DE69127847T2

DE69127847T2 - Verfahren und Gerät zur Klassifizierung von Daten

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Publication number: DE69127847T2
Application number: DE69127847T
Authority: DE
Inventors: Michael J Olan; Wesley C Sampson
Original assignee: Individual
Current assignee: Individual
Priority date: 1990-04-05
Filing date: 1991-03-25
Publication date: 1998-05-20
Anticipated expiration: 2011-03-26
Also published as: CA2035953C; EP0450825A2; JP2665407B2; US5212639A; JPH05101103A; EP0450825B1; DE69127847D1; EP0450825A3

Description

Die vorliegende Erfindung bezieht sich allgemein auf ein System zur Klassifizierung großer Mengen von Rohdaten, und, insbesondere, auf ein Verfahren und ein Gerät um eine Mehrzahl von Dateneinträgen bestmöglich für wirkungsvolle Überprüfung, Untersuchung und Berichten zusammenzufassen.
Viele Unternehmen erzeugen große Mengen von Dateneinträgen, wobei jedem solchen Eintrag ein oder mehrere Posten, die wichtige Information darstellen, verbunden sind. Typischerweise sind größere Unternehmen computerisiert und die Dateneinträge werden in einen Großrechner eingegeben und dann zu einer Massenspeichervorrichtung, wie einem Magnetband, übertragen, zum späteren Gebrauch in verschiedenen Datenanalysier- und berichterzeugenden Programmen. Zum Beispiel nimmt eine Eingangsabteilung oder ein Lagerraum eine Lieferung von Teilen entgegen, die in den Lagerbestand verbracht werden sollen. Zumindest die Teilenummer und die Menge müssen in den Computer eingegeben werden zum späteren Gebrauch in Bestandsverzeichnis-, Herstellungs- und Buchhaltungsprogrammen.
Verschiedene spezialisierte Computerprogramme sind geschrieben worden, um große Mengen von Dateneinträgen zu organisieren. Zum Beispiel zeigt das US-Patent No. 4 346 422 ein Programm zum Verarbeiten von Dateneinträgen, die mit einem Wertpapierhandels/Kassenverwaltungssystem in Beziehung stehen. Im US-Patent No. 4 694 397 wird ein Computersystem als Schnittstelle zwischen einem Banksystem und einem Maklersystem gezeigt. US-Patent No. 4 506 326 offenbart ein Gerät und ein Verfahren zum Aufbau einer Abfrage um auf eine relationale Datenbank zuzugreifen. Natürlich sind heutzutage auch viele geschäftliche Datenbankverwaltungsprogramme verfügbar. Jedoch wurden viele spezielle Anwendungen nicht angesprochen.
Zum Beispiel scheinen nur wenige, wenn überhaupt, formelle Berichte über das Journal in der Geschichte der Buchführung vorhanden zu sein. Die erste Stufe der Buchführungsdaten, das Journal, hat wenig Forschungsaufmerksamkeit erhalten. Für viele Betrachter ist das Journal bloß ein Logbuch der Tätigkeit, d. h. die Eingabedaten aus denen ein Hauptbuch abgeleitet wird. Anders als die "Einnahme/Ausgabe Ausgleichssaldoprüfung" und die "Gibt-es-das-Konto-Prüfung", überlassen Computersysteme oft die Vollständigkeit und Richtigkeit von Buchhaltungsdingen den Rechnungsprüfern und Buchhaltungsprüfern.
Nichtsdestoweniger sind Journale ein wichtiger Teil der Rechnungsprüfung gewesen, weil das Umfeld der Buchhaltung, die interne Prüfung, an dieser Stelle bewertet wird. Rechnungsprüfer haben mit der Notwendigkeit zur Klassifizierung des Journals gekämpft. Sie haben Verfahrensweisen des Uujournallesensvu für manuelle Systeme und für verschiedene Überprüfungs- und Querverweismethoden in Computersystemen verwandt. Viele Rechnungsprüfer fühlen, daß eine "Betrachtung der Daten"-Funktion in der Menge der Daten, die durch Computerbuchhaltungssysteme behandelt werden, verlorengegangen ist.
Leech, in seiner Übersicht des Matrix-Buchhaltungsschrifttums ("The Theory and Development of a Matrix-Based Accounting System", 1986) regte an, daß Datenbanken die Probleme, die mit der Aufzeichnung von Geschäftsvorgängen in Matrix- Buchhaltungssystemen einhergehen, überwinden könnten. Amer, Bailey und De ("A Review of the Computer Information Systems Research Related to Accounting and Auditing", 1987) referierten Computerrechnungsprüfungsliteratur und bemerkten den Mangel an Orientierung der Forschung bei Buchhaltung und Rechnungsprüfungsinformationssystemen. Die meisten gelehrten Gedanken in Richtung auf auf die Buchhaltung ausgerichtete Datenbanken kann in dem "Vorgangsbuchhaltungs"-Schrifttum gefunden werden, das die Maßnahmen, die durch die Buchhaltung getroffen werden, auszuweiten sucht. Die vorliegende Erfindung bezieht den Entwurf und die Programmierung einer Datenbank ein, wovon erwartet wird, daß es sowohl der Rechnungsprüfung als auch der Matrix-Lehre nützlich ist.
Die vorliegende Erfindung wird in den beigefügten Ansprüchen umrissen und betrifft ein Gerät und ein Verfahren zum Schaffen einer Datenbank, in der der Dateneintrag, wie zum Beispiel ein Journaleintrag in der Buchhaltung, die vorschriftsmäßige Datensatzaufzeichnung ist. Rohdaten, die typischerweise aus einer Massenspeichereinrichtung zur Verfügung gestellt worden sind und als eine Stammenge von Posten bekannt sind, werden aus einem oder mehreren in Beziehung stehenden Dateneinträgen, die klassifiziert oder zusammengefaßt werden müssen, gebildet. Jeder Dateneintrag ist ein getrennter Datensatz, der aus einem oder mehreren Posten und einer Eintragsnummer, die als Zeiger auf den Datensatz dient, besteht. Jeder Posten enthält Information, die mindestens eine Postennummer oder Kenntlichmachung und eine Größe aufweist. Es wird auch eine Liste der Posten, die in den Rohdaten gefunden werden können, einschließlich, mindestens, all der Postennummern und der verbundenen Postenbeschreibungen in der Stammenge bereitgestellt. Postenanzeiger werden dann für jede der Postennummern erzeugt. Zum Beispiel, ein Anzeiger für positive Größen und ein anderer Anzeiger für negative Größen, oder ein Anzeiger für Größen weniger als einhundert und ein anderer Anzeiger für Größen von einhundert und mehr.
Während jede Dateneintragung aus der Speicherung gelesen wird, wird eine Abbildungsfunktion angewandt, um die Postenanzeiger für jede der Postennummern zuzuordnen, auf der Grundlage der verbundenen Größen, und damit eine erweiterte Stammenge zu erzeugen. Ein Postenanzeiger definiert eindeutig einen Posten in der erweiterten Stammenge, spiegelt die Ordinal-Reihenfolge des Postens in der Stammenge wieder und gibt die Verwendung des Postens im Zusammenhang mit der Größe wieder.
Die Postenanzeiger für den Dateneintrag werden in aufsteigender numerischer Reihenfolge sortiert und eine n-dimensionale schwach besetzte Matrix wird ausgewählt, wo "n" die Anzahl von Posten in der Dateneintragung ist. Wenn die vorliegende Kombination von Postenanzeigern neu ist, wird ein Muster-Datensatz für die Datenbank erzeugt, auf der Grundlage der schwach besetzten Matrix, der die Postenanzeiger, die verbundenen Größensummen, die Gesamtanzahl der Dateneinträge, die in dem Musterdatensatz zusammengefaßt sind, und einen Zeiger (eine Kette von Eintragsnummern) auf die Datensätze der Dateneintragseinzelheit enthält. Die Größen für den vorliegenden Dateneintrag werden zu den Größensummen hinzugefügt und die Eintragsnummer wird in der Zeigerkette gespeichert. Nachdem alle Dateneinträge verarbeitet worden sind, kann eine Suchroutine benutzt werden, um die verschiedenen Muster-Datensätze wie gewünscht zu überprüfen.
