EP1374185A1 - Verfahren zum frankieren und bearbeiten von sendungen - Google Patents

Verfahren zum frankieren und bearbeiten von sendungen

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EP1374185A1
EP1374185A1 EP02757708A EP02757708A EP1374185A1 EP 1374185 A1 EP1374185 A1 EP 1374185A1 EP 02757708 A EP02757708 A EP 02757708A EP 02757708 A EP02757708 A EP 02757708A EP 1374185 A1 EP1374185 A1 EP 1374185A1
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EP
European Patent Office
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franking
recipient
shipping
shipment
address
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EP02757708A
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French (fr)
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Walter Rosenbaum
Christoph Martin
Ingolf Rauh
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Siemens AG
Siemens Corp
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Siemens AG
Siemens Corp
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Publication date
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Withdrawn legal-status Critical Current

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    • G07B17/00733—Cryptography or similar special procedures in a franking system
    • G—PHYSICS
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    • G07B2017/00806—Limited validity time

Definitions

  • the invention relates to a method for franking and processing mail items.
  • Electronic methods for franking mail items have become known in particular for large customers of shipping services.
  • the mail items receive special two-dimensional stamps (two-dimensional bar code) with high resolution requirements. This requires high-quality printing and reading technology.
  • Comprehensive software is required to print and read these characters, since security aspects have to be implemented to a large extent to avoid errors and forgeries (including unauthorized copying of the characters).
  • the data and program transfer must be carried out securely using encryption methods (WO00 / 19382, US 5801944).
  • the object is achieved by the features of claim 1.
  • the method can also be used for handwritten addresses.
  • the shipping service informs the shipping customer of a recipient address that has been changed due to a forwarding order and is to be attached to the shipment.
  • the franking number on the item can be identified by one or more additional, easily identifiable characters.
  • the shipping service determines the properties of the shipments that influence the fees, and uses a fee table to check whether the requested amount has been paid. If the fees paid are too low, corresponding additional demands will be made on the shipping customers or recipients.
  • the franking number alone or together with the coded valid address can also be used to identify the respective consignment as part of a transport tracking and distribution monitoring (track and trace).
  • 1 to 7 show schematic representations of the process sequence in different phases.
  • the shipping service then carries out the following steps for each shipment:
  • the shipping service then shares the shipping customer over a secure data connection, e.g. Internet connection, e-mail or telephone connection for each shipment with the franking number and, if necessary, the reformatted address or forwarding address.
  • a secure data connection e.g. Internet connection, e-mail or telephone connection for each shipment with the franking number and, if necessary, the reformatted address or forwarding address.
  • the customer places an additional label "EP" (for electronics postage) at the location provided for stamps.
  • EP for electronics postage
  • the franking number " ⁇ 5381 ⁇ V " is placed below the reformed recipient address can be printed on, but also written by hand. If window envelopes are used, the franking number is written in the address area of the insert.
  • the address is read with the OCR reader and, if necessary, additionally at a video coding station. Due to the correctly formatted addresses, there is a lower rejection rate.
  • the franking number is also read (FIG. 5) and the franking database is then searched to determine whether a data record with this address and franking number is available. If so, a machine-readable barcode is applied to the shipment, with the aid of which the shipment can be distributed automatically. Subsequently, or at the latest after passing through the last processing station of the shipping service, the franking number is invalidated (FIG. 6).
  • the barcode identifying the recipient's address is also applied, which enables automatic further processing on the basis of barcode readers.
  • This barcode can identify the recipient address directly or indirectly (via an identification number with which the address is determined in a database).
  • Reading can also be done at least in part by the deliverer, who has access to the franking data base via a mobile device and who, as it were, confirms the payment of the fee in the last instance and invalidates the franking number.

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Abstract

Das Übermitteln von Informationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der Empfängerangaben durch den Versandkunden an den Versanddienst mit der Auslösung eines Vorganges zur Gebührenentrichtung, das Generieren einer Frankiernummer für jede angekündigte Sendung nach Akzeptierung des Vorganges zur Gebührentrichtung durch den Versanddienst, wobei die Frankiernummer nur für einen vereinbarten Zeitraum gültig ist und daher auch nur eine begrenzte Stellenanzahl benötigt, das Abspeichern der Frankiernummer mit den Empfängerangaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis, das Übermitteln der Frankiernummern an den Versandkunden, das Aufbringen dieser Nummern auf die jeweiligen Sendungen durch den Versandkunden, das Lesen der Empfängerangaben und der Frankiernummern der aufgegebenen Sendungen und das Suchen in der Frankierdatenbasis, wobei nach Auffinden eines entsprechenden Eintrages die Weiterverarbeitung der Sendung und das Ungültigmachen des Eintrages erfolgt, stellt ein Verfahren mit ausreichender Sicherheit dar, das nur geringe Anforderungen hinsichtlich des Aufbringens und Lesens der Frankiernummern sowie des Ablaufes bei der Frankierung stellt und damit auch besonders aufwandsarm ist.

