ES2244396T3 - Dispositivo para la gestion de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes. - Google Patents
Dispositivo para la gestion de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes.Info
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Abstract
Dispositivo para la gestión de la actividad de un equipo de visitadores médicos, caracterizado en que comprende: a) una unidad central (1) de tratamiento de datos que comprende a1) medios de ayuda para la generación de un programa de visitas para cada uno de los visitadores médicos y a2) medios de recogida y de tratamiento de los informes de visita generados por éstos; b) un módulo electrónico (3) destinado a colocarse en cada uno de los vehículos (2) utilizados por dichos visitadores médicos y que comprende b1) medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo formados por un receptor (8, 10) que recibe información de un sistema de posicionamiento por satélite en una referencia terrestre y b2) medios (7) para registrar dichos informes de visita; y c) medios de comunicación de información bidireccionales (11, 13, 14) por telefonía móvil entre dicha unidad central (1) y dicho módulo electrónico (3), para la generación de dichos programas de visita, la entrada de dicha posición del vehículo, la recogida de informes de visita por dicha unidad central (1) y la transmisión a la unidad central (1) de la posición del vehículo y de una identificación del visitador médico; siendo dichos programas de visita generados a partir de una lista de visitas que deben efectuarse dentro de un perímetro geográfico predeterminado que está en función de la posición del vehículo señalada por dichos medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo o de otra posición indicada por dicho visitador médico.
Description
Dispositivo para la gestión de la actividad de un
equipo de representantes comerciales itinerantes.
La presente invención se refiere a un dispositivo
para la gestión de la actividad de un equipo de representantes
comerciales itinerantes, y más concretamente, a dicho dispositivo
adaptado a la supervisión de un equipo de visitadores médicos.
Sabemos que la labor de los visitadores médicos
consiste en la promoción de especialidades farmacéuticas entre los
médicos llamados a prescribirlas. Debido a la dispersión de éstos,
en la mayor parte de los países los visitadores se desplazan hasta
el lugar donde se encuentran los médicos con un vehículo automóvil,
siguiendo un programa de visitas establecido a partir de
procedimientos de planificación convencionales que definen en
particular el sector geográfico cubierto por un visitador concreto y
los médicos que han de visitarse dentro de ese sector.
Periódicamente, estos visitadores trabajan acompañados por su
supervisor. Los visitadores preparan informes periódicos, escritos u
orales, para comunicar sus comentarios sobre las reacciones que los
médicos que han visitado manifiestan frente a las presentaciones de
productos que se les han sometido.
La utilización de estos informes reviste,
evidentemente, una importancia fundamental para la elaboración y la
adaptación de las estrategias comerciales de los laboratorios
farmacéuticos. Por esta razón, éstos consienten en efectuar la
importante inversión que constituye el empleo de un equipo de
visitadores médicos. Ahora bien, la organización y el seguimiento,
de conformidad con los métodos actuales, de la actividad de los
visitadores médicos no rentabilizan de forma óptima el coste de esta
inversión. En efecto, los procedimientos de planificación
convencionales de las visitas que se emplean actualmente, tanto por
parte de los visitadores médicos como por parte de sus supervisores,
no permiten llevar un seguimiento en tiempo real de esta actividad,
y por tanto controlar y dirigir de la mejor forma posible el
programa de las visitas, conseguir con la máxima rapidez los
informes de la visita y, de manera más general, llevar una estrecha
supervisión de la ejecución de esta actividad de manera que pueda
garantizarse la máxima eficacia.
El documento US A 4 853 852 describe un
dispositivo para la gestión de la actividad de representantes
itinerantes, en el que cada vendedor dispone de un microordenador
portátil en el que registra la información relativa a los resultados
de sus visitas y, al finalizar su jornada, transmite por medio de
una red telefónica de cable esta información a una unidad central.
Ésta emite automáticamente correos dirigidos a los clientes y envía
de vuelta al representante un programa en forma de mapa en el que se
indican los clientes a los que se ha visitado o que deben visitarse.
Este dispositivo no está adaptado para la gestión en tiempo real de
la actividad de representantes itinerantes.
