ES2244396T3 - Dispositivo para la gestion de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes. - Google Patents

Dispositivo para la gestion de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes.

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ES2244396T3 ES00400707T ES00400707T ES2244396T3 ES 2244396 T3 ES2244396 T3 ES 2244396T3 ES 00400707 T ES00400707 T ES 00400707T ES 00400707 T ES00400707 T ES 00400707T ES 2244396 T3 ES2244396 T3 ES 2244396T3
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Abstract

Dispositivo para la gestión de la actividad de un equipo de visitadores médicos, caracterizado en que comprende: a) una unidad central (1) de tratamiento de datos que comprende a1) medios de ayuda para la generación de un programa de visitas para cada uno de los visitadores médicos y a2) medios de recogida y de tratamiento de los informes de visita generados por éstos; b) un módulo electrónico (3) destinado a colocarse en cada uno de los vehículos (2) utilizados por dichos visitadores médicos y que comprende b1) medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo formados por un receptor (8, 10) que recibe información de un sistema de posicionamiento por satélite en una referencia terrestre y b2) medios (7) para registrar dichos informes de visita; y c) medios de comunicación de información bidireccionales (11, 13, 14) por telefonía móvil entre dicha unidad central (1) y dicho módulo electrónico (3), para la generación de dichos programas de visita, la entrada de dicha posición del vehículo, la recogida de informes de visita por dicha unidad central (1) y la transmisión a la unidad central (1) de la posición del vehículo y de una identificación del visitador médico; siendo dichos programas de visita generados a partir de una lista de visitas que deben efectuarse dentro de un perímetro geográfico predeterminado que está en función de la posición del vehículo señalada por dichos medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo o de otra posición indicada por dicho visitador médico.

Description

Dispositivo para la gestión de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes.
La presente invención se refiere a un dispositivo para la gestión de la actividad de un equipo de representantes comerciales itinerantes, y más concretamente, a dicho dispositivo adaptado a la supervisión de un equipo de visitadores médicos.
Sabemos que la labor de los visitadores médicos consiste en la promoción de especialidades farmacéuticas entre los médicos llamados a prescribirlas. Debido a la dispersión de éstos, en la mayor parte de los países los visitadores se desplazan hasta el lugar donde se encuentran los médicos con un vehículo automóvil, siguiendo un programa de visitas establecido a partir de procedimientos de planificación convencionales que definen en particular el sector geográfico cubierto por un visitador concreto y los médicos que han de visitarse dentro de ese sector. Periódicamente, estos visitadores trabajan acompañados por su supervisor. Los visitadores preparan informes periódicos, escritos u orales, para comunicar sus comentarios sobre las reacciones que los médicos que han visitado manifiestan frente a las presentaciones de productos que se les han sometido.
La utilización de estos informes reviste, evidentemente, una importancia fundamental para la elaboración y la adaptación de las estrategias comerciales de los laboratorios farmacéuticos. Por esta razón, éstos consienten en efectuar la importante inversión que constituye el empleo de un equipo de visitadores médicos. Ahora bien, la organización y el seguimiento, de conformidad con los métodos actuales, de la actividad de los visitadores médicos no rentabilizan de forma óptima el coste de esta inversión. En efecto, los procedimientos de planificación convencionales de las visitas que se emplean actualmente, tanto por parte de los visitadores médicos como por parte de sus supervisores, no permiten llevar un seguimiento en tiempo real de esta actividad, y por tanto controlar y dirigir de la mejor forma posible el programa de las visitas, conseguir con la máxima rapidez los informes de la visita y, de manera más general, llevar una estrecha supervisión de la ejecución de esta actividad de manera que pueda garantizarse la máxima eficacia.
