registro (120) del documento digitalizado en función de la información leída.

Description

DESCRIPCIÓN
Dispositivo y método para registrar un documento que tiene una marca
Campo técnico de la invención
La presente invención se refiere a un dispositivo y un método para registrar un documento y un sello para implementar dicho método. Esta se aplica, en particular, a la gestión electrónica de documentos.
Estado de la técnica
Por lo general, un usuario marca un correo entrante con un sello. La marca generalmente representa una serie de caracteres alfanuméricos que representan una información de fecha, lugar o acción, por ejemplo. Esta marca permite, en principio, identificar que el tratamiento ha sido realizado en el correo por un usuario.
Con la llegada de la tecnología de la información, el correo y los documentos entrantes generalmente se digitalizan y almacenan en memoria en servidores locales o remotos. Esta virtualización del archivo de documentos a menudo da como resultado archivos duplicados digitalizados por dos usuarios diferentes.
Ciertos sistemas actuales, denominados de “gestión electrónica de documentos”, implican una modificación de la trama de los documentos, mediante la incorporación de un código de barras, por ejemplo. Estos sistemas requieren que los documentos entrantes se digitalicen y que estos documentos se clasifiquen según un identificador de la base de datos, tal como un identificador de usuario o un número de archivo, por ejemplo. La desventaja de estos sistemas es que requieren procesamiento humano adicional para ser indexados correctamente en la base de datos y evitar el riesgo de archivos digitalizados duplicados. El documento FR2956230 A1 divulga dicho sistema.
Otros sistemas actuales implementan etiquetas que se pegan en el documento en lugar de un sello. Esta marca sigue los mismos objetivos que la técnica anterior. Estas etiquetas generalmente llevan un código de barras que representa un identificador. Los inconvenientes de esta técnica, además de las deficiencias de la técnica anterior, son por un lado que generan un coste adicional de fabricación de las etiquetas y por otro lado que las etiquetas son completamente opacas lo que oculta por completo una parte del documento colocado debajo de la etiqueta pegada.
Objeto de la invención
La presente invención tiene como objetivo solucionar completamente o en parte estos inconvenientes.
A tal efecto, de acuerdo con un primer aspecto, la presente invención se refiere a un dispositivo para registrar un documento según se define en la reivindicación 1.
Gracias a estas disposiciones, un usuario que usa el dispositivo puede almacenar un documento recibido, sellado y digitalizado asignando automáticamente el documento digitalizado a un usuario en una red informática.
El dispositivo objeto de la presente invención comprende un medio de identificación del documento en función del posicionamiento de la marca en el documento y de al menos una información leída de la marca.
La presente invención permite identificar una similitud entre dos documentos digitalizados que tienen un contenido idéntico y una marca idéntica en el contenido y en el posicionamiento.
En las realizaciones, cuando una marca idéntica es detectada por el detector en dos ocasiones, el medio de registro se inhibe para que no registre el documento o este medio de registro registra dicho documento asociando con dicho documento un dato representativo de un registro previo de un documento que exhibe la marca detectada.
Estas realizaciones permiten evitar el registro de duplicados cuando dos documentos digitalizados tienen un contenido idéntico y una marca idéntica en el contenido y en la posición.
El dispositivo objeto de la presente invención comprende un medio de verificación de la autenticidad de un documento en función de una imagen de la marca digitalizada.
La ventaja de esta invención es que permite detectar un documento falso registrado con respecto a un documento previamente registrado según la marca.
En la presente invención, los medios de verificación de autenticidad verifican la autenticidad de un documento en función del posicionamiento de la marca en la imagen digitalizada del documento.
De esta forma, si se detectan dos posiciones de una marca idéntica en dos documentos separados, el medio de verificación determina que uno de los dos documentos no es auténtico.
Según un segundo aspecto, la presente invención se refiere a un método de registro de un documento como se define en la reivindicación 3.
Siendo similares los objetivos, ventajas y características del método objeto de la presente invención a los del dispositivo objeto de la presente invención, estos no se recuerdan aquí.