Das obige, sowie andere Vorteile der vorliegenden Erfindung, wird dem Fachmann leicht aus der folgenden mehr ins Einzelne gehenden Beschreibung einer bevorzugten Ausführungsform, wenn es im Lichte der beigefügten Zeichnungen betrachtet wird, offensichtlich, in denen:
Fig. 1 eine schematische perspektivische Ansicht einer herkömmlichen zweidimensionalen Buchhaltungs-Matrix ist;
Fig. 2 eine schematische perspektivische Ansicht einer dreidimensionalen Buchhaltungs- Matrix gemäß der vorliegenden Erfindung ist;
Fig. 3 eine schematische Darstellung des Buchhaltungsjournals-Summendatenstrukturschemas gemäß der vorliegenden Erfindung ist;
Fig. 4 ein Blockdiagramm des Gerätes gemäß der vorliegende Erfindung ist;
Fig. 5 eine schematische Darstellung eines Datenbereiches von Postenanzeigern gemäß der vorliegenden Erfindung ist;
Fig. 6 ein Flußdiagramm des Verfahrens gemäß der vorliegenden Erfindung angewandt auf Buchhaltungsjournaleinträge ist;
Fig. 7 eine schematische Darstellung einer Kette von Postenanzeigern gemäß der vorliegenden Erfindung ist; und
Fig. 8 ein Flußdiagramm des allgemeinen Verfahrens gemäß der vorliegenden Erfindung ist.
Die vorliegende Erfindung betrifft ein System zur Klassifizierung großer Mengen von Rohdaten einschließlich eines Verfahrens und eines Gerätes um eine Mehrzahl von Dateneinträgen bestmöglich für wirkungsvolle Überprüfung, Untersuchen und Berichten zusammenzufassen. Bevor die vorliegende Erfindung im Einzelnen beschrieben wird, müssen jedoch die Begriffe, die benutzt werden, um das System zu beschreiben, definiert werden. Rohdaten, typischerweise aus einer Massenspeichereinrichtung zur Verfügung gestellt, ist eine Mehrzahl von Datensätzen von Dateneinträgen, von denen jeder aus einem oder mehreren Posten und einer Eintragsnummer gebildet ist. Ein Posten weist mindestens eine Postennummer (die jegliche Kombination von Zahlen und/oder Buchstaben und/oder anderen Symbolen sein kann) und eine Größe auf. Zum Beispiel könnte ein Posten ein Herstellungsbauteil darstellen, das eine zugehörige Teilenummer (Postennummer) und eine Größe/Menge hat.
Die Mehrzahl von Dateneinträgen, die gemäß der vorliegenden Erfindung verarbeitet und klassifiziert werden sollen, ist als eine Stammenge von Posten bekannt. Eine Liste der Posten, alle Postennummern und verbundenen Beschreibungen, die in der Stammenge gefunden werden können, wird benutzt, um Postenanzeiger zu erzeugen. Zum Beispiel kann ein Postenanzeiger eine positive Größe einer Postennummer und ein anderer Postenanzeiger kann eine negative Größe der selben Postennummer darstellen. Eine Abbildungsfunktion wird auf die Dateneinträge in der Stammenge angewandt, um die Postenanzeiger für jeden der Posten zuzuordnen, was zu einer erweiterten Stammenge führt. Ein Postenanzeiger gibt eindeutig einen zugehörigen Posten in der erweiterten Stammenge wieder, spiegelt die Ordinal-Ordnung des Postens in der Stammenge wieder und gibt die Verwendung des Postens im Zusammenhang mit seiner Größe wieder.
Ein besonderes Beispiel einer praktischen Verwendung für das System gemäß der vorliegenden Erfindung liegt im Gebiet der Buchhaltung. Rohdaten, typischerweise aus einer Massenspeichereinrichtung, wie einem Computersicherungsband, bereitgestellt, können eine Mehrzahl von Journaleinträgen (Dateneinträgen) sein, von denen jeder aus zwei oder mehr Zeilen (Posten) gebildet wird. Eine Zeile weist mindestens eine Kontonummer (Postennummer) und einen Dollarbetrag (Größe) auf.
Die Vielzahl von Journaleinträgen, die in Übereinstimmung mit der vorliegenden Erfindung bearbeitet und klassifiziert werden sollen, ist als eine Stammenge von Zeilen bekannt. Eine Liste aller Kontonummern und verbundenen Beschreibungen, ein Kontenplan, wird verwandt, um Kontenbereiche (Postenanzeiger) zu erzeugen. Zum Beispiel kann ein Kontenbereich ein Soll an eine Kontonummer darstellen und ein anderer Kontenbereich kann ein Haben an die selbe Kontonummer darstellen. Eine Abbildungsfunktion wird auf die Journaleintragszeilen in der Stammenge angewandt, um die passenden Kontenbereiche zuzuordnen, was zu einer erweiterten Stammenge führt. Ein Vorgang ist ein Kontenbereich, der mit einer bestimmten Größe verbunden ist.
Solch eine Datenbank, die wiederholte Großrechnerbuchhaltungsjournaleinträge in einer Mikrocomputer-Datenbank vereint, wird zwei Verbesserungen beim Rechnungsprüfungsvorgang ermöglichen. Erstens, eine Zusammenfassung von Journalen, ein Bericht, den es bisher im Rechnungswesen nicht gab, wird beim Planen der Rechnungsprüfung helfen; zweitens, die Fähigkeit diesen Bericht zu durchsuchen unter Verwendung eines Spezial- Mikrocomputers wird wahrscheinlich die Rechnungsprüfung effektiver machen. Eine gewisse Änderung in der Durchführung der Rechnungsprüfung steht in Beziehung zu der Verwendung von abwechselnden Datenstrukturen, weil die herkömmliche Rechnungsprüfungsdenkweise war, in umgekehrter Reihenfolge vom Hauptbuch zum Journal zu arbeiten.
Das Hauptbuch- und Rohbilanz-Verfahren des Rechnungswesens ist nicht eine Zusammenfassung von Journaleinträgen. Es ist eine Zusammenfassung von einzelnen Zeilen der Journaleinträge. Unterscheidungen, die bei der grundliegenden Klassifikation von Geschäftsvorgängen eine Rolle spielen, werden im normalen Buchhaltungsverfahren verdunkelt. Ein Kreditverkauf ist nicht genau das selbe wie ein Barverkauf, jedoch werden beide normalerweise auf dem Verkaufskonto verbucht.
Gleicherweise ist ein steuerpflichtiger Verkauf nicht identisch mit einem nichtsteuerpflichtigen Verkauf. Das Wort "Muster", das oben definiert wurde, kann verwendet werden, um die Formen von Journaleinträgen zu kennzeichnen. Beispiele von Formen eines nicht-steuerpflichtigen Dienstleistungs-Verkaufs und eines steuerpflichtigen Dienstleistungs-Verkaufs sind:
Soll Guthaben $500
Haben Einnahmen $500
und
Soll Guthaben $525
Haben Verbindlichkeiten $ 25
Haben Einnahmen $500
In dem System gemäß der vorliegenden Erfindung werden alle Journaleinträge eines vorgegebenen Musters, das heißt jene, die die identischen Soll- oder Habenmerkmale der identischen Konten haben, in einem Datenbankmusterdatensatz vereinigt, der Gesamtsummen für die Dollarwerte jedes Summeneintrags sowie eine Zählung der Anzahl des Auftretens des spezifischen Musters enthält. Diese Datenbankzusammenfassung von Journaleinträgen schafft eine Grundlage für das Planen der Rechnungsprüfung und ein Verfahren um Daten für matrix-bezogene finanzielle Feststellungen zu sammeln.
Das gegenwärtige Schrifttum und die offensichtliche Praxis der Computerrechnungsprüfung betonen die Notwendigkeit für eine Echtzeitarbeitsweise der Überprüfung des Programms, hingegen ist die analytische Überprüfung von Daten des Rechnungswesens ein Stapelverarbeitungsvorgang. Ein rechnungswesenbasiertes Vorgehen sollte den Schwerpunkt der Rechnungsprüfung mit Computer verschieben, in einem gewissen Ausmaß, von der Prüfung der Computerüberprüfung zu einer Prüfung der Daten des Rechnungswesens und der Überprüfungen.
Großcomputersysteme legen oft die Journaleinträge in einer Datenbank ab, die häufig für eine wirkungsvollere Speicherung umgeordnet wird. Suchsprachen, wie SQL, sind für die Benutzung durch Buchhalter mit einiger Computerausbildung verfügbar. Die Gemeinkosten in Dollar von Echtzeitsystemen, die Neigung von Großsystemen, langsam, und zu den Stunden, in denen Rechnungsprüfer sie zu benutzen wünschen, belegt zu sein, und die Notwendigkeit für Buchhalter, ein komplexes Softwaresystem zu lernen, erhöhen alle die Kosten der Rechnungsprüfung per Computer, insbesondere durch Personal, das in der Finanz-Rechnungsprüfung ausgebildet ist. Martin ("Managing the Data-Base Environment" 1983) schlug vor, daß komplexe On-Line-Abfragen auf einem anderen Computersystem angeordnet sein sollten.
