EP2068283A1 - Système de gestion de documents sans reconnaissance de marquage imprimé - Google Patents

Système de gestion de documents sans reconnaissance de marquage imprimé Download PDF

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EP2068283A1
EP2068283A1 EP08170020A EP08170020A EP2068283A1 EP 2068283 A1 EP2068283 A1 EP 2068283A1 EP 08170020 A EP08170020 A EP 08170020A EP 08170020 A EP08170020 A EP 08170020A EP 2068283 A1 EP2068283 A1 EP 2068283A1
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EP
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folding
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Withdrawn
Application number
EP08170020A
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German (de)
English (en)
Inventor
Fabien Chatte
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Quadient Technologies France SA
Original Assignee
Neopost Technologies SA
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Publication date
Application filed by Neopost Technologies SA filed Critical Neopost Technologies SA
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Withdrawn legal-status Critical Current

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    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00467—Transporting mailpieces
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00467—Transporting mailpieces
    • G07B2017/00491—Mail/envelope/insert handling system
    • G—PHYSICS
    • G07—CHECKING-DEVICES
    • G07B—TICKET-ISSUING APPARATUS; FARE-REGISTERING APPARATUS; FRANKING APPARATUS
    • G07B17/00—Franking apparatus
    • G07B17/00459—Details relating to mailpieces in a franking system
    • G07B17/00661—Sensing or measuring mailpieces
    • G07B2017/00669—Sensing the position of mailpieces
    • G07B2017/00677—Keeping track of mailpieces inside apparatus