Breve descripción de las figuras.
Otras ventajas, objetivos y características particulares de la presente invención se desprenderán de la descripción no limitativa que sigue de al menos una realización particular del dispositivo, del método y del sello objetos de la presente invención, con referencia a los dibujos adjuntos en los cuales:
- La figura 1 muestra, esquemáticamente y en sección, una realización particular del dispositivo objeto de la presente invención,
- La figura 2 representa esquemáticamente un diagrama de flujo de etapas particulares del método objeto de la presente invención,
- La figura 3 representa, esquemáticamente y en sección, una realización particular del sello objeto de la presente invención y
- La figura 4 representa, esquemáticamente y de frente, una realización particular de la marca realizada por el sello objeto de la presente invención.
Descripción de ejemplos de modalidad de la invención
En el campo de la gestión electrónica de documentos, se denomina "separador" a una marca colocada físicamente en un documento que permite, cuando se detecta esta marca, que el sistema de gestión electrónica de documentos determine que este documento marcado es un documento diferente del documento marcado anteriormente analizado por el sistema. Dicho separador puede estar formado por la simple presencia de una marca en el documento, o puede ser más complejo al ser representativo de la información. Entonces, tal separador es, por ejemplo, una cadena de caracteres representativa de un parámetro determinado en particular. En algunas variantes, el separador es un símbolo que tiene una forma particular con respecto a los símbolos implementados en el documento y/o en la marca.
Se denomina "información alfanumérica configurada por un usuario" a una información determinada por un usuario a través de un dispositivo de entrada de información, el relieve del sello y por tanto la forma de la marca, en función de la información determinada. Esta información se puede determinar, por ejemplo:
- predeterminada durante la fabricación del sello dando a uno o más relieves la forma de un carácter alfanumérico o - por la rotación de bandas provistas de relieves correspondientes cada una de ellas a un carácter alfanumérico, estas bandas son móviles de tal manera que un solo relieve se posiciona sobre una cara puesta en contacto con un pigmento y una superficie de un documento, dicho mecanismo es similar al implementado en un sello numerador.
En el resto del texto, se utiliza el término "registro" que cubre los conceptos de almacenamiento, indexación, localización, aprendizaje, identificación y archivo en particular.
Ahora podemos notar que las cifras no están a escala.
Se observa en la figura 1, que no está a escala, es una vista en sección de una realización del dispositivo 10 objeto de la presente invención. Este dispositivo 10 de registro de un documento 130 y 135, tiene una marca 132 realizada por un sello que comprende al menos un relieve para poner en contacto sucesivamente un pigmento y una superficie de un documento, 130 y 135 a marcar, una forma de al menos uno de dichos relieves es representativa:
- de un separador que identifica una primera página del documento,
- de un identificador de usuario y/o
- de una información alfanumérica configurada por un usuario, que incluye:
- un sensor de imágenes 105 para escanear el documento, 130 y 135, en al menos una imagen,
- un detector 110 de la marca 132 en al menos una imagen digitalizada,
- un medio 115 para leer información, de la marca 132, representativo:
- del identificador de usuario y
- de la información alfanumérica,
- un medio 125 para identificar el documento, 130 y 135, dependiendo del posicionamiento de la marca 132 en el documento, 130 y 135, y de al menos una información leída de la marca 132
- un medio de registro 120 del documento, 130 y 135, digitalizado según la información leída, para registrar un documento, 130 y 135, identificado no registrado previamente y
- un medio 150 para verificar la autenticidad de un documento, 130 y 135, en función de una imagen de la marca 132 digitalizada.
En variantes, el sello tiene un relieve, este relieve es representativo a la vez:
- del separador que identifica una primera página del documento,
- del identificador de usuario y
- de la información alfanumérica configurada por un usuario.
En variantes, el sello comprende una pluralidad de relieves, cada relieve es representativo de un elemento entre:
- el separador que identifica una primera página del documento,
- el identificador de usuario y
- la información alfanumérica configurada por un usuario.
