FR2916876A1

FR2916876A1 - Procede et systeme de suivi de courrier

Info

Publication number: FR2916876A1
Application number: FR0755365A
Authority: FR
Inventors: Ruben Rico
Original assignee: Neopost Technologies SA
Current assignee: Quadient Technologies France SA
Priority date: 2007-05-31
Filing date: 2007-05-31
Publication date: 2008-12-05
Anticipated expiration: 2027-05-31
Also published as: FR2916876B1

Abstract

Procédé de suivi de courrier pour fournir à un expéditeur d'un article de courrier une information relative à la réception de cet article de courrier par son destinataire comportant les étapes suivantes :- identification de l'article de courrier par un numéro d'identification unique,- stockage de ce numéro d'identification unique au niveau d'une base de données d'un serveur central,- numérisation de l'article de courrier lorsqu'il est reçu par son destinataire,- extraction du numéro d'identification unique de cet article de courrier numérisé,- recherche du numéro d'identification unique ainsi extrait dans la base de données, et- information de l'expéditeur de la réception de l'article de courrier par le destinataire en cas d'identité entre ce numéro d'identification unique extrait de l'article de courrier numérisé et un numéro d'identification unique stocké préalablement dans la base de données.

Description

Domaine de la technique La présente invention se rapporte au domaine du

traitement de courrier et elle concerne plus particulièrement un procédé et un système pour assurer un suivi des articles de courrier.

Art antérieur Le suivi des articles de courrier est une opération fréquemment demandée par les utilisateurs des services postaux. En effet, il peut être utile que l'expéditeur d'un article de courrier soit informé de la réception io de celui-ci par son destinataire. Classiquement, une telle information est obtenue au travers d'un service postal connu sous le nom de courrier suivi ou recommandé (registered mail en anglais) qui existe depuis toujours en version papier et plus récemment en version électronique via Internet. Or, ce service même électronique est actuellement relativement 15 onéreux de sorte qu'il n'est en pratique employé que dans des cas particuliers, par exemple lorsque l'envoi de l'article de courrier implique des conséquences juridiques pour son expéditeur.

Définition et objet de l'invention 20 La présente invention a pour objet de généraliser le suivi des articles de courrier en proposant un procédé et un système de suivi des articles de courrier qui est indépendant de l'administration postale ou du transporteur. Un but de l'invention est d'assurer ce suivi sans recourir à d'autres équipements que ceux existant dans les systèmes de traitement 25 de courrier actuels. Un autre but de l'invention est aussi de communiquer cette information de suivi dès sa réception par le destinataire. Ces buts sont atteints par un procédé de suivi de courrier pour fournir à un expéditeur d'un article de courrier une information relative à la réception de cet article de courrier par son destinataire, caractérisé en 30 ce qu'il comporte les étapes suivantes : -identification dudit article de courrier par un numéro d'identification unique, - stockage dudit numéro d'identification unique au niveau d'une base de données d'un serveur central, 35 -éventuellement stockage de l'adresse du destinataire dudit article de courrier au niveau de ladite base de données dudit serveur central, 2 - numérisation dudit article de courrier lorsqu'il est reçu par son destinataire, - extraction dudit numéro d'identification unique dudit article de courrier numérisé, -recherche dudit numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé dans ladite base de données, et - information dudit expéditeur de la réception dudit article de courrier par ledit destinataire en cas d'identité entre ledit numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé et un numéro d'identification unique stocké préalablement dans ladite base de données. Ainsi, avec la présente invention, l'expéditeur est informé de la réception de son courrier par le destinataire sans qu'il ait à recourir à un service spécialisé géré par une administration postale. En outre, cette is information lui parvient en temps réel dès le traitement de son courrier par le destinataire. Ledit stockage dudit numéro d'identification unique au niveau d'une base de données d'un serveur central est effectué avec une mention de la date d'expédition dudit article de courrier. 20 De préférence, il est prévu une étape d'alerte dudit expéditeur lorsqu'un numéro d'identification unique stocké préalablement dans ladite base de données n'est pas fait l'objet d'une identité avec un numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé dans un nombre déterminé de jour après ladite date d'expédition dudit article de 25 courrier. Avantageusement, ladite extraction dudit numéro d'identification unique dudit article numérisé de courrier est effectuée au niveau dudit serveur central. Dans un mode de réalisation préférentiel, ledit serveur central est 30 un serveur d'un concessionnaire d'une machine à affranchir ou d'un logiciel de traitement de courrier aux niveaux desquels est élaboré ledit numéro d'identification unique. Ladite information de l'expéditeur peut consister en l'envoi automatique d'un courriel. Elle peut consister aussi en un changement 35 d'état (par exemple une mise en surbrillance) d'un indicateur associé au dit numéro d'identification unique correspondant à l'article de courrier reçu 3 par le destinataire et auquel l'expéditeur a accès dans ladite base de données. De préférence, ladite information de l'expéditeur comporte une mention de la date de réception de l'article de courrier par le destinataire.