El documento US A 4 853 852 describe un dispositivo para la gestión de la actividad de representantes itinerantes, en el que cada vendedor dispone de un microordenador portátil en el que registra la información relativa a los resultados de sus visitas y, al finalizar su jornada, transmite por medio de una red telefónica de cable esta información a una unidad central. Ésta emite automáticamente correos dirigidos a los clientes y envía de vuelta al representante un programa en forma de mapa en el que se indican los clientes a los que se ha visitado o que deben visitarse. Este dispositivo no está adaptado para la gestión en tiempo real de la actividad de representantes itinerantes.
El documento DE 44 23 328 describe un dispositivo que comprende medios para vigilar y optimizar los desplazamientos de una flota de vehículos a partir de una unidad central que recibe información sobre la posición de los vehículos de la flota. La información sobre la posición del vehículo se utiliza para generar mapas geográficos que permiten visualizar de forma simultánea una pluralidad de vehículos en circulación. Este dispositivo permite además transmitir por radio órdenes al conductor del vehículo. No obstante, no comprende medios que hagan posible la gestión en tiempo real de la actividad de los representantes itinerantes.
Precisamente, el objeto de la presente invención consiste en proporcionar un dispositivo de gestión de la actividad de un equipo de representantes comerciales, como por ejemplo visitadores médicos, que no presenta los inconvenientes mencionados más arriba y que, más concretamente, permite garantizar en tiempo real la gestión de esta actividad con el fin, concretamente, de afinar su organización, llevar una vigilancia estrecha de su ejecución y acelerar la producción de los informes de visita.
Se alcanza este objetivo de la invención, así como otros que se desprenderán de la lectura de la descripción que sigue a continuación, con un dispositivo conforme a la reivindicación 1.
De acuerdo con otras características del dispositivo conforme a la invención, los medios de comunicación bidireccionales comprenden medios de telefonía móvil. Los medios de indicación de la posición del vehículo están formados por un receptor de la información procedente de un sistema de posicionamiento por satélite en una referencia terrestre. La unidad central comprende medios de registro de la posición del vehículo y de una identificación del representante al que se ha vinculado dicho vehículo y medios de software para la búsqueda de médicos que han de visitarse dentro de un perímetro geográfico determinado, en función de dicha posición del vehículo o de otra posición que dicho representante haya indicado.
Otras características y ventajas de la presente invención se desprenderán de la lectura de la descripción que sigue a continuación y del examen del dibujo que se adjunta, en el cual:
- la figura 1 es un esquema de conjunto del dispositivo según la invención y de los medios de comunicación bidireccionales que utiliza este dispositivo;
- la figura 2 es un esquema de la estructura del módulo electrónico con el que está equipado un vehículo utilizado por un representante comercial cuya actividad supervisa el dispositivo según la invención;
- la figura 3 es un esquema funcional del dispositivo según la invención; y
- las figuras 4 a 7 son organigramas de procesos ejecutados por el dispositivo según la invención.
Se hace referencia a las figuras 1 a 3 del dibujo adjunto para describir la estructura del dispositivo según la invención. El núcleo de éste está formado por una unidad central de tratamiento de datos 1 que se localiza físicamente, por ejemplo, en los locales de una empresa que utiliza el dispositivo según la invención. A título de ejemplo meramente ilustrativo y que no tiene carácter exhaustivo, se va a describir la presente invención en su aplicación para la supervisión de un equipo de visitadores médicos empleados por un laboratorio farmacéutico.
Cada representante utiliza un vehículo automóvil 2 en el que, de acuerdo con la presente invención, se coloca un módulo electrónico específico 3 (véase la figura 2). Éste tiene forma de una caja que comprende por la parte delantera una pantalla 4 de visualización de la información, de cristal líquido por ejemplo, botones de mando 5_{1} a 5_{6} y una toma 6 de conexión a un teclado 7.
De la caja salen dos antenas 8 y 9. La antena 8 forma parte de los medios 10 (véase la figura 3) previstos en el módulo electrónico 3 para señalar la posición del vehículo 2. De acuerdo con la presente invención, este medio tiene ventajosamente la forma de un receptor de información procedente de un sistema de posicionamiento por satélite, como la constelación de satélites denominada GPS.