Definitions

  • the present invention relates to the general field of the electronic production of mail and more particularly relates to a method of marking the pages of a document allowing the control of folding and insertion means of documents without the conventional use of an optical marking of recognition (OMR).
  • OMR optical marking of recognition
  • the electronic production of mail is a field in strong progression because one tends today more and more to replace the paper documents by electronic documents. It is notably implemented in the mail processing systems as illustrated by the application FR2 896902 of the plaintiff.
  • the present invention therefore proposes a solution that can at a reasonable cost remove these markings on printed documents to be the subject of a subsequent phase of insertion of these documents in envelopes.
  • This object is achieved by a method of inserting pages of a document into a mail production system comprising at least one user workstation on which said document is developed, printing means for printing the pages of said document and folding and inserting means for once printed, folding these pages and inserting them in an envelope, in which method for controlling insertion into said envelope of each of said pages of said document, said folding and insertion means generating for each page of said document, a unique marking code from a predetermined combination of characters extracted from each of said pages, then said unique marking codes thus obtained are compared with marking codes developed during the preparation of said documents to from said predetermined combination of characters and stored in a database accessible from said folding means and insertion.
  • said predetermined combination of characters is an alphanumeric word which can be formed by a sequence of the nth characters of at most each of the lines of said page, n being predetermined, at least equal to one and less than or equal to the number of characters per line of said page. It can also be formed by a sequence of nths and kth characters of at most each of the lines of said page, n and k being predetermined and each less than or equal to the number of characters per line of said page, n being at least equal to 1 and k at least equal to 2. It can still be formed by a sequence comprising the first character of the first line, the second character of the second line, the third character of the third line, and so on until the last line of the page.
  • said unique marking code is generated at a computer server and is then addressed to said folding and insertion means with control information of said folding and inserting means.
  • the figure 1 shows the architecture of a mail production system for preparing, enveloping and franking mail items and in which the invention can be implemented.
  • This system is organized around a traditional user station 10 preferably forming part of a local network 12 internal to the enterprise to which this user station belongs and conventionally comprising at least one central unit 10A and a user interface (keyboard 10B and 10C screen). From this user station, in addition to its standard office functions, the user can access a mail production application preferably available on a centralized computer server. to retrieve the different pages (for example P1 to P3) constituting a given document that wants to send the user, that these pages are on his post or on that of another user or distributed between the two (it is thus possible to collect pages from different application software) or in a database company advantageously present on this centralized computer server.
  • a mail production application preferably available on a centralized computer server.
  • This application also has, as is known, all the features necessary to postage a mail item and therefore allows him, following the displayed instructions, to enter all the data necessary for a shipment, as the country destination, the value insured, and various data related to value-added services such as a follow-up service.
  • printing means 10D at high print rate for example a laser printer
  • folding means and insertion 10E for example a folder / inserter
  • PSD postage indicia having a postage amount having a monetary value
  • security (PSD) 16 which provides proof of payment of postage for the postal service receiving the mail.
  • This postal security device is itself connected to a computer server 18 of the dealer directly or via a communications network 20.
  • This server 18 is connected in turn to a computer server 22 of the postal administration.
  • the computer servers of the dealer of the postal security device and the postal administration can of course be themselves accessible from the communications network as illustrated.
  • the aforementioned franking phase implementing the postal security device 16 and the servers 18 and 22 connected to the communications network 20 is not essential to the invention and can be realized externally, by example by a router to which the mail items are addressed when folded by the folding and insertion means 10E.
  • the figure 2 is a flowchart illustrating the different stages of preparation and mailing of documents forming a mail piece.
  • the user who wishes to proceed to the dispatch of a mail item will in a first step 100 access the mail production application from his workstation 10, which will ask him, in a step 102, what is the document he wants to ship so that it can retrieve the different pages of this document. Once these pages have been recovered, it will, in a step 104, according to the invention determine for each page of the document a unique marking code that it will associate with the information known per se proper to ensure the control of the folding means and insertion, all of these data, control information and unique marking codes of the document being, in a step 106, stored in the database of the centralized computer server 14. In a new step 108, the documents are then printed by the printing means 10D and then loaded into the folding and insertion means 10E in a next step 110.
  • This loading phase can be performed automatically if the folding and inserting means are connected directly to the means of printing. printing or manually as prints or in batches otherwise.
  • Sending an enveloping order in a step 112, will initiate a scan of each of the pages of the documents loaded into the folding and insertion means 10E and an automatic extraction by the OCR recognition means of the codes unique markings contained in these pages.
  • a search in a next step 114, of identical codes or statistically similar in the database will then, in a final step 116, to fold and insert the recognized pages of the previously printed document in the envelope that is intended for it before pasting the flap.
  • the envelope thus closed is then made available to a router that will be responsible for its postage.
  • an error code is generated and preferably all the pages of this document are redirected to a receiving tray for later manual processing.
  • the figure 3 illustrates more precisely how without the use of OMR a unique marking code can with the method of the invention be assigned to each page of a printed document to allow its subsequent mailing.
  • the printing means being able to determine the characters printed on each page, it is therefore possible for them to extract (step 150) from each of the lines of these pages, or only some of them. among them, a predetermined character defined by its location in this line, for example the n-th character of the line, and from all these same nth characters of the generating page (step 152) the unique marking code specific to this page .
  • the alphanumeric word thus obtained subsequently of these characters which may be numbers, letters, special characters or even spaces, is in a way a signature of the page.
  • the folding and insertion means provided with the scanning and OCR recognition means can reconstitute the unique marking code associated with each page by extracting from it the characters it contains (step 156), chosen of course according to the same process that was used to create the original code. It will be enough for them then by a search to compare (step 158) this code with those present in the database of data created during the print phase to validate the insertion of the page in the envelope that is intended for it (step 160).
  • the recognition means also comprise statistical calculation means, known per se, for example Mahalanobis or Euclidean distance or Manhattan, to determine the most likely source code and therefore the closest to that scanned.
  • the invention taking into account as a unique code the succession of the nth characters of each line, it can not be limited to this configuration alone and any other configuration can also be considered, such as taking the nth and kth characters of each line or take for example the first character of the first line, the second character of the second line, the third character of the third line and so on.
  • any predetermined combination of characters to obtain a unique marking code is conceivable.

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  • General Physics & Mathematics (AREA)
  • Management, Administration, Business Operations System, And Electronic Commerce (AREA)
  • Information Transfer Between Computers (AREA)

Abstract

Dans un système production de courrier comportant au moins un poste de travail utilisateur sur lequel est élaboré un document, des moyens d'impression pour imprimer les pages de ce document et des moyens de pliage et d'insertion pour une fois imprimées plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, il est prévu un procédé dans lequel pour piloter l'insertion dans l'enveloppe de chacune des pages du document, il est généré, pour chaque page de ce document, un code de marquage unique à partir d'une combinaison prédéterminée de caractères de chacune des pages.