Brève description des dessins D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels: - la figure 1 est une vue schématique d'un système de traitement de courrier mettant en oeuvre un procédé de suivi d'articles de courrier selon l'invention, et - la figure 2 est un organigramme explicitant le fonctionnement du procédé de suivi d'articles de courrier de la figure 1.

Description détaillée d'un mode de réalisation préférentiel L'invention repose sur la constatation de l'inventeur que les salles de courrier des expéditeurs comme des destinataires des articles de courrier sont semblables et comportent les mêmes équipements de traitement de courrier, à savoir des machines à affranchir, des numériseurs et des ordinateurs munis de logiciels de traitement de courrier, et que ces équipements sont en liaison avec un serveur du concessionnaire de ces équipements ou logiciels. Dès lors, les inventeurs ont imaginé utiliser ces équipements pour assurer un suivi des articles de courrier sans recourir aux services de l'administration postale. La figure 1 illustre de façon schématique un système de traitement de courrier mettant en oeuvre un procédé de suivi des articles de courrier selon l'invention. Par article de courrier, il convient d'entendre aussi bien une enveloppe (d'un format quelconque) renfermant un ou plusieurs documents qu'une étiquette destinée ensuite à être collée sur une enveloppe épaisse ou un paquet. Classiquement, un système de traitement de courrier comporte au niveau de la salle de courrier MRE1 d'un premier expéditeur soit une machine à affranchir 10 de type fermée soit un ordinateur à usage général de type ordinateur personnel 12 relié à une imprimante standard 14 4 formant un ensemble d'affranchissement sécurisé de type ouvert soit encore ces deux configurations simultanément. L'une comme l'autre de ces configurations sont reliées par l'intermédiaire d'un réseau de communication, par exemple le réseau Internet 16, à un serveur informatique 18 du concessionnaire de la machine à affranchir ou du logiciel de traitement de courrier mis en oeuvre dans l'ordinateur à usage général. Comme il est connu, ce serveur 18 est relié par une ligne spécialisée au serveur de l'administration postale 20. Cette architecture se retrouve bien entendu au niveau des salles de courriers d'autres io expéditeurs, par exemple dans la salle de courrier MRE2 d'un second expéditeur. Au niveau de la salle de courrier MRD1 d'un premier destinataire, on trouve communément un numériseur de courrier 22 (automatique ou manuel pour les paquets notamment) relié à un ensemble informatique, is par exemple un ordinateur à usage général de type ordinateur personnel 24 lui-même relié au travers du réseau de communication 16 au serveur de son concessionnaire. En effet, ce destinataire qui est aussi par ailleurs un expéditeur de courrier possède donc une machine à affranchir (non représentée) ou un logiciel de traitement de courrier qui est mis en oeuvre 20 sur l'ordinateur personnel 24, lesquels sont en liaison avec le serveur du concessionnaire de cette machine ou de ce logiciel qui dans le cadre de l'invention est le même serveur 18. Comme précédemment, cette architecture se retrouve chez d'autres destinataires, par exemple dans la salle de courrier MRD2 d'un second destinataire.

