FR2896902A1

FR2896902A1 - Systeme de gestion electronique de documents d'affranchissement

Info

Publication number: FR2896902A1
Application number: FR0650349A
Authority: FR
Inventors: Christoph Baumgartner; Markus Baumgartner; Stefan Baumgartner
Original assignee: Neopost Technologies SA
Current assignee: Quadient Technologies France SA
Priority date: 2006-01-31
Filing date: 2006-01-31
Publication date: 2007-08-03
Anticipated expiration: 2026-01-31
Also published as: FR2896902B1

Abstract

Système de gestion électronique de documents comportant au moins un poste de travail utilisateur (10) ayant au moins une unité centrale (10A) , des moyens d'impression (10D) pour imprimer une à une des pages d'un document, des moyens de pliage et d'insertion (10E) pour une fois imprimées plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, et un dispositif postal de sécurité (14) relié à ladite unité centrale, l'unité centrale étant adaptée pour commander l'impression d'un marquage individuel M sur chaque page du document et d'une marque d'affranchissement K sur une première page P1 de ce document.

Description

1 Domaine technique La présente invention se rapporte au domaine général

de la gestion électronique de documents et elle concerne plus particulièrement un système de préparation et de gestion d'articles de courrier de la création à la mise sous pli et l'affranchissement de ces articles de courrier.

Etat de la technique La gestion électronique de documents est un domaine en forte progression car on tend aujourd'hui de plus en plus à remplacer les documents papiers par des documents électroniques. Un document exemplaire de ce domaine est donné par le brevet US 6,906,817.

Divulgation de l'invention La présente invention se propose d'élargir ce domaine à celui du traitement de courrier en proposant un système de gestion électronique de documents qui permette une automatisation optimale et fiable de la production d'articles de courrier, de la création à la mise sous pli en passant par l'affranchissement et la comptabilisation. Ce but est atteint par un système de gestion électronique de documents comportant au moins un poste de travail utilisateur ayant au moins une unité centrale, des moyens d'impression pour imprimer une à une des pages d'un document et des moyens de pliage et d'insertion pour une fois imprimées plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, caractérisé en ce qu'il comporte en outre un dispositif postal de sécurité relié à ladite unité centrale et en ce que ladite unité centrale est adaptée pour commander l'impression d'un marquage individuel M sur chaque page du document et d'une marque d'affranchissement K sur une première page P1 de ce document. Ainsi, on obtient un système de préparation et de gestion d'articles 30 de courrier particulièrement performant et qui permet un traitement de tout type de documents. 2 L'impression de la marque d'affranchissement est effectuée dans une zone d'adresse de destinataire de ladite première page du document. Avantageusement, lesdits des moyens d'impression comportent une imprimante standard à haute cadence d'impression et ledit dispositif postal de sécurité est relié à un serveur informatique du concessionnaire de cette machine lui même relié à un serveur informatique de l'administration postale. De préférence, ladite marque d'affranchissement est un code à barres à deux dimensions et ledit marquage individuel est un code OMR.

Le système peut comporter en outre des moyens d'enregistrement RFID pour inscrire ladite marque d'affranchissement dans un indicateur porté par une page du document en lieu et place de l'impression de ce code sur ladite première page du document.

Brève description des dessins D'autres caractéristiques et avantages de la présente invention ressortiront mieux de la description suivante, faite à titre indicatif et non limitatif, en regard des dessins annexés, sur lesquels: - la figure 1 montre un exemple d'un système de gestion électronique de documents d'affranchissement selon l'invention, et - la figure 2 est un organigramme illustrant les différentes étapes du procédé mis en oeuvre dans le système de la figure 1.