El documento DE 44 23 328 describe un dispositivo
que comprende medios para vigilar y optimizar los desplazamientos de
una flota de vehículos a partir de una unidad central que recibe
información sobre la posición de los vehículos de la flota. La
información sobre la posición del vehículo se utiliza para generar
mapas geográficos que permiten visualizar de forma simultánea una
pluralidad de vehículos en circulación. Este dispositivo permite
además transmitir por radio órdenes al conductor del vehículo. No
obstante, no comprende medios que hagan posible la gestión en tiempo
real de la actividad de los representantes itinerantes.
Precisamente, el objeto de la presente invención
consiste en proporcionar un dispositivo de gestión de la actividad
de un equipo de representantes comerciales, como por ejemplo
visitadores médicos, que no presenta los inconvenientes mencionados
más arriba y que, más concretamente, permite garantizar en tiempo
real la gestión de esta actividad con el fin, concretamente, de
afinar su organización, llevar una vigilancia estrecha de su
ejecución y acelerar la producción de los informes de visita.
Se alcanza este objetivo de la invención, así
como otros que se desprenderán de la lectura de la descripción que
sigue a continuación, con un dispositivo conforme a la
reivindicación 1.
De acuerdo con otras características del
dispositivo conforme a la invención, los medios de comunicación
bidireccionales comprenden medios de telefonía móvil. Los medios de
indicación de la posición del vehículo están formados por un
receptor de la información procedente de un sistema de
posicionamiento por satélite en una referencia terrestre. La unidad
central comprende medios de registro de la posición del vehículo y
de una identificación del representante al que se ha vinculado dicho
vehículo y medios de software para la búsqueda de médicos que han de
visitarse dentro de un perímetro geográfico determinado, en función
de dicha posición del vehículo o de otra posición que dicho
representante haya indicado.
Otras características y ventajas de la presente
invención se desprenderán de la lectura de la descripción que sigue
a continuación y del examen del dibujo que se adjunta, en el
cual:
- la figura 1 es un esquema de conjunto del
dispositivo según la invención y de los medios de comunicación
bidireccionales que utiliza este dispositivo;
- la figura 2 es un esquema de la estructura del
módulo electrónico con el que está equipado un vehículo utilizado
por un representante comercial cuya actividad supervisa el
dispositivo según la invención;
- la figura 3 es un esquema funcional del
dispositivo según la invención; y
- las figuras 4 a 7 son organigramas de procesos
ejecutados por el dispositivo según la invención.
Se hace referencia a las figuras 1 a 3 del dibujo
adjunto para describir la estructura del dispositivo según la
invención. El núcleo de éste está formado por una unidad central de
tratamiento de datos 1 que se localiza físicamente, por ejemplo, en
los locales de una empresa que utiliza el dispositivo según la
invención. A título de ejemplo meramente ilustrativo y que no tiene
carácter exhaustivo, se va a describir la presente invención en su
aplicación para la supervisión de un equipo de visitadores médicos
empleados por un laboratorio farmacéutico.
Cada representante utiliza un vehículo automóvil
2 en el que, de acuerdo con la presente invención, se coloca un
módulo electrónico específico 3 (véase la figura 2). Éste tiene
forma de una caja que comprende por la parte delantera una pantalla
4 de visualización de la información, de cristal líquido por
ejemplo, botones de mando 5_{1} a 5_{6} y una toma 6 de conexión
a un teclado 7.
De la caja salen dos antenas 8 y 9. La antena 8
forma parte de los medios 10 (véase la figura 3) previstos en el
módulo electrónico 3 para señalar la posición del vehículo 2. De
acuerdo con la presente invención, este medio tiene ventajosamente
la forma de un receptor de información procedente de un sistema de
posicionamiento por satélite, como la constelación de satélites
denominada GPS.