La antena 9 forma parte de los medios de comunicación de información bidireccionales inalámbricos entre el módulo 3 y la unidad central 1, o "servidor" central. Tal como se muestra en la figura 1 a título de ejemplo meramente ilustrativo y sin que tenga carácter exhaustivo, estos medios pueden comprender un sistema de telefonía móvil como el sistema GSM y comprender por tanto una estación 11 adecuada para comunicarse, a través de la antena 9, con un emisor/receptor 12 (véase la figura 3) presente en el módulo 3. La estación 11 hace circular de este modo, en los dos sentidos, la información entre el módulo 3 y el servidor 1, por medio de la red telefónica conmutada 13 y de un proveedor de acceso 14 en una red de comunicación como puede ser por ejemplo la red Internet. Ventajosamente, la comunicación establecida de esta forma comprende una línea de "datos" cuyo objetivo se verá más adelante. De acuerdo con la invención, esta comunicación permite transmitir al servidor central 1 la posición del vehículo 2 desde el receptor 10, así como una señal de identificación del visitador médico al que está vinculado este vehículo, cuyo objetivo se explicará igualmente más adelante.
Tal como se muestra en la figura 3, en los locales de la empresa, la información intercambiada por el servidor 1 con el módulo electrónico 3 circula a través de una antena 15 y un conmutador/enrutador 16. El propio servidor central 1 puede estar conectado a la red informática 17 de la empresa.
Volvemos a la figura 2 para describir con mayor detalle las funciones de los botones de mando 5_{1} a 5_{8}. El botón 5_{1} es un interruptor general, del tipo marcha/parada, de la alimentación eléctrica del módulo, garantizada preferentemente por una alimentación autónoma 18 (véase la figura 3) constantemente recargada por la batería del vehículo, por ejemplo. El botón 5_{2} sirve para ejecutar una "búsqueda de médicos" que deben visitarse, el botón 5_{3} sirve para ejecutar la edición de un "informe de visita", el botón 5_{4} sirve para señalar el fin de esta edición. Los botones 5_{5} y 5_{6} activan funciones convencionales de validación y cancelación, respectivamente, de la transmisión de mensajes entre el módulo 3 y el servidor central 1. El botón 5_{7} permite al supervisor del visitador validar sus jornadas de trabajo, hacer un número determinado de comentarios y dejar instrucciones a su paso. El botón 5_{8} permite introducir en la memoria los datos de citas para los siguientes días.
Una unidad central 19 de mando, por ejemplo un microprocesador, gestiona el funcionamiento de los diferentes componentes del módulo 3, tal como se muestra en la figura 3.
Hacemos ahora referencia al organigrama de la figura 4 para describir la organización y la supervisión de una jornada de trabajo, por ejemplo, de un visitador médico, por medio del dispositivo conforme a la invención.
En la etapa e_{1}, el visitador pulsa un botón 5_{1} para poner en marcha el módulo 3. En la etapa e_{2}, el módulo 3 envía al servidor 1 la posición del coche, recibida desde el sistema GPS con el receptor 10, un número de identificación del visitador y una señal de comienzo de la jornada de visitas.
El servidor 1 puede estar formado por un ordenador que comprende un sistema de explotación adecuado para ejecutar una función de "servidor". La conexión del servidor con el módulo 2 puede hacerse ventajosamente a través de la red de Internet, como se ha visto más arriba, o bien a través de una red privada. Ventajosamente, las comunicaciones entre la red de telefonía móvil y el servidor pueden utilizar los protocolos HTTP y FTP. De esta forma, el módulo 3 puede enviar al servidor solicitudes en protocolo HTTP, respondiendo el servidor conforme al mismo protocolo.
El servidor recibe las solicitudes en un módulo de recepción de solicitudes formado por un programa escrito por ejemplo en HTML y tratado con un programa de tratamiento que puede estar escrito en diversos lenguajes informáticos (PERL, JAVA, VISUAL BASIC, etc...) adecuados. Para este tratamiento, este programa recurre a datos almacenados en una base de datos que está conectada al servidor 1.