25 Le traitement du courrier implique également une étape de distribution qui peut être réalisée par une administration postale ou par un transporteur privé entre un bureau de réception de ce courrier BE chargé du tri du courrier entrant et un bureau de réexpédition de ce courrier BS chargé du tri du courrier sortant, le transport entre ces deux bureaux 30 s'effectuant selon tous les moyens 26 de transport appropriés et, si nécessaire, via des plateformes de tri intermédiaires (non représentées). Lorsque l'acheminement du courrier est effectué par l'administration postale, les différents bureaux sont le plus souvent en liaison directe avec le serveur de l'administration postale 20 comme illustré.

35 Le serveur du concessionnaire 18 est un serveur informatique conventionnel avec des moyens logiciels spécifiques mais classiques permettant notamment le contrôle des opérations d'affranchissement, la mise à jour des tarifs postaux et le rechargement éventuel d'un crédit postal. Toutefois, dans le cadre de l'invention, il comporte en outre une base de données DbS de suivi des articles de courrier expédiés et il intègre 5 un serveur Web qui fournit un accès Web à l'expéditeur de sorte qu'il puisse accéder via le réseau Internet, au moyen d'un navigateur Web de son ordinateur à usage général 12 ou d'un autre ordinateur (lorsque l'expéditeur possède une machine à affranchir 10), à la base de données du concessionnaire et donc assurer le suivi des articles de courrier qu'il a io expédiés. Le procédé mis en oeuvre dans le système de traitement de courrier précité est maintenant illustré par l'organigramme de la figure 2. Tout d'abord, il est procédé dans une première étape 100 à l'identification de l'article de courrier à envoyer par un numéro 15 d'identification unique qui est stocké dans une base de données DbE1 de l'expéditeur. Ce numéro unique peut être obtenu selon différentes méthodes dépendant des moyens mis à disposition de l'expéditeur. Ainsi, si l'affranchissement de son courrier est effectué par la machine à affranchir 10, ce numéro d'identification unique sera avantageusement 20 calculé par cette machine en fonction des données postales et d'autres données et imprimé sur l'article de courrier en même temps que l'empreinte postale. Bien entendu, il est aussi possible d'alimenter la machine à affranchir en articles de courrier pré-imprimés ou de télécharger ce numéro d'identification unique depuis le serveur du 25 concessionnaire 18 auquel est reliée cette machine. Par contre, si l'affranchissement est effectué au moyen d'un logiciel de traitement de courrier présent au niveau de l'ordinateur à usage général 12, ce numéro d'identification unique sera de préférence pré-imprimé sur les articles de courrier à affranchir et alors lu par un numériseur (non représenté) ou 30 bien téléchargé depuis le serveur du concessionnaire. Dans tous les cas, à l'issu de cette première étape les articles de courrier, qu'ils s'agissent d'étiquettes, d'enveloppes ou des documents contenus dans ces enveloppes portent tous un numéro d'identification unique et il a été créée une base de données comportant tous les 35 numéros d'identification uniques des articles de courrier à expédier. Cette base de données sera avantageusement horodatée, c'est-à-dire qu'elle comportera pour chaque numéro d'identification unique une date correspondant à la date d'expédition de l'article de courrier (en pratique la date de la fin du processus d'affranchissement). Classiquement, ce numéro d'identification peut consister en une chaîne de caractères alphanumériques, un code à barres ou une matrice de données. Dans une étape suivante 102, le contenu de la base de données est transmis au serveur du concessionnaire 18 qui reçoit également des autres expéditeurs des contenus semblables qu'il peut alors agréger dans sa propre base de données DbS. Cette transmission peut être effectuée io après chaque traitement `d'un lot de courrier ou simplement en fin de journée. Entre temps, les articles de courrier des différents expéditeurs ont été déposés dans des bureaux BE de réception de l'administration postale ou du transporteur privé pour être acheminés vers leurs destinataires 