La antena 9 forma parte de los medios de
comunicación de información bidireccionales inalámbricos entre el
módulo 3 y la unidad central 1, o "servidor" central. Tal como
se muestra en la figura 1 a título de ejemplo meramente ilustrativo
y sin que tenga carácter exhaustivo, estos medios pueden comprender
un sistema de telefonía móvil como el sistema GSM y comprender por
tanto una estación 11 adecuada para comunicarse, a través de la
antena 9, con un emisor/receptor 12 (véase la figura 3) presente en
el módulo 3. La estación 11 hace circular de este modo, en los dos
sentidos, la información entre el módulo 3 y el servidor 1, por
medio de la red telefónica conmutada 13 y de un proveedor de acceso
14 en una red de comunicación como puede ser por ejemplo la red
Internet. Ventajosamente, la comunicación establecida de esta forma
comprende una línea de "datos" cuyo objetivo se verá más
adelante. De acuerdo con la invención, esta comunicación permite
transmitir al servidor central 1 la posición del vehículo 2 desde el
receptor 10, así como una señal de identificación del visitador
médico al que está vinculado este vehículo, cuyo objetivo se
explicará igualmente más adelante.
Tal como se muestra en la figura 3, en los
locales de la empresa, la información intercambiada por el servidor
1 con el módulo electrónico 3 circula a través de una antena 15 y un
conmutador/enrutador 16. El propio servidor central 1 puede estar
conectado a la red informática 17 de la empresa.
Volvemos a la figura 2 para describir con mayor
detalle las funciones de los botones de mando 5_{1} a 5_{8}. El
botón 5_{1} es un interruptor general, del tipo marcha/parada, de
la alimentación eléctrica del módulo, garantizada preferentemente
por una alimentación autónoma 18 (véase la figura 3) constantemente
recargada por la batería del vehículo, por ejemplo. El botón 5_{2}
sirve para ejecutar una "búsqueda de médicos" que deben
visitarse, el botón 5_{3} sirve para ejecutar la edición de un
"informe de visita", el botón 5_{4} sirve para señalar el fin
de esta edición. Los botones 5_{5} y 5_{6} activan funciones
convencionales de validación y cancelación, respectivamente, de la
transmisión de mensajes entre el módulo 3 y el servidor central 1.
El botón 5_{7} permite al supervisor del visitador validar sus
jornadas de trabajo, hacer un número determinado de comentarios y
dejar instrucciones a su paso. El botón 5_{8} permite introducir
en la memoria los datos de citas para los siguientes días.
Una unidad central 19 de mando, por ejemplo un
microprocesador, gestiona el funcionamiento de los diferentes
componentes del módulo 3, tal como se muestra en la figura 3.
Hacemos ahora referencia al organigrama de la
figura 4 para describir la organización y la supervisión de una
jornada de trabajo, por ejemplo, de un visitador médico, por medio
del dispositivo conforme a la invención.
En la etapa e_{1}, el visitador pulsa un botón
5_{1} para poner en marcha el módulo 3. En la etapa e_{2}, el
módulo 3 envía al servidor 1 la posición del coche, recibida desde
el sistema GPS con el receptor 10, un número de identificación del
visitador y una señal de comienzo de la jornada de visitas.
El servidor 1 puede estar formado por un
ordenador que comprende un sistema de explotación adecuado para
ejecutar una función de "servidor". La conexión del servidor
con el módulo 2 puede hacerse ventajosamente a través de la red de
Internet, como se ha visto más arriba, o bien a través de una red
privada. Ventajosamente, las comunicaciones entre la red de
telefonía móvil y el servidor pueden utilizar los protocolos HTTP y
FTP. De esta forma, el módulo 3 puede enviar al servidor solicitudes
en protocolo HTTP, respondiendo el servidor conforme al mismo
protocolo.
El servidor recibe las solicitudes en un módulo
de recepción de solicitudes formado por un programa escrito por
ejemplo en HTML y tratado con un programa de tratamiento que puede
estar escrito en diversos lenguajes informáticos (PERL, JAVA, VISUAL
BASIC, etc...) adecuados. Para este tratamiento, este programa
recurre a datos almacenados en una base de datos que está conectada
al servidor 1.
El visitador ejecuta una "búsqueda de
médicos" que deben visitarse pulsando el botón 5_{2} del módulo
3. Dicho módulo de recepción recibe esta solicitud, que es tratada
con el programa de tratamiento (etapa e_{3}), el cual elabora una
lista de médicos que deben visitarse con ayuda de un programa cuyo
organigrama se representa en la figura 5. El módulo de recepción de
las solicitudes y el programa de tratamiento constituyen, de esta
manera, medios de ayuda para la generación del programa de visitas
del visitador médico.