Description

    Domaine technique
  • La présente invention se rapporte au domaine général de la production électronique de courrier et elle concerne plus particulièrement un procédé de marquage des pages d'un document permettant la commande de moyens de pliage et d'insertion de documents sans le recours classique à un marquage optique de reconnaissance (OMR).
    • Etat de la technique
  • La production électronique de courrier est un domaine en forte progression car on tend aujourd'hui de plus en plus à remplacer les documents papiers par des documents électroniques. Elle est notamment mise en oeuvre dans les systèmes de traitement de courrier comme l'illustre la demande FR2 896 902 de la demanderesse.
  • Dans de tels systèmes de traitement de courrier, il est important que pendant la phase d'insertion des documents, le système dispose d'informations sur les différents documents à insérer dans une enveloppe donnée pour assurer un contrôle d'intégrité. Actuellement, cette information est obtenue au moyen de marquages imprimés sur les documents à insérés connus sous le sigle OMR (Optical Mark Recognation). Or, ces marquages qui se présentent souvent sous la forme de lignes noires en bordure de chaque page sont particulièrement disgracieux et peu appropriés à l'envoi de courriers commerciaux dont la présentation doit être particulièrement soignée.
  • Aussi, il a été envisagé de supprimer ces marquages et de les remplacer par des données stockées dans une puce RFID intégrée dans chacune des pages du document. Malheureusement, une telle solution est très onéreuse et elle nécessite en outre des dispositifs de lecture spécifiques.
    • But et objet de l'invention
  • La présente invention propose donc une solution qui puisse à un coût raisonnable supprimer ces marquages sur des documents imprimés devant faire l'objet d'une phase ultérieure d'insertion de ces documents dans des enveloppes.
  • Ce but est atteint par un procédé d'insertion de pages d'un document dans un système de production de courrier comportant au moins un poste de travail utilisateur sur lequel est élaboré ledit document, des moyens d'impression pour imprimer les pages dudit document et des moyens de pliage et d'insertion pour une fois imprimées, plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, procédé dans lequel pour piloter l'insertion dans ladite enveloppe de chacune desdites pages dudit document, lesdits moyens de pliage et d'insertion génèrent pour chaque page dudit document, un code de marquage unique à partir d'une combinaison prédéterminée de caractères extraits de chacune desdites pages, puis lesdits codes de marquage uniques ainsi obtenus sont comparés avec des codes de marquage élaborés lors de l'élaboration desdits documents à partir de ladite combinaison prédéterminée de caractères et stockés dans une base de données accessible depuis lesdits moyens de pliage et d'insertion.
  • Ainsi, l'apposition par impression d'un marquage physique sur chaque page n'est plus nécessaire pour réaliser les opérations de pliage et d'insertion dans un système de production de courrier.
  • Avantageusement, ladite combinaison prédéterminée de caractères est un mot alphanumérique qui peut être formé par une suite des nièmes caractères d'au plus chacune des lignes de ladite page, n étant prédéterminé, au moins égal à un et inférieur ou égal au nombre de caractères par ligne de ladite page. Il peut aussi être formé par une suite des nièmes et kièmes caractères d'au plus chacune des lignes de ladite page, n et k étant prédéterminés et chacun inférieur ou égal au nombre de caractères par ligne de ladite page, n étant au moins égal à 1 et k au moins égal à 2. Il peut encore être formé par une suite comportant le premier caractère de la première ligne, le deuxième caractère de la deuxième ligne, le troisième caractère de la troisième ligne et ainsi de suite jusqu'à la dernière ligne de la page.
  • De préférence, ledit code de marquage unique est généré au niveau d'un serveur informatique et il est ensuite adressé auxdits moyens de pliage et d'insertion avec des informations de pilotage desdits moyens de pliage et d'insertion.
    • Brève description des dessins
  • D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels:
    • la figure 1 montre un exemple d'un système de production de courrier selon l'invention,
    • la figure 2 est un organigramme illustrant les différentes étapes de préparation et de mise sous pli des documents formant un article de courrier, et
    • la figure 3 est un organigramme illustrant les différentes étapes de génération d'un code de marquage unique permettant la mise sous pli des articles de courrier.
    Mode(s) de réalisation de l'invention
  • La figure 1 montre l'architecture d'un système de production de courrier permettant la préparation, la mise sous pli et l'affranchissement d'articles de courrier et dans lequel peut être mise en oeuvre l'invention.
  • Ce système est organisé autour d'un poste utilisateur traditionnel 10 faisant de préférence partie d'un réseau local 12 interne à l'entreprise à laquelle appartient ce poste utilisateur et comportant classiquement au moins une unité centrale 10A et une interface utilisateur (clavier 10B et écran 10C). Depuis ce poste utilisateur, outre ses fonctions bureautiques standards, l'utilisateur peut accéder à une application de production de courrier disponible de préférence sur un serveur informatique centralisé 14 pour récupérer les différentes pages (par exemple P1 à P3) constituant un document donné que souhaite expédier l'utilisateur, que ces pages se trouvent sur son poste ou sur celui d'un autre utilisateur ou réparties entre les deux (on peut ainsi rassembler des pages provenant de logiciels applicatifs différents) ou encore dans une base de données de l'entreprise présente avantageusement sur ce serveur informatique centralisé. Cette application dispose en outre, comme il est connu, de toutes les fonctionnalités nécessaires à l'affranchissement d'un article de courrier et lui permet donc, en suivant les instructions affichées, de saisir toutes les données nécessaires à un envoi, comme le pays de destination, la valeur assurée, et différentes données relatives à des services à valeur ajoutée comme un service de suivi par exemple.