En variantes, el sello comprende una pluralidad de relieves, siendo al menos dos relieves representativos de al menos un elemento entre:
- el separador que identifica una primera página del documento,
- el identificador de usuario y/o
- la información alfanumérica configurada por un usuario.
Antes del registro de un documento 130 y 135, este documento se marcó con un sello 30 tal como se describe con referencia a la figura 3. Este sello 30 comprende al menos un relieve para ponerse en contacto con un pigmento, como por ejemplo tinta, el relieve está fijado en la primera página 130 del documento para depositar el pigmento en dicha página 130. Este pigmento forma una marca 132, esta marca comprende, por ejemplo, un conjunto de caracteres alfanuméricos y un código de barras bidimensional correspondiente a un identificador de usuario.
En variantes, la marca comprende una pluralidad de códigos de barras bidimensionales diferentes que identifican a dos usuarios interesados en el documento. En otras variantes, la marca comprende redundancias entre códigos de barras para aumentar la robustez de la marca frente al desgaste del soporte o una mala fijación del pigmento.
En variantes, la marca incluye una delimitación para escritura manual. Esta delimitación es, por ejemplo, un conjunto de casillas de ancho predeterminado o un área delimitada por dos marcadores que permiten la escritura libre. En estas variantes, el medio de lectura 115 implementa un software de procesamiento de imágenes para detectar una cadena de caracteres alfanuméricos correspondientes a la escritura manual detectada en la delimitación para escritura manual. La cadena así leída es registrada junto con el documento. En variantes, el registro del documento se realiza en función de la cadena de caracteres así leída.
El contacto entre el sello 30 y la página 130 lo realiza un usuario, lo que implica que es muy probable que la orientación y el posicionamiento de dos marcas 132 en dos páginas idénticas sean diferentes. Esta propiedad se utiliza para identificación duplicada o autenticación de documentos. Se coloca una marca 132 en cada primera página de un documento diferente, de modo que la marca 132 sirve como separador de documentos automáticamente cuando el detector 110 detecta la marca.
En el ejemplo particular de la figura 1, las dos primeras páginas, 130 y 145, de dos documentos diferentes se han marcado con un sello 30.
El sensor de imágenes 105 escanea las páginas 130 y 135 del primer documento. Este sensor de imágenes 105 es, por ejemplo, un escáner de superficie plana o de desplazamiento integrado o no en una máquina de fax multifunción. En variantes, el sensor de imágenes 105 es un terminal portátil operado por un usuario.
La imagen así digitalizada se transmite a través de cualquier red de información, o memoria de almacenamiento móvil, como una llave USB, por ejemplo, al detector 110. Esta red de información es, por ejemplo, cableada o inalámbrica, basada en una tecnología IP (abreviatura de "internet protocol", traducida como "protocolo de Internet") o móvil.
El detector 110 es, por ejemplo, un software de procesamiento de imágenes implementado por una unidad de cálculo de un ordenador personal o de un servidor, por ejemplo. El detector 110 está configurado para, a partir de una imagen digitalizada, detectar la marca 132 en una página mediante el reconocimiento de forma, la matriz general de la marca 132 es conocida por el detector 110.
Cuando se detecta una marca 132, los medios de lectura 115 leen la información de identificación del usuario y los caracteres alfanuméricos. En el caso de identificadores de usuario en forma de códigos de barras bidimensionales, el medio de lectura 115 transcribe el código de barras en una cadena de caracteres alfanuméricos correspondientes a dicho identificador. Este identificador se utiliza, posteriormente, para registrar el documento en el archivo correspondiente al usuario identificado automáticamente.
El medio de identificación 125 identifica un documento según la posición de la marca 132 en el documento y de al menos una información leída de la marca. En variantes, este medio de identificación 125 identifica un documento solo en función del posicionamiento de la marca 132. En otras variantes, la marca 132 comprende un identificador de documentos leído por los medios de lectura 115 y que permite que los medios de identificación 125 identifiquen el documento.