Die Datenbank gemäß der vorliegenden Erfindung, entworfen für die Benutzung durch einen einzelnen Buchhalter, würde normalerweise aus Sicherungsbändern aufgebaut sein, die alle Vorgänge allgemeiner Hauptbuch-Software-Pakete in allgemeiner Journalform speichern. Diese Datenbank sollte aus Gesamtsummen und Zählungen jeden Journaleintrags-Musters, das während des Zeitraums auftrat, zusammengesetzt sein. Verwendung einer spezialisierten Datenbank schafft sowohl Neuerungen einer neuen Rechnungsprüfungs-Methode und erhöhte Wirksamkeit bei bestehenden Vorgehensweisen. Es wird erwartet, daß die Hauptverwender firmeneigene Rechnungswesen- Kontrolleure auf täglicher Basis und Rechnungsprüfer in einer großen Vielzahl von Zeiträumen sind.
Obwohl Matrizen im Schrifttum über das Rechnungswesen seit Augustus De Morgans 5. Ausgabe der Elements of Arithmetic (1864) erörtert worden sind, ist ihre Nützlichkeit im Dunkeln geblieben bis Mattesich ("Accounting and Analytical Methods" 1964) die Möglichkeiten des Computers in die Erörterung einführte. Jedoch, Erörterungen der Matrix haben das Vorhandensein eines herkömmlichen Satzes von Büchern und Rohbilanzen angenommen. Matrizenmethoden scheinen von der Verwendung von zwei Dimensionen einer Matrix für das Soll und Haben der Buchhaltung abzuhängen. Als solche werden sie am besten als Berichts- und Planungswerkzeuge benutzt.
Die vorliegende Erfindung bringt einen neuen Ansatz in das Rechnungswesen - die Ansammlung von Einzelheiten mit Schwerpunkt auf der Rechnungsprüfung. Der Journaleintrag, vollständig mit Soll und Haben, ist die vorschriftsmäßige Datensatzaufzeichnung in der vorliegenden Erfindung. Journaleinträge treten in verschiedenen Größen auf und fordern Datensätze veränderlicher Länge. Früheres Schrifttum über Rechnungswesen-Datenbanken hat das Modell der relationalen Datenbank hervorgehoben, das Datensätze fester Länge erfordert. Die nachfolgende Erörterung, zusammen mit Figs. 1, 2 und 3, erläutert die Fragestellung und Lösungen zur Matrizenklassifikation von Journaleinträgen.
In Fig. 1 ist eine schematische Ansicht einer herkömmlichen zweidimensionalen Rechnungswesen-Matrix gezeigt. Das Budgetmodell eines Geschäftsbetriebs (aus Mattesich, 1964) wurde in die fünf hauptsächlichen Klassifizierungen von Konten verdichtet: GUTHABEN (ASSETS), VERBINDLICHKEITEN (LIABILITIES), BESITZ (OWNERSHIP), EINNAHMEN (REVENUES) und AUSGABEN (EXPENSES). Alle Kontenbezeichnungen erscheinen längs beider Dimensionen einer Matrix 11 mit einer "X"-Achse 12 (nur erster Buchstabe ((der englischen Bezeichnung))) für Haben (Credits) und einer "Y"-Achse 13 für Soll (Debits). Ein Dienstleistungsverkauf über $500, der Einträge von Soll GUTHABEN und Haben EINNAHMEN erfordert, würde in einer Zelle 14 erscheinen.
Der Matrizenansatz, der in Fig. 1 erläutert wird, soll für jedes Muster einen Haupt- oder Gesamt-Journaleintrag enthalten. Alle Journaleinträge, die (wie oben) nur Guthaben belasteten und Einnahmen gutschrieben, würden zu dem Haupteintrag hinzugefügt, der schematisch in Zelle 14 am Schnittpunkt von GUTHABEN (Soll (debits)) und EINNAHMEN (Haben (credits)) gefunden wird.
Die Journaleinzelheiten der Buchhaltung passen nicht auf das Schema einer zweidimensionalen Matrix. Zusammengesetzte Journaleinträge, solche die mehr als zwei Elemente enthalten, übertreffen an Zahl bei weitem einfache Einträge und sie können nicht in einer zweidimensionalen Zusammenfassung ausgedrückt werden. Die Ansammlung von Journal-Einzelheiten erfordert mehrdimensionale Matrizen. Betrachten wir einen Eintrag an die Kasse, Verkäufe und zahlbare Verkaufssteuer, der eine Zelle einer dreidimensionalen Matrix 21 wie in Fig. 2 gezeigt besetzt. Es wird nicht nur eine dreidimensionale Matrix benötigt, sondern es muß auch für Soll (D) und Haben (C) innerhalb jeden Kontos Vorsorge getroffen werden. Das Problem wird komplexer mit größeren Einträgen. Ein Bestandteil der Lösung ist es, den Soll- und Habenbereichen jeden Hauptbuchkontos intern unterschiedliche Kontonummern zuzuordnen. Mit anderen Worten, der Kontenplan wird intern verdoppelt, um getrennte Konten für die Soll- und Habenbestandteile jeden Kontos zu schaffen. Diese Anwendung des Doppeleintrags ist für den Buchhalter durchsichtig und erlaubt dem Algorithmus eindeutige, eher als paarweise, Information für jedes Konto zu klassifizieren. Obwohl die Matrix theoretisch größer ist, ist jedes Auftreten eines Musters eines Journaleintrages dann eindeutig.
Potentiell könnte die in Fig. 2 gezeigte Matrix bis eintausend Werte aufnehmen, die Gesamtzahl der Zellen. Im allgemeinen wird ein n-Konten-Journaleintrag eine n-dimensionale Matrix mit bis zu Mn gespeicherten Werten erfordern, wobei "M" zweimal die Anzahl von Konten im Hauptbuch ist. Jedoch gibt es gewöhnlich verhältnismäßig wenige Journaleintrags-Muster, die in irgendeiner gegebenen Matrix auftauchen. Dies erlaubt die Verwendung einer Folge von schwach besetzten ((sparse» Matrizen, die nur erfordern, daß Raum denjenigen Journaleinträgen zugewiesen wird, die tatsächlich vorkommen. Jede Größe des Journaleintrags, d. h. Zwei-Konten, Drei-Konten, Vier- Konten usw., erfordert eine gesonderte Matrix. Ein Beispiel einer dreidimensionalen Matrix die eindeutig den oben erörterten steuerpflichtigen Verkauf klassifiziert, ist in Fig. 2 gezeigt. Die Kontenbezeichnungen, die vorher in Fig. 1 benutzt wurden werden wie "AD" für GUTHABEN (Soll) ((ASSETS (Debits))) abgekürzt. Das erste Element des Journaleintrags, ein Soll an die Kasse, wird auf einer "Y"-Achse 23 klassifiziert, das Haben an Verkäufe ist an einer "X"-Achse 22 gezeigt, und das zahlbare Verkaufssteuer- Haben erscheint auf einer "Z"-Achse 24, was einen Schnittpunkt bei einer Zelle 25 ergibt.
Der Vorgang des Matrixaufbaus bringt die folgenden Schritte mit sich:
(a) Lesen eines Journaleintrags aus dem Sicherungsband, (b) Bestimmen der Größe des Journaleintrags aus der Sicht der Anzahl der gebuchten Konten, (c) Hinzufügen des gelesenen Eintags zur Gesamtsumme für jenes Muster und (d) Aufzeichnen der Eintragsnummer in einer Kette für jeden Auftritt des Musters. Das Ergebnis ist eine Gesamtsumme und Rechnungsprüfungseinzelheiten für jedes eindeutige Muster von Journaleinträgen.
Obwohl die gespeicherten Journaleintragszusammenfassungen abstrakt als Zellen mehrdimensionaler Matrizen beschrieben sind, ist jede Matrix als eine Folge von Datensätzen ausgeführt. lndices, die aus dieser Struktur aufgebaut werden, ermöglichen ein schnelles Auffinden. Fig. 3 ist eine schematische Darstellung der Ordnung von Zusammenfassungen von Journaleinträgen in der Datenbank. In Fig. 3 stellt "ACCT" den Kontenbereich dar, der die Kontonummer, die durch Soll oder Haben näher bestimmt ist, ist, "$$" ist die Gesamtsumme (in Dollars) für den entsprechenden Kontenbereich, angesammelt aus allen Einträgen identischen Musters, "N" ist die Anzahl der zusammengefaßten Journaleinträge und "P" ist ein Zeiger auf Datensätze der Journaleintragseinzelheiten, ausgebildet als eine Kette von Eintragsnummern. Jede waagrechte Zeile stellt einen Datenbank-Musterdatensatz, um ein anderes Muster anzusammeln, dar. Obwohl der Begriff Vukontonummeruv oben benutzt wurde, kann jegliches geeignetes Kontenanzeigersymbol bei der vorliegenden Erfindung benutzt werden.