Description

Beschreibung
Verfahren zum Frankieren und Bearbeiten von Sendungen
Die Erfindung betrifft ein Verfahren zum Frankieren und Bearbeiten von Sendungen. Insbesondere für Großkunden von Versanddiensten sind elektronische Verfahren zur Frankierung von Sendungen bekannt geworden. Dabei erhalten die Sendungen spezielle zweidimensionale Wertzeichen-Aufdrucke (zweidimensio- naler Barkode) mit hohen Anforderungen hinsichtlich der Auflösung. Dies erfordert hochwertige Druck- und Lesetechnik. Zum Drucken und Lesen dieser Zeichen wird eine umfangreiche Software benötigt, da im starken Maße Sicherheitsaspekte zur Vermeidung von Fehlern und Fälschungen (u.a. unerlaubtes Ko- pieren der Zeichen) implementiert werden müssen.
So können z. B. in den Zeichen neben dem Frankierwert die Empfängeradresse oder Teile davon, eine digitale Signatur, eine Wertzeichenlizenznummer, eine fortlaufende Sendungsnum- mer, eine Fehlerkorrektur kodiert enthalten sein. Der Daten- und Programmtransfer muss dabei sicher unter Verwendung von Verschlüsselungsverfahren erfolgen (WO00/19382, US 5801944) .
Diese bekannten Verfahren sind sehr aufwändig und erfordern zusätzlich bei der Verwendung von Fensterumschlägen eine genaue Zuordnung des jeweiligen Umschlages mit dem Frankieraufdruck zu dem Inhalt mit der Empfängeradresse.
Der Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Frankieren von Sendungen durch die Versandkunden zu schaffen, das den notwendigen Softwareaufwand und Anforderungen an die Druck- und Lesetechnik reduziert.
Erfindungsgemäß wird die Aufgabe durch die Merkmale des An- Spruches 1 gelöst. Das Übermitteln von Informationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der Empfängerangaben durch den Versandkunden an den Versanddienst mit der Auslösung eines Vorganges zur Gebührenentrichtung, das Generieren einer Frankiernummer für jede angekündigte Sendung nach Akzeptierung des Vorganges zur Gebührentrichtung durch den Versanddienst, wobei die Frankiernummer nur für einen vereinbarten Zeitraum gültig sein uss und daher auch nur eine begrenzte Stellenanzahl benötigt, das Abspeichern der Frankiernummer mit den Empfängeran- gaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis, das Übermitteln der Frankiernummern an den Versandkunden, das Aufbringen dieser Nummern auf die jeweiligen Sendungen durch den Versandkunden, das Lesen der Empfängerangaben und der Frankiernummern der aufgegebenen Sendungen und das Suchen in der Frankierdatenbasis, wobei nach Auffinden eines entsprechenden Eintrages die Weiterverarbeitung der Sendung und das Ungültigmachen des Eintrages erfolgt, stellt ein Verfahren mit ausreichender Sicherheit dar, das nur geringe Anforderungen hinsichtlich des Aufbringens und Lesens der Frankiernummern sowie des Ablaufes bei der Frankierung stellt und damit auch besonders aufwandsarm ist.
Dabei können folgende Vorteile genannt werden: 1. Es können übliche Standard-Drucker eingesetzt werden. 2. Das Verfahren ist auch bei Fensterumschlägen einsetzbar.
3. Das Verfahren kann problemlos in die vorhandene OCR-/ Videokodiertechnik sowie die bestehenden Automatisierungslösungen eingebunden werden.
4. Auch bei handgeschriebenen Adressen ist das Verfahren ein- setzbar.
Vorteilhafte Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen dargestellt.
Vorteilhaft ist es, nach Ermittlung eines gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis vom Versanddienst einen maschinenlesbaren Kode auf die Sendung aufzubringen, der dann die Grundlage für die automatischen Sortier- und Verteilprozesse ist. Dieser Kode ist vorteilhaft ein die gültige Empfängeradresse kennzeichnender Barkode, wobei die gültige Adresse auch eine Nachsendeadresse, die in einer Nachsendedatenbank für Nachsendeverfügungen gespeichert ist, sein kann.