Mode(s) de réalisation de l'invention La figure 1 illustre l'architecture d'un système de gestion électronique de documents conforme à l'invention permettant la génération d'articles de courrier. Il est organisé autour d'un poste utilisateur traditionnel 10 faisant de préférence partie d'un réseau local 12 interne à l'entreprise à laquelle appartient ce poste utilisateur et comportant classiquement au moins une unité centrale 10A et une interface utilisateur (clavier 10B et écran 10C). Il est aussi prévu, connecté à ce réseau local mais avantageusement 3 disposés au niveau du service courrier de l'entreprise, des moyens d'impression 10D à haute cadence d'impression et des moyens de pliage et d'insertion 10E reliés à ces moyens d'impression. Comme dans tout système d'affranchissement de type ouvert destiné à imprimer au moyen d'une imprimante standard une empreinte postale comportant un montant d'affranchissement ayant une valeur monétaire, il est nécessaire que l'unité centrale 10A soit reliée à un dispositif postal de sécurité (PSD) 14 qui fournit une preuve du paiement de l'affranchissement pour le service postal destinataire du courrier. Ce dispositif postal de sécurité est lui- même relié à un serveur informatique 18 du concessionnaire directement ou via un réseau de communications 16. Ce serveur 18 est relié à son tour à un serveur informatique 20 de l'administration postale. Les serveurs informatiques du concessionnaire du dispositif postal de sécurité et de l'administration postale peuvent bien entendu être eux-mêmes accessibles depuis le réseau de communications comme illustré. L'utilisateur peut accéder à partir de ce poste, outre ses fonctions bureautiques standards, à une application d'affranchissement qui dispose, comme il est connu, de toutes les fonctionnalités nécessaires à l'affranchissement d'un article de courrier et lui permet donc, en suivant les instructions affichées, de saisir toutes les données nécessaires à un envoi, comme le pays de destination, la valeur assurée, et différentes données relatives à des services à valeur ajoutée comme un service de suivi par exemple. Ces données peuvent par exemple être obtenues au travers d'un réseau de communications, typiquement le réseau Internet 16, depuis un serveur informatique (non représenté) du fournisseur du service demandé. A ces données saisies correspond un coût du service d'expédition. La figure 2 montre un organigramme détaillant les différentes étapes permettant selon l'invention de procéder à la préparation et la gestion d'articles de courriers de leur création à leur expédition (voir aussi la figure 1).

4 L'utilisateur qui souhaite procéder à l'expédition d'un article de courrier va dans une première étape 100 accéder à une application de service d'affranchissement présente sur son poste 10. Cette application va tout d'abord lui demander dans une étape 102 quel est le document qu'il souhaite expédier pour qu'elle puisse récupérer les pages (par exemple P1 à P3) de ce document, que ces pages se trouvent sur son poste ou sur celui d'un autre utilisateur ou réparties entre les deux (on peut ainsi rassembler des pages provenant d'applications différentes) ou encore dans une base de données de l'entreprise. Une fois ces pages récupérées, elle va, dans une étape 104, pouvoir calculer directement le poids de cet article de courrier, celui-ci se déduisant du nombre de pages à envoyer et des caractéristiques de grammage du papier et de l'enveloppe destinée à les contenir et affecter à chaque page du document un marquage individuel M (typiquement un code OMR ou équivalent) propre à assurer le pilotage des moyens de pliage et d'insertion. Puis, l'application va demander à l'utilisateur, dans une étape suivante 106, la communication des informations postales classiques comme la classe de courrier désirée et le code postal destinataire et, s'il le souhaite, d'informations de services comme l'obtention d'un numéro de suivi de son envoi. Comme il est connu, un tel numéro qui peut être générer directement par le poste de l'utilisateur ou bien être obtenu auprès du serveur du concessionnaire, est destiné à assurer un suivi et une reconnaissance du document qui le porte pendant son transport de l'expéditeur au destinataire. Toutes les informations obtenues de l'utilisateur et éventuellement d'autres extraites directement du document à expédier comme l'adresse du destinataire, sont alors envoyées au PSD où, dans une étape 108, à partir de toutes ou parties de ces informations est calculé un code à barres 2D signé qui fera office de marque d'affranchissement. De préférence, ce code à barres à deux dimensions est un code à haute capacité de codage de données numériques ou alphanumériques et de corrections d'erreurs comme les codes connus sous les références : Aztec code, Codablock, Code one, Code 16K, Code 49, data matrix, PDF 417, QR Code ou encore Supercode. La haute capacité de codage de ce type de code (comportant jusqu'à 4296 caractères pour le plus performant) permet ainsi à celui-ci de garantir une marque d'affranchissement différente pour chaque article de courrier édité par le système de gestion 5 électronique de l'invention. Dans une étape 110, le PSD est débité (par une mise à jour de ses compteurs ascendant et descendant) du montant d'affranchissement correspondant au coût d'expédition de l'article de courrier et le compte de l'administration postale est crédité du même montant en débitant le compte dont dispose l'utilisateur auprès de l'administration postale ou du concessionnaire. Ce crédit peut toutefois être effectué non à chaque affranchissement mais selon une périodicité déterminée avec le concessionnaire. En effet, comme il est connu, celui-ci reçoit régulièrement des dispositifs postaux de sécurité auxquels il est relié un état comptable détaillé des opérations d'affranchissement qui ont réalisées chaque jour. Une fois les compteurs du PSD mis à jour, les pages du document à expédier, leur marquage individuels et le code signé sont transmis, dans une nouvelle étape 112, aux moyens d'impression 10D pour impression de l'ensemble (sur la figure 1, le marquage porte la référence M et le code porte la référence K), le code signé étant imprimé au niveau de la zone d'adresse du courrier expédié et, une fois cette impression réalisée, un ordre de mis sous pli est envoyé, dans une étape suivante 114, aux moyens de pliage et d'insertion 10E pour, sur la base des marquages individuels, plier et insérer les pages du document ainsi imprimé dans l'enveloppe à fenêtre ENV qui leur est destinée et dont le rabat est collé une fois cette insertion réalisée. L'enveloppe ainsi fermée est alors mise à la disposition de la personne chargée de la déposer à un bureau de réception de l'administration postale au niveau duquel le code à barres 2D sera lu et les informations qu'il contient seront extraites après vérification de la signature par le recours, comme il est connu, à des clés cryptographiques ayant servies à l'élaboration de cette signature. Le 6 montant de l'affranchissement est vérifié en comparant les caractéristiques de l'enveloppe (poids, taille, adresse de destination). Si cette information extraite comporte un numéro de suivi, l'arrivée au bureau de réception est notifiée dans une base de données de l'administration postale ou du concessionnaire et avantageusement par courrier électronique à l'expéditeur. On notera que si, dans le mode de réalisation précédent, on a fait référence à une enveloppe à fenêtre, il est bien entendu que le système précité peut être mis en oeuvre avec des enveloppes standards, le code signé étant alors imprimé avec l'adresse du destinataire directement sur cette enveloppe et non plus sur la première page, ou page de garde, du document. De même, on peut envisager que le système comporte en sus des moyens d'impression 10D des moyens d'enregistrement RFID (non représentés) pour inscrire les données du code 2D signé dans un indicateur porté par une page du document en lieu et place de l'impression de ce code sur la page de garde du document. Avec la présence invention, on peut obtenir des cadences d'affranchissement très élevées avec une qualité d'impression exceptionnelle (donc permettant une relecture facile), l'impression de la marque d'affranchissement constituée d'un code unique étant en effet effectuée sur des imprimantes à haute cadence d'impression qui sont en général des imprimantes laser.