Para ello, en el paso p_{1} de este
organigrama, se define un perímetro geográfico de visitas, de 10, 20
ó 30 km por ejemplo, alrededor de la posición señalada del vehículo
del visitador médico, o de otra posición que el visitador haya
indicado con ayuda del teclado 7. La base de datos mencionada más
arriba contiene una lista de direcciones de médicos que pueden
visitarse, en un sector geográfico más amplio que el definido por
este perímetro.
En el paso p_{2}, se consulta esta base para
proporcionar una lista de médicos localizados en el interior del
perímetro seleccionado. Esta lista se filtra a continuación
utilizando diversos criterios de clasificación, en los pasos p_{3}
a p_{7}.
En el paso p_{3}, se clasifica la lista en
función de los días y las horas en los que los médicos reciben a los
visitadores médicos, para eliminar aquéllos que no reciben el día de
generación de la lista de los médicos que han de visitarse ese
día.
En el paso p_{4}, se clasifica la lista
reducida así obtenida en función de criterios de prioridad de visita
de determinados médicos, establecidos por el laboratorio, para
seleccionar los médicos que deben visitarse de forma
prioritaria.
En el paso p_{5}, se examina la lista de
médicos así obtenida teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde
la última visita efectuada a ese médico, bien por parte del
visitador médico en cuestión, o bien por parte de uno de sus
compañeros, para dar prioridad a los médicos que no se han visitado
durante más tiempo frente a los demás.
En el paso p_{6}, se examina la lista reducida
así obtenida teniendo en cuenta la distancia que tiene que recorrer
el visitador médico para visitar a los médicos seleccionados a lo
largo de la jornada, para reducir en su caso la lista si la
distancia calculada es demasiado grande.
En el paso p_{8}, puede reducirse aún más la
lista en función de criterios de clasificación complementarios,
fijados por el laboratorio (por ejemplo: citas, médicos que están
llevando a cabo un experimentación, médicos que hayan solicitado una
remesa especial de muestras, etc...).
En el paso p_{9}, el servidor 1 transmite la
lista de médicos al módulo 3, donde se visualiza en la pantalla 4,
por medio de la información que circula en la línea de "datos"
citada anteriormente, por ejemplo.
En este punto, el visitador médico puede además,
con ayuda del teclado 7, forzar la introducción en la lista de un
médico que no aparece en la misma, para que el servidor vuelva a
calcular la lista modificada generada de esta forma, en función de
los criterios indicados más arriba con respecto a la descripción de
los pasos p_{3} a p_{8}.
El visitador médico dispone ya en ese momento de
la lista de médicos que debe visitar. Pasa entonces a la etapa
e_{4} del organigrama de la figura 4 donde selecciona el primer
médico que va a visitar en la lista obtenida de la forma descrita
más arriba, y en su caso modificada por su propia iniciativa.
Una vez seleccionado el primer médico que va a
visitar, el visitador médico tiene la posibilidad de buscar, en la
base de datos, la información sobre ese médico que está almacenada
en esta base, activando un programa cuyo organigrama se representa
en la figura 6 y que se describe a continuación.
Cuando recibe el nombre del médico (etapa
p_{1}), el programa de tratamiento consulta la base de datos
(etapa p_{2}) que proporciona a su vez la fecha y la hora de la
última visita (p_{3}), el nombre del último visitador médico que
recibió ese médico (p_{4}), el tipo de médico (general,
especialista, practicante de ensayos clínicos...) y otra información
comercial (p_{5}), los datos registrados con ocasión de la última
visita (solicitud de muestras, solicitudes de formación,
observaciones personales, etc...), y por último, todos estos datos
se visualizan en la pantalla 4 del módulo 3 para que el visitador
médico pueda disponer de información acerca de las características
del médico que va a visitar.
El visitador médico se traslada entonces al lugar
donde se encuentra el médico en cuestión y lleva a cabo a
continuación de manera convencional sus presentaciones de los
productos y su entrevista con el médico.