  • Il est aussi prévu, connecté au réseau local 12 mais disposés avantageusement au niveau du service courrier de l'entreprise, des moyens d'impression 10D à haute cadence d'impression, par exemple une imprimante laser, et des moyens de pliage et d'insertion 10E, par exemple une plieuse/inséreuse, reliés à ces moyens d'impression et au niveau desquels les pages du document imprimés par les moyens d'impression sont pliées et insérées dans une enveloppe E, avantageusement à fenêtre, dont le rabat est collé une fois cette insertion réalisée. Comme dans tout système d'affranchissement de type ouvert destiné à imprimer au moyen d'une imprimante standard une empreinte postale comportant un montant d'affranchissement ayant une valeur monétaire, il est nécessaire que l'unité centrale 10A soit reliée à un dispositif postal de sécurité (PSD) 16 qui fournit une preuve du paiement de l'affranchissement pour le service postal destinataire du courrier. Ce dispositif postal de sécurité est lui-même relié à un serveur informatique 18 du concessionnaire directement ou via un réseau de communications 20. Ce serveur 18 est relié à son tour à un serveur informatique 22 de l'administration postale. Les serveurs informatiques du concessionnaire du dispositif postal de sécurité et de l'administration postale peuvent bien entendu être eux-mêmes accessibles depuis le réseau de communications comme illustré.
  • Il est important de noter que la phase d'affranchissement précitée mettant en oeuvre le dispositif postal de sécurité 16 et les serveurs 18 et 22 reliés au réseau de communications 20 n'est pas indispensable à l'invention et peut être réalisée en externe, par exemple par un routeur auquel sont adressés les articles de courrier une fois mis sous pli par les moyens de pliage et d'insertion 10E.
  • La figure 2 est un organigramme illustrant les différentes étapes de préparation et de la mise sous pli des documents formant un article de courrier.
  • L'utilisateur qui souhaite procéder à l'expédition d'un article de courrier va dans une première étape 100 accéder à l'application de production de courrier depuis son poste de travail 10, laquelle va lui demander, dans une étape 102, quel est le document qu'il souhaite expédier afin qu'elle puisse récupérer les différentes pages de ce document. Une fois ces pages récupérées, elle va, dans une étape 104, conformément à l'invention déterminer pour chaque page du document un code de marquage unique qu'elle va associer aux informations connues en soi propres à assurer le pilotage des moyens de pliage et d'insertion, l'ensemble de ces données, informations de pilotage et codes de marquage uniques du document étant, dans une étape 106, stockées dans la base de données du serveur informatique centralisé 14. Dans une nouvelle étape 108, les documents sont alors imprimés par les moyens d'impression 10D puis chargés dans les moyens de pliage et d'insertion 10E dans une étape suivante 110. Cette phase de chargement peut être effectuée automatiquement si les moyens de pliage et d'insertion sont raccordés directement aux moyens d'impression ou manuellement au fur et à mesure des impressions ou par lots dans le cas contraire. L'envoi d'un ordre de mise sous pli, dans une étape 112, va lancer une numérisation de chacune des pages des documents chargés dans les moyens de pliage et d'insertion 10E et une extraction automatique par les moyens de reconnaissance OCR des codes de marquages uniques contenus dans ces pages. Une recherche, dans une étape suivante 114, de codes identiques ou statistiquement similaires dans la base de données permettra alors, dans une étape terminale 116, de plier et insérer les pages reconnues du document précédemment imprimé dans l'enveloppe qui lui est destinée avant d'en coller le rabat. L'enveloppe ainsi fermée est alors mise à la disposition d'un routeur qui sera chargé de son affranchissement. Lorsque la reconnaissance d'une des pages d'un document n'est pas validée, un code d'erreur est généré et de préférence toutes les pages de ce document sont aiguillées vers un bac de réception pour un traitement manuel ultérieur.
  • La figure 3 illustre plus précisément comment sans l'utilisation d'OMR un code de marquage unique peut avec le procédé de l'invention être affecté à chaque page d'un document imprimé afin de permettre sa mise sous pli ultérieur.
  • En effet, selon l'invention, les moyens d'impression étant capables de déterminer les caractères imprimés sur chaque page, il leur est donc possible d'extraire (étape 150) de chacune des lignes de ces pages, ou seulement de certaines d'entres elles, un caractère prédéterminé défini par son emplacement dans cette ligne, par exemple le nième caractère de la ligne, et à partir de tous ces mêmes nièmes caractères de la page de générer (étape 152) le code de marquage unique spécifique à cette page. Le mot alphanumérique ainsi obtenu par la suite de ces caractères qui peuvent être des chiffres, des lettres, des caractères spéciaux ou même des espaces, est en quelque sorte une signature de la page. Une fois les codes de toutes les pages d'un document déterminés, ce document peut être imprimé avant d'être transmis aux moyens de pliage et d'insertion (étape 154). Lorsque la phase d'insertion débutera, les moyens de pliage et d'insertion pourvus des moyens de numérisation et de reconnaissance OCR pourront reconstituer le code de marquage unique associé à chaque page en extrayant de celle-ci les caractères qu'elle renferme (étape 156), choisis bien entendu selon le même processus que celui ayant servi à la création du code originel. Il leur suffira alors par une recherche de comparer (étape 158) ce code avec ceux présents dans la base de données créée lors de la phase d'impression pour valider l'insertion de la page dans l'enveloppe qui lui est destinée (étape 160).
  • On notera que du fait de la présence éventuelle de poussières ou par exemple d'une éventuelle numérisation oblique, il se peut que le code de marquage unique obtenu soit quelque peu différent de celui d'origine. C'est pourquoi, les moyens de reconnaissance comportent également des moyens de calculs statistiques, connus en soi, par exemple de type Mahalanobis ou distance Euclidienne ou de Manhattan, pour déterminer le code d'origine le plus probable et donc le plus proche de celui numérisé.
  • Bien entendu, si l'invention a été décrite en prenant en compte comme code unique la succession des nième caractères de chaque ligne, celle-ci ne saurait être limitée à cette seule configuration et tout autre configuration peut être aussi envisagée, comme de prendre les nième et kième caractères de chaque ligne ou encore de prendre par exemple le premier caractère de la première ligne, le deuxième caractère de la deuxième ligne, le troisième caractère de la troisième ligne et ainsi de suite. Plus précisément, toute combinaison prédéterminée de caractères permettant d'obtenir un code de marquage unique est envisageable.
  • Avec la présence invention, on peut ainsi créer des courriers commerciaux présentant une qualité d'impression exceptionnelle qui ne sont pas entachés par la présence désagréable de marquages imprimés. En outre, la quantité d'encre éjectée étant moindre, le cycle d'impression pour une tête d'impression donnée est prolongé.