Die vollständigen Einzelheiten kleinerer Journale können in der Abfolge der Eintragsnummer zum Wiederauffinden von Einzelheiten gespeichert werden. An einem bestimmten Punkt wird es der Umfang der Journaldaten größerer Gesellschaften erfordern, daß nur die Eintragsnummern für das Wiederauffinden verfügbar sind. In diesen größeren Firmen ist eine Durchsuchung der Dateien des Hauptcomputer erforderlich, um die Einzelheiten der Einträge wiederaufzufinden.
Die Klassifikation der Journaleinträge wie sie in Fig. 3 gezeigt und oben beschrieben wurde, ist ein neuer Bericht im Rechnungswesen. Seine Nützlichkeit liegt beim Rechnungsprüfungs-Planen und innerbetrieblicher Prüfauswertung, und ergibt eine Verbesserung bei den folgenden Gesichtspunkten der Rechnungsprüfung: 1) Suche nach außergewöhnlichen Einträgen; 2) Suche nach außergewöhnlichen Dollarbeträgen; 3) Auswerten von Abteilungsprüfungen; und 4) Unterstützung für andere innerbetriebliche Prüfauswertungsverfahren.
Außergewöhnliche Einträge werden wahrscheinlich weniger verstanden und können Schwächen bei der Überwachung anzeigen. Die Suche nach runden Zahlen hilft, Schätzungen zu finden, die geprüft werden müssen. Eintragungen runder Zahlen sind möglicherweise Schätzungen, und Rechnungsprüfer der U.S.A. sind angehalten, Schätzungen im Rechnungswesen zu prüfen.
Man kann solche Fragen jeder Zusammenfassung (wie in Fig. 3) wie "welche Einträge traten einmal auf?" oder "welche Eintragszusammenfassungen haben alle Dollarbeträge die glatt durch x teilbar sind?" stellen. Diese vorgeschlagene Analyse des Journals auf ungewöhnliche Einträge fügt ein Maß von analytischer Übersicht zu der Untersuchung der innerbetrieblichen Prüfung hinzu, das in förmlicher Weise vorher nicht verfügbar war.
Die Konzentration auf solche Einträge, die wenige Male auftreten, sorgt für die Rechnungswesen-Datenverwaltung durch Ausnahmen vor. Sobald die Muster seltener Vorkommnisse erkannt sind, hat der Kontrolleur oder Rechnungsprüfer Anzeichen davon, wo Ausnahmen vorkommen mögen. Andererseits ermöglichen exakte Zählungen häufiger Vorkommnisse, daß die statistische Erfassung auf spezielle Zwecke gerichtet werden kann.
Klarerweise sollten ähnliche Journaleinträge aus ähnlichen Abteilungen entstehen. Ein Klassifikationsschema von Journaleinträgen erlaubt es einem Kontrolleur oder einem Rechnungsprüfer diese Bedingungen nach den Ereignissen zu untersuchen. Die Abfrage Vuwelches sind die Einträge, die diese Gruppe von Konten berühren?" erlaubt es, alle aufgezeichneten Rechnungswesen-Einträge, die durch eine Abteilung geschaffen wurden, zu sammeln.
Datenbanken auf Großrechner-Systemen sind gegenwärtig für Rechnungsprüfer verfügbar. Es gibt häufige fortlaufende Ausbildungen darüber, wie Rechnungsprüfer auf diese Datenbanken über Großrechner-Datenendgeräte zugreifen können, ebenso wie von weitem durch Fernverbindungen. Demzufolge sollte eine unabhängige, auf das Rechnungswesen ausgerichtete Mikrocomputer-Datenbank gemäß der vorliegenden Erfindung leicht zu lernen und zu bedienen sein.
Die traditionelle Rechnungsprüfung der betriebsinternen Prüfung vergleicht Buchungen auf vorgegebene Konten mit Belegen. Die Verlegung des Schwergewichtes auf bekannte Dollarsummen und Zählungen von Journaleinträgen einer vorgegebenen Vorgangsart und/oder Abteilung erlaubt eine bessere Planung für die Überprüfung der zugrundeliegenden Belege oder computererzeugten Einträge. Untersuchungen können auf der Grundlage von Eintragungsmustern besser als auf der Grundlage von Buchungen auf einem bestimmten Konto gemacht werden.
Ein Rechnungsprüfer ist an miteinander in Beziehung stehenden Konten und miteinander in Beziehung stehenden Vorgängen interessiert. Das "andere Ende" des Journaleintrags ist bei jeder Suche verfügbar, wenn man eine Journaldatenbank verwendet. Dies erlaubt dem Rechnungsprüfer eine Suche zu jeder Zeit auszudehnen. Eine traditionelle Hauptbuchsuche kann aus zwei Gründen fruchtlos sein: erstens wiederholen sich manche Hauptbuch-Buchungen in hohem Maße, weil manche Vorgänge häufig auftreten; zweitens muß, sobald eine Buchung gefunden worden ist, das "andere Ende" des Vorgangs festgestellt werden, um die Analyse zu vollenden.
Zwei Konten zur gleichen Zeit zu durchsuchen ist eine schnelle Suche, sobald die Einträge summiert worden sind. Man kann das System fragen "Gibt es Einträge, die diese zwei Konten und einige andere berühren?". Die Suche nach Abwandlungen über zwei (oder mehr) Konten hinaus paßt zur traditionellen Rechnungsprüfungspraxis. Zum Beispiel untersuchen Rechnungsprüfer Reparaturen und Hinzufügungen zur Ausrüstung gleichzeitig. Der Benutzer kann auch Gruppen von aufeinanderfolgenden Konten auf Kombinationen von Kontonummern "durchkämmen", wie zum Beispiel Einträge, die sowohl Haben-Stellungen an Wartungskonten und Soll-Stellungen an Guthaben enthalten. Die Suche für unwahrscheinliche Kombinationen hilft bei der Auswertung der betriebsinternen Prüfung, weil sie es ermöglicht, mögliche Bereiche des Überspielens der betriebsinternen Prüfung durch die Geschäftsführung näher zu betrachten.
Es wird erwartet, daß traditionelle Abfragen, wie "Was sind die Sollstellungen an das Verkaufskonto?" wirksamer in einer spezialisierten Datenbank gemäß der vorliegenden Erfindung als in den Allzweckdatenbanken, die in größeren Rechnungswesen-Paketen gefunden werden, beantwortet werden können. Berichte, die auf Vorgängen gründen, wie die direkte Methode des Darstellens von Cashflows, scheinen sich für Daten, die direkt aus Journaleinträgen bereitet worden sind, anzubieten.
Eine wirkungsvolle Rechnungsprüfung oder Kontrollvorgang von Hand, "lies das Journal", kann über eine Mikrocomputer-Datenbank wiedereingeführt werden. Diese Klassifikation und Zusammenfassung von Journaleinträgen in eine spezialisierte Datenbank stellt dem Rechnungsprüfer ein klassisches Werkzeug wieder zur Verfügung und ermöglicht Rechnungsprüfungs-Suchen unabhängig vom Großcomputer. Analytische Übersicht der betriebsinternen Prüfung und verbesserte Auswahl von Vorgängen zum Prüfen kann von einer Klassifikation des Journals erwartet werden.
Ein zusätzlicher Nutzen einer Journaleintrags-Datenbank kann in der Forschung über Matritzenverfahren gefunden werden. Bisherige Forschung hat gezeigt, daß die Anhäufung von Einzelheiten ein Hindernis für die Entwicklung von Matrixbuchhaltungssystemen gewesen ist. Die mehrdimensionale Matrix von Journalsummen kann Personen, die Versuche mit der Matrixbuchhaltung anstellen, helfen.
In Fig. 4 wird ein Gerät zum Durchführen des Verfahrens im Hinblick auf Buchhaltungsdaten gemäß der vorliegenden Erfindung gezeigt. Eine Quelle von Information oder Daten 31, wie ein Großcomputer oder ein Computerband auf einem Bandlaufwerk, liefert eine Liste eines Kontenplans und alle der Journaleinträge, die zusammengefaßt werden sollen. Die Quelle 31 ist mit dem Eingang eines Mikrocomputers 32 verbunden. Der Mikrocomputer 32 liest den Kontenplan und erzeugt getrennte Kontenbereichsnummern, die Soll- und Habeneinträge für jedes Konto darstellen. Der Mikrocomputer ist mit einer Speichervorrichtung 33 zum Speichern der Kontenbereichsnummern, die aus dem Kontenplan erzeugt wurden, verbunden. Sobald die Kontenbereichsnummern gespeichert worden sind, muß der Mikrocomputer 32 nicht jedes Mal den Kontenplan lesen, wenn zusätzliche in Beziehung stehende Rohdaten verarbeitet werden müssen.