Al finalizar este encuentro, el dispositivo
conforme a la presente invención permite ventajosamente al visitador
médico informar de forma inmediata al laboratorio acerca de los
resultados de su visita (etapa e_{5}, figura 4). Para ello,
ejecuta la edición de un informe de visita pulsando el botón 5_{3}
"Informe de visita" del módulo 3. El servidor emite entonces un
cuestionario conformado de acuerdo con el organigrama de la figura
7, para ayudar al visitador médico a informar sobre su visita de
forma eficaz.
Como se muestra en la figura 7, el visitador
médico introduce entonces, con ayuda del teclado 7, sus respuestas
con respecto a la lista de los productos presentados (etapa
p_{1}), la reacción del médico (etapa p_{4}) que puede ser
positiva, neutra o negativa, el "peso" o importancia atribuida
a cada producto en la visita (p_{2}), las eventuales solicitudes
de muestras de productos (p_{5}) y cualquier otra información
oportuna (p_{6}). El visitador médico señala el fin del informe de
visita pulsando el botón 5_{4} y valida la emisión del mismo hacia
el servidor 1, a través de los medios (11, 13, 14) descritos más
arriba, pulsando el botón 5_{5}.
El proceso descrito más arriba se repite (véase
la figura 4) hasta llegar al último médico de la lista proporcionada
para la jornada (etapa 6). El servidor central 1 constituye de esta
manera, con los medios de comunicación descritos más arriba, medios
de recogida de informes de visita, tratándose a continuación los
datos contenidos en estos últimos en el servidor central.
Resulta claro ahora que la invención permite
perfectamente alcanzar el objetivo anunciado, a saber, garantizar en
tiempo real la gestión de la actividad de cada uno de los miembros
de un equipo de visitadores médicos para aumentar su eficacia
mediante una planificación adecuada, una vigilancia estrecha, una
recogida inmediata de los informes de visita y una relación de
determinados parámetros que permiten medir esta actividad
(kilómetros recorridos, horas efectivas de trabajo, número de
visitas efectuadas cada día, gastos ocasionados, etc...). Los
informes de visita pueden utilizarse así más rápidamente, con medios
informáticos, lo que permite rentabilizar de manera óptima la
actividad de los visitadores médicos.
No obstante, la invención no queda limitada al
modo de realización descrito y representado, que constituye un mero
ejemplo. De esta forma, el dispositivo de acuerdo con la invención
podría adaptarse igualmente a la supervisión del trabajo de los
delegados regionales, responsables de un equipo de visitadores
médicos. Y con carácter aún más general, la presente invención
resulta claramente aplicable a la supervisión de la actividad de
representantes comerciales distintos de los visitadores médicos y
que trabajan en sectores de actividad diferentes al sector
farmacéutico.
Asimismo, la invención tampoco queda limitada a
la forma material concreta asignada al módulo electrónico descrito
más arriba. Se extiende, por el contrario, a un módulo que reviste,
por ejemplo, la forma de un ordenador personal equipado con una
tarjeta electrónica "GSM", una tarjeta "GPS" y botones
"de software" que ejecutan las funciones de los botones 5_{1}
a 5_{8} descritos más arriba.
Claims (12)
1. Dispositivo para la gestión de la actividad de
un equipo de visitadores médicos, caracterizado en que
comprende:
a) una unidad central (1) de tratamiento de datos
que comprende a_{1}) medios de ayuda para la generación de un
programa de visitas para cada uno de los visitadores médicos y
a_{2}) medios de recogida y de tratamiento de los informes de
visita generados por éstos;
b) un módulo electrónico (3) destinado a
colocarse en cada uno de los vehículos (2) utilizados por dichos
visitadores médicos y que comprende b_{1}) medios (8, 10) para
señalar la posición del vehículo formados por un receptor (8, 10)
que recibe información de un sistema de posicionamiento por satélite
en una referencia terrestre y b_{2}) medios (7) para registrar
dichos informes de visita; y
c) medios de comunicación de información
bidireccionales (11, 13, 14) por telefonía móvil entre dicha unidad
central (1) y dicho módulo electrónico (3), para la generación de
dichos programas de visita, la entrada de dicha posición del
vehículo, la recogida de informes de visita por dicha unidad central
(1) y la transmisión a la unidad central (1) de la posición del
vehículo y de una identificación del visitador médico;
siendo dichos programas de visita generados a
partir de una lista de visitas que deben efectuarse dentro de un
perímetro geográfico predeterminado que está en función de la
posición del vehículo señalada por dichos medios (8, 10) para
señalar la posición del vehículo o de otra posición indicada por
dicho visitador médico.