In einer weiteren vorteilhaften Ausprägung teilt der Versanddienst dem Versandkunden mit, ob und wie die übermittelte Empfängeradresse vor dem Aufbringen auf die Sendung neu for- matiert werden muss, damit der OCR-Leseprozess möglichst fehlerarm abläuft. Damit kann die Leserate erhöht werden.
Vorteilhaft ist es auch, wenn der Versanddienst den Versandkunden über eine wegen einer Nachsendeverfügung geänderte, auf die Sendung aufzubringende Empfängeradresse informiert.
Damit die Frankiernummer auf der Sendung leicht zu finden ist, kann sie durch eine oder mehrere zusätzliche, leicht zu identi izierende Zeichen gekennzeichnet werden.
Eine weitere Möglichkeit der Kennzeichnung der Frankiernummer besteht darin, diese stets an einer definierten Lage auf der Sendung aufzubringen.
Zur Kennzeichnung dieser Frankierungsart ist es auch vorteilhaft an der für Briefmarken vorgesehenen Stelle ein weiteres Zeichen aufzubringen.
Vorteilhaft ist es auch zur Überprüfung, ob der Versandkunde die Versandgebühr in der richtigen Höhe entrichtet hat, dass der Versanddienst die die Gebühren beeinflussenden Eigenschaften der Sendungen ermittelt und anhand einer Gebührentabelle überprüft, ob der geforderte Betrag entrichtet wurde. Bei zu gering entrichteten Gebühren erfolgen entsprechende Nachforderungen an die Versandkunden oder Empfänger. Die Frankiernummer allein oder zusammen mit der kodierten gültigen Adresse kann auch zum Identifizieren der jeweiligen Sendung im Rahmen einer Transportverfolgung und Verteilüberwachung (Track and Trace) verwendet werden.
Anschließend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand der Zeichnung näher erläutert.
Dabei zeigen FIG 1 - 7 schematische Darstellungen des Verfahrensablaufes in verschiedenen Phasen.
Der Versandkunde kündigt als erstes Sendungen beim Versanddienst an und übermittelt über eine sichere Datenübertragung oder auch telefonisch die entsprechenden Empfängerangaben (FIG 1) .
Danach werden gemäß FIG 2 vom Versanddienst für jede Sendung folgende Schritte durchgeführt:
1. Überprüfung im Adresswörterbuch, ob die Adresse existiert.
Wenn nein, erfolgt eine Mitteilung an den beauftragenden
Versandkunden.
2. Überprüfung in einer Nachsendedatenbasis, ob der Empfänger einen Nachsendeauftrag ausgelöst hat. Wenn ja, wird die neue Nachsendeadresse als nunmehr gültige Adresse registriert.
3. Überprüfung, ob die vom Versandkunden mitgeteilte Adresse entsprechend der Konvention formatiert wurde, damit ein OCR-Leser einen erfolgreichen Leseprozess durchführen kann. Ist dies nicht der Fall, wird die Adresse gemäß den Anforderungen umformatiert.
Generieren einer vierstelligen Frankiernummer. Auf der Basis vorliegender statistischer Auswertungen über den Sen- dungsanfall und die Laufzeiten der Sendungen wurde eine vierstellige Frankiernummer festgelegt, die gewährleistet, dass während der Laufzeit der Sendungen keine Doppelvergabe einer Frankiernummer für eine bestimmte Adresse er- folgt. Vor diese Frankiernummer wird zur besseren Identifizierung ein spezielles Zeichen - π gesetzt.
5. Generieren eines Datensatzes, bestehend aus der gültigen Empfängeradresse und der Frankiernummer und Abspeicherung in einer Frankierdatenbasis.
Entsprechend FIG 3 teilt der Versanddienst anschließend dem Versandkunden über eine sichere Datenverbindung, z.B. Internetverbindung, E-Mail oder Telefonverbindung zu jeder Sendung die Frankiernummer und gegebenenfalls die neu formatierte Adresse oder Nachsendeadresse mit.
In diesem Bespiel wurde die Empfängeradresse
Walter Müller in Walter Müller Freihofstrasse 76 Intersuisse Inc.
Intersuisse Inc. Freihofstrasse 76
8050 Zuerich 8050 Zuerich
Schweiz
umformatiert.
Es erfolgt dann auch die Entrichtung der Gebühren durch den Versandkunden. Dies kann durch unterschiedliche, aber an sich bekannte Modalitäten erfolgen, z.B. durch eine Überweisung oder auch über ein Abbuchun'gsverfahren mit Kreditrahmen.