La identificación del documento 125 se basa en parte del contenido del documento para evitar el caso en el que dos marcas 132 que tienen una orientación y un posicionamiento perfectamente idénticos identifican como idénticos dos documentos cuyo contenido es diferente. Por "contenido del documento" también se entiende una parte de la imagen digitalizada no procesada para extraer el contenido informativo de la misma.
El medio de registro 120 de documentos es, por ejemplo, un software configurado para escribir en una memoria del ordenador personal o del servidor para registrar el documento en un archivo correspondiente al usuario relativo al identificador del usuario leído.
En el ejemplo ilustrado en la figura 1, si un usuario escanea un primer documento, formado por las páginas 130 y 135, este documento se registra en un directorio o en una estructura de almacenamiento electrónico tal como un sistema de Gestión Electrónica de Documentos, por ejemplo, correspondiente al identificador de usuario.
Si, posteriormente, se vuelve a escanear el documento, el medio de identificación 125 detecta un duplicado entre la marca de la página 140 y la de la página 130, siendo estas marcas idénticas, y por tanto el documento no se registra por inhibición del medio de registro 120 o el medio de registro 120 registra dicho documento asociando con dicho documento un dato representativo de un registro anterior de un documento que tiene la marca detectada. Si se escanea un tercer documento, que tiene la misma marca 132 en una posición y en una orientación diferente, este documento es registrado porque no corresponde a un documento ya registrado, cada documento es identificado por la posición y orientación de la marca 132. Este posicionamiento y esta orientación se pueden transcribir en un solo dato registrado para evitar duplicados.
El medio de verificación 150 de la autenticidad de un documento se implementan en función de una imagen de la marca 132 digitalizada. Este medio de verificación 150 determina que un documento no es auténtico cuando una imagen del contenido del documento se corresponde con una imagen del contenido de otro documento idéntico y la marca 132 difiere en cuanto a posicionamiento y/u orientación.
En la figura 2 se observa un diagrama de flujo de etapas particulares del proceso de registro 20 de un documento que presenta una marca realizada por un sello que comprende al menos un relieve para poner en contacto sucesivamente un pigmento y una superficie de un documento a marcar, donde una forma de al menos uno de dichos relieves es representativa:
- de un separador que identifica una primera página del documento,
- de un identificador de usuario y/o
- de una información alfanumérica configurada por un usuario,
que incluye:
- una etapa de captura 205 de imágenes para digitalizar el documento en al menos una imagen,
- una etapa de detección 210 de la marca en al menos una imagen digitalizada,
- una etapa de lectura 215 de la información, la marca, representativas:
- del identificador de usuario y
- de la información alfanumérica,
- una etapa de identificación 220 del documento en función del posicionamiento de la marca en el documento y de al menos una información leída de la marca,
- una etapa de verificación 225 de la autenticidad de un documento en función de una imagen de la marca digitalizada y - una etapa de registro 230 del documento digitalizado en función de la información leída durante la cual se guarda un documento no registrado previamente.
La etapa de captura 205 de imágenes se implementa, por ejemplo, mediante un escáner o un terminal portátil. Durante esta etapa de captura 205, se digitaliza un documento en forma de al menos una imagen.
La etapa de detección 210 es implementada mediante una unidad de cálculo de un ordenador personal, un servidor o un terminal portátil de un usuario, por ejemplo. Durante esta etapa de detección 210, el procesamiento de imágenes se realiza en las imágenes digitalizadas del documento para detectar una forma correspondiente a la marca.
La etapa de lectura 215 es implementada, por ejemplo, mediante un software configurado para transponer la marca en datos informáticos del tipo cadenas de caracteres y datos alfanuméricos para poder ser procesados por otro software. La lectura de la marca permite extraer, por ejemplo, la información del identificador de usuario y alfanumérica.