El visitador ejecuta una "búsqueda de médicos" que deben visitarse pulsando el botón 5_{2} del módulo 3. Dicho módulo de recepción recibe esta solicitud, que es tratada con el programa de tratamiento (etapa e_{3}), el cual elabora una lista de médicos que deben visitarse con ayuda de un programa cuyo organigrama se representa en la figura 5. El módulo de recepción de las solicitudes y el programa de tratamiento constituyen, de esta manera, medios de ayuda para la generación del programa de visitas del visitador médico.
Para ello, en el paso p_{1} de este organigrama, se define un perímetro geográfico de visitas, de 10, 20 ó 30 km por ejemplo, alrededor de la posición señalada del vehículo del visitador médico, o de otra posición que el visitador haya indicado con ayuda del teclado 7. La base de datos mencionada más arriba contiene una lista de direcciones de médicos que pueden visitarse, en un sector geográfico más amplio que el definido por este perímetro.
En el paso p_{2}, se consulta esta base para proporcionar una lista de médicos localizados en el interior del perímetro seleccionado. Esta lista se filtra a continuación utilizando diversos criterios de clasificación, en los pasos p_{3} a p_{7}.
En el paso p_{3}, se clasifica la lista en función de los días y las horas en los que los médicos reciben a los visitadores médicos, para eliminar aquéllos que no reciben el día de generación de la lista de los médicos que han de visitarse ese día.
En el paso p_{4}, se clasifica la lista reducida así obtenida en función de criterios de prioridad de visita de determinados médicos, establecidos por el laboratorio, para seleccionar los médicos que deben visitarse de forma prioritaria.
En el paso p_{5}, se examina la lista de médicos así obtenida teniendo en cuenta el tiempo transcurrido desde la última visita efectuada a ese médico, bien por parte del visitador médico en cuestión, o bien por parte de uno de sus compañeros, para dar prioridad a los médicos que no se han visitado durante más tiempo frente a los demás.
En el paso p_{6}, se examina la lista reducida así obtenida teniendo en cuenta la distancia que tiene que recorrer el visitador médico para visitar a los médicos seleccionados a lo largo de la jornada, para reducir en su caso la lista si la distancia calculada es demasiado grande.
En el paso p_{8}, puede reducirse aún más la lista en función de criterios de clasificación complementarios, fijados por el laboratorio (por ejemplo: citas, médicos que están llevando a cabo un experimentación, médicos que hayan solicitado una remesa especial de muestras, etc...).
En el paso p_{9}, el servidor 1 transmite la lista de médicos al módulo 3, donde se visualiza en la pantalla 4, por medio de la información que circula en la línea de "datos" citada anteriormente, por ejemplo.
En este punto, el visitador médico puede además, con ayuda del teclado 7, forzar la introducción en la lista de un médico que no aparece en la misma, para que el servidor vuelva a calcular la lista modificada generada de esta forma, en función de los criterios indicados más arriba con respecto a la descripción de los pasos p_{3} a p_{8}.
El visitador médico dispone ya en ese momento de la lista de médicos que debe visitar. Pasa entonces a la etapa e_{4} del organigrama de la figura 4 donde selecciona el primer médico que va a visitar en la lista obtenida de la forma descrita más arriba, y en su caso modificada por su propia iniciativa.
Una vez seleccionado el primer médico que va a visitar, el visitador médico tiene la posibilidad de buscar, en la base de datos, la información sobre ese médico que está almacenada en esta base, activando un programa cuyo organigrama se representa en la figura 6 y que se describe a continuación.
Cuando recibe el nombre del médico (etapa p_{1}), el programa de tratamiento consulta la base de datos (etapa p_{2}) que proporciona a su vez la fecha y la hora de la última visita (p_{3}), el nombre del último visitador médico que recibió ese médico (p_{4}), el tipo de médico (general, especialista, practicante de ensayos clínicos...) y otra información comercial (p_{5}), los datos registrados con ocasión de la última visita (solicitud de muestras, solicitudes de formación, observaciones personales, etc...), y por último, todos estos datos se visualizan en la pantalla 4 del módulo 3 para que el visitador médico pueda disponer de información acerca de las características del médico que va a visitar.