Zur besseren Erkennung dieses Gebührenverfahrens auf der Sendung wird an der für Briefmarken vorgesehenen Stelle durch den Kunden eine zusätzliche Kennzeichnung „EP" (für Electro- nie Postage) aufgebracht. Unterhalb der reformierten Empfängeradresse wird die Frankiernummer „π5381λV aufgebracht. Dies kann aufgedruckt, aber auch mit der Hand geschrieben werden. Werden Fensterumschläge eingesetzt, wird die Frankiernummer in das Adressgebiet der Einlage geschrieben.
Danach werden die Sendungen beim Versanddienst aufgegeben und es erfolgt ein Suchen der Aufschriften mittels entsprechender Lesetechnik (OCR) . Dabei wird die elektronische Frankierung anhand der identifizierten Zeichen EP und/oder π erkannt (FIG 4) .
Nun wird die Adresse mit dem OCR-Leser und wenn notwendig zusätzlich an einem Videokodierplatz gelesen. Aufgrund der richtig formatierten Adressen ist eine geringere Rückwei- sungsrate zu verzeichnen. Auch die Frankiernummer wird gele- sen (FIG 5) und es wird dann die Frankierdatenbasis durchsucht, ob ein Datensatz mit dieser Adresse und Frankiernummer vorhanden ist. Wenn ja, wird auf die Sendung ein maschinenlesbarer Barkode aufgebracht, mit dessen Hilfe die Sendung automatisch verteilt werden kann. Anschließend oder spätes- tens nach Durchlaufen der letzten Bearbeitungsstation des Versanddienstes wird die Frankiernummer ungültig gemacht (FIG 6) .
In der Zeit, in der sich eine Sendung mit „elektronischer" Frankierung im Bereich des Versanddienstes befindet, ist es möglich, dass weitere Sendungen mit der gleichen Empfängeradresse oder Sendungen mit der gleichen Frankiernummer im Ver- teilprozess sind.
Erst wenn beide sich auf einer Sendung befinden und nur beim ersten Finden dieser Kombination in der Frankierdatenbasis erfolgt die Bestätigung der Gebührenentrichtung.
Um eine missbräuchliche Verwendung dieser Frankiernummer zu verhindern, wird danach diese Frankiernummer als ungültig markiert, d.h. wird eine zweite Sendung mit dieser Empfängeradresse und dieser Frankiernummer identifiziert, so wird sie zurückgewiesen . Hat die Sendung das Netz des Versanddienstes verlassen oder nach einer festgelegten Zeitspanne, wird diese Frankiernummer wieder freigegeben .
Mit der Bestätigung erfolgt auch das Aufbringen des die Empfängeradresse kennzeichnenden Barkodes , wodurch die automatische Weiterverarbeitung auf der Basis von Barkodelesern möglich wird. Dieser Barkode kann die Empfängeradresse direkt oder auch indirekt (über eine Identifikationsnummer, mit der in einer Datenbank die Adresse ermittelt wird) kennzeichnen .
Konnten die Adressangaben und die Frankiernummer der gelesenen Sendung als Datensatz nicht in der Frankierdatenbasis gefunden werden, so kann optional die Frankiernummer videoko- diert und der Prozess wiederholt werden, oder die Sendung wird aus dem Sortierprozess ausgesondert (FIG 7 ) .
Das Lesen kann mindestens teilweise auch durch den Zusteller erfolgen, der über ein mobiles Gerät einen Zugang zur Fran- kierdatenbasis besitzt und der sozusagen in letzter Instanz die Gebührenentrichtung bestätigt und die Frankiernummer ungültig macht .
Folgende zusätzliche Ausgestaltungen bringen weitere Vorteile :
Um zu überprüfen, ob die Gebühr in voller Höhe entrichtet wurde, werden beim Versanddienst die die Gebühren beeinflussenden Eigenschaften der Sendungen (Abmessungen, Gewicht, Sendungsart) und daraus die Sollgebühren ermittelt und mit in der Frankierdatenbasis zu jeder Sendung zusätzliche eingetragenen, entrichteten Gebühren verglichen . Sind die entrichteten Gebühren zu gering, werden Nachzahlungsforderungen ausgelöst, die dann dem Absender oder gegebenenfalls dem Empfänger zugestellt werden . Es ist auch möglich, die Frankiernummer allein oder zusammen mit dem Barkode zum Überwachen des Transportprozesses (Track and Trace ) einzusetzen .