La etapa de identificación 220 es implementada, por ejemplo, mediante software que identifica un documento en función del posicionamiento y orientación de la marca en una página del documento y/o del contenido del documento, este contenido puede ser una imagen del contenido informativo del documento.
Después de la etapa de identificación, si el documento se identifica como ya registrado, no se realiza la etapa de registro 230 o el registro de dicho documento se realiza asociándose con dicho dato representativo de un registro anterior de un documento similar.
La etapa de verificación 225 es implementada, por ejemplo, mediante un software de procesamiento de imágenes y/o de lectura automática de documentos configurado para detectar contenido idéntico entre dos documentos, pero de las marcas cuya posición y/u orientación difiere en la determinación de la autenticidad de un documento.
La etapa de registro 230 se lleva a cabo, por ejemplo, por un medio de control de una memoria local o remota configurada para controlar el registro del documento de acuerdo con la información leída de la marca si este documento aún no ha sido registrado. Un documento duplicado es detectado por un identificador de documento asignado al documento durante la etapa de identificación, este identificador depende de la posición y/u orientación de la marca.
Se observa en la figura 3 un ejemplo particular del sello 30 objeto de la presente invención. Este sello 30 para implementar el método objeto de la presente invención, comprende al menos un relieve 305 que se pondrá en contacto sucesivamente con un pigmento 310 y una superficie 315 de un documento a marcar, una forma de al menos dicho relieve 305 es representativa:
- de un separador entre dos superficies con las que se pone en contacto el relieve 305,
- de un identificador de usuario y/o
- de una información alfanumérica configurada por un usuario que puede representar, por ejemplo, un identificador de documento.
El sello 30 comprende, por ejemplo, un soporte para recibir la mano de un usuario y permitir que el sello 30 se apoye sobre una superficie 315 a marcar para crear contacto entre el relieve 305 y la superficie 315. El relieve 305 del sello se pone en contacto con un pigmento 310, tal como por ejemplo tinta, antes de entrar en contacto con la superficie 315. En variantes, el pigmento está integrado en el sello 30 y se almacena en un material esponjoso colocado debajo del soporte, el relieve 305 se articula de modo que un soporte del sello 30 sobre la superficie 315 provoque el despliegue del relieve 305 para ejercer contacto sobre la superficie 315, el relieve 305 se pliega en contacto con el pigmento en ausencia de soporte.
En variantes preferidas, la forma de al menos un relieve 305 representativo de un identificador de usuario tiene la forma de un código de barras bidimensional. En algunas de estas variantes, el sello 30 tiene una redundancia de forma representativa de un identificador de usuario entre al menos dos relieves, 305 y 320.
En variantes, el sello 30 comprende una pluralidad de formas representativas de identificadores de usuario, siendo al menos dos identificadores son diferentes.
El sello 30 comprende, por ejemplo, cuatro relieves en forma de códigos de barras bidimensionales que delimitan un espacio cuadrado en el que se colocan los relieves cuya forma es representativa de la información alfanumérica. Esta información alfanumérica corresponde, por ejemplo, a una fecha. Los códigos de barras bidimensionales representan, por ejemplo, información de ocho caracteres, el identificador permite identificar el sello 30 o el usuario del sello 30.
En variantes, una combinación particular y predeterminada de caracteres de la información alfanumérica provoca, en el dispositivo 10, una ausencia de registro de la información contenida en la marca, la marca sirve entonces únicamente como separador entre dos documentos.
En la figura 4 se observa un ejemplo de un documento 40 marcado con un sello 30 que es objeto de la presente invención. Esta marca presenta por un lado un identificador de usuario 405 en forma de código de barras bidimensional y por otro lado una fecha 410.