Der Mikrocomputer 32 liest die Journaleinträge aus der Datenquelle 31. Der Mikrocomputer 32 ordnet eine der Kontenbereichsnummern zu jedem Soll und Haben, das mit einer Kontonummer in jedem Journaleintrag verbunden ist, zu. Die zugeordneten Kontenbereiche werden in aufsteigender numerischer Reihenfolge des Kontenbereichs für jeden Journaleintrag geordnet. Nun kann der Mikrocomputer 32 das Muster feststellen, die eindeutige Menge von Kontenbereichen, die mit einem Journaleintrag verbunden sind. Die Größe der schwach besetzten Matrix wird unter Zugrundelegung der Zahl von Kontenbereichen, die mit dem Journaleintrag verbunden sind, bestimmt. Wenn das Muster neu ist, wird der passende Muster-Datensatz erzeugt. Wenn ein Journaleintrag des selben Musters vorher verarbeitet worden ist, gibt es den entsprechenden Mustersatz schon in einem Speicher 34, der mit dem Mikrocomputer verbunden ist. Der Mikrocomputer 32 fügt die Dollarbeträge jedes Kontenbereichs des laufenden Journaleintrages in den verbundenen Muster-Datensatz hinzu, addiert 1 zur Zahl der Journaleinträge, die in dem Datensatz gespeichert sind und aktualisiert den Datensatzzeiger, indem er die Eintragsnummer für den Journaleintrag in einer Kette speichert.
Wie oben festgestellt, können, wenn die Speicherkapazität verfügbar ist, die Journaleinträge in einem Speicher 35, der mit dem Mikrocomputer 32 verbunden ist, gespeichert werden, in der Reihenfolge, die durch die Kette jedes Muster-Datensatzes oder einfach durch die Eintragsnummer bestimmt wird. Somit sind die Journaleinträge ohne weiteres für den Mikrocomputer zur Untersuchung verfügbar, wenn dies gewünscht wird. Wenn die Speicherkapazität unzureichend ist, sind die Eintragsnummern verfügbar, um eine Durchsuchung des Speichers des Großrechners oder der Sicherungsbänder nach den gesuchten Journaleintragdatensätzen zu erlauben. Der Mikrocomputer 32 hat auch einen Ausgang, der mit einer Ausgangseinrichtung 36 verbunden ist, wie z. B. einem Videobildschirm oder einem Drucker, um Information, wie die Daten und Berichte, darzustellen.
Die Hardware, die benötigt wird, um die in Fig. 4 gezeigte Vorrichtung zu verwirklichen, ist bescheiden. Die Datenquelle 31 kann ein magnetisches Bandlesegerät zum Lesen der Sicherungsbänder aus einem Groß-Buchhaltungsdatenverarbeitungsgerät sein. Die Speicher 33, 34 und 35 können getrennte Speicher sein oder eine große Plattenspeichereinrichtung, die mit dem Mikrocomputer über eine Schnittstelle verbunden ist. Eine Programmiersprache mit Fähigkeiten zur dynamischen Speicherverteilung, wie Pascal, Modula-2 und C, kann benutzt werden. Die in Fig. 4 gezeigte Vorrichtung kann auch benutzt werden, um das Verfahren gemäß der vorliegenden Erfindung bei anderen Datenarten durchzuführen. Allgemein gesprochen, kann der Kontenplan eine Liste von Postennummern und zugehörigen Beschreibungen sein, die Journaleinträge können Dateneinträge sein, und die Kontenbereichsnummern können Postenanzeiger sein.
Ein Flußdiagramm des Verfahrens gemäß der vorliegenden Erfindung zum Zusammenfassen von Buchhaltungsjournaleinträgen ist in Fig. 6 gezeigt. Der Mikrocomputer 32 der Fig. 4 ist so programmiert, daß er einen Befehlssatz abarbeitet, beginnend bei einem Kreis 41. Der Mikrocomputer 32 tritt in einen Befehlsvorrat 42 ein, der ihn veranlasst, einen Kontenplan, der zu den Journaleinträgen, die zusammengefaßt werden sollen, in Bezug steht, aus der Datenquelle 31 in einen Datenbereich zu lesen. Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 43 ein, der Befehlsbereichsnummern durch Verdoppelung des Datenbereichs schafft und speichert. Dieses Verfahren wird typischerweise durch Hinzufügen getrennter Bezeichnungen für Soll und Haben zu den Kontonummern aus dem Kontenplan verwirklicht.
Eine schematische Darstellung eines Datenbereichs von Postenanzeigern für unser Buchhaltungsbespiel ist in Fig. 5 gezeigt. Der Kontenplan für die Stammenge von Zeilen weist eine Kontonummer, A(1) bis A(n), auf, jede mit einer verbundenen Kontenbeschreibung, BESCHREIBUNG (1) bis BESCHREIBUNG (n). Eine Kontenbereichsnummer I(1) ist einem Soll für Kontonummer A(1) und eine getrennte Kontenbereichsnummer I(2) ist einem Haben für die gleiche Kontonummer zugeordnet. Somit werden Kontenbereichsnummern I(1) bis I (2n) erzeugt.
Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 44 ein, wobei der Mikrocomputer 32 einen Journaleintrag aus der Stammenge in der Datenquelle 31 liest und jeder der Kontonummern, die diesem Journaleintrag verbunden sind, entsprechende Kontenbereichsnummern zuordnet. Das Programm tritt in einen Entscheidungspunkt 45 ein, der so angelegt ist, daß er jegliche Fehler, die beim Zuordnen der Kontenbereichsnummern gemacht sein könnten, findet. Wenn ein Fehler gefunden wird, verzweigt das Programm bei "JA" zu einem Befehlsvorrat 46, um den fehlerhaften Eintrag auf der in Fig. 4 gezeigten Ausgabevorrichtung aufzulisten. Wenn kein Fehler gefunden wird, verzweigt sich das Programm bei "NEIN" zu einem Befehlsvorrat 47, wo es die zugeordneten Kontenbereichsnummern in aufsteigender numerischer Reihenfolge sortiert.
Als der nächste Schritt im Programm wird in einen Befehlsvorrat 48 eingetreten, wobei eine mehrdimensionale schwach besetzte Matrix auf der Grundlage der Zahl der Konten, die im Journaleintag gebucht sind, gewählt wird. Das Programm tritt dann in einen Entscheidungspunkt 49 ein, um zu prüfen, ob diese Kombination von Kontenbereichen oder Muster die Erzeugung eines Datensatzes für irgendwelche früheren Journaleinträge veranlaßt hat. Falls die Kombination von Kontenbereichen nicht vorhanden ist, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 49 bei "NEIN" zu einem Befehlsvorrat 50. Das Programm erzeugt einen neuen Datensatz und erzeugt eine Kette von Eintragsnummern für diese Kombination. Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 51 ein.
Wenn die Kombination vorhanden ist, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 49 bei "JA" zu dem Befehlsvorrat 51. Das Programm fügt die Dollarbeträge, die mit den Kontenbereichen des Journaleintrags verbunden sind, zu etwaigen vorherigen Gesamtsummen hinzu und speichert die Eintragsnummer in einer Kette. Das Programm tritt dann in einen Entscheidungspunkt 52 ein, der prüft, um festzulegen, ob das Ende der Daten, die aus der Datenquelle 31 erhältlich sind, erreicht worden ist.
In Fig. 7 ist eine schematische Darstellung einer Kette von Eintragsnummern, EN(1) bis EN(n), die die ursprünglichen Journaleinträge identifizieren, JOURNALEINTRAG (1) bis JOURNALEINTRAG (n), die ein eindeutiges Muster teilen, gezeigt. Die Kette dient als der Zeiger "P" in jedem der in Fig. 3 gezeigten Datensätze.
In Fig. 6, wenn alle Journaleinträge aus der Datenquelle 31 gelesen worden sind, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 52 bei "JA" zu einem Befehlsvorrat 53, wo das Programm eine Suchroutine wie oben erörtert beginnt. Wenn noch nicht alle Journaleinträge gelesen worden sind, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 49 bei "NEIN" und kehrt zum Befehlsvorrat 44 zurück, um den nächsten Journaleintrag zu lesen. Nachdem die Suchroutine vollendet worden ist, tritt das Programm in einen Kreis 54 ein und hält an.