Claims

Revendications

1. Système de gestion électronique de documents comportant au moins un poste de travail utilisateur (10) ayant au moins une unité centrale (10A) , des moyens d'impression (10D) pour imprimer une à une des pages d'un document et des moyens de pliage et d'insertion (10E) pour une fois imprimées plier ces pages et les insérer dans une enveloppe, caractérisé en ce qu'il comporte en outre un dispositif postal de sécurité (14) relié à ladite unité centrale et en ce que ladite unité centrale est adaptée pour commander l'impression d'un marquage individuel M sur chaque page du document et d'une marque d'affranchissement K sur une première page P1 de ce document.

2. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que l'impression de la marque d'affranchissement est effectuée dans une zone d'adresse de destinataire de ladite première page du document.

3. Système selon la revendication 1 ou la revendication 2, caractérisé en ce que lesdits des moyens d'impression comportent une imprimante standard à haute cadence d'impression.

4. Système selon la revendication 1, caractérisé en ce que ledit dispositif postal de sécurité est relié à un serveur informatique (18) du concessionnaire de cette machine lui même relié à un serveur informatique de l'administration postale (20).

5. Système selon l'une quelconque des revendications 1 à 4, caractérisé en ce que ladite marque d'affranchissement est un code à 25 barres à deux dimensions.

6. Système selon l'une quelconque des revendications 1 à 5, caractérisé en ce que ledit marquage individuel est un code OMR.

7. Système selon l'une quelconque des revendications 1 à 6, caractérisé en ce qu'il comporte en outre des moyens d'enregistrement 30 RFID pour inscrire ladite marque d'affranchissement dans un indicateur porté par une page du document en lieu et place de l'impression de ce code sur ladite première page du document.