El visitador médico se traslada entonces al lugar donde se encuentra el médico en cuestión y lleva a cabo a continuación de manera convencional sus presentaciones de los productos y su entrevista con el médico.
Al finalizar este encuentro, el dispositivo conforme a la presente invención permite ventajosamente al visitador médico informar de forma inmediata al laboratorio acerca de los resultados de su visita (etapa e_{5}, figura 4). Para ello, ejecuta la edición de un informe de visita pulsando el botón 5_{3} "Informe de visita" del módulo 3. El servidor emite entonces un cuestionario conformado de acuerdo con el organigrama de la figura 7, para ayudar al visitador médico a informar sobre su visita de forma eficaz.
Como se muestra en la figura 7, el visitador médico introduce entonces, con ayuda del teclado 7, sus respuestas con respecto a la lista de los productos presentados (etapa p_{1}), la reacción del médico (etapa p_{4}) que puede ser positiva, neutra o negativa, el "peso" o importancia atribuida a cada producto en la visita (p_{2}), las eventuales solicitudes de muestras de productos (p_{5}) y cualquier otra información oportuna (p_{6}). El visitador médico señala el fin del informe de visita pulsando el botón 5_{4} y valida la emisión del mismo hacia el servidor 1, a través de los medios (11, 13, 14) descritos más arriba, pulsando el botón 5_{5}.
El proceso descrito más arriba se repite (véase la figura 4) hasta llegar al último médico de la lista proporcionada para la jornada (etapa 6). El servidor central 1 constituye de esta manera, con los medios de comunicación descritos más arriba, medios de recogida de informes de visita, tratándose a continuación los datos contenidos en estos últimos en el servidor central.
Resulta claro ahora que la invención permite perfectamente alcanzar el objetivo anunciado, a saber, garantizar en tiempo real la gestión de la actividad de cada uno de los miembros de un equipo de visitadores médicos para aumentar su eficacia mediante una planificación adecuada, una vigilancia estrecha, una recogida inmediata de los informes de visita y una relación de determinados parámetros que permiten medir esta actividad (kilómetros recorridos, horas efectivas de trabajo, número de visitas efectuadas cada día, gastos ocasionados, etc...). Los informes de visita pueden utilizarse así más rápidamente, con medios informáticos, lo que permite rentabilizar de manera óptima la actividad de los visitadores médicos.
No obstante, la invención no queda limitada al modo de realización descrito y representado, que constituye un mero ejemplo. De esta forma, el dispositivo de acuerdo con la invención podría adaptarse igualmente a la supervisión del trabajo de los delegados regionales, responsables de un equipo de visitadores médicos. Y con carácter aún más general, la presente invención resulta claramente aplicable a la supervisión de la actividad de representantes comerciales distintos de los visitadores médicos y que trabajan en sectores de actividad diferentes al sector farmacéutico.
Asimismo, la invención tampoco queda limitada a la forma material concreta asignada al módulo electrónico descrito más arriba. Se extiende, por el contrario, a un módulo que reviste, por ejemplo, la forma de un ordenador personal equipado con una tarjeta electrónica "GSM", una tarjeta "GPS" y botones "de software" que ejecutan las funciones de los botones 5_{1} a 5_{8} descritos más arriba.