Claims (5)

  1. Procédé d'insertion des pages d'un document dans un système de production de courrier comportant au moins un poste de travail utilisateur (10) sur lequel est élaboré ledit document, des moyens d'impression (10D) pour imprimer les pages dudit document et des moyens de pliage et d'insertion (10E) pour une fois imprimées plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, procédé dans lequel pour piloter l'insertion dans ladite enveloppe de chacune desdites pages dudit document, lesdits moyens de pliage et d'insertion génèrent pour chaque page dudit document (étape 156), un code de marquage unique à partir d'une combinaison prédéterminée de caractères extraits de chacune desdites pages, puis lesdits codes de marquage uniques ainsi obtenus sont comparés (étape 158) avec des codes de marquage élaborés lors de l'élaboration desdits documents (étape 152) à partir de ladite combinaison prédéterminée de caractères et stockés dans une base de données (14) accessible depuis lesdits moyens de pliage et d'insertion.
  2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite combinaison prédéterminée de caractères est un mot alphanumérique formé par une suite des nièmes caractères d'au plus chacune des lignes de ladite page, n étant prédéterminé, au moins égal à un et inférieur ou égal au nombre de caractères par ligne de ladite page.
  3. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite combinaison prédéterminée de caractères est un mot alphanumérique formé par une suite des nièmes et kièmes caractères d'au plus chacune des lignes de ladite page, n et k étant prédéterminés et chacun inférieur ou égal au nombre de caractères par ligne de ladite page, n étant au moins égal à 1 et k au moins égal à 2.
  4. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite combinaison prédéterminée de caractères est un mot alphanumérique formé par une suite comportant le premier caractère de la première ligne, le deuxième caractère de la deuxième ligne, le troisième caractère de la troisième ligne et ainsi de suite jusqu'à la dernière ligne de la page.
  5. Procédé selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que ledit code de marquage unique est généré au niveau d'un serveur informatique (14) et il est ensuite adressé auxdits moyens de pliage et d'insertion avec des informations de pilotage desdits moyens de pliage et d'insertion.
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