Natürlich hat die vorliegende Erfindung viele Anwendungen über das Zusammenfassen von Journaleinträgen hinaus. Z. B. werden in einem Herstellungsbetrieb Aufträge, verschiedene Zusammenbauten zu bauen, empfangen, welche Zusammenbauten eine große Anzahl von verschiedenen Bauteilen aufweisen können, von denen manche zweien oder mehreren der Zusammenbauten gemeinsam sein können. Um eine leistungsfähige Herstellung und Transport der Zusammenbauten zu planen, muß festgelegt werden, ob die Bauteile sich im Vorrat befinden oder bestellt werden müssen, und der Fluß der Bauteile vom Erhalt zum Lager zur Herstellung zum Versand muß verfolgt werden.
Typischerweise hat jeder Zusammenbau eine Teilenummer. Verbunden mit der Zusammenbauteilenummer ist eine Liste von Teilenummern und die Menge für jede der Bauteile, die verwandt werden, um den Zusammenbau zu bauen. Somit würde eine Dateneingabe für einen Herstellungsauftrag die Teilenummer und Menge des Zusammenbaus und die Liste der Bauteile-Teilenummern und verbundene Mengen aufweisen. Ähnliche Daten werden für den Herstellungszeitplan und den Versandzeitplan erzeugt. Die Buchhaltungsabteilung benötigt ähnliche Daten einschließlich der Kosten der Bauteile zum Erzeugen verschiedener Berichte und den Verkaufspreis für Zwecke der Rechnungsstellung. Somit ist schnell ein großes Datenvolumen für jeden Auftrag erzeugt, und, typischerweise greift jede Abteilung auf den Teil der Daten zu, den sie zur Verwendung in ihrer besonderen Software benötigt.
Die vorliegende Erfindung kann benutzt werden, um die oben beschriebenen Herstellungsdaten sowie andere Stammengen von Posten zu klassifizieren und zusammenzufassen. Ein Flußdiagramm des Verfahrens gemäß der vorliegenden Erfindung zum Zusammenfassen von Dateneinträgen ist in Fig. 8 gezeigt. Der Mikrocomputer 32 der Fig. 4 ist so programmiert, daß er einen Befehlsvorrat abarbeitet, beginnend beim Kreis 61. Der Mikrocomputer 32 tritt in einen Befehlsvorrat 62 ein, der ihn veranlaßt, eine Liste von Posten, die zu den zusammenzufassenden Dateneinträgen in Beziehung stehen, aus der Datenquelle 31 in einen Datenbereich zu lesen. Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 63 ein, der Postenanzeiger erzeugt und speichert. Wie oben mit Bezug auf die Kontenbereiche erklärt, können die Postenanzeiger durch Multiplizieren der Größe des Datenbereiches mit einer ganzen Zahl, die die Anzahl von Typen von Größen, die zusammengefaßt werden sollen, darstellt, erzeugt werden. Z. B., falls positive und negative Größen zusammengefaßt werden sollen, wird die Größe des Datenbereichs verdoppelt. Dieses Verfahren wird typischerweise durch Hinzufügen gesonderter Bezeichnungen für Positiv und Negativ zu den Postennummern aus der Postenliste verwirklicht.
Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 64 ein, wobei der Mikrocomputer 32 einen Dateneintrag aus der Stammenge in der Datenquelle 31 liest und entsprechende Postenanzeiger jeder der Postennummern, die mit diesem Dateneintrag verbunden sind, zuordnet, indem er, z. B., eine Abbildungsfunkion auf die Posten anwendet. Das Programm tritt in einen Befehlsvorrat 65 ein, der so ausgelegt ist, daß er jegliche Fehler erkennt, die bei der Zuordnung der Kontenbereichsnummern gemacht worden sein könnten. Wenn ein Fehler entdeckt wird, listet das Programm den fehlerhaften Eintrag auf der Ausgabevorrichtung 36, die in Fig. 4 gezeigt ist, auf. Wenn kein Fehler entdeckt wird, tritt das Programm in einen Befehlsvorrat 66 ein, wo es die zugeordneten Postenanzeiger in aufsteigender numerischer Reihenfolge sortiert.
Als nächster Schritt in dem Programm wird in einen Befehlsvorrat 67 eingetreten, wobei eine mehrdimensionale schwach besetzte Matrix gewählt wird, auf der Grundlage der Anzahl der Posten in dem Dateneintrag. Das Programm tritt dann in einen Befehlsvorrat 68 ein, um den Speicher 34 daraufhin zu überprüfen, ob diese Kombination von Postenanzeigern oder Muster die Schaffung eines Muster-Datensatzes für irgendwelche vorherigen Dateneinträge veranlaßt hat. Falls die Kombination der Postenanzeiger nicht vorhanden ist, verzweigt sich das Prgramm von einem Entscheidungspunkt 69 bei "NEIN" zu einem Befehlsvorrat 70. Das Programm erzeugt einen neuen Muster-Datensatz und trägt die Größen ein, um die Gesamtsummen und die Eintragsnummer zur Kette für diese Kombination auszulösen. Das Programm speichert den neuen Muster-Datensatz im Speicher 34 und tritt dann in einen Entscheidungspunkt 71 ein.
Falls die Kombination in dem Speicher 34 vorhanden ist, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 69 bei "JA" zu einem Befehlsvorrat 72. Das Programm fügt die Größen, die mit den Postenanzeigern des Dateneintrags verbunden sind, zu jeglichen vorherigen Gesamtsummen hinzu und speichert die Eintragsnummer in einer Kette. Das Programm tritt dann in einen Entscheidungspunkt 71 ein, der prüft, um festzulegen, ob das Ende der Daten, die aus der Datenquelle 31 erhältlich sind, erreicht worden ist.
Wenn alle die Dateneinträge aus der Datequelle 31 gelesen worden sind, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 71 bei "JA" zu einem Kreis 73 und hält an. Falls nicht alle Dateneinträge gelesen worden sind, verzweigt sich das Programm vom Entscheidungspunkt 73 bei "NEIN" und kehrt zu dem Befehlsvorrat 64 zurück, um den nächsten Dateneintrag zu lesen. Vor dem Kreis 73 könnte das Programm in einen Befehlsvorrat, der dem Befehlsvorrat 53 in Fig. 6 ähnlich ist, eintreten, wo das Programm eine Suchroutine wie oben erörtert beginnt.
Zusammengefaßt betrifft die vorliegende Erfindung ein Verfahren und ein Gerät zum Zusammenfassen einer Mehrzahl von Dateneinträgen die einen Stammdatensatz von Posten bilden. Das Verfahren umfaßt die Schritte des Schaffens von Postenanzeigern für jeden Posten in einer Liste von Posten, der in einem Stammdatensatz von Posten sein kann; Lesen eines Postens aus einem Stammdatensatz von Posten und Anwenden einer Abildungsfunktion auf den Posten, um die entsprechenden der Postenanzeiger dem Posten zuzuordnen; Sortieren der Postenanzeiger, die dem Posten zugeordnet sind, in eine vorbestimmte Reihenfolge, typischerweise eine aufsteigende numerische Reihenfolge; Identifizieren eines Musters, das dem Posten entspricht; und Prüfen gespeicherter Muster-Datensätze auf einen Datensatz, der mit dem Muster verbunden ist, und Schaffen eines Datensatzes für das Muster, falls kein solcher Datensatz vorhanden ist. Sobald der passende Musterdatensatz gefunden worden oder erzeugt worden ist, umfassen die Verfahrensschritte das Ansammeln einer Größe für jeden Postenanzeiger des Postens im Datensatz, Hinzufügen von 1 zu einer Summe, die die Zahl der im Datensatz angesammelten Posten darstellt, und Hinzufügen einer Eintragsnummer zu einem Zeiger für den Datensatz, und Wiederholen des Verfahrens beginnend mit dem Leseschritt für jeden Dateneintrag in dem Stammdatensatz. Das Verfahren kann durch einen programmierten Mikrocomputer, der die Dateneinträge aus einer Speichervorrichtung liest und die Schritte des Verfahrens ausführt, durchgeführt werden.