15 respectifs via d'autres bureaux BS de ce distributeur. Au niveau de chaque destinataire, ces articles de courrier sont numérisés, dans une étape 104, par le numériseur 22 qui produit une image de l'article de courrier reçu et également, si ce numériseur est muni de moyens de reconnaissance de caractères avantageusement de type OCR, extrait de cette image, dans 20 une étape 106, le numéro d'identification unique porté par cet article de courrier. Lorsque la numérisation n'est pas suivie d'une reconnaissance de caractères, seule l'image saisie est stockée, dans une étape 108, dans une base de données d'images alors que, lorsqu'il est pratiqué cette 25 reconnaissance de caractère, c'est le numéro d'identification unique extrait de l'image qui est stocké, dans une étape 110, dans une simple base de données de caractères. Cette base de données qu'elle comporte des caractères ou des images peut être créée au niveau de l'ordinateur personnel 24 du destinataire ou de préférence directement au niveau du serveur du 3o concessionnaire 18. Il en est notamment ainsi lorsque le numériseur est en liaison directe (représentée en traits pointillés sur la figure 1) avec le réseau de communication 16 et peut donc adresser directement les images saisies au serveur du concessionnaire sans le recours à l'ordinateur personnel 24. Si la base de données DbD1 a été créée au niveau de l'ordinateur 35 personnel 24, son contenu est transmis au serveur du concessionnaire 18 qui reçoit également des autres expéditeurs des contenus semblables qu'il peut alors agréger dans une base de données commune qui peut être la 7 base de données DbS ou une autre. Cette transmission peut être effectuée après chaque traitement d'un lot de courrier ou simplement en fin de journée. Afin de permettre une alerte de l'expéditeur en cas de non réception d'un article de courrier lui étant destiné, il est associé à chaque numéro d'identification unique une date d'expédition de l'article de courrier qui le porte. Si ces données sont des images, il sera procédé dans une étape 112, à une extraction des numéros d'identification uniques contenus dans chacune de ces images puis, dans une étape 114, à une mise en correspondance des numéros ainsi reconnus avec les numéros io d'identification uniques reçus des différents expéditeurs et en cas d'identité il sera procédé dans la base de données, dans une étape 116, à la modification d'un indicateur associé au numéro d'identification unique commun, par exemple un changement de couleur ou une mise en surbrillance, de sorte à signifier le changement de statut de l'article de is courrier correspondant, c'est-à-dire sa réception par son destinataire. Si la base de données comporte déjà ces numéros du fait d'une extraction préalable, seules les étapes 114 et 116 seront bien entendu exécutées. L'accès par l'expéditeur à la base de données du concessionnaire, dans une étape 118, lui permettra de prendre connaissance du changement de 20 statut de l'article de courrier expédié et donc de sa réception par son destinataire. Ce changement de statut peut aussi lui être signifié de différentes façons notamment par un compte rendu journalier ou une communication ponctuelle par courriel. Plus particulièrement, il est possible aussi de prévoir une alerte de l'expéditeur lorsque qu'un article de 25 courrier expédié à une date donnée n'est pas parvenu à son destinataire, par exemple à cette date plus 15 jours. L'expéditeur pourra alors réagir en conséquence en, par exemple, réexpédiant cet article de courrier. Ainsi, avec l'invention et lorsque expéditeur et destinataire sont affiliés à un même concessionnaire, l'expéditeur peut être informé de la 30 réception de son courrier par le destinataire à moindre coût et dès réception sans attendre un quelconque retour d'un accusé de réception. Il est en outre alerté lorsque le destinataire n'a pas reçu son courrier dans un délai raisonnable. Cette information est obtenue quelle que soit la localisation de l'expéditeur par rapport au destinataire et notamment 35 même si la distribution du courrier implique le passage par plusieurs administrations postales ou transporteurs privés distincts autour du globe.