Claims (12)

1. Dispositivo para la gestión de la actividad de un equipo de visitadores médicos, caracterizado en que comprende:
a) una unidad central (1) de tratamiento de datos que comprende a_{1}) medios de ayuda para la generación de un programa de visitas para cada uno de los visitadores médicos y a_{2}) medios de recogida y de tratamiento de los informes de visita generados por éstos;
b) un módulo electrónico (3) destinado a colocarse en cada uno de los vehículos (2) utilizados por dichos visitadores médicos y que comprende b_{1}) medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo formados por un receptor (8, 10) que recibe información de un sistema de posicionamiento por satélite en una referencia terrestre y b_{2}) medios (7) para registrar dichos informes de visita; y
c) medios de comunicación de información bidireccionales (11, 13, 14) por telefonía móvil entre dicha unidad central (1) y dicho módulo electrónico (3), para la generación de dichos programas de visita, la entrada de dicha posición del vehículo, la recogida de informes de visita por dicha unidad central (1) y la transmisión a la unidad central (1) de la posición del vehículo y de una identificación del visitador médico;
siendo dichos programas de visita generados a partir de una lista de visitas que deben efectuarse dentro de un perímetro geográfico predeterminado que está en función de la posición del vehículo señalada por dichos medios (8, 10) para señalar la posición del vehículo o de otra posición indicada por dicho visitador médico.
2. Dispositivo conforme a la reivindicación 1, caracterizado en que dichos medios de comunicación de información bidireccionales por telefonía móvil están formados por el sistema de telefonía móvil GSM.
3. Dispositivo conforme a la reivindicación 1 ó 2, caracterizado en que dicho sistema de posicionamiento por satélite está formado por la constelación de satélites GPS.
4. Dispositivo conforme a cualquiera de las reivindicaciones 1 a 3, caracterizado en que dicho módulo electrónico (3) comprende una pantalla (4) de visualización de información recibida de la unidad central (1), o registrada por medio de un teclado (7) para su envío a dicha unidad central (1).
5. Dispositivo conforme a la reivindicación 4, caracterizado en que dicho módulo electrónico (3) comprende una pluralidad de botones de mando (5_{i}) que comprende un botón (5_{2}) que permite activar la ejecución de un programa de búsqueda de médicos que deben visitarse.
6. Dispositivo conforme a la reivindicación 5, caracterizado en que dicho módulo comprende además un botón (5_{3}) que permite activar la ejecución de la edición de un informe de visita y un botón (5_{4}) que permite dar la orden de fin de esta edición.
7. Dispositivo conforme a cualquiera de las reivindicaciones 1 a 6, caracterizado en que la unidad central (1) comprende medios de registro de la posición del vehículo y de una identificación del visitador médico al que está vinculado dicho vehículo, y medios de software de búsqueda de médicos que deben visitarse en un perímetro geográfico predeterminado en función de dicha posición del vehículo, o de otra posición indicada por dicho visitador médico.
8. Dispositivo conforme a la reivindicación 7, caracterizado en que dichos medios de software de búsqueda de médicos que deben visitarse ejecutan además funciones de clasificación de dichos médicos que deben visitarse en función de una pluralidad de criterios seleccionados entre el grupo que comprende:
-
los días y las horas en los que el médico recibe a los visitadores médicos;
-
la prioridad de visita asignada al médico;
-
el tiempo transcurrido desde la última visita al médico;
-
la distancia que el visitador médico tiene que recorrer para visitar al médico;
-
la existencia de una cita con el médico anotada;
-
la existencia de una experimentación en curso por parte del médico;
-
la existencia de una solicitud de remesa de muestras por parte del médico.
9. Dispositivo conforme a la reivindicación 7 u 8, caracterizado en que dichos medios de software comprenden además medios de almacenamiento y de transmisión de datos relativos a un médico predeterminado que hay que visitar.
10. Dispositivo conforme a cualquiera de las reivindicaciones 7 a 9, caracterizado en que el módulo electrónico comprende medios (5_{3}, 5_{4}, 7) para editar y transmitir un informe de visita, inmediatamente después de finalizar dicha visita.
11. Dispositivo conforme a la reivindicación 10, caracterizado en que dichos medios para editar y transmitir un informe de visita comprenden además medios de software de ayuda para la edición de dicho informe, contenidos en dicha unidad central (1).
12. Módulo electrónico que forma parte del dispositivo conforme a cualquiera de las reivindicaciones 1 a 11.
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