Claims

1. Ein Verfahren der Klassifizierung mit einem Computersystem einer Stammenge von Posten, wobei besagte Stammenge eine Mehrzahl von Dateneinträgen aufweist, die jede mindestens einen Posten hat, und wobei besagtes Verfahren die Schritte aufweist:

a. Schaffen von Postenanzeigern, die die Art des Postens anzeigen, für jeden Posten in einer Liste von Posten, wobei besagte Liste mindestens alle Posten enthält, die in der Stammenge von Posten sein können;

b. Lesen eines Dateneintrags aus der Stammenge von Posten und Anwenden einer abbildenden Funktion auf besagten Dateneintrag um entsprechende besagter Postenanzeiger Posten besagten Dateneintrags zuzuordnen;

c. Sortieren besagter Postenanzeiger, die besagten Posten besagten Dateneintrags zugeordnet sind, in eine vorbestimmte Reihenfolge;

d. Feststellen eines Musters, das besagter vorbestimmter Reihenfolge besagter Postenanzeiger entspricht;

e. Prüfen gespeicherter Muster-Datensätze auf einen Datensatz, der mit besagtem Muster verbunden ist und Schaffen eines Muster-Datensatzes für besagtes Muster wenn kein solcher Datensatz existiert;

f. Aktualisieren des Muster-Datensatzes durch Ansammeln für jeden Postenanzeiger besagten Dateneintrags einer Größe, die in dem Posten gespeichert ist, in einem entsprechenden Feld besagten Muster-Datensatzes, durch Addieren von Eins zu einer Summe, die die Anzahl von Dateneinträgen, die in besagtem Muster-Datensatz angesammelt sind, darstellt, und durch Hinzufügen einer Eintragsnummer, die besagtem Eintrags entspricht, zu einer Kette, wobei besagte Kette die Eintragsnummern oder die Datenstellen aller Einträge, die in besagtem Muster-Datensatz gespeichert sind, enthält und auf besagte Kette durch einen Zeiger in besagtem Muster-Datensatz gezeigt wird; und

g. Wiederholen der Schritte b. bis f. für jeden Dateneintrag in besagter Stammenge.

2. Ein Verfahren nach Anspruch 1, wobei besagter Schritt a. durch Einlesen besagter Liste von Posten in einen Datenbereich und Verdoppeln besagten Datenbereiches, um zwei besagter Postenanzeiger für jeden besagten Posten zu schaffen, durchgeführt wird.

3. Ein Verfahren nach Anspruch 1 oder 2, wobei besagter Schritt b. durch besagte abbildende Funktion, die besagte Postenanzeiger, basierend auf einer Postennummer und einer Größe, die mit jedem besagter Posten besagten Dateneintrags verbunden ist, zuordnet, durchgeführt wird.

4. Ein Verfahren gemäß irgendeinem der Ansprüche 1 bis 3, und weiter aufweisend einen Schritt des Prüfens besagten Dateneintrags auf Irrtümer nach besagtem Schritt b..

5. Ein Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 1 bis 4, wobei besagte Postenanzeiger numerisch sind und besagter Schritt c. durch Sortieren besagter Postenanzeiger, die besagten Posten besagten Dateneintrags zugeordnet sind, in aufsteigender numerischer Reihenfolge, durchgeführt wird.

6. Ein Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 1 bis 5, wobei, falls kein solcher Muster-Datensatz existiert, besagter Schritt e. den Schritt des Erkennens einer n-dimensionalen schwach besetzten Matrix, wo "n" die Anzahl besagter Postenanzeiger, die mit besagtem Dateneintrag verbunden sind, ist, und Bilden eines Muster- Datensatzes, der auf besagter schwach besetzter Matrix beruht, aufweist.

7. Ein Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 1 bis 6, wobei besagter Schritt f. durch Hinzufügen besagter Eintragsnummer zu einer Kette von Eintragsnummern, um besagten Zeiger zu schaffen, durchgeführt wird.