8 Enfin, on notera que le procédé de l'invention trouvera particulièrement application dans les sociétés internationales comportant de multiples filiales, succursales et agences de part le monde pour lesquelles le serveur du concessionnaire peut être remplacé par un serveur central propre à la société concernée.

Claims

REVENDICATIONS

1. Procédé de suivi de courrier pour fournir à un expéditeur d'un article de courrier une information relative à la réception de cet article de courrier par son destinataire, caractérisé en ce qu'il comporte les étapes suivantes : - identification dudit article de courrier par un numéro d'identification unique, - stockage dudit numéro d'identification unique au niveau d'une io base de données d'un serveur central, - numérisation dudit article de courrier lorsqu'il est reçu par son destinataire, -extraction dudit numéro d'identification unique dudit article de courrier numérisé, 15 - recherche dudit numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé dans ladite base de données, et -information dudit expéditeur de la réception dudit article de courrier par ledit destinataire en cas d'identité entre ledit numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé et un 20 numéro d'identification unique stocké préalablement dans ladite base de données.

2. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en que ledit stockage dudit numéro d'identification unique au niveau d'une base de données d'un serveur central est effectué avec une mention de la date 25 d'expédition dudit article de courrier.

3. Procédé selon la revendication 2, caractérisé en ce qu'il comporte en outre une étape d'alerte dudit expéditeur lorsqu'un numéro d'identification unique stocké préalablement dans ladite base de données n'est pas fait l'objet d'une identité avec un numéro d'identification unique 30 extrait dudit article de courrier numérisé dans un nombre déterminé de jour après ladite date d'expédition dudit article de courrier.

4. Procédé selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce que ladite information de l'expéditeur comporte une mention de la date de réception de l'article de courrier par le destinataire. i0

5. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite extraction dudit numéro d'identification unique dudit article de courrier numérisé est effectuée au niveau dudit serveur central.

6. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ledit serveur central est un serveur d'un concessionnaire d'une machine à affranchir ou d'un logiciel de traitement de courrier aux niveaux desquels est élaboré ledit numéro d'identification unique.

7. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite information de l'expéditeur consiste en l'envoi automatique d'un courriel io par ledit serveur central.

8. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce que ladite information de l'expéditeur consiste en un changement d'état d'un indicateur associé au dit numéro d'identification unique correspondant à l'article de courrier reçu par le destinataire et auquel l'expéditeur a accès is dans ladite base de données.

9. Procédé selon la revendication 8, caractérisé en ce que ledit changement d'état consiste en une mise en surbrillance dudit numéro d'identification unique correspondant à l'article de courrier reçu par le destinataire. 20

10. Procédé selon la revendication 1, caractérisé en ce qu'il comporte en outre le stockage de l'adresse du destinataire dudit article de courrier au niveau de ladite base de données dudit serveur central.

11. Système de suivi de courrier pour fournir à un expéditeur d'un article de courrier une information relative à la réception de cet article de 25 courrier par son destinataire, caractérisé en ce qu'il comporte : - des moyens (10,

12) pour identifier ledit article de courrier par un numéro d'identification unique, - des moyens (18) pour stocker ledit numéro d'identification unique au niveau d'une base de données d'un serveur central, 30 - des moyens (22) pour numériser ledit article de courrier lorsqu'il est reçu par son destinataire, - des moyens (24, 18) pour extraire ledit numéro d'identification unique dudit article de courrier numérisé, - des moyens (18) pour rechercher ledit numéro d'identification 35 unique extrait dudit article de courrier numérisé dans ladite base de données, et 2916876 Il - des moyens (18) pour informer ledit expéditeur de la réception dudit article de courrier par ledit destinataire en cas d'identité entre ledit numéro d'identification unique extrait dudit article de courrier numérisé et un numéro d'identification unique stocké préalablement dans ladite base 5 de données. 12. Système selon la revendication 11, caractérisé en ce que lesdits moyens pour extraire ledit numéro d'identification unique dudit article de courrier numérisé comportent un module de reconnaissance de caractères avantageusement de type OCR.