2. Dispositivo conforme a la reivindicación 1,
caracterizado en que dichos medios de comunicación de
información bidireccionales por telefonía móvil están formados por
el sistema de telefonía móvil GSM.
3. Dispositivo conforme a la reivindicación 1 ó
2, caracterizado en que dicho sistema de posicionamiento por
satélite está formado por la constelación de satélites GPS.
4. Dispositivo conforme a cualquiera de las
reivindicaciones 1 a 3, caracterizado en que dicho módulo
electrónico (3) comprende una pantalla (4) de visualización de
información recibida de la unidad central (1), o registrada por
medio de un teclado (7) para su envío a dicha unidad central
(1).
5. Dispositivo conforme a la reivindicación 4,
caracterizado en que dicho módulo electrónico (3) comprende
una pluralidad de botones de mando (5_{i}) que comprende un botón
(5_{2}) que permite activar la ejecución de un programa de
búsqueda de médicos que deben visitarse.
6. Dispositivo conforme a la reivindicación 5,
caracterizado en que dicho módulo comprende además un botón
(5_{3}) que permite activar la ejecución de la edición de un
informe de visita y un botón (5_{4}) que permite dar la orden de
fin de esta edición.
7. Dispositivo conforme a cualquiera de las
reivindicaciones 1 a 6, caracterizado en que la unidad
central (1) comprende medios de registro de la posición del vehículo
y de una identificación del visitador médico al que está vinculado
dicho vehículo, y medios de software de búsqueda de médicos que
deben visitarse en un perímetro geográfico predeterminado en función
de dicha posición del vehículo, o de otra posición indicada por
dicho visitador médico.
8. Dispositivo conforme a la reivindicación 7,
caracterizado en que dichos medios de software de búsqueda de
médicos que deben visitarse ejecutan además funciones de
clasificación de dichos médicos que deben visitarse en función de
una pluralidad de criterios seleccionados entre el grupo que
comprende:
- -
- los días y las horas en los que el médico recibe a los visitadores médicos;
- -
- la prioridad de visita asignada al médico;
- -
- el tiempo transcurrido desde la última visita al médico;
- -
- la distancia que el visitador médico tiene que recorrer para visitar al médico;
- -
- la existencia de una cita con el médico anotada;
- -
- la existencia de una experimentación en curso por parte del médico;
- -
- la existencia de una solicitud de remesa de muestras por parte del médico.
9. Dispositivo conforme a la reivindicación 7 u
8, caracterizado en que dichos medios de software comprenden
además medios de almacenamiento y de transmisión de datos relativos
a un médico predeterminado que hay que visitar.
10. Dispositivo conforme a cualquiera de las
reivindicaciones 7 a 9, caracterizado en que el módulo
electrónico comprende medios (5_{3}, 5_{4}, 7) para editar y
transmitir un informe de visita, inmediatamente después de finalizar
dicha visita.
11. Dispositivo conforme a la reivindicación 10,
caracterizado en que dichos medios para editar y transmitir
un informe de visita comprenden además medios de software de ayuda
para la edición de dicho informe, contenidos en dicha unidad central
(1).
12. Módulo electrónico que forma parte del
dispositivo conforme a cualquiera de las reivindicaciones 1 a
11.
Applications Claiming Priority (2)
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FR9903318 | 1999-03-17 | ||
FR9903318A FR2791160B1 (fr) | 1999-03-17 | 1999-03-17 | Dispositif pour la gestion de l'activite d'une equipe de representants commerciaux itinerants, notamment d'une equipe de visiteurs medicaux |
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