8. Ein Verfahren der Zusammenfassung mit einem Computersystem von Buchhaltungsjournaleinträgen, wobei jeder mindestens zwei Zeilen hat, basierend auf einem Kontenplan, das die Schritte aufweist:

a. Lesen eines vorbestimmten Kontenplans, der mit einer Mehrzahl von Journaleinträgen verbunden ist, einschließlich einer Kontonummer, die mit jedem besagtem Konto verbunden ist;

b. Schaffen getrennter Kontenbereichsnummern für Soll und Haben für jede besagte Kontonummer;

c. Lesen eines besagter Mehrzahl von Journaleinträgen und Zuordnen einer besagter Kontenbereichsnummern zu jeder Kontonummer in einer verbundenen Zeile besagten einen Journaleintrages um Soll und Haben wiederzugeben;

d. Sortieren besagter zugeordneter Kontenbereichsnummern in aufsteigende numerische Reihenfolge des Kontenbereichs;

e. Wählen einer schwach besetzten Matrix, die der Anzahl der Kontenbereichsnummern, die mit besagtem einen Journaleintrag verbunden sind, entspricht;

f. Schaffen eines neuen Muster-Datensatzes aus besagter schwach besetzter Matrix, wenn ein Datensatz des Musters besagter Kontenbereichsnummern, die mit besagtem einen Journaleintrag verbunden sind, nicht existiert;

g. Hinzufügen eines Geldbetrages aus besagtem einen Journaleintrag zu einer Gesamtsumme für eine verbundene Kontenbereichsnummer in dem Muster- Datensatz, der besagtem einen Journaleintrag entspricht, und Speichern einer Eintragsnummer, die mit besagtem einem Journaleintrag in Beziehung steht, in einer Kette; und

h. Wiederholen der Schritte c. bis g. für jeden besagten Journaleintrag um eine Zusammenfassung besagter Journaleinträge zu schaffen.

9. Ein Verfahren nach Anspruch 8, wobei besagte Schritte a. und b. durch Einlesen besagten Kontenplans in einen Datenbereich und Verdoppeln des besagten Datenbereiches, um zwei besagter Kontenbereichsnummern für jede besagte Kontonummer zu schaffen, durchgeführt werden.

10. Ein Verfahren nach Anspruch 8 oder 9, wobei besagter Schritt c. durch Anwenden einer abbildenden Funktion auf besagten einen Journaleintrag, um besagte Kontenbereichsnummern, beruhend auf einer Kontonummer und einem Geldbetrag, der mit jeder besagter Zeilen besagten einen Journaleintrags verbunden ist, zuzuordnen, durchgeführt wird.

11. Ein Verfahren nach Anspruch 8 und weiter aufweisend einen Schritt des Prüfens besagten einen Journaleintrages auf Irrtümer nach besagtem Schritt c.

12. Ein Verfahren nach irgendeinem der Ansprüche 8 bis 11, wobei besagter Schritt g. das Hinzufügen besagter Eintragsnummer zu einer Kette von Eintragsnummern, um einen Zeiger zu schaffen, aufweist.

13. Gerät zum Klassifizieren einer Mehrzahl von Dateneinträgen, wobei jeder Dateneintrag mindestens einen Posten mit einer Postennummer und einer verbundenen Größe hat, wobei die Posten eine Stammenge von Posten bilden, das aufweist:

eine Datenverarbeitungseinrichtung (32) mit einem Dateneingang, der zur Verbindung mit einer Datenquelle, die eine Mehrzahl von Dateneinträgen, die eine Stammenge von Posten bilden, aufweist, eingerichtet ist;

Einrichtungen (33), um Postenanzeiger, die für den Typ des Postens kennzeichnend sind, zu speichern, die mindestens einen unterschiedlichen Postenanzeiger für jede Postennummer in einer Liste von Posten aufweisen, wobei besagte Liste mindestens alle Posten, die in der Mehrzahl von Dateneinträgen sein können, enthält, die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung angeschlossen sind;

wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) Einrichtungen zum Lesen besagter Dateneinträge aus besagter Datenquelle und Zuordnen eines entsprechenden einen besagter Postenanzeiger zu jedem Posten in jedem besagter Dateneinträge aufweist;

Einrichtungen (34), die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung zum Speichern einer Mehrzahl von Muster-Datensätzen angeschlossen sind, wobei jeder besagte Datensatz mit einem verschiedenen Dateneintragsmuster, wobei jedes solches Muster für eine spezielle Kombination von Postenanzeigern kennzeichnend ist, verbunden ist, wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung Größen der Posten jedes besagter Dateneinträge in die entsprechenden Felder besagter Muster- Datensätze hinzufügt, entsprechend dem Muster jedes besagten Dateneintrages; und

Einrichtungen (35), die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung angeschlossen sind zum Speichern von Ketten von Eintragsnummern, wobei jede Kette die Eintragsnummern der Dateneinträge eines entsprechenden Muster-Datensatzes aufweist.

14. Gerät nach Anspruch 13, das eine Ausgabevorrichtung (36), die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) angeschlossen ist, zum Darstellen von Information, die auf besagte Dateneinträge gründet, aufweist.

15. Gerät zum Zusammenfassen einer Mehrzahl von Buchhaltungsjournaleinträgen, wobei jeder Journaleintrag mindestens zwei Zeilen mit einer Kontonummer und einem verbundenen Geldbetrag aufweist, wobei die Zeilen eine Stammenge von Zeilen bilden, das aufweist:

eine Datenverarbeitungseinrichtung (32) mit einem Dateneingang, der zur Verbindung mit einer Informationsquelle, die eine Mehrzahl von Journaleinträgen, die eine Stammenge von Zeilen bilden, aufweist, eingerichtet ist;

Einrichtungen (33) zum Speichern von Kontenbereichsnummern für Soll und Haben-Geldbeträge für jede Kontonummer in einem Kontenplan in besagter Stammenge, angeschlossen an besagte Datenverarbeitungseinrichtung;

wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung Einrichtungen zum Lesen besagter Journaleinträge aus besagter Informationsquelle und Zuordnen einer entsprechenden einen besagter Kontenbereichsnummern zu jede Zeile in jedem besagter Journaleinträge aufweist; und

Einrichtungen (34), die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung zum Speichern einer Mehrzahl von Muster-Datensätzen, wobei jeder besagter Datensatz mit Journaleinträgen mit einer speziellen Kombination von Kontenbereichsnummern verbunden ist, wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung Geldbeträge aus den Zeilen jedes besagter Journaleinträge in die entsprechenden Felder eines besagter Muster-Datensätze hinzufügt, entsprechend dem Muster jedes besagten Journaleintrages, angeschlossen sind.

16. Gerät nach Anspruch 15, und weiter aufweisend eine Ausgabevorrichtung (36), die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) zum Darstellen von Information, die auf besagten Journaleinträgen gründet, angeschlossen ist.

17. Gerät nach Anspruch 15 oder 16, wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) Einrichtungen zum Sortieren besagter Kontenbereichsnummern für jeden besagten Journaleintrag, in aufsteigender numerischer Reihenfolge, aufweist.

18. Gerät nach irgendeinem der Ansprüche 15 bis 17, wobei besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) Einrichtungen zum Wählen einer schwach besetzten Matrix einer Dimension, die der Anzahl besagter Kontenbereichsnummern in einem besagter Journaleinträge entspricht, und Schaffen eines Muster-Datensatzes, basierend auf besagter schwach besetzter Matrix und besagten Kontenbereichsnummern, aufweist.

19. Gerät nach irgendeinem der Ansprüche 1 5 bis 18, und weiter aufweisend Einrichtungen (35) zum Speichern von Ketten, die an besagte Datenverarbeitungseinrichtung (32) angeschlossen sind, wobei jede Kette die Eintragsnummern oder die Datenstellen der Journaleinträge, die dem gleichen Muster-Datensatz entsprechen, aufweist.