Claims (9)

  1. REIVINDICACIONES
    i. Dispositivo (10) para registrar un documento (130, 135) que tiene una marca (132) realizada por un usuario mediante un sello que comprende al menos un relieve que entra en contacto sucesivamente con un pigmento y una superficie de un documento a marcar, una forma de al menos dicho relieve es representativa:
    - de un separador de documentos,
    - de un identificador y
    - de una información alfanumérica,
    el dispositivo comprende, además:
    - un sensor (105) de imágenes para digitalizar el documento en al menos una imagen,
    - un detector (110) de la marca en al menos una imagen digitalizada,
    - un medio de lectura (115) de la información, de la marca, representativo:
    - del identificador de usuario y
    - de la información alfanumérica
    - un medio de identificación (125) del documento, (130, 135), según el posicionamiento de la marca (132) en el documento (130, 135) y de al menos una información leída de la marca (132),
    - un medio de verificación de la correspondencia del posicionamiento y/o de la orientación de la marca del documento con el posicionamiento y/o la orientación de la marca de un documento registrado previamente y de la correspondencia de una imagen del contenido del documento con una imagen del contenido del documento registrado previamente,
    - un medio de identificación de un documento no auténtico si la marca es diferente y el contenido es idéntico, y/o la identificación de un documento nuevo si el contenido es diferente,
    y
    - un medio de registro (120) del documento digitalizado en función de la información leída.
  2. 2. Dispositivo (10) de acuerdo con la reivindicación 1, en donde si el medio de identificación (125) de documento identifica sucesivamente el mismo documento dos veces, el medio de registro (120) se inhibe para no registrar el documento duplicado o este medio de registro registra dicho documento asociando a dicho documento un dato representativo de un registro anterior.
  3. 3. Método (20) para registrar un documento que tiene una marca realizada por un usuario mediante un sello (30) que comprende al menos un relieve (305) que se pone en contacto sucesivamente con un pigmento (310) y una superficie (315) de un documento a marcar, una forma de al menos dicho relieve es representativa:
    - de un separador de documentos,
    - de un identificador de usuario y
    - de una información alfanumérica,
    el método comprende, además:
    - una etapa de captura (205) de imágenes para digitalizar el documento en al menos una imagen,
    - una etapa de detección (210) de la marca en al menos una imagen digitalizada,
    - una etapa de lectura (215) de informaciones, de la marca, representativa:
    - del identificador de usuario y
    - de la información alfanumérica
    - una etapa de identificación (220) del documento en función del posicionamiento de la marca en el documento y al menos una información leída de la marca
    - una etapa de verificación de la correspondencia del posicionamiento y/o la orientación de la marca del documento con el posicionamiento y/o la orientación de la marca de un documento previamente registrado y de la correspondencia de una imagen del contenido del documento con una imagen del contenido del documento previamente registrado,
    - una etapa de identificación de un documento no auténtico si la marca es diferente y el contenido es idéntico, y/o la identificación de un nuevo documento si el contenido es diferente,
    y
    - una etapa de registro (230) del documento digitalizado en función de la información leída.
  4. 4. Método (20) de acuerdo con la reivindicación 3, en donde, después de la etapa de identificación, si el documento se identifica como ya registrado, la etapa de registro del documento no se realiza o el registro de dicho documento es realizado asociando a dicho documento un dato representativo de un registro anterior del documento que presenta la marca detectada.
  5. 5. Método (20) de acuerdo con una de las reivindicaciones 3 a 4, que comprende una etapa de verificación (225) de la autenticidad de un documento en función de una imagen de la marca digitalizada.
  6. 6. Método (20) de acuerdo con una de las reivindicaciones 3 a 5, en donde la forma de al menos un relieve (305) es representativa de un identificador de usuario y tiene la forma de un código de barras bidimensional.
  7. 7. Método (20) de acuerdo con una de las reivindicaciones 3 a 6, en donde el sello (30) comprende una redundancia de forma representativa de un identificador de usuario entre al menos dos relieves (305, 320).
  8. 8. Método (20) de acuerdo con una de las reivindicaciones 3 a 7, en donde el sello (30) comprende una pluralidad de formas representativas de identificadores de usuario, al menos dos identificadores son diferentes.
  9. 9. Método (20) de acuerdo con una de las reivindicaciones 3 a 8, en donde la información alfanumérica es un identificador de documento.
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