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Frankieren und Bearbeiten von Sendungen, g e k e n n z e i c h n e t d u r c h folgende Verfah- rensschritte :
- ein Versandkunde übermittelt an einen Versanddienst Informationen über vorgesehene Sendungen einschließlich der jeweiligen Empfängerangaben und löst einen Vorgang für die Entrichtung der Postgebühren aus,
- der Versanddienst generiert nach Akzeptierung des Vorganges zur Gebührenentrichtung eine Frankiernummer für jede angekündigte Sendung und speichert sie mit den mitgeteilten Empfängerangaben in einer recherchierbaren Frankierdatenbasis ab, wobei die Anzahl der Stellen der Frankiernummer so gewählt wird, dass für einen bestimmten Zeitraum pro Empfänger jede anfallende Sendung eine eigene Frankiernummer erhält,
- der Versanddienst übermittelt für jede avisierte Sendung die Frankiernummer an den Versandkunden,
- der Versandkunde bringt die Frankiernummer als solche erkennbar, unkodiert und durch den Menschen lesbar auf die dazugehörende Sendung auf,
- die Aufschriften der beim Versanddienst vom Versandkunden aufgegebenen Sendungen werden gelesen; nach Ermit- teln und Lesen der Empfängeradresse und einer aufgebrachten Frankiernummer wird in der Frankierdatenbasis gesucht, ob ein entsprechender Eintrag vorhanden ist,
- nach Ermitteln eines entsprechenden gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis erfolgt die Weiterverarbeitung der Sendung und der Eintrag in der Frankierdatenbasis wird sofort oder spätestens nach seiner Regist- rierung in der letzten Verteilstation als ungültig markiert; wird kein entsprechender Eintrag in der Frankierdatenbasis gefunden, erfolgt die Zurückweisung der Sendung.
2. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s nach Ermittlung eines entsprechenden gültigen Eintrages in der Frankierdatenbasis vom Versanddienst ein die automatische Verteilung ermögli- chender maschinenlesbarer Kode auf die Sendung aufgebracht wird.
3. Verfahren nach Anspruch 2 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s als maschinenlesbarer Kode ein die gültige Empfängeradresse kennzeichnender Barkode aufgebracht wird.
4. Verfahren nach Anspruch 3 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s zur Ermittlung der gültigen Empfängeradresse vom Versanddienst überprüft wird, ob für den Empfänger eine Nachsendeverfügung vorliegt und wenn ja, die Nachsendeadresse als gültige Adresse kodiert wird.
5. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s der Versanddienst den Versandkunden über eine zum sicheren OCR-Lesen notwendige Neuformatierung der auf die Sendung aufzubringenen Empfängeradresse informiert.
6. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s der Versanddienst den Versandkunden über eine wegen einer Nachsendeverfügung des Empfängers geänderte, auf die Sendung aufzubringende Empfän- geradresse informiert.
7. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s die Frankier ummer auf der Sendung durch ein oder mehrere zusätzliche, leicht identifizierbare Zeichen gekennzeichnet wird.
8. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s die Frankiernummer durch eine definierte Lage auf der Sendung gekennzeichnet wird.
9. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s an der für Briefmarken vorgesehenen Stelle der Sendung ein zusätzliches Zeichen zur Kennzeichnung dieser Frankierung mit der Frankiernummer aufgebracht wird.
10. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h 'g e k e n n z e i c h n e t, d a s s in der Frankierdatenbasis zu jeder Sendung die Höhe der entrichteten Gebühr eingetragen wird.
11. Verfahren nach Anspruch 10 , d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, d a s s vom Versanddienst die Gebühren beeinflussende Eigenschaften der Sendungen ermittelt werden und überprüft wird, ob die entrichteten Gebühren den zu entrichtenden Gebühren entsprechen und bei zu gering entrichteten Gebühren den Versandkunden oder den Empfängern Nachforderungen übermittelt werden.
12. Verfahren nach Anspruch 1 , d a d u r c h g e k e n n - z e i c h n e t, d a s s die kodierte gültige Empfängeradresse und die Frankiernummer zusammen zum Identifizieren der jeweiligen Sendung im Rahmen einer Transportverfolgung und Verteilüberwachung verwendet wird.
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